Как планировать день: Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак) / AdMe

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

ADME собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

© Burnoose / Imgur

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

Составляйте список дел с вечера — тогда с самого утра вы четко будете знать, что нужно сделать.

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

© Depositphotos, © Depositphotos, © Depositphotos

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

© Padelic / Imgur, © u/mastermind7002 / Reddit

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

AdMe/Психология/15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Как планировать время, чтобы это работало

21 Dec 2021

Все книги по саморазвитию пестрят заголовками о важности планирования рабочего дня. Его преимущества – это быстрое включение в работу, возможность точно распределить время и расставить дела по приоритету. Лично для меня список дел создает видимость, что выполнить можно любую работу – вот же оно записано в блокноте, стоит только сделать и вычеркнуть. Но это не так.

Если бы такой способ работал для всех и всегда – мы бы жили в идеальном мире выполненных задач. Но на деле одни планы так и остаются на бумаге, другие отнимают слишком много времени, третьи завершаются только наполовину.

Почему планирование плохо работает

Первое: многие переоценивают свои силы и неправильно рассчитывают время, которое выделяют на выполнение задач.

Пирамида Франклина – популярный способ планирования

Второе: невозможно учитывать все непредсказуемые факторы, например, пробки на дорогах или отключение света.

Что советует наука

Курс

UI/UX design

Начни свой путь в веб-дизайне с нуля до трудоустройства за 6 месяцев. Зарабатывай на старте от $700

РЕГИСТРИРУЙТЕСЬ!

• При планировании дня вспомните, сколько времени у вас занимало исполнение такого же или похожего дела раньше. Конечно, обстоятельства не будут идентичными, но так можно более точно оценить срок выполнения той или иной задачи.
• Постарайтесь точно соответствовать плану и во время работы над любым заданием не отвлекаться ни на что другое (особенно на панику, что вы не успеваете). Так вы повысите свою результативность.

Мозгу, чтобы полностью переключиться с одной задачи на другую, требуется 23 минуты и 15 секунд.

Матрица Эйзенхауэра

• Найдите человека, который будет «контролировать» вашу деятельность – выполнение задач в срок. А вы могли бы делать то же для него. Благодаря этому человеку вы будете относиться к решению вопросов более ответственно.

Такой обмен помогает привести мысли в порядок и получить дельные советы по поводу распорядка.

Как правильно планировать

Американские коучи Роджер Сайп и Робб Збиерски в своей книге «Разум под контролем» дают несколько дельных советов по распределению времени.

Выделяйте себе по два часа каждые две недели на встречу с самим собой. Это время нужно посвятить тому, чтобы вспомнить, что для вас действительно имеет значение, пересмотреть свои цели и сделать расписание на следующие две недели.

Следующие семь шагов конкретизируют, что именно нужно делать в эти два часа.

• Представьте себя в самом счастливом состоянии. Что вам для этого нужно и что конкретно сделать, чтобы это получить? Звучит банально, но, если вы не знаете, куда стремитесь, – то, как вы распределяете свое время, большой роли не играет. Если вы не понимаете, где хотите очутиться, вы не найдете самый короткий путь туда.
• Пересмотреть дела. Выделить все стоящие. Суть упражнения состоит в том, чтобы вы почувствовали, что вы управляете своей жизнью, а не плывете по течению. Посмотрите, что важного у вас запланировано, и впишите это в календарь. Возможно, на этом этапе многие дела отвалятся, так как они не имеет для вас большого значения.
• Время для самосовершенствования. Да, его тоже нужно планировать. Изучаете испанский, ходите в зал или на танго, читаете книги по бизнес-развитию? Обязательно впишите это в свой календарь. Все планы по посещению тренингов, курсов, мастер-классов тоже впишите на конкретные даты и время. Так велика вероятность, что вы не пропустите занятия, которые делают вас лучше и делают лучше вам.

Техника временных блоков

• Зеленое время – время профессиональной деятельности. Запланируйте и его (особенно это важно для тех, кто работает из дома). Все, что приносит вам доход, – зеленое время, которое нужно отметить в календаре.
• Красное время – тоже ваша профессиональная деятельность, которая не приносит денег сейчас, но становится грунтом для зеленого времени в будущем. Например, подготовка к презентации – это красное время. Оценка эффективности, оформление документации, поиск потенциальных клиентов – тоже красное время. Важно это планировать очень конкретно, чтобы эти задачи не поглотили ваши силы и вы не бежали весь день, как хомяк в колесе, без видимого результата.
• Гибкое время – время «да я бы с удовольствием это сделал, но сейчас, увы, не могу». Например, клиент, которому нужно, чтобы вы отложили все свои дела и занимались именно его вопросом (да, бывает разное, я иногда тоже так делаю). Чтобы контролировать такие ситуации и грамотно управлять своим временем, лучше учесть и гибкое время тоже. Его стоит посвятить решению вот таких «как снег на голову» задач.
• Восстановление – время на это тоже планируем. Все, что помогает вам отдохнуть очень конкретизировано вписывайте в график. Свидания, театр, коньки, рукоделие, сериалы, просто на диванчике полежать – главное, чтобы вы собрали свои силы назад.

Что делать, если строгое планирование не для меня

И не для меня тоже. Строгое планирование подходит большинству людей на планете и многим очень помогает в развитии карьеры, поддержании баланса между семьей, работой и личным временем. Но не всем.

Возможно, вы, как и я, «хаотик». И если однообразие вам мгновенно наскучивает, а обычный тайм-менеджмент бесит – вот моя система жизни без плана.

Из-за склада характера у меня выработался своеобразный способ планирования. Когда я договариваюсь с клиентом о встрече – мы выбираем, например, вторник. Но в связи с очень быстрыми изменениями графика у обоих мы не говорим о конкретном времени. И уже во вторник утром или даже днем решаем, какой час будет удобен нам обоим.

Методы фиксированного времени

Я решил для себя, сколько неопределенности я готов себе разрешить. Можно задать себе вопросы: нужны ли вам фиксированные рабочие часы? Хотите ли вы постоянно помнить, какой сегодня день недели? Любите ли выполнять одинаковый объем работы ежедневно или готовы за три дня без сна отработать все и сразу?

Я комбинирую разные виды деятельности на протяжении дня: не занимаюсь постоянно чем-нибудь одним, а, например, до обеда делаю таблицы, а после – встречаюсь с клиентами.

Еще идеи, которые я слышал от коллег

• Иметь одну работу, но параллельно проходить курсы по всякому разному, чтобы отвлекаться и повышать шансы найти что-то интересное.
• Если работаете на многих проектах – лучше создать общий, который будет постоянно обновляться, список того, что нужно сделать на неделе, и стараться переключаться с задачи на задачу.
• Учитывать биологию циркадных ритмов – часов, которые встроены в наш организм. Очевидное: утром кортизол, который отвечает за мобилизацию организма повышен, так что стрессовые дела лучше планировать на это время. Неочевидное: промежуток между полуднем и четырьмя часами дня – самый сложный для дел, где необходимо сосредоточиться. Так что сюда лучше планировать несложные, приятные дела.
• Вечером мы лучше всего выполняем задачи, которые требуют креативности. На это вроде как влияет усталость – мы ослабляем контроль и мозг свободно ищет разноплановые решения проблемы.

Как итог скажу, что порой даже в самый продуманный план жизнь вносит свои коррективы. И не забывайте, что они могут быть прекрасны.

Этот материал – не редакционный

Это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.

баланс жтзни и работыпланированиетайм-менеджмент

Все публикации автора

Топ материалы недели

Вакансии

Разместить вакансию

Еще 2 вакансии

Спецпроекты

Топ статья октября

Топ материалы недели

Полное руководство по ежедневной продуктивности

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана на игру – это возня на поле. Большое событие без всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на это знание, мы часто не уделяем должного внимания тому, что важнее всего: нашей повседневной жизни. Начинать работу утром без четкого плана — значит потерпеть неудачу.

Мы ставим цели в порядке сезонов и лет, но то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы приобретаем, задачи, которые мы выполняем, и то, что мы расставляем по приоритетам, — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но когда наши дни без намерений превышают наши дни с целью, мы в конечном итоге упускаем из виду наши цели и задаемся вопросом, куда ушло все это время.

Лучшая защита от лихорадочных, но непродуктивных дней — хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье вы узнаете, как планировать свои дни для более спокойной и целенаправленной работы, которая приблизит вас к вашим целям. Планирование дня должно занимать всего 10-15 минут, однако базовые стратегии осмысленного планирования дня с намерением заслуживают полного изучения.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, пока мотивация или вдохновение поразят вас, и установите график для своих привычек». Мотивация вытекает из действия, а не наоборот.

Вот почему ежедневный ритуал планирования так важен. Иногда утром мы чувствуем мотивацию, чтобы воспользоваться днем ​​​​и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но эти дни — исключение. Нам нужно делать дела, даже когда мы просыпаемся уставшими и отстраненными, желая вернуться в постель или тоскуя по пятнице в 17:00. В эти дни наиболее важно подходить к этому дню с планом.

Начните с установки будильника для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день — либо во время ритуала завершения работы, либо первым делом с утра. Чтобы упростить выработку привычки, свяжите новую сессию ежедневного планирования с существующей привычкой, такой как употребление утреннего кофе или прослушивание музыки.

Объедините ежедневную сессию планирования с существующей привычкой.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня или просто установите будильник на телефоне.

Используйте приложение со списком дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования дня.

Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу видим результаты нашей самоотверженности. К счастью, планирование дня — это привычка, которая сразу же окупается. Вы почувствуете себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным с планом на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет второй натурой.

Не можете превратить ежедневное планирование в рефлексивную привычку? Не рвите цепь!

Сохраняйте привычку ежедневного планирования на выходные, даже если вы стремитесь к спокойному дню. Добавьте поручения, кино или ужин в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, досуга и побочных проектов.

Составьте список дел на основе ваших целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Обеспечение того, чтобы ваш план действительно продвигал вас к вашим более крупным целям, — это другое. Используйте сеанс ежедневного планирования, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, чтобы получить вас там:

Шаг первый: разбейте свои большие цели

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить «Привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем Peloton» или «выйти на ночную прогулку». Пересматривайте свои личные и профессиональные цели, когда садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приближают вас к обоим.

Разбейте долгосрочные цели на ежедневные задачи.

Если вы изо всех сил пытаетесь создать реалистичные списки ежедневных дел, отражающие все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значительного прогресса во всех этих областях. Заполните инвентаризацию обязательств, чтобы отточить меньшее количество целей, которые наиболее важны для вас. Как правило, не ставьте более 5 больших целей одновременно и рассмотрите сочетание краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: Взгляните на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения вашей недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и ограниченное количество часов в день. Это нормально. В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над достижением других несколько раз в неделю может создать импульс. Может быть, вы тренируетесь по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вам может понадобиться группировать задачи и сосредоточиться только на задачах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы вы можете сложить свои личные целевые задачи на выходные. Выделите время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы уменьшить масштаб и сделать небольшой набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях вы сосредоточитесь и в какие дни. Сохраните детали для ежедневных сеансов планирования.

Планируйте свой день, рассматривая свою неделю в целом и группируя задачи.

Шаг 3: Добавляйте свои дела в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинают планировать свой день. Они начинают с назначенных встреч, обязательных встреч, срочных сроков, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого рассмотрите возможность сохранения этого шага до конца. Таким образом, вы вынуждены подгонять свои задачи под цели, а не наоборот.

В идеальном мире мы сосредоточились бы только на повседневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. На самом деле у нас есть обязательства и обязательства, которые мы должны выполнять, некоторые из которых мало влияют на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей как можно больше: пересмотрите повторяющиеся встречи, подумайте о делегировании обязанностей и привыкните говорить «нет». Тем не менее, вполне нормально иметь в своем списке дел то, что просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и энергии.

Узнайте больше о согласовании вашего дня с вашими долгосрочными приоритетами в нашем руководстве по созданию списка обязательств. Этот метод заставляет вас реалистично смотреть на свои обязанности, постоянно сокращать список приоритетов и выделять время на наиболее важные задачи.

Познакомьтесь с вашим новым компаньоном по ежедневному планированию

Присоединяйтесь к более чем 30 миллионам людей, которые доверяют Todoist, чтобы быть в курсе всего, от рабочих проектов до напоминаний о днях рождения и всего, что между ними.

Попробуйте Todoist

Имейте один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них из наших списков. Конечно, мы кое-что сделали, но ничего из запланированного. Противоречащее здравому смыслу решение, позволяющее сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

Вы можете подумать: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредотачиваюсь только на одной задаче в день?». В книге «Найди время: как каждый день сосредотачиваться на том, что важно» Джейк Кнапп и Джон Зерацки обсуждают коварное явление занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и специальными запросами может показаться, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нам нужно сделать, только для того, чтобы в конце дня понять, что мы не вычеркнули ни одно из них.

В качестве бальзама против беспокойных дней, которые проходят без прогресса, они вводят понятие «Изюминка»:

«Первый шаг… это решить, на что вы хотите уделить время. Каждый день вы будете выбирать одно действие, которое будет приоритетным и защищенным в вашем календаре».

Если вы изо всех сил пытаетесь выбрать, что может быть вашим главным событием или главным приоритетом дня, Кнапп и Зерацки предлагают следующую простую эвристику:

«Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, станет ярким пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», каким вы хотите, чтобы был ваш ответ? Когда вы оглядываетесь на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите насладиться? Это ваша изюминка».

Если быть честными, окончание дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В долгосрочной перспективе важно завершать 5-7 больших дел в неделю. Означает ли это, что вы будете выполнять только одно задание в день? Как правило, нет. Однако выбор и выполнение одной важной задачи наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Воспользуйтесь диспетчером задач, например Todoist, чтобы пометить самое важное для вашего дня как высокоприоритетное и переместить его в начало списка.

Используйте диспетчер задач, например Todoist, чтобы сосредоточиться на повседневных задачах.

В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто пометьте, выделите или подчеркните самую важную задачу в своем списке дел в блокноте или ежедневнике.

Если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, отметьте самую важную задачу в своем списке дел.

Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте экстремальную расстановку приоритетов ключевой частью того, как вы планируете свой день.

Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ добиться цели, и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения производительности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как их использовать для ежедневного планирования. Найдите метод повышения производительности, который работает для вас, даже если это означает изменение существующего или создание нового с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Eat the Frog

Метод повышения производительности Eat the Frog предлагает вам определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный способ задействовать ваш основной момент на ранней стадии. Иногда это задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной, или задача, которая вызывает у нас дискомфорт. Атакуйте сразу, прежде чем у вас появится шанс прокрастинировать.

Во время ежедневного планирования поместите задачу-лягушку в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности «Съешь лягушку»

Техника помидора

Техника помидора лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими целенаправленными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х Франческо Чирилло, в то время бедным студентом, который посвятил всего 10 минут сосредоточенному изучению с помощью кухонного таймера в форме помидора (по-итальянски «помодоро»). Этот метод включает следующие шаги:

1. Получить таймер.
2. Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока не прозвенит таймер.
3. Когда сеанс закончится, отметьте один помидор и запишите, что вы сделали.
4. Наслаждайтесь пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов или «помодори» сделайте более длительный перерыв на 20–30 минут.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, оцените, сколько помидоров (25-минутных рабочих сессий) вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке. Обратите внимание на этот номер перед каждой задачей с эмодзи помидора или просто сам номер в скобках. Этот метод заставляет вас учитывать, сколько времени займет ваша работа, и соответственно планировать. Вы можете использовать помидоры в течение всего дня или просто использовать этот метод для своей основной задачи.

Список дел, организованный на основе метода продуктивности Pomodoro

Блокировка времени

С помощью метода продуктивности Time Blocking вы можете разделить свой день на отдельные блоки времени. Это может быть время от 9:30 до 11:30 или просто «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвящайте каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и метод Помидора, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимает выполнение ваших задач. Не забудьте включить блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу для максимальной точности. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы ожидаете. Это нормально. Вносите быстрые изменения в свой список в течение дня. Со временем вы лучше поймете, сколько времени занимают задачи. Между тем, хорошее эмпирическое правило — удвоить количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется.

Список дел, организованный в соответствии с методом блокировки времени

Матрица Эйзенхауэра

Метод повышения производительности с помощью матрицы Эйзенхауэра заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того, чтобы делать только то, что является самым срочным, независимо от того, является ли оно важным или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как мы должны поступать с задачами, попадающими в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы на -список дел или календарь
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому
• «Несрочные и неважные задачи» должны быть удалены

Матрица Эйзенхауэра разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, чтобы помочь нам расставить приоритеты.

Для начала составьте свой обычный список дел, включая все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырем категориям: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные и неважные» и «Несрочные и неважные». Когда у вас есть эти категории, действуйте в своем списке дел соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из списка дел, когда планируете свой день.

Со временем этот процесс станет вашей второй натурой, и вы, естественно, составите единый список дел, содержащий только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные» задачи.

Список дел, составленный на основе метода продуктивности матрицы Эйзенхауэра.

Найдите метод повышения производительности, который лучше всего подходит для вас, приняв участие в нашей викторине по методам повышения производительности, чтобы лучше понять свой уникальный стиль работы.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из наиболее популярных вариантов:

Приложение для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто разбирается в технологиях и привык тянуться к телефону или планшету вместо ноутбука. Преимущество приложений со списками дел заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете легко перемещать задачи изо дня в день по мере изменения ваших планов, упорядочивать соответствующие документы и ссылки рядом с вашими задачами, а также вести автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Преимущество приложения со списком дел, такого как Todoist, заключается в том, что все хранится в одном месте и доступно из любого места.

Мы рекомендуем Todoist, наше кросс-платформенное приложение для составления личных списков дел, доступное на большинстве устройств. Приложение включает в себя множество функций, таких как напоминания, метки, фильтры, комментарии и загрузка файлов, которые облегчают планирование вашего дня.

Цифровой список

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной работе на работе и дома.

• Приложение для заметок или текстовый редактор . Используйте простое приложение для заметок, такое как Bear (только для iOS и MacOS), Apple Notes или Google Keep, чтобы вести текущий список задач на день. Просто отметьте элементы, используя флажки или зачеркнутое форматирование. Для более надежного приложения «заметки» рассмотрите Google Docs или Microsoft Word для большей гибкости и возможностей настройки.

Если вы не заинтересованы в полноценном диспетчере задач, но все же хотите цифровое решение, рассмотрите менее специализированные инструменты.

• Таблицы Google или Excel . Планируйте свой день в электронной таблице. Это может помочь вам добавить больше контекста и примечаний к определенным ячейкам. Такие методы, как блокировка по времени, также способствуют работе в цифровой сети.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают инструмент ежедневного планирования, которым они уже пользуются, — календарь. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical и Woven — популярные приложения-календари, которые вы можете использовать для планирования своего дня и добавления своих задач наряду с встречами, встречами и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения производительности, как блокировка времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как в Интернете, так и на мобильных устройствах.

Цифровой календарь — отличный инструмент, который можно использовать с таким методом повышения производительности, как блокировка времени.

💡 Совет по продукту

Используйте Календарь Google с Todoist и получите двустороннюю синхронизацию между запланированными задачами Todoist и Календарем Google. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, такие как редактирование названия события или изменение даты, будут немедленно отражены в Todoist, и наоборот.

Вы также можете использовать Fantastical с Todoist. Благодаря этой интеграции вы сможете видеть все свои задачи из Todoist прямо в Fantastical, а любые изменения, которые вы вносите в задачи Todoist в Fantastical, будут синхронизироваться с Todoist и наоборот.

Планировщик из бумаги

Любителям тактильных ощущений бумага и ручка помогут спланировать свой день. Это может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики. Мы только предостерегаем от самоклеящихся заметок или незакрепленной бумаги. Хотя простые и обрывочные, специальные клочки бумаги мешают вам оглянуться назад на старые задачи и подумать об эффективности вашего ежедневного планирования. [См. раздел «Регулярно размышляйте»]

• Блокнот — Простой блокнот с линейкой или без нее подойдет для простой системы планирования с ручкой и бумагой. Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату вверху. Попробуйте блокноты с сеткой, которые при необходимости могут помочь в разделении.
• Ежедневные повестки дня или планировщик s — ежедневники или планировщики представляют собой записные книжки с местом для планирования на каждый день года с 1 января по 31 декабря. Это обеспечивает специальное пространство для ежедневного планирования и возможность вернуться к предыдущим и предстоящим записям с помощью большая легкость.
• Специализированные планировщики — Мы наблюдаем рост популярности специализированных планировщиков или систем планирования на бумаге и ручках, таких как Passion Planner или Bullet Journal. Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для преданных своему делу практиков.

Бумажный планировщик может принимать любую форму, включая записные книжки, повестки дня или специализированные планировщики.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда дело доходит до ежедневного планирования, вам не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Вот несколько различных способов эффективного использования гибридной системы:

• Личное и профессиональное разделение . Используйте цифровую систему для своих профессиональных задач и планировщик для личных задач. Это может быть полезным методом, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Точно так же вы можете использовать диспетчер задач в течение недели и журнал на выходных.
• Сначала бумага, потом цифра . Вам может понравиться тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы оцените удобство поиска и постоянство цифровых инструментов. Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня находите время, чтобы перенести свои задачи и прогресс в цифровой диспетчер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы выбираете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете принести блокнот на встречу и уйти с планами действий и просьбами, которые вы нацарапали в блокноте. Затем вы можете перенести эти элементы в свой цифровой список дел, добавив сроки выполнения и уровни приоритета, чтобы они не провалились.
• Ручное мышление, цифровое исполнение . Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них есть чистая страница и ручка в руке. Изложите свои планы на день на бумаге с любыми дополнительными заметками и мыслями, которые у вас могут возникнуть. Затем переместите их в свой цифровой список дел, чтобы сделать ваши задачи более действенными.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс, когда это необходимо

Даже имея четкий план и самые лучшие намерения, трудно выполнить все наши задачи на день. Мы неизбежно отвлекаемся от работы, отвлекаясь на такие отвлекающие факторы, как мемы в Твиттере и онлайн-покупки. Могут возникать специальные задачи, назначенные нашими менеджерами или делегированные товарищами по команде, которые отвлекают нас и заставляют нас сосредоточиться на незапланированных вещах.

К сожалению, эти перерывы могут привести к непродуктивным дням и неэффективным неделям. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к своим дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

Да, наши дни никогда не идут точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, некоторые из которых разработаны экспертами по продуктивности, для соблюдения вашего ежедневного плана и корректировки курса, когда что-то идет не так.

Устранение отвлекающих факторов

Сосредоточьтесь, устранив распространенные отвлекающие факторы, которые отвлекают вас от задач на день, особенно если основная часть вашей работы выполняется за компьютером. Если возможно, работайте с большинством закрытых настольных программ, с минимальным количеством открытых вкладок, телефоном в беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, такой как Self Control или Freedom, чтобы сделать отвлекающие веб-сайты недоступными в течение нескольких часов.

Следите за своим временем

Точно так же, как отслеживание вашего бюджета может естественным образом помочь вам тратить меньше, отслеживание вашего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте приложение для автоматического отслеживания, такое как Rescue Time, которое собирает информацию об использовании вашего настольного компьютера и мобильных устройств и сортирует ваше время в сети на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее». Вы можете установить ежедневные цели производительности и проверять в течение дня, чтобы увидеть, приближаетесь ли вы к своей цели или не достигаете цели.

Используйте приложение для автоматического учета времени, например Rescue Time, чтобы более эффективно отслеживать и планировать свое время.

Попробуйте ежечасные проверки

Примените внимательность к производительности, регулярно проверяя себя, чтобы заметить, насколько вы сосредоточены в течение дня.

Питер Бергман, бизнес-тренер и автор бестселлера «18 минут», предлагает установить обычный таймер, чтобы переориентироваться:

«Настройте часы, телефон или компьютер так, чтобы они звонили каждый час. Когда он зазвонит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем взгляните на свой календарь и сознательно повторите свое решение о том, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем ​​по часам. Не позволяйте часам управлять вами».

Измените свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это нормально. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не возвращаясь к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам нужно переключиться на нестандартную задачу, найдите несколько минут, чтобы скорректировать свой план на день: перенесите дела на более позднее время или перенесите их на завтра. Затем отработайте свой новый план.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук в Джорджтаунском университете и автор бестселлера «Углубленная работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана с помощью метода блокировки времени с ручкой и бумагой:

«Я оставляю немного места рядом с блоками времени. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день разворачивается неожиданно».

Когда возникают неожиданные задачи, которые вы не можете игнорировать, скорректируйте свой план.

Перейти к «Нулевому списку дел»

В большинстве дней вы не сможете закончить все в своем списке. Тем не менее, все равно доберитесь до «Нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор Doist, делится своим личным методом продуктивности Systemist, в том числе «To-do List Zero», концепцией, вдохновленной Inbox Zero:

«В конце дня я хочу, чтобы в моем сегодняшнем списке не было задач. Правда в том, что в большинстве дней я не заканчиваю все в своем сегодняшнем списке и откладываю дела. Это не негативная вещь. Я вижу в этом возможность подвести итоги того, где я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их».

Завершив вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и взяться за завтрашний день с новыми силами.

Регулярно размышляйте

Вы сделали планирование своего дня привычкой, преобразовали свои долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения производительности и выбрали свой любимый инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые превращаются в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте процессу работать на автопилоте. Потратьте некоторое время на то, чтобы регулярно анализировать, помогает ли ваш подход к ежедневному планированию добиться большего. Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, находите время, чтобы подумать, работает ли ваш процесс планирования или его можно подправить или даже пересмотреть, чтобы сделать его более эффективным.

Подумайте над этими вопросами:

• Мои дни спокойные и преднамеренные или напряженные и случайные?
• Завершил ли я все свои ежедневные занятия по планированию или пропустил некоторые из них?
• Чувствую ли я себя выполненным в конце большинства дней?
• Учитываются ли дни с высоким приоритетом?
• На пути к достижению долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• В этот день я не сделал ничего важного — почему?

Честно рассказывая о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к достижению наших больших целей, мы можем точно настроить наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуск ежедневных сессий планирования может означать, что они слишком длинные, и может выиграть от более рационального подхода. Если мы не движемся к нашим целям, это может означать, что у нас их слишком много, или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Нам может просто нравиться ручка и бумага, пока мы заставляем себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, поработайте над ее решением, изменив процесс ежедневного планирования.

Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы придем к методу, который на самом деле приведет к большему выполнению.

---

Планируя свой день, стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Несмотря на то, что мы предоставили советы и тактики для эффективного планирования вашего дня, универсального решения не существует. Вместо этого мы чувствуем себя наиболее готовыми к нападению на наш день, когда появляемся постоянно. Продуктивные дни имеют свойство превращаться в продуктивные недели, месяцы и годы. Когда мы решаем наши задачи с намерением и концентрируемся изо дня в день, нет предела тому, чего вы можете достичь.

8 способов спланировать свой день для максимальной продуктивности

«Жизнь — это то, что происходит, пока вы строите другие планы…» план — это просто желание. Без надлежащего планирования грань между идеей и стратегией становится нечеткой, что стирает вашу карту будущего. Тем не менее, когда вы планируете свой день, ставите цели и отслеживаете свой прогресс, вы точно знаете, где вы находитесь в своей работе по достижению своих целей.

Стремитесь ли вы укротить чрезмерную рабочую нагрузку, выработать новую привычку или выделить больше времени для развлечений, понимание того, как планировать свой день, является ключом к тому, чтобы взять под контроль и достичь того, чего вы хотите. Вот восемь лучших способов спланировать свой день, чтобы вы могли повысить свою продуктивность и осуществить свои мечты.

Ваш продуктивный день начинается с мощного подготовительного упражнения Тони.

1. Думай наперед

Человеческие существа обладают ограниченной силой воли. Когда вы пытаетесь спланировать свой день утром, вы первым делом истощаете запас силы воли. Зачем делать это с собой, когда вы можете так же легко спланировать свой день накануне вечером? Предупреждая себя о том, как будет выглядеть завтрашний день, вы морально готовы к моменту пробуждения — вам не нужно тратить время и энергию, когда ваша дневная стратегия готова и ждет.

Это не обязательно означает планирование каждой минуты вашего дня. Это также означает использование силы рутины, чтобы убрать некоторые вещи из вашей тарелки. Есть причина, по которой Стив Джобс и Барак Обама носили одно и то же каждый день. Эти типы рутины экономят энергию вашего мозга для того, что действительно важно — принятие сложных решений и сосредоточение на ваших целях.

2. Ритуалы объятий

Самая мощная рутина проходит утром. Принятие утренних ритуалов обеспечит структуру и дисциплину, необходимые для того, чтобы научиться планировать свою повседневную жизнь. Это также задает настроение на весь день, переключая ваше мышление на позитив и продуктивность.

Как и любая новая привычка, управление расписанием требует последовательности, чтобы стать второй натурой. Внесите новые привычки в свое расписание, чтобы вам постоянно напоминали о том, что нужно следовать им. Делая новые привычки ритуальными, вы можете создавать шаблоны, соответствующие вашим ценностям и приоритетам.

3. Притормози

Какими бы полезными ни были технологии, овладение навыками планирования дня — прекрасное время для перехода на аналог. Прежде чем включить какую-либо технологию, возьмите лист бумаги и напишите, какие конечные результаты сделают ваш день успешным. Затем запишите шаги, необходимые для этого.

Выберите из этих шагов те, которые реально выполнить за день. Отвлекшись на несколько минут от потока цифровой информации, вы сможете спокойно сосредоточиться на сегодняшнем плане действий. Сделайте это частью своей утренней рутины, чтобы привести мысли в нужное состояние перед началом дня.

4. Найдите подходящие инструменты

Вам не нужно полностью игнорировать технологии — приложения и инструменты для управления временем необходимы многим людям. Чтобы научиться планировать свой день, сосредоточьтесь на самом популярном индивидуальном планировщике жизни Тони Роббинса RPM Life Planner. В отличие от большинства систем тайм-менеджмента, которые сосредоточены исключительно на составлении списка дел, RPM Life Planner использует целостный подход.

Все инструменты, необходимые для организации и достижения того, чего вы действительно хотите от жизни, всегда под рукой. Вы получаете достижимый план не только того, как спланировать свой день, но и того, как разработать стратегию и достичь более крупных жизненных целей. Такой подход избавляет вас от рутинной работы, связанной с несфокусированной деятельностью. Вы получаете реальный прогресс – движение вперед к своим увлечениям.

5. Используйте фрагментацию

Когда у вас слишком много дел, почти невозможно сосредоточиться на чем-либо, не говоря уже о том, как спланировать свой день. Введите фрагментирование, стратегию тайм-менеджмента, лежащую в основе метода быстрого планирования (планирование RPM). Вместо того, чтобы думать о своем времени как о мимолетном ресурсе, который либо «тратят», либо «сберегают», планирование RPM поможет вам расставить приоритеты в результатах, которые вы действительно хотите в жизни, а затем направить свое время на достижение этих целей.

Используя технику разбиения на части, вы можете ставить перед собой реалистичные и достижимые цели, используя имеющиеся у вас ресурсы, не истощая себя. Чтобы попрактиковаться в разделении на фрагменты, сгруппируйте похожие действия и информацию в небольшие кусочки. Разделение на части — один из лучших способов планировать свой день — вы заметите, что все, начиная от планирования рабочего дня и заканчивая отдыхом, становится более естественным.

6. Установите границы

Когда вы планируете свой рабочий день, дайте себе реалистичное окно времени для каждого пункта и отрезайте себя от этого окна. Установление границ с вашим временем позволяет вам сосредоточиться и полагаться на параметры планирования, которые вы установили для себя.

Еще одна привычка, которую следует внедрить в свой день, — перезагружать разум и тело, даже если вы этого не хотите. Поставьте будильник на каждый час. Когда он прозвенит, встаньте и потянитесь, чтобы оживить свое состояние. Прежде чем вернуться к работе, спросите себя, был ли этот последний час продуктивным, и спланируйте следующий час для достижения максимальных результатов.

7. Примите массовые меры

У всех нас есть длинные списки дел в телефонах или в холодильниках. Они заполнены задачами, которые мы не хотим, чтобы выполнял, но мы знаем, что их необходимо выполнить. Тем не менее, научиться планировать свой день — это не ежедневные задачи. Речь идет о действиях, которые вы предпринимаете, которые приближают вас к вашей цели. Вам нужно выбросить свой список дел и создать комплексный план действий (MAP).

Ваша карта MAP поможет вам убедиться, что действия, которые в конечном итоге входят в ваш график, ориентированы на достижение цели и связаны с вашей целью. Это придает смысл всему, что вы делаете — даже задачам, которые вы считаете второстепенными, — что улучшает вашу концентрацию и позволяет вам успевать больше за день.

8. Расставьте приоритеты для себя

Как ни заманчиво говорить себе, что вы просто «обойдётесь» со своими личными потребностями, реальность такова, что, когда вы заняты, это первые задачи, в которых вы теряетесь. перетасовка. Приоритет вашего общего физического, психического и эмоционального здоровья является краеугольным камнем прочного успеха, поэтому не забывайте о них, когда планируете свой день.

Упражнения и правильное питание дадут вам энергию и жизненные силы, необходимые вам в течение дня. Позитивные привычки, такие как медитация или йога, сосредотачивают ваш разум и тело. Забота о себе дает вам время расслабиться и перегруппироваться. Расставить приоритеты для себя — это не лениться — все эти вещи в конечном итоге необходимы для вашей продуктивности и творчества.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под контроль и составьте план управления своей жизнью, а не только своим временем. Узнайте, как добиться большего с помощью метода быстрого планирования.

Получить об/мин

Хотите добиться реальных результатов СЕЙЧАС? Заполните форму ниже, чтобы запланировать БЕСПЛАТНУЮ 30-минутную сессию с тренером по стратегии результатов Тони Роббинса.

Вводя свою информацию на веб-сайте Tony Robbins, вы соглашаетесь с тем, что мы можем собирать и использовать вашу личную информацию в маркетинговых и других целях, как указано в нашей Политике конфиденциальности, с которой мы рекомендуем вам ознакомиться.