Как планировать свое время: 7 эффективных методов
Прежде чем взяться за управление своим (драгоценным) временем, стоит определиться с форматом – бумажный или электронный. Мы за первый вариант, но выбор за вами.
Если предпочитаете вести список дел с помощью гаджетов, советуем обратить внимание на эти ресурсы.
Todoist позволит быстро и просто вносить задачи в список, устанавливать время (если это, например, событие), объединять задачи в проекты, расписывать дела по подпунктам и еще несколько полезных функций. Есть мобильное и десктопное приложения, веб-версия и расширение для Google Chrome. При этом аккаунт один – все записанное синхронизируется. Выполненные дела улетают в отдельное хранилище, когда вы нажимаете на кружочек рядом с ними. Ничего лишнего.
Notion – гораздо более сложная (но и более функциональная) программа. Кажется, чтобы в ней разобраться, нужны видеоуроки (а такие есть). Но если вы хотите в одном приложении хранить все-все записи вплоть до списков прочитанных книг и тех фильмов, которые хотите посмотреть, то это для вас.
В таком случае стоит освоить Notion один раз – и пользоваться им с удовольствием все оставшееся время.
Google Calendar удобен тем, что работать в нем можно вместе с кем-то. Если вы планируете не просто свой день, а составляете список задач для целой команды или делите с кем-то задание, «Гугл Календарь» поможет вам. Можно зайти онлайн или скачать приложение.
Кстати, если вы вдруг пропустили – в качестве напоминаний можно использовать Telegram.
Следующий шаг – запишите свои дела. Крупные задачи детализируйте до подпунктов и более мелких действий. Теперь можно планировать.
1. 1–3–5
Нет, мы не разучились считать. Этот метод заключается в том, что вы выбираете одну самую главную задачу на день. Затем три менее важные – но их все же необходимо выполнить в течение дня. В конце пять еще менее значимых дел. Конечно, числа могут варьироваться – вдруг у вас не одна, а две очень и очень важные задачи и так далее.
2. Айви Ли
Американский журналист предлагает вечером составить список из шести значимых дел на завтра.
Расставить их нужно в порядке убывания важности. Утром остается только приняться за выполнение этих задач – последовательно и четко.
Правда, в этом методе не хватает деления крупных дел на более мелкие – а это необходимо для эффективного планирования. Можно заранее выписать большие «проекты» и детально прописать, какие действия они в себя включают. И уже эти более маленькие шаги планировать способом Айви Ли.
3. Принцип Парето
Наверняка вы слышали этот закон: 20 % усилий дает 80 % результата, в то время как оставшиеся 80 % усилий дают всего лишь 20 % результата. Вот как его можно применить во время планирования. Из всего списка дел нужно выбрать примерно 20 % самых важных – тех, что принесут наибольшую эффективность. С них и начинаем. Остальные либо выполняем потом, либо вовсе делегируем другим людям.
4. Метод Эйзенхауэра
Суть в том, что вы делите страницу ежедневника на четыре части. Первая – это важные и срочные дела. В них ваша необходимость, их нужно выполнить в первую очередь.
Вторая – важные, но несрочные. Это ваша эффективность и ваш баланс. Если таких задач больше всего – это хороший признак. Третья – дела неважные, но срочные. За ними может последовать разочарование. Последняя, четверта область осталась для неважных и несрочных дел. Есть повод, конечно, в принципе задуматься, для чего вы их выполняете. За ними обычно кроется расточительство – может, их можно делегировать или вовсе убрать?
5. Оценка значимости
Каждому делу из списка нужно присвоить балл важности. Обычно удобно пользоваться шкалой от нуля до двух. Такой метод позволит научиться эффективнее расставлять приоритеты и понимать, какие задачи более значимы, какие необходимо выполнить в первую очередь.
6. Оценка энергозатратности
Принцип похож на предыдущий вариант. Только теперь мы оцениваем то, насколько трудным будет выполнение той или иной задачи, – сколько энергии и сил на это понадобится. Советуем присваивать три флажка: «легко», «средне» и «сложно». Этот метод позволяет выбирать то дело, которое соответствует количеству энергии на данный момент.
Например, если сил мало, то можно выполнить что-то из разряда «легко».
7. A,B,C
Делим задачи на А, В, и С. А – самое важное. В – важное и нужное. С – неважное и ненужное. Опять же – стоит задуматься, как вообще дела с отметкой С оказались в вашем списке дел, если хотите повысить эффективность своей работы.
Еще пара советов
Разные методы можно (и даже нужно) комбинировать, чтобы найти то, что будет вам максимально удобно. Жизнь, правда, не всегда будет укладываться в ежедневник – внезапные дела и встречи, непредвиденные обстоятельства и много того, что может помешать выполнить задачу вовремя. Планирование же призвано помогать нам, а не сковывать.
Указывать длительность выполнения задачи может быть тоже полезно. Необязательно высчитывать точное время – это может быть примерный промежуток, например, с 11:00 до 11:30. Так планы будут выглядеть еще более четкими и продуманными (и снизится вероятность опоздать куда-то). Кроме того, станет понятно, сколько времени занимает то или иное занятие.
Не говоря уже о ситуациях, когда появляется внезапное срочное дело, которое нужно непременно вписать в график.
«Съесть лягушку» можно добавить к любому методу планирования. Не переживайте – ни одно земноводное не пострадает. «Съесть лягушку» – значит выполнить самое сложное или неприятное, но при этом значимое дело. Если сделать это в начале дня, работать над остальными задачами будет легче и приятнее. А главное – важное дело уже позади.
За планом следует действие. Просто грамотно составить список задач – мало. Нужно не забывать его придерживаться.
Вероятно, вам также будет интересно:
Когда пора увольнять сотрудника?
Почему мы опаздываем и что с этим делать
Как быть эффективным начальником?
Как перестать бояться телефонных разговоров?
20 новых правил жизни после пандемии
Тайм-менеджмент ✔️ Как планировать свое время чтобы все успевать
«Ничего не успеваю, у меня ни на что не хватает времени!» — знакомая фраза? Если да, то вы пришли по адресу.
Вам пора овладеть знанием о том, как всё успевать, при этом не только работать, но и жить.
Сегодня мы расскажем, что такое управление временем. Проанализируем основные причины нехватки часов и минут, опишем принципы и техники успешного тайм-менеджмента. А также подарим несколько несложных лайфхаков для мам с детьми и тех, кто хочет всё успеть.
Содержание:
- Почему я ничего не успеваю?
- ТОП-7 причин
- Важен баланс!
- Тайм-менеджмент: что это такое?
- Правила и приёмы
- Основные принципы тайм-менеджмента
- Методики тайм-менеджмента
- Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»
- Метод «помидора»
- «Правило трёх» Криса Бейли
- Как всё успеть?
- Правила продуктивного дня
- Успеваем всё с ребёнком
- Несложные лайфхаки для повышения продуктивности
- Что почитать на тему эффективного управления временем?
Почему я ничего не успеваю?
Prostock-studio/Shutterstock.
com
Успевать делать всё одинаково хорошо невозможно — современная жизнь предъявляет к человеку слишком завышенные требования. Главное сегодня — правильно выбирать и помнить: вы, в первую очередь, человек со своими биоритмами, колебаниями здоровья и работоспособностью.
ТОП-7 причин
Если вы думаете, что у вас одних такая проблема, то это не так. Но есть и хорошая новость — можно решить вопрос со временем, разобравшись в причинах, по которым вы не успеваете задуманное и срываете дедлайны. Психологи выделяют 7 главных ошибок.
Обобщение
«Я ничего не успеваю», — сокрушаетесь вы. Но неужели совсем ничего? Какие-то дела вы наверняка сделали: забрали ребёнка из садика, позвонили родителям. Да, вы закончили в срок не всё, что хотели. Но похвалить себя за уже выполненное не менее важно — это помогает избежать мысленной катастрофизации своей жизни.
Перфекционизм
Излишняя требовательность к себе и желание сделать всё на «отлично» оборачиваются либо затягиванием сроков, либо внутренним ощущением, что дело как будто не доделано.
Внутренние часы сбиваются, возникает ощущение опоздания.
Переоценка своих ресурсов
Prostock-studio/Shutterstock.com
Быть может, на выполнение рабочего отчёта вам нужна неделя. А вы решили, что выполните его за два дня, откладывали — и, конечно, не успели. Неправильная оценка своих возможностей привела к срыву сроков.
«Я сам»
Самостоятельность — хорошее дело, но успеть всё в одиночку действительно невозможно. Не в силах человеческих работать больше 12 часов в сутки или не спать три ночи подряд. Возможно, вы тащите на себе воз, который под силу одолеть четверым, — и упрямо отказываетесь делегировать полномочия.
Неумение отказывать
Если у вас и без того горят сроки сдачи нескольких проектов, но вы берёте на себя ещё два, потому что попросил «хороший человек» или обещают хорошо заплатить, то, конечно, вы не завершите ни один. Как бы ни была высока оплата, куда хуже не справиться с обязательствами.
Неправильный учёт биоритмов
Prostock-studio/Shutterstock.
com
Возможно, вы садитесь за работу в те часы, когда ваша продуктивность естественным образом снижается. У каждого из нас есть свой пик работоспособности, и важно уметь выполнять самые трудные и большие дела именно в это время. Мелкие и лёгкие можно отложить на более «слабые» часы или закончить между делом.
Нежелание и отвращение
Возможно, вам просто не нравится большинство дел, которые вы выполняете. Так бывает, если работа выбрана не по душе или человек «живёт не своей жизнью».
Важен баланс!
Одна из самых частых проблем, особенно для женщин, — несоблюдение равновесия между основными сферами жизни, чаще всего работой, и семьёй. Соответственно, возникает чувство вины — «я плохая мать / жена» или «я плохой работник», — на котором успешно играют окружающие: начальство, коллеги, супруги или дети и родители. Главное правило продуктивной, радостной и счастливой жизни — баланс между этими сферами. Он поможет не только всё успевать, но и прекрасно себя чувствовать.
Тайм-менеджмент: что это такое?
Prostock-studio/Shutterstock.com
Тайм-менеджмент (от англ. Time management — управление временем) — это учёт, грамотное распределение и организация временны́х ресурсов. Он даёт возможность использовать время своей жизни с максимальной пользой и выгодой для себя.
Тайм-менеджмент — не только самоорганизация, то есть учёт часов и планирование своей деятельности. Он включает ещё и работу с собственной мотивацией и приоритетами.
Ведь если какое-то дело для нас неинтересно или тягостно, мы будем откладывать его выполнение и рискуем не успеть. Тайм-менеджмент — это не просто структурирование, но и максимально выгодное использование времени.
Правила и приёмы
Управлять собственной эффективностью можно с помощью следующих последовательных действий:
- постановка цели — «Что я хочу сделать?»;
- составление плана — «Что и в каком порядке я буду делать?»;
- мотивация (самомотивация) — «Зачем мне это нужно?»;
- реализация намеченного — «Какими способами я стану пользоваться для достижения целей?»;
- контроль и самоконтроль.
Основные принципы тайм-менеджмента
Prostock-studio/Shutterstock.com
1. Правильно ставить цели
Цель должна быть важна и полезна не только другим людям (работе), но и вам лично. Неправильно поставленная цель потребует затрат сил и времени, но пользы не принесёт. Баланс между выгодой для вас и пользой для окружающих и дела придётся искать.
Для правильной постановки цели нужно:
- Оценить свои возможности и ресурсы. Дело должно быть выполнимым.
- Согласовать цель с вашими личными ценностями и желаниями. Если вы никогда не стремились стать руководителем, не стоит стараться получить должность руководителя отдела.
- Учесть возможные препятствия на пути к выполнению. Они обязательно будут, и важно оставить на них некоторое количество ресурсов.
- Понимать, зачем вам нужно достигать цели, каким будет конечный результат ваших усилий.
2. Расставлять приоритеты (что выполнять сначала, что потом)
Prostock-studio/Shutterstock.
com
Приоритеты напрямую связаны с ценностями человека и зависят от них.
Один из способов определения приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Эта техника всю предполагаемую работу делит на 4 категории: «Важные и срочные», «Важные, но несрочные», «Неважные, но срочные», «Неважные и несрочные».
Выполнение задач из первой категории не подлежит обсуждению, ими нужно заняться прежде всего. Вторые можно отложить, проверив сроки выполнения. Третьи, возможно, получится поручить кому-то. Ну а делами из четвертой группы вполне можно пренебречь, удалить их из перечня.
3. Цель должна быть максимально конкретной
Так нам не придётся, приступая к пункту «Разобрать бумаги», вспоминать, какие именно мы разбираем бумаги и где — в шкафу, или в ящиках стола, или вот ту кипу на подоконнике.
4. Планирование — ключ ко всему
Чёткий перечень дел на день позволяет «разгрузить» голову и не вспоминать лихорадочно, что сегодня ещё нужно успеть, а что уже сделано. Составлять его лучше письменно, ещё лучше — от руки на бумаге.
Таким образом, вербализируя, синхронизируя двигательную (рука) и мыслительную (голова) активность, мы получаем от мозга сигнал к действию.
Большие и неопределённые задачи в плане лучше дробить на мелкие этапы и записывать каждый. Например, задача «Разобрать бумаги» включает в себя много мелких предварительных действий, о которых тоже нужно помнить: позаботиться заранее о наличии нужного количества папок; освободить место на полках или в ящике; решить, разобрать только те листы, которые относятся к уже законченным проектам или захватить и текущие тоже, и пр.
5. Определять конкретные, а главное — реалистичные сроки
Особенно в случае, если выполнение потребует больших затрат времени. Например, «Закончить к 12 января».
6. Не забывать про отдых!
Prostock-studio/Shutterstock.com
Нельзя превращаться в машину, которая трудится 24 часа в сутки и не знает усталости. Мы — живые люди, у которых есть персональные биоритмы, настроение, желания и состояние здоровья.
Если сегодня вы пренебрегаете отдыхом, то завтра организм может отомстить вам болезнью.
Важно не только помогать себе во время отпуска, но и выделять в течение рабочего дня время на небольшие перерывы для того, чтобы переключиться, дать отдых глазам и нагрузку телу, уставшему от неподвижности. Установлено, что человек не может концентрировать внимание дольше 45–60 мин подряд. Поэтому каждый час необходимо предоставлять себе возможность отдохнуть.
7. Оставлять резерв на форс-мажоры
Основной принцип планирования гласит: планом должно быть охвачено не более 60 % рабочего времени, а 40 % должно быть оставлено в качестве запаса для неожиданных дел. Потому что в течение дня наверняка произойдут мелкие срывы и неожиданности, которые к вечеру выльются в весомые задержки. И вы сами станете злиться и нервничать, если будете чувствовать, что опять ничего не успеваете.
8. Корректировать план
Список намеченного можно корректировать, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время.
Остаток важных задач должен быть либо перенесён на следующий день, либо вычеркнут, либо завершён за счёт сверхурочной работы, но завтра вы обязательно дадите себе отдохнуть.
Методики тайм-менеджмента
Prostock-studio/Shutterstock.com
Кроме вышеописанной матрицы Эйзенхауэра, предлагаем ещё несколько несложных способов эффективно управлять своим временем.
Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»
Если какое-то дело делать не хочется, но надо, начинать лучше с него — и весь день будет свободен от тягостной обязанности.
Метод «помидора»
Техника рекомендует работать в течение 20–25 минут, не отвлекаясь, а затем устраивать перерыв на 5–7 мин. Для удобства можно ставить таймер (собственно, от этого устройства в виде помидора метод и получил название).
После нескольких двадцатиминутных отрезков работы отдыхать нужно дольше — от 15 до 30 мин. Так вы сможете меньше уставать в течение дня.
«Правило трёх» Криса Бейли
Метод предлагает не тратить силы и время на множество разных задач, а ежедневно выбирать три самых главных.
На следующий день выбирать ещё три и т. д. Способ позволит сосредотачиваться на том, что действительно важно, и удобен для тех, кто привык планировать всё заранее.
Как всё успеть?
Prostock-studio/Shutterstock.com
Советы психологов тем, кто хочет успевать всё и даже больше.
Правила продуктивного дня
Готовим с вечера
Чтобы не тратить время утром и ничего не забывать, соберите всё, что вам завтра будет нужно, заранее: одежду, сумку, документы или бумаги. Если предстоит поход в поликлинику с ребёнком, заранее уложите медицинский полис, запасную одежду, книжки или игрушки, которые позволят отвлечь и успокоить ребёнка, важные мелочи, детские «перекусы» — кроме скоропортящихся продуктов.
Хорошо «разгружает» голову заранее составленный список — перечень предстоящей работы. Так вы лучше выспитесь, потому что освободитесь от необходимости держать все вопросы в уме.
Пьём воду
Вода не только утоляет жажду, но и даёт возможность ненадолго отвлечься и отдохнуть.
Для ясности ума и поддержания тонуса тела старайтесь выпивать хотя бы 1-1,5 литр чистой питьевой воды в день.
Убираем хронофаги
Немалую часть времени крадут мелкие дела, которые не только не важны, но иногда и вредны.
Поможет простой хронометраж. Выберите один день, в который будете записывать все выполняемые действия и временны́е затраты на них: вплоть до самых мелких, таких как «чистил зубы» или «мыл посуду». Так вы увидите, сколько часов или минут тратится на действительно полезные вещи, сколько — на настоящий отдых, а сколько крадут у вас такие занятия, как пролистывание новостей, соцсети или «залипание» в телефоне. Однако важно не только найти эти дыры, но и уничтожить — отказаться совсем или сократить количество дел-хронофагов.
Учимся отказывать
Prostock-studio/Shutterstock.com
Если вы чувствуете, что не успеваете сделать всё, намеченное на сегодня, отказывайтесь брать на себя дополнительную работу. Достаточно вежливого, но твердого «нет», иногда даже без объяснения причины.
Ваше время и силы — ваше право.
Организуем рабочее место и быт
Если на столе беспорядок, часть времени тратится на то, чтобы найти нужную папку. Если одежда свалена горой в шкафу, утром вы не сразу отыщете нужную рубашку. Приучитесь класть вещи на свои места сразу после использования; рассортируйте рабочую «канцелярку» и бумаги; выбросите мусор.
Чистота и порядок вокруг не только упорядочивают мысли, но и возвращают душевное равновесие.
Помните, однако, что всё хорошо в меру. Не становитесь рабом чистоты и заложником аккуратности.
Награждаем себя
Выполнив очередной пункт, устройте маленький перерыв, похвалите себя, наградите за успешную работу, побалуйте. Заварите любимый чай, посмотрите несколько минут красивые картинки или хотя бы переведите взгляд за окно. Улыбнитесь, обнимите ребёнка или любимого человека. Разомнитесь, если перед этим вы работали за столом или компьютером. Съешьте маленькую порцию сладкого — так организм получит эндорфины, а вы поднимете себе настроение.
Иногда планы могут меняться, графики — срываться, в этом нет ничего страшного или вредного. Мы живые люди. Что-то пошло не так? Вы хозяин своего времени, а не наоборот. Улыбнитесь и скажите себе, что всё случившееся в конечном счёте обязательно пойдёт на пользу.
Успеваем всё с ребёнком
Prostock-studio/Shutterstock.com
Проблема «Я ничего не успеваю!» актуальна не только для руководителей, но и для домохозяек и молодых мам. Порой гораздо сложнее всё сделать, имея непоседливого дошкольника, чем спокойного грудничка. Особенно если детей несколько: кружки у младших, подготовка уроков со старшими, быт, работа… времени ни на что не хватает.
Выручат простые правила:
1. Я — важнее
От ваших сил и состояния зависит благополучие ваших детей. Поэтому если стоит выбор между сном рядом с младенцем и уборкой, смело выбирайте сон. Спите всё время, которое позволяет ребенок, и пусть остальное подождет. Ешьте достаточно, а не перекусывайте на бегу булкой и остатками детского яблока.
Отдыхайте, если чувствуете усталость. Хотя бы раз в неделю найдите возможность побыть в одиночестве не меньше часа. Вы нужны живая — и себе, и семье.
2. Комплекс «я не идеальная мать» — долой!
У психолога и педиатра Д. Виннекота есть выражение «достаточно хорошая мать», отлично подходящее для всех подобных случаев.
Если вы откликаетесь на потребности ребёнка и чувствуете его, заботитесь о нём и любите — вы УЖЕ хорошая мать.
Успевать всё невозможно! Нельзя одновременно иметь блистающий чистотой дом, обед из пяти блюд, шикарный маникюр и спящего очаровательного младенца в кружевах. Вы не идеальны и тем хороши.
Отсюда вытекает правило 3.
3. Убираем необязательные дела
Prostock-studio/Shutterstock.com
В первую очередь в быту. Готовьте еду сразу на два дня. Сокращайте время на уборку (в разумных пределах и по мере необходимости). Ведь никто не умрёт, если пол в комнате будет не мыт уже несколько дней, а на столе грустит грязная посуда.
4.
Привлекаем науку и техникуВ мультиварку можно закинуть продукты для несложного блюда, посудомоечная машина справится с залежами из раковины, кухонный комбайн нарежет овощи для салата. Полуфабрикаты выручат в будни, слинг позволит делать мелкую работу по дому с ребёнком, рюкзак — отличная замена тяжёлой коляске.
Избавьте себя от изматывающих переживаний за ребёнка, когда он не рядом с вами или гуляет/идёт один в школу. Постоянные звонки и СМС не только расходуют ваше время, но и раздражают школьника. Современные технологии вам в помощь: с приложением «Где мои дети» вы сможете смотреть по карте, где ваш ребёнок и каким маршрутом следует, слушать звук вокруг и быстро дозваниваться в любой ситуации. Экономьте время и силы!
5. Делегируем
Множество дел не обязательно выполнять самой — привлекайте членов семьи. Дошкольники в силах сложить игрушки, у школьников должны быть свои закреплённые обязанности, дедушка погуляет с ребёнком, а мужчина удержит в руках шланг пылесоса в воскресенье.
Дом — совместное, а не одиночное плавание. Да, получится неидеально. Но — см.пункт 1.
Несложные лайфхаки для повышения продуктивности
Prostock-studio/Shutterstock.com
«Делу — время»
Если какие-то занятия требуют присутствия в одном месте или времени, лучше их объединить. Например, выполнять в субботу домашнюю работу: уборку, стирку, глажку белья. Или наметить на вторник дела, требующие присутствия в офисе; на утро — встречи, назначенные в одной и той же части города. Так вы сэкономите время на дорогу и создадите нужное настроение.
«Потехе — час»
Отключите уведомления из соцсетей в телефоне. Выделите для просмотра почты, новостей и соцсетей, например, 40 минут в день и старайтесь придерживаться правила.
Больше полезных советов от психологов:
- Раз в несколько месяцев избавляйтесь от ненужных подписок, приложений, очищайте вкладку «Избранное», наводите порядок на рабочем столе. Это поможет не отвлекаться на ерунду.
- Долой перфекционизм. Сделать всё идеально невозможно. «Достаточно хорошо» — отличный результат.
- Разумно организуйте пространство. Если какая-то вещь постоянно оказывается на одном и том же месте, значит, хранить её там удобнее всего. Например, поместите щётки для одежды в шкаф в коридоре, организуйте вешалку в комнате у ребёнка, выделите отдельные полки для свитеров. Интересные идеи найдутся в пособиях для fly-леди.
- Если у вас много сумок, дублируйте часть содержимого, чтобы не тратить время на перекладывание. Бальзам для губ, расчёска, носовые платочки, таблетки — вам не придется судорожно вспоминать, не забыли ли вы что-то, собирая сумку утром.
- Час тишины. В течение дня выделяйте возможность для отдыха. Уберите подальше телефон, ноутбук и посидите с книжкой; посмотрите в окно; полежите в ванной; не торопясь, выпейте чай с печеньем. Вы для себя главный.
- Используйте время, проводимое в дороге, максимально продуктивно. Слушайте аудиокниги или полезные подкасты, смотрите обучающие или научно-популярные видео, читайте, просматривайте рабочую почту или рассылки. Если вам удобно набирать текст на телефоне, можно ответить на часть писем. А вот звонки в общественном транспорте лучше отложить на потом — не нарушайте личные границы других людей.
Для этого можно использовать метод «помидора», а также убрать подальше телефон и заранее подготовить все нужное.
Что почитать на тему эффективного управления временем?
Брайан Трейси «Мастер времени»
Prostock-studio/Shutterstock.com
Книга описывает принципы и показывает основные методики управления временем.
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Советы по организации работы и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, разбор техник планирования от одного из самых известных российских авторов в сфере тайм-менеджмента.
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
Prostock-studio/Shutterstock.com
Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывать работоспособную систему планирования, учит определять приоритеты.
Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»
Очень полезное пособие для молодых мам, как находящихся в декрете, так и работающих. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, как это — разрываться между семьёй, работой и бытом и всё успевать.
Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»
Prostock-studio/Shutterstock.com
Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.
Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»
Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Она учит выделять главное, сосредотачиваться на нём и правильно организовывать свой день.
Тимоти Пичил. «Не откладывай на завтра»
Prostock-studio/Shutterstock.com
Книга для тех, кто часто откладывает все «на потом». Техники и приёмы помогут разобраться с этой привычкой и успокоить внутреннего критика и нытика.
Планирование и грамотная организация — вот основные приёмы тайм-менеджмента. Добавим немного внимания к себе, гибкости и здравого смысла — и всё отлично получится. Удачи!Оцените, пожалуйста, статью
Нам это очень важно!
Средняя оценка: 5 / 5. Голосов: 3
Оценок пока нет. Оцените первым!
Получите чек-лист подготовки к школе на свою почту
Письмо отправлено!
Проверьте электронный ящик
Навыки тайм-менеджмента: как управлять своим временем
Хотите знать, как можно более эффективно управлять своим временем? Ознакомьтесь с нашей подборкой советов, стратегий и онлайн-курсов.
Поделиться этой публикацией
Навыки эффективного тайм-менеджмента как никогда важны в современном мире. С ростом требований как к нашей профессиональной, так и к личной жизни, улучшение того, как мы распоряжаемся своим временем, может помочь нам достичь наших целей, повысить производительность и создать лучший баланс между работой и личной жизнью.
Содержание
Что такое тайм-менеджмент?
Вы когда-нибудь задумывались, почему у некоторых людей есть все время мира? Они плавно переходят от одной задачи к другой, с легкостью отмечая профессиональные и личные проекты. Другие, однако, борются с бесконечными списками дел и приближающимися сроками.
Это не волшебство — просто хорошие техники тайм-менеджмента. Эти навыки даются некоторым людям естественным образом, но они также являются качествами, которым можно научиться и развить.
Тайм-менеджмент — это, по сути, способность эффективно расставлять приоритеты в своем времени посредством процесса планирования того, как вы его тратите. Это звучит просто, но, как объясняет Алекс Коуэн из Darden School of Business в своем курсе по управлению цифровыми продуктами, «у людей есть время, но у них также есть ограниченное количество энергии». Методы тайм-менеджмента эффективны, когда они используют доступную энергию и используют ее наиболее продуктивно.
Университет Лидса
Навыки для успеха в университете Университет Лидса
Основные навыки для вашего карьерного роста Технологический университет Лулео
Благополучие на рабочем месте: как обрести уверенность и справиться со стрессом
Почему важны навыки тайм-менеджмента?
Навыки тайм-менеджмента помогают людям работать более продуктивно, снижать стресс и улучшать общие результаты в учебных ситуациях, на работе, в бизнесе и даже в свободное время.
Выработав лучшие привычки управления временем, можно более осознанно относиться к тому, как вы тратите свое время, и научиться расставлять приоритеты и работать более эффективно. Вы можете узнать, как быть более продуктивным в нашей последней статье, которая также может пригодиться для тайм-менеджмента.
Во время пандемии и последовавшего за ней увеличения числа надомников эффективное управление временем как никогда важно для людей. По мере того как грань между работой и семейной жизнью стиралась, для рабочих, студентов и семей стало еще важнее иметь возможность эффективно планировать свой день. Работать умнее, а не обязательно усерднее, стало целью многих.
Учащиеся, особенно те, у кого есть другие обязательства, такие как семья или работа, извлекают выгоду из использования методов тайм-менеджмента, чтобы не отставать от учебы. Улучшение этих методов помогает укрепить уверенность в учебе и позволяет им развивать навыки обучения на протяжении всей жизни, чтобы расставить приоритеты между срочными задачами и теми, которые могут подождать.
Это полезно не только для их непосредственной учебы, но и в дальнейшей трудовой жизни. Университет Лидса подчеркивает преимущества навыков управления временем в университете в своем курсе «Навыки для достижения успеха в университете».
Как улучшить навыки управления временем
Многие люди пытаются научиться управлять своим временем. Если вы хотите узнать, как улучшить свои навыки управления временем, вот наши лучшие стратегии, советы и курсы, разработанные для повышения вашей продуктивности.
Стратегии тайм-менеджмента
Ищете проверенные стратегии тайм-менеджмента? Ниже мы обсудим четыре стратегии, которые, как было доказано, помогают людям более эффективно управлять своим временем и чувствовать себя лучше в процессе.
1. Техника Помидора
Эта система тайм-менеджмента, разработанная в 1980-х годах автором Франческо Чирилло, побуждает пользователей идентифицировать требующие действия задачи, а затем устанавливать таймер (обычно 25 минут), чтобы посвятить время работе над этими задачами без каких-либо перерывов или перерывов.
. Эта система побуждает людей работать со временем, которое у них есть, и подчеркивает, как современные отвлекающие факторы, такие как телефоны, социальные сети и наша культура круглосуточной работы без выходных, истощают наше время. Без этих отвлекающих факторов мы можем выполнять задачи быстро и эффективно.
2. Съешь эту лягушку
Этот метод был разработан мотивационным оратором Брайаном Трейси, вдохновленным знаменитой цитатой Марка Твена: «Съешьте живую лягушку первым делом утром, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». ». Лягушка представляет собой худшую задачу вашего дня — ту, которую вы, скорее всего, отложите, но тем самым вы также помешаете остальным своим задачам. Если сначала решить эту задачу — съесть лягушку, — все остальное покажется более управляемым по сравнению с ней.
3. Доведение дел до конца (GTD)
Дэвид Аллен, консультант по вопросам управления, разработал метод GTD, чтобы помочь пользователям лучше управлять своей работой и временем.
Концепция предполагает перечисление всех нерешенных задач от мала до велика. Затем человек сначала выполняет небольшие простые задачи, оставляя только более крупные и сложные задачи. Затем они разбиваются на небольшие, простые в управлении разделы и завершаются.
Центральный принцип этой стратегии заключается в том, что при записи задач внимание фокусируется на самой задаче, а не на попытках вспомнить, что нужно сделать. Это уменьшает чувство перегруженности и беспокойства, которые слишком хорошо знакомы при работе с несколькими задачами. Для получения дополнительной информации о том, как справляться со стрессом с помощью методов тайм-менеджмента, см. курс Технологического университета Лулео «Благополучие на рабочем месте: как обрести уверенность и управлять стрессом».
4. Правило 80/20
Известное как принцип Парето, правило 80/20 утверждает, что 20% ваших результатов приведут к 80% ваших результатов. Поэтому, концентрируясь на этих 20% деятельности, вы можете добиться наибольшего результата за минимальное время.
Работать умнее, а не больше. Правило 80/20 можно применять практически во всех сферах жизни, включая диету, физические упражнения, работу и учебу.
Отличная стратегия с точки зрения тайм-менеджмента. Вы можете анализировать, на что вы в настоящее время тратите свое время, отслеживать результаты, а затем корректировать свою деятельность, чтобы максимизировать свои результаты, уделяя больше внимания важной деятельности.
6 лучших советов по тайм-менеджменту
Если вы все еще чувствуете себя рассеянным и непродуктивным, попробуйте некоторые из наших советов по тайм-менеджменту, чтобы вернуться в нужное русло. Это может помочь вам начать продуктивно выполнять свои задачи.
1. Создайте план
Начните день с четкого плана задач, которые необходимо выполнить. Вы можете сделать это, создав письменный список, установив напоминания на своем телефоне или используя программное обеспечение для планирования. Отмечайте задачи по мере их выполнения, чтобы вы могли следить за своим прогрессом.
2. Ограничьте отвлекающие факторы
Переключив телефон в режим полета или просто отключив уведомления по электронной почте и в социальных сетях, вы можете ограничить свои отвлекающие факторы. Есть также приложения, которые помогут вам. Установите таймер, чтобы проверять электронную почту или сообщения с заданными интервалами в 30 минут, вместо того, чтобы постоянно быть на связи и отвлекаться.
3. Составьте индивидуальный распорядок дня
Составьте распорядок дня, соответствующий вашему продуктивному стилю, который поможет вам эффективно использовать свой день. Если вы более продуктивны по утрам, запланируйте высокоприоритетные задачи на более раннее время дня. У других людей период максимальной продуктивности может начаться только после обеда. Работа со своими естественными ритмами и установление распорядка, которого вы можете придерживаться, являются центральными элементами эффективного тайм-менеджмента.
Центральный Квинслендский университет
Деловой этикет: освойте коммуникативные и социальные навыки Аксенчер
Цифровые навыки: цифровые навыки для работы и жизни
4.
Сделайте перерывКак бы ни было важно планировать свое продуктивное время, также важно давать себе время для отдыха. Выделение времени, чтобы отключиться от работы, позволит вам вернуться к задачам обновленными, часто с новым вниманием. Если вы хотите узнать больше об осознанности и о том, как она может повысить продуктивность, «Осознанность для благополучия и пиковой производительности» может стать для вас идеальным курсом.
5. Сосредоточьтесь на одной задаче
Возможно, вы определили несколько важных задач, требующих вашего внимания, но по-прежнему важно сосредоточиться только на одной за раз. Некоторые могут рассматривать многозадачность как почетный знак, но на самом деле сосредоточение внимания на одной задаче за раз приводит к более быстрым и лучшим результатам.
6. Будьте организованы
Организация физического рабочего пространства и цифровой среды поможет устранить отвлекающие факторы и свести к минимуму время, затрачиваемое на поиск материалов или информации.
Несмотря на то, что некоторые люди все еще могут эффективно работать в захламленной среде, наличие хороших организационных навыков может помочь уменьшить стресс и повысить производительность.
Средства управления временем
Существует множество доступных инструментов, которые акцентируют внимание на важности управления временем и помогают пользователям расставлять приоритеты в своей работе и повышать производительность. Ниже приведены некоторые из ключевых инструментов, используемых как студентами, так и профессионалами. Дополнительные примеры можно найти в курсе «Управление временем в университете Лидса».
- Календари . Будь то настольный дневник, ежедневник или Календарь Google, правильная система календарного планирования является одним из самых полезных инструментов тайм-менеджмента.
- Программное обеспечение для создания заметок . Такие программы, как Evernote и OneNote, обеспечивают эффективные возможности для ведения заметок и планирования проектов.
- Отслеживание времени — Доступны специальные приложения Pomodoro, такие как Pomodario или настольная версия Tomighty. Это отличные ресурсы, которые помогут вам выработать новую продуктивную привычку.
- Приложения для повышения производительности . Простое использование режима полета вашего телефона может быть эффективным, когда вы хотите сосредоточиться. Тем не менее, есть также онлайн-инструменты, которые помогут вам быть более продуктивными. StayFocused — это приложение Google, которое позволяет вам устанавливать ограничения для веб-сайтов, которые, как вы знаете, будут вас отвлекать. Remember That, Milk и 2Do — полезные приложения для составления списков дел, ориентированные на достижение цели.
Курсы тайм-менеджмента
Мы рассмотрели много информации о практических навыках тайм-менеджмента. Тем не менее, еще так многому предстоит научиться. Если вы студент, желающий повысить свою продуктивность, ознакомьтесь с курсами FutureLearn по обучению, в том числе «Университет Лидса: навыки для достижения успеха в университете» или «Следующие шаги в университет» от Йоркского университета.
Взрослым учащимся, предпринимателям и профессионалам хорошие навыки тайм-менеджмента могут не только повысить производительность труда и помочь в достижении целей, но также снять стресс и улучшить самочувствие. Такие курсы, как «Бизнес-этикет: мастер общения и социальные навыки» Центрального Квинслендского университета и «Основные навыки для развития вашей карьеры» Университета Лидса, исследуют, как тайм-менеджмент может быть использован для повышения вашей карьеры.
Другие курсы, такие как «Баланс между работой и личной жизнью» и «Влияние удаленной работы» Университета Ковентри, демонстрируют, как работники могут добиться успеха, используя эффективные методы управления временем при удаленной работе.
Заключительные мысли
Один из самых важных элементов тайм-менеджмента — помнить, что это навык, созданный для того, чтобы работать на вас. Его единственная цель — сделать вас более эффективным и спокойным, помогая вам в достижении ваших целей. Стратегии, советы и онлайн-курсы, подробно описанные в этой статье, — все это инструменты, которые помогут вам выработать лучшие привычки и освоить стиль управления временем, который вам подходит.
Страж|9
Организационное поведение и лидерские качества Университет Дикина
Профессиональная устойчивость: развитие навыков, позволяющих преуспевать на работе Университет Халла
Быть цифровым исследователем: цифровые навыки для эффективных исследований
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента (7 простых способов)
Любой человек выиграет от улучшения своих навыков тайм-менеджмента — это определенно лучше, чем работа в условиях стресса в любое время.
В конце концов, если вы не управляете своим временем, возможности, эффективность и баланс между работой и личной жизнью могут ускользнуть из ваших рук!
Тем не менее, об управлении временем легче сказать, чем сделать. Как и в случае с большинством мягких навыков, для достижения успеха требуется много практики.
Тем не менее, есть способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, и в этой статье мы научим вас именно им!
Начнем.
7 лучших советов по улучшению навыков тайм-менеджмента
#1. Определите свои приоритеты
В вашей повседневной деятельности одни задачи важнее других. Например, у задачи может быть более близкий крайний срок, чем у остальных, или дело может заключаться в том, что вам нужно закончить задачу А, прежде чем вы сможете эффективно выполнить задачу Б.
То же самое можно сказать и о достижении ваших долгосрочных целей, будь то продвижение по службе или уделение большего количества времени хобби.
Определение ваших приоритетов — это первый шаг к эффективному управлению временем.
Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником или руководителем высокого уровня, у вас должно быть четкое представление о ваших главных приоритетах. В конце концов, как вы можете приступить к достижению своих целей, пока не определите их четко?
Одним из эффективных методов определения приоритетности ваших повседневных задач является матрица Эйзенхауэра, которая позволяет классифицировать и отделять наиболее важные задачи от тех, которые вы можете делегировать или полностью исключить.
Метод назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, получившего широкое признание за свою эффективность и дисциплину.
Вот как может выглядеть ваше методическое планирование с использованием матрицы Эйзенхауэра:
#2. Избегайте многозадачности
Хотя многие люди хвалят свою способность к многозадачности, есть столько же причин полагать, что это может на самом деле помешать вам улучшить свои навыки тайм-менеджмента.
Исследование, проведенное в 2011 году Калифорнийским университетом, например, показало, что многозадачность может негативно повлиять на вашу рабочую память и способность сосредоточиться на важных задачах.
Это, конечно, не очень хорошо для тайм-менеджмента.
Что еще более важно, многозадачность может быть просто переоценена. Что делает это правдой, так это тот факт, что на самом деле вы никогда не работаете в многозадачном режиме. Различные задачи, с которыми вы сталкиваетесь, могут быть выполнены в некоторой степени, но ни одна из них не будет в меру ваших способностей.
Если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента, очень важно научиться уделять все свое внимание поставленной задаче. Ваша продуктивность может улучшиться только в том случае, если вы научитесь постоянно концентрироваться и прилагать усилия.
№3. Избегайте отвлекающих факторов
Наша повседневная жизнь очень динамична и полна отвлекающих факторов, и чаще всего это мешает улучшить навыки тайм-менеджмента. Например, если вы работаете из дома, вам может быть трудно сосредоточиться на работе из-за большего количества отвлекающих факторов, чем в офисе, и, прежде чем вы это осознаете, вы потеряете часы своего времени.
Отличные способы не отвлекаться включают в себя откладывание телефона в сторону или отключение уведомлений, наличие офисного помещения, даже если вы работаете из дома, и просьбу членов семьи или коллег не беспокоить вас не связанными с работой делами.
#4. Научитесь говорить «нет»
Многие люди берут на себя множество обязанностей либо для того, чтобы произвести хорошее впечатление и продемонстрировать свою преданность работе, либо потому, что они просто не могут сказать «нет». Тем не менее, огромное количество задач может сказаться на вашей эффективности работы и мышлении.
Установка лимита рабочей нагрузки, которую вы готовы взять на себя, поможет вам управлять своим временем и сосредоточиться на наиболее важных задачах. В свою очередь, вы сможете сосредоточиться и быть более продуктивным в самых насущных задачах.
Начните с определения идеального для вас объема работы, а затем будьте уверены и уверены в том, что откажетесь от любой предлагаемой нагрузки, которая выходит за рамки этого.
Если вам некомфортно из-за того, что вы не можете помочь, просто объясните тому, кто спрашивал, что у вас нет времени на выполнение качественной работы, которую они ожидают, или что у вас есть другие, более важные сроки, которые нужно уложиться.
№5. Используйте приложения для управления временем
Очень легко устать от бесконечных ежедневных напоминаний о запланированных задачах и встречах, а постоянные попытки наверстать упущенное могут сказаться на вашем рабочем процессе.
К счастью, технологии помогли нам в этом.
Используя приложения для управления временем, вы можете легко организовать все в одном пространстве и отслеживать свое время для различных задач.
Приложения для управления временем, такие как Rescuetime, могут значительно повысить вашу эффективность. Приложение позволяет вам использовать режим сеанса фокусировки всякий раз, когда вам действительно нужно сосредоточиться, предотвращая основные отвлекающие факторы и отслеживая, насколько эффективно вы работаете.
Точно так же приложения для отслеживания времени, такие как Toggl Track, могут показать вам, сколько времени вы на самом деле тратите на ту или иную задачу.
#6. Организация дня И без надлежащей ежедневной организации улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может превратиться в сложную задачу.
Однако, если вы организуете свой день, расставите задачи по приоритетам и оцените свой прогресс, вы будете точно знать, на каком этапе вы находитесь, работая над достижением более крупных целей.
Теперь есть несколько эффективных способов организовать свой день и получить немедленные результаты. Например, с точки зрения работы вы можете начать составлять ежедневные списки дел, принимая во внимание любые прерывания, которые могут возникнуть, или посвящая меньше времени повторяющимся задачам.
#7. Делайте перерывы
Хотя у вас может возникнуть соблазн завершить большой объем работы перед перерывом, эта стратегия может серьезно повредить вашему психическому здоровью.
Во-первых, пропуск частых коротких перерывов может привести к быстрому выгоранию и сильному стрессу. Одно исследование показало, что сотрудники даже склонны жертвовать своими обеденными перерывами, предпочитая вместо этого работать. Это, в свою очередь, плохо сказалось на их психическом здоровье.
Отходя от работы на несколько минут каждые пару часов, вы сможете достичь большего с большим комфортом и удовольствием, повысив общую эффективность.
3 Преимущества улучшения навыков тайм-менеджмента
Принятие мер по улучшению своих навыков тайм-менеджмента имеет множество преимуществ. Эффективное управление временем может помочь вам не только эффективно работать, но и значительно снизить стресс и улучшить баланс между работой и личной жизнью.
Вот 3 основных преимущества, которые дает улучшение навыков тайм-менеджмента:
#1. Снижение беспокойства
Недавнее исследование показало, что плохое управление временем не только вредит продуктивности, но и вашему благополучию.
Если подумать, время — ваш самый ценный актив. Мы все это понимаем, поэтому очень важно эффективно управлять своим временем и оставлять достаточно места для досуга, хобби и личной жизни. В противном случае вы рискуете нанести вред своему психическому здоровью и подвергнуть себя большему стрессу, чем вы можете вынести.
Поскольку всем нам нужно достаточно времени для досуга, пересмотрите все элементы своей повседневной жизни и разработайте стратегию, которая принесет вам максимальную пользу в кратчайшие сроки.
Совершенствуя свои навыки тайм-менеджмента, у вас будет появляться все больше и больше свободного времени, которое вы можете потратить по своему усмотрению.
№2. Улучшенный баланс между работой и личной жизнью
Слишком много работы и слишком много отдыха могут повредить вашему общему благополучию. Вот почему достижение баланса, который может помочь вам получить максимальную отдачу от каждого из них, не переусердствуя, является одним из самых больших преимуществ улучшения ваших навыков управления временем.
По словам организационного психолога доктора Дейдре Андерсон, важным аспектом заботы о своем благополучии является уделение времени всем различным аспектам вашей жизни.
Грамотное управление временем — один из самых эффективных способов найти идеальную гармонию между личной жизнью и работой.
№3. Достижение целей
Если вы привыкли откладывать дела на потом, вероятно, вам трудно организовать свой день, и вы постоянно откладываете сроки и цели. Это не только поглощает все ваше время, но и может помешать вам осуществить свои мечты.
По словам исследователя Пирса Стил, 95% людей хоть немного откладывают дела на потом. Хотя знание того, что вы не одиноки, может быть утешительным, также грустно осознавать, как сильно прокрастинация может сдерживать вас.
Начните с следующих простых стратегий по преодолению привычки прокрастинации:
- Практикуйте самопрощение: Для начала не корите себя слишком сильно. Самопрощение может помочь вам почувствовать себя лучше. На самом деле, это снижает вероятность прокрастинации в будущем.
- Вознаградите себя: Если вам удастся выполнить свои задания вовремя, побалуйте себя вкусной едой в ресторане или чем-то подобным.
- Выключить телефон: Это может показаться излишним, но если вы углубитесь и посмотрите на исследование Чикагского университета о мобильных телефонах, которое показывает, что даже простое присутствие беспроводного устройства сильно влияет на наши когнитивные способности, вы, возможно, захотите пересмотреть свое мнение.
На самом деле, это снижает вероятность прокрастинации в будущем.Поэтому вполне естественно, что улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может помочь вам перестать прокрастинировать и сделать вас на шаг ближе к вашим целям.
Хотите улучшить не только свои навыки тайм-менеджмента? Общение так же важно, поэтому ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать, как сделать так, чтобы ваши коммуникативные навыки выделяются.
2 типа навыков тайм-менеджмента
Развитие прочных навыков тайм-менеджмента необходимо для того, чтобы контролировать свое время в течение дня и обеспечивать его максимально эффективное использование.
Чтобы практиковать эффективное управление временем, вам следует работать над основными и дополнительными навыками:
- Повседневная организация, расстановка приоритетов задач и планирование наперед — это основных навыка управления временем необходим для разумного использования вашего времени. Вы должны быть в состоянии назначать уровни важности для различных задач, разрабатывать четкие планы их выполнения и придерживаться строгого расписания, которое вы установили для себя.
- Казалось бы, не связанные части вашей жизни, такие как регулярные физические упражнения, здоровое питание и достаточный сон, напрямую влияют на вашу общую эффективность и, следовательно, на вашу способность управлять своим временем. Их можно назвать вторичными навыками тайм-менеджмента .
Итак, прежде чем погрузиться в следующую задачу с максимальной концентрацией и без телефона, выделите 20 минут, чтобы прокатиться по своему прекрасному району!
Ключевые выводы
Теперь, когда мы рассмотрели все советы и рекомендации по эффективному управлению своим временем, давайте кратко подведем итоги:
- Эффективное управление временем поможет вам организовать свою повседневную деятельность в соответствии с вашими приоритетами.
