Как эффективно работать и все успевать: Советы тем, кто работает с утра до ночи, но ничего не успевает

Советы тем, кто работает с утра до ночи, но ничего не успевает

Вы проводите за ноутбуком время, которое могли бы потратить на сон, занятия спортом или разговоры с супругой и детьми. Может казаться, что у вас в жизни все в порядке, однако в финансах и домашних делах неразбериха, потому что у вас нет времени оплатить счета, спланировать пенсию или сделать уборку. В большинстве случаев можно сделать так, чтобы меньше отвлекаться на работу в нерабочее время.

Вот четыре шага, которые должны помочь. Предлагаю постепенно вводить изменения и наблюдать, насколько вам удастся оставлять работу на работе физически и умственно.

1. Определите свои нерабочие часы. Если у вас традиционная работа с 9 до 17 ч, ваш рабочий день уже задан. Но если у вас гибкий график, нужно определиться, когда вы работаете, а когда – нет. Если требуется отработать определенное число часов в неделю, для начала распределите их вокруг своих фиксированных личных задач, например, с учетом необходимости отвезти детей в школу или на дополнительные занятия, в соответствии с расписанием транспорта или графиком тренировок. Когда вам нужно приступить к работе и когда закончить ее, чтобы получилось нужное количество времени?

С другой стороны, если ваша компания не фиксирует объем рабочего времени, например, если вы фрилансер или вас оценивают только за результаты, но работа все равно отнимает почти все время бодрствования, примените противоположный подход. Подумайте, сколько часов вы хотите потратить на сон, занятия спортом, семью, друзей, уборку, финансы и т. д. Затем посмотрите, сколько вам нужно выделять ежедневно и еженедельно на эти дела. Так вы сможете определить, какое время сделать нерабочим.

2. Не держите все в голове. Далее разберитесь, что вам нужно сделать и когда вы закончите. Нужно куда-нибудь записать все необходимые задачи – в блокнот, приложение, систему управления проектами или календарь. Важно, чтобы вы не лежали ночью в постели, прокручивая в уме перечень дел.

Составив список, спланируйте работу. Возможно, вам понадобится выделить время в графике, чтобы заранее подготовить отчет, внести в календарь встречи на следующий день или выделить на выполнение своих задач конкретные часы и не назначать на это время совещания и не решать вопросы коллег. Планирование помогает снизить тревогу, что что-то останется без внимания или вы пропустите дедлайн.

Последний рецепт, который поможет разгрузить голову, – подведение итогов в конце рабочего дня. Просмотрите список дел на день и календарь и проверьте, все ли срочные дела сделаны. Можно также быстро просмотреть электронную почту и ответить на все срочные письма, пока вы в офисе. Кому-то будет удобно проверять почту в самом конце рабочего дня, за 15–30 мин до выхода. Другим лучше поставить в календаре напоминание за час или два до ухода. Так у вас будет больше времени закончить дела.

3. Договаривайтесь с коллегами. Если вы хотите провести четкую линию между работой и домом, надо прямо обсудить это с коллегами. Например, можно сказать: «Обычно я ухожу с работы в 6 вечера, если вы захотите связаться со мной после этого времени, то я смогу ответить после 9 утра следующего рабочего дня». Иногда ваши действия могут говорить сами за себя. Если вы никогда не отвечаете после 18 ч до следующего рабочего дня, становится понятно, что в это время вы недоступны.

Но если ваша работа требует постоянно быть на связи, можно установить правила. Например, сказать: «Можете присылать мне сообщения с вопросами в течение дня, но после 6 вечера, пожалуйста, пишите по электронной почте, если вопрос не очень срочный». Если у вас очень гибкий график и вы делаете длинные перерывы в работе в течение дня, например, чтобы сходить в спортзал или забрать детей из школы, предложите связываться с вами предпочтительным для вас способом. Например: «В течение дня могут быть периоды, когда я не рядом с компьютером. Если вам нужен быстрый ответ, звоните или отправляйте сообщение». Так вы будете знать, что от личных или семейных дел вас отвлекут только по действительно важным вопросам.

4. Делайте работу на работе. Многие считают, что «настоящая работа» начинается после 17–18 ч, когда все остальные ушли из офиса или когда дети уже спят. Все просто: в эти несколько ценных часов никто не заглядывает к вам в кабинет и не просит что-то срочно сделать. Но если вы не хотите отвлекаться на работу в нерабочее время, то ею надо заниматься в течение дня.

Вы уже сможете многого добиться, если будете соблюдать рекомендации пункта 2. Следите за временем. Выделяйте часы на проектную работу. Отмечайте в календаре интервалы для ответов на электронные письма. И если нужно куда-то пойти или поехать для решения задачи, сделайте это. Назначайте встречи самому себе и ходите на них, чтобы переделать дела. Особенно трудно, а то и вовсе невозможно не отвлекаться на работу, когда вы испытываете стресс из-за того, что что-то не сделано.

И если вы должны заниматься профессиональными задачами в нерабочее время, ограничьте их по времени. Например, скажите себе: «Сегодня я буду работать с 8 до 9 вечера, и все». Или: «Я потрачу на работу 3 ч в субботу с 13 до 16 ч, но не буду думать о делах ни до, ни после». Гораздо лучше выделить определенный интервал и придерживаться его, чем думать о работе всю ночь или все выходные и ничего не делать.

Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор двух книг

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать | GeekBrains

Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

Как всё успевать, развиваться и не провтыкать свою жизнь

Примерно три года назад на меня свалилась куча дел, с которыми нужно было справиться. При этом хотелось сохранить баланс, чтобы работа не поглотила с головой. Мне нужно было делать основную работу, готовить программу учебного курса и вести занятия, ходить на тренировки, учить английский, общаться с друзьями, развлекаться и, самое главное, отдыхать от этого. Нужно также учесть, что я фрилансил и должен был организовать свою работу. И в принципе, мне удалось разработать простую систему.

Не хочу углубляться в теорию: я практик, а не теоретик. Я просто поделюсь основными идеями и принципами. Это не догма, и не всем это может подойти. Но кто знает, возможно, именно вам эта статья будет полезна.

Теория

Тогда я ещё не знал о модной сейчас GTD и прочих методиках личной эффективности, однако мне попалась информация о сферах человеческой жизни. Классно, когда ты всё успеваешь, например, по работе, но все эти успехи не приносят удовлетворения и не имеют особого смысла, если в других сферах у тебя нет никакого движения.

Обычно люди думают, что в жизни всё случается само собой, деньги падают с неба или их дарит богатый дядя, здоровье никуда не уходит, хорошие отношения выстраиваются сами по себе, успех выбирает случайного человека и сваливается на него и так далее. Это детское видение реальности, от него нужно постепенно избавляться. Чуть подробнее об этом — в статье о причинно-следственных связях.

Как утверждают психологи, существует восемь основных сфер человеческой жизни: семья, отношения, здоровье, финансы, карьера, рост и развитие, духовность, отдых. Нельзя сказать, что какая-то из сфер важнее другой. Они все являются кусочками, из которых складывается гармоничная и интересная жизнь.

Сферы жизни

Я объясню, что входит в каждую сферу:

1. Семья: дети, родители, родственники, близкие друзья.
2. Отношения: близкий человек, партнёр.
3. Здоровье: энергия, самочувствие, здоровый образ жизни.
4. Финансы: зарплата, расходы, доходы и так далее.
5. Карьера: профессия, навыки, коллеги, место работы и карьерный рост.
6. Рост, развитие: обучение, чтение, личные достижения, реализация творческого потенциала.
7. Духовность: душевное состояние, эмоции, радость жизни, отношения со Вселенной (Богом).
8. Отдых: хобби, путешествия, развлечения.

Во все эти сферы нужно направлять свою энергию, в каждой из них должно происходить движение, иначе начинаются перекосы и проблемы в жизни. Это значит, что, чтобы сохранять баланс, для каждой сферы нужно составить список задач и целей.

Список задач по сферам

Но жизнь — такая штука, в которой постоянно что-то происходит и этот баланс очень часто нарушается. Тем более что голова вечно забита разными мыслями, текущими рабочими задачами и информационным мусором и просто невозможно всё помнить и чувствовать себя спокойно. В итоге начинаешь понимать, что почти все проблемы в жизни случаются из-за неумения управлять своим умом и своим временем.

Инструменты

Важно понимать, что человек в конкретный момент может эффективно выполнять только одну задачу и это та задача, на которой он сосредоточен здесь и сейчас. Многозадачности не существует, можно только быстро переключаться между задачами. Кроме того, чем чище голова, чем меньше она забита задачами и мыслями, тем эффективнее она соображает. Как компьютер может зависнуть, если запустить огромное количество программ, так и человек, который взял на себя слишком много, начинает тормозить. Отсюда вывод: в голове лучше не хранить списки задач, расписание, план на год — в общем, всё то, что жрёт ресурсы и мешает сосредоточиться на текущем моменте.

Таким образом, нам нужно организовать внешнее хранилище (вне головы) списков задач по сферам и держать там всю необходимую информацию. Для этого подойдёт любой простой таск-менеджер.

Пул задач в таск-менеджере

Каждый раз, когда нам в голову приходит некая мысль или идея, мы добавляем её в список задач нужной сферы. Если необходимо, добавляем напоминалку. Не всегда эту задачу нужно будет выполнить, потому что через какое-то время она может потерять свою актуальность, и это нормально. Главное, она не сидит у нас в голове и не жрёт ресурсы. Имеет смысл завести отдельный список для идей, в который сваливается всё, что приходит в голову. Позже, после анализа, идеи превращаются в задачи или отправляются в мусорную корзину.

Важно понять: когда мы добавляем задачу в список, мозг запоминает её и резервирует для неё ресурсы, а когда мы отмечаем задачу как выполненную, мозг освобождает эти ресурсы. Совершая физическое действие и отмечая выполнение, мы помогаем мозгу понять, что дело сделано. В противном случае мозг может не осознать факт выполнения задачи.

Прелесть списка ещё и в том, что всегда можно просмотреть перечень уже выполненных задач и удивиться, сколько ты на самом деле всего успеваешь за день, месяц, год. А сколько всего можно успеть за целую жизнь?!

Список выполненных задач

С этой точки зрения работа с почтой в Inbox вместо классического интерфейса Gmail намного эффективнее: таким образом письма превращаются в задачи.

Inbox (альтернативный интерфейс Gmail)

Причина, по которой многие люди мучаются, если они не смогли справиться с задачей, проста. Мозг продолжает выделять для неё ресурсы, и чем больше таких нерешённых задач копится в голове, тем сильнее человек тормозит. Поэтому так важно не брать на себя слишком много и доводить все дела до конца.

Далее, нужно распределить своё время между задачами и обеспечить движение во всех сферах. Для этого нам понадобится календарь.

Календарь с выделенным временем

Для каждой сферы создаётся календарь, отводится время под задачи. Таким образом мы обеспечиваем гармоничное движение в каждой сфере. Обычно стоит отталкиваться от часов, которые отводятся на работу, потому что это время чаще всего фиксировано и вы на него не можете повлиять.

Если подумать, в детстве у всех был распорядок дня в детском саду, потом — расписание в школе и универе, благодаря чему многое удавалось успеть. Но когда человек взрослеет, он думает, что всё сложится само собой, ведь до этого кто-то составлял это расписание. В принципе, так оно и происходит, только этот кто-то учитывает свои интересы, а не ваши.

Отдельно хочется отметить, что нужно отделять общие жизненные задачи от рабочих и, например, учебных, не стоит хранить их в одном списке. Для работы используются отдельные инструменты, которые заточены под специфические задачи и помогают лучше отслеживать их выполнение.

Работа над проектом в Trello

Для учебных онлайн-курсов разрабатывается своя среда, которая позволяет отслеживать прогресс. Для других же сфер есть свои инструменты, например для учёта финансов или для трекинга физической активности. Главное — не переборщить с ними.

Онлайн-курс, прогресс по лекциям

Мозг понимает, что задачи записаны и под них выделено определённое время дня. Это даёт чувство контроля и позволяет направить все ресурсы на решение задачи, над которой нужно думать в данный момент. Это то самое состояние присутствия здесь и сейчас, о котором говорят просветлённые мастера.

И ещё нужно организовать некое внешнее хранилище информации и знаний, чтобы можно было всегда найти то, что может пригодиться. Чаще всего это технические статьи и прочий хлам, который не стоит держать в голове, но который иногда нужно перечитывать.

База знаний в Evernote

Это не относится к художественной литературе, которую рекомендуется периодически читать для развития воображения и для того, чтобы не стать высокопродуктивным роботом.

Как использовать

Надеюсь, общая логика работы понятна: задачи собираются в пулы, привязанные к определённым сферам, для каждой сферы создаётся календарь и отводится время, в которое будет выполняться задуманное.

Распределение задач

Таким образом мы успокаиваем свой мозг, который понимает, что для всех задач есть специально выделенное время, а если конкретный час ничем не занят, значит, можно расслабиться и потупить.

План на неделю

Даже если произойдёт неожиданное событие, которое нарушит расписание, после всегда можно вернуться к делам и нормальному распорядку дня, ведь у вас всё записано. Главное — не позволять мозгу париться, если что-то пойдёт не по плану.

Пример пула задач… Мне часто приходят рассылки различных обучающих онлайн-ресурсов, и я добавляю интересные мне курсы в список «Обучение, развитие». Как только я заканчиваю один курс, я сразу перехожу к следующему. Таким образом обеспечивается непрерывное обучение.

О целях

Цели задают направление, дают энергию, поэтому имеет смысл рассматривать эти инструменты в контексте движения к задуманному. Даже если у человека есть одна глобальная цель, она состоит из более мелких, которые могут изменяться и дополняться. Поэтому свой распорядок имеет смысл подгонять под различные периоды жизни.

Для движения в некоторых сферах нужно ставить цели. В других же достаточно выполнять рутинные задачи, чтобы удержать состояние. Например, чтобы развиваться и расти, нужно постоянно изучать что-то новое, а чтобы быть здоровым, нужно чистить зубы, делать простую зарядку, хорошо и регулярно питаться и так далее.

Лайфхаки

Всё, что написано ниже, вынесено из собственного опыта и проверено не один раз.

1. Чтобы почувствовать изменения, нужно попробовать использовать эти инструменты 3–6 месяцев. Такой период гарантирует выработку привычки.
2. Чаще всего нет необходимости устанавливать жёсткие дедлайны. Но если какая-либо задача должна быть выполнена точно в срок, значит, возможно, для неё потребуется больше времени в день, что повлечёт за собой реорганизацию графика. Возможно, придётся временно пожертвовать некоторыми сферами.
3. Периодически нужно просматривать списки задач по сферам и подчищать их: часто списки перестают быть актуальными. Также нужно подправлять расписание в календаре, когда не получается его придерживаться. Если реальный график не совпадает с планом, мозг начинает беспокоиться.
4. Если расшарить календарь для членов семьи или друзей, они смогут увидеть, когда вы заняты, а когда у вас есть время для встреч. Так делает знаменитый барабанщик Дом Фамуларо (Dom Famularo).
5. Утром лучше разгонять ум и тело, а к вечеру их затормаживать: такой режим намного более продуктивен и соответствует биоритмам. Как показала моя практика, обучение лучше переносить на утро, пока голова свежая. Например, достаточно каждое утро в течение часа без напряга учить иностранный язык, чтобы за год существенно поднять уровень. Ещё я заметил, что, если после обучения давать телу лёгкую физическую нагрузку, знания усваиваются лучше. Вечер же лучше посвятить только физическим упражнениям и отдыху, а мозг не нагружать.
6. Чтобы хорошо себя чувствовать, лучше встать пораньше, часов в 5–6. А чтобы легко было вставать, нужно запланировать на утро медитацию, обучение, зарядку и тому подобное. Многие люди утром долго валяются в постели, а потом в спешке собираются и прибегают на работу с паршивым настроением. При этом им ещё понадобится некоторое время, чтобы мозг полностью проснулся. А теперь представьте, с каким настроем приходит человек, который, пока все спали, успел поучиться, сделать зарядку и хорошо позавтракать — и всё это без спешки и с удовольствием.
7. В определённые периоды приоритеты могут меняться, поэтому нужно периодически пересматривать распределение времени между сферами и корректировать расписание.
8. Чтобы хорошо себя чувствовать физически, достаточно каждое утро делать лёгкую зарядку или плавать, а 3–4 вечера в неделю посвящать чему-то более активному: йоге, танцам, TRX и так далее. Также важно регулярно питаться 3–4 раза в день. Когда я жил в Индии пять недель и занимался йогой 2–3 раза в день шесть дней в неделю, моё тело чувствовало себя прекрасно.
9. Книги, которые хотите почитать, и фильмы, которые хотите посмотреть, лучше записывать в отдельные списки.
10. Иногда, прокрастинируя в интернете, можно случайно увидеть рекламу какого-нибудь товара и осознать, что его нужно срочно купить, иначе жизнь потеряет смысл. В такой ситуации нужно добавить вещь в список покупок и подождать недельку: обычно уже через несколько дней желание пропадает само.
11. Многие разделяют работу и жизнь: мол, вот я сейчас на работе помучаюсь, а вечерком буду жить… Но если задуматься, работа — это неотъемлемая часть жизни. Жизнь начинается, когда ты рождаешься, и заканчивается, когда приходит смерть, и не имеет значения, что ты делаешь в данный момент.
12. Важно уметь сохранять гибкость. Даже если вы проспали и не успеваете сделать зарядку или какая-то задача отняла больше времени, всегда можно уложиться в расписание, сократив время, отведённое для следующей сферы, или перенести задачу на следующий день. Нельзя становиться заложником собственного распорядка, в жизни редко всё идёт чётко по плану.
13. Требуется определённое усилие, чтобы реорганизовать жизнь и распоряжаться своим временем более эффективно, но ещё больше усилий нужно приложить для того, чтобы сделать найденный оптимальный режим привычным.
14. По большому счёту не имеет значения, чем ты занимаешься и что делаешь. Важнее сосредоточиться на текущей задаче на 100%, присутствовать в настоящем моменте, чувствовать и осознавать, что ты делаешь, получать обратную связь от окружающего мира и адекватно её оценивать. Такого состояния реально достичь, и мне это периодически удаётся, но для этого нужно разгружать свой мозг.

Послесловие

Эта статья не даёт готового рецепта, как сохранить баланс, достичь успеха и оставаться счастливым. Это лишь один из инструментов организации времени, который помог мне много чего успеть в определённый жизненный период. Чтобы понять, работает это для вас или нет, нужно попробовать. Успехов!

Книги по теме:

Работа и дом как все успеть. Как все успевать по дому, если работаешь: советы домохозяйки-бизнесвуман

Современная жизнь проходит в быстром темпе. Чтобы быть успешной, красивой и востребованной женщиной нужно делать дела по дому, все успевать на работе и при этом быть хорошей хозяйкой и мамой для детей.

Постоянная гонка приводит к нехватке времени, нервозности, бессоннице и стрессу. Чтобы этого избежать нужно усвоить одно простое правило: все успеть не получится. В сутках всего 24 часа и не больше.

Но есть несколько простых советов, которые помогут женщине справиться со всеми делами быстрее и повысить свою работоспособность.

Как все успевать делать по дому – этот вопрос мучает многих хозяек, особенно тех, которые проводят значительную часть времени на работе, а когда приходят домой, то не знают с чего начать.

Дома женщине нужно помыть полы, постирать, ужин приготовить, заниматься с детьми уроками и пыль протереть, в общем, работы много и ее нужно делать. Так как поступить в такой ситуации?

• Нужно распределить домашнюю работу между членами семьи;
• Делать все по списку;
• Разграничить обязанности;
• Не пытаться сделать все дела сразу.

Если поделить обязанности между мужем и детьми, то можно значительно сэкономить время.Необязательно взваливать на свои плечи все тяготы работы по дому, можно попросить детей и любимого мужчину помочь, в этом нет ничего страшного.

Перечень необходимых дел скоординирует действия. Он поможет правильно распределить время и делать работу по дому с удовольствием.

Спешка и сумбур не приводят ни к чему хорошему, поэтому не нужно пытаться сделать все дела в доме в один день. Что-то требует незамедлительного решения, а какие-то дела по дому хозяйка может выполнить завтра или послезавтра.

Итак, как все успевать по дому? Нужно понимать, что сделать все дела за один день не получиться, поэтому лучше растянуть работу на несколько дней и решать проблемы по мере их возникновения.

Не хватает времени

Фразу: «ничего не успеваю по дому» – психологи часто слышат от женщин с уставшим и измотанным видом. Дамы приходят за помощью к профессионалам в крайнем случае, но уж если это случилось, значит, женщине действительно плохо, и она ничего не успевает делать дома.

Для тех работающих дам, которые не могут обратиться к специалисту, у них на это просто нет времени, есть несколько полезных советов:

1. Вести распорядок дня;
2. Записывать на бумагу дела, выполнять которые приходится слишком долго;
3. Быть внимательнее к себе, научится отдыхать и проводить время с детьми.

О том, как все успевать на работе и дома не расскажет ни один психолог, но врач обязательно поможет распределить время и даст уставшей женщине несколько полезных советов. Также, вы можете прочесть в статье на нашем сайте.

Для того чтобы скоординировать свои действия желательно вести один и тот же распорядок дня. То есть, просыпаться и ложиться в одно и то же время. Есть не на бегу, а полноценно питаться – это необходимо делать для того, чтобы восстановить силы. Отказ от обеда или ужина может быть причиной нехватки сил.

Нужно ежедневно делать пометки в дневнике записывая туда те события, которые отняли много времени и сил. Если есть возможность, то можно перечислить все дела, которые были сделаны за день.

Например, после работы женщина, как хорошая хозяйка едет в магазин и делает покупки, а потом еще два часа стоит в пробке. Два часа в пробке – это бесполезная трата времени, если делать покупки не в час пик, а к примеру, утром в воскресенье или субботу, то можно сэкономить время.

Отдых — важная часть восстановления, чтобы держать дом в порядке и все при этом успевать. Если женщина не высыпается, хорошей хозяйкой ей не быть никогда. Дело в том, что не выспавшийся человек более подвержен стрессам, он постоянно находиться в нервном напряжении и чрезмерно раздражителен.

Именно поэтому так важно выспаться, ведь в хорошем расположении духа, после полноценного отдыха женщина может делать дела в два раза быстрее обычного.

Если женщина не знает, как успевать делать все дела дома и на работе, то ей могут помочь следующие простые советы:

1. Не стесняйтесь просить о помощи;
2. Берегите рабочее время;
3. Не старайтесь совмещать профессиональную деятельность и дела по дому.

Многие люди стесняются просить о помощи, думая, что коллеги признают их немощными или глупыми. На самом деле в этом нет ничего постыдного, попросить другого человека о помощи – это нормально.

Большинство людей охотно идут навстречу и помогут справиться с проблемой. Взамен можно предложить свою помощь, так сказать, равноценный обмен.

Как все успевать на работе и дома – не приносить груду проблем и бумаг из офиса в дом. Работающая дама должна беречь время, а дома лучше отдыхать, общаться с детьми и выполнять работу по дому. Если решать рабочие проблемы и дома, то времени не хватит ни на то, ни на другое.

Когда человека постоянно отвлекают от дел его работоспособность снижается, он теряет время и ничего не успевает выполнить. Потому нужно не тратить время на пустые разговоры в рабочее время, а усиленно заниматься делами, стараясь свести к минимуму ненужные аспекты, отвлекающие от выполнения профессиональных обязанностей.

Экономия времени на домашних делах

Сейчас большое количество домашних забот «лежит на плечах» бытовой техники, посуду моет машина, есть готовит мультиварка. Но если времени все равно нахватает можно:

• Четко распределить основные обязанности среди членов семьи;
• Попросить мужа или маму о помощи;
• Посвятить один день уборке.

Существует такая практика, когда вся семья собирается и на протяжении целого дня наводит чистоту в квартире. Таким образом, никто не обижается, работают все, да и дела делаются быстрее. В результате: провели время вместе и навели порядок в квартире.

Если мысль о том, что нужно успеть все сделать по дому, вызывает у женщины дрожь в коленях, и она явно не справляется с поставленной задачей, но при этом старается быть хорошей хозяйкой, то можно обратиться за помощью к маме, сестре или любимому мужчине.

Например, пока никого нет дома сестра или мама любезно соглашаются прийти и помочь приготовить ужин, посидеть с детьми или забрать их из школы – это сэкономит время.

Можно поговорить с супругом и попросить его делать элементарные обязанности по дому, выносить мусор, выгуливать собаку или ходить в магазин за продуктами.

Как все успевать с детьми?

Если у женщины есть дети, любимая работа и муж то остается лишь одна нерешенная проблема: как быть хорошей хозяйкой и все успевать? – вопрос практически риторический. Но на него тоже есть ответ.

Чтобы быть хорошей хозяйкой нужно уделять время себе и детям. Поход в кино, прогулка в парке, просмотр фильма в кинотеатре – это виды отдыха хорошей мамы.

Обычно дети полны энергии и жизненных сил, они готовы к активному отдыху, но если мама устала и ей хочется посидеть, отдохнуть, то можно отправиться с детьми в кафе или кино.

Как успевать сделать уборку, готовку и стирку? Если с последним справится машинка, то вот с уборкой будет сложнее. Если дети маленькие, то не нужно постоянно бегать за ними и подбирать игрушки. Лучше сделать это один раз в конце дня.

Когда малыши подрастут, то нужно приучать их к порядку, пусть дети сами собирают игрушки и книжки, которые разбросали.

Итак, подводим основной итог: как успевать все делать?

• Выработать режим;
• Проводить уборку вместе с детьми и мужем;
• Отдыхать и высыпаться;
• Не пытаться сделать все дела сразу, в один день;
• Если нужно просить о помощи;
• Разделить домашнюю работу между членами семьи;
• Не отвлекаться от дел в рабочее время;
• Не тащить домой груду бумаг.

Способов сэкономить время достаточно много, нужно скоординировать свои действия – это поможет повысить работоспособность и быть не только хорошей мамой, женой, но и хозяйкой.

Умение организовать самого себя — шаг к спокойствию и гармонии. Самоорганизация — это не только жесткий график жизни с учетом того, «сколько там еще осталось», но прежде всего — сохранение критического отношения к себе, результатам своего труда, своим выводам и поступкам, поддержание адекватной самооценки и гибкость суждений. Человек, который умеет вовремя понять, что пора изменить свою реакцию на те или иные события, демонстрирует молодость души и ума. Кроме того, самоорганизация — это пересмотр некоторых привычек в быту и на работе.

Какие приемы самоорганизации самые простые?

Если вы, например, устали от домашней рутины, не играйте в героя, а прилягте подремать — и вы сохраните массу нужных вам нервных клеток. Можно сменить вид деятельности, выйти подышать свежим воздухом или (если вы долго пребывали в неподвижности) выполнить гимнастические упражнения. Читайте, работайте с документами или за компьютером не часами, а с перерывами — минут по тридцать. Если чувствуете, что спина устает от сидения, пересядьте на другое место. Чтобы избежать сонливости, не старайтесь обложить себя мягкими подушками, но, тем не менее, создавайте вокруг себя комфорт — например, освещение должно быть достаточным, чтобы вы видели без напряжения.

Душевный и внешний комфорт необходим как дома, так и на работе — это непременная составляющая молодости души. Пусть на вашем рабочем столе появятся фотографии детей или супруга (супруги) или просто пейзажи мест, которые вам нравятся. Обычные предметы, на которые человек порой даже не обращает внимания, должны быть удобны и привлекательны. Купите себе на работу красивую чашку; пусть в ванной у вас висит удобный и мягкий махровый халат; приобретите себе приятные мелочи, которые будут вас радовать и напоминать о том, как важно делать себе подарки время от времени.

Чтобы не жаловаться на рассеянность, старайтесь свести помехи к минимуму. Например, если вы проверяете документы, попросите окружающих не шуметь, не отвлекать вас, переместитесь в наиболее спокойное место.

Если заняты и вашу работу прерывает звонок телефона, вы рискуете забыть, на чем остановились. Поэтому не торопитесь бежать к телефону, завершите действие, на котором вас прерывают, запомните, что вы делали, и только затем идите к телефону. При этом попросите друзей и близких быть более терпеливыми и чуть дольше ждать, пока вы снимете трубку. Помимо этого, приучите ваших близких к тому, что у вас имеется личное пространство и личное время. При этом уважайте пространство и время своих домашних. Эти простые правила сохранят мир в семье, сберегут нервы и приведут к взаимному уважению всех членов вашей семьи.

Если вы заняты прослушиванием новостей или музыки, старайтесь не заниматься чем-то еще, например, разговором со своими домашними. Если вы читаете, выключите телевизор или радио, чтобы не отвлекаться. Вообще, в повседневной жизни, и тем более на работе, очень важно не делать много дел сразу, особенно если какие-то из них требуют повышенного внимания. Даже если вы обладаете наиболее активным, деятельным типом характера, старайтесь ограничивать «разброс» своего внимания. Например, если необходимо подписать важные документы, вы не должны отвлекаться ни на что более. За рулем машины не разговаривайте, даже если вы очень общительный человек.

17 070 2 Старый американский анекдот, о том, когда человек спрашивает уличного музыканта, как ему попасть в Карнеги-холл, а тот отвечает: «Репетировать, уважаемый, только репетировать» точно передает то, что если не работать, проста так, ничего не получишь. Это касается и профессиональных качеств и личностных. Чтобы выработался навык, без практики не обойтись. К счастью, наше сознание, как и мышцы, в результате упражнений приобретает силу и ловкость, а значит, мы может освоить любое поведение и сформировать любую привычку, если решим, что это важно для нас, нам необходимо и целесообразно. Итак, как же все успевать современной женщине, какие полезные привычки нужно формировать, об этом мы поговорим в сегодняшней статье.

Три фактора формирования полезной привычки

Чтобы привыкнуть концентрироваться на главном, необходимы твердость, дисциплинированность и упорство. Все три качества можно выработать.

Во-первых , примите твердое решение развить привычку доводить любое дело до конца.

Во-вторых , заставьте себя дисциплинированно упражняться , снова и снова повторять приемы, которые собираетесь освоить, пока не доведете их до автоматизма.

В-третьих , упорно продолжайте занятия, пока привычка не укоренится и не станет частью вашей личности.

Сядьте, расслабьтесь и представите себя со стороны, как будто в объектив видеокамеры. Вообразите себя в будущем. Кто вы? Где вы находитесь и чем занимаетесь? Что вам нужно сделать в настоящем, что бы приблизить или изменить эту картину? Подумайте о том, какими качествами вы обладаете, а какие необходимо усовершенствовать. Всякое улучшение жизни начинается с самоусовершенствования. Вы обладаете ничем не ограниченной способностью осваивать и развивать новые привычки и навыки. А научившись безотлагательно браться за важную работу и доводить ее до конца, вы должны будете прибавить газу – ведь теперь и ваша карьера и вся ваша жизнь помчатся по скоростной трассе (Выйди из зоны комфорта. Б. Трейси ).

Проведя исследование психологи Стэнфордского университета пришли к выводу, что продуктивность работы (как профессиональной, так и по хозяйству) снижается, если рабочая неделя длится больше 50 часов. Иными словами, если вы трудитесь по 70 часов в неделю, это свидетельствует только об одном: вы успеваете сделать ровно столько же, сколько более успешные и организованные люди успевают за 50.

Но как организовать свое время, чтобы все успевать? Этим вопросом задаются многие женщины, которые спешат преуспеть в карьере и у себя дома. Мы проанализировали ряд психологических исследований и выделили следующие ключевые привычки, которые наблюдаются у успешных людей.

1. Научитесь планировать свои домашние дела

Если вы не готовите презентации, годовые отчеты, а хлопочите по дому, это не значит, что вы не работаете. Часто бывает так, что домашние дела занимают все наше свободное время. Чтобы этого избежать не расслабляйтесь раньше времени, научитесь подходить к выполнению домашней работы также серьезно и сосредоточено, как если бы вы шли на деловую встречу. Научитесь планировать домашние дела также, как планируете рабочее время. Не тратьте все свободное время выходного дня на уборку по дому, отведите ему определенное количество времени и постарайтесь в него уложиться. Доводите действия до автоматизма, даже если они скучные и неприятные. Выполните их в первую очередь, чтобы оставшееся время посвятить любимым делам.

Не забывайте и о своих близких. Посвятите выходные тому, что бы провести это время с ними (пообщаться с ребенком, сходите с ним в парк, а с мужем в ресторан или кино). Это нужно не только им, но и вам самой.

2. Научитесь планировать свой рабочий день

Успешные люди строят перед собой план и строго следуют ему, не допуская отклонения. Например, выполнить следующую работу за 2 часа, потом небольшой перерыв и новый рывок. Вы должны приложить все усилия, чтобы выполнить план, иначе «сгорите» на работе. Выработав привычку, выполнять работу таким образом, вы никогда не позволите себе провести лишнюю минутку просматривая новостную ленту в соц.сети.

3. Умейте осмыслять свою работу

В рабочей суете у вас, возможно, нет времени взглянуть на происходящее «с высоты птичьего полета». Оцените и проанализируйте важнейшие глобальные тенденции, затрагивающие не только вас лично, но и вашу компанию и всю вашу индустрию. Уделите этому несколько часов вечером после работы или в выходной день. Это поможет вам осмыслить ваши действия, возможно даже поменять тактику или расставить новые приоритеты.

4. Займитесь своим физическим здоровьем. Найдите творческое увлечение

Если вы себя плохо чувствуете, вряд ли вы захотите покорять вершины. Люди, увлекающиеся бегом или плаваньем подтвердят тот факт, что во время занятия спортом к ним приходят решения, до этого не решаемых вопросов. Это так. Даже 10 минут физической активности достаточно, чтобы запустить в организме механизмы выработки гамма-аминомасляной кислоты, важнейшего нейромедиатора, действие которого снижает стрессовые нагрузки, а значить позволяет нам взглянуть на вещи под другим углом. Найдите ту физическую активность, которая будет приятна именно вам, и сделайте его обязательной частью выходных.

Творчество, будь то гитара, садоводство или живопись позволяют вам отключиться от каждодневной суеты и забот. Даже если вы не прославитесь как художник, к работе вы будите возвращаться отдохнувшими, полными сил и энергии.

5. Стройте большие и маленькие планы

Стройте планы на день и на всю жизнь. Стройте профессиональные планы и планы личностного роста. Стройте реалистичные планы. Записывайте их, корректируйте действия. Пусть в ваших планах на день будут такие простые пункты, как пообедать, принят душ, сделать .

Строя планы на будущее, не соглашайте на меньшее, чем вы хотите. Успешные люди всегда знают чего они хотят. Они ставят планку и не опускают ее. И даже перспектива безденежья не останавливает их на пути к намеченной цели. Угроза нищеты, наоборот, становится для них мотивацией, чтобы быстрее воплотить свой идеал.

Стройте планы на рабочую неделю и следующие выходные. Это тоже поможет избежать излишних перегрузок, стрессов и успеть за рабочие дни намного больше. Перспектива, что в выходные вас ждет что-то захватывающее (поездка за город, на озеро, романтический ужин, катание на лыжах, коньках, костюмированная вечеринка или даже караоке) поможет вам быть в тонусе всю неделю. Множество исследований свидетельствуют: ожидание удовольствия не менее важно, чем само его получение. И если в понедельник вы будете знать, что в субботу вас ожидает нечто необычное и приятное, неделя пролетит быстрее, текущие дела будут выполняться быстрее.

6. Расставляйте приоритеты

Ориентируйтесь на качестве, а не на количестве. Не тратьте много времени на мелочи. Выполняйте важные и самые трудные вещи в первую очередь. Так у вас не будет чувства груза, от чего вы будите чувствовать себя более счастливым и удовлетворенным.

7. Следите за режимом сна. Делайте утром что-то приятное

Строго следите за своим режимом. Вставайте и ложитесь в одно и тоже время. Чтобы проснуться свежим и отдохнувшим, мозгу нужно пройти определенные фазы сна. Если режим сбивается, вы будите чувствовать себя вялым, уставшим и раздраженным. В таком состоянии желание работать у вас точно не будет.

Найдите себе занятие с утра, ради которого вы бы быстрее пробуждались. Начинайте день с любимого занятия и тогда вы будите быстрее входить в рабочий процесс. Это может быть творческое увлечение или физическая нагрузка.

8. Научитесь абстрагироваться

Когда вы наметили свой путь, расставили приоритеты очень важно не поддаваться негативному мнению окружающих. Доверяйте своим инстинктам. Это ваша жизнь и строите ее только вы сами. Никто другой за вас прожить ее не может. А если кто-то считает, что «лучше было бы пойти устроиться на работу», вместо того, чтобы «открывать свое дело в такое не стабильное время» положительно кивайте и делайте по своему. Если окружающие стремятся посеять долю сомнения в том, что вы делаете — абстрагируйтесь. Уверенные в себе люди знают что и когда нужно делать. Переубеждать других бесполезно, у них свой путь, у вас свой.

Как все успеть? Планирование времени — 10 советов и личный опыт

Я точно знаю, что есть куча женщин, у которых есть дети, и которые ходят на работу, и все успевают.
Как вы это делаете?
Конечно, если все обедают на работе, или в садиках- продленках, то готовить почти не надо. И если ребенок почти не находится дома, то он не создает бардака- не успевает.
Но ведь есть те, кто как я, готовят обед мужу на работу, детям, которые не ходят в садик или продленку. У кого с детьми сидит няня, которая занимается только детьми, и готовка и уборка после целого дня ребенка дома- на маме.
До сих пор я всю жизнь сидела с детьми, слегка училась, слегка подрабатывала. Это легко. Но в последнее время работы становится все больше и больше, что радует, конечно, и добавляется очередная учеба.
Получается, что меня нет дома с утра один день до 3 с половиной, почти с утра до 6 вечера другой, с часу и до 7-8 третий, оставшиеся два рабочих дня я в основном дома, иногда тоже работаю пару часов. Зато оба выходных работаю с утра по нескольку часов, дети в это время с папой гуляют. В общем, по часам получается как обычная работа часов до 3. Как у всех.
Детей двое, одному два, второй девять, но и она с часу дня дома. Младший сидит с моими родителями все время, пока меня нет, кроме выходных, там папа. Так как родителям и так слишком много, в другое время их трогать уже нельзя. Муж приходит очень поздно, около 9 в среднем. Получается, что на мне полный прокорм семьи из 4 человек- все обедают дома или едой из дома, стирка-и хоть по-минимому, глажка, уборка после пребывания двух детей весь день дома- и да, куча посуды, посудомойку пока купить не можем, робот-пылесос- тоже. И никакую помощь взять тоже не можем, такое уж положение.
Но самое главное, есть же сами дети. Которые играть хотят, помогать убирать- готовить, что удлиняет процесс, им надо с уроками помогать, читать, внимание уделять, гулять. И бесконечное количество дел, которые переполняют мою рабочую память- 10 записок из школы и 15 из кружков, что-то купить, что-то подписать, куда-то позвонить, куда-то послать факс. Покупки, продукты. Вечные походы по врачам, висение часами на телефоне, чтоб заказать очередь- у деток аллергия, астма, и еще по мелочи, то есть не страшно, но времени требует. И моя работа состоит из встреч с людьми, то есть на все звонки ответить, договориться и ничего не перепутать. А еще и учеба…. еще и отчеты писать.
В общем, я точно знаю, что люди так живут. Но я уже сломала голову, когда теперь мне варить этот несчастный суп. У меня есть 4 утра в неделю, я могу за эти два часа до прогулки или гулянки успеть все- и обед-ужин, и стирку-глажку. Но ведь надо еще позавтракать, покормить ребенка, выпнуть старшую в школу, поговорить с мужем, одеться на работу. Душ принять…И я не успеваю запланированного. У меня уже все записано, распланировано, рассчитано. И я не успеваю- не хватает сил, пробалтываю с мужем, с детьми… Мама говорит, что они тоже так жили, тоже были дети-школьники, которым нужен был готовый обед, чтоб они только разогрели. Что поделаешь, готовили в 11 вечера.
Не могу я в 11 вечера, вечером сил нет, я хочу все утром успеть.
Кто опытом поделится?
Апдейт: прошли первые 4 недели учебы. Черт оказался не так страшен, как я его намалевала. Время, действительно, растягивается и берется ниоткуда. Оказалось, собственно, что не успеваю я только готовить в те дни, когда учусь- работаю- значит, в другие дни надо готовить больше. Супы теперь тоже не каждый день, но это не трагедия- правда, я пока не нашла другого способа борьбы с лишним весом- но семья не голодает. Не успеваю я делать со старшей уроки и читать ей книжку, но это не потому, что я занята, а потому, что младший не дает- это будет в любом случае. И главное- удерживать в голове много всего- ужас оказался не в том, чтоб удержать, а в том, чтоб забыть, вычеркнуть, когда уже сделано. Может, это придет со временем, когда мои мозги привыкнут. А то пока у меня в голове жужжат и давно сделанные дела тоже. Может, это стоит отдельного поста?

Современная жизнь настолько быстротечна, что кажется будто времени в стуках значительно поубавилось. И если еще в не таком далеком прошлом веке часов в сутках было 24, то сейчас, кажется, максимум 20. А если еще вычесть 8 часов на сон и 8 часов на работу, то на жизнь совершенно не остается времени. И это при том, что современные технологические выдумки, казалось бы, должны существенно экономить время: быстро справляться с домашней работой нам помогает умная техника, экономить время на передвижениях – транспорт, рабочие вопросы можно решать, не отходя от компьютера, подключенного к сети. Тем не менее успевать все вовремя становится все сложнее и сложнее. Особенно на работе. Рабочее время часто обратно пропорционально задачам, которые ставит перед нами должностная инструкция и требования руководства. Как успевать все на работе и стать повелителем времени?

Как заставить работать рабочее время на себя?

Инструкция по организации рабочего времени поможет:

• грамотно планировать рабочее время;
• расставлять приоритеты;
• концентрироваться на главном;
• легко вкладываться в установленные временные рамки;
• быть готовым к форс-мажорам;
• делать работу быстро, но эффективно.

Купите красивый органайзер для планирования рабочего времени

Сделайте первый шаг самоорганизации через порог магазина канцтоваров, и приобретите красивый рабочий ежедневник. Такая покупка прекрасно стимулирует, вызывая желание делать записи и пометки. Органайзер «прокачивает» внутреннюю важность и создает деловой образ, но главная его заслуга – он систематизирует время и вам становится видна общая картина вашей занятости. Кроме того, вырабатывая привычку вести деловой ежедневник, вы становитесь дисциплинированным. А это главное качество человека, который умеет рационально распоряжаться временем.

Планируйте свой рабочий день, неделю, месяц

Управление рабочим временем начинается с планирования дня. Но лучше, если вы приучите себя планировать свою работу на месяц вперед, дополняя недели новыми предстоящими задачами. Цели, задачи, планы и графики, зафиксированные на бумаге, будут выполнены быстрее, чем устные. Рядом с заданиями ставьте пометку с крайним сроком их выполнения.

Предусматривайте рабочие форс-мажоры

Жизнь примечательна своим талантом импровизировать и вносить непредвиденные ситуации даже в самый тщательно спланированный рабочий день. Поэтому лучше «запланировать» эти форс-мажоры, и организовать свой график так, чтобы в нем было время с запасом. Наличие такого «хвостика» позволит без значительных потерь покрыть внезапно свалившиеся на голову дела. Особенно это важно в работе с ненормированным рабочим режимом. Если же форс-мажор не случится, высвободившееся время всегда можно использовать для отдыха или же для неспешного выполнения текущих задач.

Определяйте приоритетность дел

Задачи бывают разными по степени важности. В приоритете должны оставаться самые срочные, важные и сложные дела. Со срочными и важными все понятно, а вот сложными вопросами (хотя, возможно, и менее важными) стоит заняться в первую очередь, поскольку они, как правило, малоприятны. На них к концу дня может просто не хватить желания и решимости, а соответственно, и сил. Растянутые во времени задачи отнимают уйму энергии, поскольку вы их тяжелым грузом носите в своей голове. Вы постоянно к ним мысленно возвращаетесь и затрачиваете колоссальные силы, даже еще не приступив к их выполнению. Привычка определять степень важности дел позволит эффективно распределять силы и время.

Грамотно управляйте трудоемкими и мелкими делами

Сложные дела старайтесь разбить на несколько частей. Так они покажутся вам незначительными, а значит, простыми в исполнении. А вот в мелких, несложных и маловажных задачах кроется опасный подвох. Все несрочные звонки, рабочая корреспонденция, электронная переписка или порядок на рабочем столе, если не будут выполнены вовремя, перерастут в большой объем и будут висеть Дамокловым мечем. Поэтому усвойте главное правило «двух минут»: работу, на выполнение которой требуется не больше 10 минут, делайте по мере ее поступления. Времени она много не отнимет, но такая привычка избавит вас от рабочих завалов.

Не позволяйте воровать свое время

Если бы вы хоть раз задались целью собрать кажущиеся незначительными минуты на перекуры, зависания в соцсетях, личные телефонные разговоры, чаепития и пустые разговоры с коллегами, вы бы очень удивились количеству времени, которое уходит в никуда. Конечно, исключить полностью эти отвлекающие факторы не получится, но сократить их можно и нужно. Избавьтесь от плохой привычки курения или уменьшайте количество перекуров, сведите до минимума онлайнобщение в соцсетях, запретите себе частые перерывы на кофе и попросите родных и друзей не беспокоить вас без острой необходимости в рабочее время.

Делегируйте рабочие полномочия

Не стесняйтесь перекладывать объемные участки работы на плечи коллег. Особенно, если в ваши обязанности пытаются вменить работу не по вашей специальности. Но даже если у вас случился завал исключительно вашей работой, просите менее занятых сотрудников помочь вам с отчетом, переложив на них посильные задачи. А лучше идите с просьбой разделения труда к начальству. Пусть вам официально выделят помощников. В ином случае ваша зарплата должна соответствовать непомерной загруженности. Тогда вы будете понимать, за что ваш рабочий график вышел за рамки рабочего времени.

Всегда планируйте в процессе работы отдых

Любой, даже самый плотный рабочий график, должен вмещать время на отдых. Не доводите себя до состояния загнанной лошади. Вряд ли это кто-то оценит по достоинству, а вот ваша эффективность и ценность будут под большим вопросом. К тому же вы сами быстро утратите интерес к работе, но главное – пострадает ваше физическое и моральное здоровье. Только в крайних случаях продлевайте работу за счет отдыха. Когда же составляете свой рабочий план, обязательно резервируйте хоть минуты на короткий отдых, отводите время для обеда и планируйте перерывы в работе с компьютером. И еще станет хорошей привычкой выделять себе после обеда 20 минут, чтобы подвести итоги сделанной работы, сопоставить затраченное время с выполненными задачами и скорректировать текущие цели. Это позволит держать время под контролем, а значит, быть его повелителем.

Как всё успевать, когда не хочется работать

Это перевод статьи Кейт Мацудайра How to Get Things Done When You Don’t Feel Like It.

Пять стратегий преодоления себя

Вы когда-нибудь приходили на работу, садились за компьютер, чтобы начать проект, открывали редактор, а потом просто пялились на экран? Со мной это происходит всё время, поэтому я понимаю ваши мучения.

Даже если вы любите свою работу, вам не хочется выполнять её каждый день. Есть очень много факторов, которые влияют на способность приходить на работу с энтузиазмом и усердно работать весь день.

Разные события из вашей жизни — конфликты в семье, разрыв отношений, болезнь собаки — могут целиком захватывать мысли и не давать вам сосредоточиться. И конечно, есть трудности на работе, которые ещё больше затрудняют мотивацию. Неприятная критика может сбить вас с курса. И наоборот, если вы сильно вкладываетесь в проект, а ваш менеджер, похоже, вообще этого не ценит, вы можете удивляться, зачем так убиваетесь.

Иногда приходится работать над задачами, которые вам не нравятся (для меня это — писать множество тестов или документации) или над не увлекательными проектами. Если работа не интересна или если задача по ощущениям не соответствует вашим способностям, найти мотивацию сложно.

Так что делать? Многие люди уходят в прокрастинацию или игнорируют задачу, но это просто откладывает неизбежность. Вы можете попробовать отвертеться от задачи, и, возможно, менеджер вас поддержит, но в какой-то момент работу нужно будет выполнить.

Если вы хотите чего-то добиться, то стоит пытаться двигаться вперёд несмотря ни на что. Учиться пробиваться сквозь трудности и достигать продуктивных результатов.

Поскольку это случается со мной довольно часто, я нашла для себя пять лучших стратегий, чтобы результат выходил изумительный, даже если мне не нравится процесс.

Вносите элементы игры

Работа с реально крупным проектом раньше тормозила меня. Если в проекте было много шагов и я не знала, как их выполнить, или они казались очень трудными, я даже не сопротивлялась, потому что была эмоционально перегружена масштабами.

Конечно, это означало, что я прокрастинировала до момента, пока не оставалось минимального количества времени до завершения проекта. Потом мне приходилось работать почти без остановки и иногда у меня выходил «рабочий», но абсолютно не готовый для презентации код (например, несколько багов, недостаточное покрытие пограничными случаями, минимальное тестирование, работа только в своей среде разработки, потому что я не могла запустить проверку на staging и т. д.). Я находилась в сильном стрессе и это обычно означало, что моя работа не настолько хороша, насколько было возможно, если бы я начала раньше.

Это было одно из самых крупных препятствий на ранних стадиях моей карьеры: мне было трудно начинать.

Я заметила, что если бы упростила процесс начала работы, первые несколько шагов сложного проекта стали бы более терпимыми. Несколько первых шагов сильно облегчали продолжение.

Моим решением было — разбивать проект на максимально возможное количество крошечных шагов. Так я одерживала несколько совершенно несложных маленьких побед. Например, каждый шаг — задача, вроде «Искать ____________ в Google» или «Разговор с ____________». Вычёркивание дел из to-do списка даёт вашему мозгу маленькую дозу дофамина, даже если задачи крошечные. Это поддерживает мотивацию и минимизирует оправдания.

Попробуйте разбить следующий проект, насколько это возможно, на самые маленькие шаги с последовательным наращиванием сложности. Каждый шаг должен быть крошечным (я начинаю с задач, которые занимают 15 минут или меньше) и очень легко выполнимым, чтобы вы могли их победить!

Нужно преодолеть инерцию. Маленькие победы суммируются и вы можете в итоге сделать больше.

Бронируйте время в календаре для каждого проекта

Отведите время специально для работы над задачей, с началом работы над которой вы боретесь. Относитесь к ней так же ответственно, как и к любой договорённости о встрече. Вы должны прийти и работать над этим проектом.

Выделите время, которого объективно достаточно для достижения результатов — от 30 минут (не менее) до часа. Это ключевая стратегия для занятых людей или менеджеров. Если вы не создадите расписание значимой стратегической работе, всё время заполнится временными задачами.

А что, если вам не захочется работать над задачей в назначенное время? Установите таймер, когда начнёте работать. Установите его на 10 минут и скажите себе, что должны работать только до конца таймера.

Начните работу со списка крошечных шагов, который сделали для себя: погуглите что-нибудь; подготовьте к работе свой проект; отправьте одно электронное письмо; оцените один документ.

Почти всегда, когда вы будете выполнять один или два из этих крошечных шагов, ваш мозг будет включаться и будет легче продолжать. Вы сделаете одну задачу, вычеркнете её из списка, а затем выполните другую. Ваш 10-ти минутный таймер сработает, а вы просто продолжите, потому что теперь вас затянуло в проект.

Если вас не затянуло за эти 10 минут (хотя со мной такое редко происходит), тогда разрешите себе отдохнуть. Но зарезервируйте ещё один 10 минутный промежуток в календаре, чтобы вернуться за работу в ближайшее время.

Привлекайте других

Иногда лучший способ заставить себя что-то делать — взять на себя обязательство перед другим человеком выполнить что-то.

Согласно исследованию, проведённому American Society of Training and Development (сообщество по обучению и развитию), человек, который берёт на себя обязательство выполнить дело перед другим человеком, в 65% случаев исполнит обязательство. Этот процент возрастает до 95, если он назначит обязательную встречу с тем человеком.

Наш интеллект устроен так, чтобы не подводить других людей. Если кто-то полагается на вас, соглашаясь помочь достичь вашей цели, у вас повышается мотивация сделать свою часть, чтобы выполнить это обязательство.

Для этого есть несколько способов:

• Установите дедлайны со своим менеджером, для завершения определенных аспектов проекта, и запланируйте регулярные проверки статуса.

• Попросите кого-то помочь с частью проекта. Если кто-то поможет вам сократить объём работы, чтобы снизить нагрузку, вы сможете выполнить другие части проекта. Назначьте время встречи со своим помощником, чтобы объединить ваши результаты.

• Установите повторяющуюся дату с коллегой, чтобы работать вместе. Например, если у вас обоих задания — прогонять набор утомительных тестов, которые вы оба предпочтёте оставить на потом, назначьте время, чтобы вместе сесть и написать их.

Делегирование работы может быть особенно полезно, когда у вас по-настоящему большой проект. Иногда масштаб проекта настолько неподвластный представлению, что трудно начать; если вы можете попросить помощи у своей команды, чтобы решить какие-то отдельные задачи, то вы сможете сфокусироваться на той рабочей нагрузке, которая вам более подконтрольна.

Говорите об этом

Выносить задачи во внешний мир может помочь с ними справиться. Ситуации обычно непропорционально раздуваются в наших мыслях, особенно когда мы беспокоимся о них.

Я не могу даже вспомнить, сколько раз начинала разговаривать с кем-то о том, насколько я переживаю по поводу проекта: например, у меня нет идей для статьи, или всё так сложно, что я понятия не имею, как справлюсь. И, к тому времени, когда я заканчивала говорить, я уходила переполненная вдохновением. Ещё бывало, что я так сильно беспокоилась о том, что может пойти не так (или уже идёт не так), что быстро начинала чувствовать угнетённость.

Научные исследования показали, что разговоры о чувствах вслух, фактически ослабляют стресс и неприятные чувства, которые мы испытываем. Сканирование мозга на UCLA2, показало, что когда человеку показывали картинку злого лица, амигдала (миндалевидное тело) становилась более активной. Эта часть мозга ответственна за активацию в теле системы «тревога» — она даёт вам знать, что вам есть чего бояться и подталкивает тело к действию, чтобы справиться с этой угрозой.

Однако, когда участники исследования смогли дать название тому, что увидели, простое выражение чувства, которое они испытали в словах, вызвало снижение активности миндалевидного тела. И ещё у каждого участника активизировалась правая часть вентролатеральной префронтальной коры. Другие исследования показали, что эта область мозга связана с обработкой эмоций и превращением слов в эмоциональные переживания.

Разговор о вашем большом проекте может быть именно той штукой, которая поможет вам начать работу.

Кроме того, если вы поговорите с умными друзьями или менторами, они могут предложить как начать или рассказать вам, как делали что-то подобное. Возможно вы и расслабитесь и одновременно станете умнее.

Практикуйте искусство «прекрастинации»

У вас когда-нибудь возникали проблемы с работой из дома, потому что вы отвлекались на мытьё грязной посуды или на постиранное бельё, которое нужно сложить? Вам, вероятно, говорили, что вы прокрастинируете, но, на самом деле, всё может быть как раз наоборот.

Раньше я была мастером прокрастинации. Я находила оправдание чему угодно, лишь бы не начинать работу или даже не думать о ней. Как я всё больше узнавала, прокрастинация — это плохо. Она появляется из страха начать работу, поэтому вы активно воздерживаетесь от прогресса, выполняя одно за другим дела, которые отвлекают вас от важных дел.

Но есть такая штука, которую назвали «прекрастинацией», и вот она-то на самом деле полезна вам.

Когда вы работаете над проектом, вашему мозгу нужно делать перерывы — не только для перезарядки, но и для формирования новых связей и генерации новых идей. Вот почему мытьё посуды, складывание постиранного белья, душ, прогулка или любая другая умеренная деятельность, которая позволит интеллекту просто поотвлекаться некоторое время, может оказаться полезным для вашей производительности в целом.

Когда вы делаете что-то, что вызывает удовлетворение, ваш мозг выделяет дофамин (точно так же, как это происходит, когда вы отмечаете пункт в списке задач, потому что вы чувствуете себя лучше!). В том числе, когда вы гуляете во время рабочего дня, ваш мозг получает дозу дофамина.

Этот дофамин активирует части вашего мозга, которые связаны с творчеством, и заставляет их работать. Вот когда появляются эти волшебные ага! моменты —мозг направляет энергию в области, которые помогают вам связывать ситуации и видеть их по-новому.

В следующий раз, когда у вас случится затык с проектом, который вы не хотите начинать, попробуйте сделать что-то, что вы уверены — принесёт вам удовлетворение. Пока вы моете посуду у вас может возникнуть блестящая идея, и она родит радостное волнение, которое заставит вас побежать к компьютеру и начать работать.

Продуктивность на словах. Работают ли советы о том, как все успеть?

«Сделать больше дел за меньшее время» — почти девиз современной культуры. Социальные сети диктуют нам стиль жизни, говоря, что нужно успевать все и сразу: путешествовать и идти вверх по карьерной лестнице, готовить кулинарные изыски, следить за внешним видом, а еще саморазвиваться и уделять время близким. Каждый день расписан, количество задач только растет.

Кроме популярных в интернете блогеров становиться продуктивнее нам советуют и на работе — начальник всегда рад, если вы выполнили даже больше, чем нужно. Трудоголизм стал практически нормой во всем мире, а ощущение пресыщенности своими обязанностями называют одним из факторов профессионального выгорания в пандемию.

Так правда ли вам нужно повышать эффективность? И как понять, каким советам и методам стоит верить? Разбираемся с экспертами. 

Неоднозначная продуктивность

Единого подхода к «продуктивности» в психологии нет, потому что термин нельзя назвать универсальным, говорит Елена Рассказова, кандидат психологических наук, доцент кафедры нейро- и патопсихологии факультета психологии МГУ. Все зависит от того, в какой области науки его рассматривать. Изначально слово использовалось в инженерно-организационной психологии как определение критериев, влияющих на качество выполнения человеком его работы. К примеру, эффективному оператору в авиации важна точность, умение не отвлекаться и внимание к деталям, а пожарному — способность выдерживать монотонную работу в режиме ожидания и чередовать ее с быстрым включением в задачу и мобилизацией своих сил, когда где-то необходима его помощь.

Еще одно определение — то, как человек понимает собственную эффективность в делах. Но и здесь, думая над ее повышением, стоит обращать внимание на то, в какой области он применяет свои навыки и какие именно способности хочет развивать: для менеджера это коммуникабельность, для врача — внимательность.

На продуктивность влияют и личные качества человека, в каждом случае они дают разный результат, считает эксперт. К примеру, сочетание мотивации достижения и мотивации избегания, которое определяет, как именно человек подходит к выполнению своей работы и на что он нацелен — победу или избегание проигрыша, и многие другие. Поэтому и нет одного направления исследования продуктивности в науке — это всегда большое количество факторов, изучением которых занимаются отдельные отрасли.

Советы — работают ли?

Александр Асмолов, заведующий кафедрой личностной психологии МГУ, сравнивает советы о повышении эффективности с кулинарным рецептом — описанные ингредиенты и их пропорции никогда не дают гарантию того, что блюдо на самом деле получится вкусным. Во многом действие советов зависит от того, насколько человеку подходит область деятельности, к которой они относятся. А также от того, в какой степени он верит автору, насколько критично оценивает его слова, как их применяет. Чтобы не нанести вреда своему здоровью, к таким советам необходимо относиться с определенной долей иронии, применять навыки критического мышления.

Ключом к повышению эффективности, как считает Александр Асмолов, можно назвать понимание человеком собственных мотивов, того, для чего именно он изучает подобную литературу, — «если человек знает, «зачем», то он найдет любые «как». Тогда и книги окажутся полезными и цели — оправданными. Но проще и надежнее заниматься саморазвитием вместе со специалистом — психологом, который поможет определить мотивацию и направит ваше стремление стать продуктивнее в безопасное для вас и вашего ментального здоровья русло.

Кому? Зачем?

Вместе с Еленой Рассказовой мы обсудили несколько примеров советов из популярных книг о повышении продуктивности. Эксперт объяснила, кому они могут помочь и где подводные камни.

Комментарий: это полезная и применимая практика — учиться на ошибках и оценивать свои действия. Но важно, чтобы такой подход был искренним и осознанным. Наигранность вроде «я все понял, принял и теперь счастлив» делу не поможет.

• Выполнять медитации, чтобы не суетиться в делах

Комментарий: существуют исследования, которые подтверждают действенность осознанных медитаций в том, чтобы помочь человеку расслабиться, лучше управлять своим вниманием, замечать и принимать то, что с ним происходит.

Чего опасаться: поверхностного подхода. Медитации требуют серьезного погружения, им учатся под руководством специалиста.

• Продолжать прилагать усилия для решения своих проблем и не останавливаться, продолжать действовать

Комментарий: не нужно быть психологом, чтобы сказать, что не все в жизни стоит продолжать делать «просто потому, что надо». Дело в гибкости — понимании, где отступить, а где поднажать. Не будете же вы учиться в университете, откуда вас отчислили, просто потому, что хотите закончить эту задачу. При этом такое качество, как «упорство», действительно считается качеством успешных и продуктивных людей: не бросать дела на полпути и доводить их до конца — признак успеха.

Чего опасаться: совет, вырванный из контекста, может быть понят неправильно. Человеку нужно упорно подходить к выполнению именно тех дел, которые соответствуют его целям, а не навязанным извне, иначе и выгореть недолго.

• Строить вокруг себя сообщество людей, с которыми можно быть эффективнее в делах и поддерживать с ними хорошие отношения

Комментарий: это довольно очевидный совет, все мы знаем, что в комфортных условиях и с приятными людьми работается проще и быстрее. Сложность в том, чтобы постоянно встречать таких людей — например, вам ведь не всегда везет с коллективом на работе. Поэтому для того, чтобы действительно собрать вокруг себя нужных людей, вряд ли достаточно одного простого совета.

• Начиная работу, представлять конечную цель — не только в конкретных делах, но и в целом в своей жизни. Понимать, кем хочется стать, и делать для этого все возможное

Комментарий: осознание своих целей действительно помогает поддерживать интерес к работе. Есть упражнение, которое человек может проделать даже без специалиста, — представить, каким он будет через длительный промежуток времени: пять, десять лет. Это хорошо выявляет, соответствуют ли цели человека сейчас его ценностям.

Чего опасаться: редко бывает так, что человек знает, к чему он стремится на всех этапах жизни, — восприятие и ценности могут меняться. Выбирая одну-единственную цель на всю жизнь, человек перестает обращать внимание на новые возможности, его внимание сужается и фокусируется на специфических вещах. Это грозит потерей гибкости мышления. К тому же, стремясь к одной цели, но не осознав до конца, для чего она нужна, в итоге можно получить не то, чего хотелось, и разочароваться в себе.

• Вести «дневник успеха» и записывать туда вещи, которые удались

Комментарий: люди, которые не верят в собственные достижения, часто не видят, что именно они сделали хорошо и где можно себя похвалить, им проще себя критиковать. Ведение такого дневника позволяет обратить внимание на свои достоинства и принять собственные успехи. Подобный прием психолог может отработать вместе с клиентом.

Чего опасаться: переоценка собственных сил — человек может начать считать каждое свое действие безусловно успешным и перестанет обращать внимание на ошибки, реалистично смотреть на свои действия.

• Составить список дел, которые откладывались «на потом», и определить, как начать их выполнять

Комментарий: эта фраза, вероятно, пришла из тайм-менеджмента — там часто практикуют подобные подходы. Совет скорее вырван из контекста, вряд ли он один поможет организовать свои дела. Но в тайм-менеджменте существует похожая практика — сначала нужно распределить свои дела по четырем типам: «важные, срочные», «неважные, срочные», «важные, несрочные» и «неважные, несрочные», а затем составлять список действий, основываясь на этой таблице.

Осторожно, уловки!

Выбирая литературу о повышении эффективности, нужно проверять библиографию книги и оценивать, на какие источники опирался автор при создании текста, советует Александр Панчин, популяризатор науки, писатель и член Комиссии РАН по борьбе с лженаукой. Если автор часто ссылается на свои же работы — это плохой знак. Также нужно обращать внимание на то, как в книге преподносятся основные ее идеи. Любые громкие утверждения, которые не имеют под собой доказательной базы («найден самый простой способ повысить свою продуктивность!» или «стать продуктивнее в сто раз можно, прочитав эту книгу!»), — сигнал о том, что, скорее всего, автор пытается вас обмануть.

Отзывы товарищей тоже недостаточно надежны, чтобы судить о качестве текста. Советы, которые работают для одних, вполне могут быть бесполезны другим, и даже некачественная с точки зрения верификации книга может прийтись кому-то по вкусу, напоминает эксперт. Всегда нужно проверять, кто именно оставил тот или иной отзыв и какой у этого человека опыт, релевантен ли он при оценке конкретного текста. Хорошим маркером при выборе книги, отнесенной к разделу научно-популярной литературы, будет наличие у нее премий, например премии «Просветитель». Это значит, что работу высоко оценили члены экспертной комиссии, а их мнению довериться куда надежнее.

Уже при прочтении обратите внимание, использует ли автор логические уловки, или софизмы, — умозаключения, которые формально кажутся правильными, но на самом деле содержат в себе неверные положения. Самые распространенные из них, по словам эксперта, — это «апелляция к большинству» и «подмена причины и следствия». Апелляцией к большинству называют уловку, когда автор подтверждает упомянутые факты общепринятой практикой — например, «известно, что многие люди, которые меньше спят, успевают сделать больше дел за день», при этом никакой реальной статистики или исследования такого феномена не приводится. А подменой причины и следствия считают высказывание вроде: «после того, как я сменил имидж, я стал гораздо продуктивнее», при этом смена имиджа считается причиной увеличения эффективности, хотя никакой связи между ними может и не быть, это просто два действия, последовательно произошедшие друг за другом.

Продуктивность — по шагам

Итак, если стремление сделать больше дел в короткий срок для вас не просто способ вписаться в тенденцию, но осознанное желание или даже необходимость — начните с ответов на главные вопросы:

• Поймите, для чего вам необходимо развивать свою эффективность. Зная, «зачем», мы найдем любые «как».
• Определитесь, с какими качествами хотите поработать и чему научиться. Универсальной продуктивности не бывает так же, как и таблетки от всех болезней.
• Критически относитесь к источникам знаний. Проверяйте компетентность автора, список литературы, на который он ссылается.
• Помните, что самым надежным и безопасным способом стать продуктивнее эксперты называют работу с компетентным психологом.

Яна Ретунская

34 невероятно эффективных способа быть более продуктивным на работе

Похоже, что все больше и больше компаний принимают девиз «делать больше с меньшими затратами».

Так что же вам остается?

способов повысить производительность труда:

Собираясь уложиться в сроки, надев 18 разных шляп, отвечая на множество электронных писем и телефонных звонков… вы поняли.

Цель этой публикации — помочь вам и вашей команде найти способы повысить продуктивность работы.Вместо того, чтобы пытаться сделать сразу несколько из них, найдите пару, которую вы сможете реализовать в течение как минимум 21 дня (время, которое обычно требуется для формирования новой привычки).

1. monday.com: секрет эффективности без усилий

Любой, кто участвует в совещаниях до 17:00, знает, как сложно оставаться продуктивным в наши дни.

Если вы все еще откладываете обед до 14:00, простая «хитрость» не поможет. Вместо того чтобы с разочарованием смотреть на свой нетронутый список дел каждый вечер, попытайтесь найти корень проблемы.

Если бы вы знали, что можете повысить продуктивность своей команды до 80%, были бы вы, наконец, готовы перейти на рабочую операционную систему (Work OS)?

Monday.com — это централизованное место для отслеживания вашей работы, которое помогает всей вашей команде повысить производительность труда. Эта платформа перетаскивания делает совместную работу вашей новой нормой.

Поскольку вся ваша работа организована в одной облачной рабочей ОС, вы сможете избавиться от отягощающих вас избыточностей.Попрощайтесь с разрозненностью данных, преследованием обновлений статуса, несогласованными целями, несвязанными инструментами и конфликтующими приоритетами. На пользу.

Будьте готовы к:

• Устраните энергозатратные встречи, монополизирующие ваше утро
• Обозначьте свои задачи цветом, чтобы вы могли сразу оценить свою работу
• Синхронизируйте доску с календарем Google, чтобы вы могли расставить приоритеты на неделю
• Назначьте задачи коллегам, чтобы каждый точно знал, за что он / она отвечает
• Интегрируйте существующие инструменты, чтобы все ваши данные хранились в одном месте
• Автоматизируйте повторяющиеся задачи, чтобы высвободить время для более значимой работы

Это простой и легкий в использовании инструмент, которым люди пользуются , используя каждый день (, а не только понедельник ).Как только вы попробуете monday.com , вас зацепит!

2. Ассист: ваш путь к успеху

Думайте о Assist как о едином верном друге, которому вы всегда пишете для совета по работе и другим жизненным вопросам.

Каждый вторник утром они отправляют свой информационный бюллетень, содержащий полезные сведения о продуктивности, культуре работы и лидерстве, прямо на ваш почтовый ящик.

Самое приятное, что вы можете читать все это примерно за 5 минут каждую неделю (не говоря уже о том, что это совершенно бесплатно).Узнайте, почему тысячи тех, кто решает проблемы (например, вы сами), подписались на получение The Assist!

3. Будьте в курсе событий с визуальными обзорами Favro

По мере роста работы растет и ваша команда. Это означает, что вам нужно держать всех в курсе, чтобы доставить товар вовремя. А это, в свою очередь, означает объединение всех кусочков головоломки во что-то, что имеет смысл.

Цветные графики и доски

Favro дают вашей команде четкие визуальные подсказки о том, что происходит на работе и что будет дальше.Таким образом, вы и ваша команда сможете справиться с делом, тратя время на ненужное общение и административные задачи. Простой, интуитивно понятный интерфейс означает, что начать работу и использовать Favro очень легко. А оставаться на работе стало еще проще.

(В течение ограниченного времени — используйте код SNACK при подписке на бесплатную пробную версию, чтобы получить скидку 25%!)

4. Преодолейте промедление с помощью «правила двух минут»

«Правило двух минут» кажется достаточно простым, но это тактика, которая помогает увековечить систему продуктивности.

Часто интерпретируется как завершение любой задачи, которая, по вашему мнению, должна сразу занять 2 минуты или меньше, правило 2-х минут может убить производительность сотрудников, если вы примете его за чистую монету и не будете тщательно его реализовывать.

Чтобы успешно использовать правило двух минут, вы должны запланировать время, чтобы привести свой список дел на день в порядок. При составлении этого списка вы должны обнаружить, что есть несколько небольших задач, которые кажутся выполнимыми за пару минут. Сделай их!

Тем не менее, всегда обязательно возвращайтесь к своему списку и заканчивайте его.Не увязайте в этих мелких задачах и не позволяйте им сорвать ваш день, отнимая больше времени, чем следовало бы.

5. Двигайтесь!

Упражнения важны не только для тела, они почти так же важны для вашего психического благополучия. Согласно этой статье из Brain HQ, упражнения снижают уровень гормонов стресса, а также увеличивают факторы роста в головном мозге, необходимые для новых нейронных связей.

Я лично переключался между утренними и ночными упражнениями и обычно считаю, что это лучше работает для меня в начале дня.Трудно найти мотивацию пойти в спортзал после действительно долгого дня. Однако важно то, что вы постоянно выполняете упражнения.

6. Никогда ничего не пропустите с живой транскрипцией Otter

Одной из проблем, вызывающих беспокойство команд, работающих удаленно, является потеря сплоченности команды и спонтанный творческий обмен.

Otter с интеграцией Zoom не только записывает встречи вашей команды в режиме реального времени, но и позволяет каждому участнику добавлять письменные заметки, изображения и аудио во время и после встречи.

После того, как все внесли свой вклад, Otter превращает ваш звонок Zoom в заметки с возможностью поиска, редактирования и обмена.

Идеи, планы и следующие шаги вашей команды собраны в одном месте, а затем преобразованы в редактируемые заметки с возможностью поиска, которыми вы можете поделиться. Вы не можете быть более продуктивным, чем это.

7. Перечислите «важные результаты» за день

Важнейшие результаты — это список целей, которые абсолютно необходимо выполнить в течение дня для продвижения ваших проектов и целей.Создайте электронную таблицу, в которой перечислите 3 важнейших фактора на каждый день. Это поможет вам планировать каждый день и следить за тем, чтобы каждый день сосредотачиваться на самых важных задачах.

Организуйте и отслеживайте важные результаты так, как вам удобно. Вот несколько идей, с которых можно начать.

• Введите важнейшие результаты и связанные с ними задачи в Focuster, и наблюдайте, как инструмент составляет список дел в вашем календаре и помогает расставить приоритеты для вашей рабочей нагрузки.
• Управляйте своими целями в Hive, — интерактивной платформе управления проектами, которая помогает планировать рабочие процессы.
• Создайте электронную таблицу, в которой перечислите 3 важнейших фактора на каждый день. Это поможет вам спланировать каждый день и сосредоточиться на самых важных задачах каждый день.

8. Ешьте здоровую пищу в течение дня, чтобы избежать энергетических сбоев и поддерживать свой мозг должным образом.

Пища, которую мы едим, чрезвычайно важна для развития наших умственных способностей и влияет на нашу продуктивность на работе.

Представьте, что вы едите батончик «Сникерс», а не батончик с фруктами и орехами — как вы думаете, что даст вам энергию, необходимую для того, чтобы закончить день после обеда? Нездоровая пища влияет не только на ваш вес.Это также приводит к снижению производительности и сбоям в работе.

Храните полезные закуски в своем офисе, чтобы оставаться в запасе в течение продуктивного дня.

Совет по повышению производительности труда: ешьте здоровую пищу в течение дня, чтобы избежать сбоев энергии и поддерживать свой мозг в должной форме. Click To Tweet

9. Автоматизируйте отчеты о ходе работы с помощью Nifty

Что первое приходит в голову, когда вы представляете продуктивность на рабочем месте?

(пауза)

Скорее всего, он не включает ручную отправку отчетов об обновлениях проекта ключевым заинтересованным сторонам.

Сэкономьте время и повысьте продуктивность работы, используя функцию автоматизации этапов проекта Nifty, чтобы все были в курсе событий. Просматривайте вехи по проектам, портфолио или даже с помощью веб-ссылки, чтобы визуализировать и сообщать о прогрессе просто и красиво.

10. Выполнять задачи партиями

Тим Феррис, автор международного бестселлера 4-часовая рабочая неделя , очень хорошо умеет находить способы быть более эффективными во всем, от работы до кулинарии и бодибилдинга.

Одно из моих любимых выводов из его книги — насколько эффективнее группировать свои действия, а не разбивать их на небольшие части.

Как вы можете использовать это в своей повседневной жизни, чтобы узнать, как повысить продуктивность на работе?

• Вместо того, чтобы распределять задачи по вводу данных и отчетности в течение недели, установите временной интервал, чтобы все сразу выполнить
• Назначьте встречи с коллегами один за другим днем ​​
• Используйте «правило двух минут», чтобы выполнять мелкие задачи и побеждать откладывание на потом.
• Работа с шагом 90 минут (с использованием рабочего таймера для отслеживания)
• Составьте контрольный список для адаптации сотрудников, чтобы в будущем можно было выполнять работу проще и эффективнее
• Ответить на голосовую почту в течение некоторого времени после обеда
• Используйте автоматизацию для отправки запланированных сообщений или публикаций с помощью программного обеспечения для социальных сетей или инструмента совместной работы по вашему выбору.

Логика заключается в том, что вам нужно время, чтобы войти в ритм с тем, над чем вы работаете.Если вы постоянно начинаете и останавливаете этот процесс, вы теряете время, возвращаясь к своему ритму или догоняя то, на чем остановились.

11. Утренние встречи с командой

Этот пункт вошел в список идей для здоровья сотрудников в офисах, но его также стоит упомянуть здесь еще раз. Каждое утро собирайтесь вместе со своей командой примерно на 15 минут и обсуждайте основные важные результаты каждого человека за день. Это помогает всем прийти к единому мнению и позволяет людям узнать, где им нужна их помощь.

И если вам трудно посвятить этому время, сядьте с отдельными членами вашей команды, чтобы повторить уроки прошлой недели и установить ожидания и цели на неделю в понедельник. Постановка краткосрочных целей и планирование времени для их повторения помогут вам лучше управлять своей продуктивностью и измерять ее в конце недели.

Здесь, в SnackNation, мы называем их DR. Каждый из наших менеджеров встречается с членами своей команды, чтобы обсудить, как лучше всего достичь своих целей и как быть более продуктивными.

Совет по продуктивности работы: каждое утро собирайтесь вместе со своей командой примерно 15 минут. Нажмите, чтобы твитнуть.

12. Уменьшение потерь времени из-за недопонимания с Grammarly

Вы когда-нибудь чувствовали, что люди полностью упускают из виду суть вашего письма? Или вы когда-нибудь читали электронное письмо и задавались вопросом, над чем этот человек работал одновременно с несколькими задачами, когда писал его?

Расплывчатые электронные письма рассылаются по среднему офису каждый день. Возникающие в результате недоразумения и необходимые разъяснения тратят время и разочаровывают людей.

Избегайте всего этого с помощью Grammarly, инструмента, который рекомендует изменения текста, которые помогут вам общаться ясно и точно.

Совет от профессионала: Grammarly — это бесплатное расширение для Google Chrome, которое отправляет вам эти классные отчеты о достижениях, которые дают вам дополнительную информацию о вашей еженедельной продуктивности. Я использую его лично, и вот пример одного из них:

13. Расставьте приоритеты в первую очередь для ваших самых важных задач

Книга Стивена Кови Семь навыков высокоэффективных людей , есть глава, посвященная теме, которую он называет «главное — главное».Есть отличная аналогия этой концепции с использованием камней и ведра.

Вот видео, иллюстрирующее эту концепцию из книги:

14. Переведите телефон в режим беззвучного режима

Переписка через социальные сети, текстовые сообщения, телефонные звонки и электронная почта занимает 4-е место среди отвлекающих факторов на рабочем месте после еды, перерывов в туалет и разговоров с коллегами.

Были ли вы когда-нибудь в состоянии потока, когда вы были полностью сосредоточены на текущей задаче, когда ваш телефон издает звуковой сигнал или гудит, отвлекая вас? Думаю, мы все это испытали.

Избавьтесь от отвлекающих факторов, отключив звук на телефоне, выйдя из приложений чата и закрыв папку «Входящие», прежде чем начинать любую важную задачу, требующую полной сосредоточенности.

15. Действительно ли необходима встреча ?

Вы когда-нибудь выходили с деловой встречи и понимали, что это пустая трата времени? Вы бы солгали, если бы сказали нет. Консультант по персоналу Шарлин Лауби из HR Bartender соглашается:

«Одно из самых больших препятствий на пути к продуктивности — деловые встречи.При этом я не думаю, что выход в том, чтобы отменить встречи или создать забавные правила вроде «никаких встреч по средам» или «только 10-минутные встречи». Организации должны предоставить сотрудникам инструменты для проведения эффективных и продуктивных встреч ».

Так как же это сделать? Убедитесь, что для каждой встречи есть определенная повестка дня и цель.

Нет повестки дня и цели, нет встречи. Также уважайте время участников! Часовая встреча должна длиться всего один час. Если ты закончишь раньше, это круто.Но не опаздывай. Вы можете помочь избежать проблем и сохранить продуктивность, приняв четкие меры по планированию и достижению цели собрания вашей команды.

Чтобы узнать больше о том, как повысить продуктивность до и во время встреч, ознакомьтесь с этой инфографикой от наших друзей из Taskworld.

Следуйте этой простой блок-схеме, чтобы определить, готовы ли вы назначить встречу или просто теряете время:

Совет по продуктивности работы: установите повестку дня и цель для каждой встречи. Нажмите, чтобы твитнуть.

16.Выйти из офиса

Удаленная работа может помочь вам повысить производительность за счет выполнения большего за меньшее время.

Хотя офис — это среда, которая может стимулировать коллективную энергию и ресурсы, он также может снижать нашу продуктивность. Люди часто прерывают других, находящихся на работе, потому что думают, что их проблема или вопрос срочны.

На самом деле их проблема обычно не срочна и может подождать.

Это исследование, проведенное Harvard Business Review, показало, что сотрудники, работавшие на дому, были более продуктивными И реже бросали работу.

17. Уберите беспорядок и организуйте свою рабочую среду

Можно много сказать о том, насколько организованность и меньше «мелочей» могут уменьшить вашу тревогу и тем самым повысить продуктивность.

Меньше беспорядка поможет вам мыслить более ясно и тратить меньше времени на поиск потерянного документа.

Выбросьте безделушки и старые бумаги, лежащие вокруг вашего стола, и посмотрите, поможет ли это вам меньше отвлекаться и стать более продуктивным.

18. Сохраняйте организованность и повышайте свою продуктивность с Evernote

Если вы когда-либо испытывали внезапную панику, пытаясь вспомнить, в какой блокноте вы написали эту важную заметку, или если вы просто хотите контролировать свои записи, то вам нужно попробовать Evernote.

Этот онлайн-ресурс поможет вам делать, систематизировать, искать и делиться своими заметками. Поскольку вся необходимая информация всегда под рукой и ее легко найти, вы можете наслаждаться непрерывной работой, которая вам нужна, чтобы вычеркнуть весь свой список дел.

Evernote позволяет вам всегда оставаться на связи с вашим рабочим процессом заметок как на вашем компьютере, так и на мобильном устройстве. Вы даже можете обновлять свои заметки в автономном режиме, и Evernote сразу же синхронизируется с облаком, как только сможет снова подключиться к сети.

19. Визуализируйте следующую неделю на этой неделе с помощью «2-часового решения»

«2-часовое решение» было создано Роджером Зайпом, автором книги «Тренируйте мозг для успеха» .

Это метод проведения 2 часов в неделю с целью мысленно создать следующую неделю своей жизни.Роджер клянется этим методом и утверждает, что когда он это делает, его жизнь идет хорошо.

Используйте это время каждую неделю, чтобы снова подключиться к своим целям, оценить, что работает, а что нет, и составить расписание на предстоящую неделю.

Чем это отличается от обычного расписания?

Вы планируете свое «зеленое время» (работа, за которую вам платят), «красное время» (время, которое поддерживает ваше зеленое время), «гибкое время» (разблокированное время, чтобы незапланированное не разрушило ваши планы) и « время воссоздания »(время позаботиться о себе — т.е. хобби, упражнения, отдых и т. д.). В большинстве случаев вы обнаружите, что вам даже не нужны полные 2 часа, чтобы сделать это эффективным.

Подробнее о 2-часовом решении вы можете прочитать в этом кратком обзоре книги.

20. Просыпаться рано

Посмотрите на каждого топ-менеджера, руководителя или руководителя, и вы обнаружите, что у них всех есть одна общая черта — они рано просыпаются. Как подъем в 6 утра или раньше может повысить продуктивность работы?

Это дает вам время, необходимое для правильного начала дня.Вместо того, чтобы каждое утро чувствовать себя выброшенным за дверь, у вас будет больше времени для спокойных дел, чтобы делать то, на что вы иначе были бы слишком отвлечены.

Вы можете читать каждое утро, есть здоровый завтрак или заниматься спортом, прежде чем начать день. Я начал делать это около года назад, и это резко повысило мою продуктивность. Я считаю, что то, как вы просыпаетесь утром, может оказать огромное влияние на ваш повседневный подход к жизни.

Обычно я обнаруживаю, что самый продуктивный ритм у меня получается примерно через 2 часа после пробуждения.Так что теперь я могу почитать что-то вдохновляющее или заняться серфингом на рассвете, еще до того, как большинство людей начнет свой день. Затем, когда я приступаю к работе, я готов взяться за дело.

21. Стенд подробнее

Чувствуете себя немного сонным около 15:00? Вставай!

Ваша осанка начинает ухудшаться? Вставай!

Вы замечаете, что вашей команде не удается сосредоточиться на встречах? Вставай!

Это просто, но эффективно.В SnackNation члены нашей команды клянутся своими постоянными рабочими столами и документально подтвержденным влиянием, которое они оказывают на производительность.

Стоя за столом не сжигает значительное количество калорий больше, чем сидение, это может помочь уменьшить другие риски для здоровья, например:

• Боль в плече и спине
• ожирение
• сахарный диабет
• сердечно-сосудистые заболевания
• рак (особенно рак толстой кишки или груди)
• преждевременная смерть

И, как и большинство других вещей, слишком много стоять на ногах — это плохо.Когда вы только начинаете, старайтесь, чтобы периоды стоя совпадали с 90-минутными рабочими интервалами.

Совет по повышению производительности: стойте больше. Нажмите, чтобы твитнуть

22. Научитесь говорить «нет»

В течение дня люди неизбежно будут мешать вам получать от вас помощь или информацию. Так легко сказать «да» и взяться за другие дела, но это контрпродуктивно. Научитесь чаще говорить «не надо», чтобы сэкономить время для наиболее эффективных действий.

Сказать «нет» чему-либо легче, чем сделать, но есть способы добиться этого, не производя впечатление агрессивного или грубого.

Когда кто-то приходит к вам с просьбой, на которую вы должны ответить «нет», просто попросите их дать вам 15 минут (или какой-то произвольный интервал времени), чтобы закончить то, над чем вы работаете, а затем к тому времени, когда вы придете, чтобы найти то, что они хотели, они часто выясняли это самостоятельно.

23. Съешь лягушку

В SnackNation мы используем время с 9 утра до 10 утра как время «Crush».

В это время мы избавляемся от самых сложных задач и не беспокоим друг друга вопросами.Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно заняться в первую очередь утром.

Как только вы начнете, вы быстро найдете свой поток и избавитесь от этой задачи.

24. Сосредоточьтесь на чем-то одном

Вы, несомненно, слышали, что многозадачность пагубно сказывается на производительности труда. Слишком много людей попадают в ловушку, выполняя несколько дел одновременно, поэтому стоит повторить здесь еще раз, чтобы повысить свою продуктивность на рабочем месте.

Многозадачность снижает IQ и снижает производительность, с которой вы можете выполнить любую задачу. Итак, вы бы предпочли делать 3 дела с посредственными результатами или 1 задачу с отличными результатами?

25. Делегировать как начальник

Вы когда-нибудь задумывались, как вы собираетесь завершить всю работу на своей тарелке?

Готов поспорить, что есть несколько не очень ценных задач, которые вы могли бы передать на аутсорсинг. Такие вещи, как ввод данных, форматирование документов или выполнение поручений, отнимут у вас драгоценное время, которое у вас есть в течение дня, чтобы сделать работу.

К счастью, есть несколько отличных онлайн-сервисов, которые соединяют вас с дешевой рабочей силой для выполнения утомительных задач, так что вы можете тратить свое время, сосредотачиваясь на наиболее важных проектах.

Проверьте Taskrabbit, oDesk, Fiverr и Elance, чтобы узнать, есть ли что-то, что вы могли бы передать на аутсорсинг.

26. Надеть наушники

Работа в среде интенсивного сотрудничества может означать, что люди подходят к вам с вопросами в течение всего дня, сбивая вас с ритма.

Ношение наушников — это простая уловка, позволяющая отразить слишком простые или слишком сложные вопросы, на которые невозможно ответить при личном общении. Чтобы кого-то побеспокоить, по крайней мере, ваш коллега должен будет по крайней мере обдумать вопрос в тот момент, когда он решит, стоит ли это беспокоить.

Вам даже не нужно слушать музыку. Наушники сами по себе являются сдерживающим фактором и помогают фильтровать ваше общение в реальной жизни.

27. Дайте себе меньше времени, чем вы думаете, что вам потребуется

Это еще одна слиток золота из Тренируйте свой мозг для успеха . Как бы долго вы ни думали, что у вас уйдет на выполнение проекта или задачи, дайте себе меньше времени на их выполнение. Вы обнаружите, что установление крайнего срока поможет вам сосредоточиться на выполнении работы.

28. Читайте утром

Большинство людей не просыпаются полными энергии с чувством вдохновения и энтузиазма, чтобы заняться своим днем.

Один из лучших способов, которые я нашел, чтобы настроить свое мышление в правильное русло, чтобы быть продуктивным на работе, — это читать примерно 15–30 минут перед тем, как начать свой день.

Книги по бизнесу, психологии, поведенческой экономике и личностному развитию — это предметы, которые я лично нахожу для повышения своего творческого потенциала и вдохновения в течение дня.

Фотография принадлежит Кейт Тер Хаар на основании лицензии Creative Commons от Flickr

29.Берегите время в своем графике, чтобы делать реальную работу

У всех нас бывают дни, которые пролетают незаметно, когда мы прыгаем с собрания на собрание. В конце концов, мы понимаем, что на самом деле не выполняли никакой работы. Как обеспечить максимальную продуктивность каждый день?

Стив Боуз, ведущий популярного подкаста HR Happy Hour, дает вам следующий совет:

«Один из верных способов повысить продуктивность вашей работы — убедиться, что вы отводите достаточно времени в своем расписании, другими словами, время, которое не связано с собраниями, конференц-связями или любой другой деятельностью, которая не способствует мышлению, планированию, и создание.Многие из нас будут заказывать встречи подряд в течение дня, а затем внезапно наступает 18:00, и мы чувствуем, что не достигли многого. Так что экономьте свое время, старайтесь максимально продуктивно проводить время без встреч, если можете, и даже подумайте о том, чтобы выделить один день или даже целый день, если можете, в качестве зоны, свободной от встреч, где вы можете копаться, сосредоточиться и выполнить «настоящую» работу «.

Совет по продуктивности работы: ограничьте время в своем расписании, чтобы выполнять настоящую работу. Нажмите, чтобы твитнуть.

30.Слушайте успокаивающие звуки, которые помогут вам сконцентрироваться

Иногда фоновая музыка помогает сосредоточиться.

Исследования показывают, что музыка без слов лучше всего подходит для повторяющихся задач. Помимо переменных эффектов, музыка также может влиять на отключение звуков и отвлекающих факторов в шумном офисе и создавать длительную продуктивность на рабочем месте.

Мне лично нравятся успокаивающие звуки, которые я нахожу на Noisli.

Бонус: побалуйте себя мотивацией

Хотя большинство из нас может делать это естественным образом, это очень эффективный способ управления своими привычками и продуктивностью.

Когда вы включаете вознаграждения в свою систему продуктивности, это помогает тренировать ваш мозг сосредотачиваться на целевых задачах, используя свои эмоции. Награда, которую вы даете себе после выполнения чего-то из вашего списка дел, заставляет вас чувствовать себя хорошо.

Проще говоря, люди, которые счастливы или чувствуют себя хорошо, более продуктивны, чем те, кто этого не делает.

31. Воспроизведите естественный цикл тела

Джейми Лоуренс, редактор HRZone, рекомендует воспроизвести естественный цикл организма, чтобы повысить продуктивность на работе:

«Воспроизведение естественного цикла тела в офисной среде является фундаментальной, но часто игнорируемой частью повышения продуктивности и благополучия.Итак, полный ли спектр освещения?

Держите ли вы жалюзи и окна открытыми, чтобы обеспечить естественное освещение и циркуляцию воздуха? Растения — еще один хорошо изученный способ улучшить качество воздуха и настроение — они убивают двух зайцев одним выстрелом ».

Совет по повышению продуктивности работы: воспроизведите естественный цикл организма. Click To Tweet

Имея такое количество часов в день, мы должны научиться работать более эффективно и результативно, если мы хотим добиться успеха. Теперь воспользуйтесь некоторыми из этих советов и примените их в своей трудовой жизни.

32. Используйте быстрый метод, чтобы погрузиться в задачи, которые вы не хотите выполнять

У большинства из нас не хватает времени в течение дня, чтобы закончить все, что нам нужно сделать. В таком случае у нас определенно нет времени, чтобы тратить время на откладывание задач, особенно относительно простых задач, которые мы просто не хотим выполнять. Мы даже тратим время и энергию на то, что нам нужно сделать, кроме того, чего мы избегали.

Предприниматель Мел Роббинс рекомендует правило пяти секунд, , которое включает в себя обратный отсчет 5-4-3-2-1, а затем приступает к выполнению задачи, которой вы боялись. Роббинс, также мотивирующий оратор, говорит, что эта практика отменяет вредные привычки и дает вам больший контроль над своими действиями. Используя это правило пяти секунд, вы расширяете возможности для выполнения поставленной задачи. Вы почувствуете прилив достижений и прилив вдохновения, чтобы взять еще больше.

33. Выполнять повторяющиеся задачи в одно и то же время каждый день или неделю

Автор проекта «Счастье» Гретхен Рубин любит резюмировать свою любовь к последовательному распорядку дня, используя эту цитату Фланнери О’Коннор:

«Если вы будете делать одно и то же каждый день в одно и то же время в течение одного и того же промежутка времени, вы спасете себя от множества раковин.Рутина — это условие выживания ».

Хотя рутина и повторение могут показаться скучными, выполнение одних и тех же дел в одно и то же время каждый день дает вам возможность избежать усталости от решений , выработать эффективные привычки и выполнять задачи быстро и точно.

34. Найдите настоящую мотивирующую причину выполнения задания Совет по продуктивности работы: найдите настоящую мотивирующую причину для выполнения задачи. Нажмите, чтобы твитнуть.

Если ваша обычная производительность падает, причиной может быть отсутствие мотивации.Разожгите свой драйв, поразмыслив над тем, почему вы действительно делаете свою работу.

Репортаж о книге Чарльза Дахигга Smarter Faster Bette r, репортер Slate Л.В. Андерсон объясняет:

«Мотивация — это топливо для продуктивности перед лицом апатии, и ее создание так же просто, как привязка текущей задачи к более крупной и важной цели».

Иногда просто спросить себя, почему вы что-то делаете, недостаточно, объясняет Андерсон, поскольку многие люди сосредотачиваются на мотивациях поверхностного уровня, таких как сохранение работы и зарплата.Но Дахигг настаивает на том, что каждый может найти глубокое, значимое «почему» за своей работой, если копает достаточно глубоко; он привел пример людей, которые проводят уборку в больницах, находя более глубокий смысл в своем вкладе в исцеление пациентов.

Причина вашей работы может быть неочевидной, но независимо от того, что вы делаете, продолжайте копать, пока не найдете мотивацию, которая вызывает у вас мурашки по коже.

Бонус: используйте силу оптимизма

В своем мощном манифесте изменений, Switch , Чип и Дэн Хит говорят:

«Спасение — если перед людьми стоит непростая задача, и их инстинкт состоит в том, чтобы ее избежать, вы должны разбить задачу.Уменьшите изменение. Сделайте изменения настолько незначительными, чтобы они не могли не одержать победу ».

Обучайте свой мозг более оптимистично относиться к непосильным задачам, которых вы избегаете, разбивая их на части и повышая уверенность в своей способности на самом деле их выполнить . Выполняя каждую подзадачу, которую вы создали, отмечайте свой прогресс. Эксперты говорят, что признание прогресса — один из самых действенных способов стимулировать мотивацию, а сосредоточение внимания на прогрессе вместо того, чтобы останавливаться на неудачах, — идеальный способ сохранить оптимизм до завершения проекта.

Бонус: раскрывайте научно обоснованные секреты силы воли

Сила воли — это не только отказ от того, что плохо для вас; это также касается неуклонного достижения целей и желаний, которые, как вы знаете, принесут вам пользу. Доктор Келли МакГонигал, автор книги «Инстинкт силы воли: как работает самоконтроль, почему это важно и что вы можете сделать, чтобы добиться от него большего», говорит:

«Мы редко думаем о силе воли как о способности делать то, что действительно важно для нас, что мы действительно хотим в долгосрочной перспективе, тот выбор, который соответствует нашим долгосрочным целям и ценностям.”

Доктор МакГонигал говорит, что сила воли — это мышца, которую вы можете привести в тонус, а тонизирование силы воли помогает вам сосредоточить внимание и быть более продуктивным в выполнении того, что вам действительно нужно или что вы хотите делать. Она говорит, что многие люди используют чувство вины и стыда, чтобы заставить себя быть более продуктивными и выполнять задачи, которые они, возможно, на самом деле не хотят выполнять. Сделайте перерыв и подумайте обо всех случаях, когда вы стыдили себя за то, что не успели уложиться в срок или не закончили вовремя проект, чтобы присоединиться к своим коллегам в течение счастливого часа.К сожалению, эта привычка истощает вашу силу воли и вашу продуктивность. Доктор МакГонигал говорит, что вещи, в которых мы чувствуем себя виноватыми, например прокрастинация, — это то, к чему мы в конечном итоге возвращаемся, чтобы утешиться.

Какое решение?

Прощение и сострадание к себе и своим недостаткам. Так что, если вы откладывали на следующий день, перезагрузите свою продуктивность, приняв то, что вы сделали, простите себя и двигайтесь вперед с новой силой воли.

Люди также задают эти вопросы о повышении производительности труда:

Q: Как я могу улучшить себя в профессиональном плане?

• A: Вы сделали первый шаг, просто выполнив поиск! Теперь нам нужно точно определить, что вы хотите улучшить.Сосредоточение внимания на одной области за раз — ключ к формированию устойчивых рабочих привычек. Мы опросили лучших профессионалов в 2021 году и представили вам 33 невероятно эффективных способа повышения производительности труда .

Q: Зачем мне повышать продуктивность на работе?

• A: Мы рады, что вы спросили! Производительность на работе напрямую связана с вашим потенциалом заработка. Лучший способ повысить продуктивность работы начинается с принятия решения.Это некоторые из тем, которые мы освещаем в нашей статье.

Вопрос: Когда лучше всего работать в течение дня?

A: В SnackNation мы используем 9: 00-10: 00 как время «Crush». В это время мы избавляемся от самых сложных задач и не беспокоим друг друга вопросами. Какое бы занятие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно заняться в первую очередь утром.

Дополнительный ресурс: ProofHub

ProofHub — это мощное программное обеспечение для управления работой и совместной работы в Интернете, которое объединяет ваши команды, клиентов и общение по проекту.Это позволяет легко создавать планы, сотрудничать с командами, поддерживать порядок и выполнять проекты вовремя. Он оснащен расширенными функциями, такими как рабочие процессы и доски Канбан, диаграммы Ганта и отчеты, которые помогают командам оставаться организованными и продуктивными. В дополнение к этому вы также можете отслеживать время с помощью ProofHub и управлять работой на ходу с помощью его мобильного приложения (Android и iOS).

Дополнительный ресурс № 2: Шаблон расписания из книги «Когда я работаю»

Если вы хотите сэкономить время на заполнении расписаний каждую неделю, вот бесплатный шаблон расписания сотрудников для Excel, который позволяет вашим сотрудникам приходить и уходить с помощью кнопки.Избавьтесь от бумажных расписаний, получите больше времени на неделю и повысьте продуктивность с помощью этого удобного инструмента.

Какие еще советы вы можете дать для повышения производительности труда? Расскажите нам свои советы и рекомендации о том, как повысить эффективность работы, в комментариях ниже.

Бесплатный бонус: Загрузите весь список в формате PDF. Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и храните на своем столе.

Ресурсы для мотивации и управления сотрудниками:

141 Вдохновляющие и мотивационные цитаты для работы

Как дать радикальную обратную связь (не будучи засранцем)

39 идей для признания и признательности сотрудников на 2020 год [обновлено]

21 невероятно эффективный способ мотивации сотрудников

11 невероятно мощных и мотивирующих видео для вашей команды

Управление миллениалами на рабочем месте: хватит усложнять работу

17 уроков Самые трудные для начинающих менеджеры

Как провести продуктивную встречу один на один

14 основных навыков управления командой для начинающих менеджеров

Повысьте продуктивность ваших встреч с помощью этих 26 ледокольных игр

45 Безумно веселые тимбилдинговые мероприятия для работы

Как эффективно отслеживать все, что вам нужно сделать

Дни полны активности и пролетят в мгновение ока.Между одним и другим он покажет, правильно ли управляются идеями и работой. Мы не уложимся в срок, забудем перезвонить крупному клиенту или проиграем важное задание. Выполнение является ключевым моментом, но также необходимо следить за тем, чтобы все, что нужно было сделать, было сделано вовремя.

Не бойтесь: с этим можно бороться. Все, что необходимо, — это разработать систему для отслеживания всех пунктов вашего списка дел и убедиться, что система работает для выполнения всех этих задач.Вот несколько стратегий, которые могут оказаться полезными.

1. Во-первых, найдите систему, чтобы записывать вещи по мере их возникновения в течение дня.

Это может быть что угодно, от карманной повестки дня до приложения для заметок на вашем мобильном телефоне. Вы также можете использовать записную книжку, которую носите с собой, а затем перенести информацию в свой список дел. Другой вариант — мой личный фаворит — может быть приложение для управления проектами. С помощью приложения для управления проектами вы добавляете каждую задачу, когда думаете о ней, и устанавливаете срок выполнения. Приложение Wrike, которое я использую, позволяет пользователю отправлять электронные письма, тема которых превращается в заголовок действия.Затем он автоматически добавляется в список дел.

Важно сделать паузу и записать задачу, как только она упоминается или вы думаете о ней. Развитие этой дисциплины, вероятно, является одним из самых сложных дел, потому что мы склонны верить, что все запомним. Я призываю вас записывать все, чтобы ничего не потерялось. Отслеживание всего дает бонус в виде уменьшения стресса, который вы испытываете из-за множества невыполненных пунктов списка дел, которые крутятся в вашей голове.

2. Затем убедитесь, что то, что вы записали, есть в вашем списке дел.

Если вы предпочитаете записывать задачи в блокнот или приложение для заметок на телефоне, их нужно будет перенести в список дел. Список может находиться в планировщике или приложении. Разные вещи лучше всего подходят для разных людей, но выбранный вами метод должен быть последовательным и эффективным.

В приложении для управления проектами любая созданная задача автоматически отображается в списке элементов на день.Вам не нужно тратить время на перенос идей и задач из записной книжки в список дел, тем самым экономя шаг и время.

3. Выполните пункты из вашего списка.

Выполнять отложенные задачи очень просто с помощью приложения со списком дел, которое вы открываете каждое утро и просматриваете, просматривая элементы, которые необходимо выполнить в течение рабочего дня. Он также хорошо работает с планировщиком. Если что-то не сделано в конце дня, перенесите день, когда у вас будет время для этого. Ничего страшного, если у вас нет времени сделать это на следующий день, просто переместите его в следующий доступный слот.

Чтобы быть эффективными на 100%, каждый незавершенный элемент нужно перенести в будущее. В противном случае об этом, вероятно, забудут в повседневной суете завтрашнего дня.

Наконец, если у вас есть идея, но у вас нет на нее времени, запишите ее. Просто запланируйте это на время, когда вы сможете что-то с этим поделать. Простое напоминание поможет.

4. Следите за задачами, за которые вы несете ответственность, даже если вы не выполняете их.

Запишите задания, над которыми работают другие, но которые относятся к вашей сфере ответственности.К сожалению, не все разработали хорошую систему для отслеживания своей повседневной деятельности. Итак, если есть что-то, на что вы полагаетесь от кого-то другого, вы можете создать напоминания, чтобы гарантировать, что они будут выполнены вовремя. Незавершенные действия от других также могут отображаться как задача в вашем списке дел на день. Добавив эту практику в свой репертуар, ваша система последующего наблюдения станет неприкосновенной.

[Фото: Social Cut / Unsplash]

Приступите к реализации этих стратегий

Прежде чем вы это узнаете, вы станете лидером в отслеживании и внедрении.Более того, вы заметите, что вы и другие будете все больше и больше полагаться на вашу систему. Люди будут спрашивать вас, как вы остаетесь в курсе и остаетесь организованным.

Подпишитесь на нашу рассылку

Если вам понравился этот пост, подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать больше статей о развитии вашего бизнеса.

Как повысить вашу производительность на работе — Бизнес-руководства

Миф: Люди, хорошо умеющие многозадачность, делают больше.

Факт: Многозадачность — это иллюзия.Исследования показывают, что люди добиваются большего, если сосредоточиваются на одной задаче за раз. Частое переключение между задачами или уверенность в том, что вы на самом деле делаете сразу несколько дел, на самом деле замедлит вашу работу.

Миф: Важно, чтобы к концу дня в вашем почтовом ящике не было писем.

Факт: Цель «нулевого почтового ящика» работает для одних людей, но не для других. Ключ к управлению электронной почтой — назначить определенное время дня для чтения и ответа на нее, различать электронные письма, которые можно обрабатывать быстро, и письма, требующие больше времени, а также научиться использовать все функции вашего почтового программного обеспечения (папки , фильтры и архивы) наиболее удобными для вас способами.

Миф: Во время работы лучше всего стоять.

Факт: Лучше менять позу в течение дня, в обычном цикле сидения, стоя и движения. Помимо прочего, этот сорт помогает увеличить приток крови к вашему мозгу, улучшая познавательные способности и, следовательно, вашу продуктивность.

Миф: Чем больше часов вы работаете, тем больше успеваете.

Факт: Важно делать перерывы в течение рабочего дня.Даже пятиминутная прогулка по офису может поднять вам настроение, но никак не повлияет на вашу способность сосредотачиваться. Достаточный отдых и сон могут помочь вам лучше, чем работать дольше. Уход от работы на более длительный период — на ночь, на выходных или в отпуске — дает вашим идеям шанс закрепиться в вашем подсознании, что позволит вам повысить продуктивность, когда вы вернетесь.

Миф: Секрет повышения производительности заключается в том, чтобы найти правильную систему и придерживаться ее.

Факт: Каждый человек и каждый рабочий день разные. Хотя мы можем выработать новые стратегии и привычки, которые работают для нас большую часть времени, наша работа и жизнь всегда будут подбрасывать нам мячи, которые приводят к далеко не идеальным результатам. Нам нужно принять эту несовершенную реальность, простить себя и попробовать завтра снова.

10 простых советов по повышению производительности труда

Если вы думаете о работе над своей производительностью только перед ежегодной оценкой производительности, вы не одиноки.Большинство из нас сегодня предпочитают молчать и позволять кому-то указывать на возможные улучшения в своей работе. Причина? Что ж, это более простой выбор. Однако давайте хорошенько подумаем: вы талантливы, продуктивны, хорошо делаете свою работу, но как вы вырастете в нее, если не сосредоточитесь на самосовершенствовании.

Независимо от того, насколько вы квалифицированы или продуктивны, всегда есть возможность выполнять работу лучше, чем раньше. Наблюдение за расширением набора навыков и поиск способов узнать что-то новое — это первый шаг к тому, чтобы стать лучшей версией себя.Это не только помогает повысить производительность вашей работы, но и создает потенциальные возможности для вашего профессионального развития.

Помогите сотрудникам лучше работать вместе с ProofHub.

Учитывая важность постоянного и непрекращающегося самосовершенствования, мы собрали несколько советов по управлению работой, которые, несомненно, будут иметь большое значение для повышения вашей производительности и ценности на рабочем месте.

10 способов повысить производительность труда сегодня:

1.Установите четкие вехи

Четкие вехи важны как в личной, так и в профессиональной жизни. Как люди, у нас есть привычка стремиться к звездам, и то же самое отражается в поставленных нами целях. Можно быть немного смелым, но когда дело доходит до «целей», гораздо лучше мыслить ясно и быть реалистами.

«Независимо от того, насколько вы продуктивны, вы всегда можете быть лучше, чем были вчера. Нужна помощь? Переключитесь на ProofHub! »

Советы для профессионалов:

Постановка целей — зачастую трудоемкий процесс.Итак, что вам нужно сделать, так это разбить ваши большие личные и профессиональные проекты на более мелкие части и соответственно установить свои цели. Это поможет вам сохранять мотивацию и поддерживать высокий уровень энергии на протяжении всего путешествия. Кроме того, постановка четких целей поможет вам отслеживать свой прогресс. Позволяя вам праздновать каждую маленькую победу, которую вы достигли. Устанавливая контрольные точки, помните о следующих советах:

• Следите за крайним сроком
• Сохраните все важные даты в онлайн-календаре
• Повысьте свои навыки оценки проекта
• Относитесь к каждой вехе как к опыту обучения

2.Планируйте и расставляйте приоритеты

Если кажется, что вы слышали об этом раньше, вы правы. Организация, планирование и расстановка приоритетов — важная часть нашей повседневной жизни. Фактически, в Интернете есть несколько статей, в которых приводятся веские причины того же. Это несколько простых привычек на рабочем месте и советы по управлению временем, которые помогут вам делать дела вовремя и повысить общую производительность труда.

Советы для профессионалов:

Перед тем, как начать свой день, просмотрите список задач или действий, которые вы запланировали на день.Теперь используйте инструмент планирования проекта, чтобы установить срок выполнения и статус приоритета для каждого из них. После этого примите во внимание самые срочные и важные задачи и сделайте их как можно скорее. Вот несколько советов, которые могут вам помочь:

• Поймите разницу между «срочно» и «важно». Всегда сосредотачивайтесь на задачах, требующих немедленного внимания.
• Постарайтесь упорядочить задачи с учетом предполагаемых усилий.
• Неопределенность — это реальность. Итак, будьте гибкими и адаптируемыми, но помните о приоритетах

3.Хорошо спланируйте встречи

Встречи — это мощное средство, но их часто неправильно понимают. Планирование и составление расписания встреч — обычная практика почти на каждом рабочем месте. Вот почему важно тщательно планировать каждую встречу, чтобы сделать ее «максимально эффективной».

Советы профессионалов:

Не торопитесь, чтобы спланировать встречи, но делайте их краткими. Перед началом встречи убедитесь, что все необходимые элементы на месте. Составьте четкую повестку дня встречи и сообщите ее всем участникам, чтобы они лучше подготовились.Дополнительно:

• Перед отправкой приглашений на встречу спросите себя, действительно ли она нужна
• Проверьте, есть ли у всех и выберите лучшее время для встречи
• Предоставьте как можно больше подробностей для предварительной подготовки
• Сохраните временной интервал для встречи и подведения итогов в заданные сроки

4. Общайтесь лучше

Связь — это улица с двусторонним движением. Эффективное общение — это практика, которая дает вам уверенность в том, что происходит на работе, изучает новые и улучшенные способы достижения лучших результатов и, наконец, улучшает общую производительность труда.Помните, каждое мнение имеет значение, и оно, безусловно, может помочь вам вывести вашу работу на новый уровень.

Советы для профессионалов:

Рассмотрите возможность внедрения мощного приложения или инструмента для групповой коммуникации в свой рабочий процесс. Оцените различные варианты, доступные на рынке, в том числе приложение для обмена сообщениями в команде, доски обсуждений, приложения для группового чата, инструменты видеоконференцсвязи и т. Д. Определите, какой инструмент или программное обеспечение лучше всего подойдет вашей команде, а затем используйте их для успешной совместной работы на рабочем месте.И при этом помните о следующих моментах:

• Не просто начинайте оценивать доступный вариант, сначала разработайте правильную стратегию сотрудничества
• Подумайте, какой инструмент будет соответствовать вашим долгосрочным бизнес-требованиям
• Проанализируйте обратную связь от клиентов, которые ранее использовали ваш предпочтительный инструмент.

5. Преодолевайте сложные задачи первыми

Этот момент напрямую связан с нашим вышеупомянутым пунктом «планируй и расставляй приоритеты».Очевидно, вы не можете выполнять все задачи или действия одновременно. Вот почему важно, чтобы вы выяснили, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить или делегировать на этапе планирования проекта.

Советы для профессионалов:

Попробуйте ранжировать каждую задачу в своем списке дел в соответствии с ее конкретной важностью и срочностью. Держите «самые важные задачи» вверху и начинайте отмечать элементы в своем списке сверху вниз. Идея, лежащая в основе этого совета, очень проста — если задача кажется вам несколько мучительной, постарайтесь избавиться от нее как можно скорее.

6. Не теряйте фокус (устраняйте отвлекающие факторы)

Прерывания на рабочем месте или отвлекающие факторы бывают самых разных форм и размеров. Неважно, сколько раз вас отвлекали или кто больше всего отвлекает вас в течение дня. Важно то, как избежать перерывов в работе и повысить производительность труда. Помните, перерывы на рабочем месте опасны. Они заставляют вас терять концентрацию, тратить время и, в конце концов, нарушать управление вашей работой и вызывать задержки в проектах.

Советы профессионалов:

Если вы хотите, чтобы вас не отвлекали и не отвлекали на работе, держитесь подальше от телефона или электронной почты. Отключите уведомление и следите за успешным выполнением поставленных задач. Кроме того, при необходимости научитесь говорить «нет». Вы можете и должны сказать «нет» всему или любому, кто может прервать ваш день. Помимо этого, вот несколько простых привычек, которые помогут вам сосредоточиться на работе:

• Отключайте отвлекающие факторы в рабочее время (смартфоны, сайты социальных сетей, разговоры в офисных разговорах и т. Д.)
• Делайте короткие перерывы между работой — послушайте любимую песню или прогуляйтесь

«Планируйте быстро, эффективно общайтесь и добивайтесь успеха с помощью ProofHub.Начни сегодня! «

7. Признайте свои сильные и слабые стороны

Слово« идеальный »слишком хорошо, чтобы быть правдой. Невозможно быть идеальным во всем. У всех нас есть слабые места, и важно их признать, чтобы определить возможности для улучшения. Кроме того, у каждого человека есть свои сильные стороны, то есть то, в чем он исключительно хорош. Теперь, чтобы улучшить вашу повседневную работу, вам нужно одновременно ценить свои сильные стороны и преодолевать слабости.

Советы профессионалов:

Никогда не соглашайтесь на «вполне нормально», когда вы можете достичь «потрясающе». Будьте собственным критиком и продолжайте оценивать свою работу на предмет потенциальных улучшений. Если вы в чем-то неплохо разбираетесь, делайте все, что в ваших силах, чтобы быть в этом лучшим. Хотите знать, как определить свои сильные и слабые стороны, вот несколько идей, которые вы, возможно, захотите попробовать:

• Найдите закономерности в своей работе
• Определите, что вам больше всего нравится в работе
• Практикуйте упражнения Reflective Best Self (RBS) — узнайте, что о вас думают другие люди
• Запишите, как вы реагируете на ситуации, требующие действий, размышлений и проницательности

8.Помните о своих ограничениях

Хотя, безусловно, важно постоянно находить способ отполировать области, в которых вы не так хорошо справляетесь, также важно осознавать свои собственные ограничения. Никогда не становитесь жертвой таких привычек, как многозадачность или откладывание на потом. Работайте над одной задачей за раз и делайте все, чтобы она не вызывала стресса и не допускала ошибок или переделок. Сохраняйте ясность в голове, и вы сможете добиться гораздо большего, чем ожидалось, намного быстрее.

Советы профессионалов:

Понять свои ограничения непросто.Фактически, вы никогда не сможете их понять, пока не выйдете за их пределы. Проще говоря, вы должны провести грань между продуктивностью на работе и стрессом на работе. И как ты это будешь делать? Что ж, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать:

• Скажи «нет» и сохраняй мир
• Отступи, когда все становится беспощадным
• Не будь слишком амбициозным, будь реалистичным
• Откройте для себя золотую середину и избегайте выгорания

9. Закончите начатое

Еще одна вещь, которая может повлиять на вашу продуктивность и производительность на работе, — это оставить дела незавершенными.Вы помните, сколько раз вы начинали над чем-то работать, а вскоре после этого бросали? Если это часто случается с вами, то пора что-то менять. Не делайте привычки оставлять что-то посередине. Если вы начали проект или задачу, убедитесь, что они достигли последней, последней стадии с максимальным качеством.

Советы профессионалов:

Установите себе награды. Возьмите за привычку отмечать успех и вознаграждать себя за успешное выполнение проекта или задачи.Это повысит производительность вашей работы, и вам всегда будет чего ждать на работе.

10. Используйте правильные инструменты

Доказано, что когда вы предоставляете правильные инструменты, общая производительность вашей команды улучшается скачкообразно. Недавние исследования и исследования ясно показывают, что большинство организаций переходят на облачные инструменты и технологии, чтобы использовать свои многочисленные преимущества. Также прогнозировалось, что в ближайшие годы ИТ станут стратегическим инструментом развития современного бизнеса, и 81% организаций согласны с этим.

Советы для профессионалов:

Держите себя и свою команду в курсе последних событий с помощью новейших инструментов и технологий. Изучите множество вариантов, доступных на рынке, и оцените лучшее, соответствующее потребностям вашего бизнеса. Найдите облачное программное обеспечение для управления проектами, которое упрощает управление проектами, способствует четкому общению, устраняет конфликты и поддерживает высокую производительность каждый день. Вот несколько основных вопросов, которые дадут вам лучшее представление о том, как найти подходящий инструмент для вашего бизнеса и своей команды:

• Каковы ключевые процессы вашего бизнеса и как их можно улучшить с помощью онлайн-инструментов и приложений?
• Вы уже пользуетесь бизнес-инструментом? Если да, то соответствует ли он вашим ожиданиям?
• Сколько вы готовы инвестировать?
• Какого рода обучение или услуги поддержки вы ожидаете?

Лучший выбор: ProofHub

«Единое место для всех ваших проектов, команд и коммуникаций»

ProofHub — это универсальное программное обеспечение для управления проектами, которое работает как центральное место для управление и реализация проектов.С ProofHub вы (и ваша команда) можете:

• Создавать эффективные планы проектов
• Беспрепятственно сотрудничать
• Держать дела в курсе
• Лучше управлять рабочим процессом
• Централизовать важные файлы и документы
• Обеспечивать эффективное управление временем
• Повышение общей производительности рабочего места

И многое другое…

Заинтересованы? Подпишитесь на бесплатную пробную версию и узнайте, как ProofHub может помочь вам повысить продуктивность как в личной, так и в рабочей жизни.

Вещи не меняются, они остаются такими, как есть. Это у вас есть возможность измениться и вырасти во что-то лучшее. Итак, если вы хорошо справляетесь со своей работой и хотите выделиться в ней, проявите инициативу и начните работать над ее производительностью. Примите во внимание приведенные выше советы и убедитесь, что вы применяете их на практике таким образом, который лучше всего подходит для вас и вашей карьеры.

Вартика Кашьяп

Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub и был одним из лучших участников LinkedIn в 2018 году.Ее статьи вдохновлены офисными ситуациями и рабочими событиями. Ей нравится писать о продуктивности, построении команды, культуре работы, лидерстве, предпринимательстве среди прочего, а также о том, что способствует улучшению рабочего места — вот что заставляет ее кликать.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

Работайте умнее, а не усерднее: 15 советов по тайм-менеджменту, которые изменят вашу жизнь | by ProofHub

Управление временем — один из самых полезных навыков, который поможет вам далеко продвинуться в жизни — как в личной, так и в профессиональной сфере.Если вы не управляете своим временем эффективно, рано или поздно вы войдете в состояние столпотворения. Время, будучи столь важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся владеть искусством управления временем, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы уловить каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективное управление временем и как управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий.По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства управления временем может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеют уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Более высокая производительность
• Отсутствие уровней стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Напротив, если вы не можете управлять своим временем эффективно, вы можете столкнуться с нежелательными последствиями, такими как:

• Пропущенные сроки
• Низкое качество работы
• Высокий уровень стресса
• Рабочий дисбаланс
• Привести к выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим временем лучший эффект.Когда дела идут по плану, сотрудники становятся более креативными, счастливыми и менее склонными к выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время на то, чтобы узнать о советах и ​​методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

«Новый способ управления работой. Попробуйте ProofHub! »

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Есть некоторые люди, у которых, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу.Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, более эффективно использует свое время и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это различные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают:

• Сохранение организованности
• Определение приоритетов того, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Хорошие коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Преодоление стресса в позитивный путь

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности управления временем, вам также необходимо применить эти полезные советы, чтобы разумно управлять своим временем.Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Просыпайтесь рано — сделайте свой день длиннее

У всех нас 24 часа в сутки. Хотя изменить количество часов в день невозможно, но вы определенно можете попробовать проснуться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему организму требуется 6–8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время, чтобы заниматься спортом, медитировать, расставлять приоритеты или даже заниматься хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную продуктивность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте УМНЫЕ цели — не просто желайте, а делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ ставить цели? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или не хватает.В то время как если вы правильно ставите цели, ваша продуктивность может взлететь до небес.

Ставьте цели, которые ставит S.M.A.R.T. — Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и привязанный ко времени. Эти цели внесут прочную структуру в вашу рабочую жизнь и подготовят вас к тому, что вас ждет сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затраченного на задачи, и ведения учета каждой минуты, которую вы тратите, работая над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программа для отслеживания времени, которая объединит все ваши временные данные в одном месте. Что все вы умеете?

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, так как вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкая индикация, если затраченное время превышает расчетное время.

Вы можете ввести данные о выполненной работе и вручную отслеживать время, потраченное на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.

• Отслеживайте время с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда вы переключаетесь между тем, что вы работаете, и сохраняете их в табелях учета рабочего времени.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Ознакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и охватите все различные информативные отчеты, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

Экспортируйте табели учета рабочего времени и используйте их для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела, чтобы использовать их позже.

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания, чтобы увидеть зарегистрированные часы.

«С помощью программного обеспечения для управления временем лучше планировать и расставлять приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Сохраняйте утро для MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если вам нужно съесть двух или более лягушек, сначала съешьте самую большую.

Управление временем и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Дело в том, чтобы взять на себя трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, заметили, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает. Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями.Некоторые называют это «потоком», а другие — своей «зоной».

Обнаружение вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете себя и делаете все возможное.

6. Блокируйте отвлекающие факторы — уберите их из своей жизни

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях — одни из самых распространенных, но самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов каждый год, отвлекаясь на рабочем месте.Все благодаря этим отвлечениям, задача, требующая 60 минут, занимает более 3 часов.

Когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переведите телефон в беззвучный режим и отключите передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и поднимете уровень эффективности на ступень выше.

7. Никакой многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что решаете слишком много задач одновременно, вот вам новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно.Для остальных 98% людей многозадачность тратит впустую время и снижает общую продуктивность.

Вместо того, чтобы разделять ваше внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на чем-то одном и восхищаться этим. Чтобы сделать его более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к процессу выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и восстановите силы

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий управления временем.Как? Предположим, два сценария. В первом сценарии представьте, что член команды работает над задачей в течение 5–7 часов подряд. Другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Умное управление временем не всегда сводится к тому или иному занятию. Он также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы примерно через час могут поднять вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным.Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить это время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Прикрепите эти штампованные цитаты по тайм-менеджменту на своем столе. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто прогуляйтесь.

Нам знакомы явления прокрастинации, при которых вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью.Хронические прокрастинаторы необычно высоко откладывают важные дела на потом, а когда уже слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и позволить ей стать частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить свою работу на несколько задач. Это не только делает ее выполнимой, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые действуют и мгновенно добиваются поставленных целей, вы автоматически усваиваете такие привычки и становитесь более активными в работе.

10. Сон не менее 7–8 часов

Сон — пагубный фактор, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы получаете крепкий сон в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствует здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск заболеваний, таких как диабет, синдром обструктивного апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график своего сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться одновременно. Есть много приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам крепко спать и пробуждают вас как более сосредоточенного человека.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете выдержать. Успевающие и отличные исполнители во всем мире делают меньше, но лучше.Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, чтобы вы могли начать работать над вещами, сэкономить время и стать более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет сложно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмите одну задачу, выполните ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по управлению временем для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались в качестве основного инструмента для управления временем.С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, устанавливать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает способ управления расписанием, планирования мероприятий и отслеживания важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережайте сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задача должна выполняться на регулярной основе, вы можете настроить повторение любого события или задачи, не создавая ее вручную снова.
• Установить автоматические напоминания — Установить автоматические напоминания для событий или задач.
• Несколько представлений — Установите вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте личные вехи и события — ограничьте видимость задач или событий для себя, установив частный режим.
• Загрузить календарь — Загрузить календари в форматах PDF, CSV или iCal.

13. Группируйте похожие задачи вместе

Такие мелочи, как объединение похожих задач, также могут сэкономить вам значительное количество времени. Все мы знаем, что разные задачи требуют разного мышления и решения. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, было бы разумно объединить их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать это время от времени в течение дня.Это поможет вам структурированно расставить приоритеты в работе и времени. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстро выполнять их из списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не нужно делать все это, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших вещей в делегировании полномочий и аутсорсинге — это то, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку.Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда разумно научиться делегировать задачи другим и позволить другим людям делить с вами некоторую нагрузку.

Pro-tip: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com для расшифровки заметок встреч и телефонных звонков. Это не только полезно для записи разговора, но и является отличным способом получить больше информации из разговоров и быстро поделиться резюме с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или найти время для обучения других выполнению определенных задач, вы всегда можете передать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, и делегирование, и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Отслеживайте свое время

Вы должны знать, как и где каждый час тратится на работе, чтобы лучше управлять своим временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента учета времени. Люди, которым нравится следить за своими делами, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы.Они не только контролируют и отслеживают часы работы, но также учитывают количество выполняемых действий, задач и проектов, с которыми они работают, а также клиентов, для которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для отслеживания времени, используемое такими организациями, как NASA, Taco Bell, Disney, чтобы отслеживать часы и оставаться в курсе событий. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, потраченное на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя временные данные.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие службы, как Аналитика электронной почты , для отслеживания и визуализации активности электронной почты и производительности. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту на работе настало время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом в тайм-менеджменте. Использование методов управления временем заключается не в том, чтобы хвататься за множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать вещи лучше.Приняв на вооружение хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени заниматься любимым делом. Потому что мы следуем концепции: не работайте усердно, работайте умнее, тайм-менеджмент — необходимость.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Давайте взглянем на некоторые популярные и широко используемые техники тайм-менеджмента:

1. Принцип 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предполагает что 80% результатов приходят из 20% действий или усилий.

Согласно Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
• 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании обеспечивается 20 процентами ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не имеют большого значения.

Например, лучше просмотреть 10 статей за час (бегло просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы к этому привыкли, вы заметите рост своей продуктивности и сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вы не можете эффективно управлять своим временем и тратить его, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE.Вот как использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем на работе и в личных целях.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, в которых:

• A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполняйте эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
• B означает менее важные задачи: Такие задачи должны быть выполнены, но они не повлияют так сильно, как те, которые попадают в указанную выше категорию.
• C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо, но для которых нет никаких последствий, независимо от того, выполняете вы это или нет.
• D означает задачи для делегата: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуационным, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
• E означает задачи, которые вы можете устранить: Задача E — это то, что совершенно неуместно и может быть устранено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о 4 D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Обсудим их вкратце:

• Удалить (отбросить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из вашего списка.
• Делегат: Если кто-то может сделать что-то даже на 75% так же хорошо, как вы, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете начать его обучать или даже передать задачу на аутсорсинг.
• Отсрочка: Не все сразу нужно делать. Если что-то можно было сделать позже и не будет серьезных последствий, отложите это.
• Do: Если нужно сделать что-то важное и у вас есть время, сделайте это здесь и сейчас.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора глобальной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам перемещаться по электронной почте, телефонным звонкам, текстовым сообщениям и бесконечным встречам, которые предотвращают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем вычеркните эти дела из своего списка дел и внесите их в свой календарь (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Установите будильник каждый час, и когда он издаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход позволяет легко понять, как управлять своим днем, и получить время, чтобы восстановить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее зря на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите о них в комментариях.

«Подарите себе решение всех рабочих проблем. Начните использовать ProofHub ».

11 стратегий, чтобы идти в ногу с жизнью, даже когда вы не можете

Все заняты. Люди, проекты и задачи из разных сфер жизни постоянно требуют вашего внимания. Миф о том, что у вас есть все, что вы можете идеально сбалансировать все свои обязательства и при этом находить время для себя, просто не соответствует действительности.

Но есть несколько стратегий, которые вы можете реализовать, чтобы лучше планировать и расставлять приоритеты (и оставаться в здравом уме).Ниже члены тренерского совета Forbes делятся своими лучшими советами по интеграции и выполнению всех ваших задач.

Слева вверху направо: Джиа Ганеш, Вирджиния Франко, Джулия Кациво, Карима Мариама-Артур, Джуди Ри Аллоуэй, Эдриен Том, Том Рубенс, Кэт Лессин, Мишель Брейден, Элизабет Сондерс, Марк С. Бэббит. Все фотографии любезно предоставлены отдельным участником.

1. Определите, что не подлежит обсуждению

Каждый квартал начинайте с 90-дневного целевого плана.Каждое воскресенье вечером сворачивайте это к недельным приоритетам и добавляйте слой ежедневного планирования и определения приоритетов каждое утро. Ежедневно определяйте, какие элементы не подлежат обсуждению и три главных дела, которые необходимо сделать в этот день. Забрать ребенка в определенное время не может быть предметом переговоров. Постройте обязательные цели вокруг того, что не подлежит обсуждению. — Гия Ганеш, тренер Гия Ганеш

2. Учитывать «ерунду» со временем

Живая жизнь требует, чтобы вы жонглировали множеством мячей в воздухе.Вы можете хорошо жонглировать большую часть времени … пока не упадет один мяч. Падение мяча — фактор «ерунды» — уход за машиной, ребенок забыл обед и т. Д., Который всегда поднимает голову. Включите для этого время в свое еженедельное или ежедневное расписание. Если ерунды не возникает — отлично. Но если это так, у вас есть граница для решения этой проблемы, не затрагивая основы. — Вирджиния Франко, Вирджиния Франко: резюме

.

3. Придерживайтесь календаря

Возьмите большой календарь на год, чтобы повесить его на видном месте в общем месте.Во-первых, отметьте все важные даты, например, праздники. Затем добавьте важные действия, такие как высадка и вывоз ребенка, работа по дому и т. Д. Используйте яркие цвета для каждой группы, например красный для работы и зеленый для покупок в магазине или спокойного времяпровождения. Все будут знать, что происходит, где, когда, как и кем. Укажите на это; соблюдать его. — Юлия Кациво, Юлия Кациво

4. Изучите конкурирующие интересы и определите их приоритетность

Совпадающие интересы — как личные, так и профессиональные — бывает трудно совместить.Еще больше усложняет ситуацию то, что вы стараетесь уделять каждому пункту одинаковое время и внимание. Вот в чем дело: каждая составляющая нашей жизни уникальна и должна быть полностью исследована, чтобы определить разницу между тем, что срочно, и тем, что важно. Будьте целенаправленны и расставьте приоритеты, чтобы найти баланс, который вы ищете. — Карима Мариама-Артур, эсквайр, WordSmithRapport

5. Знайте свои 10 главных ценностей

Каковы ваши 10 главных ценностей? Ежедневное принятие решений, основанных на ваших ценностях, может значительно помочь вам расставить приоритеты в том, что для вас наиболее важно в любой данный момент.Это поможет вам достичь ваших ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач во всех важных сферах вашей жизни. — Джуди Ри Аллоуэй, Imagine Leadership LLC

6. Шаг назад и скажи нет

Каждый сталкивается с морем возможностей и требований, но чтобы преуспеть, вы должны быть избирательными и сосредоточенными. Вы не можете оседлать каждую приходящую волну, не погрузившись в конечном итоге под воду. Определите приоритеты и спланируйте их соответствующим образом. Развивайте предметы первой необходимости в соответствии с целями и соглашайтесь с тем, чтобы отказываться от всего, что отвлекает вас от вашего плана.Иногда вам нужно больше всего «на берегу». — Эдриен Том, Career Impressions

7. Ищите гармонию, а не лучшие границы

Гармония устранит необходимость в границах. Границы служат скорее для сдерживания, чем для расширения возможностей. Гармоничная жизнь — это такая жизнь, в которой ваши личные, деловые и духовные цели сотканы из одной ткани. Установление границ обеспечит нежелательный результат: соревнование между ценностями. Дайте возможность важным элементам вашей жизни поддерживать друг друга, а не бороться за внимание.- Том Рубенс, Том Рубенс Коучинг

8. Будьте предельно честны с собой

Лучше иметь границы — значит знать свои приоритеты и ограничения. Иногда существенные части жизни находятся вне нашего контроля; они складываются. Все кажется срочным. Вот когда нужно быть предельно честным с самим собой. Что действительно нужно сделать прямо сейчас и от вас? Ваша забота о себе и ваше собственное выздоровление включены. Честность продолжается со знанием того, что вы не можете сделать все.- Кэт Лессин, Life by My Design

9. Посмотрите, где ваши границы и убеждения пересекаются или конфликтуют

Установка границ выходит за рамки набора рекомендаций. Это о наших убеждениях. Составьте список своих убеждений и посмотрите, не мешает ли какое-либо из них вашим границам. Например, если вы считаете, что несете ответственность за работу или даже за счастье каждого, вы можете взять на себя больше, чем должны, и не привлекать к ответственности других должным образом. — Мишель Брейден, MSBCoach, LLC

10.Максимально возможный аутсорсинг

Вы можете добиться большего, установив границы, но в определенный момент делегирование — лучший вариант. В большинстве случаев вы можете попросить людей помочь с уборкой, выполнением поручений, приготовлением пищи, стиркой, ремонтом автомобилей (некоторые дилеры заберут и вернут вашу машину за вас) и почти во всем, что нужно сделать. Затем сосредоточьтесь на том, что можете делать только вы, например, на работе, времени с семьей и заботе о себе. — Элизабет Сондерс, Real Life E

11.Рассматривайте свой FOMO как мотивацию делать все лучше

Многие из нас борются с жизненным «ФОМО» (страх упустить). Когда мы слишком долго на работе, мы скучаем по друзьям и семье — и даже по чувству покоя. Когда мы с теми, кого держим близко, мы чувствуем, что упускаем важные события и решения на работе. Не существует такого понятия, как «баланс». Мы работаем. Мы живем. Мы стараемся. Каждый день. Так что примите FOMO таким, какой он есть: мотиватором, чтобы делать все лучше. — Марк С. Бэббит, YouTern

Как стать более организованным

Избавьтесь от беспорядка, возьмите под свой контроль и добивайтесь большего на работе

Вы контролируете все, что вам нужно для работы? Всегда ли у вас под рукой нужная информация? У вас есть четкий план действий на каждый день?

Или, может быть, ваш стол выглядит так, как будто на него сбила бомба, и вы тонете в электронных письмах.Вы рискуете пропустить срок, ваши важные файлы никогда не окажутся там, где вы думали, и лотерея будет ли у вас даже чистая одежда для работы утром!

Ваша способность к самоорганизации имеет большое влияние на ваш успех, а также может иметь эффект домино для членов вашей команды и коллег.

В этой статье и в сопутствующем видео мы рассмотрим стратегии, позволяющие пожинать плоды спокойного, контролируемого, беспорядочного подхода — в вашей профессиональной жизни и во всем остальном, что вы делаете.Порядок и спокойствие создают платформу для продуктивности и защищают от стресса.

Используйте эти стратегии, чтобы заменить хаос и хаос в своей жизни чувством спокойствия.

Преимущества большей организованности

Вы можете потерять много времени на дезорганизацию. Минута здесь, чтобы найти ключи, еще одна минута, чтобы отследить электронную почту … Эти минуты быстро увеличиваются до часов потерянной производительности. И даже если вам удастся все сделать, вы, скорее всего, не добьетесь своей лучшей работы.

Основными преимуществами организации и работы в свободной от беспорядка среде являются повышенная производительность и улучшенная производительность. И с этим приходит большее чувство контроля, что является жизненно важной частью управления стрессом. , устойчивость , и общее благополучие .

Хорошая организация также способствует лучшему мышлению. Принимать решение и решение проблем полагайтесь на ясный ум, а также на свободный доступ к нужной информации и инструментам.Лаконичный подход улучшает концентрацию и вашу способность учиться, и это направит вас на верный путь к состоянию глубокой сосредоточенности, известному как «поток . «

Успех на работе также во многом зависит от того, как вас видят другие. Если вы регулярно опаздываете на собрания, небрежно относитесь к своим обязанностям и кажетесь неконтролируемым в своей роли, ваша репутация — и ваши шансы на карьерный рост — под угрозой.

Однако, если вы покажете себя тем, кто хорошо справляется со своей рабочей нагрузкой, и на вас можно положиться, чтобы помочь вашей организации или команде работать более гладко, ваша компетентность и ценность будут очевидны для всех, чтобы увидеть .

Организуйте свое рабочее место

Чтобы стать более организованным, лучше всего начать со своего рабочего места — или там, где вы выполняете большую часть своей работы.

Будьте честны: ваше рабочее место в настоящее время помогает вам организоваться или оно является источником многих ваших проблем? Лучше всего работать с небольшим беспорядком — в этом случае держите его там. Но, если состояние вашего стола ухудшает вашу производительность, пора внести некоторые изменения.

Что вам действительно нужно держать под рукой? Если вы заметили что-то, что уже бесполезно или просто мешает, либо храните его бережно. в другом месте, или избавьтесь от него.

Постарайтесь создать «зону действия» на вашем столе, где вы будете хранить вещи, необходимые для вашего текущего проекта или деятельности. Это поможет вам быстро приступить к работе, избежать отвлекающих факторов и сосредоточиться на текущей задаче. Когда один проект будет готов, уберите все, чтобы освободить место для следующего.

И, когда ваше рабочее место в хорошей форме, сохраняйте его таким! В конце каждого дня решайте, что должно оставаться на месте, и заставляйте все остальное исчезать.

Организуйте свое время

Лаконичный подход к работе не только сэкономит ваше время, но и поможет вам более эффективно использовать свое время.Хорошие организационные привычки имеют решающее значение для успешного тайм-менеджмента .

Благодаря легкому доступу ко всему необходимому, вы можете быть уверены, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Вы также будете иметь четкое представление о том, когда это делать — чтобы соответствовать остальной работе и устраивать других людей.

Самое главное, со спокойным и контролируемым подходом к каждому дню вы сможете эффективно использовать все предлагаемые инструменты управления временем.

Начинайте каждый день так, как хотите.Дайте себе первые 15 минут, чтобы собраться с силами. Если у вас есть программа действий , перейдите прямо к списку «Следующие действия».

Или же составьте список дел , с приоритетами дня наверху. Это поможет вам увидеть лучший способ сформировать свой день. Вы будете знать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить до полудня. Вы также сможете сопоставить свою самую важную — или самую сложную — работу с тем временем дня, когда вы в своих лучших проявлениях.Узнайте больше об этом, прочитав нашу статью «Утреннее задание?»

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Совет:

Оставайтесь гибкими.Даже самые продуманные планы могут ни к чему не привести, если произойдет непредвиденное, и важно реагировать на все, что происходит в течение дня. Убедитесь, что ваше расписание дает вам немного места для маневра, если вам нужно подготовить отчет в последний момент или дома кризис.

Однако чем более вы организованы, тем легче вам будет понять, как справляться с новыми ситуациями. Вы будете знать, какие задачи можно переложить, чтобы освободить место. Вы также, вероятно, станете более спокойным и контролируемым, когда будете планировать свой ответ.

Организационные инструменты

В вашем распоряжении множество инструментов, которые помогут вам организовать работу. Воспользуйтесь приведенными ниже идеями, чтобы подумать, как сочетание традиционных инструментов и технологий может сработать для вас.

Традиционные инструменты

Для некоторых людей бумажный блокнот по-прежнему остается лучшим способом контролировать информацию, идеи, списки и планы. Вы можете персонализировать его, носить с собой куда угодно, и он никогда не требует подзарядки!

Хорошая идея — каждый день начинать новую, датированную страницу, чтобы можно было легко вернуться назад и найти нужную информацию.

Вы можете использовать свой блокнот, чтобы записывать ключевые моменты разговоров и встреч. Если вам в голову приходит идея, когда вы заняты задачей, запишите ее на потом, чтобы не потерять поток. Составьте списки дел и напоминания, которые помогут вам контролировать свой рабочий день. Вы также можете добавлять заметки о своей деятельности вне работы, чтобы ваш день прошел более гладко.

Другие традиционные инструменты тоже могут помочь:

• Настенные или настольные календари отлично подходят для того, чтобы держать при себе расписание, и их легко обновлять.
• Бумажные дневники дают вам четкое представление о вашем дне, неделе или даже году и помогают координировать вашу работу со всем остальным, что происходит в вашей жизни.
• Липкие заметки позволяют вам быстро оставлять себе напоминания в полезных местах, а также отмечать ключевые разделы в книгах, разделять стопки документов или помогать другим разобраться в ваших системах.

Примечание:

Организованность — это личная ответственность, но она также приносит пользу членам вашей команды и коллегам.

Следование соглашению об именах файлов, например, экономит ваше время и стресс, а также делает систему эффективной для всех остальных. Своевременное посещение встреч повышает вашу репутацию и делает встречи более продуктивными. .

Даже правильное выполнение простых «домашних» обязанностей, таких как, например, наполнение бумаги для принтера, может существенно повлиять на настроение — и производительность — всей вашей команды. Подробнее о положительном влиянии организованного и добросовестного подхода к работе на рабочем месте читайте в наших статьях о хороших манерах в офисе. , и здоровье и гигиена на работе .

Технологии

Какую бы систему вы ни использовали для онлайн-общения, она, скорее всего, будет иметь множество организационных особенностей.

Например, изучите различные варианты маркировки или хранения электронных писем. Посмотрите, поможет ли цветовая кодировка вашего онлайн-календаря (может быть, красный для срочных, зеленый для продленных сроков и синий для низкоприоритетных задач). Убедитесь, что вы умеете устанавливать себе электронные напоминания.

На портативном или офисном компьютере электронные таблицы могут быть полезны для отслеживания вашего прогресса .Вы можете разработать их так, чтобы дать вам наиболее четкое представление обо всех ваших обязанностях и сроках. Обладая небольшими знаниями, вы даже можете использовать условное форматирование, чтобы предупреждать вас о приближении ключевых дат. (Однако существует также множество программ планирования в виде электронных таблиц, которые сделают все это за вас и многое другое, например Monday.com и Wrike.)

В ваш сотовый телефон также встроено множество полезных инструментов. Помимо функций часов, будильника, календаря и напоминаний, вы можете использовать диктофон для записи своих идей.В других случаях простая фотография может быть лучшим способом собрать необходимую информацию.

Есть несколько отличных приложений для управления задачами, таких как Asana и Trello, которые работают как для отдельных лиц, так и для целых команд или компаний. Они информируют всех, кто связан с задачей или проектом, о его ходе в режиме реального времени и выдают напоминания о сроках для повышения эффективности.

И есть много приложений, направленных на развитие ваших личных организационных навыков. RescueTime, например, отслеживает всю вашу цифровую активность и предоставляет подробные отчеты о том, как вы проводите свое время.Things позволяет вам организовывать большие проекты в более мелкие списки с приоритетами. А 30/30 поможет вам разбить день на управляемые 30-минутные отрезки.

Пять привычек организованных людей

Чем больше вы сможете жить и работать организованно — даже если поначалу это не приходит естественно — тем скорее вы измените свои привычки к лучшему. Вот пять ежедневных стратегий, которые стоит попробовать:

1. Отмечайте маленькие победы. Например, если вы выполните три задачи из списка дел, побалуйте себя чашкой кофе или дайте себе 10 минут свободного времени, чтобы проверить некоторые из ваших любимых веб-сайтов.

2. Используйте один календарь. Если вы записываете что-то в своем настольном планировщике, а другие в свой почтовый календарь, будет сложно все координировать. Вместо этого начните собирать все в одном месте. Если вы сделаете это в цифровом виде, вы обнаружите, что технология может объединить все за вас.

3. Планируйте небольшие задачи. Если задача или проект требует действий заранее (например, забрать рогалики и кофе для собрания персонала), убедитесь, что вы также запланировали это на свой день.Отсутствие мелких работ может иметь серьезные последствия для всего остального.

4. Организуйтесь дома. Не ограничивайте свой организованный подход к работе — хаотичная семейная жизнь принесет свои проблемы. Избавьтесь от беспорядка в своем доме, чтобы по утрам было легче. Тщательно спланируйте свой день. И поговорите с людьми, с которыми живете, чтобы они знали, чем могут помочь.

5. Цените свое время. Если вы расставляете приоритеты в профессиональных задачах на неделю или планируете семейные обязательства, подумайте о том, как учитывать каждую секунду.По словам американского изобретателя Томаса Эдисона, время — это «… на самом деле единственный капитал, который есть у человека, и единственное, что он не может позволить себе тратить».

Совет:

Если вам трудно избавиться от определенной привычки, не могли бы вы саботировать себя? ? Возможно, вы все время теряете ключи от машины, когда приходит время на работу. Это могло быть совпадением, но, может быть, здесь замешано что-то более глубокое. И если есть — возможно, часть вас, которая пытается уйти от работы в офисе — вам нужно решить эту проблему, прежде чем какой-либо новый организационный подход сработает.

Примечание:

Сейчас очень «в тренде» уборка и расхламление. Некоторым они сулят ответы на многие жизненные проблемы. Однако можно довести организационное поведение до нездоровой крайности. Итак, остерегайтесь перфекционизма , и не пытайтесь все контролировать.

Если окажется, что вы на самом деле увеличиваете свой стресс, раздражаете других и вкладываете в процесс больше, чем выкладываете, подумайте еще раз.

Стремитесь к сбалансированному подходу, при котором ваши организационные стратегии будут полезными и управляемыми для вас и других.

Ключевые моменты

Повышение уровня организованности дает множество преимуществ, включая большую продуктивность, лучшую производительность и способность справляться со стрессом.

Ваша репутация зависит от того, насколько вы организованы. А ваша пунктуальность, надежность и добросовестность — все это может повлиять на людей, с которыми вы работаете, как хорошо, так и плохо.

Примите меры для организации вашей рабочей среды, чтобы вы могли быстро начать работу, найти все, что вам нужно, и эффективно сосредоточиться на выполнении всех ваших задач.

Лаконичный подход к работе помогает вам управлять своим временем, что, в свою очередь, делает вас более продуктивным и продуктивным.

Найдите инструменты — традиционные или более высокотехнологичные — которые помогут вам чувствовать себя организованными и контролирующими как на работе, так и в жизни за ее пределами.

.