Правильно расставить приоритеты: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Как правильно расставлять приоритеты — о схеме трех коробочек

На всякий случай и перед тем как начать…
Слово «приоритет» — не имеет множественного числа,
как минимум в русском языке.
В английском до недавнего времени тоже.
Поэтому фраза «расставить приоритетЫ»
на русском звучит примерно как
«составить список моих единственных жен».

 

«Как правильно расставлять приоритеты» — один из моих любимых вопросов. Очень часто, те, кто задают этот вопрос уже подсознательно ожидают какой-нибудь рассказ об очередной матрице 2х2 и всякими рассказами про важноенесрочное. Но нет…

В моей картине мира, приоритет – это то, что отвечает на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?». При чем здесь под задачей подразумевается конкретное небольшое четкое действие, которое мы способны выполнить максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом. Если что-то не выполняется за полчаса с наполовину выключенным мозгом, то это уже проект и с ними история отдельная.

Вариантов ответа на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?» в технике доведения дел до конца всего три (своего рода грубая временная шкала):

• Сегодня
• На этой неделе
• Не на этой неделе

Этот подход я позаимствовал у Майкла Линенбергера и он мне показался наиболее простым среди работоспособных. На самом деле у Линенбергера смысл коробочек слегка иной – они не привязаны ко времени, они отражают срочность. В оригинале эти коробочки назывались:

• Critical Now (Пипец как надо сейчас)
• Opportunity Now (Было бы не плохо сделать сейчас)
• Over the Horizon (Пока не парься об этом)

Главное отличие коробочек друг от друга – это частота их просмотра. Critical Now просматривается раз в час, Opportunity Now – как минимум раз в день и Over the horizon раз в неделю. Еще у Линенбергера есть одно хорошее правило: в Critical Now не более 5 задач.

Таким образом, все ваши задачи раскладываются по трем коробочкам.

Один-в-один такую схему коробочек поддерживает MaxDone и довольно близко MS Outlook. Если же вы используете инструмент, заточенный под ортодоксальное Getting Things Done (GTD), то там есть коробочки Next (их можно использовать как «На этой неделе») и Someday (их можно использовать как «Не на этой неделе»). Хотя в оригинале по замыслу Дэвида Аллена коробочка Someday / May be (Когда-нибудь / может быть) задумывалась больше как инкубатор идей, а по факту чаще всего используется как могильник несбывающихся мечт и похмельных фантазий…

На первый взгляд, у метода трех коробочек есть один недостаток: а что если мне нужно сделать задачу в определенный день Х? Почему мне нельзя просто назначить этой задаче нужный срок, чтобы до этого дня о ней вообще не думать?

Если вам так хочется, то, конечно же можно, но:

1. А если вдруг обстоятельства сложатся так, что у вас появится возможность выполнить задачу РАНЬШЕ этого срока, вы ими не воспользуетесь, ведь так?
2. А когда придет срок выполнить эту задачу, вы ее узнаете или будете судорожно вспоминать, что же конкретно имелось в виду?

Если вам не нужно выполнять задачу раньше срока и у вас нет проблем с описанием и формулировкой задачи, то можете назначить ее на конкретный день и скрыть с глаз долой. Но

Схема трех коробочек позволяет выполнять нужные задачи максимально быстро, но при условии регулярных периодических обзоров. Кстати, без регулярных периодических обзоров любая система перестанет быть актуальной и довольно быстро превратится в обузу.

 

Расстановка приоритетов в жизни. Как правильно расставить приоритеты между делами

Конечно же всем известно, что такое «приоритет»… Это понятие, определяющее важность, первенство. Так вот, попробуйте расположить в приоритетном порядке следующие 5 категорий: ваша работа, вы сами, ваши дети, ваш партнер (любимый мужчина или любимая женщина) и ваши близкие (родственники, друзья).

Для удобства целесообразно представить эти категории в виде таблицы и напротив каждого критерия указать цифру от 1 до 5 в порядке очередности:

Я сам (сама) __________ место
Работа ________________ место
Дети (ребенок) ________ место
Муж (Жена) ____________ место
Родители, друзья ______ место

Если на сегодняшний день у вас нет детей, то это не означает, что вы не отводите им какое-то место в вашей жизни. Тоже самое если вы одиноки, потому что гипотетически вы все равно представляете какое место займет в вашей жизни близкий человек, когда он появится. Отвечать нужно искренне и честно.

А теперь давайте разберемся как это выглядит на самом деле.

На первом месте : Независимо от пола всегда должны находится вы сами (и у мужчин и у женщин). Если человек в порядке, то и другому рядом с ним будет неплохо. В противном же случае – это психология жертвы ставить кого-то выше себя. Проявляется как правило «зависимостью» в отношениях и характерно такое состояние больше женщинам.

На втором месте : У женщины должен быть любимый мужчина или муж. Как только между женщиной и мужчиной встанет кто-то еще готовьтесь к тому, что сразу же могут появиться проблемы. Если вы, милые дамы, действительно хотите близости и теплых отношений, то между вами и мужчиной не должно быть никого, даже детей! Если же ваш муж ставит между вами, например, свою маму, то необходимо правильно и терпеливо, с любовью, объяснить ему, что это не конструктивно для ваших отношений.

У мужчины на втором месте должна быть работа. Да, только так и никак иначе. Не должна быть женщина или дети для мужчины важнее работы. А если женщине не хватает его внимания, то нужно заняться собой и сделать свою жизнь интереснее, соответственно она сразу же станет интересна своему мужчине. В природе же мужчины стремление к достижениям и получению результата. И на самом деле он старается для своей семьи, чтобы семья ни в чем не нуждалась и им гордилась.

Гордиться мужчиной очень важно!

На третьем месте: У мужчины конечно же любимая женщина. Не его мама, не его дети от первого брака. Если это место занято кем-то другим, то необходимо мягко и терпеливо объяснить, что рядом с мужчиной может быть только один взрослый. В противном случае гармоничные отношения не получатся.

У женщины на третьем месте дети. Если у женщины правильно расставлены приоритеты и дети не являются приоритетной ценностью по сравнению с мужчиной, то детям в такой гармоничной атмосфере будет легко и уютно.

На четвертом месте:

А здесь у мужчины дети занимают почетной четвертое место. И дети от предыдущего брака тоже. Очень часто мужчины вообще не делят детей на своих и не своих. Они все его.

У женщины же на четвертом месте близкие. Это, в первую очередь, родители и родители мужа тоже. Важной обязанностью женщины является строить добрые и уважительные отношения с родителями супруга, а также по возможности сглаживать все конфликты.

На пятом месте: У мужчины друзья и родственники. Если друзья приобретают первостепенную важность – ищите неполадки и проблемы в ваших отношениях. Потому что обязанность женщины по отношению к своему мужчине – стать ему самым близким другом.

У женщины на пятом месте работа. На работу женщина в идеале должна ходить отдыхать, так как самая ее большая загруженность и основная работа в семье. И если рядом с ней есть мужчина, который о ней заботится, то работа приобретает скорее всего вид хобби. Если же работа необходима для пополнения семейного бюджета следовательно женщина плохо работает в семье и недостаточно вдохновляет своего мужчину на достижения, чтобы он мог о ней качественно позаботится.

Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов — научиться расставлять приоритеты.

Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.

С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, семье.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

• Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
• Какой области я бы хотел уделять больше времени?
• Где мне нужно тратить меньше времени?
• Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Как расставить приоритеты

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

• Представьте себя и свою жизнь через год.
• Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
• Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 — завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях . Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» — это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о , но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

• Важные и срочные.
• Важные и не срочные.
• Неважные и срочное.
• Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови — в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой — это значит убрать туман из головы.

Задачи А — наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить — и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси — это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С — это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е — вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг — все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С — вместо соцсетей позвоните другу.

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.

Ценности и принципы — это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.

Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.

Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.

Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях — это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.

Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.

Найдите цели для своих приоритетов.

Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по , посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.

Используйте напоминания.

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Книги

Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству , уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

• «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
• «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
• «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
• «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
• «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
• «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
• «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

Здравствуйте, мои дорогие подписчики. Первое сентября — начало нового учебного года, а для некоторых начало новой жизни. Так случилось 10 лет назад со мной. Сегодня мы отмечаем розовую свадьбу, но об этом в одном из следующих обзоров. А пока поговорим о жизни…

Стоя на перепутье, большинство людей начинает размышлять о том, какой путь выбрать. А вы сталкивались с этим? В такие моменты люди долго топчутся на одном месте, ведь они не могут принять окончательное решение. Избежать этого помогут знания, касающиеся того, как расставить приоритеты в жизни и работе в целом.

Осознание важности приоритетов

Вспомните детскую былину об Илье Муромце, где главному герою предстоит сделать выбор, находясь перед камнем: «Направо пойдешь – коня потеряешь, налево – жизнь потеряешь…». Порой такой выбор стоит перед каждым человеком. Вот частые примеры: встать и сделать зарядку, чтобы быть бодрым или поспать подольше, выполнить работу с утра или оставить на вечер и тд.

Справиться с кучей нависших проблем поможет грамотный подход и осознание важности совершения того или иного деяния. Выбор последовательности должен основываться на цели человека и способствовать ее приближению. А вы знаете, почему одни люди становятся успешными, а другие так и не могут приблизиться к своим желаниям? Все дело в неправильно расставленных приоритетах.

Главной особенностью выбора техники расстановки приоритетов служит акцентирование человека на своих жизненных позициях. Представьте себе одинокую женщину, имеющую детей. Представили? Вот и подумайте о том, что важно для нее?

Естественно:

· Здоровье детей, которое напрямую связано с тем, как питаются малыши и что они носят. Если в дождливую погоду пройтись по улице босиком, то на следующий день можно заболеть.

· Место жительства (теплая квартира, а не сарай с дырявой крышей).

· Понимающий работодатель, готовый платить приличную зарплату и отпускать с рабочего места при необходимости.

· Сама женщина (к сожалению, для многих мам их состояние – последний приоритет).

В жизни женщины главным приоритетом должна быть она сама. Недаром говорят: «Наденьте кислородную маску сначала на себя, а затем на соседа, родственника или дитя». Смысл этой фразы заключается в том, что, только защитив себя, можно спасти миллионы жизней.

Получается, что обстоятельства порой вынуждают принимать другие решения, следовательно, все держится на трех «китах»: важность, срочность и стечение обстоятельств. Научитесь работать с ними, и тогда вы станете успешными.

Способы устранения неудач

Для того чтобы стать счастливым, научиться справляться с поставленными задачами и получить удовольствие от жизни, достаточно придерживаться следующих советов:

1. Искоренить проблему определения жизненных ценностей. Для этого нужно провести самоанализ прожитого периода, изобразить карту желаний и поставить цели, способные осуществить ваши задумки.

Оказывается, сделать это не сложно, придется потратить немного времени. Подумайте сами: что важно для спортсмена? Естественно победа, медаль, уважение, следовательно, и в качестве приоритетов у него выступают тренировки, учет замечаний тренера, а не компьютерные игры и просмотр сериалов. Это понятно?

2. Воспользоваться принципом тайм-менеджмента: «Сложные и важные дела выполнять в первой половине дня». Это правило позволяет снять с себя груз ответственно, повысить самооценку и служит некой мотивацией, позволяющей «покорять вершины».

Как вы думаете, что важнее для успешного человека: прочитать новости в социальных сетях или успеть заключить выгодную сделку? Естественно, что второе, однако многие люди страдают проблемой, названной «потом». Эти люди говорят: «еще успею», «у меня много времени», а в конечном итоге начинают винить себя в неудачах и пытаются исправить положение в последний момент. А вы относитесь к этой категории?

3. Ранжирование дел должно производиться в следующем порядке:

• срочный и важные;
• просто срочные;
• особо важные;
• важные;
• второстепенные.

Как произвести это разделение задач? Довольно просто: нужно взглянуть на них, проанализировать фронт работ и произвести оценку. После этого станет понятно, какими вещами нужно занять в первую очередь, ведь, они не терпят отлагательств (лечение болезни, квартальный отчет и тд.).

4. Не бойтесь передавать ответственность. Если вы руководитель отдела, то взвалить на себя все проблемы – не правильное решение. У вас есть подчиненные, особенности, работы которых вы знаете, следовательно, поручите знающему человеку создать программу. Так вы не только выполните задание в кротчайшие сроки, но и сможете продвинуться еще на несколько пунктов своего плана (успеете выполнить парочку дел).

Цените свое время. Если не знаете способы его сохранения, то смело изучите материал тренинга Евгения Попова «Хозяин времени». Там вы сможете найти много полезной информации, а главное, поймете, что успешным стать не так то и сложно.

5. Следуйте составленному расписанию и тогда вы сможете увеличить показатели личной продуктивности, следовательно, стать успешным.

Жизненные приоритеты

Ни для кого не секрет, что для человека существует несколько приоритетов: семья, здоровье, работа, хобби, внешний вид, друзья. Попробуйте расставить их в порядке уменьшения важности. Так вы сможете найти те области, на которые стоит обратить особое внимание (первые три).

Не забывайте о том, что приоритеты постоянно придется пересматривать, ведь их выделение зависит от:

· Возраста человека. Что нужно ребенку? Игрушки, книги, мама, папа. А что важно для двадцатипятилетнего мужчины? Машина, квартира, финансы. Ну а пожилому человеку? Здоровье, отдых.

· Обстоятельств. Не секрет, что появление малыша координально меняет жизненные ценности родителей, следовательно, и их приоритеты. Помимо этого, известно, что пока у человека не возникнет проблема, он не начинает действовать в этом направлении. Это правда.

Люди, взявшие кредит, начинают задумываться о дополнительном источнике доходов, пытаются экономить и мечтают скинуть это бремя. А о чем думает студент в преддверии сессии? Естественно об учебе. Вы согласны со мной?

Расставить приоритеты в жизни порой не просто. Если вы не можете разобраться в себе или вам трудно выбрать ту сферу, которая на данном жизненном этапе важнее остальных, то воспользуйтесь методом «Мемуара Глеба Архангельского».

Суть этого метода заключается в фиксировании ежедневного важного момента. Для кого-то он будет связан со здоровым образом жизни (сделал зарядку, принял контрастный душ), для других с семьей (прекрасный ужин в окружении родных, прогулка в парке) и тд.

Главное правило этого метода – проводить запись того события, которое оставило наибольшее впечатление за целый день (даже если это негатив). Производить фиксацию собственных ощущений нужно в течение месяца, хотя кому-то достаточно и недели.

Пожалуй, это все, что я хотела рассказать о приоритетах и принципах их выявления и расстановки. Остались вопросы? Скорее фиксируйте их на бумаге или оставляйте в разделе «Комментарии». Я с удовольствием отвечу на них.

С уважением, Елена Изотова.

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять,

что для тебя в данный момент самое главное.

Роберт Хайнлайн. Звёздный десант

Удивительно, как пожар раскрывает наши приоритеты.

Шерлок (Sherlok)

Дом и семья для женщинв так же приоритетны,

как гараж и футбольный матч для мужчины.

Олег Рой. Мужчина и женщина. Секреты семейного счастья

Стоит разок умереть и приоритеты тут же меняются.

«Пираты Карибского моря»

Умение расставлять приоритеты как качество личности – умение определять порядок решения самых важных, первенствующих, преобладающих задач, проблем, вопросов; умение выделять для себя главное и второстепенное.

Притча с юмором. Профессор философии, перед лекцией заходит в зал и раскладывает на столе несколько различных вещей. Когда начинаются занятия, он, молча, берет большую, пустую, банку и заполняет ее большими камнями. Затем спрашивает: — Банка была полна? — Да! — соглашаются студенты. Тогда профессор достает коробку с маленькой галькой и высыпает ее в эту же банку. Он слегка поболтал банку и галька, конечно, заполнила открытые области между камнями.

Он снова спросил студентов: — Банка полна? Они рассмеялись и согласились, что банка полная. Тогда, профессор достает коробку песка и высыпает ее в банку. Естественно, песок, заполняет все остальное пространство. Ёщё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он ещё вытащил две банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.

— Теперь, — сказал профессор, — я хочу, чтобы вы поняли, что это — ваша жизнь. Камни — важные вещи — ваша семья, ваши друзья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, и только они остались, ваша жизнь была бы все еще полна. Галька — другие вещи, которые имеют значение подобно вашей работе, вашему дому, вашему автомобилю. Песок — все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы, сначала, насыплете песок в банку, то не будет места для гальки и камней. Тот же самое и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются важными для Вас. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими к вашему счастью. Заботьтесь, сначала о камнях, это действительно имеет значение. Установите, расставьте правильно ваши приоритеты. Остальное — только песок.

Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет пиво? Профессор улыбнулся. Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть место для пары банок пива.

Человек растрачивает жизнь попусту, не умея расставить приоритеты, то есть, определить, что в жизни главное и не главное, какие цели высшие, главные, а какие текущие второстепенные. Умение расставить приоритеты – это умение разграничивать и отделять основное от мелочного.

Умение расставлять приоритеты – навык, что делать в первую очередь, умение говорить «Нет» неважным вещам.

Понедельник. Притащился в офис. Работы накопилось! Так, главное — правильно расставить приоритеты. Разложу я все бумаги в три стопки. 1. Это я пока не буду делать. 2. Это я буду делать попозже. 3. Это я ВООБЩЕ не буду делать!

Человек, умеющий расставлять приоритеты, проявляет такое качество личности как приоритетность. Приоритетность – дочь организованности. Для многих людей будет открытием, что на получение 80% результатов требуется лишь 20% усилий, а остальные 80% усилий (затраченного времени) дают 20% результатов. Здравомыслящий, организованный человек, естественно, вычислит те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начнет с них. Вдумайтесь, 4/5 нашего времени и усилий не имеют практически никакого отношения к тому, что мы планировали сделать. Это эмпирическое правило было введено социологом Вильфредо Парето и оказало огромное влияние на успешных, преуспевающих людей.

Человек, умеющий расставить приоритеты, то есть организованный человек, осознав этот принцип, оптимально решает множество жизненных задач. Например, он читает, в первую очередь, важные для него книги, ибо 20% книг имеют 80% ценности. Именно такие книги развивают разум, «перепахивают» душу, обеспечивают личностный рост. Низкопробные «дефективы» — «Смертельное убийство», «Мертвые не потеют», любовные романы – «Любовная любовь», «Сладострастный импотент», не дают пищу для разума и, лишь отбирают драгоценное время.

— Курить хочу. Есть хочу. Замуж хочу. Хочу-хочу-хочу. — Ты уж определись в приоритете — чего больше хочешь? А то, много хочешь — мало получишь! — Плюнуть в тебя хочу. А потом — курить, есть и замуж!

Человек, умеющий расставить приоритеты, знает, что принцип Парето распространяется и на межличностные отношения. Отношения с супругом, детьми, родителями имеют, к примеру, для женщины 80% ценности, но, если она работает, то на их долю выпадает всего, лишь 20% времени.

Человек, умеющий расставить приоритеты, составит список бесполезных контактов, действий и избавится от них. Придя на работу, он составит план работы на день, сконцентрирует внимание на важных делах, дающих максимальный результат, и вычеркнет мелочные, второстепенные, отвлекающие внимание вопросы. Если человек, умеющий расставить приоритеты, занят бизнесом, он понимает, что ему нужно акцентировать внимание на 20% источниках дохода, обеспечивающих 80% прибыли. Неорганизованность упускает знание, откуда поступает основной приток прибыли, и будет тратить время на пустяки, то есть на пассивные источники дохода.

Словом, человек, умеющий расставлять приоритеты, умеет чётко разграничивать, что является первостепенно важным, а что может утратить свою значимость в зависимости от развития ситуации. Человек, не умеющий расставлять приоритеты, отдает предпочтение решениям по мелким второстепенным вопросам, зато по важным, судьбоносным для организации вопросам медлит, тянет «кота за хвост» в надежде, что всё решится и без него.

Приоритетность – враг суетливости. Человек, не умеющий расставить приоритеты, излишне суетится, упускает важные вопросы, отдавая приоритет второстепенным, мелочным вопросам. Обычно организация его труда хромает.

Приоритеты мужчин и женщин в главном совпадают. Так, женщины, согласно социологическим опросам, ценят в мужчинах порядочность и ум (72% и 67%), следом идут заботливость, верность и хозяйственность. При этом сексапильность в мужчинах, по мнению женщин, не самое ценное качество (7%). Она на предпоследнем месте. Для мужчин привлекательны хозяйственные (68%), порядочные (56%) и верные (50%) женщины. Среди других качеств, особенно ценимых мужчинами в женщинах, – заботливость, ум и легкий характер. Но для сильного пола немалую роль играют сексапильность представительниц слабого пола, темперамент и независимость.

Запомните главное: в соотношении добра и принципов, приоритет всегда за добром. Какую бы жизненную ситуацию мы не примеряли на свои принципы, железный приоритет принадлежит Добру.

Петр Ковалев 2016 год

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью, например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

• 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

• 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли, например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние. Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

• 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

• 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

Расстановка приоритетов в работе и жизни, или Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Как правильно расставить приоритеты

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

1. Важные и срочные;
2. Важные, но несрочные;
3. Срочные, но неважные;
4. Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

• не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
• у нас отсутствует самодисциплина;
• элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
• состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

• многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
• долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
• просмотр лишенных смысла телепередач;
• хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

1. Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
2. Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
3. «Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
4. Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
5. Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
6. Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
7. В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

© Тимошенко Елена, BBF.RU

Как расставить приоритеты — Блог Викиум

Достаточно часто люди стремятся все и везде успеть, что приводит не только к безрезультатности, но также существенно влияет на психическое и физическое здоровье. Для того, чтобы этого не происходило, следует научиться правильно расставлять приоритеты.

Очень часто люди склонны отодвигать сложные дела на потом, занимаясь чем-то более простым и веселым. В связи с этим происходит депрессивное состояние, и человек пребывает в негодовании от утраченного зря, времени.

Так, на протяжении дня вы занимаетесь большим количеством разнообразных дел, и у вас даже не всегда появляется время на отдых и веселье. А когда дел накапливается неимоверное количество, тогда самое сложное – выделить первоочередные дела.

Тщательный анализ жизни

Прежде, чем приступить к расстановке приоритетов, вы должны понимать, как и что происходит в вашей жизни. Сразу вы должны вспомнить о том, как провели последний месяц и какой жизненной сфере вы уделяли больше или меньше времени.

Также вам потребуется оценить важность определенных сфер, среди которых: работа, отношения, семья, здоровье, финансы, друзья, путешествия. Проставьте напротив каждой цифры от 1 до 10, где 1 – не очень важная часть жизни, а цифра 10 – достаточно высокий бал. В итоге вы должны сосредоточиться лишь на тех сферах, которые отметили цифрами 8-10.

Кроме того, вам понадобится установить новые приоритеты, благодаря чему вы сможете сосредоточить свое внимание исключительно на важных моментах.

Расстановка приоритетов

Существует несколько способов научиться правильно расставлять приоритеты. Ниже вы сможете ознакомиться с каждым из них.

Первым методом является представление своей жизни спустя 12 месяцев. Если перед вами стоит трудный выбор, постарайтесь представить, что вы как будто оглядываетесь назад, видя настоящие проблемы и заботы. Вы должны ответить себе на вопрос о том, как вам удалось разрешить трудности и что именно помогло вам в реализации ваших целей.

Метод обратного мышления заключается в выделении основной задачи, которую, по вашему мнению, нужно решить в первую очередь. Далее просто начните сравнивать ее с другими задачами и возможными полученными результатами, после чего ответ придет сам собой.

Третьим методом является популярный матричный метод Кови. Для этого лист бумаги необходимо разделить на 4 части, обозначив важные и срочные дела, важные, но недостаточно срочные, срочное, но не очень важное, а также не срочные и не важные. 2 последних пункта следует тщательно отфильтровать и от многого отказаться.

Подводя итоги, можно отметить, что для правильной расстановки приоритетов вам необходимо:

• составить список важных дел;
• выяснить основные ценности и принципы;
• выяснить, какие привычки забирают ваше драгоценное время;
• обозначить цель для приоритетов;
• пользоваться напоминаниями, которые помогут не забывать о важных вещах.

А быстрее и эффективнее достигать целей вам поможет авторский курс на Целеполагание от Викиум.

Читайте нас в Telegram — wikium

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

12.09.2016 16 945 0 Время на чтение: 15 мин.

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Зачем расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов — это один из важнейших инструментов тайм-менеджмента — искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более — самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно повысить личную эффективность поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов — это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу — вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки — переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и тренингах личностного роста. Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица — таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Подробнее об этом методе расстановки приоритетов читайте в отдельной статье с иллюстрациями: Матрица Эйзенхауэра.

Составление списков дел

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Чтобы составление списков с целью расстановки приоритетов было максимально эффективным, следует придерживаться ряда правил. Подробнее об этом я писал в статье Как составить список дел?

Правило Парето

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% — вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье Принцип Парето (Закон Парето). Правило 20/80.

Квадрат Декарта

Квадрат Декарта — довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

• Что будет, если я это сделаю?
• Что будет, если я это не сделаю?
• Чего не будет, если я это сделаю?
• Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Более подробно о такой методике с примером читайте в статье Квадрат Декарта — техника принятия решений.

Метод ABC

Метод АBC — очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

• A — очень важные;
• B — не очень важные;
• C — совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь — дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность «потерять» и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного «соревнования» — сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный «турнир» — 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел — им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист — следующий по степени важности, четверть-финалисты — следующий и т.д.

Метод попарного сравнения

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Например, вы выбираете, куда вложить деньги, что для вас приоритетнее. И сравниваете варианты по 3 критериям: доходность, доступность, риск. Выбираете между 4 вариантами: банковский вклад, ценные бумаги, валюта, золото. Сравниваете все эти варианты попарно между собой по каждому критерию по-отдельности. Таким образом, у вас получается самый доходный вариант, самый доступный и самый наименее рисковый. Если риск для вас имеет наибольший вес, а доступность — наименьший, то главный приоритет получается у наименее рискового способа, затем идет самый доходный, а затем — самый доступный. Если по каким-то критериям результаты совпали — вообще отлично, «победителя» видно сразу.

Приоритет взаимного влияния

Приоритет взаимного влияния. При использовании этого метода расстановки приоритетов расписываются все стоящие перед человеком задачи и оценивается, как их выполнение влияет друг на друга. Например, на цель «купить квартиру» влияют цели «найти новую работу», «повысить квалификацию», «создать источник пассивного дохода». Это удобно делать, нарисовав все цели в кружочках и соединив их между собой стрелочками.

Наивысший приоритет будет иметь та цель, на которую влияет наибольшее количество других, то есть, к которой ведет наибольшее количество стрелочек. И так далее.

Вклад в глобальный цели

Вклад в глобальные цели — Метод расстановки приоритетов, полностью противоположный предыдущему. В этом случае начинать стоит так же, как и метод взаимного влияния, только наивысший приоритет ставится не той цели, к которой ведет наибольшее количество стрелок, а той, от которой отходит наибольшее их количество.

То есть, наивысшим приоритетом будет обладать не глобальная цель, а та задача, выполнение которой будет способствовать достижению большего количества глобальных целей.

Метод многофакторного анализа

Метод многофакторного анализа. Этот способ расставить приоритеты можно отнести к самым сложным, но и наиболее точным. Здесь необходимо выделить ряд факторов, по которому вы будете сравнивать свои задачи и выставить каждому делу оценки по каждому фактору, допустим, по 5-бальной шкале. Удобно все это оформить в виде таблицы, где по вертикали будут стоять ваши задачи, а по горизонтали — факторы оценки.

В итоге расстановка приоритетов будет происходить по убыванию суммарного бала каждой задачи.

Другие методы расстановки приоритетов

Ну и в заключение, говоря о том, как расставить приоритеты, хотелось бы вспомнить и т.н. «народные методы», от некоторых из них произошли всем вам известные крылатые фразы. Обращаю ваше внимание на то, что это неправильные, неэффективные методы расстановки приоритетов, просто решил их упомянуть, чтобы показать, как не надо делать.

• Метод мишени — делать то, что первым попадется на глаза: вижу цель — стреляю.
• Метод скрипучего колеса — делать то, что больше всего раздражает (например, начальник «капает на мозги» какой-то работой — значит, она в наивысшем приоритете).
• Метод жареного петуха — высший приоритет — это когда уже «жареный петух клюнул», то есть, когда уже сильно прижало, и дальше оттягивать нельзя.
• Метод лентяя — в первую очередь делать то, что проще всего, что не напрягает, а сложные и серьезные дела откладывать до последнего.

Также хочу напомнить вам про правило 2 минут, которое говорит о том, что если на выполнение любого дела требуется менее 2 минут, то его следует выполнить тут же, моментально. Применение на практике этого правила позволит вам избежать скопления огромной кучи невыполненных мелких задач.

Теперь вы знаете, как правильно расставить приоритеты. Как видите, методов множество (и это еще не все, лишь самые популярные). Выбирайте, что вам больше нравится, и действуйте. Можно идти по принципу «от простого к сложному», то есть, сначала расставлять приоритеты каким-то более простым способом, потом постепенно переходить к более сложным и эффективным. Главное — понимать, что расстановка приоритетов — это очень важно, и ей действительно стоит уделить внимание.

Желаю вам успехов в освоении тайм-менеджмента и повышении личной эффективности! Увидимся на Финансовом гении!

Правило трех действий: как расставлять приоритеты и больше зарабатывать

Время Чтения: 3 мин.

Правило трех действий – это всегда успевать самое важное. Всего лишь три дела в день, которые продвинут к мечте и научат мудро расставлять приоритеты. 

Медленно двигаетесь к цели? Хочется зарабатывать больше уже в следующем месяце? Часто не успеваете сделать важное, хотя трудились целый день? Есть правило трех действий. Это о том, как правильно расставлять приоритеты.

Человеку свойственно распылять своё внимание: позвали на чай с тортиком, полистать соцсети, выбрать и заказать спортивный костюм, который давно нужен. Или вдруг срочная встреча, нагрянула проверка, поломался интернет – задачи, которые требуют немедленного внимания. 

И как в условиях цейтнота и отвлекающих факторов двигаться к цели не как придется, а ежедневно? Здесь как раз и вступает правило трех действий.

Как ставить цели и достигать их на 100%: метод Уоррена Баффета

к оглавлению ↑

Правило трех действий поможет расставлять приоритеты

Больше трёх направлений невозможно уложить в голове. Первым делом, нужно определить приоритеты. Если ваша цель – деньги, тогда думаем о том, какие три действия приносят вам деньги. Если цель – деньги и семья, тогда из трех пунктов один выделяем на семью.

Например, моя клиентка Карина пришла ко мне на коуч-сессию после того, как открыла второй бизнес – кафе. Первый бизнес – салон штор тоже требовал внимания, да и VIP-клиентам она шила лично. Добавились заботы по кафе, а ведь ещё есть дети, муж, быт. В общем, Карина выдохлась. Но мы поработали с её приоритетами и определили три главных действия.

1. Прием заказов и дизайн штор;
2. забота о детях;
3. контроль за работой в кафе.

Предлагаю и вам выписать три направления деятельности, которые приносят вам деньги.

к оглавлению ↑

Что поможет мудро расставлять приоритеты, чтобы достигать цели?

С главными задачами разобрались. Теперь расскажу, с помощью чего можно их эффективно развивать.

Способности

Талант и способности есть у всех, даже не сомневайтесь! Но важно понять, где эти точки мастерства, чтобы сфокусироваться и отшлифовать навыки до совершенства. Для этого задайте себе вопросы:

• Что у меня хорошо получается?
• Что мне легко дается?
• От чего я кайфую в работе?

Выпишите два-три своих ключевых навыка. Примеры навыков: писать рекламные тексты, нанимать персонал, увольнять персонал, вести переговоры. 

Знаменитый бизнес-тренер Брайан Трейси начинал свою карьеру с продавца губок от двери до двери. Там он выявил закономерность, что из 10 домов откроют дверь только в восьми. А из 8 домов купят только в двух. Так он понял, что его конёк — продажи и анализ работающих схем.

Сначала он стал успешным продажником, затем стал обучать продавцов в компании. Потом другие компании стали приглашать его обучать сотрудников, после чего он вышел на международную арену и стал миллионером. От способности до суперпрофессионализма большой путь и много работы. Но это ещё и раскрытие талантов, самореализация и огромное удовольствие!

Задача – стать экспертом в двух (максимум в трех) направлениях бизнеса.

к оглавлению ↑

Время

Время — это единственный невосполнимый ресурс. Как инвестировать время в свой бизнес, чтобы получить наилучший результат? Подробнее про управление временем расскажу в следующей статье, а пока используйте технику приоритетов.

Выпишите две-три приоритетных задачи, которые будут двигать бизнес вперёд. Это должно быть то, что вы уже умеете. В задачах не должно быть обучения, только действия, которые сможете выполнить уже сейчас. Например – обзор рынка, поиск партнёров. И каждый день выполняйте важные дела первыми.

Как развить самодисциплину и тайм-менеджмент, если ты прокрастинатор?

к оглавлению ↑

Энергия

Эмоциональная и физическая. Ресурс восполнимый, но ограниченный. Думаю, с физической энергией всё понятно – нужно высыпаться, правильно питаться, заниматься спортом. 

С эмоциональной энергией сложнее, нужно уметь себя слушать. Организм всегда даёт сигналы надвигающейся усталости. Важно этот сигнал поймать и спросить себя: а чего мне хочется? Покушать, принять ванну, полежать или умиротворённо помыть посуду? И нужно обязательно сделать это. И вообще, чаще делайте то, что вас заряжает, поднимает настроение.

Выпишите три действия, от которых кайфуете. Например – послушать любимую музыку, потанцевать, принять ванну. Также в вашем расписании обязательно должно быть время на отдых. 

Если проанализируете и выпишете свои приоритеты, навыки и действия на каждый день, а ещё не забудете про отдых, то выстроится более упорядоченная картинка о себе. И вы сможете ежедневно маленькими, но твёрдыми шагами двигаться к мечте.

Задавайте вопросы в комментариях. Бывает сложно с первого раза определиться с навыками или правильно выбрать действия на каждый день. А я как коуч могу помочь!

Не пропускай самые интересные публикации для личностного роста. Подписывайся на нас в той социальной сети, которую любишь больше всего: Instagram, Facebook, Telegram.

Лучшие рекомендации по соблюдению дедлайнов в маркетинге

Хотите научиться управлять несколькими проектами одновременно? Для начала вам следует применить эффективные методики управления сроками.

Управление сроками — это процесс, в ходе которого менеджер маркетинговых проектов организует, приоритизирует и планирует рабочую загрузку в течение ограниченного периода времени. Чтобы вовремя создавать для клиентов качественный контент, необходимо пересматривать приоритеты, обрабатывать запросы, поступившие в последнюю минуту, и эффективно управлять всеми доступными ресурсами.

Справляться с этими и многими другими задачами вам помогут следующие советы по управлению сроками.

Как лучше всего управлять многочисленными проектами и дедлайнами?

Лучший способ управлять несколькими проектами, сроки которых накладываются или совпадают, — это научиться правильно расставлять приоритеты. Также стоит уделять особое внимание распределению ресурсов для проектов, выполняемых одновременно.

Wrike поможет вам управлять сроками множества проектов; с ним вы сможете следить за выполнением задач, вести историю клиента и открывать к ней доступ, а также видеть сроки всех активных проектов на панели задач.

Следите за задачами с помощью блоков с цветовым кодированием, которые можно перетаскивать на временных шкалах проектов. У каждой задачи есть свои приоритеты и зависимости, и вы сможете легко просматривать их на диаграмме Ганта. Кстати, это один из лучших инструментов для управления сроками. Участники вашей команды смогут обновлять статусы по мере выполнения различных этапов задачи, чтобы активировать автоматические уведомления для следующих этапов.

Открывайте всем участникам команды доступ к истории клиента на платформе управления проектами, чтобы все были в курсе событий. Быстро передавайте подробную информацию о телефонных звонках и других взаимодействиях и напоминайте о необходимости соблюдения сроков, чтобы сотрудники понимали, насколько это важно для клиента.

Просматривайте сроки всех активных проектов на единой панели задач. Выявляйте возможные трудности, которые могут возникнуть при реализации проектов. Например, накладки в графиках, сведения о перегруженных или недостаточно загруженных работой сотрудниках и задержки в выполнении отдельных задач. Благодаря единой целостной картине обо всех происходящих событиях вы сможете заблаговременно избежать этих проблем.

Как расставлять приоритеты для проектов?

Чтобы приоритизировать проекты и выбрать тот, который будет сразу взят в работу, нужно для каждого проекта определить две ключевые характеристики — срочность и важность. Такая модель приоритизации называется матрицей Эйзенхауэра, и в ее рамках все проекты и задачи разделяются по четырем отдельным категориям.

Определите, в какую из категорий попадает ваши задачи:

• Срочные и важные. У этих проектов есть жесткие сроки, которые скоро наступят. Обычно такие проекты могут принести значительную прибыль и помочь вашей компании в достижении крупнейших бизнес-целей.
• Срочные и менее важные. У этих проектов есть жесткие сроки, которые скоро наступят, но ожидаемая прибыль ниже, как, например, у разового проекта или услуги, предлагаемой со скидкой.
• Менее срочные и важные. У этих проектов более отдаленные сроки исполнения. Реализовать такой проект необходимо, но при этом у вас будет гораздо больше пространства для маневра.
• Менее срочные и менее важные. К этой категории относятся проекты и задачи, не имеющие четкого срока и не обещающие особой прибыли. Их выполнение скорее желательно, чем необходимо. Отказывайтесь от таких проектов, если это возможно, или откладывайте их, пока не будут выполнены остальные пункты в вашем списке дел. Вполне возможно, что все проекты из этой категории окажутся внутренними заданиями.

Как расставить приоритеты, если сроки сдачи проектов совпадают?

Чтобы приоритизировать проекты с совпадающими сроками, первым делом стоит выяснить, какой из проектов принесет больше выручки. Затем определить, в каком из них больше этапов или более сложных и трудоемких задач.

Найдите лучший способ управлять многочисленными проектами с помощью одного из следующих методов:

1. Начинайте с конца

Действуйте в обратном порядке — от последней задачи проекта к первой. Начните с даты выполнения и составьте для каждой задачи свой собственный график, чтобы точно определить, сколько времени уйдет на выполнение всех задач.

2. Используйте наглядный инструмент

Используйте систему управления проектами, такую как Wrike, которая предлагает в числе прочих функций цветовое кодирование, обновление данных по отдельным задачам и панели инструментов со всеми сведениями по проекту в режиме реального времени.

3. Получите одобрение участников

Поделитесь черновиками календарного плана проекта с клиентами и основными участниками проектной группы в вашей системе управления проектами. В этом случае клиенты смогут выразить свое согласие с планом до начала работ по проекту. А участники команды помогут выявить возможные источники проблем или оценить возможность выполнить запросы клиента с учетом своей рабочей загрузки.

4. Добавьте временные шкалы для отдельных задач

Указывайте, сколько времени займет выполнение каждой задачи, прежде чем назначить ее участнику команды. Не забывайте избавляться от менее срочных и менее важных задач.

5. Планируйте буферное время

Чтобы бороться с ошибками планирования, учитесь точнее оценивать время, необходимое для выполнения задач. Используйте расчетные периоды времени, которые как минимум на четверть и как максимум в 4 раза превышают ожидаемую продолжительность проекта или задачи. Используйте исторические данные, чтобы сравнивать ожидаемые трудозатраты с фактическими, зафиксированными в ходе выполнения аналогичных проектов или задач в прошлом.

Используйте решение для управления сроками в маркетинге

Теперь вы знаете, как управлять многочисленными сроками, приоритизировать проекты с помощью матрицы Эйзенхауэра и планировать проекты, сроки сдачи у которых совпадают.

В дополнение к новым знаниям об управлении сроками начните использовать Wrike. Попробуйте бесплатную двухнедельную версию, чтобы проверить наши советы на практике и согласовать графики всех ваших проектов, какими бы сложными они ни были!

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

«Занятость» не всегда означает прогресс — эти методы расстановки приоритетов помогут вам максимально использовать свой рабочий день

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВОГО ЧЛЕНА

Попробуйте WeWork All Access по специальной цене для первые 3 месяца

Узнать больше

В течение рабочего дня приоритетность задач часто определяется (или нет) в соответствии с потребностями других или непосредственностью сроков. Это может произойти и в нашей личной жизни, когда ограниченное время тратится на действительно важные дела, а больше энергии тратится на «занятость».«Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, которую вы решаете, повышает ценность, и не позволяя неважным задачам загромождать ваш список дел.

Реализуя стратегии приоритезации, вы можете кардинально изменить характер своего рабочего дня, чтобы максимально использовать время в офисе — и дома. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритизации задач на работе

Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы для получения максимальной отдачи за короткий промежуток времени. Приоритезация должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прервать выполнение низкоприоритетных задач для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одном.

Эффективная приоритезация зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые обычные задачи должны быть записаны и рассмотрены.Чтобы представить себе полную картину, рекомендуется включить как личные, так и повседневные задачи в один список.

Все, от приема химчистки до встречи с начальником один на один, должно быть зафиксировано в одном месте. После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в зависимости от важности, срочности, продолжительности и вознаграждения каждой задачи.

Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться стратегией немедленного управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей.Понимание того, над чем вы работаете на самом деле, будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры, поможет вам определить задачи, наиболее подходящие для этих будущих результатов. Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т. Д.

Для Алехандро Сереседо, старшего руководителя отдела моды в PR-фирме Another Company и члена WeWork Reforma Ему 26 лет в Мехико, ставя долгосрочные цели, он настраивает и мотивирует свою команду в начале каждого года.«Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем график того, как мы собираемся их достичь», — говорит Сереседо.

Такое видение общей картины жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость приравнивается к прогрессу. Однако наполнять свой день задачами, не влияющими на конечную цель, — потеря времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что срочно.

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены в кратчайшие сроки, и спланировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Создание крайних сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы продолжите откладывать важные задачи просто потому, что они не зависят от времени. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения продуктивности и сокращения прокрастинации.)

4. Расставьте приоритеты на основе важности и срочности

В своей книге 1989 года 7 навыков высокоэффективных людей бизнесмен и основной докладчик Стивен Кови предлагает задачи, которые должны быть выполнены. быть категоризированы (а затем распределены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

• Срочно и важно: сначала нужно выполнить эти задачи.
• Важно, но не срочно: отметьте время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
• Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
• Ни срочно, ни важно: удалите из списка дел

Другая стратегия обеспечения приоритета важных задач — даже вышеупомянутые запросы от настойчивых заинтересованных сторон или «срочные» специальные запросы — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия включает в себя создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны выполнить в этот день. Эти задачи следует выбирать скорее из-за их важности, чем их срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целевые вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов

Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, ими относительно легко управлять в тандеме.Однако по мере увеличения сложности исследования показывают, что люди, занимающие руководящие должности, с большей вероятностью будут уделять приоритетное внимание одной цели, тогда как люди, занимающие должности с низким уровнем власти, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта двухзадачная стратегия связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на высшем уровне.

Тактика, позволяющая сосредоточиться на одной важной задаче за раз, заключается в выявлении вероятных отвлекающих факторов — одновременных задачах или специальных запросах — и их активном избегании в течение дня.Это означает, что если вам поручено извлекать данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вы должны расставить приоритеты для одной задачи и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Подумайте об усилиях

Глядя на длинный список дел, легко увлечься работой, которую необходимо выполнить — это чувство снижает продуктивность и приводит к откладыванию на потом. Стратегия преодоления этого заключается в оценке задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, расставьте приоритеты в тех задачах, которые требуют минимума времени и усилий, и быстро выполняйте их. Это освобождение от задач даст вам немного передышки и вызовет чувство выполненного долга, которое будет двигать вас в течение дня.

7. Постоянно анализируйте и будьте реалистичны.

Один из шагов пятиступенчатой ​​методологии «Get Things Done» (GTD), предложенной консультантом по производительности Дэвидом Алленом, включает критическое размышление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов — ключ к «восстановлению контроля и сосредоточения».

WeWork Coda в Атланте.

Быстрые советы по эффективной расстановке приоритетов

Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, это может внезапно оказаться более сложным — и более стрессовым — чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам целенаправленно расставить приоритеты.

• Запишите все: Личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
• Оцените долгосрочные цели: Обдумайте свои более масштабные долгосрочные цели и работу, которую вам необходимо проделать для их достижения.
• Разбейте большие цели: Чтобы понять, как достичь ваших долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
• Установите четкие дедлайны: Дайте себе полную видимость сроков и установите для себя крайние сроки, когда они формально не требуются.
• Используйте метод «срочное или важное»: Расставьте приоритеты срочно и важным делам; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегировать или удалить все другие задачи.
• Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими более крупными будущими целями. ТЕСТ
• Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте соперничающих задач, особенно когда задача возрастает.
• Подумайте об усилиях: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее выполняйте эти более простые задачи.

Расставьте приоритеты для своего времени и будьте реалистичны

Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь лишь определенного количества вещей, и некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно реалистично подходить к постановке целей и расстановке приоритетов. В противном случае вы создадите ложные ожидания у окружающих и будете постоянно чувствовать, что отстаете.

Помните, цель расстановки приоритетов — потратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда вы правильно расставляете приоритеты, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более целенаправленным и целенаправленным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.

Кейтлин Бишоп — автор идеи WeWork от We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .

Как безжалостно расставлять приоритеты для выполнения большего количества задач

Вычеркивать элементы из списка дел — прекрасная вещь, но также легче сказать, чем сделать.Лучший способ, который я нашел, чтобы убедиться, что вы выполняете свои задачи, — это безжалостная расстановка приоритетов. Это означает решение не делать того, что вам действительно хотелось бы делать. Это также означает решение самой важной задачи, даже если все в вашем списке кажется важным.

Но если вы можете расставить приоритеты до тех пор, пока у вас не останется только одна вещь, на которой нужно сосредоточиться прямо сейчас, вы не сможете не приступить к работе. Используйте приведенные ниже советы и приемы, чтобы расставить приоритеты для ваших задач.

Во-первых, объедините все ваши задачи в одном источнике

Задачи поступают из различных источников.Ваш босс отправляет вам электронное письмо, вы получаете сообщение Slack от ИТ-отдела, счет приходит по почте или коллега просит об одолжении в коридоре. Чтобы эффективно расставить приоритеты в списке задач, вам нужен главный список дел, который содержит всех задач, которые вам нужно расставить по приоритетам и выполнить из всех этих источников.

Прежде чем вы начнете расставлять приоритеты, выберите место для вашего главного списка дел. Этим местом может быть приложение со списком дел, ваш почтовый ящик, Slack, бумажный блокнот или даже приложение для заметок на вашем телефоне.Неважно, где вы храните свой список, если он содержит все задачи, которые вам нужно выполнить.

Если вы все же решите использовать свой почтовый ящик, Slack или другое приложение в качестве главного списка задач, вы можете использовать Zapier для автоматического перемещения входящих задач из других источников в ваш главный список. Вот несколько примеров рабочих процессов, которые вы можете использовать, или вы можете создать свой собственный автоматизированный Zap для выполнения работы.

Когда все ваши задачи внесены в единый список, вы можете начать анализировать и готовиться к их расстановке приоритетов.

Во-вторых, проанализируйте свой список задач

Теперь пришло время просмотреть свой список, просмотреть каждую задачу и решить, что вы хотите с ней делать. У вас есть четыре варианта:

• Выполнить: завершить задачу сейчас

• Отложить: завершить позже

• Делегировать: назначить ее кому-то другому

• Удалить: удалить это из вашего списка

Продолжайте и выполните любую задачу, выполнение которой займет менее двух минут.Это быстрый способ сузить список до тех задач, которые труднее выполнить и имеют более высокий приоритет.

Получайте советы по продуктивности в своем почтовом ящике

Делегирование — еще один отличный способ быстро сократить список задач. Назначайте делегируемые задачи другим, и если есть что-то, чего вы ждете от других, вычеркните это из своего списка. Создайте напоминание в календаре, чтобы следить за ним позже, или добавьте его в общий проект: удаление его из списка задач облегчит необходимость постоянно видеть его там.

Затем удалите все, что вам действительно не нужно делать. Вещи, которые стоит удалить, включают в себя задачи, которые были в вашем списке навсегда, к которым вы никогда не дойдете, или вещи, которые имеют небольшую ценность по сравнению с усилиями, затраченными на их выполнение.

Например, предположим, что у вас есть задача в вашем списке дел: пройтись по картотеке, отсканировать все ваши документы и сохранить их в облаке. Вы изучали задачу годами и никогда не находили для нее времени. Вы, вероятно, никогда не сделаете этого.Поэтому вместо того, чтобы продолжать смотреть на эту задачу и чувствовать себя виноватым из-за того, что не справились с ней, удалите ее.

Если вы не хотите забывать удаляемую задачу, переместите ее в отдельный «когда-нибудь» список вещей, которые вы хотите сделать, если когда-нибудь обнаружите, что у вас есть время, но нечем его заполнить.

Когда вы закончите выполнение, делегирование и удаление задач, то, что у вас осталось, — это отложенные задачи. Это все, что вам нужно сделать, на выполнение которых уйдет больше двух минут. Имея в руках основной список отложенных задач, вы готовы приступить к расстановке приоритетов.

Шесть методов определения приоритетов задач

Существует множество способов определения приоритетов задач, и некоторые из них могут работать для вас лучше, чем другие. Просмотрите приведенную ниже тактику, выберите ту, которая кажется вам правильной, а затем приступайте к расстановке приоритетов.

1. Используйте матрицу приоритетов

Возьмите все свои задачи и назначьте каждой приоритет на основе этой матрицы приоритетов от Стивена Кови:

Все, что должно быть выполнено в ближайшее время (или просрочено), считается срочным. Что касается того, что действительно важно, а что больше «приятно сделать» — решать вам, но постарайтесь быть максимально честным.

Этот инструмент особенно полезен в тех случаях, когда вы тонете из-за миллиона дел, поскольку он помогает вам визуализировать, что действительно важно, а что может подождать.

После того, как вы изложили свои задачи, постарайтесь сначала выполнить срочных и важных задач, чтобы не сбиваться с сроков. Тогда вы можете сосредоточиться на наиболее продуктивном квадранте: несрочный и важный . Это задачи, которые легко отложить, но они имеют большую ценность, когда они все же выполнены.

И что бы вы ни делали, по возможности избегайте занятой работы и расточителей времени, которые попадают в несрочный и не важный квадрант .

2. Используйте относительную приоритизацию

Категоризация ваших задач с помощью матрицы приоритетов помогает, но что, если у вас все еще есть десятки задач в вашей очереди срочных и важных ? Как узнать, с чего начать?

Следующий полезный шаг — присвоить каждой задаче номер приоритета. Если у вас десять задач, каждая задача получает номер от 1 до 10.Не может быть двух номер один. Упражнение здесь состоит в том, чтобы сопоставить каждую задачу с другими, чтобы определить, с чего начать в первую очередь. Например, предположим, что ваш список состоит из трех пунктов:

Если посмотреть на все три задачи, очевидно, что подача налоговой декларации должна быть вашим приоритетом номер один: это самая срочная и важная задача в вашем списке.

Для двух других задач это зависит от контекста, и сравнение ваших дел друг с другом часто помогает определить этот контекст. Возможно, презентация состоится не раньше, чем на следующей неделе, но вам нужно получить некоторую информацию от своего начальника, прежде чем вы сможете приступить к составлению презентации.Это может сделать его более приоритетным, чем выполнение задания, которое должно быть завтра.

В этих случаях также полезно разбить задачи на более мелкие, чтобы лучше назначить относительные приоритеты. Таким образом, вместо:

1. Файловые налоги

2. Завершить задание

3. Составить презентацию

У вас есть:

1. Файловые налоги

2. Запросить показатели для презентации

3. Выполнить задание

4. Составить презентацию

Приложения со списком дел и приложения Канбан, которые позволяют устанавливать приоритеты перетаскиванием, могут быть действительно полезны при использовании метода относительной приоритезации.Вместо того, чтобы нумеровать список, вы можете перетаскивать задачи в порядке приоритета.

3. Составьте список приоритетных задач на сегодня

Назначение относительных приоритетов хорошо работает, если ваш список задач довольно статичен, но если вы добавляете несколько дел в свой список каждый день, изменение приоритетов в вашем списке становится еще одной задачей. самого себя. Если вам нужно управлять большим количеством входящих дел, полезно каждое утро составлять список приоритетных задач для того, что вы планируете сделать в этот день.

Посмотрите в свой календарь и посмотрите, сколько времени, по вашему мнению, вам придется посвятить элементам из вашего списка задач сегодня.Затем выберите из своего списка столько задач с наивысшим приоритетом, которые, по вашему мнению, вы можете выполнить сегодня. Не обращайте внимания на все остальное, чем вы могли бы заниматься (пока вы не будете готовы составить список на завтра).

Мне нравится включать любые события календаря в свой список «Сегодня», чтобы я мог видеть обзор всего своего дня и соответственно устанавливать свои ожидания. Это также мешает мне планировать слишком много задач в те дни, когда я часами нахожусь на собраниях.

Приложения для ограничения времени, такие как Plan (бесплатно для 1-4 участников), отлично подходят для этого упражнения, потому что они позволяют вам создать основной список дел, а затем перетащить их в свой календарь, чтобы запланировать их на свой день.

Хорошее эмпирическое правило при планировании дня — недооценивать, сколько вы можете сделать, и переоценивать, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Несомненно, у вас есть много вещей, которые вы можете сделать, если случайно отметите все из своего списка на сегодня, что намного лучше, чем всегда переносить незавершенные задачи на завтра.

Не можете оценить, сколько времени у вас уйдет на выполнение задач? Используйте эти методы оценки, чтобы получить более реалистичные оценки для ваших задач.

4. Сосредоточьтесь на своих самых важных задачах (MIT)

Это очень просто: ваш MIT — это задача, которую вы больше всего хотите или должны выполнить сегодня. — Лео Бабаута, Zen Habits

Если вы каждый день расставляете приоритеты для своих задач и все еще не можете их выполнить, попробуйте использовать метод наиболее важных задач (или MIT). Выберите несколько (обычно три) задачи, которые нужно выполнять каждый день; они становятся вашими MIT.

При использовании MIT в вашем списке дел будет 1-3 из них, а все остальное в списке станет бонусными задачами, которые «приятно сделать, если у вас есть время».Вы работаете над бонусными задачами только в том случае, если все ваши MIT выполнены — и если все, что вы прошли, — это ваши MIT, у вас все еще был успешный день.

5. Выберите одну вещь, чтобы сосредоточиться на ней

Сейчас мы вступаем на безжалостную территорию. Когда вы действительно пытаетесь что-то сделать, вам следует попробовать этот метод, пусть даже временно.

Когда вы посмотрите на свой список задач, выберите одну вещь , чтобы сосредоточиться на этом дне. Это может быть одна большая задача, которую вы действительно хотите выполнить, или тема, которая связана с несколькими вашими задачами, например «увеличение продаж».»Выбор одной задачи или идеи, на которой нужно сосредоточиться, может быть хорошим способом напомнить себе, что нужно не сбиваться с пути всякий раз, когда вы отвлекаетесь.

Расширение Chrome, такое как Momentum (бесплатно), отлично подходит для этого метода, потому что оно показывает вам, что вы каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера, основное внимание уделяется дню. Или, если вы действительно хотите не сбиться с пути, используйте StayFocusd (бесплатно), чтобы ограничить количество времени, которое вы можете проводить на сайтах, которые тратят время впустую, или полностью заблокируйте их.

Вам трудно сосредоточиться на работе? Вернитесь к нужному ритму с одним из этих 10 приложений, которые помогут вам сосредоточиться и не отвлекаться.

6. Найдите свою задачу на 20%

Принцип Парето гласит: вы, как правило, получаете 80% результатов от 20% своей работы.

Что действительно сложно, так это выяснить, какие 20% приносят результаты. Но как только вы это сделаете, вы сможете безжалостно расставить приоритеты в своем рабочем дне: сделайте эти 20% работы своим приоритетом — и эталоном продуктивного дня.

Лучший способ определить мои 20% работы — это простое упражнение: во-первых, спросите себя, над чем бы вы работали, если бы сегодня могли сделать только три дела.Будьте безжалостны; выберите только три. Затем сократите это число до двух. И наконец, всего один. Если бы вам абсолютно пришлось прекратить работу после выполнения только одной задачи, что бы вы сделали?

Это действительно сложный вопрос, поскольку всем нам приходится преодолевать очень много дел каждый день, но я обнаружил, что это хороший способ понять, какая из ваших задач приносит наибольшую пользу, когда она завершена.

Для меня написание нового сообщения в блоге почти всегда составляло 20% моей работы, поскольку я получаю прибыль от написания различными способами — будущий SEO-трафик, публикации в социальных сетях, входящий трафик, большая видимость моего личного бренда и сайта, на котором я писать для и так далее.

---

По мере того, как вы практикуете безжалостность со своими задачами, вы обнаружите, что это станет легче, и вы сможете выбрать правильный метод в нужное время. И, надеюсь, вы обнаружите, что безжалостная расстановка приоритетов на самом деле может быть довольно раскрепощающей.

Первоначально опубликованный в июне 2017 года, этот пост был обновлен Джессикой Грин с добавлением некоторых дополнительных методов определения приоритетов, а также нескольких новых инструментов, которые помогают с различными методами.

Как расставить приоритеты для ваших задач, когда все важно

Искусство расстановки приоритетов — это навык, который является ценным активом для любого сотрудника, будь то корпоративный, внештатный или самозанятый.Даже в школьные годы у нас было небольшое предварительное представление о том, какой будет рабочая жизнь: у вас на следующей неделе 3 теста — на какой из них вы будете учиться в первую очередь и сколько?

Умножьте это чувство на сотню, и вы получите старый добрый стресс от того, как расставлять приоритеты или управлять отслеживанием времени.

Ниже приведены главные полезные советы по управлению задачами и временем, которые вы можете использовать, чтобы снять напряжение, которое вы чувствуете в следующий раз, когда у вас будут десятки задач.

Запишите полный список задач 🔠

Вам просто нужно начать с того, что все записать.Если вы позволите лавине задач свободно плыть в вашей голове, стресс и замешательство будут продолжать накапливаться. Как только вы запишете свои задачи, вы сразу почувствуете облегчение и увидите, что это не так страшно, как было в вашей голове.

Подавляющее большинство людей (83%) предпочитают списки дел, составленные от руки, в основном потому, что они вызывают чувство «ох уж очень приятно», когда они могут поставить галочку ✔ над задачей после того, как вы ее закончили.

Назначьте значения приоритета каждой задаче 🔝

Теперь пора перейти на следующий уровень и определить, какие задачи являются вашими приоритетными, а какие — менее важными.Когда все задачи в вашем списке важны, примите во внимание некоторые из следующих факторов:

• Какие задачи укладываются в самые сжатые сроки?
• Есть ли задачи, которые можно отложить хотя бы на завтра?
• Сколько стоит каждая задача?

Эксперты рекомендуют рассматривать ценность каждой задачи как выгоду, которую вы получите, когда закончите ее. Это повысит вероятность того, что вы действительно правильно расставите приоритеты.

Разбивайте большие задачи на более мелкие 1️⃣2️⃣3️⃣

В книгах по продуктивности всегда подчеркивается важность не ставить слишком большие цели.Что касается вашего списка дел, это означает, что вы не должны добавлять важные задачи, для выполнения которых потребуются огромные усилия. Скорее разбейте большую задачу на атомы — наименьшие возможные задачи, составляющие финиш.

Используйте силу элементарных привычек и незначительных улучшений, чтобы добиться многого с помощью небольших действий. Когда вы разделите огромную сложную задачу на кучу более мелких, с ней будет намного легче справиться.

Делегируйте то, что вы можете ⏭

Вы не должны бояться или колебаться делегировать часть работы, которая вас отбивает, но которую может легко выполнить кто-то другой.Когда дело доходит до управления приоритетами, вы также должны понимать, какие задачи требуют вашего конкретного набора навыков и опыта, а какие можно делегировать.

Вот некоторые из платформ, на которых вы можете найти надежных партнеров, которым вы можете передать часть своей работы на аутсорсинг:

Это база данных писателей, которая может помочь вам с эссе, сообщениями в блогах, отчетами, техническими документами и всеми другими типами письменных материалов. материал.

Это идеальное решение, если вам нужно найти экспертов в своих областях для беспроблемного делегирования.

Вы можете передать работу профессиональным писателям и быстро получить высококачественные результаты.

Используйте приложения для организации и планирования 🔛

В отличие от ваших предков, у вас есть огромное преимущество в работе и производительности — технологии! Это не только позволяет нам автоматизировать рутинные задачи, не требующие творчества или сложных навыков, но и позволяет нам отслеживать сам процесс работы.

Установив цели, расставив приоритеты задач и отметив их в приложении, вы получите четкое представление о своих рабочих привычках и эффективности.Это также отличный способ выработать привычку составлять списки дел и развивать их.

Приложения и инструменты для повышения производительности, планирования работы и управления временем могут помочь вам создавать динамические и интерактивные списки дел, отслеживать время, необходимое вам для выполнения каждой задачи, отмечать приоритетные задачи по порядку и многое другое.

Выделите часть времени для каждой задачи 🕐🕑🕒

Успех вашего списка дел будет напрямую зависеть от ваших навыков управления временем. Следовательно, важно не только правильно расставить приоритеты, но и иметь представление о том, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи.

Недооценка времени, необходимого для выполнения задачи, очевидно, является наиболее опасной ловушкой при организации и расстановке приоритетов, но переоценка также может нанести ущерб. Сравните свои задачи с предыдущим опытом, отвлекающими факторами и ожидаемым временем перерыва, а также с возможными препятствиями.

Чем точнее вы будете, тем легче вы начнете переходить от одной задачи к другой. Один из наиболее эффективных способов справиться с проблемами расчета рабочего времени — это использовать надежный счетчик рабочего времени.

К счастью, рынок предлагает разнообразные программы для учета рабочего времени, поэтому вы можете прочитать их характеристики и выбрать инструмент, наилучшим образом соответствующий вашим потребностям.

Переключение между задачами 🔀

Когда у вас есть несколько важных задач, и вы решаете выполнить их одну за другой, для некоторых людей это может быть неэффективным подходом. Если вы один из тех, кто предпочитает многозадачность и переключение внимания с одного дела на другое, вы также можете попробовать это со своим списком задач.

Как только вы почувствуете утомление от задания, переходите к следующему, пока не будете готовы вернуться к своей первоначальной задаче. Люди обычно уходят от задач, делая «перерыв», но этот перерыв обычно совсем не расслабляет, если ваши задачи все еще находятся в глубине души.

Заключение 🆗🆒

Если кто-то говорит вам, что расставить приоритеты легко, это просто означает, что у него еще не было прекрасного шанса погрузиться в несколько задач равной важности. Не волнуйтесь, стресс и замешательство, которые вы испытываете, — это нормально, вам просто нужно иметь план действий, чтобы с ними справиться.

Начните с простого списка дел и переходите к нему — все становится проще, когда он становится черным по белому.

Об авторе

Николь Гариссон — профессиональный писатель, сотрудничающий с одними из лучших сайтов по написанию эссе, такими как GrabMyEssay. В настоящее время она посещает университетский курс цифрового маркетинга, где расширяет свои знания о социальных сетях и написании контента.

Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

Сегодня существует бесчисленное множество методов повышения продуктивности, которые, как утверждается, помогут вам работать с максимальной эффективностью.Среди них немногие более широко известны и широко используются, чем Техника Помидора. Это система управления временем, которая предлагает вам разбить рабочие задачи на 25-минутные отрезки и делать между ними перерывы.

Идея основана на представлении о том, что большинство людей начинают терять концентрацию после 25 минут непрерывной работы и нуждаются в перезагрузке, чтобы оставаться продуктивными. Но у этой идеи есть проблема: нет двух одинаковых задач. Да и вообще никакие два человека! Это означает, что универсальная система повышения продуктивности не может быть наиболее подходящей для всех.

Но есть альтернатива, которая обеспечивает большую гибкость и позволяет настраивать ее для конкретных случаев использования. Это называется техника Flowtime, и вот все, что вам нужно знать, чтобы использовать ее и начать делать больше.

Что такое метод Flowtime?

Техника Flowtime, хотя и не так известна, как Техника Помидора, существует уже некоторое время. Во многих смыслах это прямой потомок Помидора. Это детище Зои Рид-Бивенс, и она придумала его как средство устранения некоторых недостатков, которые она испытала при использовании техники Помидора.

Она обнаружила, что соблюдение 25-минутных рабочих сегментов часто прерывает ее поток — ощущение погруженности в конкретную задачу — и в конечном итоге снижает ее производительность, а не повышает ее. Чтобы решить эту проблему, она стремилась создать систему, которая сохранила бы полезные аспекты Техники Помидора, позволяя ей войти в положительный поток и оставаться там.

Основы Flowtime Technique

Чтобы начать использовать технику Flowtime, первое, что вам нужно сделать, это создать расписание, которое поможет вам управлять своими повседневными делами.Вы можете сделать это с помощью электронной таблицы или вручную, в зависимости от того, что вам удобнее. В заголовок расписания включите следующие заголовки столбцов:

• Имя задачи
• Время начала
• Время окончания
• Прерывания
• Время работы
• Время перерыва

Табель учета рабочего времени будет основным способом отслеживания ежедневных задач и установления последовательности, которая лучше всего подходит для вас. После того, как вы его настроите, вот как им пользоваться:

1.Выберите задачу

Для начала выберите задачу, которую хотите выполнить. Он должен быть конкретным и что-то, что вы можете в разумных пределах выполнить за то время, которое у вас есть. Другими словами, не выбирайте такую ​​задачу, как «покрасить свой дом». Выберите что-нибудь вроде «покрасьте входную дверь в мой дом». Если вы выберете слишком широкую задачу, вам будет трудно продолжать работу. Итак, попробуйте разбить то, что вы делаете, на мельчайшие управляемые части.

2. Начните работу над своей задачей

Следующий шаг — приступить к работе над своей задачей.Начните с перечисления задачи, над которой вы собираетесь работать, в соответствующем поле вашего расписания. Затем укажите время, когда вы начинаете работу. После того, как вы приступили к своей задаче, единственное правило, которое вы должны соблюдать, — запретить многозадачность. Это поможет вам сосредоточиться на том, что вам нужно сделать, и свести к минимуму любые отвлекающие факторы, которые вы сами себе отвлекаете.

3. Работайте до перерыва

Затем вы можете продолжать работать над перечисленной задачей столько, сколько захотите. Если через 15 минут вы почувствуете усталость, сделайте перерыв.Если вы входите в продуктивный ритм, теряете счет времени и в конечном итоге работаете час подряд, это тоже нормально.

Идея состоит в том, чтобы узнать свои собственные шаблоны и работать в сегментах, которые подходят вам лучше всего. Если вы плохо сосредотачиваетесь на определенных задачах, работайте над ними более короткое время. Если вы поглощены другими типами задач, максимизируйте результат, работая столько, сколько вы чувствуете, что можете оставаться сосредоточенными.

Вы, вероятно, обнаружите, что самый длинный период, который вы сможете выдержать, составляет около 90 минут или около того.Это соответствует вашему Ультрадианскому ритму, который представляет собой чередующиеся периоды бдительности и отдыха, которые наш мозг испытывает в течение дня.

Существует множество тематических исследований, демонстрирующих, как регулярные перерывы повышают продуктивность. Это одна из причин того, что обязательные перерывы являются частью Техники Помидора. Но есть свидетельства того, что менее структурированный подход Flowtime к перерывам работает не хуже. Одна технологическая компания, которая недавно предписала своим сотрудникам делать перерывы каждый час по своему усмотрению, продемонстрировала рост производительности на 23% без каких-либо требований.

4. Сделайте перерыв соответствующей продолжительности

Когда вы решите, что вам нужно сделать перерыв, сделайте это. Просто убедитесь, что вы записали время остановки в расписании в нужном месте. Вы можете сделать такой перерыв, какой захотите, но не злоупотребляйте своим правом. В противном случае очень скоро ваши перерывы съедят большую часть вашего времени.

Как правило, старайтесь делать пятиминутный перерыв на каждый 25-минутный рабочий период и пропорционально увеличивайте перерыв для более продолжительных периодов работы.Вы должны использовать таймер, чтобы убедиться, что вы вернетесь к своей задаче в нужное время. И когда ваш перерыв закончится, не забудьте записать время, когда вы возобновили работу, и указать продолжительность перерыва, который вы сделали.

5. Записывайте отвлекающие факторы по мере их появления

Пока вы работаете, всегда будут моменты, когда вы будете отвлекаться. Это может быть телефонный звонок, срочное электронное письмо или даже побуждение в туалет. Когда это произойдет, запишите это событие в столбце прерывания вашего расписания.Изо всех сил старайтесь не отвлекаться, но не пытайтесь их блокировать.

Причина в том, что вы вряд ли добьетесь успеха, а иногда то, что вас отвлекает, будет иметь более высокий приоритет, чем то, над чем вы работаете. Поэтому важно избавляться от отвлекающих факторов по своему усмотрению, а не просто работать над ними.

6. Повторяйте, пока ваша работа не будет завершена

Все, что вам нужно сделать, это повторять описанные выше шаги до тех пор, пока задачи, над которыми вы работаете, не будут выполнены.Выполняя каждую задачу, обязательно записывайте время последней остановки. При желании вы можете рассчитать общее рабочее время (и заполнить его), когда закончите задание, или вы можете выполнить всю математику сразу в конце дня.

Важно только то, чтобы вы не оставляли пробелов в учете рабочего времени. После завершения ваши расписания станут активом, который улучшит вашу способность составлять график работы, который максимизирует вашу ежедневную производительность.

Что делать с табелями учета рабочего времени

Хотя запись ваших рабочих периодов и перерывов поможет вам справляться с задачей каждый день, есть еще одна важная причина, по которой вы это делаете.Дело в том, что ваши табели постепенно начнут открывать вам, как составить для себя идеальный распорядок дня.

Итак, в конце каждой недели найдите время, чтобы сравнить свои расписания. Вы можете увидеть, что начинают проявляться определенные закономерности. Например, вы могли заметить, что ваши самые продолжительные рабочие периоды обычно происходят перед обедом или что есть определенные части вашего дня, которые, как правило, заполнены отвлекающими факторами. Вы можете использовать эту информацию, чтобы более эффективно планировать последующие дни.

Как правило, вам нужно сгруппировать наиболее важные задачи в наиболее продуктивное время.Так, например, если вы просматриваете подробные записи о собственности, вы можете выделить время для этого, если знаете, что сможете сосредоточиться без перерыва.

И наоборот, менее важную работу следует планировать на время, когда во время работы вас, скорее всего, прервут. Поэтому, если вам нужно время, чтобы ответить на электронные письма или ответить на телефонный звонок, вы будете знать, когда это сделать. Это не только повысит вашу продуктивность, но и исключит ошибки в работе.

Ключевые сходства между Flowtime и Pomodoro

Если вы знакомы с тем, как работает Техника Помидора, возможно, вы заметили некоторое сходство с Техникой Потока.Как мы обсуждали ранее, это сделано намеренно. Техника Flowtime специально разработана для сохранения трех важнейших характеристик техники Помидора, а именно:

1. Точное отслеживание времени

Одна из причин, по которой Техника Помидора так эффективна для многих людей, заключается в том, что она создает жесткую систему, облегчающую отслеживание времени. Разделив свои рабочие задачи на 25-минутные сегменты, вы остро осознаете задачи, которые стоят перед вами, и то, как вы используете свое время.Уже одно это поможет вам не тратить драгоценное рабочее время зря, потому что вам нужно учитывать каждую минуту. Техника Flowtime также дает это преимущество.

2. Устранение многозадачности

Используя технику помидора, вы должны выбрать задачу для работы и использовать 25-минутный таймер для измерения каждого периода работы. Это отлично справляется с задачей, потому что с того момента, как вы устанавливаете таймер, вы знаете, что пытаетесь выполнить, и поэтому вряд ли отклонитесь от другой задачи.

Даже если вам не нужно использовать таймер с Flowtime Technique, сам процесс записи вашей задачи выполняет ту же задачу. Поскольку вы знаете, что будете отслеживать свое время, потраченное на работу над конкретным делом, вы, как правило, продолжаете выполнять свою задачу до тех пор, пока она не будет завершена, или пока не наступит время для перерыва.

3. Облегчение перерывов

Одним из главных факторов, убивающих продуктивность, является истощение, и существует множество данных, доказывающих, что перерывы необходимы для поддержания максимальной производительности труда.Это настоящий секрет успешной репутации Техники Помидора — она ​​делает перерывы обязательными и неизбежными.

Метод Flowtime, для сравнения, также требует, чтобы вы делали перерывы. Это просто не заставит их вас навязывать, пока вы не будете готовы их принять. Таким образом, требуется некоторая дополнительная самодисциплина для успешного использования техники Flowtime. Но если вы можете подчиняться таймеру, нет причин, по которым вы не можете научиться подчиняться сигналам, которые ваше тело посылает вам, когда ему нужен тайм-аут.

Последние мысли

В конце концов, вы можете добиться успеха, используя Технику Помидора.В конце концов, есть причина, по которой он так популярен. Но если вы используете его в течение некоторого времени и обнаруживаете, что напрягаетесь против его жестких структур, вы не одиноки. Итак, подумайте о том, чтобы попробовать технику Flowtime хотя бы неделю или две. Возможно, вы обнаружите, что это намного лучше подходит для вашего стиля работы и что вы успеваете сделать даже больше, чем когда-либо прежде.

Дополнительные методы повышения производительности

Изображение предоставлено: Fakurian Design через unsplash.com

Как расставлять приоритеты задач и управлять временем на работе • Asana

Если вы, как и большинство людей, обычно начинаете работу с намерением быть максимально продуктивным.Тем не менее, по прошествии дня вы обнаруживаете, что отправляете несколько срочных запросов и наблюдаете, как растет ваш список задач. То, что вы изначально намеревались достичь, всегда, кажется, отодвигается в сторону.

Звучит знакомо, но вы не одиноки. У многих из нас нет процесса определения приоритетов задач на работе, и мы всегда чувствуем, что играем в догонялки. Мы рискуем пропустить ключевые сроки и постоянно беспокоимся о том, чтобы оставаться в потоке, не теряя при этом внимания. Но хватит. Вы можете опередить игру и не отставать от дедлайнов с помощью простых методов, позволяющих устанавливать приоритеты и управлять своей рабочей нагрузкой.

Управляйте работой из любого места с помощью Asana

Когда вы принимаете меры по определению приоритетов своей работы, вы можете действовать превентивно, а не реагировать — и в конечном итоге это повысит вашу продуктивность, уложится в сроки и лучше распорядится своим временем на работе. Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и найдите процесс, который поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на работе:

Начните со сбора ваших задач и создания списка задач

Вы не можете решить, как расставить приоритеты задач, если вы этого не сделаете. не иметь единого представления обо всем, что вам нужно сделать в первую очередь.Это может показаться элементарным, но это то, что часто пропускают в спешке, чтобы погрузиться в проекты. Вместо этого найдите время, чтобы перечислить, над чем вам нужно работать во всех ваших проектах. Обязательно разбейте большие задачи на подзадачи, чтобы не перегружать их.

Прочтите: 15 секретов для создания списка дел, который действительно работает

После того, как ваши задачи собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, такую ​​как количество времени, которое потребуется для выполнения, уровень важности или срочности, и срок.Собрав все свои задачи в одном месте, вы сможете получить общее представление о том, что нужно сделать, получить представление о том, сколько работы вы выполняете в целях управления временем, и что, скорее всего, требует вашего внимания. Теперь.

Пока не беспокойтесь об организации ваших задач; для начала просто соберите их всех в одном месте. Собирать все вместе — важный первый шаг, потому что, если вы можете организовать себя в начале проекта или квартала, гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет по Asana: Мои задачи — это функция Asana, которая автоматически объединяет все назначенные вам задачи в одном представлении. Он служит основным контрольным списком, который позволяет вам сосредоточиться на правильных частях работы и позволяет вам организовывать задачи и расставлять приоритеты в зависимости от срока выполнения.

Прочтите: 29 шаблонов и примеров управления временем для повышения эффективности

Примите метод приоритезации задач для организации вашего рабочего списка

То, как вы в конечном итоге расставите приоритеты для своих задач, будет зависеть от характера вашей работы и вашего личного стиля работы, но есть Вот несколько распространенных методов приоритизации задач, которые могут сработать для вас.Давайте рассмотрим несколько методов определения приоритетов задач:

1. Съешьте лягушку

Метод «Съешьте лягушку» — это не буквальное предложение, а система, основанная на цитате из мудрого Марка Твена. Он сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра». В мире управления работой это означает сначала решать большие или сложные задачи, а затем переходить к менее важным или срочным задачам.

Важные задачи, которые служат высшей цели и связаны с целями верхнего уровня или OKR, должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы начинаете свой день.После того, как вы съели свою лягушку в течение дня, вы можете распределить другие задачи в зависимости от таких факторов, как сроки, и чувствовать меньше стресса, поскольку ваша самая важная работа уже сделана.

Прочтите: Как установить OKR

Съешьте лягушку в действии: Завершите большую презентацию, которую вы будете делать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на электронные письма, работать над формой обзора, звонить клиентам , или сгладить изменения в контракте. Погрузившись в большой проект, прежде чем заняться чем-либо еще, вы не потеряете концентрацию и не отвлечетесь на случайные задачи или вопросы, и вам будет легче выполнить большую часть работы.

2. Матрица решений Эйзенхауэра

Другой метод, матрица решений Эйзенхауэра или матрица срочно-важных, начинается с организации задач по четырем квадрантам, в зависимости от того, являются ли они важными, срочными, обоими или ни одним из них. Будучи пятизвездным генералом во время Второй мировой войны, а затем президентом Соединенных Штатов, Дуайт Д. Эйзенхауэр умел быстро принимать важные решения и придумал этот метод, чтобы помочь ему.

Этот подход помогает вам решить, что делать сейчас (важно и срочно), что вам нужно запланировать (важно, но не срочно), что вы можете делегировать (не важно, но срочно) и что вы можете удалить (не важно и не срочно).Это отличный инструмент для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и поддержания организованности.

Матрица решений Эйзенхауэра в действии: Коллега только что отправил вам электронное письмо с просьбой помочь с презентацией продаж. Этот запрос срочен, потому что он должен быть выполнен сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оценивайте важность и срочность каждой задачи в своем ежедневном списке, чтобы решить, можете ли вы перенести задачи, чтобы помочь коллеге, или же отложить ее на потом.Знание своих обязательств также поможет вам сказать «нет», когда вам нужно.

Прочтите: 7 быстрых и простых шагов для создания матрицы решений с примерами

3. Метод ABCDE

С помощью метода ABCDE вы берете созданный вами список задач и присваиваете каждой задаче буквенное значение в соответствии с ее уровнем важности. , а затем взяться за задачи соответствующим образом. Это способ быстро оценить важность задачи, чтобы помочь вам расставить приоритеты и распределять время. Это сравнимо с выставлением оценок за ваши задачи от A (очень важно) до E (по возможности исключите).Убедитесь, что вы всегда работаете в первую очередь над задачами А и Б, потому что именно они будут способствовать успеху на работе или мешать ему.

Метод ABCDE также хорошо работает в сочетании с Eat the Frog. Если вы начинаете свой день с задач A и B, то вы можете потратить остаток дня на задачи с меньшей важностью, например C, D и E.

ABCDE в действии: У вас есть восемь рабочих часов сегодня, но в вашем списке задач на пятнадцать часов. Однако, когда вы даете каждой задаче букву, только две квалифицируются как задачи A, и большинство из них относятся к задачам D, которые вы можете делегировать или перенести.Теперь вы знаете, что нужно сосредоточиться только на задачах A, а задачи D отложить на потом или передать другому товарищу по команде. Вы только что перешли от ошеломления к списку приоритетных задач, в котором основное внимание уделяется тем, что нужно сделать в течение дня.

4. Разделение на фрагменты

Для метода фрагментов фрагмент определяется как сфокусированная рабочая деятельность. Он может быть самодостаточным (очистка вашего почтового ящика), частью более крупного проекта (завершение первого черновика документа) или набором небольших, не связанных между собой задач.Ваш ключ здесь — сделать эти фрагменты сфокусированными, непрерывными отрезками времени.

Отключите отвлекающие факторы и сообщите другим, что вы недоступны, воспользовавшись инструментами для совместной работы с такими функциями, как «Не беспокоить». Кроме того, вы можете использовать свой календарь, чтобы выделить время для более глубокого сосредоточения, а также сигнализировать людям, что им не следует планировать эти важные блоки времени для сосредоточения. Если вы находите этот метод полезным, подумайте о том, чтобы установить для себя и своей команды политику «Не встречаться в среду», если у вас есть такая возможность.Тем не менее, делать перерывы между перерывами также важно, чтобы расслабиться и освежиться.

Прочтите: 7 советов по поиску фокуса и уменьшению отвлекающих факторов, связанных с цифровыми технологиями

Фрагменты в действии: Вы можете начать свой день с часа работы над дизайном, за которым следует перерыв на кофе. Затем два часа запланированных встреч, обед и тридцать минут ответа по электронной почте. Затем вы переходите к часу исследования нового клиента. Вы отмечаете все свои действия в своем календаре, чтобы держать себя в руках и гарантировать, что никто не нарушит ваш план.Вы заканчиваете свой день коротким перерывом в социальных сетях, отправляетесь на собрание команды, а затем заканчиваете последним часом дизайнерской работы.

Совет по Asana: Если вы используете Asana для управления своими задачами, вы можете создавать настраиваемые поля для добавления дополнительной информации, например буквенной оценки (если вы используете метод ABCDE), срочности и важности (если вы вы используете матрицу решений Эйзенхауэра), уровень приоритета (если вы собираетесь с Eat the Frog) или оценки того, сколько времени потребуется для завершения.

Используйте свой календарь для планирования задач

Неважно, занимает ли задача у вас минуты или недели, у нее всегда есть начало и конец. Итак, когда у вас есть список, добавьте дату начала и дату окончания для каждой задачи. Это гарантирует, что ничего не пропадет, когда появятся новые вещи и придется сменить приоритеты.

Если задача назначена вам без четких дат начала и окончания, обязательно запросите эту информацию, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания.Зная эти даты, вы можете даже установить свою личную дату окончания раньше, чем фактический крайний срок, чтобы учесть неожиданные проблемы или сдать работу раньше. Думайте о своей работе как о головоломке: вам нужно знать, что части будут соответствовать друг другу, а даты начала и окончания — это края этих частей.

Чтение: Управляйте своим рабочим процессом с помощью списков, досок, календаря и хронологии .Используйте его, чтобы составлять график работы, балансировать между трудоемкими и высокоприоритетными задачами таким образом, чтобы это не перегружало вас, и убедитесь, что вы соблюдаете сроки. Если вы применяете один из вышеперечисленных методов приоритезации или комбинацию ваших любимых, используйте эту структуру, чтобы заполнить свое расписание и управлять временем.

Совет по Asana: Используя представление календаря в Asana, вы сможете определять дни, когда вы можете быть перегружены, а также видеть открытые отрезки времени. Воспользуйтесь этим представлением, чтобы перераспределить задачи и распределить свою работу более равномерно.Когда вы активно управляете своим календарем, вы можете оставаться организованным и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи необходимо выполнить.

Сообщайте о ходе выполнения задачи своим товарищам по команде

Наконец, не забывайте зацикливаться на товарищах по команде, которые могут ждать, пока вы выполните задачу, или соревнуетесь за ваше время. Проактивно сообщая товарищам по команде обновления статуса о ходе выполнения задачи, о том, когда вы планируете ее выполнить, или о любых задержках или блокировщиках, которые возникают, вы можете сократить количество получаемых запросов на обновление.Вместо того, чтобы постоянно отвечать на эти запросы, вы можете продолжать работать продуктивно и эффективно.

Прочтите: Как написать эффективный отчет о статусе проекта

Совет Asana: Функция комментариев к задачам Asana позволяет вам делиться обновлениями и задавать уточняющие вопросы непосредственно по задаче, чтобы поддерживать связь с реальной работой, которую вы выполняете. Или вы можете использовать обновления статуса в проекте, чтобы уведомить всех заинтересованных лиц о вашем прогрессе в конкретном проекте, а не только о задаче.

Приоритетная работа — продуктивная работа

Если вы четко расставляете приоритеты в своей работе, вы можете повысить продуктивность, лучше управлять своим временем и быть уверенными в том, что уложитесь в срок — каждый раз. Повысьте производительность еще больше, используя инструмент управления работой, такой как Asana, для организации и управления всеми вашими задачами — независимо от того, насколько они велики или малы — в одном месте.

Дополнительные советы можно найти в нашей статье 18 советов, стратегий и быстрых результатов по управлению временем, которые помогут вам работать наилучшим образом .

Расставляя приоритеты для своей жизни

Это не ежедневное увеличение, а ежедневное уменьшение. Взломайте несущественное. — Брюс Ли

Слишком много задач? Сделайте глубокий вдох и расставьте приоритеты.

В конце туннеля есть свет, но вам может потребоваться помощь, чтобы найти его, прежде чем вы его увидите. Изучение того, как, что, когда и почему расставлять приоритеты, — это первый шаг к тому, чтобы помочь вам сориентироваться.

Что является приоритетным?

Вот как работает Businessdictionary.com определяет приоритетность:

Как правило, это означает «сначала делать главное»; как процесс, это означает оценку группы элементов и их ранжирование в порядке важности или срочности.

Уловка состоит в том, чтобы определить, какая задача важна для выполнения, а какая — срочна. Часто мы считаем, что добиваемся результатов, просто будучи занятыми. Правда в том, что занятость имеет тенденцию накапливать все больше и больше работы, большая часть которой может быть совершенно ненужной для результатов, на которых мы должны сосредоточиться.Хуже того, без продуманного плана атаки мы можем позволить действительно важным задачам не выполняться, пока они не превратятся в кризис, вынуждающий нас отказаться от всего остального и «потушить огонь» в режиме паники. Это не только неприятный способ ведения бизнеса, но и просто неряшливый и непрофессиональный.

Как эффективно расставить приоритеты

По словам Тима Уилсона, создателя time-management-success.com:

Многие советы о том, как расставить приоритеты в работе, заключаются в том, чтобы упорядочить все ваши задачи по буквам A, B и C или другим методом цифр / букв.

Не надо.

Почему? Потому что сложно мотивировать себя на задачи C — они просто не имеют значения. В любом случае, оставленные на достаточно долгое время, эти задачи C в любом случае имеют неприятную привычку превращаться в срочные проблемы.

Если что-то есть в вашем списке, вы помещаете его туда, потому что оно действительно имеет значение.

Вместо этого начните с расстановки приоритетов только в том, что связано с дедлайном, особенно если что-то в вашем списке на сегодня или завтра.

Уилсон выступает за трехэтапный подход, когда вы только начинаете расставлять приоритеты:

1.знайте, из чего на самом деле состоит ваша работа, и составьте список (включая крайние сроки),

2. разбейте свой список на три типа работы — отдельные задачи, повторяющиеся задачи и проекты, и

3. расставьте приоритеты только для срочной работы, определяемой сроками сначала, пока вы не разберетесь с вещами, и все будет работать более гладко.

Суть совета Уилсона — как решать отдельные задачи:

Сделай это завтра. Да, вы правильно прочитали — завтра. Этот метод обучения расстановке приоритетов в работе основан на системе управления временем «Сделай завтра» Марка Форстера.Подчеркните список нерешенных отдельных задач. Это ваше отставание. Каждый день работайте над своим ограниченным количеством невыполненных отдельных задач. Начните с задач, которые вы считаете наиболее важными. Работайте со списком каждый день столько, сколько хотите. С каждым днем ​​отставание будет сокращаться. Через несколько дней вы его очистите. С сегодняшнего дня запланируйте любые задачи на следующий день (если они действительно не срочны в тот же день). Запишите их под датой следующего дня в дневнике ежедневных задач.Это даст вам ограниченный список задач, которые нужно выполнить на следующий день. Завтра займись этими делами. Основываясь на всех факторах в момент выбора (срочность, важность, доступное время, местоположение, мотивация, уровень энергии и т. Д.), Какую задачу вы хотите выполнить в первую очередь? Сделайте это, вычеркните это из своего списка и выберите следующий. Ваша цель — всегда работать над запланированными на этот день задачами. Если вам не удалось его заполнить, добавьте его в список на следующий день. Повторяйте до завершения. Итак, как правило, отдельные задачи выполняются на следующий день после их появления.Это означает, что у вас есть четкое представление о задачах, которые вы должны выполнять в каждый день. Ваш список также ограничен не более чем вчерашними входящими задачами (помните, все, что приходит сегодня, делается завтра).

По сути, Уилсон дает план для того, чтобы не сбиться с пути и не сбиться с пути. Ознакомьтесь с его серьезным подходом к расстановке приоритетов в полной статье «Как расставить приоритеты в работе и добиться ее выполнения».

Когда и чему отдавать приоритет

Но как вы определяете важность каждой задачи и когда выполнять каждую задачу, которую вы определили?

В своей статье «Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее» для лайфхака.org Леон Хо объясняет свой метод весов для измерения важности задачи по ее стоимости и выгоде, как если бы вы метафорически взвешивали каждую задачу на весах. Он пишет:

Это работает так: взгляните на все задачи, которые вы делаете, и оцените важность каждой из них. В частности, измеряйте важность задачи по ее стоимости и выгоде. Под стоимостью я имею в виду усилия, необходимые для выполнения задачи (включая время, деньги и другие ресурсы). Преимущество состоит в том, насколько близко задача может способствовать достижению вашей цели.

Ho предлагает четыре комбинации затрат и выгод, «… которые позволят вам быстро и легко определить приоритет каждой из ваших задач». Это:

Низкая стоимость + высокая выгода. Выполняйте эти задачи в первую очередь, потому что они самые простые для выполнения, но помогают вам приблизиться к вашей цели.

Высокая стоимость + высокая выгода. Разбейте дорогостоящие задачи на более мелкие. Другими словами, разбейте большую задачу на небольшие, выполнение которых займет меньше часа.А затем еще раз оцените эти небольшие задачи и установите для них правильный уровень приоритета.

Низкая стоимость + низкая выгода. Эта комбинация должна иметь самый низкий приоритет. Либо дайте себе 10-15 минут, чтобы справиться с этой задачей, либо поместите такие задачи между важными задачами в качестве полезного перерыва. Это, вероятно, необходимые задачи (например, рутинные задачи, такие как проверка электронной почты), но они не способствуют достижению желаемой цели. Держите их в нижнем списке приоритетов.

Высокая стоимость + низкая выгода. Проверьте, действительно ли эти задачи необходимы. Подумайте о способах снижения затрат, если вы решите, что выполнение задачи необходимо.

Ознакомьтесь с полной статьей Хо здесь.

Почему вам следует начать сейчас — преимущества расстановки приоритетов

В статье «Важность и преимущества приоритизации задач» для colorservices.mobi указывается, что приоритезация задач дает следующие преимущества:

1. Снижает стресс и увеличивает производительность. «Осознание того, что вам не нужно выполнять все задачи сразу или за один день, даст вам более гибкий график, чтобы сосредоточиться в первую очередь на самом важном».

2. Это поможет вам освободить место для проверки ошибок. «Приоритизация задач гарантирует, что вы выделяете достаточно времени для выполнения задач, а также вносите необходимые изменения, чтобы сэкономить время и стать более продуктивными».

3. Это дает вам больше времени для отдыха. «Когда вы выполняете запланированные задачи раньше отведенного времени, у вас будет достаточно времени, чтобы расслабиться и зарядиться энергией для будущих задач.Вы даже можете делать перерывы между своими задачами ».

4. Это поможет вам избежать откладывания на потом. «Промедление — это препятствие номер один для продуктивности… потому что оно заставляет вас тратить время зря…»

5. Это сохраняет мотивацию. «Когда вы расставляете приоритеты в своих задачах и видите положительные результаты, у вас появляется мотивация выполнять еще больше задач…»

Как вы думаете?

• Когда дело доходит до выполнения задач, вы откладываете на потом или стараетесь?
• Какие у вас есть советы по расстановке приоритетов задач?

Как сохранить мотивацию для выполнения задач?

8 советов по эффективному расстановке приоритетов для вашей рабочей нагрузки

Вы когда-нибудь боролись со своей рабочей нагрузкой и откладывали слишком долго, думая о длинном списке работы, которую вам нужно выполнить, тратя впустую свое время и силы? Эффективная работа важна, особенно как учитель, когда вы чувствуете, что в дне недостаточно часов.

Ниже приведены 8 советов, которые помогут улучшить ваше время, повысить производительность и эффективно расставить приоритеты для вашей рабочей нагрузки.

1) Составьте список дел

Вы когда-нибудь записывали задачу, которую вы уже выполнили, просто чтобы вычеркнуть ее? Вероятно, все мы хорошо умеем составлять списки, но именно то, как вы ранжируете задачи по важности, помогает гарантировать их выполнение. В начале каждого дня или недели составляйте список дел, отражающий то, что вы хотите сделать. Постарайтесь также установить реалистичные ожидания / цели, чтобы избежать разочарования, если вы не выполнили свои задачи к установленному вами времени.Знаете ли вы, что бумажные списки дел по-прежнему предпочитаются многими людьми просто потому, что физически вычеркивают что-то из своего списка, что так приятно?

2) Регулярно пересматривайте свою рабочую нагрузку

Мне нужно чаще просматривать свои списки дел, так как обычно одна или две задачи теряются внизу, и поэтому так важно регулярно просматривать свой список. Если вы обнаружите, что каждый раз откладываете задачу, возможно, делегируйте ее кому-то другому? Регулярно анализируя свою рабочую нагрузку, вы, вероятно, отметите несколько завершенных пунктов списка, что даст вам чувство выполненного долга.Вот статья о том, почему вычеркивать что-то из своего списка приятно и почему это побуждает вас делать больше.

3) Сосредоточьтесь на самом важном

Следуйте правилу рабочих нагрузок 80:20; 80 процентов нашей работы составляет менее 20 процентов ее ценности, поэтому сосредоточьтесь на самых важных 20 процентах, чтобы выполнить самые важные задачи. Это должно повысить вашу производительность на работе, так как самые важные работы будут выполнены. Тогда вы, скорее всего, почувствуете меньшую нагрузку на менее важные задачи.

4) Установите реалистичные сроки

Важно точно оценить время, которое у вас уйдет на выполнение каждой задачи, чтобы достичь и получить чувство удовлетворения в конце рабочего дня. Если вы слишком оптимистичны, это приведет только к разочарованию.

5) Дайте время для перерывов

Это может быть трудно учесть, поскольку вы не знаете, сколько перерывов у вас будет, но если у вас, вероятно, будут перерывы в определенное время суток, то выполняйте более срочные работы во время время, когда вас меньше прерывают.Так вы сможете лучше сосредоточиться и быстрее выполнять задачи, не отвлекаясь от них, когда кто-то стучит в дверь вашего класса!

6) Структурируйте свою рабочую нагрузку

Лучше всего работать с каждым элементом в вашем списке по одному, чтобы не переключаться между разными задачами. Конечно, иногда мы просто не можем не выполнять несколько задач одновременно, однако, структурируя вашу рабочую нагрузку, уделяя больше внимания каждой задаче отдельно, это поможет вам составить список более эффективно, не отвлекаясь от мыслей.

7) Не позволяйте почтовому ящику увеличивать вашу рабочую нагрузку.

Выделите время для проверки своего почтового ящика, чтобы не отвлекаться каждый раз, когда вы получаете электронное письмо.