Как организовать правильно день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак) / AdMe

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

ADME собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

© Burnoose / Imgur

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

Составляйте список дел с вечера — тогда с самого утра вы четко будете знать, что нужно сделать.

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

© Depositphotos, © Depositphotos, © Depositphotos

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

© Padelic / Imgur, © u/mastermind7002 / Reddit

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

AdMe/Психология/15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Как правильно организовать рабочий день школьника

То, как организован день школьника, обычно определяет очень многое — от его успеваемости до самочувствия. Как всё успевать и не переутомляться, как соблюсти баланс между тем, что нужно, и тем, что хочется, — эти вопросы стоят не только перед взрослыми людьми, но и перед детьми, начиная с младших классов. Разрешить их поможет тайм-менеджмент. Какие принципы необходимо применять, чтобы организовать рабочий день школьника, «Мелу» рассказали создатели курса «Тайм-менеджмент» на «Универсариуме».

1. Соблюдайте баланс

Приступая к организации дня школьника, важно помнить о колесе жизненного баланса. В течение дня необходимо уделять время не только учебе в школе и приготовлению уроков, но и другим сферам жизни. Секрет хорошей успеваемости — в равномерном развитии творческой и аналитической стороны личности, а секрет хорошего самочувствия — в сбалансированности разных жизненных сфер.

Сядьте вместе с ребенком и определите важные направлений. Их восемь. В колесе жизненного баланса школьника, помимо учебы, обязательно должны быть здоровье, физическая нагрузка и спорт; хобби, творчество, общение с друзьями, игры и развлечения; время, проведенное вместе с родителями.

2. Определите приоритеты

Чтобы достичь успеха и гармонии в жизни, необходимо, чтобы ежедневные дела согласовывались с долгосрочными целями. Детство — время, когда долгосрочные жизненные цели только определяются, и это означает простор для экспериментов. Однако если с ранних лет научиться соблюдать этот принцип, человеку будет проще решать свои задачи в будущем. Подумайте вместе с ребенком, кем ему бы хотелось быть, что бы хотелось попробовать. Вариантов может быть несколько. Может, он мечтает быть художником, футболистом и журналистом. И помните, что вы не просто фантазируете. На этом плане будет основано ежедневное расписание дня школьника!

Разумеется, в начальной школе это правило не так актуально, вам все равно придется примерно в равной степени заниматься и чтением, и письмом, и арифметикой. А вот в средней и старшей школе умение определить свои приоритеты и направить усилия в нужную область может стать решающим условием для поступления в вуз.

3. Составьте план дня

Прежде чем начать составлять ежедневное расписание, необходимо:

1. Составить список дел.

2. Оценить, сколько времени понадобится на выполнение каждой задачи.

3. Определить, какие из этих дел наиболее важные и срочные.

Например, для ученика младших классов этот список может выглядеть так:

1. Уроки в школе (3-4 часа).

2. Выполнение домашнего задания (1-2 часа).

3. Прогулка на свежем воздухе (1-2 часа).

4. Кружки и секции по интересам (1-2 часа).

5. Игры и общение с друзьями (1-2 часа).

Составив такой список, оцените его реалистичность. Пусть в результате получится, что общее время на выполнение всех дел из списка — 9 часов. Добавьте сюда время на завтрак, обед, ужин и дорогу до школы и обратно — это еще примерно 3 часа. Итого 11 часов. Школьнику младших классов необходимо спать не менее 10 часов. Таким образом, наш план вполне реален и выполним, осталось составить четкий график.

Важность и срочность

Определить, какие дела нужно сделать как можно быстрее, а какие можно отложить, поможет так называемая матрица Эйзенхауэра.

Особое внимание стоит уделить второму квадрату, в котором содержатся важные, но не срочные дела. Как правило, мы склонны заниматься делами из первого квадрата, и это объяснимо, ведь их невозможно отложить или перенести. Однако задачи из второго квадрата обычно связаны с нашими долгосрочными целями или с нашими личными интересами и увлечениями.

Что это значит применительно к организации дня школьника? Не поддавайтесь соблазну составлять расписание дня, поместив в список только то, что обязательно для выполнения. Обычно это посещение уроков в школе, выполнение домашних заданий, развивающие занятия. Отдых, прогулки, игры с друзьями, кружки по интересам и спорт — то, что теоретически можно отложить или перенести на другой день. Но делать этого не стоит. Именно эти «дела» в долгосрочной перспективе обеспечат здоровье и хорошее самочувствие школьника, а значит, и успешную учебу.

Итак, если мы попробуем рассортировать дела из списка выше с помощью матрицы Эйзенхауэра, у нас получится вот что:

1. Уроки в школе (3-4 часа).

2. Выполнение домашнего задания (1-2 часа).

3. Прогулка на свежем воздухе (1-2 часа).

4. Кружки и секции по интересам (1-2 часа).

5. Игры и общение с друзьями (1-2 часа).

Гибкий подход

Составляя расписание каждого дня накануне, вы столкнетесь с необходимостью добавить в него и другие необходимые для выполнения задачи. Часто они будут из III квадрата — срочные, но менее важные. Это так называемая «текучка», которой невозможно полностью избежать.

Организуя день школьника, перенесите подобные дела на вторую половину дня и постарайтесь использовать для их выполнения так называемые «зеленые зоны», а именно, периоды свободного времени, на которое ничего не запланировано.

Согласно принципам тайм-менеджмента, расписание дня должно быть жестким лишь на 50-60%. Нельзя строго планировать 100% времени, такой распорядок не будет работать и, скорее всего, приведет к тому, что многие важные дела откажутся «за бортом». Таким образом, 40-50% времени необходимо оставить в резерве.

Еще несколько принципов тайм-менеджмента, которые необходимо соблюдать, составляя расписание школьника:

1. Первую половину дня планируем более жестко, а во второй половине дня используем гибкий подход.

2. На первую половину дня планируем самые важные и срочные дела, которые невозможно отложить или перенести.

3. Для школьника таким делом обычно оказывается учеба в школе; на вторую половину дня переносим важные, но не срочные дела (II квадрат), а так же неважные, но срочные дела (III квадрат)

4. «Зеленые зоны» оставляем сразу после запланированных важных и срочных дел.

Пример расписания дня школьника

Вооружившись знаниями о психологии и физиологии ребенка и добавив к ним принципы тайм-менеджмента, мы можем составить расписание одного дня школьника начальных классов. Оно будет выглядеть примерно так.

7.00 — 7.30 — подъем, зарядка, гигиенические процедуры

7.30 — 8.00 — завтрак

8. 00 — 8.30 — дорога в школу

8.30 — 12.30 — занятия в школе

12.30 — 13.00 — дорога из школы

13.00 — 13.30 — обед

13.30 — 14.30 — зеленая зона

14.30 — 15.30 — выполнение домашних заданий*

15.30 — 16.00 — зеленая зона

16.00 — 16.30 — полдник

16.30 — 18.00 — прогулки, игры с друзьями

17.00 — 17.30 — зеленая зона

17.30 — 19.00 — кружки и секции (с дорогой)**

19.00 — 19.30 — ужин

19.30 — 20.30 — зеленая зона

20.30 — 21.00 — приготовление ко сну

21.00 — отбой

---

* Самое продуктивное время для выполнения домашних заданий — 15.00 — 17.00. В первом классе время на выполнение «домашки» не должно превышать одного часа, при этом каждые 10-15 минут желательно делать небольшой перерыв, предлагать ребенку выполнить небольшую разминку.

** Желательно, чтобы занятия действительно нравились ребенку; лучше, если они будут творческими (музыка, рисование, театр) или спортивными, таким образом, вы сможете сбалансировать все сферы развития ребенка.

---

Используя принципы тайм-менеджмента в повседневной жизни, вы и сами вскоре убедитесь, что они помогают не просто достичь успеха и сделать больше дел, но и сохранять при этом здоровье и хорошее настроение. А именно это очень важно, когда мы говорим об организации дня ребенка. Ведь учеба в школе будет продолжаться 11 лет, и грамотно распределить нагрузку, избежать психологического и физического выгорания на этом отрезке жизненного пути означает заложить прочные основы благополучия во взрослой жизни.

---

Изображение на обложке: iStockphoto / Zaikina

7 способов организовать свой день для достижения успеха

Прослушать статью 4 минуты

Возникла проблема. Попробуйте обновить страницу.

Как наилучшим образом организовать свой день, чтобы настроиться на успех?

Нет, не паникуйте.

Я не собираюсь начинать с того, чтобы просить вас вставать раньше!

Как тренер по здоровому питанию Integrative Nutrition® , я твердо верю в биоиндивидуальность.

Это идея о том, что все мы уникальны: так же, как некоторые люди не переносят глютен, некоторые могут, есть ранние пташки, а другие полуночники.

Ни то, ни другое — они просто разные.

Так что да, поскольку наши показатели успеха выглядят по-разному, то и то, как мы строим наши дни для достижения успеха, также будет различаться.

Тем не менее, я считаю, что есть что-то общее.

Для начала давайте согласимся, что успех проявляется в вашей жизни ( карьера, отношения, физическая активность и т. д. .) наиболее биологически эффективным способом ( т. е. вы здоровы во всех отношениях смысл слова ).

Итак, как бы вы организовали свой день для достижения успеха?

Вот семь способов сделать это:

1. По возможности проснуться без будильника (см. также №7).

Просыпаться по будильнику — это верный способ почувствовать, что вы отправляетесь на скачки первым делом с утра.

Вместо этого узнайте, сколько часов сна вы предпочитаете по своей природе.

Тогда старайся получать это каждую ночь.

Пробуждение естественным образом предотвращает приток бей или беги химикаты текут по твоим венам: никому не нужен такой стресс в начале дня!

Хронический стресс может нанести вред вашему телу, что приведет к череде ухудшений здоровья.

2. Начните день с безэкранного «моего времени».

Когда вы проверяете свою электронную почту или социальные сети, вы даете другим возможность контролировать, как вы проводите свое время.

Почти всегда будет электронное письмо, которое просто не может ждать, или сообщение, которое приводит к серьезному случаю #FOMO.

Прежде чем вы это осознаете, вас засосало.

Вместо того, чтобы немедленно тянуться за устройством, подумайте о том, чтобы начать новую практику, которая может занять от 5 до 10 минут (или меньше) или столько времени, сколько вы создаете для это: дыхание, медитация, осознанность, благодарность и ведение дневника.

В Интернете полно ресурсов для них — просто не ищите их с утра!

Вы ранняя пташка?

Используйте это время, чтобы потренироваться, подготовиться, прочитать и т. д.

3. Создайте временные блоки (см. также №5).

Как бы мы ни думали, что можем выполнять несколько задач одновременно, исследования показывают, что на самом деле это не так.

«Переключение между задачами» — то, что мы делаем, когда думаем, что работаем в режиме многозадачности, — может стоить нам до 40 процентов нашей производительности.

Решение: выделите в своем расписании определенное время для задач, требующих полного внимания.

В это время закройте все остальные вкладки и отключите все уведомления — все!

Между этими блоками и не раньше сделайте перерыв, чтобы проверить электронную почту, сделать несколько звонков — позаботьтесь о некоторых более мелких задачах.

Установите таймер, который указывает, что начинается ваш следующий продуктивный блок.

4. Расписание тренировок и приемов пищи.

Кажется, что у нас есть время на все, кроме того, что нас питает: хорошо питает наши тела и регулярно двигает их.

Как тренер по здоровому образу жизни, когда вы говорите мне «У меня нет времени…» то, что я слышу, «Я не расставляю приоритетов…»

Я вижу, ты закатываешь глаза.

Позвольте мне сказать вам: если вы будете делать это достаточно часто, они останутся там.

А если серьезно, все сводится к следующему: если вы не отменяете свою работу, потребности вашего клиента, вашего супруга или ваших детей, зачем вам отменять себя?

Значимая забота о себе — это сначала надеть кислородную маску, чтобы вы могли помочь тем, кто зависит от вас.

Организуйте свой день и включите эти блоки в свое расписание.

Относитесь к ним как к нерушимым встречам с самим собой.

5. Многозадачность… намеренно (см. также №3).

Да, я знаю, что сказал вам , а не для многозадачности.

Теперь я говорю вам, что это нормально, если вы делаете это намеренно.

Что это значит?

В своей работе я много говорю об основных продуктах питания — обо всех других вещах в нашей жизни, которые питают нас ( или нет! ), помимо того, что мы кладем в рот.

Подумайте сон, карьера, духовная практика, физическая активность, время на природе и т. д.

Многозадачность, которую я поощряю, помогает нам развивать себя на начальном уровне, а НЕ тот тип, который пытается справиться с ошеломляющим количеством маленькие задачи, из-за которых наш график настолько перегружен.

Как это выглядит:

• Хотите хорошо провести время с членами семьи? Вместо того, чтобы добавить экскурсию ( со всем необходимым планированием, подготовкой и достижением консенсуса ), совместите это с другой областью, требующей внимания: принимайте предложения о еде на неделю, делайте покупки вместе, готовьте еду и т.  д.
• Скучаете по времени с подругами? Совместите это с тренировкой или, еще лучше, с прогулкой на природе.
• Отчаянно хотите приготовить еду на неделю? Пригласите друзей приготовить еду, чтобы у всех был запас еды на неделю. ( Здесь может быть замешано вино? )
• Дом кажется зоной для каски, но вы предпочитаете читать? Чистите во время прослушивания аудиокниги.
• Нехватка времени заставляет вас выбирать между тренировкой и духовной практикой? Прогуляйтесь на природе или займитесь медитацией при ходьбе.

6. Составьте план на завтра

Вам не нужно планировать свой день по минутам ( хотя это работает для некоторых людей ).

Вместо этого запишите 1-3 больших задачи, которые нужно выполнить завтра, и определите приоритеты для них, как только вы закончите с ваше «время на себя».

Задания неприятны?

Брайан Трейси написал об этой концепции в своей книге «Съешь эту лягушку!

21 отличный способ перестать прокрастинировать и сделать больше за меньшее время’ .

Он называет задачи, которые нас больше всего пугают ( и поэтому откладывают выполнение ) как «лягушки» .

Его рекомендация: начните свою работу — не только день — с «съесть лягушку» .

Если все лягушки выглядят большими и уродливыми, съешьте сначала самую большую и уродливую лягушку.

7. Ложитесь спать вовремя, чтобы выспаться, как вам нужно (см. № 1).

Как только вы узнаете, сколько часов сна вам нужно, спланируйте свой день и выясните, когда вам нужно ложиться спать.

Завершите день так же, как и начали: НИКАКИХ экранов как минимум за 30 минут до сна!

Похожие темы:КарьераУспехВерх карьеры

Как организовать свой рабочий день двумя способами

Вы часто спешите, пытаясь успеть куда-нибудь или успеть к сроку? Если вы чувствуете, что постоянно опаздываете, не в состоянии выполнить свои обязательства, то вам следует подумать о том, чтобы тщательно изучить то, как вы планируете свою работу и повысить уровень своих организаторских навыков.

Без должной организации вы не сможете насладиться полноценным и сбалансированным днем ​​(а возможно, и образом жизни). Вы также можете страдать от отсутствия мотивации и смены настроения. И вообще это звучит не очень привлекательно.

Но вопрос в том, как улучшить свое ежедневное планирование? С таким количеством советов и приемов по всему Интернету может быть трудно решить, какие из них будут эффективными. И со всем стрессом в течение дня вам может быть трудно выбрать подходящее время для начала.

Не волнуйтесь, мы вас прикроем. Эта статья содержит два отличных метода планирования своего времени, а также советы по организации и указания о том, как организовать свой день, чтобы быть более продуктивным. Это может помочь вам начать работу и вести вас на каждом этапе пути!

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Метод № 1: Приведение дел в порядок (GTD)

Метод № 2: Расписание Да Винчи

5 простых советов, как лучше организовать свой рабочий день

1. Пишите

2. Планируйте заранее

3. Наведите порядок на рабочем месте

4. Не работайте в режиме многозадачности

5. Доверьтесь правилу 80-20

6. Управляйте своей электронной почтой

Заключение

Об авторе:

Как организовать свой день: самые эффективные методы

Существуют разные подходы к организации дня. Мы использовали два известных подхода, один из которых также очень популярен. Используя оба, вы можете управлять своим рабочим временем, принимая во внимание весь свой день.

Метод №1: Приведение дел в порядок (GTD)

Вы:

• Чувствуете себя перегруженным количеством задач, которые вам нужно выполнить?
• Боитесь забыть мелкие детали?
• Носите много головных уборов на работе и в жизни?
• Начинаете много проектов, но не можете их завершить?

Тогда вам нужно взять несколько советов от Дэвида Аллена, создателя GTD, и научиться правильно организовывать свои рабочие задачи (и все другие задачи)!

Система управления задачами GTD основана на простой истине: чем больше задач у вас в списке, тем сложнее вам решить, что требует внимания. Это также бросает шумиху вокруг списков дел прямо из окна, поскольку они могут заставить вас тратить больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. В результате вы можете оказаться в состоянии стресса и переутомления.

Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее, и включил эту важную деталь в методологию GTD, с помощью которой она должна помочь вам избавиться от всего ментального беспорядка и выполнять дела вовремя. Это включает в себя настройку рабочего процесса, и как только вы это сделаете, вы сможете определить задачи, над которыми вы должны работать в любой момент, не беспокоясь о том, что вы что-то забудете.

Метод GTD состоит из пяти простых практик, которые помогут вам систематизировать беспорядок в вашем мозгу и организовать свой день:

• Запечатлейте все. В духе «Мне нужно сделать это» или «Это должно произойти в это время, что бы ни пришло вам в голову, что это действие или требование, зафиксируйте это.
  Если оно ускользает от вашего блокнота, оно ускользает от вашего внимания.

• Уточнить. Проработайте все, что вы засняли (только пока не пытайтесь закончить это!) и спланируйте следующие шаги. Решите, к какой категории предмет подходит лучше всего: это отсылка, проект или следующее действие?

• Организовать. Положите все на свои места. Добавляйте важные даты в свой календарь, назначайте задачи другим людям и разбирайтесь со своими.

• Обзор. Следите за своими списками и не забывайте пересматривать и обновлять их.

• Включить. Начните работать над самыми важными задачами!

GTD требует обучения планированию и организации заранее. Но, это обязательно окупится в долгосрочной перспективе. Благодаря этому методу вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы пропустите встречу или забудете о дедлайне. Вместо этого вы разберетесь со всеми своими задачами и сможете правильно расставить приоритеты в своем времени.

Теперь давайте подробно рассмотрим каждую практику!

Шаг 1: Захват

Первый и самый важный шаг к GTD — перестать хранить в мозгу всю информацию и ежедневные задачи. Вместо этого собирайте и храните все свои дела, идеи, задачи в «почтовом ящике» — физической записной книжке или цифровом приложении, таком как планировщик, календарь или приложение для управления задачами.

Записывая свои мысли, вы, наконец, сможете избавиться от беспорядка в голове. Пока не беспокойтесь об организации этих задач и предметов! Мы подойдем к этому на одном из следующих шагов.

Совет: Когда вы только начинаете работать с GTD, рекомендуется записывать все, о чем вам может понадобиться позаботиться в будущем, и хранить это в папке «Входящие».

Шаг 2: Уточнить

Теперь мы подошли к той части, где вы узнаете, как организовать свой рабочий день и разобраться во входящих сообщениях. Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и примените к нему один из следующих методов:

• Если задача занимает менее 2 минут, выполните ее немедленно.
• Если задачу можно делегировать, поручите ее кому-нибудь другому.
• Запишите дату выполнения, если элемент должен быть выполнен в определенный день или время.
• Если задача сложная, укажите следующие действия и шаги, которые необходимо предпринять для ее выполнения.

Всегда добавляйте в задачи как можно больше информации и делайте их действенными.

 

Шаг 3: систематизируйте

После того, как вы записали все свои задачи и добавили как можно больше информации, пришло время их рассортировать. Существует множество способов организации ваших задач с помощью метода GTD, но наиболее распространенным является использование комбинации проектов и ярлыков, как в Todoist или Asana.

Вам необходимо разделить элементы на разовые задачи и проекты. Согласно философии GTD, проект — это любая задача, для выполнения которой требуется больше шагов. Обязательно запишите свои следующие шаги для каждой задачи и добавьте дату выполнения (если она есть). Например, в Asana этот шаг будет отражен в создании карты задач и подзадач внутри нее.

Шаг 4: Обзор

Этот шаг не требует пояснений. Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои задачи, вычеркнуть все, что вы выполнили, добавить и упорядочить новые задачи и определить следующие действия. Аллен называет этот шаг «критическим фактором успеха». Постоянный просмотр и обновление ваших задач гарантирует, что вы не просто выполняете поставленные задачи. Вы делаете правильные вещи.

Шаг 5. Вовлечение Шаг 

На этом этапе окупается время, потраченное на планирование работы. К этому шагу вы должны были разработать систему, полную практических задач, организованных в логические категории.

Поэтому, приступая к работе, вы не будете задаваться вопросом «Что мне делать дальше?». Вы избавились от этого мышления, записав все свои задачи на бумаге или в цифровом формате и сформировав из них действенный план. В довершение всего, вы избавились от всего ментального беспорядка, который вас напрягал.

6: Сохраняйте и делитесь

После завершения задачи отслеживайте ее и делитесь информацией с другими командами. Это позволит избежать разрозненности между командами, когда все команды сосредотачиваются только на своих задачах, не имея прямого доступа к прогрессу других команд. Создание базы знаний, в которой каждый в компании может узнать, над чем вы работали, какие выводы вы сделали и какие дальнейшие шаги принесет пользу всем, а также поможет вам следить за ходом выполнения ваших задач.

Инструменты GTD

Вот еще несколько советов по организации и инструменты GTD, которые помогут вам быстрее освоить этот метод.

Списки GTD

Чтобы начать работу с GTD, вам необходимо четко прояснить и организовать свои задачи. Лучший способ сделать это — составить списки на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления задачами на вашем телефоне или ноутбуке. Существует несколько типов списков, которые вы можете создать:

• Список «входящих». Это первый, простой, беспорядочный список, который вы составляете. Используйте его, чтобы фиксировать мысли и задачи по мере их возникновения. Не стесняйтесь записывать все в блокнот или смартфон. У вас даже может быть несколько списков «в»; например один в планировщике и один на вашем телефоне. Как только вы запишете все свои задачи, начните расставлять их по приоритету.
• Список «следующие действия».
  Список «следующие действия» должен содержать пункты, которые вы должны сделать как можно скорее. Вы можете упорядочить дела в этом списке в зависимости от их приоритета, срока выполнения или, возможно, того, как скоро вы сможете их выполнить. Помните, что вы всегда должны выполнять короткие задачи (те, которые занимают менее двух минут) немедленно.
• Список «ожидающих». Этот список следует использовать для всех задач, которые вы делегировали другим, или задач, которые еще не могут быть выполнены, потому что кому-то нужно сначала сделать что-то еще. Вот один полезный совет для этого списка. Всегда записывайте текущую дату, когда записываете задачу. Таким образом, вы можете написать своим коллегам по электронной почте и сказать что-то вроде: «Я все еще жду отчета, который, как вы сказали, вы скоро закончите. Это было 18 дней назад!»
• Список «когда-нибудь/может быть». Этот список для всех проектов, которые вы хотите когда-нибудь реализовать, но они не имеют большого значения. Вы можете записать в этот список такие пункты, как «заменить уродливую картину в гостиной» или «завести собственный блог». Несмотря на то, что задачи в этом списке не имеют первостепенной важности, вы все равно должны просматривать этот список еженедельно, следить за тем, чтобы не забывать об этих задачах, и начинать работать над ними, когда у вас есть время!

Календарь

Календарь отлично подходит для всех тех задач, которые чувствительны ко времени и дате. Таким образом, вы сможете лучше расставить приоритеты в своих задачах. Задачи, которые не нужно делать в ближайшее время, останутся в вашем списке «следующие действия», так что вы сможете заняться ими позже. Если вам не нравится держать календарь на стене или на столе, попробуйте использовать Календарь Google, чтобы оставаться организованным.

Папка чтения/просмотра

Вполне вероятно, что в одном из ваших списков будет несколько задач «прочитать [что-то]». В таких случаях пригодится папка для чтения/просмотра. Это может быть физическая или цифровая папка, которая будет содержать все документы, статьи или книги, которые вам нужно прочитать. Идея этой папки состоит в том, чтобы всегда иметь этот материал под рукой, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить его в ожидании еды или в кабинете врача.

GTD — это методология продуктивности, которая может превратить вашу жизнь из хаотического беспорядка в сбалансированный и полноценный образ жизни. GTD поможет вам организовать свои рабочие задачи, а также остальную часть дня, поскольку это также влияет на то, насколько хорошо вы выполняете свою работу.

Метод № 2: Расписание Да Винчи

Расписание Да Винчи — это второй метод, который поможет вам научиться планировать и организовывать более эффективно. Этот метод, разработанный Адрианом Илиопулусом, позволит вам составить расписание, которое сделает вашу жизнь более целеустремленной, веселой и творческой.

Основная идея «Расписания Да Винчи» состоит в том, чтобы научиться:

• Быть креативным и каждый день входить в поток.
• Не позволяйте прерываниям испортить ваш поток.
• Хватит откладывать дела на потом.
• Убедитесь, что у вас нет эмоционального выгорания.
• Правильно сочетайте работу и отдых.

Знаете ли вы? После прерывания требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться на правильный путь.

Расписание Да Винчи может помочь вам убедиться, что вы не перегружены работой, поскольку оно организует вашу повседневную деятельность таким образом, что у вас есть четкое время для более сложных и легких задач, а также достаточно времени для отдыха каждый день.

Как организовать свой день с помощью расписания Да Винчи

Многие предлагают начать планирование недели в понедельник, но лучше ли это? Создатель «Расписания Да Винчи» рекомендует начинать планирование в воскресенье вечером. Как он указал, понедельник эквивалентен раннему утру, но для недели. Наши умы всегда отдохнули утром и могут работать более продуктивно. «Ранние часы» недели — понедельник, вторник и среда. Итак, чтобы воспользоваться этими днями, вы должны планировать свои задачи на воскресенье.

Как отмечает Адриан, самая сложная часть планирования — расстановка приоритетов. Он рекомендует быть честным с самим собой и тщательно классифицировать задачи в соответствии с их важностью и объемом работы, который необходимо выполнить для их выполнения.

Вот как выглядит ежедневное и еженедельное расписание Адриана.

Авторы и права: Adrian Iliopoulus’ Расписание Да Винчи

Как видите, каждый день состоит из одних и тех же элементов:

• Утренняя рутина
• Хардкорная глубокая работа
• Мягкая глубокая работа
• Работа администратора
• Упражнения
• Социальный
• Играть

Теперь давайте объясним каждый из них более подробно.

Утренняя рутина

Каждый день важно начинать правильно. Вместо того, чтобы спать и спешить на работу, придумайте распорядок, который поможет вам проснуться и сделать все, что вам нравится — позавтракать, выпить кофе или даже отправиться на пробежку. Именно мелочи могут существенно изменить ваш день. Также можно придумать ночной распорядок, который поможет расслабиться перед сном. У всех успешных людей есть ночной распорядок, и у вас должен быть!

Глубокая работа

Глубокая работа делится на две категории — тяжелая работа и мягкая работа. Тяжелая работа относится ко всем задачам, которые вы считаете сложными, тогда как легкая работа — это все те задачи, которые легче выполнить. Обязательно выполняйте тяжелую работу с понедельника по среду и легкую работу в четверг и пятницу.

Административная работа

Административная работа включает в себя такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение встреч, организация документов, заказ расходных материалов и т. д. Важно рассчитать, сколько времени уходит на выполнение этих задач, чтобы вы могли выделить время для их каждый день.

Занятия спортом, общение и игры

Чтобы предотвратить эмоциональное выгорание, вам нужно каждый день выделять время, чтобы расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех действий, которые вам нравятся, от буквальной игры до просмотра фильмов или чтения книги.

Расписание да Винчи немного отличается от метода GTD, так как оно охватывает весь день и позволяет вам составить распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально организовать задачи в течение рабочего дня, как это делает GTD. Таким образом, комбинируя два метода, вы сможете создать систему более сбалансированной организации всего дня, в которой вы будете делать дела в то время, которое отведено для работы, и отдыхать в утренней рутине и во время игр, чтобы убедиться, что вы не устали. т сгореть.

5 простых советов, как лучше организовать свой рабочий день

Если вам не нравятся эти два метода, вот еще советы о том, как организовать рабочие задачи.

1. Пишите

Выделите 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в журнале и оценить день. В наших головах происходит так много всего, что почти невозможно обработать и собрать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы — и тем самым — приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что словесное выражение своих чувств — независимо от того, говорите ли вы с кем-то или записываете их — поможет сделать любые связанные с этим негативные эмоции намного менее интенсивными. Так что вместо того, чтобы приносить гнев или стресс домой, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок ко всему, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание начнет работать над поиском корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежими и мотивированными, чтобы справиться с днем.

2. Планируйте заранее

Теперь, когда вы освободились от гнева и разочарования, вы можете планировать день вперед, чтобы повысить вероятность того, что он пройдет гладко. Возьмите еще один блокнот (или используйте функцию цифрового блокнота Clickup) и запишите свои задачи на завтра в порядке важности, и выйдите из офиса, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и гарантирует, что вы намного опередите себя, когда придете на работу. работа завтра.

Если вы полагаетесь на свой компьютер, чтобы оставаться организованным, вы можете начать этап планирования, используя бесплатный шаблон ежедневного планировщика. Просто настройте его в соответствии со своими потребностями и сэкономьте несколько часов, чтобы посвятить себя другим задачам.

Проблемы и отвлекающие факторы всегда будут возникать, поэтому будьте реалистичны в своих целях — и если вы не добьетесь успеха, не корите себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

3. Наведите порядок на рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте = беспорядок в голове. Если на вашем столе беспорядок, как вы можете ожидать, что ваш рабочий день будет проходить без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой стол так, как вы хотели бы организовать свой разум: без беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое касается вашего рабочего стола. Поддерживайте порядок на рабочем столе, чтобы легко справляться с задачами, в том числе с электронной почтой.

 

4. Не выполняйте несколько задач одновременно

Согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвине, чтобы вернуться к задаче, требуется в среднем 23 минуты 15 секунд после того, как вы Мы отвлекли от него вашу концентрацию. Поэтому, когда вы приступите к выполнению задачи, обязательно освободитесь от всех отвлекающих факторов. Это означает отсутствие социальных сетей, электронной почты, Интернета и т. д. до тех пор, пока задача не будет завершена или не истечет отведенное на ее выполнение время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком громкий, включите музыку, чтобы смыть отвлекающие факторы и помочь вам сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, чем вы занимаетесь, и попросите их не беспокоить вас, если только это не может подождать.

5. Доверяйте правилу 80-20

Большая часть того, что мы делаем, не так уж важна, но поскольку это проще и может обеспечить нас мгновенным выбросом дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая более сложные и важные. Это создает ненужную борьбу. Занявшись сначала более важными делами, когда дело доходит до выполнения других менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворения.

6. Управляйте своей электронной почтой

Электронная почта — это грязный бизнес, и, как и многие другие задачи, редко бывают срочными. Потратьте время на то, чтобы организовать свою работу, чтобы, когда вы все-таки пойдете туда, все работало эффективно и организовано с точки зрения важности. Настольные почтовые клиенты, такие как Mailbird (Windows) или Airmail (Mac), являются отличными инструментами для этого и особенно удобны для людей, которым приходится управлять несколькими учетными записями электронной почты.

Наведите порядок в своей электронной почте с помощью Mailbird. Попробуйте бесплатно прямо сейчас.

Получить Mailbird бесплатно

Заключение

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите целый ряд преимуществ, которые помогут вам оставлять работу на работе, выходить вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите работу с собой домой. Это время, чтобы расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом, так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого принципа, со временем вы увидите, как ваша производительность и качество работы повысятся, а также качество вашей жизни. Беспроигрышный вариант для всех.

Вам понравился этот пост? Прочтите вторую часть «7 советов, как уменьшить стресс» и, пожалуйста, поделитесь ею со своими (находящимися в состоянии стресса) друзьями.

Об авторе:

Ники Каллен — писатель и тренер по тревоге. Десять лет страдая от беспокойства, панических атак и депрессии: он использует свой опыт, чтобы научить своих клиентов решениям, которым, как он хотел бы, кто-то научил его 15 лет назад. Вы можете узнать больше, нажав здесь.

Как лучше организовать свой день?

Лучший способ организовать свой день — записать все свои задачи, написать план действий для каждой задачи и постоянно обновлять планировщик. Не забудьте отсортировать задачи по приоритету и указать сроки выполнения, чтобы не пропустить крайний срок или важную встречу.

Как я могу организовать свой день дома?

Лучший способ организовать свой день дома — прийти к плану заранее, составить список дел и рассортировать задачи по приоритету. Запишите план действий для каждого пункта в вашем списке. Кроме того, не забудьте включить время для отдыха в свой ежедневный план, чтобы предотвратить выгорание.

Как вы организуете свой распорядок дня?

Чтобы ваш распорядок дня был организован, вам необходимо сделать следующее:

1. Планируйте свой день (дни) и ежедневные задачи заранее.
2. Распределите задачи по приоритету и сложности.
3. Немедленно выполняйте задачи, требующие менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы не отставать от графика.
5. Используйте свое время с умом и беритесь за большие задачи с утра.
6. Немедленно записывайте планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и график Да Винчи, чтобы улучшить свои организаторские способности.

Как планировать свой день?

Вот как эффективно планировать свой день и извлечь из него максимум пользы:

— Начните свой день с утреннего ритуала, а не от сна.