Как планировать день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью? — Личный опыт на vc.ru

Когда из-за огромного количества задач нарушается баланс между сферами жизни, и на горизонте появляется стресс, важно вовремя вернуть все на рельсы. Как владелец бизнеса, я на собственном опыте знаю, что такое бесконечный поток писем и каждую минуту разрывающиеся мессенджеры.

5435 просмотров

Сейчас у меня в балансе абсолютно все сферы жизни: здоровье, семья, бизнес, финансы, личностный рост, отдых и путешествия, хобби, друзья и окружение. Я нахожусь в гармонии с собой и миром. Фишка в том, что планирую я не только бизнесовые дела, а прописываю все цели и задачи по каждой сфере жизни.

Например, раз в полгода мы с мужем проводим семейное планирование и строим планы на будущее. Раз в месяц я прописываю финансовые цели и к каждой цели пишу конкретные задачи для ее достижения. Выделяю определенное время на встречи с друзьями и походы к врачам, пишу личные хотелки и преобразовываю их в задачи.

В этой статье расскажу про то, как начать планировать жизнь и не слиться в первый день, как правильно планировать “текучку”, и как планирование помогает соблюдать баланс в жизни. Поехали!

С чего начать планирование?

У каждого человека есть свои единицы внимания, которые направлены на все, что его окружает: ежедневные задачи, предстоящие события, любое общение, люди и т.д. Будь то забрать ребенка из сада или сходить на тренировку — это все новые “лучики” внимания. Но чем больше у вас захвачено единиц внимания, тем больше вы начинаете выгорать, депрессировать и злиться.

Внимание можно разгрузить, если выполнить всего 5 простых шагов.

Шаг 1.

Выпишите все свои дела и задачи.

Даже самые мелкие и незначительные дела хранятся в нашей голове и забирают внимание: купить новый крем, почистить память телефона, ответить на непрочитанное сообщение. Постарайтесь вспомнить все свои незавершенные дела и выписать их.

Шаг 2.

Расставьте приоритеты.

Напротив каждой задачи напишите приоритетность.

1 — не важно

2 — важно

3 — очень важно

Шаг 3.

Все задачи с цифрой 1 вычеркните!

У вас в голове висела эта задача и не давала вам покоя, сейчас вы определили, что это не важно в данный период времени.

Шаг 4.

Определите сроки выполнения.

Рядом с каждой задачей напишите срок, до которого необходимо ее выполнить.

Например, оплатить счетчики — до конца ноября 2022 г.

Шаг 5.

Выполняйте в порядке приоритетов.

Сначала закройте все очень важные задачи, у которых горят сроки. Затем закрывайте в своем темпе остальные задачи. Самое главное — это довести до конца каждую задачу, иначе внимание так и будет направлено на ваши незаконченные дела. Вычеркивайте каждую выполненную задачу из списка, чтобы освободить свои «лучики».

Эти простые, а для кого-то банальные правила помогают реализовывать свои планы гораздо быстрее, чем когда список задач висит у вас в голове.

Как планировать “текучку”.

Чтобы не доводить себя до стресса шквалом незаконченных дел, надо на постоянной основе правильно планировать свое время. Но у большинства людей возникает такая ситуация: планы с дедлайнами прописаны, но за день прилетает куча незапланированных дел, которые решать надо здесь и сейчас. И в итоге — весь план на смарку.

Проблема в том, что писать мы начинаем свой идеальный план, забывая про текучку: зайти в магазин после работы, проверить почту, подписать документы и т.д. Также забываем выделять время на дорогу, форс-мажоры или другие внеплановые обстоятельства.

Например, если запланирована встреча, вы выделяете на неё ровно час, но время на дорогу не учитываете. Или в день вы отвечаете на 100 сообщений, но это общение в план не входит.

При планировании дня и недели важно учитывать вообще все!

И в первую очередь, рекомендую составлять планы не только на день, но и на неделю, с учетом всех сфер жизни. В плане на неделю важно разделить задачи на: текущие, постоянные и дополнительные.

Постоянные задачи — это задачи, которые вы выполняете изо дня в день, из недели в неделю: выпить витамины, отвезти ребенка в школу, ответить на электронные письма и т.п.

Текущие задачи — это задачи, которые надо выполнить в текущий период времени: забрать посылку с почты, встретиться с клиентом/партнером, оплатить налоги и т.д.

Дополнительные задачи — это задачи, которые не требуют срочного выполнения, но их надо держать во внимании. Например: записаться на обучение, заказать в офис новое кресло, помыть машину и т.п. В зависимости от важности сроков, эти задачи могут переходить в “текущие”.

Пример выписанных задач на неделю 

Далее, к каждой задаче надо прописать: желаемый результат, приоритет, время на выполнение.

Прописывая задачи не забывайте, что время в неделе ограничено. Если у вас в рабочей неделе 40 часов, а задач вы написали на 100 часов, тогда все задачи вы выполнить не успеете и в итоге расстроитесь. Наше настроение влияет на нашу эффективность!

Пример:

Теперь переносим эти задачи в ежедневный план по часам. Не забывайте учитывать приоритетность задач! Пример примерного плана на день, исходя из примера еженедельного плана (с учетом времени и приоритетности):

Бесплатный шаблон для составления еженедельных и ежедневных планов можно забрать здесь.

Как планирование помогает соблюдать баланс между всеми сферами жизни.

Секрет простой — при планировании учитывать все сферы жизни. Часто, планируя, мы зацикливаемся на чем-то одном: работа или семья. Но забываем про свои хобби, отдых, друзей, деньги, личностный рост.

Для начала выпишите все сферы жизни и по колесу баланса посмотрите, какие из них у вас западают.

Источник: Московская Академия Продаж

Далее по каждому пункту напишите свою идеальную картину, и как вы можете к ней прийти.

Например:

Здоровье.

Хочу красивое и здоровое тело. Для этого мне надо пройти чек-ап, пить витамины и заниматься спортом.

Задачи:

• Записать на чек-ап, сдать все анализы
• Купить витамины, пить каждый день
• Записаться в спорт зал и бассейн
• Ходить в спорт зал 3 раза в неделю и в бассейн 2 раза в неделю

Внесите эти задачи в свой еженедельный план и начинайте выполнять.

Тоже самое проделайте и с остальными сферами жизни.

Чтобы все успевать и поддерживать баланс, планирование должно стать вашей привычкой. Да, сначала будет сложно, зато потом вы уже не сможете пускать все на самотек. Планируйте и развивайтесь! Успехов!

13 способов планировать день

Содержание

1. Правила планирования дня
2. 3 авторских метода планирования дня
3. Метод Бенджамина Франклина
4. Метод Стивена Кови
5. Метод Тима Феррисса
6. 10 простых и эффективных способов планировать день
7. Важность инструментов для планирования дня

О чем речь? Планирование дня поможет не только в работе, но и в целом в жизни, внесет упорядоченность и даст возможность развиваться и достигать поставленных целей. При этом не нужно думать, что для этого необходимы какие-то сложные подходы – методов достаточно для людей с любым характером.

На что обратить внимание? Однако все-таки необходимо, во-первых, хотеть организоваться и, во-вторых, регулярно прикладывать усилия в этом направлении. Мы же расскажем о самых эффективных способах планирования.

Правила планирования дня

Мифы о планировании приводят к тому, что люди совершают ошибки, ничего не успевают, расстраиваются и совсем перестают пользоваться какими-либо техниками. Мы хотим рассказать вам, как выбрать свою и не разочароваться.

Итак, что важно знать?

• Сложные техники далеко не всегда эффективные. Есть иллюзия, что сложное обязательно сработает и сделает день продуктивным. Однако часто простые методы более понятные и полезные. А иногда лучшая тактика – вовсе не писать никаких списков, а выбрать всего одну приоритетную задачу.
• Любая техника усваивается не сразу. Чтобы привыкнуть к абсолютно новому подходу, надо дать себе время на привыкание. Кардинально изменить своё мышление – это задача, которая не может быть решена молниеносно.
• Не выбирайте методы, которые вызывают у вас отторжение. То, что подошло кому-то из ваших знакомых, может оказаться чуждым вашему характеру.
• Техники можно и нужно адаптировать под свою жизнь. Известные методы (например, «1-3-5») можно превратить в «1-2-3», если вам это подходит больше. Мы описываем техники, чтобы вам было легче организовать свою жизнь, а не подогнать её под какой-то единственно правильный стандарт.
• Важно помнить про свои личные цели. План на день пусть на шажок, но должен приближать вас к ним. Если этот принцип не учитывается, вы можете очень «эффективно» топтаться на месте, какими бы прекрасными ни были техники.
• За один день просто невозможно сделать всё и сразу. Не пытайтесь это осуществить: дела будут прибывать и прибывать, и это нормально. Старайтесь выделять наиболее актуальные и важные для вас именно сейчас.
• Важно планировать отдых. Если в вашем плане на день нет перерывов и времени на досуг, вы просто не сможете сохранить работоспособность и здоровье. Как бы эффективно вы ни планировали день, без отдыха работа не получится качественной.

3 авторских метода планирования дня

Как правильно планировать свой день? Рассмотрим системные исторические подходы к решению этого вопроса.

Метод Бенджамина Франклина

Система, разработанная Франклином в его двадцать лет, помогала ему на протяжении всей жизни. Название этой системы – «пирамида Франклина». Иногда её называют «пирамидой продуктивности». В её основу положены жизненные ценности, которые являются моральными ориентирами каждого человека. Для самого Франклина это были «добродетели».

У него было 13 добродетелей, которые он выбрал для себя. Для него было важно жить жизнь воздержанным, молчаливым, решительным, бережливым, трудолюбивым, искренним, справедливым, умеренным, чистоплотным, спокойным, целомудренным, кротким и с любовью к порядку.

У Франклина была специальная записная книжка для работы над собой. Каждая страница отражала по одному жизненному принципу. На странице было по семь столбцов (на все дни недели). Горизонтальных линий было 13 – как и добродетелей.

То есть он выбирал фокусировку на одной добродетели. Каждый день Франклин рассматривал как путь к моральному совершенству, и вечером в квадратиках выделял промахи, которые он допустил.

На следующей ступени своей пирамиды Франклин выделил глобальную цель. Тут важно определить свои жизненные принципы и ответить на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?». Ответ у каждого будет свой. Например, врач может определить свою глобальную цель так: «Я хочу до 35 лет стать заведующим отделением». Менеджер может стремиться запустить свой стартап, а педагог – открыть школу.

Бенджамина Франклина называют праотцом to-do-планирования. Для него было важно придерживаться распорядка и расписывать подробно каждый следующий шаг. Его пирамида также содержит следующие планы:

• генеральный — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
• долгосрочный — с целями на 3-5 лет;
• краткосрочный — с задачами на год и на месяц;
• на неделю;
• на день.

В пирамиде ступени располагаются последовательно. Каждая базируется на предыдущей, и все они взаимосвязаны.

Метод Стивена Кови

Кови создал концепцию, базирующуюся на семи навыках.

• Постоянное самосовершенствование: «заточка пилы».
• Достижение синергии – взаимовыгодного взаимодействия.
• Проактивность.
• Умение сначала слушать и лишь затем быть услышанным.
• Конечная цель, которую необходимо держать в голове с самого начала.
• Устойчивая мысль: «Выиграл — выиграл».
• Начинать с того, что необходимо сделать сначала.

Реализация последнего принципа обеспечивается матрицей распределения задач и расстановкой приоритетов. Автор матрицы – 34-ый президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Есть четыре группы, на которые распределяем все имеющиеся задачи:

• Срочные и важные (надо сделать быстро и качественно).
• Несрочные важные (дедлайн отдалённый, но задачи стратегически значимые).
• Срочные неважные (надо сделать быстро, но можно передать кому-нибудь или отложить).
• Несрочные и неважные (дела из этой категории можно совсем вычеркнуть из всех списков или делегировать, не особо контролируя результат).

Кови объясняет успешность умением не оказываться в цейтноте. Этому помогает такая категоризация: необходимо быстро решать вопросы из первой и третьей группы, а делами из четвёртой группы безжалостно жертвовать. От 60 до 80 % сил и времени необходимо отводить на задачи второй группы, потому что именно они обеспечивают рост.

Метод Тима Феррисса

Для своего метода Феррисс выделил два основных закона.

• Закон Парето гласит, что 20 % усилий обеспечивают 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий дают только 20 % результата. Соответственно, важно выделять действительно значимую деятельность, спокойно пренебрегая всей остальной.
• Закон Паркинсона отражает следующий принцип: любая работа займёт всё время, которое вы отведёте на её выполнение. То есть ключевую роль здесь играет планирование. Отводите на каждое дело столько времени, сколько действительно необходимо для его выполнения.

Эти законы можно соединить в общий принцип. Не надо работать целый день, чтобы повысить свою продуктивность. Лучше сократить рабочее время, сфокусировавшись на том, что для вас важно. Остальные дела можно делегировать, отдать на аутсорс или просто отменить.

Существует известная техника 1–3–5, созвучная методу Феррисса. Она очень запоминающаяся. Список дел должен содержать:

• 1 важное дело;
• 3 средних дела;
• 5 мелких.

То есть каждый список состоит из девяти дел. С самого начала понятно, какая у них срочность, какая приоритетность и как планировать рабочий день. За счёт этого не создаётся аврал.

Многозадачность и высокая информационная нагрузка противоречат подходу Феррисса. Он выступает за то, что одновременное выполнение нескольких задач неминуемо ведёт к расфокусировке, и это приводит к снижению производительности, а не к её повышению.

Беспрерывное поглощение информации также негативно влияет на результат. Сократив постоянную проверку почты, скроллинг соцсетей и чтение мессенджеров, можно избавиться от ложного ощущения занятости и освободить время и силы для истинного достижения цели.

10 простых и эффективных способов планировать день

• Подготовиться с вечера

Психолог Ник Уигнал предлагает с вечера готовиться тем, кому с трудом даются ранние подъёмы. Таким людям может быть утомительно и неэффективно планировать режим дня утром. Все задачи можно записать в конце рабочего дня, чтобы заранее понимать нагрузку и не торопиться с утра. Одежда на завтра, сложенный в ланчбокс обед, написанный список дел – всё это может значительно упростить начало вашего дня и организовать его продолжение.

• «Хотя бы N минут»

Если вы регулярно прокрастинируете (откладываете на неопределённое время срочные задачи), вам могут помочь выделенные 5 или 10 минут на дело. Джулия Мюллер, профессор из Университета Лейпцига, делится механизмом: у вас появляется возможность «передумать», заняться чем-то другим совсем скоро, и это возвращает ощущение контроля.

Вас не принудили делать какое-то скучное длинное дело: вы сами решили к нему приступить и определили для себя время. В итоге вы «втягиваетесь», и дальше работать уже намного проще.

• Установить дедлайн

Многим людям бороться с явлением прокрастинации помогает дедлайн – чёткий срок завершения работы. Понятный срок стимулирует собранность и быструю работу. В Массачусетском технологическом институте провели исследование о влиянии самостоятельно установленных дедлайнов. Выяснилось, что такие сроки действительно помогают.

Однако внешний контроль значительно повышает эффективность работы. В рабочих задачах эта функция ложится на руководителя, заказчика или конкурсную комиссию. Для эффективности личных дел можно посветить в них друга, коллегу или родственника.

• «Автофокус»

И всё же у многих людей рабочие задачи не имеют чётких дедлайнов. Их не получится ни приоритизировать, ни ограничить по времени. У Марка Форстера есть метод «автофокуса»: вы планируете дела на день, выписываете их в один список, а затем медленно его читаете, пока не появится импульс выбрать одну из задач. Неважно, насколько объёмное выбранное дело.

Важно, что именно сейчас вы сделаете его с желанием. При этом метод максимально мягкий: если вы завершили задачу сегодня, вы её вычёркиваете; если же нет – просто переносите в конец списка, а затем начинаете сначала.

• Съесть «лягушку»

У бизнес-тренера Брайана Трейси есть интересная метафора: утром необходимо съесть «лягушку», то есть сделать самую тяжёлую, неприятную или скучную задачу. Менее нагруженный информацией мозг легче справляется с трудными делами, а остальные кажутся уже пустяками, поэтому найти на них силы намного проще.

• Выполнять мелкие задачи

Бизнес-тренер Дэвид Аллен в рамках своей метода GTD (Getting Things Done) предлагает полностью противоположный вариант: начинать с мелких задач, каждая из которых займёт у вас не больше двух минут. Можно сделать их все сразу: например, проверить оборудование, прочитать новые сообщения и письма, отправить запросы, раздать задачи. У вас появится чувство удовлетворения, и вы сможете заняться важными делами, не отвлекаясь на мелкие.

• Сделать это завтра

У Марка Форстера есть целая книга «Сделай это завтра» с неожиданной основной мыслью: не стоит сразу приступать к срочным задачам. Лучше отложить их на завтра. Если вы ведёте закрытые списки задач, вы не можете добавить в них новое дело. При необходимости вы вносите его в завтрашний список. Это отлично помогает фокусироваться на текущих задачах и не делать чужую работу. Если она срочная – человек сделает её сам.

• Делить большие задачи

Многие слышали про технику «есть слона по кусочкам» (некоторые заменяют слона на салями). Планируя распорядок дня, мы представляем его слоном – неподъёмной целью. Глобальные задачи пугают своим объёмом. Но если разделить большое дело на небольшие шаги, взяться за него будет намного проще. «Запустить новый проект» звучит очень глобально: много ответственности, большие ожидания… Но если вы разделите это на этапы, вам точно станет легче:

• обсудить с Еленой пункты анализа;
• приступить к исследованию аудитории;
• изучить результаты;
• составить презентацию;
• подготовить макет…

Большое дело становится всего лишь списком вполне подъёмных задач.

• Делать одну задачу в каждый промежуток времени

Эксперимент исследователей из Университета Стенфорда привёл их к однозначному выводу: для интеллектуального труда многозадачность не подходит. Когда мы совмещаем несколько интеллектуальных процессов (например, читаем и говорим по телефону), мы хуже запоминаем и то, что прочитали, и то, о чём говорили.

При этом информация запоминается случайным образом: невозможно отделить важную от той, которую можно опустить без потери смысла. Работая в каждый промежуток времени только над одним делом, мы успешнее справляемся с задачами и лучше запоминаем данные.

• Методы фиксированного времени

Работая по таймеру, человек знает цену своему времени, продуктивно трудится, управляет ожиданиями, тренирует силу воли и профилактирует выгорание.

• Pomodoro (помидор) – техника Франческо Чирилло. Отрезок времени в 30 минут называют «помидор»: из них 25 минут тратится на работу, а 5 минут отводится на отдых. 25 минут работы – перерыв 5 минут – 25 минут работы – снова перерыв. Через 4 повтора — большой перерыв на 30 минут. Такой ритм продолжается до конца вашего рабочего времени.
• «90 на 30» от Тони Шварца и «52 на 17» от сервиса The Muse предлагают разное время, но схожий принцип. Первое число — время на работу, второе — на отдых.

Эти схемы похожи на работу с дедлайнами, но здесь выполнение задач ограничивается лишь временем на работу, а короткие перерывы (в большом количестве!) «перезагружают», помогают отвлечься и вернуться к работе с новыми силами и свежими мыслями.

Важность инструментов для планирования дня

Банальная мысль, которую всё же стоит озвучить: инструмент для планирования должен быть для вас удобным и приятным. Ежедневники, планеры, блокноты, блоки, тетради – на рынке много предложений, из которых можно выбрать своё. Приятная текстура, подходящая для вас линовка и графы, эстетичная обложка, красивый шрифт, удобный формат. Именно такого «друга» вы не захотите и не сможете забросить.

При этом дорогие модные планеры далеко не всегда удобнее простых блокнотов или тетрадей – тут всё очень индивидуально. Учитывайте свои вкусы, особенности рабочего места, размер сумки… И понаблюдайте за собой: нравится ли вам заполнять планер? Приятно ли это? Хочется ли продолжать?

Сейчас многие обращаются к электронным приложениям, отходя от бумажных носителей. Это тоже зависит от ваших предпочтений и образа жизни. Нет правильного и неправильного – выбирайте своё!

Ежедневный список задач составляем мы сами, а значит, всегда можем его скорректировать. Идея планов – помогать, упрощать жизнь, а не повышать тревогу и вгонять в депрессию. Грамотный подбор подходящих для вас техник, методик и навыков повышает продуктивность, однако не менее важно планировать время на отдых, творчество и преподносимые жизнью сюрпризы.

Как спланировать свой день: 6 советов для максимальной продуктивности

Когда ваш список дел исчисляется километрами, и вы совмещаете несколько проектов или обязанностей одновременно, чувствовать себя перегруженным может только человек.

Это может показаться нелогичным, но погружение с головой в работу сразу после регистрации или прибытия в офис может оказаться контрпродуктивным. На самом деле, исследования показывают, что всего 10 минут, потраченные на планирование дня, могут сэкономить до 2 часов потраченного впустую времени и усилий.

✅ Хотите онлайн-планировщик для работы? Сравните Диапазон и другие.

Планирование не только полезно для выполнения работы, но и является организационным инструментом, который помогает сохранить здравомыслие и снизить уровень стресса как на работе, так и в личной жизни. Вместо того, чтобы перебрасывать свою энергию без разбора от задачи к задаче, планирование привносит ощущение спокойствия и осознанности в работу, которую вы выполняете.

6 советов по планированию дня

1. Найдите процесс ежедневного планирования, которого легко придерживаться

Когда все становится беспокойным, может помочь ежедневное планирование. Но сначала вам нужно выработать привычку и изучить различные приложения для планирования.

Создайте утренний распорядок: Чтобы сделать ежедневное планирование привычкой, нужны определенные усилия и намерения. Начните с выделения 15-минутного интервала времени в своем Календаре Google или ежедневном планировщике каждое утро — установите вокруг него ежедневное напоминание. Затем используйте это время, чтобы составить свой план и создать обстановку, внушающую чувство спокойствия и сосредоточенности — возможно, вы нальете чашку кофе в свою любимую кружку или включите любимую утреннюю мелодию, прежде чем сесть за план.

Попробуйте планировщик продуктивности: Основные списки работают до определенной степени, но онлайн-планировщик может помочь вам оставаться в здравом уме, сохраняя все в одном месте и отслеживая прогресс в более длительных проектах с течением времени. При принятии решения о том, какое приложение планировщика использовать, рассмотрите инструменты, которые уже использует ваша команда, и, по возможности, интегрируйте планирование в существующий рабочий процесс, чтобы облегчить его освоение сотрудниками. Например, если ваша команда неукоснительно использует Slack, возможно, вы набросаете и поделитесь своим планом там.

Если вы используете набор программ для отслеживания задач, таких как JIRA, Asana и Google Docs, в течение недели для выполнения работы, попробуйте Range , чтобы собрать все это в одном месте для личного планирования и групповых проверок.

Используйте подсказки для упрощения: Начало рабочего дня. Как составить стратегический план за 15 минут, если кофе еще даже не закипел? Нам нравится использовать подсказки. Они дают структуру и рекомендации, чтобы было легко точно знать, что включать в свой план каждое утро. Вы можете попробовать использовать разные подсказки, чтобы сосредоточить внимание на разных вещах в течение недели. Подробнее об этом в разделе ниже.

2. Разбейте свою неделю на различные области деятельности

Приступая к ежедневному планированию, может быть полезно посмотреть на свою неделю в целом и разбить ее на части, чтобы не пытаться решить все сразу. Это позволяет вам ставить достижимые цели в начале недели, размышлять в конце и максимально выполнять работу, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно.

Вот пример того, как это могло бы выглядеть, на основе идей, которыми несколько лет назад поделился сотрудник Google.

Понедельник — Уровень энергии увеличивается по мере нарастания недели, так что начните неделю с простых задач и постановки целей.

• Планируйте свою неделю, организуйте, выполняйте любые административные задачи
• Установите еженедельную область деятельности
• Просмотрите или установите цели, задачи и ключевые показатели

Вторник и среда — Скорее всего, у вас будут пиковые уровни энергии , поэтому отдавайте предпочтение работе, а не разговорам о работе (например, встречам и электронным письмам).

• Написание кода, работа над дизайном, составление проектного предложения
• Решение проблем, проведение мозговых штурмов
• Отметьте блокираторы, которые будут обсуждаться на встречах в четверг поэтому отдавайте предпочтение встречам и сотрудничеству, а не рабочему времени.
  • Проведение групповых совещаний, личных встреч и т. д.
  • Сосредоточьтесь на сотрудничестве и достижении консенсуса
  • Проведение сессий по планированию того, что будет на следующей неделе

  Пятница — Самый низкий уровень энергии. Используйте этот день для размышлений, отношений и открытых проектов.

  • Поразмышляйте о том, как прошла ваша неделя: уровень энергии, продуктивность, прогресс в достижении целей и настроение
  • Сосредоточьтесь на людях и построении отношений
  • Работайте над открытыми проектами

  Это просто примеры, но хорошее место начать. По мере того, как вы будете наращивать свои силы планирования, вы начнете понимать, что лучше всего подходит для вас при составлении ежедневного и еженедельного расписания.

  Совет. Определите периоды пиковой производительности и защитите их. Мы все испытываем приливы и отливы в производительности. Время пиковой производительности — это те отрезки дня, когда вы наиболее продуктивны. Чтобы найти свой, разбейте обычный день на три или четыре временных интервала. В течение недели ранжируйте эти слоты от наиболее продуктивных до наименее продуктивных. Как только вы найдете наиболее продуктивное время, запланируйте защищенные рабочие блоки в своем Календаре Google, чтобы посвятить их наиболее важным проектам.

  3. Думайте о более широкой картине

  Связывание вашей повседневной работы с большими целями, которые вы пытаетесь достичь, может помочь создать более сильное чувство цели в вашей работе. Это также может помочь вам расставить приоритеты задач, сосредоточив внимание на тех, которые имеют наибольшее влияние, и создать чувство ответственности, когда вы связываете индивидуальные цели с OKR и инициативами на уровне команды.

  Используйте долгосрочные цели для расстановки приоритетов: Постоянное внимание к команде и долгосрочным целям поможет вам расставить приоритеты в своей повседневной работе на основе результатов. Например, если вашими долгосрочными целями являются «запустить проект «Меркурий», «развить навыки наставничества» и «пробежать 10 км», то, сосредоточив внимание на них, вы обязательно расставите приоритеты для задач, которые связаны с этими целями, когда вы устанавливаете свои ежедневные задачи. планировать каждое утро. Создание ежедневных целей, которые переходят в более широкую картину, также может помочь вам чувствовать себя более связанным с командными инициативами и сделать вашу повседневную работу более эффективной.
  

  Совет для руководителей: Хотя очень важно связать работу с целями компании, важно также участвовать в проектах, которые заряжают вас энергией. Нахождение баланса между потребностями бизнеса и собственными увлечениями часто приводит к творческой и качественной работе.

  Как рассказала Рэйчел Стедман в нашем чате о работе IC-менеджера, «если есть… приоритетный список того, что наиболее важно для организации, и вас больше всего волнует номер три, я думаю, что лучше сделать это, чем идите за номером один, если это то, что вас волнует. Именно здесь происходит много волшебства».

  Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим полным чатом о времени выполнения заказа с Рэйчел Стедман, техническим менеджером в Asana.

  Поделитесь своими планами с командой: Совместное использование помогает повысить ответственность и сделать работу более целенаправленной. Когда вы знаете, что команда заботится о вашей работе и следит за ее прогрессом, вы почувствуете больше мотивации для ее выполнения. Кроме того, когда вся команда видит, как вы перемещаете работу из точки А в точку Б, легче находить моменты, чтобы отпраздновать победы друг друга и выявить возможности для совместной работы.

  4. Сделайте ежедневные приоритеты реальными и достижимыми

  То чувство, когда вы вычеркиваете отдельные задачи из своего списка дел. Есть ли что-нибудь более полезное?

  Вы можете каждый день испытывать все больше и больше этого чувства, составив действенный план и установив достижимые цели. Чем действеннее ваш план, тем легче вам будет добиться прогресса в его реализации. Чем более достижимы ваши цели, тем больший импульс вы сможете создать, отмечая задачи и выполняя работу.

  Держите его под контролем: Ваш план действий должен сфокусироваться на нескольких ключевых задачах — мы рекомендуем сосредоточиться на двух или трех ежедневных приоритетах, чтобы добиться максимальной отдачи. Если вы попытаетесь взяться за слишком много и продолжать соглашаться на дополнительные задачи, вы вообще ничего не добьетесь. Если вы изо всех сил пытаетесь достичь цели или добиться прогресса в сложной задаче, попробуйте вместо этого поставить в своем плане «половинную» версию этой задачи. Разбивайте целые проекты на более мелкие задачи.

  Совет: создайте невыполненную работу, чтобы оставаться организованным. Если вы не собираетесь выполнять задачу сегодня, вы можете добавить ее в список невыполненных задач на потом, чтобы не забыть вернуться к ней.

  Сосредоточьтесь на маленьких, конкретных победах : Маленькие победы помогают нам почувствовать прогресс, который оказывает сильное влияние на то, как мы себя чувствуем и как работаем на работе. Подумайте об этом так: большинство проектов разбивается на кучу более мелких задач и процессов, разделенных по ролям и совместным командам. Итак, вместо того, чтобы перечислять весь проект как то, что вы хотите сделать при планировании своего дня, подумайте о составных задачах, которые вам нужно выполнить самостоятельно. Будьте также конкретны. Вместо «Сосредоточьтесь на найме» попробуйте «Собеседовать 3 кандидатов на инженера iOS». Этот уровень конкретности упрощает отметку задач в вашем списке по мере их выполнения и более четко выделяет ваш прогресс и влияние с течением времени.

  Опишите вчерашние достижения наряду с сегодняшними задачами: Размышление о вчерашнем прогрессе — еще один отличный способ придать импульс и чувство выполненного долга, чтобы продвигать свою работу вперед.

  5. Отдавайте предпочтение благополучию так же, как и производительности

  Речь идет не только о стремлении к производительности — планирование также касается вашего здоровья и благополучия. Планирование помогает вам следить за своим уровнем энергии и самочувствием каждое утро, чтобы вы могли выработать рабочие привычки, которые позаботятся о себе.

  Проверяйте себя каждое утро: Каждый день уделяйте время тому, чтобы понять, что вы чувствуете, прежде чем выходить на работу — в повседневной жизни бывают приливы и отливы, и это нормально — не чувствовать себя максимально продуктивным каждый день. Бесчисленные исследования показали, что такие эмоции, как стресс и спокойствие, влияют на вашу способность выполнять задачи. Знание этого с самого начала может помочь вам установить уровень. Будьте нежны и с собой. Если у вас «выходной» день, не корите себя. Будьте открыты для общения с людьми, с которыми вы работаете, чтобы они могли оказать поддержку в случае необходимости.

  Создавайте моменты, чтобы «расфокусироваться»: Наш мозг не может сосредоточиться, поэтому делать перерывы для сброса в течение дня так же важно, как и выкраивать защищенное рабочее время. Попробуйте выделить 5-10 минут в конце каждого часа, чтобы отойти и перевести дух. Еще одна полезная стратегия — запланировать в своем календаре время, когда вы не будете сосредоточены, например, выделить время на обед (вдали от компьютера), послеобеденную медитацию или 30-минутную пробежку по окрестностям.

  Совет: ищите закономерности с течением времени. Если вы постоянно отвлекаетесь в 15:00, не боритесь с этим. Вместо этого используйте это время, чтобы запланировать сброс. Практикуйтесь в отслеживании времени, чтобы увидеть, сколько времени у вас занимают определенные действия — это поможет вам со временем стать профессионалом в планировании.

  6. Завершите неделю размышлениями

  Ежедневный план не поможет, если вы не найдете время, чтобы оглянуться назад, посмотреть, как вы это сделали, и повторять.

  В конце каждой недели уделяйте некоторое время размышлениям о планировании времени, своем общем настроении и продуктивности. Вы можете оценить, сколько времени на самом деле заняло у вас задание, по сравнению с тем, сколько времени, по вашему мнению, это займет. Со временем вы станете экспертом в области определения масштабов своей работы, выделения необходимого времени и работы автономно. Вы получите более глубокое понимание того, как вы работаете лучше всего, и сможете настроить себя на более продуктивную, сбалансированную и здоровую рабочую неделю.

  Преимущества ежедневного планирования

  Сила ежедневного планирования может помочь вам развить важные навыки и со временем создать ощущение спокойствия и продуктивности, когда вы начинаете день каждое утро. Вот пять заметных преимуществ:

  1. Ежедневное планирование развивает навыки тайм-менеджмента

  Ежедневное планирование помогает вам реалистично оценивать свое время и понимать его как ограниченный ресурс. Это дает людям возможность расставлять приоритеты и соответствующим образом масштабировать свои рабочие нагрузки. А для тех из нас, у кого есть склонность откусывать больше, чем мы можем проглотить, отслеживание времени может помочь нам понять, что мы 9 делаем.0174 на самом деле можно и нельзя брать. Продолжая практиковать этот навык, вы научитесь чаще говорить «нет» или делегировать конкретную задачу и эффективнее использовать свое драгоценное время.

  2. Ежедневное планирование повышает концентрацию и производительность

  Планирование ежедневных задач помогает вам избавиться от шума и сосредоточиться на нескольких важных задачах каждый день. Это дает ощущение цели и достижения (по мере того, как вы вычеркиваете пункты из своего списка), что также мотивирует.

  3. Будьте организованы, подотчетны и разумны. Это делает большие проекты и сложные рабочие нагрузки управляемыми, разбивая их на меньший список задач. Начиная каждый день с упражнения по планированию, вы также помогаете документировать свой процесс, так что вам будет легче увидеть свой прогресс с течением времени и составить отчет о своей работе. Ежедневное планирование также требует от вас ответственности (особенно, если вы делитесь информацией со своей командой), поскольку вы ежедневно отчитываетесь о прогрессе и проверяете цели. Это также поможет вам выполнять задания вовремя, потому что вы научитесь лучше определять объем своей рабочей нагрузки и управлять ею.
  4. Ежедневное планирование полезно для вашего здоровья и хорошего самочувствия

  Ежедневное планирование снимает стресс и помогает создать ощущение спокойствия среди хаоса. Когда вы меньше перегружены всем, что у вас на тарелке, вы, скорее всего, сможете сосредоточиться и закончить более глубокую работу. С ежедневным планированием вы также можете расставить приоритеты вне работы, которые важны для вашего общего благополучия, например, заправиться здоровым обедом, зарядиться энергией с помощью 30-минутной пробежки или просто выделить время каждый день, чтобы сбросить по-своему. Наш мозг не может сосредоточиться на полную мощность без перерывов, поэтому расстановка приоритетов в этих вещах не только полезна для вашего здоровья, но в конечном итоге поможет вам выполнять больше на работе каждый день.

  5. Это поможет вам вести учет, чтобы расти и учиться на

  Вы можете многое узнать о себе посредством ежедневного планирования, и эти знания помогут вам работать более эффективно с течением времени. Как люди, мы не так хороши в оценке того, сколько времени нам потребуется — не принимайте это на свой счет, это касается большинства из нас. Благодаря ежедневному планированию у вас будет отчет о том, что вы намеревались выполнить и что вы на самом деле сделали. Это нормально, если вы не успеваете все делать каждый раз. По мере продвижения вы научитесь более реалистично определять масштабы проектов и создавать для себя рабочие планы, максимально повышающие продуктивность и благополучие.

  Различные модели планирования, чтобы сфокусировать свой день

  Маркированные списки, ежедневники, приложения-календари, приложения со списками, виртуальные помощники и многое другое – существует множество вариантов создания ежедневного плана. И не существует универсального подхода к тому, что работает лучше всего. Вы захотите выбрать метод, который вам подходит, исходя из того, как вам нравится работать и что вас мотивирует.

  Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим, но он должен дать вам несколько хороших идей для начала.

  Станьте профессионалом в планировании с этими моделями

  Загрузить: Модели планирования для Focus

  Что бы вы ни выбрали: физический планировщик, простой календарь или цифровой календарь, простое приложение для списка дел или что-то еще расширенные функции, следующие стратегии помогут вам быстро стать профессионалом в области планирования.

  Использование ежедневного планирования для повышения эффективности всей вашей команды

  Выделение нескольких минут на планирование дня каждое утро не только помогает повысить личную продуктивность и получить больше от вашего драгоценного времени, но и может помочь всей вашей команде лучше работать вместе, создание согласованности, прозрачности и культуры подотчетности.

  Все начинается с того, что вы просто делитесь своим планом на день с вашей командой. Когда этим занимается вся команда, это способствует более эффективной командной работе, потому что люди могут видеть прогресс друг друга и знать, что они могут рассчитывать друг на друга в достижении цели. Усиление командной подотчетности может помочь командам лучше обсуждать эффективность и поддерживать подотчетность друг друга. Ежедневное планирование создает больше совместных команд, частью которых хочет быть каждый.

  Существует множество приложений для управления задачами, которые помогают отслеживать ваш план на день, но ключевое значение здесь имеет поиск того, с которым можно легко поделиться со всей командой. Что касается функций, ищите инструмент планировщика, который позволяет создавать общие списки дел и отслеживать ход выполнения как отдельных задач, так и совместных задач.

  Как Range может помочь вам спланировать свой день

  Range помогает занятым людям создавать и делиться действенными планами на день, называемыми Check-ins, менее чем за 5 минут каждое утро.

  Отметки также помогают командам связать повседневную работу с более масштабными целями, чтобы повысить ответственность и импульс.

  • Легко делитесь своим планом и своими достижениями
  • Регистрируйтесь на личном уровне и будьте в курсе — где бы вы ни находились.
  • Интегрируйте инструменты из своего рабочего процесса, включая Github, Google Docs, календарь Google и т. д.
  • Настройка вопросов и подсказок
  • Добавление задач из инструментов управления проектами
  • Делитесь обновлениями через Slack или Microsoft Teams

  Помимо общих списков дел, Check-in предлагает множество других полезных функций, которые упрощают ежедневное планирование — например, интеграция с Календарем Google, автоматические уведомления, напоминающие вам о создании плана, и возможность извлекать задачи из других приложений для повышения производительности.

  Помимо своих ключевых функций в качестве приложения для планирования, Range также помогает повысить эффективность командной работы с помощью дополнительных функций, таких как инструменты для встреч и постановка целей.

  Вы даже можете добавлять личные задачи и проекты в Range, если хотите отслеживать их и там.

  ⭐️ Создавайте ежедневные планы и делитесь ими с Check-Ins

  ⚡️ Планируйте свой день в Range бесплатно. Смотри как.

  Часто задаваемые вопросы о ежедневном планировании

  Ответы на ваши вопросы

  Какие онлайн-планировщики самые лучшие?

  Лучшие онлайн-планировщики, которые мы рекомендуем:

  1. Range
  2. Todoist
  3. Trello
  4. Asana
  5. Google Calendar
  6. ClickUp
  7. Notion
  8. Any.do

  Что должен включать ежедневный план?

  Ваш ежедневный план должен включать:

  1. Два или три приоритета, на которых следует сосредоточиться
  2. Ключевые события или встречи, которые вы должны посетить
  3. Список прошлых задач, которые вы хотите выполнить в будущем сегодняшние задачи
  4. Перерывы и моменты, чтобы «расфокусироваться»
  5. Обзор целей и способов их достижения

  Полное руководство по продуктивности на каждый день

  Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана на игру – это возня на поле. Большое событие без всех деталей приводит к хаосу.

  Несмотря на это знание, мы часто не уделяем должного внимания тому, что важнее всего: нашей повседневной жизни. Начинать работу утром без четкого плана — значит потерпеть неудачу.

  Мы ставим цели по сезонам и годам, но то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы приобретаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы расставляем по приоритетам, — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но когда наши дни без намерений превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем из виду наши цели и задаемся вопросом, куда ушло все это время.

  Лучшая защита от лихорадочных, но непродуктивных дней — это хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как планировать свои дни для более спокойной и целенаправленной работы, которая приблизит вас к вашим целям. Планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, однако базовые стратегии осмысленного планирования дня с намерением заслуживают полного изучения.

  Сделайте регулярное планирование привычкой

  Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразят вас, и установите график для своих привычек». Мотивация вытекает из действия, а не наоборот.

  Вот почему так важен ежедневный ритуал планирования. Иногда утром мы чувствуем мотивацию, чтобы воспользоваться днем ​​​​и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но эти дни — исключение. Нам нужно делать дела, даже когда мы просыпаемся уставшими и отстраненными, желая вернуться в постель или тоскуя по пятнице в 17:00. В эти дни наиболее важно подходить к этому дню с планом.

  Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом с утра. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с существующей привычкой, такой как употребление утреннего кофе или прослушивание музыки.

  Объедините ежедневное планирование с существующей привычкой.

  Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня или просто установите будильник на телефоне.

  Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня.

  Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу видим результаты нашей самоотверженности. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным с планом на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

  Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

  Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходные, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте поручения, кино или ужин в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, досуга и побочных проектов.

  Составьте список дел на основе ваших целей

  Выработайте привычку ежедневного планирования — это одно. Обеспечение того, чтобы ваш план действительно продвигал вас к вашим более крупным целям, — это другое. Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом:

  Шаг первый: разбейте свои большие цели

  Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем Peloton» или «выйти на ночную прогулку». Пересматривайте свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приближают вас к обоим.

  Разбейте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

  Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные списки ежедневных дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значительного прогресса во всех этих областях. Заполните инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, не ставьте более 5 больших целей одновременно и рассмотрите сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

  Шаг второй: посмотрите на свою неделю в целом

  Планирование дня начинается с анализа недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и ограниченное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над достижением других несколько раз в неделю может создать импульс. Может быть, вы тренируетесь по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вам может понадобиться группировать задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы вы можете сложить свои личные целевые задачи на выходные. Выделите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и сделать небольшой набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях вы сосредоточитесь и в какие дни. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

  Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

  Шаг 3. Добавляйте свои задачи в последнюю очередь

  Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого рассмотрите возможность сохранения этого шага до конца. Таким образом, вы вынуждены подгонять свои задачи под цели, а не наоборот.

  В идеальном мире мы сосредоточились бы только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства и обязательства, которые мы должны выполнять, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей как можно больше: пересмотрите повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании обязанностей и привыкните говорить «нет». Тем не менее, вполне нормально иметь в своем списке дел то, что просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

  Узнайте больше о согласовании вашего дня с вашими долгосрочными приоритетами в нашем руководстве по созданию списка обязательств. Этот метод заставляет вас реалистично смотреть на свои обязанности, постоянно сокращать список приоритетов и выделять время на наиболее важные задачи.

  Познакомьтесь с вашим новым компаньоном по ежедневному планированию

  Присоединяйтесь к более чем 30 миллионам людей, которые доверяют Todoist, чтобы быть в курсе всего, от рабочих проектов до напоминаний о днях рождения и всего, что между ними.

  Попробуйте Todoist

  Имейте один ежедневный приоритет

  Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них из наших списков. Конечно, мы кое-что сделали, но ничего из запланированного. Противоречащее здравому смыслу решение, позволяющее сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

  Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найди время: как каждый день сосредотачиваться на том, что важно» Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают коварное явление занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и специальными запросами может показаться, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

  Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них.

  В качестве бальзама против беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они вводят понятие «Изюминка»:
  

  «Первый шаг… это решить, на что вы хотите уделить время. Каждый день вы будете выбирать одно действие, которое будет приоритетным и защищенным в вашем календаре».

  Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть вашим главным событием или главным приоритетом дня, Кнапп и Зерацки предлагают следующую простую эвристику:

  «Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», каким вы хотите, чтобы был ваш ответ? Когда вы оглядываетесь на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите насладиться? Это ваша изюминка».

  Если быть честными, окончание дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В долгосрочной перспективе важно завершать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одно задание в день? Как правило, нет. Однако выбор и выполнение одной важной задачи наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

  Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы пометить самое важное для вашего дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

  Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на повседневных задачах.

  В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто пометьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

  Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

  Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте экстремальную расстановку приоритетов ключевой частью того, как вы планируете свой день.

  Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

  Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ добиться цели, и стратегия планирования дня.

  Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования. Найдите метод повышения производительности, который работает для вас, даже если это означает изменение существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

  Eat the Frog

  Метод повышения производительности Eat the Frog предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный способ задействовать ваш основной момент на ранней стадии. Иногда это задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной, или задача, которая вызывает у нас дискомфорт. Атакуйте сразу, прежде чем у вас появится шанс прокрастинировать.

  Во время ежедневного планирования поместите задачу-лягушку в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

  Список дел, составленный на основе метода продуктивности «Съешь лягушку»

  Техника помидора

  Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими целенаправленными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х Франческо Чирилло, в то время бедным студентом, который посвятил всего 10 минут сосредоточенному изучению с помощью кухонного таймера в форме помидора (по-итальянски «помодоро»). Этот метод включает следующие шаги:

  1. Получите таймер.
  2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока не прозвенит таймер.
  3. Когда сеанс закончится, отметьте один помидор и запишите, что вы сделали.
  4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
  5. После четырех интервалов или «помодори» сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

  Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, оцените, сколько помидоров (25-минутных рабочих сессий) вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке. Обратите внимание на этот номер перед каждой задачей с эмодзи помидора или просто сам номер в скобках. Этот метод заставляет вас учитывать, сколько времени займет ваша работа, и соответственно планировать. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

  Список дел, организованный на основе метода продуктивности Pomodoro

  Блокировка времени

  С помощью метода продуктивности Time Blocking вы можете разделить свой день на отдельные блоки времени. Это может быть время от 9:30 до 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

  Как и метод Помидора, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимает выполнение ваших задач. Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список в течение дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимают задачи. Между тем, хорошее эмпирическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется.

  Список дел, организованный по методу блокировки времени

  Матрица Эйзенхауэра

  Метод повышения производительности на основе матрицы Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того, чтобы делать только то, что является самым срочным, независимо от того, является ли оно важным или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны поступать с задачами, попадающими в каждый из них:

  • «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
  • «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на -список дел или календарь
  • «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
  • «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены
  Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

  Для начала составьте свой обычный список дел, включая все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные и неважные» и «Несрочные и неважные». После того, как у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответственно: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел, когда вы планируете свой день.

  Со временем этот процесс станет вашей второй натурой, и вы, естественно, будете составлять единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные» задачи.

  Список дел, составленный на основе метода продуктивности матрицы Эйзенхауэра.

  Найдите метод повышения производительности, который лучше всего подходит для вас, приняв участие в нашей викторине по методам повышения производительности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

  Выберите инструмент планирования

  Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из наиболее популярных вариантов:

  Приложение для списка дел

  Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто разбирается в технологиях и привык тянуться к телефону или планшету вместо ноутбука. Преимущество приложений со списками дел заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать соответствующие документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также вести автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

  Преимущество приложения со списком дел, такого как Todoist, заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места.

  Мы рекомендуем Todoist, наше кросс-платформенное приложение для составления личных списков дел, доступное на большинстве устройств. Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, метки, фильтры, комментарии и загрузка файлов, которые облегчают планирование вашего дня.

  Цифровой список

  Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной работе на работе и дома.

  • Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список задач на день. Просто отметьте элементы, используя флажки или зачеркнутое форматирование. Для более надежного приложения «заметки» рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.
  Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты.
  • Таблицы Google или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как блокировка по времени, также способствуют работе в цифровой сети.

  Цифровой календарь

  Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, которым они уже пользуются, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые вы можете использовать для планирования своего дня и добавления своих задач наряду с встречами, встречами и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения производительности, как блокировка времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

  Цифровой календарь — отличный инструмент, который можно использовать с таким методом повышения производительности, как блокировка времени.

  💡 Совет по продукту

  Используйте Календарь Google с Todoist и получите двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, такие как редактирование названия события или изменение даты, будут немедленно отражены в Todoist, и наоборот.

  Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist непосредственно в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

  Планировщик из бумаги

  Любителям тактильных ощущений бумага и ручка помогут спланировать свой день. Это может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики. Мы только предостерегаем от самоклеящихся заметок или незакрепленной бумаги. Хотя простые и обрывочные, специальные клочки бумаги мешают вам оглянуться назад на старые задачи и подумать об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. раздел «Регулярно размышляйте»]

  • Блокнот — Простой блокнот с линейкой или без нее подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой. Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату вверху. Попробуйте блокноты с сеткой, которые при необходимости могут помочь в разделении.
  • Ежедневные повестки дня или планировщик s — ежедневники или планировщики представляют собой записные книжки с местом для планирования на каждый день года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает специальное пространство для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и будущим записям с помощью большая легкость.
  • Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост популярности специализированных планировщиков или систем планирования на бумаге и ручках, таких как Passion Planner или Bullet Journal. Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.
  Бумажный планировщик может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики.

  Цифровой и бумажный гибрид

  Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

  • Личное и профессиональное разделение . Используйте цифровую систему для своих профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал на выходных.
  • Сначала бумага, потом цифра . Вам может понравиться тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы оцените удобство поиска и постоянство цифровых инструментов. Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но находите время в конце каждого дня, чтобы перенести свои дела и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы выбираете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести блокнот на встречу и уйти с планами действий и просьбами, которые вы нацарапали в блокноте. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив сроки выполнения и уровни приоритета, чтобы они не провалились.
  • Ручное мышление, цифровое исполнение . Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них есть чистая страница и ручка в руке. Изложите свои планы на день на бумаге с любыми дополнительными заметками и мыслями, которые у вас могут возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

  Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс, когда это необходимо

  Даже имея четкий план и самые лучшие намерения, трудно выполнить все наши задачи на день. Мы неизбежно отвлекаемся от работы, отвлекаясь на такие отвлекающие факторы, как мемы в Твиттере и онлайн-покупки. Могут возникать специальные задачи, назначенные нашими менеджерами или делегированные товарищами по команде, которые отвлекают нас и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных вещах.

  К сожалению, эти перерывы могут привести к непродуктивным дням и неэффективным неделям. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к своим дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

  Да, наши дни никогда не идут точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, некоторые из которых разработаны экспертами по продуктивности, для соблюдения вашего ежедневного плана и корректировки курса, когда что-то идет не так.

  Устранение отвлекающих факторов

  Сосредоточьтесь, устранив распространенные отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от повседневных дел, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с большинством закрытых настольных программ, с минимальным количеством открытых вкладок, телефоном в беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

  Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Self Control или Freedom, чтобы сделать отвлекающие веб-сайты недоступными в течение нескольких часов.

  Следите за своим временем

  Точно так же, как отслеживание бюджета может естественным образом помочь вам тратить меньше, отслеживание вашего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании вашего настольного компьютера и мобильных устройств и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете установить ежедневные цели производительности и проверять в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете цели.

  Используйте приложение для автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и планировать свое время.

  Попробуйте ежечасные проверки

  Примените внимательность к производительности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, насколько вы сосредоточены в течение дня.

  Питер Бергман, бизнес-тренер и автор бестселлера «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентироваться:

  «Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем взгляните на свой календарь и сознательно повторите свое решение о том, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​по часам. Не позволяйте часам управлять вами».

  Скорректируйте свой план

  Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это нормально. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на нестандартную задачу, выделите несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенести дела на более позднее время или перенести их на завтра. Затем отработайте свой новый план.

  Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук в Джорджтаунском университете и автор бестселлера «Углубленная работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

  «Я оставляю дополнительное место рядом с блоками времени. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданно».

  Когда возникают неожиданные задачи, которые вы не можете игнорировать, скорректируйте свой план.

  Перейти к нулевому списку дел Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности Systemist, в том числе «To-do List Zero», концепцией, вдохновленной Inbox Zero:

  «В конце дня я хочу, чтобы в моем сегодняшнем списке не было задач. Правда в том, что в большинстве дней я не заканчиваю все в своем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не негативная вещь. Я вижу в этом возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их».

  Завершив вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и взяться за завтрашний день с новыми силами.

  Регулярно размышляйте

  Вы сделали планирование своего дня привычкой, преобразовали свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения производительности и выбрали свой любимый инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

  Однако не позволяйте процессу работать на автопилоте. Потратьте некоторое время на то, чтобы регулярно анализировать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию добиться большего. Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, находите время, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования или его можно подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

  Подумайте над этими вопросами:

  • Являются ли мои дни спокойными и преднамеренными или напряженными и случайными?
  • Выполнил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые из них?
  • Чувствую ли я себя выполненным в конце большинства дней?
  • Учитываются ли дни с высоким приоритетом?
  • На пути к достижению долгосрочных целей?
  • Этот день был особенно продуктивным — почему?
  • В этот день я не сделал ничего важного — почему?

  Честно рассказывая о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к достижению наших больших целей, мы можем точно настроить наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуск ежедневных сессий планирования может означать, что они слишком длинные, и может выиграть от более рационального подхода. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Нам может просто нравиться ручка и бумага, пока мы заставляем себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, поработайте над ее решением, изменив процесс ежедневного планирования.

  Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы найдем метод, который на самом деле приведет к большему выполнению.

  ---

  Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактики для эффективного планирования вашего дня, универсального решения не существует.