Как правильно научиться планировать свой день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

{«id»:86300,»url»:»https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»title»:»\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.

com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den&title=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den&text=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den&text=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c»,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect. ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041a\u0430\u043a \u044d\u0444\u0444\u0435\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u0432\u043e\u0439 \u0440\u0430\u0431\u043e\u0447\u0438\u0439 \u0434\u0435\u043d\u044c&body=https:\/\/vc.ru\/life\/86300-kak-effektivno-planirovat-svoy-rabochiy-den»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

6571 просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты.

Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

• Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
• Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
• Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали.
  Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
• Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

• найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
• найти нужные инструменты;
• потратить время собственно на починку;
• снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
• снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать. Не перепутайте 🙂

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

обзор современных методов и инструментов.

Содержание:

1. С чего начать планирование времени?

2. Основные методы тайм-менеджмента.

3. Обзор инструментов планирования времени.

Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?

В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим  временем.

В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.

С чего же начать? Вот несколько простых шагов:

• Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.

• Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.

• Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.

• Следующий шаг — реализация,  конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

• Контроль — проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

• Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.

• Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.

Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.

1. Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.

Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.

А. Важные и срочные дела — те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.  

Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.

B. Важные, но не срочные — сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо  отложить на некоторое время.

Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.

C. Дела не важные, но срочные — то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.

D. Не важные и не срочные дела — те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.

Пример не важных и не срочных дел — просмотр новостей в интернете.

3. «Съесть лягушку».

Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое  готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Google Календарь 

«Google Календарь» бесплатный, интегрируется с gmail.

Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.

Преимущество этого сервиса — совместное использование.

Покажите его  только избранным пользователям или сделайте общедоступным.

Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами.

Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.

Портал Битрикс24

В своей работе мы используем именно его.

Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.

Оповещения  напомнят о важных и просроченных задачах .

В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.

Удобно использовать в  работе календарь событий.

Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно  сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.

В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.

Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.

К событию можно добавить напоминание и указать участников.

Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.

В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для  использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и  корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому  необходимая информация будет под рукой, достаточно  подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать  функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи  и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Бумажный блокнот или планеры

Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.

На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода — главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.

Как правильно спланировать свой день

Сам Макс сейчас использует Things, до этого это у него были Todoist, Wunderlist, OmniFocus. Он советует выбирать планировщик так же, как любимый блокнот. «Нужно, чтобы вам было в нем комфортно, удобно, симпатичненько, были все необходимые функции, которые вам критически важны, и хотелось в этот планировщик заходить», — рассказывает он.

Лучше составлять список дел накануне вечером. Стоит выделить время, чтобы пересмотреть то, что уже удалось выполнить, и разобраться с тем, что предстоит. Вечерний список не обязательно делать очень подробным — можно лишь в общих чертах понять, что вы хотите сделать: получить документ, написать статью.

С утра его можно пересмотреть, конкретизировать и разобраться, в какое время вы будете заниматься этими делами. По словам Макса, вечернее планирование помогает сэкономить время утром и не забыть что-то важное.

Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен предлагает использовать правило пяти минут: если что-то можно сделать за пять минут, то лучше это просто сделать, а не записывать. Но Черепица считает, что это не всегда работает: короткие задачи могут занять половину дня, а в конце оказывается, что вы не успели много важного.

Небольшие задачи вроде ответа на письмо стоит тоже записывать и отводить для них время в своем расписании. Это поможет, с одной стороны, не забыть о нем, а с другой — составить верную картину того, чем именно вы занимались. Если весь день вы отвечали на письма, но в итоге не смогли завершить важный проект в срок, вы поймете, что именно пошло не так.

Некоторые люди составляют большие списки дел на день — в них входят не только важные встречи, но и, к примеру, необходимость прочитать статью. Если часть таких дел оказывается не сделанной вовремя, возникает чувство вины. Но иногда нужно признать, что все успеть невозможно, и отложить часть дел на потом, предупредив об этом других, если нужно.

Не стоит также ставить дедлайны к делам, которые этого не требуют. Если вы хотите прочитать книгу или купить новые ботинки, но это не срочно, не назначайте этим делам дедлайн, так вы избежите лишнего разочарования, если не успеете сделать это вовремя.

Хорошая привычка — записывать в ежедневник итоги прошедшего дня. Это позволяет подвести итоги и понять, в каком направлении вы двигаетесь, не потеряли ли вы фокус. Можно завести дневник, составить чек-лист и отмечать в нем то, что удалось сделать, или заранее сделать список вопросов. «Я регулярно отвечаю, как прошел день, что я сегодня понял, что можно было сделать по-другому», — говорит Макс.

Не стоит заставлять себя писать ежедневно — в выходной день можно сделать перерыв, можно найти оптимальное для себя расписание, чтобы поддерживать эту привычку.

Некоторые задачи выглядят такими большими, что подступиться к ним бывает сложно. К примеру, подготовка презентации может занять не один день. Шансы, что пугающая задача «подготовка презентации» будет отложена на потом, довольно велики.

Максим советует дробить такие большие задачи на более мелкие: сначала запланировать набросать черновик, потом подобрать иллюстрации и так далее. Любую большую задачу, которую не хочется делать, можно делить на части до тех пор, пока она не станет маленькой и легкой.

Как научиться планировать свое время

Люди, управляющие своими финансами, успешно следуют определенным принципам. Во-первых, они тратят только те деньги, которые у них есть, избегая таким образом ненужных расходов, долгов и сопутствующего стресса. Кроме того, они следят за правильным распределением своих финансов, чтобы иметь достаточно ресурсов для покупки всего необходимого. И наконец, они сокращают расходы везде, где могут, без значительных негативных последствий и стараются вложить деньги в инвестиции с хорошей вероятностью прибыли. Эти же самые принципы применимы к эффективному вложению времени. Чтобы осознать, с чем вы гарантированно справитесь, начните с подсчета количества часов, которые вам приходится тратить каждую неделю. Если вы отводите работе слишком много времени, сделайте обратный подсчет.

Например: Количество рабочих часов в день = 24 − (количество часов сна) − (дорога на работу) − (личные обязательства) − (занятия спортом) − (забота о себе)

Под «личными обязательствами» я понимаю те пункты в вашем расписании, которые незаменимы для самореализации. Они неодинаковы для разных людей, но обычно включают в себя время, проводимое с семьей, обязанности волонтера, социальную деятельность или личные увлечения, такие как игра на пианино. Прием пищи, принятие душа и сборы подпадают под категорию «забота о себе». Получив представление о своем ежедневном временном бюджете, вы посчитаете еженедельный, суммировав итоговые результаты для каждого дня. Для некоторых людей все дни одинаковы. Для других личные обязательства создают огромные разночтения в ежедневном временном бюджете.

Как только вы поймете размер своего временного бюджета, сможете оценить различную стоимость времени в течение рабочего дня. Например, вы занимаетесь «техническим обслуживанием» — отвечаете на телефонные звонки или строите план работы; «исполнением» — посещаете собрания или пишете отчеты; «развитием» — знакомитесь с людьми или занимаетесь маркетингом. Я советую составить список всех элементов вашего рабочего дня, а затем записать для каждого или приблизительную временную оценку, или процентное соотношение.

Например, я трачу 20 % моего рабочего дня, отвечая на электронные письма, 50 % — участвуя в проектах и 30 % — занимаясь развитием. Обязательно посчитайте не только стоимость каждого отдельного пункта, но и все связанные расходы. Например, часовая встреча может идти с дополнительными издержками в виде 15 минут на дорогу в одну сторону, получаса подготовки и 15 минут подведения итогов. Это означает, что итоговый расход составляет два часа. Именно поэтому, если вы работаете девять часов в день и хотите тратить на встречи не более 50 % своего времени, вам следует ограничить их до двух в день и десяти в неделю.

Разработав временной бюджет, вы, скорее всего, обнаружите, что действительно ожидали от себя больше, чем способны уместить в один день. Но это еще не значит, что вам пора бежать к начальнику. Вместо этого сначала тщательно проанализируйте, на что вы тратите свое время, и сократите расходы везде, где можете.

Возможно, вам придется прибегнуть к подобным мерам в момент рабочего кризиса. Или же вы поступите более мягко: например, откажетесь от посещения ненужных совещаний, попросите коллег обсуждать появляющиеся у них вопросы во время личных встреч вместо отправки вам 50 писем в течение недели, выйдете из состава какого-либо комитета, отключите уведомления электронной почты, сократите количество времени, которое вы зря тратите на улучшение результатов… Поставьте под сомнение свои устоявшиеся убеждения о том, чем вам стоит заниматься и сколько времени тратить на разные дела. По возможности берите на себя обязательство выполнить только те задания, для которых легко отыщете время в своем расписании.

Как только вы начнете мириться с тем фактом, что время ограничено, и извлекать выгоду из краткосрочных результатов, вам нужно будет уточнить ваши предварительные оценки, чтобы сравнить ожидаемое распределение времени с реальным. Например, вы считаете, что работа с электронной почтой должна занимать у вас всего час в день. Однако, подсчитав, обнаруживаете, что она всегда занимает два часа. (Узнать, как именно вы проводите свое время за компьютером, вам помогут такие программы, как RescueTime.) Осознав реальность ситуации, посмотрите, удастся ли сократить расход времени, перейдя, например, на более сжатые ответы, используя такие инструменты, как TypeIt4Me, или попросив сменить стратегию обработки электронной почты в офисе. Если же никакие меры не помогают сократить расходуемое время, не пытайтесь бороться с реальностью.

Правило 80/20 также поможет вам уложить все необходимое в рамки своего временного бюджета. Но для этого потребуется смириться с тем, что вы не можете сделать все задания и угодить всем желающим. Например, сравнивая ценность разных дел, вы можете обнаружить, что отказ от участия во встречах, на которых другие люди хотят вас видеть, но которые мешают вам заниматься более приоритетными вещами, — правильное решение. Или же окажется, что вам требуется гораздо меньше времени, чем вы думали, чтобы повлиять на ту или иную ситуацию должным образом. Например, появившись в «счастливые часы» вашей компании на 30–45 минут, вы получите практически такой же результат, как и проведя там два часа. Ретировавшись пораньше, вы получите целый час для занятий спортом или доработки предложения, которое принесет вам огромный доход. Некоторые подобные решения могут смутить таких «тружеников на пределе», как вы, но любые преходящие неудобства, вызванные изменением вашей естественной реакции, приведут к значительной отдаче в долгосрочной перспективе.

Вы прошли все три этапа, описанные выше, но все еще не добились цели? Значит, настало время набраться храбрости и попросить помощи. Сделайте это четким, объективным способом, изложенным ниже. Но предварительно укрепите свою решимость, проверив еще раз свой временной бюджет и напомнив себе, что у вас нет причин чувствовать себя виноватым или неудачником. Никто не в силах сделать невозможное. Тот факт, что вы превысили свой временной бюджет, говорит не о ваших личных недостатках, а о том, что вам необходимо скорректировать условия.

Вот как можно подойти к переговорам относительно временного бюджета со своим менеджером и/или теми, кто пытается добавить новые пункты к вашему расписанию:

— Соберите все факты. Подготовьте краткий список проектов и примерную оценку того, сколько времени у вас уходит на разные задания. (Если вы прошли все три этапа, описанные выше, у вас уже должна быть эта информация.)

— Разработайте визуальную презентацию. Например, распечатайте свое расписание на неделю, отметив все встречи и время, которое вы тратите на выполнение разных заданий, или же составьте полноценный план проекта. Главное здесь — не форма, а демонстрация несоответствия между доступным временем и ожидаемыми результатами.

— Предоставьте информацию. Вместо того чтобы относиться к происходящему как к поединку между вами и теми, кто стремится загрузить вас еще больше, подойдите к этим переговорам как к стратегическим сессиям, во время которых вы работаете сообща с целью максимизировать привносимую вами ценность. Возможно, какое-то задание можно понизить в приоритетности, делегировать или упростить, предоставив себе больше времени для более важных дел. Таким образом вы просите указать вам дорогу в расставлении приоритетов. Это не будет казаться неуважением или вызовом дисциплине с вашей стороны — а всего лишь станет совместным усилием выстроить работу в рамках ваших временных ограничений.

Работа и жизнь не стоят на месте. Не получится составить расписание и неуклонно придерживаться его в течение последующих десяти лет. Вам придется уравновешивать и подправлять это расписание ежедневно или еженедельно (или хотя бы ежемесячно). Это означает, что если в течение одной недели вы тратили меньше времени на конкретное занятие, например на работу с электронной почтой, то на следующей следует выделить на него больше времени. Или, может быть, в течение одной недели вам нужно полностью сосредоточиться на подготовке презентации, поэтому на следующей неделе уделите больше внимания встречам. Реалистичная цель здесь — добиться того, чтобы корректное распределение времени в течение рабочей недели должным образом уравновешивалось.

В качестве заключительных слов ободрения — и предостережения — должна заверить вас, что, применяя описанную мной практику, вы станете не только здоровее и счастливее, но и скромнее. Приняв ограничения, вы должны будете признать, что неидеальны и не можете сделать все, тем более одновременно. Если в своей команде вы всегда считались перфекционистом, такая перемена в вашем поведении посеет сомнение в собственной идентичности. Вам придется переосмыслить свою личность, как, например, «человека, который сохраняет спокойствие и качественно и вовремя выполняет работу» вместо «изможденного члена команды, который выполняет работу в абсурдно короткие сроки и никогда не говорит „нет“». На такой переход уйдет время, но в конце концов новая ипостась даст вам силы наслаждаться выбранным путем и сделает жизнь приятнее для вашего окружения.

---

Обложка: Издательство «МИФ»

Как распланировать день рабочий, чтобы все успеть

Планирование времени – это важная составляющая вашего успеха. Сколько раз вы сталкивались с ситуацией, когда вы занимаетесь делами целый день, а результата нет? Я подскажу, как изменить такую ситуацию и постоянно пополнять свой электронный счет за счет правильной планировки рабочего дня.

Что вам даст планирование дня:

• Вы избавитесь от хаоса вокруг себя и в своей голове;
• Меньше переживаний и стрессов, так как вы будете знать, когда и к какому времени вам нужно добиться поставленной перед вами задачи;
• Вы сможете легче оценивать эффективность проведенного дня;
• Разгрузите свою голову, выписав все задачи в планнер;
• Больше будете успевать, так как спланированный день всегда проходит эффективнее, чем не спланированный.

Первое правило – каждый вечер составляйте план на следующий день

Как правильно распланировать день? Планируйте сутки блоками, не расписывая их подробно. Но при этом оставляйте пометки, что и когда нужно сделать. Чтобы вам было понятно, я расписал для себя завтрашний день:

• 1 час – утренний блок (гигиена, завтрак, зарядка)
• 3 часа – работа
• 1 час – обед
• 3 часа – работа
• 2 часа – оффлайн дела, спорт, прогулка + второй обед
• 2 часа – работа
• 1 час – ужин
• 2-3 часа – отдых(хобби, прогулки)
• 6-8 часов сон

Ежедневно я знаю, сколько у меня есть часов для работы и прочих дел. Поэтому я говорю себе: «Спасибо за эти 8 часов, которые помогут мне приблизиться к своей цели. Я сделаю все, чтобы провести их максимально продуктивно и эффективно». После этого я приступаю к своим делам.

Когда я писал это сообщение, то задумался о следующем. Наверняка кто-то считает, что бессмысленно так сильно заморачиваться, можно же просто выполнять свою работу. Да, не спорю. Но для вас это будет заморочками только первое время, потом это будет удобным машинальным действием. Вы будете их выполнять, не задумываясь, не ломая себе голову «как распланировать рабочий день, ведь у меня большой проект!». Самое главное — с помощью планов вы будете добиваться своих целей куда быстрее, чем раньше.

Если вы считаете, что у вас и так все хорошо и вас все устраивает, то это прекрасно. Вы думали о том, как стать ещё успешнее и богаче? Если вы сейчас об этом подумаете, то на ум придут несколько хороших идей. Но вы их не реализуете, так как они только в планах, в голове. А я за свои 8 рабочих часов буду реализовывать свои идеи, и воплощать их в жизнь. Именно за счет этого я достиг финансовой состоятельности, а также даю советы, как планировать дела правильно.

Второе правило – делайте только то, что доставляет вам удовольствие

Если вы будете делать то, что вам не приносит удовольствия, то вы, скорее всего, забросите свое дело. Приведу пример. Я не могу заниматься написанием текстов не на свою тему. Так как я много времени трачу на статьи для своего блога, а оставшееся время для меня очень дорого.

Я люблю заниматься созданием и раскруткой интернет проектов, а так же обучением этому делу. Поэтому я нашел несколько людей, которые мне пишут значительное количество статей. За это я им плачу ту сумму, которую я могу за это время заработать на своем любимом деле. Это полезный обмен для обеих сторон, такие сделки называются «win-win». В выигрыше остаются обе стороны.

Третье правило – распределяйте дела по важности

Как правильно планировать свой день? Распределяйте дела по важности. Я, составляя план дел, распределяю всю работу на 4 группы:

1. Важные и срочные дела
2. Срочные, но не важные дела
3. Важные дела
4. Не важные и не срочные дела

Работу я начинаю с 1-ой группы, и иду далее по списку. Задачи из 4-ой группы я оставляю на «день отдыха». Что за «день отдыха» спросите вы?

Четвёртое правило – планируйте свой отдых

Как правильно распланировать рабочий день? Будьте для него отдохнувшими и подготовленными. Раз в неделю я планирую день отдыха. Я занимаюсь в этот день тем, чем я бы хотел заниматься в рабочие дни, но не мог. Так как это никак не повлияло бы на приближение моей цели.

В этот день вы должны отдохнуть на неделю вперед, но не переусердствуйте, ведь на следующий день вам работать.

Пятое правило – ловите свои идеи

Так же рекомендую вам завести блокнот идей, который должен всегда находиться под рукой. Интересные идеи настигают нас иногда очень неожиданно. Как только в вашей голове проскочит какая-нибудь интересная мысль, постарайтесь записать её, иначе потом можете о ней забыть. И неважно, где вы находитесь – блокнот-то должен быть у вас под рукой!

На следующий день, когда будете писать план дел, посмотрите в блокнот идей и возьмите оттуда идею на реализацию.

Как правильно планировать свой день: 3 варианта

Хочешь быть максимально продуктивным и все успевать? 3 лучших совета, как правильно планировать свое время! Запиши себе.

Наверняка вы неоднократно слышали от своих знакомых или и сами произносили фразы типа: «Я ничего не успеваю!», «Мне мало 24 часов в сутках!», «День пролетел, а я ничего толкового не сделала!» и т.д.

Люди думают, что их проблема в излишне большом количестве дел.

Но в действительности все потому, что они не знают, как правильно планировать свой день, чтобы успеть все и без особого напряга.

Как правильно планировать свое время: что надо знать?

Знаете, как определяет это понятие словарь?

Время – это длительность бытия, которая измеряется секундами, минутами, часами, сутками, неделями, месяцами, годами, то есть, мера длительности каждого совершенного действия.

Вроде бы на первый взгляд все понятно: 1 час состоит из 60 минут, неделя – из 7 дней и т. д.

Но в реальной жизни время воспринимается совсем по-другому.

Вспомните, например, сколько тянется пара у нелюбимого преподавателя?

Явно больше, чем 1 час 20 минут?

Зато чтение интересной книги может захватить настолько, что 3 часа пролетят, как один миг.

10 лучших советов, как все успевать

Мы часто не успеваем справляться с заданиями не потому, что их слишком много или мы глупые, а лишь потому, что не знаем, как планировать свое время максимально эффективно.

Сделать это гораздо проще, чем вы думаете.

Главное, упорство, максимум организованности и немного денег, чтобы купить нужный инвентарь.

Как правильно планировать свой день: подготовка

Если вы регулярно опаздываете, не выполняете свои обещания вовремя, создаете завалы дел на работе, не успеваете осуществлять задания начальника, то от этого страдаете не только вы, но и окружающие.

Ладно, еще близкие родственники и друзья: они отнесутся с пониманием (хотя и их терпение не безгранично), но вот шеф вряд ли будет в восторге от такого сотрудника, поэтому о карьерном росте можно даже и не мечтать.

Но плох тот солдат, что не меряет на себя генеральские погоны!

Кому же охота всю жизнь просидеть на должности секретаря или курьера?

Если вы поймете, как планировать время, то сможете повысить работоспособность и быстро продвинуться по карьерной лестнице.

Для того чтобы начать менять свою жизнь вам понадобятся:

• ежедневник – это может быть блокнот, в который вы будете записывать задания на каждый день, но можно обойтись и обычной тетрадкой, разделенной на две части: для списка дел и посетивших вас идей;
• мобильный телефон, в котором вы сможете создавать напоминалки, например, телефон предупредит вас, что пора заканчивать с проверкой новостей и приступать к готовке ужина и т.д.
• компьютер или ноутбук – они нужны только тем, кто постоянно работает на компьютере – здесь вы сможете создавать разнообразные файлы: «что сделать сегодня», «список заданий на выходные», «что купить в воскресенье» и т.д.

Как планировать свое время: что может помочь?

Вы удивитесь, но существует множество моментов, которые вызывают у человека медлительность, расслабленное состояние и, соответственно, приводят к тому, что за день вы делаете гораздо меньше, чем планировали.

Хорошей организации труда способствуют:

• Безукоризненный порядок на рабочем столе.

  На поверхности не должно быть никаких лишних предметов кроме тех, что нужны вам в данный момент для работы.

  Все остальное прячьте в ящики.

• Чистота и уют дома.

  Если вы работаете дома или не работаете вообще, а лишь ведете домашнее хозяйство, это не повод допускать бардак и хаос.

  Все вещи должны лежать на своих местах, пыль, грязь и пауки – тоже не лучшие помощники.

• Покупая дневник для записей, выбирайте тот, что приносит вам эстетическое удовольствие.

  Вы должны хотеть смотреть на него как можно чаще.

• Просыпайтесь рано.

  Не важно, нужно вам на работу или нет, это не повод валяться в постели до обеда.

  Приучите себя просыпаться достаточно рано и в одно и то же время, чтобы успеть без спешки собраться и подкорректировать список дел на день, составленный с вечера.

• Соблюдайте нормальный режим питания и сна.

  Вечно невыспавшийся человек, страдающий от авитаминоза, просто не сможет работать эффективно.

Эти советы предназначены не столько научить, как правильно планировать свое время, сколько избавить вас от мелочей, на которые мы редко обращаем внимание, но которые существенно тормозят наше развитие.

Как планировать время: схема

Когда мы не хотим что-то делать, мы часто придумываем отговорки, замаскированные под причины.

Эти причины кажутся вполне уважительными, однако за ними скрывается отсутствие желания.

Говоря «у меня нет времени», мы подразумеваем, что текущие дела для нас важнее.

Каждый человек имеет право сказать, что у него нет времени.

Но тогда пусть он спросит себя, что для него действительно важно.

Дело не в том, что у вас не хватает времени, а в том, что вы предпочитаете тратить его на другие дела.

Какой распорядок дня успешного человека?

Я предложу вам три варианта, которые помогут научиться правильно планировать свое время и успевать сделать гораздо больше на протяжении дня.

Вы можете выбрать понравившийся либо разработать свой, скомбинировав несколько схем.

1. Работайте со списком дел.

   На следующий месяц ежедневник – ваше главное оружие в борьбе с неорганизованностью.

   Каждый вечер вы должны составлять список дел, сгруппировав их по мере важности, утром – подкорректировать его, а на протяжении дня неоднократно заглядывать в блокнот, вычеркивая то, что уже выполнено.

   Это гипер эффективный метод, который поможет не только научиться планировать свое время, но и стать более пунктуальным.

   Помните, в одной из статей я рассказывала вам о своей подружке Яне, которая при помощи ежедневника поборола привычку опаздывать?

2. Используйте максимально эффективно каждую минуту.

   Да, иногда жизнь подбрасывает нам неприятные неожиданности: мы можем застрять в пробке или лифте, неожиданно могут отключить свет, зависнет компьютер и т.д.

   Все это нужно воспринимать как неизбежность и не поддаваться панике!

   Переключитесь на выполнение другого дела.

   Просто почитайте полезную книжку или расслабьтесь и послушайте приятную музыку, чтобы организм восстановился и вы могли быстро наверстать упущенное время.

3. Стройте реальные планы и не давайте пустых обещаний.

   Некоторые люди мало успевают, просто потому что слишком много на себя берут.

   В итоге получают завалы невыполненных дел.

   Оценивайте реально свои возможности, обязательно сортируйте все задания по мере их важности: те, которые требуют выполнения в первую очередь и те, что можно отложить.

   Не стесняйтесь сказать начальнику, что статья о беженцах требует длительного сбора информации, поэтому заметку о ремонте городской канализации вы напишите завтра с утра и т.д.

Отличными советами по планированию своего времени

делиться известный видеоблогер

Alexsandr Kuskov

Смотрим и берем на заметку!

Но наиболее просто научиться правильно планировать свой день — поможет железная самодисциплина!

Попробуйте на протяжении месяца следовать строгому распорядку дня, вставать и ложиться в одно и то же время, не поддаваться слабостям типа «пойду поваляюсь», планируйте каждую свою минуту, следуйте составленному графику и очень скоро вы заметите, насколько эффективным стал каждый ваш день.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Полное руководство по повседневной работе

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры — это возня на поле. Большое мероприятие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не можем расставить приоритеты в планировании там, где это наиболее важно: в нашей повседневной жизни. Если начинать с утра без четкого плана, мы обречены на провал.

Мы ставим цели по сезонам и годам, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы принимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы ставим в приоритет, — со временем приводит к успеху или неудаче.Несколько бесцельных дней каждый месяц могут помочь нам обнулить и найти баланс. Но когда наши дни без намерения превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге теряем наши цели и гадаем, куда все время ушло.

Лучшая защита от беспокойных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как спланировать свой день для более спокойной и целенаправленной продуктивности, которая приблизит вас к вашим целям. Хотя планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно создать день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлеров «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразит вас, и установите график для своих привычек». Мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно проводить ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию захватить день и составить список дел, отражающий наши большие амбиции. Но те дни — исключение.Нам нужно делать дела, даже если мы просыпаемся уставшими и расслабленными, желая вернуться в постель или желая попасть в пятницу в 17:00. Это те дни, когда наиболее важно подойти к дню с планом.

Начните с установки будильника для сеанса ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом утром. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новый сеанс ежедневного планирования с существующей привычкой, например, пить утренний кофе или слушать музыку.

Свяжите ежедневное планирование с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на своем телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы задать повторяющуюся задачу для планирования своего дня.

Привычки легче выработать, когда мы сразу видим результаты своей преданности делу. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, составив план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования по выходным, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте в свой ежедневный список дел в субботу или воскресенье дела, фильм или ужин, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, досуга и дополнительных проектов.

Составьте список дел в соответствии с вашими целями

Сделать ежедневное планирование привычкой — это одно. Еще одно — убедиться, что ваш план действительно постепенно приближает вас к вашим более крупным целям. Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам достичь этого:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «потратить 30 минут на мой пелотон» или «пойти на ночную прогулку». Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приблизят вас к обоим.

Разбивайте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные ежедневные списки дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапрягать себя не только утомительно, это также означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Выполните инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, старайтесь не ставить более пяти больших целей одновременно и учитывайте сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и только определенное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может дать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы можете захотеть выполнить пакетные задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью.В качестве альтернативы вы можете складывать свои личные задачи на выходных. Найдите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и нарисуйте свою неделю, чтобы знать, на каких целях и на каких днях вы сосредоточитесь. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг третий: Добавьте последние дела, которые вам нужно сделать

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подстроить под себя целевые задачи.Вместо этого оставьте этот шаг до конца. Таким образом, вы будете вынуждены подстраивать повседневные задачи под свои цели, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. В действительности у нас есть обязательства, которые мы должны выполнить, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Как можно больше отбросьте эти обязательства: переоцените повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании ответственности и научитесь говорить «нет».Тем не менее, нормально иметь в своем списке дела, которые просто нужно сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о том, как согласовать свой день с долгосрочными приоритетами и обязательствами, в нашей статье о методе повышения продуктивности, Todoist. Этот метод заставляет вас постоянно сокращать свой список, создавать инвентарь обязательств и назначать время для наиболее важных задач.

Иметь один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, только чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одного из них из своих списков.Конечно, мы сделали кое-что, но ничего из того, что планировали. Противоинтуитивное решение, позволяющее делать больше? Выберите хотя бы одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найдите время: как сосредоточиться на том, что важно каждый день», Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают скрытый феномен занятости без продуктивности. Между встречами и специальными запросами может показаться, что мы на беговой дорожке, с которой не можем выйти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, но в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них.

В качестве бальзама от беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они представляют концепцию «Изюминки»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите выделить время. Каждый день вы будете выбирать в своем календаре одно занятие, которое будет приоритетным и защищенным ».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что будет для вас основным моментом или высшим приоритетом на день, Кнапп и Зерацкий предлагают эту простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном.Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», Каким вы хотите ответить? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом вы хотите насладиться? Это ваше изюминка «.

Если честно, завершение дня хотя бы одной важной задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более длительном масштабе важно делать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В общем, нет.Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы отметить выделение дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на ежедневных приоритетах.

Или же, если вы выбираете производительность ручки и бумаги, просто отметьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте максимальную расстановку приоритетов ключевой частью вашего планирования дня.

Планируйте свой день с помощью метода повышения продуктивности

Метод повышения производительности — это одновременно эффективный способ добиться результатов и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования.Найдите метод повышения продуктивности, который работает для вас — даже если это означает переделку существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съешьте лягушку

Метод повышения продуктивности «Съешьте лягушку» просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы как можно раньше задействовать ваши основные моменты. Иногда это задача, которой мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной для выполнения, или та, которая доставляет нам дискомфорт. Атакуйте его немедленно, прежде чем у вас появится возможность откладывать дела на потом.

Во время сеанса ежедневного планирования поставьте задачу «лягушка» в начало списка дел и назначьте время. Затем разместите остальные задачи ниже.

Список дел, организованный вокруг метода продуктивности «Съешьте лягушку».

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, тогда еще учащимся с трудностями, который посвятил всего 10 минут целенаправленному обучению, используя кухонный таймер в форме помидора (помодоро по-итальянски).Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не зазвонит.
3. Когда ваша сессия закончится, отметьте один помодор и запишите, что вы выполнили.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помодори», сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники «Помидор», оцените, сколько «помидоров» (25-минутных рабочих занятий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка.Обратите внимание на цифру перед каждой задачей со смайликом в виде помидора или просто цифру в скобках. Этот метод заставляет вас задуматься, сколько времени займет ваша работа, и соответствующим образом спланировать. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

Список дел, упорядоченный по методу продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода повышения продуктивности времени разделите свой день на отдельные отрезки времени. Это может быть 9:30 — 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача.Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод «Помидор», этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени займет выполнение ваших задач. Не забудьте указать блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список по ходу дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимает выполнение задач.В то же время хорошее практическое правило — удвоить количество времени, которое, как вы думаете, займет что-то.

Список дел, упорядоченный по методу ограничения производительности по времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности по матрице Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только самое срочное — независимо от того, важно оно или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на ваш адрес. -do список или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все ваши задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочно и важно», «Не срочно и важно», «Срочно и неважно» и «Не срочно и неважно». Когда у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел, когда вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей привычкой, и вы, естественно, составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные».

Список дел, организованный на основе метода продуктивности, основанного на матрице Эйзенхауэра. Найдите метод продуктивности, который лучше всего подходит для вас, пройдя нашу викторину по методам продуктивности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пора выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки, вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложение для создания списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто технически подкован и готов потянуться за своим телефоном или планшет вместо ноутбука.Приложение со списками дел позволяет хранить все в одном месте и доступно из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать релевантные документы и ссылки вместе с задачами и иметь автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Приложение со списком дел, такое как Todoist, позволяет хранить все в одном месте и доступно откуда угодно.

Мы рекомендуем Todoist, наше кроссплатформенное приложение для создания персонального списка дел, которое доступно на большинстве устройств. Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, ярлыки, фильтры, комментарии и загрузки файлов, которые упрощают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список ваших задач на день.Просто отметьте элементы с помощью флажков или зачеркивания форматирования. Если вы хотите создать более надежное приложение для заметок, рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вам не нужен полноценный диспетчер задач, но все же требуется цифровое решение, подумайте о менее специализированных инструментах.

• Google Таблицы или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как временная блокировка, также подходят для работы в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, который они уже используют, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, с помощью которых вы можете планировать свой день и добавлять свои задачи к встречам, собраниям и событиям. Это также отличный инструмент для использования с таким продуктивным методом, как блокировка времени. Кроме того, цифровые календари доступны в дороге, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент для повышения продуктивности, например, блокировки времени ». Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и испытайте двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и вашим Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, например редактирование названия мероприятия или изменение даты, мгновенно отразятся в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist прямо в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Для тех, кто любит тактильные ощущения, бумага и ручка — лучшее средство для планирования дня. Это может быть любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специализированных планировщиков. Мы только предостерегаем от наклеек для заметок или обрывков бумаги. В то время как простые и лоскутные, специальные клочки бумаги не позволяют вам оглядываться на старые задачи и размышлять об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. Раздел «Регулярно отражайте».]

• Блокнот — Простой блокнот с линовой или без подкладки подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой. Используйте новую страницу для каждого дня и отметьте дату вверху. Попробуйте записные книжки с сеткой, которые могут помочь в создании разделов при необходимости.
• Ежедневные повестки дня или Планировщик s — Повестки дня или ежедневники — это блокноты с пространством для планирования каждого дня года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает выделенное место для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и будущим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост числа специализированных строгальных станков или систем планирования бумаги и перьев, таких как Passion Planner или Bullet Journal.Эти системы часто бывают сложными, но могут быть мощными системами для преданных практиков.

Планировщик на бумаге может принимать любое количество форм, включая записные книжки, повестки дня или специальные планировщики.

Гибрид цифрового и бумажного

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Персональное и профессиональное разделение .Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете свое рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал по выходным.
• Бумажная первая, вторая цифровая . Вам может понравиться тактический аспект планирования своего дня на бумаге, но вы цените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов.Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня выделяйте время, чтобы передавать свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести записную книжку на встречу и выйти с заданиями и запросами, которые вы нацарапали в своей записной книжке. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив даты выполнения и уровни приоритета, чтобы они не упали.
• Мышление карандашом, цифровое исполнение . Некоторые обнаруживают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках пустая страница и ручка. Запишите свои планы на день на бумаге с любыми добавленными заметками и мыслями, которые могут у вас возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже с твердым планом и лучшими намерениями трудно выполнить все наши дела на день.Мы неизбежно оказываемся вне работы, нас соблазняют отвлекающие факторы, такие как мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Могут возникнуть специальные задачи, которые назначаются нашими менеджерами или делегируются товарищами по команде, которые нарушают наше внимание и заставляют сосредоточиться на незапланированных задачах.

К сожалению, такие перерывы могут превращаться в непродуктивные дни и неэффективные недели. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к нашим дням целенаправленно. Это далеко не так!

Да, наши дни никогда не пойдут так, как планировалось, но это не значит, что их не стоит планировать.Вот несколько стратегий, некоторые прямо от экспертов по продуктивности, которые помогут придерживаться своего ежедневного плана и скорректировать курс, когда что-то пойдет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сохраняйте концентрацию, устраняя обычные отвлекающие факторы, которые уводят вас от ваших целей на день — особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. По возможности работайте с закрытыми большинством программ на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, беззвучным режимом телефона и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке в социальных сетях слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Самоконтроль или Свобода, чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными на несколько часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание своего бюджета, естественно, может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, например Rescue Time, которое собирает информацию об использовании на вашем настольном компьютере и мобильных устройствах и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете устанавливать ежедневные цели по продуктивности и проверять их в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигли цели.

Используйте приложение автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и распределять свое время.

Попробуйте почасовые проверки

Примените внимательность к продуктивности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, сосредоточенно ли вы двигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, исполнительный коуч и автор бестселлеров «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентировать нас:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час.Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяй часам управлять тобой ».

Измените свой план

Иногда возникают непредвиденные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это хорошо. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на не записанное задание, потратьте несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести задачи на более поздний день или перенести их на завтра.Затем продолжайте работать над своим новым планом.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук Джорджтаунского университета и автор бестселлеров Deep Work, делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с помощью ручки и бумаги:

«Я оставляю дополнительную комнату рядом с мои временные блоки. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданным образом ».

Когда возникают неожиданные задачи, которые нельзя игнорировать, скорректируйте свой план.

Доберитесь до «нулевого списка дел»

В большинстве случаев вы не можете завершить все в своем списке.Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности, Systemist, включая «To-do List Zero», концепцию, вдохновленную Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы у меня не было никаких задач. мой список на сегодня. Правда в том, что в большинстве случаев я не завершаю все в моем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не плохо. Я вижу в этом возможность подвести итоги своего положения, переоценить свои задачи и перепланировать их.

Заканчивая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и приступить к завтрашнему дню с новой энергией.

Обдумывайте регулярно

Вы сделали планирование своего дня привычкой, превратили свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод продуктивности и выбрали свой инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте вашему процессу работать на автопилоте. Выделите время, чтобы регулярно обдумывать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию достигать большего.Время от времени выделяйте время, например, во время еженедельного обзора, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его настроить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Обдумайте следующие вопросы:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые?
• Чувствую ли я себя развитым в конце концов?
• Рассматриваются ли мои дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению моих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• Ничего значительного в этот день я не сделал — почему?

Честно говоря, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем оптимизировать наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Беспокойные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Отсутствие ежедневных сеансов планирования может означать, что они слишком длинные, и им следует использовать более рациональный подход. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их к нашим дням с достаточной частотой или намерением. Нам может просто понравиться ручка и бумага, пока мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, работайте над ее решением, изменив свой ежедневный процесс планирования.

Нередко приходится поэкспериментировать и попробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы выберем метод, который на самом деле приведет к большему результату.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактику для эффективного планирования вашего дня, нет единого решения. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми атаковать наш день, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни могут превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы.Когда мы изо дня в день намеренно и целенаправленно работаем над задачами, нет предела тому, что вы можете сделать.

Как спланировать свой день для оптимальной производительности

Планирование дня — одна из самых важных вещей, которые вы можете делать каждый день.

Как говорит Брайан Трейси: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на выполнении».

Выделив всего 5–10 минут каждое утро (или накануне вечером) на стратегическое планирование своего дня, вы сможете получить от своего дня значительно больше.

Нам всем дается одинаковое количество времени каждый день (24 часа), но все мы используем его по-разному. Планирование своего дня (даже недели) позволит вам эффективно использовать часы, которые у вас есть в течение дня.

В этом видеоблоге я поделюсь с вами пошаговыми инструкциями по планированию дня. Это точный процесс, через который я прохожу каждую неделю и каждый день, что позволяет мне быть очень продуктивным.

Посмотрите видео ниже:

(Нажмите здесь, чтобы посмотреть на YouTube)

Убедитесь, что у вас есть долгосрочный план

Прежде чем я буду планировать каждый отдельный день, я всегда проверяйте, что я сбегаю с недельного плана.

Также важно упомянуть, что мой еженедельный план также основан на моих ежемесячных и годовых целях (щелкните здесь, чтобы увидеть мой видеоблог о том, как устанавливать цели). Я всегда убеждаюсь, что у меня есть более масштабный план, к которому я двигаюсь, например, мои годовые цели или мой жизненный план.

Многое из того, что я узнал, принадлежит Тони Роббинсу из его программы «Время твоей жизни». Это одна из моих любимых программ по продуктивности и тайм-менеджменту, а также программа Эбена Пагана «Wake Up Productive».

Я не собираюсь тратить много времени на процесс еженедельного планирования (то есть для другого поста), но этот процесс похож на мой процесс ежедневного планирования.

Но я не могу этого подчеркнуть: убедитесь, что у вас есть долгосрочный план, к которому вы стремитесь.

Ежедневные усилия должны приближать вас к вашему долгосрочному видению и плану своей жизни. Вам нужно знать, для чего вы все это делаете, и двигаться к более широкой картине своей жизни.

Как спланировать свой день

Вот шаги, которым я следую для планирования своего дня.

1. Запишите все, что мне нужно сделать

Выньте дневник (или приложение или что-то еще) и запишите ВСЕ, что вы можете придумать, что вам нужно сделать.

Обычно я работаю по своему недельному плану для этого, но я всегда добавляю больше вещей, которые возникают в течение моей недели, в моем процессе ежедневного планирования.

Пример того, что я мог бы придумать на сегодня:

• Утренний ритуал
• Тренировка рук
• Читать 30 минут
• Съесть 2500 калорий
• Прогуляться
• Записать видео для блога
• Опубликовать видеоблог
• Коучинговый звонок Кайл
• Коучинговый звонок Лене
• Соискатели собеседования на oDesk
• Электронная почта, графический дизайнер
• Опубликовать книгу Kindle
• Связаться с поставщиком, чтобы узнать цену
• Позвоните маме, чтобы сказать ей, что я люблю ее
• План веселое свидание на этой неделе для Татьяны
• Поблагодарите тех, кто поддержал мою кампанию «Смени героев».
• Сходи на занятия по горячей йоге с Джейсоном

Это все занятия, которые я хочу выполнить в течение дня.

Однако, как вы наверняка заметили, они все разбросаны. Это неорганизованный список.

Хотя для некоторых это может сработать, я понял одну вещь: в следующий раз важно определить, ЧТО ВЫ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ХОТИТЕ. Вместо того, чтобы просто работать над этим списком, мне нужно иметь конкретную цель, к которой я стремлюсь и к которой стремлюсь.

2. Знай свой результат

«Чего я действительно хочу?»

Это один из самых важных вопросов, которые вы можете себе задать.Я все время задаю себе этот вопрос.

Да, сегодня я хочу тренироваться. Но правда в том, что я хочу тренироваться не просто ради тренировки. Причина, по которой я работаю, — это достижение определенного РЕЗУЛЬТАТА.

Результат, которого я пытаюсь достичь, тренируясь, — это набрать мышечную массу, оставаясь при этом здоровым и энергичным.

Вот почему следующий шаг — записать в дневник, каков ваш РЕЗУЛЬТАТ.

Например, вот что я бы написал о своем результате на новой странице в моем журнале:

Сегодня я легко добьюсь значительного прогресса в наборе мышечной массы, при этом чувствуя себя здоровым и энергичным.

Вот мой результат. Вот для чего я работаю. И теперь, когда я знаю свой результат, я могу думать о дополнительных действиях, которые могут помочь мне его достичь.

Другой пример для моего бизнеса. По какой причине я тренирую клиентов, публикую видеоблоги и записываю видео? Опять же, чтобы добиться результата.

Вот пример бизнес-результата:

Я легко добьюсь значительного прогресса в достижении своей цели — 84 000 долларов в месяц, положительно повлияв на жизни сотен тысяч людей по всему миру.

Когда вы записываете свой результат, важно убедиться, что он связан с вашими целями.

Вы также хотите, чтобы это было увлекательно и увлекательно для вас. Убедитесь, что он конкретный и ясный.

3. Знайте свою цель и причины, по которым вы этого хотите

Как только вы узнаете, чего хотите, и это записано в вашем дневнике, затем вы захотите написать, ПОЧЕМУ вы этого хотите.

Я обычно пишу под результатом небольшой абзац о том, зачем мне это нужно.Или я мог бы просто записать 3 причины в маркер, чтобы сделать это быстро.

Эти причины будут ВАМИ МОТИВАТЬ. Это то, что даст вам топливо для огня для достижения вашего результата.

Вот несколько примеров:

РЕЗУЛЬТАТ: Сегодня я легко добьюсь огромного прогресса в наборе мышечной массы, при этом чувствуя себя здоровым и энергичным.

НАЗНАЧЕНИЕ:

• Чувствовать себя увереннее и привлекательнее.
• Забота о своем теле — это высшее выражение любви к себе.
• Чувствовать энергию и дорожить своим Храмом!

И еще один пример другой цели:

РЕЗУЛЬТАТ: Я легко добьюсь значительного прогресса в достижении своей цели — 84 000 долларов в месяц, положительно повлияв на жизни сотен тысяч людей по всему миру.

ЦЕЛЬ:

• Вырасти и показать себя, на что я способен!
• Моя жизненная миссия — в конечном итоге служить тысячам людей и влиять на них!
• Добавляя больше ценности, я буду расти, мой доход будет расти, и я изменю жизнь!

Довольно просто, правда?

Я стараюсь кратко изложить эти причины, чтобы не тратить на это слишком много времени каждое утро.

Написав это так, я уже начну чувствовать мотивацию на свой день и взволнован, чтобы действовать. У меня уже есть план, к которому я двигаюсь.

4. Создайте свой план действий

Когда вы узнаете, чего вы хотите и почему вы этого хотите, следующим шагом будет создание вашего плана действий.

Здесь я беру ВСЕ элементы, которые я захватил ранее, и теперь систематизирую их для каждого из моих результатов.

Например, вот как я бы составил свой план действий для моих текущих результатов:

РЕЗУЛЬТАТ: Сегодня я легко добьюсь значительного прогресса в наборе мышечной массы, при этом чувствуя себя здоровым и энергичным.

НАЗНАЧЕНИЕ:

• Чувствовать себя увереннее и привлекательнее.
• Забота о своем теле — это высшее выражение любви к себе.
• Чувствовать энергию и дорожить своим Храмом!

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ:

• Тренировочные руки
• Съешьте 2500 калорий
• Сеанс горячей йоги с Джейсоном
• Прогуляйтесь
• Утренний ритуал
• Приготовьте и выпейте зеленый сок
• Прыгайте на отбойнике в течение 10 минут

Знаете что еще? Теперь, когда я знаю свой результат, я могу добавить еще несколько пунктов, которые могут помочь мне достичь этого результата более эффективно.Вот почему я добавил еще несколько в приведенный выше список.

Вот пример другого моего результата за день:

РЕЗУЛЬТАТ: Я легко добьюсь значительного прогресса в достижении своей цели — 84000 долларов в месяц, положительно повлияв на жизни сотен тысяч людей по всему миру.

ЦЕЛЬ:

• Вырасти и показать себя, на что я способен!
• Моя жизненная миссия — в конечном итоге служить тысячам людей и влиять на них!
• Добавляя больше ценности, я буду расти, мой доход будет расти, и я изменю жизнь!

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ:

• Запись видео для блога
• Опубликовать видеоблог
• Тренер Кайл
• Тренер Лене
• Тренер Вилли
• Собеседование с кандидатами на oDesk
• Дизайнер электронной почты
• Опубликовать Kindle book
• Связаться с поставщиком для получения предложения
• Ответить на комментарии в блоге / видео
• Перейти к следующему модулю Amazing Selling Machine
• Подготовить 10 аудиокниг для публикации в Audible
• Заказать 10 новых книг Kindle

Как видите, ВСЕ эти действия подтверждают мой результат.Но опять же, теперь я могу думать о большем количестве вещей, которые я могу добавить в список, чтобы лучше достичь своего результата.

Затем я бы продолжил этот процесс для любых других результатов, которые у меня есть в течение дня, например, для моих отношений (на основе элементов, которые я зафиксировал ранее), и для вклада.

Каждый день у меня разные результаты. Он основан на вопросе: «Чего я хочу?» и записи того, что мне нужно сделать.

Пройдя этот простой трехэтапный процесс, у меня теперь есть четкий план на день.

Далее, я всегда уделяю приоритетное внимание каждому пункту действия. Я напишу цифру 1 рядом с самым важным элементом, цифру 2 для 2-го по важности и т. Д.

Это помогает мне определить, над чем я должен работать наивысшим приоритетом в течение дня.

Планируйте и систематизируйте еще больше

Как видите, этот метод намного эффективнее, чем «Список дел». Это создание мощного плана на день, который мотивирует вас и дает больше удовлетворения для выполнения ваших задач.

Чтобы пойти дальше, Я всегда обязательно ЗАПИСЫВАЮ эти действия в ГРАФИК.

Я использую приложение «Календарь» на своем iPhone и точно планирую, когда собираюсь пойти в спортзал. Я также планирую свои коучинговые звонки, когда я собираюсь записывать видеоблоги, публиковать видеоблог, хожу на горячую йогу с Джейсоном и т. Д. случится. Я не оставляю это на усмотрение «всякий раз, когда у меня есть время», потому что, как мы оба знаем, ваше время может быть легко поглощено другими вещами.

Это ПРОАКТИВНО с вашим временем, а не РЕАКТИВНО.

Еще один совет по управлению временем — использовать таймер во время работы.

Если я иду в спортзал, у меня есть установленные временные рамки, когда я закончу тренировку.

Если я публикую видеоблог, я использую таймер и устанавливаю его на 45 минут, а затем работаю так быстро, как могу, чтобы достичь этого за этот период времени.

Использование таймера повышает срочность и помогает вам не сбиться с пути.Это поможет вам избежать любых отвлекающих факторов и убедиться, что вы следуете своему плану.

И последний совет…

Используйте кредитное плечо!

Я всегда думаю о способах, которыми я могу передать вещи другим людям.

Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

Я нанимаю и работаю с виртуальными помощниками и другими квалифицированными фрилансерами, которые помогают мне быстрее достигать своих целей. Вот почему я использую графических дизайнеров, писателей для моих книг по Kindle и виртуальных помощников, чтобы публиковать и делать определенные вещи для меня.

Это делает мою жизнь намного проще. Затем я могу сосредоточиться на самом важном, в чем я лучше всех.

Отпразднуйте свой день

Когда вы предпринимаете действия и отмечаете свои действия, не забывайте УСПЕХАТЬ.

Чем больше вы отмечаете и признаёте себя, тем более продуктивным вы будете. Это начнет привязывать эмоции успеха к действию, которого вы и хотите.

Также… возможно, вы не выполнили все из своего списка.

НОРМАЛЬНО!

Для меня невозможно выполнить все, что есть в моем списке. Причина в том, что я всегда добавляю все больше и больше предметов.

Цель состоит в том, чтобы убедиться, что вы выполнили свои ОСНОВНЫЕ ПУНКТЫ ДЕЙСТВИЙ, а не ВСЕ их.

Те, которые я не успеваю сделать, я просто переношу в свой план на следующий день.

Пока я получаю максимальное кредитное плечо, делаю самые важные дела — тогда мой день будет успешным. Даже если это ОДИН действительно важный предмет, я буду счастлив.

Вы хотите сосредоточиться на достижении прогресса, а не стремиться к совершенству.

Это то, что помогло мне спланировать свой день.

Существует множество методов и философий, поэтому важно пробовать другие и делать то, что РАБОТАЕТ лучше всего для вас.

Как я уже упоминал, Time Of Your Life Тони Роббинса и Wake Up Productive Эбена Пагана — это фантастические программы для управления временем, которые стоит попробовать, если вы хотите узнать об этом больше.

18-минутный план управления своим днем ​​

Вчера началось с самых лучших побуждений.Утром я вошел в свой офис со смутным представлением о том, чего я хочу достичь. Затем я сел, включил компьютер и проверил электронную почту. Двумя часами позже, тушив несколько пожаров, решив проблемы других людей и разобравшись с тем, что случилось со мной, брошенным на меня через компьютер и телефон, я с трудом мог вспомнить, что я намеревался сделать, когда впервые включил свой компьютер. Я попал в засаду. И мне виднее.

Когда я обучаю тайм-менеджменту, я всегда начинаю с одного и того же вопроса: у кого из вас слишком много времени, а у кого недостаточно времени? За десять лет никто не поднял руку.

Это означает, что мы начинаем каждый день, зная, что не сможем все это сделать. Поэтому то, как мы проводим время, — это ключевое стратегическое решение. Вот почему неплохо создать список дел и список игнорирования. Сложнее всего сосредоточить внимание на себе.

Но даже с этими списками проблема, как всегда, заключается в исполнении. Как вы можете придерживаться плана, когда так много вещей угрожают его сорвать? Как вы можете сосредоточиться на нескольких важных вещах, когда так много вещей требует вашего внимания?

Нам нужен трюк.

Джек Лаланн, гуру фитнеса, знает все о хитростях; он известен тем, что надевал на себя наручники, а затем проплывал милю или больше, буксируя большие лодки, заполненные людьми. Но он больше, чем просто шоумен. Он изобрел несколько тренажеров, в том числе со шкивами и переключателями веса в клубах здоровья по всему миру. А его шоу The Jack LaLanne Show было самой продолжительной телевизионной фитнес-программой в эфире за 34 года.

Но меня это не впечатляет.У него есть один трюк, который, я считаю, его настоящая тайная сила.

Ритуал.

В возрасте 94 лет он все еще проводит первые два часа дня, тренируясь. 90 минут подъема тяжестей и 30 минут плавания или ходьбы. Каждое утро. Ему нужно сделать это для достижения своих целей: в свой 95-й день рождения он планирует переплыть от побережья Калифорнии до острова Санта-Каталина, расстояние в 20 миль. Кроме того, как он любит говорить: «Я не могу позволить себе умереть. Это испортит мой имидж ».

Итак, он последовательно и сознательно работает над достижением своих целей.Он делает одно и то же изо дня в день. Он заботится о своей физической форме и встроил это в свой график.

Управление своим временем тоже должно стать ритуалом. Не просто список или смутное представление о наших приоритетах. Это непоследовательно или преднамеренно. Это должен быть непрерывный процесс, которому мы следуем независимо от того, какой , чтобы мы были сосредоточены на наших приоритетах в течение дня.

Я думаю, что мы можем сделать это в три этапа, которые займут менее 18 минут в течение восьмичасового рабочего дня.

ШАГ 1 (5 минут) Установите план на день. Прежде чем включить компьютер , сядьте с чистым листом бумаги и решите, что сделает этот день очень успешным. Что вы можете реально сделать для достижения ваших целей и позволить вам уйти в конце дня с ощущением, что вы были продуктивны и успешны? Запишите эти вещи.

А теперь, самое главное, возьмите свой календарь и распределите эти дела по временным интервалам, поместив самые трудные и самые важные предметы в начало дня.И под началом дня я имею в виду, если возможно, еще до проверки своей электронной почты. Если весь ваш список не помещается в вашем календаре, измените приоритеты в списке. В принятии решения, когда и где вы собираетесь что-то делать, есть огромная сила.

В своей книге The Power of Full Engagement Джим Лоер и Тони Шварц описывают исследование, в котором группа женщин согласилась провести самообследование груди в течение 30 дней. 100% из тех, кто сказал , где и когда собирались это делать, сдали экзамен.Только 53% остальных сделали это.

В другом исследовании наркоманы в состоянии отмены (можно ли найти более подверженное стрессу население?) Согласились написать эссе до 17:00. в определенный день. 80% из тех, кто сказал , когда и где они напишут эссе, заполнили его. Никто из других не сделал.

Если вы хотите что-то сделать, решите, когда и где вы собираетесь это делать. В противном случае вычеркните его из своего списка.

ШАГ 2 (1 минута каждый час) Перефокусировка. Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час.Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем посмотрите в свой календарь и сознательно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​час за часом. Не позволяйте часам управлять вами.

ШАГ 3 (5 минут) Просмотр. Выключите компьютер и просмотрите свой день. Что сработало? На чем вы сосредоточились? Где ты отвлекся? Что вы узнали, что поможет вам работать более продуктивно завтра?

Сила ритуалов в их предсказуемости.Вы делаете одно и то же снова и снова. Так что исход ритуала тоже предсказуем. Если вы выберете фокус сознательно, мудро и постоянно напоминаете себе об этом, вы останетесь сосредоточенным. Это просто.

Этот ритуал может не помочь вам переплыть Ла-Манш при буксировке круизного лайнера со связанными вместе руками. Но это может помочь вам покинуть офис и почувствовать себя продуктивным и успешным.

И, в конце концов, разве это не более высокий приоритет?

Как спланировать свой день для здоровой и продуктивной жизни

Есть много вещей, которые 21 век делает для нас намного проще.Но не все… Несмотря на то, что уровень жизни постоянно повышается, некоторые проблемы кажутся все более и более сложными.

Например, несмотря на то, что есть сотни вещей, которыми мы можем наслаждаться, сотни возможностей, которыми можно воспользоваться, и сотни технических устройств, которые должны нам помочь, образ жизни часто имеет неприятные последствия и значительно усложняет выполнение задач. особенно если мы хотим делать это эффективно.

По сути, оставаться продуктивным в повседневной жизни никогда не было так сложно.Однако это не то, что мы должны просто принять. Независимо от того, насколько мы заняты, мы, , по-прежнему можем наслаждаться классным образом жизни, , без потери производительности.

Для меня и, вероятно, для многих из вас, возможность найти баланс между работой и личной жизнью (включая такие вещи, как диета, расслабление и тренировки) — серьезная проблема. Тем не менее, это не невозможно…

Во-первых, важно понимать, что вам не нужно делать все каждый божий день, но в любую конкретную неделю будет по крайней мере один день, когда вам нужно будет найти способ справляйтесь с работой, следите за своим питанием, расслабляйтесь и, наконец, приступайте к тренировке — всего за 24 часа…

Как вы можете этого добиться? Попробуйте следующий подход.

1. Думайте заранее

Лучшая отправная точка — потратить 10 минут вечером на планирование следующего дня. Вы можете использовать такой инструмент, как Календарь Google, для планирования тренировок и других занятий, чтобы не упустить из виду ничего важного.

Вам необходимо знать, сколько времени у вас есть в день и сколько его потребуется для выполнения каждого действия. Когда вы поймете, что вам нужно делать, вы можете сосредоточиться на подготовке.Это означает такие вещи, как установка будильника, планирование того, что вы собираетесь делать в первую очередь, и так далее.

При этом учитывайте следующие моменты.

2. Разогреться сразу после пробуждения

Есть много способов проснуться утром. Самый популярный — выпить полгаллона кофе и сразу же после этого покинуть дом. Как насчет того, чтобы вместо этого сделать простую разминку.

Начните свой день с выполнения прыжков, отжиманий, приседаний с собственным весом, махов руками и ногами.Делать это в течение 10-15 минут будет лучше, чем кофе. Другое, вероятно, даже более очевидное преимущество заключается в том, что он позволяет вашему жесткому телу избавиться от болей и болей.

3. Ешьте хороший завтрак

Вот где ваша диета играет важную роль. В зависимости от правил, которым вы следуете, существует множество вариантов хорошего завтрака. Только не впадайте в крайности со своей диетой … Что действительно важно, так это выбрать диету, которой вы действительно сможете придерживаться.

Несколько слов о диете … Слово диета не всегда имеет большой смысл. Многие думают, что диета на легче , хотя на самом деле у нее есть много других целей. Вообще говоря, диета — это просто хорошо продуманный подход к употреблению того, что полезно для вас.

Взгляните на эти 20 вариантов здорового завтрака, которые сэкономят ваше время.

4. Возьмите с собой закуски

Закуски — основная проблема для большинства людей, сидящих на диете.Мы знаем, что есть шоколад каждые два часа — нездоровая привычка … но многие из нас все равно это делают. В течение дня вы будете испытывать тягу к разной еде. Лучший способ справиться с этим — всегда иметь под рукой здоровую закуску, а не употреблять менее полезную пищу.

Чаще всего ваш мозг говорит вам, что ему нужно что-то съесть, но это не обязательно должно быть шоколадом. Теперь, если вы работаете из дома, это проще, но если у вас стандартная работа вне дома, обязательно возьмите с собой закуски, чтобы бороться с соблазнами на работе.

Обычно, независимо от того, на какой диете вы сидите, полезными закусками можно считать морковь, орехи, овощи и фрукты с низким содержанием сахара. (Проконсультируйтесь по этому поводу со своим диетологом.)

5. Работайте с интервалами

Теперь пора работать. Для меня наиболее эффективный подход в работе — сосредоточиться на следующих интервалах (кстати, я делюсь этим не впервые):

• Работайте 50 минут.
• Сделайте 10-минутный перерыв.
• Поработайте еще 50 минут.
• Сделайте 30-минутный перерыв.
• Повторить.

Почему это эффективно? Потому что наш мозг не может сохранять концентрацию более 1-2 часов за раз. Делая частые перерывы, мы на самом деле значительно повышаем нашу производительность. (Проверено на себе.)

6. Тренировка перед обедом

Есть много причин, по которым тренировка перед обедом является правильным занятием.

Во-первых, в спортзале намного меньше людей.

Во-вторых, вы получаете дополнительную стимуляцию, позволяющую сосредоточиться на остатке дня (аналогичный эффект от послеобеденного кофе).

Наконец, после тренировки вы можете перекусить или пообедать, богатыми белками, которые улучшат ваши результаты по снижению веса / увеличению мышечной массы (подсказка: белок полезен для обоих).

Еще одна замечательная вещь в этом — то, что ваши тренировки не должны быть долгими. Тренироваться за 30 минут до обеда 3 раза в неделю все же намного лучше, чем тренироваться за 1,5 часа один раз в неделю вечером. Помните, что я сказал о том, чтобы придерживаться своего плана и не пытаться быть слишком амбициозным.

Вы также можете попробовать эти 29 упражнений, которые вы можете делать на своем столе (или рядом с ним).

7. Расслабляйтесь, делая что-то совершенно другое

Некоторым людям нравится расслабляться, совершая вечернюю пробежку… Для меня это не лучший подход. Во-первых, вы устали после рабочего дня, и все, о чем вы будете думать, — это кровать или телевизор. Во-вторых, как я уже говорил ранее, любая физическая активность будит ваше тело (как это делает кофе), и я не вижу смысла просыпаться вечером, всего за час или два до того, как вы ложитесь спать. …

Для большинства людей расслабление эффективно только тогда, когда оно сводится к занятиям чем-то совершенно отличным от того, чем вы делали в течение дня.Например, одно из лучших развлечений — это провести время с друзьями, детьми, супругом, Xbox 360 или просто поиграть с собакой.

Это хорошо, потому что оно другое. Поверьте, если бы вы играли со своей собакой весь день, она уже не расслабляла бы. То же самое и с физическими упражнениями или интеллектуальной деятельностью. Например, если ваша работа требует много размышлений, вам будет очень трудно расслабиться вечером, читая интеллектуальную книгу. Всегда, повторяю, ВСЕГДА делай что-то совсем другое.

8. Готовьте еду заранее

Это последний совет по диете. Некоторым диетам трудно следовать, если вы не готовите еду самостоятельно. В большинстве случаев вы не найдете качественных продуктов в кафетерии в офисе (если вы не работаете в Google). Вот почему вам следует приготовить еду заранее, а затем просто взять ее с собой.

Лучшее время для этого — утром (как еще один способ проснуться) или вечером (как еще один способ расслабиться).

Однако, если вы не любите готовить себе еду или заботиться о выборе правильных продуктов, вы можете воспользоваться многими службами доставки диетического питания, такими как Diet to Go, eDiets, Nutrisystem, BistroMD.

Теперь, когда вы понимаете все элементы эффективного дня, округлите их и подготовьтесь к завтрашнему дню. Однако, что наиболее важно, подкорректируйте каждый полученный совет, пока он не будет соответствовать вашему уникальному образу жизни. Найдите решение, которого вы сможете придерживаться навсегда.

Дополнительные советы о том, как жить сбалансированной жизнью

Изображение предоставлено Габриэль Хендерсон через unsplash.com

Как спланировать свой день для максимальной производительности | Лиз Хубер | Better Marketing

Отличный способ начать свой день с беспокойства — это просмотреть весь свой список дел. Вы видите все, что добавили за последнюю неделю и ранее. Вы видите большие проекты и мелкие неприятные вещи. И список чертовски длинный. И вы чувствуете, что никогда не сможете сделать все это.

Конечно, это вас пугает. Потому что вы даже не знаете, с чего начать … и знаете, что не сможете сделать все это.

А нельзя! Когда вы составляете ежедневный план, вам не следует даже думать обо всем своем списке дел.

Единственное, о чем вы должны подумать, это: какие у меня самые важные задачи на сегодня и когда я их сделаю?

Для этого вам нужно отделить ежедневное расписание от основного списка. Ваш главный список — это весь ваш список дел, содержащий все, что вам нужно сделать, организованный по проектам и категориям (например,г. работа, дом, здоровье). И ваше ежедневное расписание — это подмножество вашего основного списка с задачами, которые вы хотите выполнить сегодня.

Несколько способов сделать это

1. Добавьте временные блоки в свой календарь. Вот пример моего календаря Google с цветовой кодировкой. Я использую разные цвета для разных видов работы или свободного времени. Это отлично работает, потому что заставляет задуматься о том, сколько времени что-то займет, и, таким образом, не дает вам перезарядить себя. Кроме того, это предохраняет вас от ошибки, связанной с пренебрежением временем, проведенным на встречах, за обедом и т. Д.

Цветные временные блоки в Google Calendar

2. Используйте такой инструмент, как «Удивительный Марвин» (мой любимый инструмент повышения производительности), чтобы запланировать свои задачи из основного списка в ежедневное расписание. Amazing Marvin — единственный известный мне инструмент, который позволяет планировать задачи на разные дни. Ежедневное расписание

в Amazing Marvin

3. Если вы работаете с другими инструментами, такими как todoist, вы можете создать отдельный ежедневный список, добавив метку сегодня к своим задачам. Таким образом, ваши ежедневные задачи будут отображаться в отдельном списке при их фильтрации.Это не будет похоже на расписание, но, по крайней мере, вы видите только свои ежедневные дела, а не весь список дел.

4. Если вы поклонник бумаги и ручки, вы можете просто записать свой распорядок дня в дневник или ежедневник и отмечать все по ходу.

Бонусные чаевые

Не просто планируйте свои задачи. Точно укажите, сколько времени это займет.

Одной из наиболее частых причин чувства подавленности и разочарования является превышение сроков. Мы просто недооцениваем время, которое потребуется, чтобы что-то сделать, и поэтому постоянно превышаем план! Это приводит к постоянному ноющему чувству того, что вы никогда не делаете достаточно.

Чтобы избежать этого, точно запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на выполнение какой задачи, а затем суммируйте его, чтобы получить общее количество часов, которое вы запланировали. Например, вот скриншот того, как я планирую свой день в Amazing Marvin. Я добавил оценки времени к каждой задаче, и приложение суммирует общее количество запланированных часов на утро, день и целый день. Это позволяет мне быстро проверить себя и, конечно, исправить, если я перегружаю себя. (У меня уже были дни, когда я планировал 16 часов работы, и, конечно, у меня не было возможности сделать это!)

Планирование своего дня с оценкой времени в Amazing Marvin

Чтобы лучше оценивать время потребуется для выполнения задачи, примите время, выполняя ее (мне нравится работать с Toggl).Это поможет вам лучше понять, сколько времени у вас уходит на то, чтобы делать определенные вещи, например писать пост в блоге. Со временем вы сможете очень точно планировать свой день.

Это как спланировать день .. Избавьтесь от беспокойства и перегруженности занятостью… | Деб Кнобельман, доктор философии | The Startup

Завтра я уезжаю из города с семьей.

У меня много работы, прежде чем мы сядем в самолет.

Я проснулся с мыслями о повторяющихся вещах: работа, письмо, дела, дети, еда, уборка, собака.Все, что я хочу или должен сделать сегодня. Вновь и вновь. Я знал, что был потрясен этим днем.

Итак, я все спланировал.

И теперь я знаю, что сегодня утром у меня есть полтора часа, чтобы написать. Плюс подушка сегодня вечером, чтобы перечитать и отредактировать. И я точно знаю, когда выполняю все остальные задачи. И какие мелкие занудные дела на самом деле не нужно делать сегодня.

Лучшая часть планирования дня — это то, что Я не трачу время на беспокойство о том, когда я все это сделаю .Потому что я уже знаю.

Вот как я это делаю:

Составьте список

Я записал все безумные вещи, которые были в моей голове. На самом деле это было не так, как я думал. Когда вы думаете об одном и том же снова и снова, это похоже на торнадо из Волшебника страны Оз. Когда вы записываете их на листе бумаги, вы понимаете, что объем ваших дел составляет легкий ветерок.

Вот что интересно: список занял у меня всего пару минут.

Я вернулся к нему через несколько минут, чтобы убедиться, что ничего не пропустил.Но составление списка совсем не требует времени. Потому что это уже было в моей голове.

Решите, сколько времени займет каждая вещь

На некоторые вещи из вашего списка потребуется 15 минут или меньше. Я группирую эти вещи вместе. В моем случае это такие вещи, как приостановка отправки почты, пока нас нет в городе. Маленькие мелочи. Я сгруппирую эти вещи вместе.

Тогда есть более длинные вещи. Письмо. Завершение последних частей консультационного проекта. Каждому из них нужен как минимум час, если не несколько часов.Поскольку у меня остался только один рабочий проект, я знаю, что могу потратить весь «рабочий» временной интервал на одну вещь, которая помогает.

Итак, я записал в свой список, сколько времени займет каждая вещь . И сгруппировал более короткие предметы, которые я могу делать в одном месте.

Опять же, этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Определите открытые временные интервалы дня

Прямо сейчас у меня есть несколько свободных часов. В 4 часа мне нужно забрать детей из лагеря. Обычно мы тусуемся после лагеря или школы, а затем ужинаем с 17:30 до 18:00.Мои дети ложатся спать довольно поздно, около 9 вечера. Но после ужина муж обычно что-то с ними делает, например, бросает бейсбольный мяч. Итак, я знаю, что 4–7 минут не лучшее время для задач, потому что я буду с семьей. Но после 7p у меня есть некоторая «простор для маневра» для вещей, которые не совсем выполнены.

Это означает, что мне нужно выполнить основную часть своей деятельности до 15:45 (когда мне нужно выйти из дома, чтобы забрать лагерь).

У меня еще остается 6 часов, чтобы все закончить.

Шесть часов — это много времени.

И снова этот шаг занял у меня всего несколько минут.

Расписание каждого действия

Наконец, я выясняю лучший временной интервал для каждого действия.

Что касается того, что кажется мне наиболее срочным или необходимым, я сначала планирую это. Сегодня все мелкие мелочи, которые мне нужно сделать. Большинство из них связаны с компьютерными задачами и телефонными звонками. Итак, я сделаю это в первую очередь. Все вместе они должны занять около часа. Так что на всякий случай я планирую 1 час 15 минут.Никогда не знаешь, как долго я могу ждать.

Затем я хочу завершить этот рабочий проект. На самом деле это не до следующей недели, но я знаю, что не хочу работать над этим в отпуске. Итак, я закончу его сегодня и не буду об этом беспокоиться. Это займет около 2 часов. Я сделаю это дальше.

Я планирую 20 минут на обед.

После этого я напишу. Я хочу быть «в данный момент», когда в отпуске со своей семьей, поэтому я не уверен, что буду писать на следующей неделе.Я хочу закончить сегодня работу. Я потрачу 1,5 часа на то, чтобы писать. А затем, если необходимо, перечитайте, исправьте и отредактируйте сегодня вечером после 7p. С целью публикации сегодня вечером или завтра.

Для записи еще нужно установить таймер . Письмо погружает меня в глубокое состояние «потока», когда я занят и теряю счет времени. Итак, я установил таймер на своем телефоне и начал писать. Мне не нужно все время смотреть на часы. Я знаю, что мой телефон скажет мне, когда мне нужно перейти к следующей задаче.

Наконец, все дела уводят меня из дома. У меня на это осталось около часа, и я могу забрать своих детей по дороге домой.

Составляя расписание, я понимаю, что часа может быть недостаточно для выполнения всех поручений. Итак, я планирую сначала заняться делами, которые мне следует делать без детей. Для выполнения поручений, таких как поездка в Target, я могу взять с собой детей после того, как заберу их. Мы все еще должны быть дома к 17:00, у нас еще много времени на ужин.

Это напомнило мне, что у меня сегодня нет времени готовить ужин.Поэтому мне нужно спланировать, чтобы либо забрать что-нибудь, либо найти достойный вариант заказа. Но я знаю, что это так, и в конце дня ужин меня не удивит.

Эта часть заняла у меня немного больше времени. Это немного похоже на сборку пазла.

Но было все еще меньше 15 минут .

Сделайте глубокий вдох. Затем Выполнить.

И вот мой день. От начала до конца весь день занял около 20 минут, чтобы составить график . И теперь мне не нужно тратить время на то, чтобы беспокоиться об этом.

Я точно знаю, что я могу, а что не могу и когда. Я знаю, что есть время, чтобы все это сделать. И все, что не вошло в этот список, может подождать до окончания отпуска.

Самое главное, этот день меня больше не волнует. Мои мысли не бегают. Я могу сосредоточиться на исполнении.

Как спланировать свой день: 7-минутная привычка

0

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-нибудь сказал: «Вы можете вернуть деньги со временем, но вы не можете вернуть время деньгами» или что-то подобное?

По сути, это означает, что если вы потеряете деньги, у вас будет шанс их вернуть. Однако, если вы потеряете час, вы не сможете его заменить.

Ваше время ценно, о чем, вероятно, свидетельствует конец тех дней, когда вы размышляете о последних 14 часах или около того и понимаете, что на самом деле ничего не добились.Однако день прошел, и вы не можете его вернуть, поэтому вам нужно надеяться, что завтра станет лучше.

Ключ к успеху — это развить навык управления временем, который поможет вам сосредоточиться на том, что важно в вашей жизни.

Наличие хороших навыков управления временем поможет вам улучшить качество вашей работы, вашу способность практиковать самодисциплину, ваши способности принимать решения и увеличить количество дел, которые вы можете выполнить за один день. Знание того, как эффективно управлять своим временем, может создать цикл, который может улучшить все аспекты вашей жизни.

Если я не нахожу времени на планирование своего дня и просто пытаюсь его «крыть», я всегда обнаруживаю, что трачу время впустую, будь то слишком увлеченный задачей, которая не важна, или осознание того, что я не знаю, с чего начать, поэтому стараюсь делать слишком много вещей одновременно. И позвольте мне сказать вам, что есть немного вещей, которые раздражают вас больше, чем ощущение, что вы весь день заняты беготней, но осознаете, что на самом деле были совершенно непродуктивны.

Я узнал, что, потратив 7 минут на планирование своего дня, я в конечном итоге экономлю так много времени — и уменьшаю количество стресса и давления, которое чувствую в течение дня, чтобы довести дело до конца.

Планирование дня также помогает мне расставлять приоритеты, поскольку я легко могу распознать задачи, которые у меня есть, которые на самом деле не так важны, и не попадут в мое расписание. Я могу расставить приоритеты для своего времени, чтобы в течение дня мое внимание привлекало только то, что действительно имеет значение.

( Примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь — читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей от этот сайт .)

В этой статье я собираюсь помочь вам понять важность управления своим временем, поскольку каждый может извлечь выгоду из более эффективного использования ограниченного ресурса времени.

Я дам вам простой пошаговый план, который вы можете использовать для составления расписания своего дня, чтобы сбалансировать свою жизнь и найти наилучшее применение каждой минуте, которая у вас есть. Осознавая, как вы тратите свое время, вы оставите больше времени для того, чтобы потратить его на то, на что вы хотите, чтобы потратил его.

(Чтобы узнать больше о том, как лучше планировать свой день, вот статья о том, как вы можете устанавливать эффективные ежедневные цели.)

Давайте посмотрим, как вы можете эффективно планировать свой день всего за 7 минут или меньше…

Требуемое время : Вам нужно сделать это только один раз, но это может потребовать некоторых проб и ошибок. Этот шаг не засчитывается в счет времени, необходимого для выполнения повседневной привычки планировать свой день.

Прежде чем мы начнем говорить о том, как планировать свой день, важно упомянуть, что вам нужны инструменты, которые сделают планирование максимально простым для и .Здесь все разные, поэтому то, что вы сочтете полезным, может не подойти человеку через коридор в офисе. Независимо от того, что вам больше всего подходит, вы будете использовать этот инструмент, чтобы отслеживать запланированные встречи, задачи, цели, важные даты и т. Д.

Вы можете использовать цифровой или физический планировщик, в зависимости от того, что вы сочтете более полезным и доступный. Некоторые предпочитают использовать обычный блокнот, а другие используют более сложные инструменты.

Один из инструментов, который я считаю невероятно полезным в управлении своими задачами, — это приложение Todoist .Я считаю, что это особенно полезно, потому что это позволяет мне сотрудничать с другими членами моей команды и создавать пошаговые списки проектов, над которыми я работаю в любой сфере своей жизни. Лично я предпочитаю, чтобы мое планирование было полностью цифровым, но некоторые действительно жаждут этого осязаемого планировщика, чтобы держать свои расписания в порядке. Некоторые также используют рабочие листы тайм-менеджмента, чтобы не сбиться с пути.

Неважно, что вам подходит, это значительно упростит планирование вашего дня.

Шаг второй: составьте список фиксированных задач

Требуемое время: 1 минута

Прежде чем вы сможете что-либо добавить в свое расписание, вам нужно заблокировать время для вещей, которые вы не можете изменить. Это включает в себя работу, встречи с врачом, встречи и т. Д. Когда вы включаете эти вещи в свой план на день, убедитесь, что вы учитываете время в пути и любое возможное буферное время, которое вам может понадобиться. Если вы собираетесь обратиться к одному врачу, который всегда опаздывает на час, примите это во внимание.

Хотите выработать привычки успеха, которые улучшат вашу жизнь? Затем посмотрите это видео, чтобы узнать о 9-ступенчатом процессе формирования устойчивых привычек:

Шаг третий: Определите свои 3 самые важные задачи (MIT)

Требуемое время: 1 минута

Хотите ли вы Чтобы добиться прогресса в проекте или выполнить задачу, запишите три вещи, которые вы абсолютно хотите выполнить, в письменной форме . Затем дайте каждой цели примерное время, которое вам понадобится для ее выполнения.

Попытки ставить перед собой более трех целей каждый день на самом деле могут демотивировать, потому что в начале дня это будет казаться непосильным. Выберите три основные цели, исходя из действий, которые принесут наибольшую пользу вашим долгосрочным целям . Вы хотите, чтобы ваши самые важные задачи были выполнены в начале дня, если вы можете, чтобы, даже если остаток вашего дня был непродуктивным, вы все равно могли делать самые важные дела в тот день.

Имейте в виду, что люди обычно составляют длинные списки целей, потому что боятся забыть что-то важное. Но поскольку вы никогда не знаете, что еще может произойти в течение дня или как могут измениться ваши приоритеты, лучше всего начать день с ограниченного списка задач.

Если хотите немного вдохновения, ознакомьтесь с этой подборкой приоритетных цитат, которая поможет вам определить свои.

Шаг четвертый: подумайте о своих действиях по уходу за собой

Требуемое время: 1 минута

Вы хотите зарезервировать время для завтрака в спортзале или обеда с другом? Вам нравится начинать (или заканчивать) свой день спокойной медитацией? Планируя свой день, не забывайте о своих потребностях. Обязательно планируйте занятия, которые помогут вам позаботиться о себе. Если не позаботиться о себе должным образом, пострадает работа во всех остальных сферах жизни.

После завершения этого шага вы определите все, что находится на вашем радаре в течение дня. Теперь вам просто нужно определить время для выполнения каждой задачи.

Шаг пятый: собираем головоломку

Требуемое время : 3 минуты

Поместите фиксированные задачи в те временные интервалы, которые им уже назначены, чтобы вы могли видеть, в какое время дня у вас есть немного больше гибкости.Вы, вероятно, заметите, что у вас есть некоторая гибкость рано утром, что является прекрасным временем для продуктивной работы. По мере того, как вы продвигаетесь в течение дня и ваша энергия истощается, ваша мотивация следует этому примеру. Постарайтесь запланировать самые важные дела на самое начало дня.

Прежде чем планировать какую-либо задачу на свой день, вы должны приблизительно оценить, сколько времени это займет. Даже если у вас выходной, вы начнете практиковаться в том, как правильно распоряжаться своим временем.Если вы будете делать это на регулярной основе, вам станет легче предсказать, чего вы действительно сможете достичь за любой указанный промежуток времени.

Помимо ежедневного выделения времени на уход за собой, вам также необходимо запланировать время, чтобы проводить его со своими близкими. Может быть легко позволить семейному времени упасть в список ваших приоритетов, потому что вы, вероятно, предполагаете, что проводить время с семьей — это то, что всегда можно подождать до выходных.

Тем не менее, выходные быстро приходят и уходят, и они часто заполнены различными занятиями вне дома, что может заставить вас задуматься в воскресенье вечером, куда ушло все ваше «свободное время».Поскольку семейное время так легко ускользает от вас, обязательно проводите хотя бы немного времени со своими близкими каждый день. Это может быть очень просто, например, поужинать всей семьей или поиграть в настольную игру перед сном.

Шаг шестой: Заполните пробелы

Требуемое время: 1 минута

Если вы заметили, что у вас есть десять свободных минут здесь или пустые полчаса там, заполните это пространство задачами, которые необходимо выполнить, но всегда в конечном итоге их отталкивают в сторону .Это вещи, которые не помогают вам достичь конечной цели, но их все же нужно выполнить.

Например, замените масло в машине или напишите давно просроченное благодарственное письмо. Именно в эти небольшие промежутки времени вы действительно можете помещать вещи в эту чуму на несколько недель, пока не выработаете мотивацию, чтобы довести их до конца. Если вы запишете все это в письменной форме, у вас больше шансов покончить с этим.

Есть несколько советов, которые следует учитывать при планировании дня.

Во-первых, реалистично оценивайте количество времени, которое у вас есть, и количество задач, которые вы пытаетесь спланировать. Если вы попытаетесь сделать слишком много, вы можете либо выгореть, либо почувствовать разочарование, когда не сможете вычеркнуть все из своего списка дел.

Если у вас есть свободное время, заполните это пространство задачами, которые необходимо выполнить, но всегда в конечном итоге их отодвигают в сторону. Как замена масла в машине.

Во-вторых, , если некоторые из ваших трех главных целей отнимают много времени, попробуйте разбить их на более мелкие задачи. Например, если одна из ваших целей — очистить гараж, разбейте его на управляемые участки, чтобы вы могли заниматься этим хоть немного каждый день. Таким образом, вам не придется ждать дня, когда у вас будет три свободных часа подряд, чтобы достичь этой цели.

Вдобавок, , вы хотите запланировать некоторое буферное время, чтобы не беспокоиться весь день . Сколько бы времени у вас ни было для выполнения дел из вашего списка, оставьте его часть как свободное время на случай непредвиденных сбоев, которые могут возникнуть в течение дня.И хотя у вас будет это буферное время, чтобы учесть встречу, которая выходит за рамки расписания, иногда вам придется выполнить собственное утверждение для завершения встреч или встреч, которые выходят за рамки времени, которое вы уже запланировали для чего-то другого (однако , используйте свое усмотрение, чтобы определить, когда это уместно).

Наконец, имейте в виду, что иногда вам придется уделять себе немного меньше времени, чем вы, вероятно, надеялись, чтобы сделать что-то, что является приоритетом, зависящим от времени .Однако имейте в виду, что если вы заранее знаете, что у вас есть только два часа на выполнение задачи, которая, по вашему мнению, займет два с половиной часа, вы можете вспомнить закон Паркинсона, чтобы придать вам уверенности в том, что вы можете добивайтесь чего-либо, когда вы ограничиваете себя здоровым временем.

Последние мысли о том, как спланировать свой день

Планирование на каждый день не только поможет вам с максимальной пользой использовать свое время, но и позволит вам изменять свои цели и приоритеты по мере появления новых вещей.Намного легче предсказать, что произойдет через три часа, чем то, что произойдет через три дня, поэтому разделение вашего планирования на ежедневные части гарантирует, что вам не придется возвращаться, стирать несколько дней и начинать. закончился, потому что что-то в вашей жизни внезапно изменилось.

Я рекомендую составить свой ежедневный план на следующий день вечером перед сном, а не первым делом утром. Таким образом, вы будете точно знать, что вам нужно делать, как только проснетесь утром, что избавит вас от отрезка времени, который, возможно, будет потрачен зря, когда вы медленно встаете, чтобы составить свое расписание.

Ключ к продуктивному дню готовится. Убедитесь, что ваши приоритеты ясны каждый день — лучший способ убедиться, что ваш день проходит успешно. Достаточно скоро вы начнете понимать, что у вас достаточно часов в день, чтобы делать все, что нужно для достижения цели.

Наконец, если вы хотите еще один положительный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого — присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

Конни Стеммле — профессиональный редактор, писатель-фрилансер и писатель-призрак.