Приоритеты расставлять правильно: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Как расставлять приоритеты в работе

Опубликовано27.02.202227.02.2022

Когда речь заходит о расставлении приоритетов в работе, то, наверное, у каждого из опытных руководителей будет, что сказать на эту тему. Жаль, что в большом количестве советов тоже можно потеряться до такой степени, что среди них тоже придётся выделять наиболее важные.

Первое, что нужно понять – планирование и приоритеты задач тесно связаны. Простой пример: вам нужно построить дом. Из задач – закладка фундамента, возведение стен, монтаж кровли. Если нарушить последовательность, то дом вы не построите. Любая произвольная комбинация и неправильное разнесение во времени приведёт к печальным последствиям.

Наиболее популярные подходы к расстановке приоритетов

Больше всего детализировать и разбирать по винтикам любую свою деятельность любят программисты и управленцы.

В теории менеджмента используются следующие методологии:

• Цель-задача-функция. Вечная классика. Перечисляете все стоящие цели, формируете на их основе задачи и функции. Самый важный объект здесь – функции. Именно их нужно разносить по временной шкале и по важности.
• Матрица Эйзенхауэра. Распределение задач по важности и срочности. Этот метод рассмотрим подробно ниже.
• Тайм-менеджмент по АВС-системе. Дела, цели, задачи делятся на три группы по важности: A, B и C (от большего к меньшему).
• Планирование по правилу Парето. Знаменитый принцип 20/80. Соответственно, приоритет нужно отдавать тем задачам, которые будут давать наибольшую отдачу. Например, зачем тратить время на 80% клиентов, которые дают всего 20% прибыли? Лучше уделить внимание тем 20% заказчиков, которых принесут 80% дохода. И т.п.

У программистов методологий больше. Но и применяются они в рамках принятых на вооружение систем управления проектами. Вот только некоторые из них:

• RICE (охват, влияние, достоверность, усилия).
• ICE (своеобразная модификация RICE: влияние, уверенность, простота реализации).
• Матрица Кано. Приоритеты выбираются из соотношений удовлетворённости и функциональности (применяется к планированию новых продуктов).
• 2 списка (в одном все дела/задачи, во втором только те, что нужно решить лично, остальные нужно делегировать).
• Ценность против усилия (легко соотносится с правилом Парето).
• Стоимость задержки (невыполнение какой из задач/функций нанесёт наибольший вред).
• Купи функцию (в приоритете те задачи, которые нужны клиенту/заказчику/владельцу в первую очередь).
• WSJF (на первом месте — короткие и простые задачи).
• Оценка возможностей (приоритеты расставляются в зависимости от важности и удовлетворённости).

Ну и не стоит забывать о «Красной» культуре, которая по-прежнему преобладает в РФ и странах СНГ. Здесь принцип приоритетности формулируется максимально просто:

«Что скажет вышестоящий руководитель делать в первую очередь, то и будет в наивысшем приоритете».

Матрица Эйзенхауэра

Наиболее наглядная, простая и действительно эффективная методика расстановки приоритетов на все времена.

Идея сводится к тому, что все ваши дела, задачи, планы и события нужно распределить на четыре группы (в зависимости от срочности и важности):

• Важно и срочно. Такие дела нужно сделать в первую очередь. Желательно лично. Если лично сделать невозможно, то действия доверенных лиц должны быть под максимальных контролем.
• Важно и не срочно. Внести в план/расписание. Можно делегировать. Но вопрос контроля с вас не снимается. В назначенное время результат будет всё равно спрашиваться с вас. Главное, чтобы задачи из этой категории не переходили в разряд первых (важных и СРОЧНЫХ).
• Срочно и не важно. Лучшее решение для руководителя – делегировать такие задачи ответственным исполнителям, чтобы освободить своё время и не тратить на них свои силы. Если делегировать задачи из этой категории некому, то к их выполнению стоит приступать только после первых двух категорий.
• Не срочно и не важно. Можете смело отложить такие задачи в долгий ящик и вернуться к ним тогда, когда решите все остальные. Практика показывает, что к таким делам не возвращаются никогда и их можно безболезненно вычеркнуть из списка или вообще забыть.

Советы для повышения эффективности

Трезво оценивайте свои силы и категории задач. Не забывайте, что они могут быть разовыми (единичными) или повторяющимися (цикличными). Очень важно помнить о взаимном влиянии одних на других, как в примере с домом.

Самая серьезная проблема – это создать список всех ваших дел, событий и т.п., провести их категоризацию и систематизацию. Даже если вам понравился подход Эйзенхауэра, то на листе бумаги все пункты могут просто не поместиться (иногда не хватает даже офисной доски со стикерами).

Как быть? Нужен качественный софт для работы с планированием.

Projecto идеально подходит на статус корпоративного инструмента. Это облачная платформа. Projecto хорошо адаптируется под любые методологии и просто внедряется на любых проектах.

Не верите? Попробуйте в деле и убедитесь лично. Никакой регистрации и запроса тестирования не требуется.

(демоверсия Projecto)

Рубрика: Теория

Расстановка приоритетов.

Руководитель во многом определяет характер, набор и критерии действий подчиненных. Не все он решает единолично, но на то он и руководитель – он влияет на подчиненных. Зачастую руководители недовольны тем, как подчиненные принимают решения и как они действуют.

«Человеку важно определить для себя жизненные приоритеты. В жизни должен быть распорядок, согласно которому вы расходуете время и энергию»

Как управлять удаленным выбором? Именно удаленным, потому что руководитель не может постоянно «стоять над сотрудником» – в этом случае он, безусловно, предотвратит неправильные шаги. Как управлять действиями сотрудников, которые работают самостоятельно и научить их расставлять приоритеты?

Основа основ: система координат

Александр Фридман рекомендует начать управление с создания системы координат:

«Как сотрудник делает выбор? На основании каких-то критериев. Человек всегда действует предельно рационально. «Нерациональные» вымерли, не оставив потомства. Человек рационален всегда, но весь вопрос в том, что он берет во внимание, принимая те или иные решения. Да, он может действовать под влиянием эмоций. Но это значит, что эмоции являются частью его системы принятия решения. Принимая решение, он неосознанно учитывает эмоции. Но каким набором критериев он при этом руководствуется и как действует: подсознательно или неосознанно?

Если руководителю кажется, что сотрудник действует неправильно, следует понимать, что у подчиненного просто другая система координат. Руководитель мыслит в одной системе координат, а подчиненный – в другой. Поэтому его действия кажутся руководителю неправильными.

Как же научиться управлять выбором подчиненных, находящихся не рядом с руководителем?

Один из способов – создать единую систему координат. В каком случае она будет полезной и эффективной для управления? Какие требования к ней предъявить?

• Она должна быть абсолютно прозрачной, каждый ее элемент должен быть виден и понятен, должны отсутствовать скрытые элементы.
• Каждый элемент должен быть четко описан. Но «четкость» не всегда значит «краткость». Пытаясь описать ситуацию кратко, может потеряться ее смысл. Поэтому лучше стремиться к ясности, чем к краткости. Экономия места и букв приводит к тому, что фраза получается краткая, литая, но имеет множество истолкований. Не стремитесь сразу к «латинской литой прозе». Сначала вам нужно все описать понятно и четко.
• Логичность происхождения: для чего предназначен тот или иной элемент. Причем хорошо, если логичность опирается на интересы дела, а не на «выпад» руководителя.
  Мы ведь с вами на работе в интересах дела? «Нравится» или «не нравится» – вторичные процессы.
• Согласованность элементов. Нет ничего страшнее системы, в которой элементы противоречат друг другу. Например, какие-то красивые лозунги противоречат правилам компании. Они красиво звучат, но они не реализуются в практических действиях сотрудников. Лозунги могут говорить одно, тогда как правила компании гласят совершенно другое.
• Достаточность. Конструкция нашей операционной системы решает все задачи, которые возникают в процессе работы.
• Актуальность. Наши элементы должны отвечать сегодняшним задачам, они должны быть своевременно обновлены, верифицированы, они должны быть актуальными, не устаревшими и не отвечать на вопросы вчерашнего дня.
• Всеохватность. Система действует по всей территории компании: персонал знает о ее пунктах и руководствуется ими. Тогда первое лицо компании будет спокойно за принятие решений своими подчиненными, а все подразделы компании будут синхронно и правильно работать.

Идеально, когда система работает в автоматическом режиме. Но также всегда должна быть возможность «ручного привода» для руководителя. Важно: операционная система будет приносить пользу, если ее критерии будут соблюдать и подчиненные, и руководитель. Тогда она будет мотивирующей и эффективной».

Управляем приоритетами

«Самые важные дела, как суфле – нужно подавать вовремя»

В процессе расстановки приоритетов нужно обязательно использовать многомерную систему координат. Если она будет применяться систематично, это войдет в привычку как у руководителя, так и у подчиненных, и ее использование не будет вызывать никаких сложностей. Возникает вопрос:

как правильно расставить приоритеты?
Поможет разделение дел на поддерживающие и развивающие.
Поддерживающие – это такие дела, не сделав которые ситуация уходит вниз. Это сегодняшние клиенты и те задачи, которые выступают, можно сказать, в качестве «хребта» – поддерживают тело.
Развивающие – то, что способствует развитию (методология, квалификация и т. д.), это некие изменения в чем-то.

Приоритетными делами выступают поддерживающие (в сравнении с развивающими), так как «хлеб важнее масла». Развивающие дела более склонны к эластичности: их можно сделать сегодня, а можно и завтра.
Как расставить приоритеты и на каких этапах это нужно делать? Когда перед нами возникает несколько задач, мы начинаем думать, какой из них присвоить приоритетную роль. И это правильно. В управленческом планировании сначала требуется выбрать первостепенную стратегическую цель, а затем расставлять приоритеты. И делать это нужно на следующих этапах:

• перед формулированием целей,
• перед декомпозицией,
• после декомпозиции.

Декомпозиция — это метод разделения целого на части, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, пусть и взаимосвязанных, но более простых.

Точный и объективный взгляд на ресурсы после анализа привлекательности результата в процессе проведения декомпозиции может привести к изменению приоритетов. Возможно, понадобится корректировка не только задач и параметров, но и критериев, влияющих на их достижение. Придется вернуться к задачам планирования и пересмотреть базовые факторы (сроки, стоимость и действия, которые приводят к качеству). Они тесно взаимосвязаны между собой и не всегда сохраняются под влиянием определенных обстоятельств. Поэтому в процессе планирования мы можем поменять свои приоритетные позиции как на старте, так и после декомпозиции, так как степень их важности под влиянием процесса может кардинально измениться.

Как правильно расставить приоритеты в работе? Нужно думать, думать регулярно, выделяя для этого достаточное количество времени. Не спеша расставлять приоритеты критериев, верно формировать приоритеты самих целей. Такой подход позволит выявить факторы, которые влияют на конкретную ситуацию и подобрать несколько вариантов для ее решения. Попытка расставить приоритеты на ходу в решении сложных вопросов может привести к неправильным выводам, которые негативно скажутся на всей работе. Точно так же опасно бесконтрольное развитие деятельности, когда о целесообразности смены приоритетов и стоимости конечных результатов не задумываются вообще.

(По материалам видео Александра Фридмана «О планировании и приоритетах», «Как управлять выбором подчиненных». Также использованы материалы из книги А. Фридмана «Вы или Хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента»).

Более подробно узнать о том, как расставлять приоритеты для эффективного управления, а также как управлять действиями и мыслями сотрудников вы сможете на курсе Александра Фридмана «Управление выбором подчинённых: как заложить основу для правильной корпоративной культуры» (с программой курса можно ознакомиться по ссылке).

---

Александр ФридманОнлайн-образованиеСтратегия управленияУправление персоналомПланирование

---

Поделиться в социальных сетях:

---

Зарегистрироваться

Хочу получать рассылки с эксклюзивными предложениями и советами по обучению

Используется защита от спама reCaptcha от Google
Конфиденциальность | Условия использования

Как расставить приоритеты в работе, когда все есть #1

Советы, истории и идеи, которые помогут лучше управлять работой, повысить производительность и улучшить сотрудничество.

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Все проекты, особенно крупные и сложные, должны иметь четкие приоритеты. Проще сказать, чем сделать. Особенно, когда каждая задача кажется приоритетом номер один и требует вашего внимания. Вы можете рассчитывать на то, что технические проекты, независимо от того, насколько хорошо они спланированы, будут включать заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это просто естественный порядок вещей.

Приоритизация — это процесс определения уровня важности и срочности задачи, вещи или события. Это ключевой навык для любого работающего профессионала, и он абсолютно необходим руководителям проектов. Умная расстановка приоритетов является жизненно важной частью философии Planning Intelligence компании LiquidPlanner, позволяющей согласовать людей, приоритеты и проекты.

Одной из самых больших проблем для менеджеров проектов и руководителей групп является точное определение приоритетов работы, которая важна на ежедневной основе. Даже если у вас есть лучшее программное обеспечение для управления проектами, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попасть в роль кричащего «первостепенного приоритета» для каждого другого проекта, который попадает на щуку.

Так же, как вы должны быть усердными и иметь правильное представление о проекте, чтобы гарантировать, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы добиться этого, требуется много практики и тайм-менеджмента.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и вовремя укладываться в сроки, вот 6 шагов для определения приоритетов проектов, которые имеют много движущихся частей.

1. Соберите список всех ваших задач.

Соберите воедино все, что вы могли бы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве предметов заранее. Это поможет вам понять, как и когда мудро распределять свое время.

Возникли проблемы с организацией задач в одном месте? Ознакомьтесь с программным обеспечением для управления проектами LiquidPlanner , которое использует интеллектуальную расстановку приоритетов в качестве одного из 6 решений для интеллектуального планирования. Это помогает командам давать более реалистичные оценки ваших задач, отвечая на вопрос, когда?

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас задачи, требующие немедленного внимания. Речь идет о работе, которая, если она не будет завершена к концу дня или в ближайшие несколько часов, будет иметь серьезные негативные последствия (срыв дедлайна клиента; срыв дедлайна публикации или релиза и т. д.).

Выделите время для определения приоритетности самых срочных задач в начале дня. Если вы перенесете их на более поздний период, вы рискуете быть слишком занятым в течение дня. Расстановка приоритетов на основе срочности также снимает часть стресса при приближении сжатых сроков или высоких требований к рабочей нагрузке.

Проверьте, нет ли высокоприоритетных зависимостей, которые зависят от того, вы закончите часть работы сейчас. Обязательно свяжитесь с любым членом вашей команды, который может помочь завершить все зависимости ранее в этот же день.

3. Оцените ценность своих задач.

Взгляните на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно определить, какие типы задач являются критическими и имеют наивысший приоритет по сравнению с другими.

Например, сосредоточьтесь на клиентских проектах перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед повторной настройкой базы данных; ответы на запросы в службу поддержки перед написанием учебных материалов и так далее. Еще один способ оценить ценность — посмотреть, на скольких людей повлияла ваша работа. В целом, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

Ниже приведены некоторые полезные ссылки для оценки ценности и важности ваших задач.

• Критические приоритеты зависят от времени и имеют большое значение. К ним относятся задачи, связанные с кризисами или строгими сроками клиента.
• Высокоприоритетные задачи, не зависящие от времени, следует считать высокоприоритетными . Это задачи, которые включают мышление, планирование и сотрудничество.
• Средние приоритеты могут зависеть от времени, но не имеют большого значения. Совещания, общение по электронной почте и организация проектов могут попасть в эту категорию.
• Низкоприоритетные проекты и задачи не зависят от времени и не имеют большой ценности. Вы можете перенести эти приоритеты на более поздний срок в течение недели или полностью отказаться от них.

4. Упорядочивание задач по расчетным трудозатратам.

Если у вас есть задачи, которые, по вашему мнению, имеют одинаковый приоритет, проверьте их оценки и начните с той, которая, по вашему мнению, потребует наибольших усилий. Эксперты по продуктивности предлагают тактику начинать сначала с более длительной задачи. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более важных проектах, пока не закончите более короткую задачу, тогда доверьтесь своей интуиции и сделайте это. Может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка, прежде чем погрузиться в более глубокие воды.

Управление неопределенностью — тяжелая работа. Если вам нужна дополнительная информация о создании точных оценок проекта, узнайте, как LiquidPlanner использует Smart Estimation в нашем решении для управления проектами Planning Intelligence.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты изменятся, и часто, когда вы меньше всего этого ожидаете. Так что планируйте неожиданное. Но — и вот в чем хитрость — вы также должны оставаться сосредоточенными на задачах, которые вы взяли на себя. Работая над такими задачами, постарайтесь спрогнозировать другие требования к проекту, которые будут соответствовать вашим приоритетам, чтобы вы могли лучше подготовиться к тому, что вас ждет впереди.

6. Знайте, когда резать.

Будь реалистом. Вы, вероятно, не можете добраться до всего в вашем списке. После того, как вы определите приоритеты своих задач и посмотрите на свои оценки, вычеркните оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, вы должны и можете выполнить в течение дня. Сокращая свой список приоритетов, сосредоточьтесь на главных вещах, которые принесут вам чувство выполненного долга за день. Затем сделайте глубокий вдох, нырните и будьте готовы ко всему.

Интеллектуальная расстановка приоритетов с помощью LiquidPlanner

Когда кажется, что все в вашем списке дел стоит на первом месте, это может быть ошеломляющим. Но помните, не все в вашем списке является или должно быть приоритетом. Вот почему важно знать, как определить свои приоритеты и провести различие между критическими и низкими приоритетами.

Благодаря программному обеспечению Planning Intelligence от LiquidPlanner приоритеты управления проектами вашей организации учитываются в расписании с самого начала. Узнайте о нашем влиянии на ваш портфель проектов при смене приоритетов, запустив бесплатная пробная версия сегодня.

Другие статьи

. Эмоциональный интеллект и лидерство.

Smartsheet против ClickUp против LiquidPlanner

Smartsheet и ClickUp — две компании по управлению проектами, с которыми вы, несомненно, столкнетесь в поисках программного обеспечения для управления проектами. Команды часто сравнивают эти

Как расставить приоритеты, когда все кажется важным

Никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите. Это всеобщая проблема. И мы все принимаем этот факт и живем с его реальностью до тех пор, пока наихудший сценарий не поднимет свою уродливую голову: у вас не хватит времени, чтобы сделать все, что вы должны сделать .

Когда кажется, что все в вашем списке дел имеет решающее значение (или когда кто-то, перед кем вы отвечаете, так считает), пришло время использовать один или несколько методов расстановки приоритетов, чтобы сделать ваш список дел более управляемым и доступным.

Что такое техника расстановки приоритетов?

В вашем списке дел 300 задач. Какой из них самый важный?

Техника расстановки приоритетов поможет вам ответить на этот вопрос, предоставив вам формальный метод оценки необходимости выполнения каждой задачи в вашем списке. Процесс расстановки приоритетов позволяет вам принимать обоснованные решения о том, что вам нужно делать, что вам не нужно делать и когда вам нужно сосредоточиться на определенных задачах.

Методы определения приоритетов решают две ключевые проблемы:

• Стоит ли вам действительно идти на эту встречу/ответить на это письмо? Если вы позволите другим людям создавать для вас список дел с помощью приглашений на встречи и входящих электронных писем, вы никогда не выполните свою важную работу. Легче чувствовать себя оправданным, отклоняя приглашение на встречу или откладывая ответ на электронное письмо, когда вы точно знаете, на чем вам нужно сосредоточиться и почему.

• Все важно! Если вам кажется, что весь день вы боретесь с пожарами, потому что все, что все просят вас сделать, является «срочным», список приоритетов может помочь вам восстановить контроль над своим временем и противостоять необоснованным заданиям в последнюю минуту.

Получайте советы по продуктивности в своем почтовом ящике

Подпишитесь

Когда я работал в сфере разработки продуктов, наши списки приоритетов были нашим щитом от задержек и отвлекающих факторов. Когда заинтересованные стороны появлялись с новыми срочными запросами, мы просто показывали им приоритетный список и спрашивали: «Что мы должны сократить, чтобы удовлетворить этот запрос?» Увидев важность других вещей в списке, срочные запросы часто внезапно становились гораздо менее срочными.

Но это работает не только при разработке продуктов. Вы можете использовать его для управления приоритетами с вашим начальником, коллегами, семьей и даже с той частью вашего мозга, которая всегда ищет новые идеи для того, чтобы сделать/новые способы прокрастинации, которые удерживают вас от выполнения важной работы.

Сосредоточьтесь на своей самой важной работе с помощью этих 9 методов расстановки приоритетов

Поиск правильной техники расстановки приоритетов зависит от вас лично: выбранный вами метод должен быть осмысленным и правильным. К счастью, существует множество техник расстановки приоритетов, которые стоит рассмотреть в поисках подходящего для вас метода.

1. Матрица приоритетов

2. Moscow

3. ABCDE

4. Scrum Dipitization

5. Sort

6. 9000

7. Sort

8. 9000

9. Sort

10. 9000

11. . 9

12. Два списка

---

1. Матрица приоритетов

Техника матрицы приоритетов заключается в размещении всех ваших задач на матрице из четырех блоков. Ось x представляет одно значение, а ось y представляет другое. Таким образом, каждый квадрант представляет приоритет на основе определенных значений.

Это метод, который легче показать, чем рассказать:

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует значение важности по оси Y и срочность по оси X. Вы оцениваете каждую задачу на основе ее срочности и важности, а затем помещаете каждую задачу в правильный квадрант на основе вашей оценки.

1. Важные и срочные задачи — ваши главные приоритеты.

2. Важные, но не срочные задачи имеют меньший приоритет — их следует запланировать на потом.

3. Срочные, но не важные задачи — хорошие кандидаты для делегирования.

4. Несрочные или важные задачи — это то, что вам, вероятно, просто не следует делать.

Поместив каждую задачу в вашем списке в квадрант матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно поработать сейчас, над чем вам нужно поработать позже, что вам нужно делегировать, а что вам нужно удалить из вашего списка.

Но вы можете заменить значения осей x и y в матрице Эйзенхауэра на любые значения, которые имеют для вас смысл. Вот еще несколько примеров:

Матрица «усилия-воздействие»

В матрице «усилия-воздействие» вы оцениваете задачи, исходя из того, сколько усилий потребуется для их выполнения, и какое влияние окажет их выполнение. Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. Задачи «Малые усилия, высокая отдача», вероятно, являются вашими главными приоритетами, потому что они означают быстрые победы.

Матрица ценности и затрат

В матрице ценности и затрат два верхних квадранта являются вашими приоритетами. Предметы «высокая ценность, низкая стоимость» — это ваши быстрые победы, а предметы «низкая ценность, высокая стоимость» — это то, чего вам, вероятно, следует избегать.

Если модель матрицы приоритетов кажется вам подходящей техникой расстановки приоритетов, вы можете построить свои матрицы на бумаге или в электронной таблице или использовать приложение, предназначенное для построения матриц приоритетов, например Матрица Эйзенхауэра (бесплатно) или Матрица приоритетов ( от 12 долларов США на человека в месяц, оплачивается ежегодно).

2. MoSCoW

Метод MoSCoW (произносится как «столица России») — это простой метод расстановки приоритетов, при котором вы относите каждую задачу в своем списке дел к одной из четырех категорий:

1. M – Необходимо выполнить: M задачи – это то, что вам абсолютно необходимо делать.

2. S – Следует сделать: S задач – это то, что вы должны сделать, но они имеют более низкий приоритет, чем M задач.

3. C – Мог бы сделать: C задачи приятные для выполнения. Вы хотели бы сделать их, но если вы этого не сделаете, это, вероятно, не имеет большого значения.

4. З – Не будет: З задачи — это вещи, которые просто не стоит делать.

Чтобы использовать этот метод, просмотрите свой список дел и назначьте каждой задаче категорию MoSCoW. Затем отсортируйте список по категориям. Ваши задачи M должны быть вверху. За ними следуют задачи S , за которыми следуют задачи C . W задачи должны быть удалены.

Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы можете быть уверены, что всегда работаете над задачами с наивысшим приоритетом.

Канбан-приложение, такое как Trello (доступен бесплатный план), хорошо подходит для метода MoSCoW. Создайте основной список несортированных задач, а затем перетащите каждую задачу в соответствующую категорию. Вы также можете перетаскивать задачи вверх и вниз в списках, чтобы указать порядок, в котором вы хотите работать над ними.

Но для того, чтобы MoSCoW действительно работал, вы должны убедиться, что все задачи, которые вы должны выполнить, добавлены в ваш основной список, чтобы вы могли классифицировать их. Простой способ убедиться, что задачи добавляются в ваш список, — это использовать Zap (автоматизированный рабочий процесс Zapier) для автоматического перемещения задач из таких мест, как входящие сообщения электронной почты и Slack, в ваш основной список дел. Вот несколько примеров:

Создайте карты Trello из новых ответов Typeform

Создание карт Trello из новых ответов типа

Try

Trello, Typeform

Treello + Treallo

9002

9002

9002

. События календаря

Создание новых карточек Trello из новых событий Календаря Google

Попробуйте

Календарь Google, Trello

Google Calendar + Trello

Create Trello cards from new Gmail threads

Create Trello cards from new Gmail threads

Try it

Gmail, Trello

Gmail + Trello

Create Карточки Trello еженедельно по расписанию

Создавайте карточки Trello еженедельно по расписанию

Попробуйте

Расписание Zapier, Trello

Schedule by Zapier + Trello

Create Trello cards from new saved Slack messages

Create Trello cards from new saved Slack messages

Try it

Slack, Trello

Slack + Trello

Создание карточек Trello из новых выпусков GitHub

Создание карточек Trello из новых выпусков GitHub

Попробуйте

GitHub, Trello

GitHub + Trello

3.

ABCDE

Метод MoSCoW не учитывает одну вещь: задачи, которые необходимо делегировать кому-то другому. Это делает MoSCoW отличным, если вам некому делегировать, но если вы можете делегировать задачи, становится неясно, какие задачи следует делегировать. Альтернативой является метод ABCDE Брайана Трейси из его книги Eat That Frog .

Подобно MoSCoW, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:

• Задания A — это то, что вы должны сделать (аналогично заданиям MoSCoW M ).

• Задания B — это то, что вы должны сделать (аналогично заданиям MoSCoW S ).

• Задачи C — это полезные задачи (такие же, как задачи MoSCoW C ).

• D-задачи — это задачи, которые вы должны делегировать кому-то другому (или автоматизировать).

• E-задачи — это задачи, которые вы должны исключить (аналогично MoSCoW 9). 0113 W задач).

Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в своем списке, назначьте ей букву в зависимости от ее приоритета, затем отсортируйте задачи по букве. Делегируйте задачи D и удаляйте задачи E , чтобы у вас остались только задачи A , B и C , а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредотачиваетесь на своих самых важных задачах. задачи.

Канбан-приложения также отлично подходят для этой техники. У вас будет один основной список, за которым следуют дополнительные списки, содержащие A , B , C , D и E задачи. Перетащите задачи из основного списка в соответствующую категорию, а затем приступайте к выполнению задач A .

4. Расстановка приоритетов Scrum (упорядочение)

Расстановка приоритетов Scrum (также известная как расстановка приоритетов Agile) — это метод расстановки приоритетов, основанный на упорядочении. Если в вашем списке 20 дел, вы назначаете каждому заказ, пронумерованный от 1 до 20, на основе как приоритета, так и последовательности.

Расстановка приоритетов в Scrum работает очень хорошо, когда нужно учитывать последовательность.

Например, предположим, что вашей первоочередной задачей является перекладка пола в ванной. Однако вы знаете, что вам также нужно, чтобы сантехники прокладывали новые трубы в вашей ванной, и для этого им придется врезаться в пол. Прокладка новых труб может быть менее приоритетной задачей, но, поскольку это повлияет на вашу самую приоритетную задачу по перекладке плитки пола, ее необходимо выполнить в первую очередь.

При определении приоритетов Scrum вы оцениваете каждую задачу в своем списке по трем критериям:

1. Насколько важна эта задача?

2. Насколько это важно по сравнению с другими задачами в этом списке?

3. Зависит ли от этой задачи какая-либо другая задача?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы присваиваете каждому номер 1- n (где n — общее количество задач в вашем списке). У вас не может быть двух задач №1. Вы должны сделать один № 1 и один № 2. Каждая задача получает уникальный номер.

Приоритезация Scrum хорошо работает сама по себе, но она также очень хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритету (например, M , C и W или A , B и C ) вы можете начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять. их, принимая во внимание любые зависимости задач, которые должны повлиять на этот порядок.

Любое приложение списка дел, которое позволяет упорядочивать с помощью перетаскивания, хорошо подходит для расстановки приоритетов Scrum. Однако вы также можете использовать специальный инструмент Scrum, такой как Yodiz (доступен бесплатный план), чтобы назначать фактические номера задачам вместо их перетаскивания.

Не можете найти подходящий инструмент для своего списка дел? Вот несколько советов о том, как найти инструмент, который лучше всего подходит для вас.

5. Пузырьковая сортировка

Я упомянул, что хороший вопрос, который следует задать при расстановке приоритетов с использованием Scrum-упорядочения: «Насколько важна эта задача по сравнению с другими задачами в этом списке?» Но реальность такова, что это хороший вопрос для любого упражнения по расстановке приоритетов, особенно если вы страдаете от проблемы «все срочно, все №1».

Пузырьковая сортировка — хороший способ ответить на этот вопрос. Это процесс сравнения важности каждой задачи в вашем списке с важностью каждой другой задачи в вашем списке.

Вы начинаете с размещения каждой задачи на горизонтальной сетке:

Затем вы берете первые две задачи и оцениваете их относительно друг друга, спрашивая: «Какая задача важнее?»

Самая важная задача перемещается влево. Таким образом, в этом примере, если Задача 2 важнее, чем Задача 1, эти две задачи меняются местами.

Далее вы сравниваете следующие две задачи. Что важнее? Более важная задача остается/перемещается влево.

Продолжайте этот процесс, пока не дойдете до конца списка. После этого полезно начать с самого начала и снова задавать эти вопросы для каждого набора задач. Продолжайте упражнение до тех пор, пока каждая более важная задача не окажется слева от менее важной задачи. Теперь ваши приоритеты перечислены слева направо.

К сожалению, мне не удалось найти какие-либо инструменты, разработанные специально для использования с методом пузырьковой сортировки, но вы можете легко обойти эту проблему, используя Канбан, список дел или приложение для управления проектами, которое позволяет перетаскивать отказаться от расстановки приоритетов. Вам просто нужно работать над наборами задач сверху вниз, а не слева направо.

6. Самая важная задача (MIT)

Самая важная задача (MIT) — исключительно простой метод расстановки приоритетов от Дзен до Лео Бабауты из Done. Вместо того, чтобы расставлять приоритеты во всем списке дел, начинайте каждое утро с выбора 1–3 MIT — дел, которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере один из ваших MIT каждый день должен быть связан с вашими целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно, чтобы помочь вам достичь своих целей. И хотя вы, скорее всего, сделаете за день больше, чем просто свои MIT, выбор MIT утром и установка крайнего срока гарантирует, что вы каждый день посвящаете время работе над важными высокоприоритетными задачами.

Преимущество Массачусетского технологического института в том, что технически вам даже не нужен список дел, чтобы использовать этот метод. Тем не менее, бесплатное расширение Chrome Momentum предлагает хороший способ держать ваш MIT в центре внимания. Он предлагает вам выбрать фокус на день при первом открытии Chrome, а затем показывает этот фокус каждый раз, когда вы открываете новую вкладку браузера.

7. Метод Айви Ли

История метода Айви Ли заключается в том, что Чарльз М. Шваб однажды нанял консультанта по производительности по имени Айви Ли, чтобы та помогла ему повысить эффективность своей сталелитейной корпорации. Ли попросил не платить аванс за консультацию. Вместо этого он сказал Швабу подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму денег, которую он сочтет уместной, исходя из результатов.

Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 000 долларов.

Метод Айви Ли прост (и похож на метод Массачусетского технологического института):

• В конце каждого рабочего дня выбирайте из своего списка шесть самых важных задач, над которыми нужно работать завтра.

• Затем расположите эти шесть задач по приоритету.

• Придя на работу на следующий день, работайте над задачей номер один, пока она не будет завершена.

• Затем работайте над заданием номер два, пока оно не будет завершено, задание номер три и т. д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут выполнены, и повторяйте этот процесс каждый день.

Опять же, любой список дел/канбан/приложение для управления проектами хорошо работает для метода Айви Ли. Однако, если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь выполнить свои шесть задач из-за встреч и других отвлекающих факторов, вы можете рассмотреть возможность создания списка дел в приложении для блокировки времени, которое позволяет вам планировать время для этой работы в своем календаре.

8. 1-3-9

1-3-9техника приоритета немного напоминает смесь MoSCoW и MIT/Ivy Lee. Он побуждает вас сосредоточиться на важных задачах, но также дает вам метод расстановки приоритетов менее важных задач, над которыми вам неизбежно придется работать.

Каждый день вы планируете выполнять 13 задач:

• Один Очень важная задача ( M Задача от Москвы или A Задача от ABCDE)

• Три . С от Москвы или B от ABCDE)

• Девять Задачи с низкой вампортацией ( C от Moscow или ABCDE)

Вы можете вытащить из Eisenhow 3 и 9 задач в порядке приоритета, затем сначала работайте и выполняйте задачу 1 , затем 3 задачи по порядку и, наконец, 9 задачи по порядку.

В идеальном мире мы все могли бы работать только над нашими самыми приоритетными, самыми важными и целеустремленными задачами, но так работает редко. 1-3-9метод обращается к этой реальности, давая вам способ убедиться, что вы, по крайней мере, работаете над наиболее важными из ваших менее важных задач.

Упомянутые ранее приложения матрицы приоритетов — Матрица Эйзенхауэра или Матрица приоритетов — хорошо работают для метода 1-3-9, как и приложение Канбан с основным списком, за которым следуют последующие списки для ваших 1 , 3 и 9 задач.

9. Два списка

Техника двух списков Уоррена Баффета — еще один очень простой подход к расстановке приоритетов.

Сначала вы записываете список из 25 вещей, которые хотите выполнить. Когда список будет готов, обведите пять самых важных пунктов в этом списке.

Когда вы закончите, скомпилируйте результаты в два списка:

Вы не должны тратить время на задачи из списка дел, пока не выполните все из списка дел.