Как пройти собеседование на должность администратора: Как пройти собеседование на администратора — Kpasnokamsk

Чаще всего в этой должности работают женщины, поскольку они обладают природной способностью находить нестандартные решения многих вопросов. Однако мужчина тоже может успешно работать администратором ресторана, если обладает всеми вышеуказанными качествами.

Должностные обязанности

Должностные обязанности администратора ресторана включают в себя:

В некоторых случаях администратор также занимается проведением банкетов, а также их организацией, и выполняет другие задачи, поручаемые директором.

Права администратора заведения

Администратор заведения имеет право:

Ответственность

Сотрудник в обсуждаемой профессии несет ответственность за все, что выполняется им на работе, в том числе за действия персонала. В его обязанности входит и контроль над работой зала, и за всеми сотрудниками. Кроме того, он является ответственным и за материальные ценности.

Как правило, ответственность на этой должности наступает за:

В случае если персонал причиняет материальный вред ресторану, ответственность за это несет администратор.

Особенности работы в ресторане

Работа администратора сопровождается непрерывным общением с людьми – как с персоналом, так и с посетителями. По данной причине работник должен обладать высокой коммуникабельностью, внимательностью к окружающим и тактичностью.

В случае возникновения конфликтной ситуации требуется в кратчайшие сроки обдумать ситуацию и принять необходимое решение. Это значит, что администратору требуется оставаться спокойным и рассудительным, несмотря ни на что.

Работая с клиентами, нужно выяснять все пожелания и просьбы клиентов, предоставляя им желаемое, учитывая при этом возможности самого ресторана. Определенные правила поведения и корпоративная этика также играют важную роль.

Человек, желающий работать на упомянутой должности, должен обладать сдержанностью и при этом решительностью. Дополнительные необходимые качества – это аккуратность, трудолюбие и грамотно поставленная речь. Все это повышает шансы на получение указанной должности и дает возможность карьерного роста.

Администратор должен быть в курсе всего происходящего в ресторане, в том числе учитывать всю специфику заведения. Следует трезво оценивать все минусы и плюсы, чтобы иметь возможность использовать преимущества и сделать незаметными недостатки.

Полезным будет и знание психологии – это позволит разбираться в потребностях клиента намного лучше, а также поможет избежать многих конфликтных ситуаций.

В коллективе потребуется завоевать и поддерживать авторитет, поскольку администратор является образцом для персонала. Для этого придется непрерывно идти к поставленной цели и применять силу воли.

Поскольку работа на этой должности связана с регулярно возникающими трудностями, решения принимать требуется быстро. Но если научиться справляться со всеми сложностями без промедления, хорошая работа будет замечена быстро.

Видео о том, как правильно управлять рестораном:

Распорядок работы

Как правило, это работа носит посменный характер. Продолжительность смены зависит от пожеланий нанимателя. Обычно руководитель приходит за некоторое время до открытия заведения, чтобы успеть провести подготовительную работу, а затем общаться с посетителями.

Заработная плата на этой должности зависит от нескольких обстоятельств. Основными из них являются:

• опыт работы специалиста
• региона, в котором расположен ресторан
• вида заведения и его ценовой политики

Например, администраторы дорогих столичных ресторанов могут иметь более высокую оплату труда, по сравнению с коллегами из бюджетных сетевых заведений. Аналогично обстоит дело, в зависимости от размера заведения и количества столов.

Порядок оформления

Приняв решение получить должность администратора, соискателю следует указать в резюме:

Оформление сотрудника проходит в стандартном режиме, указывая в трудовом договоре особенности профессии.

Качества и навыки для администраторов

Для трудоустройства в качестве администратора требуется иметь высшее образование. Профессия при этом должна быть связана с управлением. Это может быть отделение ресторанного бизнеса или подобное. В некоторых случаях возможно трудоустройство соискателя и без соответствующего диплома, но все равно высшее образование необходимо. Без него получить должность сложно.

Речь должна быть хорошо поставленной и грамотной. Важны также пунктуальность и умение быстро принимать решения.

Администратор несет ответственность за все, что происходит в помещении заведения. Поэтому соискателю, прежде всего, необходимо взвесить все «за» и «против».

Напишите свой вопрос в форму ниже

Чем занимается администратор заведения общепита (кафе, ресторана и т. п.)

Не в каждом кафе, особенно если речь идет о крупном заведении, директор способен оперативно решать все возникающие проблемы и вопросы. Для этих целей и нанимается специальный работник — администратор, называемый также иногда менеджером или управляющим.

Основные трудовые задачи администратора заключаются в организации и контроле работы заведения. Эти два понятия включают огромный объем работы — как с обслуживающим персоналом кафе, так и с гостями заведения, в т. ч. решение любых возникающих вопросов, урегулирование проблем и даже скандалов.

При этом должности администратора кафе и администратора ресторана, если и различаются, то незначительно, т. к. и сами эти заведения отличаются между собой обычно лишь ассортиментом блюд и ценовой политикой (иногда — интерьером и сервировкой). Таким образом, основной набор должностных обязанностей администраторов кафе и ресторанов одинаков, должностная инструкция может предусматривать лишь более широкий или, наоборот, более ограниченный перечень должностных обязанностей конкретного специалиста.

Должностная инструкция для администратора кафе/ресторана (структура, оформление, содержание)

Поскольку должностная инструкция — это внутренний документ организации, работодатели могут самостоятельно формировать подобного рода документацию без ограничений по внешнему виду и содержанию. Однако чаще всего при разработке такого рода документации работодатели используют типовые формы документов, сформированные правилами кадрового делопроизводства.

Итак, что же представляет собой типовая должностная инструкция администратора такого заведения, как кафе или ресторан? На первой странице документа вверху справа отводится место для информации о дате утверждения инструкции и должностном лице предприятия, утвердившего ее. Там же указываются сведения о сотрудниках, согласовавших текст документа при его разработке.

1. Общие положения. В этой части определяются основные требования к сотруднику, такие как:
   • образование;
   • опыт работы;
   • профессиональные навыки.

   В этом же разделе устанавливается порядок приема, увольнения и замещения работника, указывается место должности в общей организационно-штатной структуре организации и определяется непосредственный начальник сотрудника.

   Не знаете свои права?

2. Должностные права и обязанности сотрудника. Этот раздел — основной в должностной инструкции, в нем перечисляется все то, что работник должен и может делать в связи со своей трудовой деятельностью в данной организации. Разработке этого раздела нужно уделить особое внимание, так как работник, в соответствии с трудовым законодательством, вправе выполнять только те указания и поручения, которые соответствуют его должностным обязанностям, установленными трудовым договором и должностной инструкцией.
3. Ответственность работника. Этот раздел определяет перечень трудовых нарушений, за которые возможно наказание, и перечисляет виды наказаний. При этом важно иметь в виду, что ответственность, определяемая должностной инструкцией, не может быть строже, чем это предусмотрено нормами действующего трудового законодательства.

Требования к администратору кафе/ресторана

К образованию кандидата на должность администратора кафе или ресторана обычно предъявляются не столь высокие требования, как к специалистам иной сферы деятельности. В большинстве случаев достаточно среднего профессионального образования, причем, в зависимости от престижности заведения, оно может быть и непрофильным. Примечание: существует специальность «Организация обслуживания в общественном питании», в связи с чем некоторые работодатели могут требовать диплом об окончании учебы именно по этому направлению.

Ведущее место среди требований, предъявляемых к возможному администратору кафе, является опыт работы. Продолжительность работы на подобной должности каждый наниматель устанавливает самостоятельно, так что сроки могут варьироваться в зависимости от уровня заведения, куда принимается специалист. Однако в случае отсутствия соответствующего опыта рассчитывать кандидат может лишь на должность помощника администратора.

Помимо указанного, в зависимости от профиля заведения, к кандидату на должность могут предъявляться также требования к знанию иностранного языка, компьютера и т. д.

Основные должностные обязанности и права администратора заведения общепита

В перечень стандартных должностных обязанностей администратора кафе или ресторана могут входить такие трудовые функции, как:

• организация результативной работы заведения общественного питания;
• управление подчиненными сотрудниками, в том числе составление графиков смен, обучение, контроль рабочего процесса и соблюдения требований заведения;
• контролирующая деятельность в отношении качества подаваемой еды;
• контроль за соблюдением сроков реализации продуктов, правил товарного соседства при хранении пищи и иных норм и правил работы с продуктами питания;
• контроль за работой техники и оборудования;
• урегулирование разногласий, в том числе между персоналом и клиентами заведения;
• оформление необходимой документации и отчетности;

Кроме того, к должностным обязанностям администратора заведения общественного питания могут быть отнесены:

• деятельность по подбору кадров;
• проведение инвентаризационных мероприятий;
• работа с кассой;
• организация банкетов.

Перечень не исчерпывающий, т. к. помимо перечисленного каждый работодатель при составлении должностной инструкции может указать и какие-то иные должностные обязанности администратора кафе.

Что касается должностных прав администратора общепита, то основное их назначение — облегчить выполнение трудовых функций работником и повысить эффективность и производительность труда. К основным должностным правам администратора кафе/ресторана могут быть отнесены следующие полномочия:

• оповещать руководство о выявленных в процессе работы недостатках и требовать их устранения;
• вносить предложения по повышению эффективности своей деятельности;
• просить у руководства заведения разрешения какого-либо конфликта, если это невозможно сделать собственными силами;
• знакомиться с решениями руководства в деятельности администратора;
• иметь доступ к информации, необходимой для работы заведения (в рамках компетенции).

Ответственность администратора заведения общепита

Определяя ответственность администратора кафе/ресторана в должностной инструкции, руководство заведения устанавливает перечень проступков, за которые работник может быть наказан.

Так, администратор кафе/ресторана может быть привлечен к ответственности в следующих случаях:

• при причинении убытков заведению по вине администратора;
• возникновении неисправностей оборудования по вине администратора;
• неисполнении им должностных обязанностей;
• неверном информировании руководства о реальном состоянии дел в заведении;
• неисполнении норм и требований законодательства и локальных документов организации;
• несоблюдении трудовой дисциплины;
• разглашении информации, отнесенной к коммерческой или служебной тайне.

Как и в случае с должностными правами и обязанностями, в перечень проступков, определяемых в должностной инструкции, руководство заведения может вносить свои коррективы. Образец должностной инструкции для администратора кафе, соответствующий нормам и правилам действующего законодательства, вы можете скачать для ознакомления на нашем сайте.

Сперва маленькое уточнение – если вы думаете, что администратор ресторана ничего не делает, а только присматривает за официантами и другими членами ресторанного коллектива – вы ошибаетесь. Я вам сейчас раскрою все карты. Не думаю, что будут одни лишь козыри. Итак – администратор – это член зала. У нас в примере заведение достаточно высокого уровня. Если не предусмотрено должности хостесс – администратор чаще всего сам встречает гостей, позже уже передает его на попечение официанту. На плечах у админа много обязанностей.

Приходя первым на работу – он осматривает залы для гостей, включает освещение, вентиляцию, складские помещение, просматривает за чистотой. Когда же весь коллектив в сборе – админ проводит «пятиминутку». То бишь новости от руководства доносит до коллектива. У администратора морально нервная работа. Нужно следить и за качественным обслуживание столиков, и за чистотой, и за тем, как быстро кухня справляется со своими заказами. Держа телефон в руке, и машинально отвечая на все звонки, админ отправляется на склад з дорогими продуктами, и выпивкой, следит, дабы на персонал приготовили еду. При всем этом он еще и считает заработную плату и отчитывается перед руководством. Некоторые заведения экономят на кладовщиках и кассирах. Естественно все эти обязанности лежат на плечах у администратора. Представьте себе, полон зал гостей, счета несут на расчет, админ отвечает на звонки, записывает резервы, рассчитывает клиентов, при всем этом, нужно быть максимально собранным, иначе в конце дня касса просто не сойдется. Далее вас зовет бармен, потому, что кончилось элитное вино, собственно админ бежит на склад, и достает его. Ломается холодильник, нужно тут же вызвать мастера. А если еще лампочка перегорела, и она не была вовремя заменена – вот уже и на ковер к начальнику позовут.

На администраторе лежат еще такие обязанности, как наем персонала. Он должен принять на работу официанта, прикрепить его к другому, более опытному работнику, и следить за максимальным исполнением своих обязанностей. То же касается и работников кухни, мойщиц и т д. Какими же качествами должен обладать успешный администратор? Прежде всего, он должен знать, что такое кнут и что такое пряник. Если послабить отношение к персоналу тут же польются коктейли, которые бармен будет наливать симпатичным официанткам, тут же начнется выспрашивание салатов и мороженого на кухне. Но конечно, должна быть здоровая атмосфера в коллективе. Иначе админ просто не сможет достучаться к работникам. Сбои в работе и активная текучесть персонала тогда будут обеспечены. Итак, если вы решитесь на такую работу, вы должны понимать, что вы защищаете интересы ресторана. Любые конфликтные ситуации вы должны решать только благодаря своей жёсткости. Ведь немало клиентов приходит в заведение поскандалить. Итак, подведем итоги. Если вы выбрали для себя такую работу, вы должны быть: активны, напористы, жёстки, неконфликтны, коммуникабельны, обладать умением убеждать, принимать (учитывать в дальнейшем) критику от руководства. Удачи!

Если вы не из тех кто пасует перед трудностями и готовы добиваться своего, то профессия администратора ресторана принесет вам неплохой доход в виде хорошей заработной платы. Кстати пройти обучение по этой непростой, но интересной специальности можно на курсах администраторов ресторанов и гостиниц.

Данная статья посвящена профессии администратора ресторана. В ней мы подробно рассмотрим, какие требования, предъявляются к этому специалисту, а также обязанности, права и ответственность административного работника.

Кто такой администратор ресторана

Администратор, который управляет рестораном – это человек, занимающийся организационной работой всех работников заведения . Он контролирует работу официантов, уборщиц, охраны, гардеробщиков и поваров. Человек, занимающий административную должность, следит за тем, чтобы обслуживание гостей было качественное и осуществлялось на высшем уровне . Также данное лицо осуществляет надзор за тем, чтобы всеми сотрудниками соблюдалась корпоративная этика.

За все, что происходит в заведении, отвечает администратор . Этот человек занимается подбором работников и осуществляет их обучение. Данный работник находится в зале заведения. Он может встречать гостей, провожать их до столика. А в случае возникновения конфликтных ситуаций, административный сотрудник их решает.

Общие положения инструкции

Должностная инструкция – это документ, которым руководствуется в своей работе любой работник . В данном случае у администратора имеется своя инструкция. Она содержит в себе общие положения, обязанности, права и ответственность.

Административный работник является специалистом. Он подчиняется только своему непосредственному руководителю. Принятие и освобождение от должности данного работника происходит по приказу директора . Лицо, которое претендует на данную должность, должно иметь среднее образование или начальное профессиональное. Опыт работы в сфере общественного питания не должен быть меньше двух лет .

Трудящийся должен обладать следующими знаниями:

• приказы, распоряжения, постановления, иные нормативные акты, которые относятся к сфере общепита;
• правила, которые касаются реализации товаров ресторана;
• правила, которые касаются управления персоналом и заведением;
• правила, которые касаются обслуживания гостей;
• весь ассортимент продукции и предоставляемых услуг;
• правила маркетинга;
• правила общественного питания;
• правила, которые касаются ценообразования;
• профессиональную этику;
• обязанности и права всех сотрудников заведения;
• организацию выплат заработной платы;
• правила, которые относятся к внутреннему распорядку;
• правила, которые относятся к трудовой охране;
• нормативные акты, которые относятся к труду.

Обязанности и задачи

Административный работник, работающий в ресторане, должен выполнять следующие задачи обязанности:

Помимо этого, администратор должен:

• внимательно и вежливо относится к персоналу и к гостям;
• соблюдать все правила, которые установлены в ресторане;
• соблюдать правила, которые касаются техники безопасности.

Требования к специалисту

Человек, который устраивается на данную работу, должен иметь:

• образование;
• стаж работы;
• знания, которые позволяет ему работать за персональным компьютером.

Данные требования являются основными, и предъявляются в обязательном порядке. Также при устройстве на работы, могут быть предъявлены и другие требования :

• умение говорить на иностранных языках;
• знать ассортимент винной продукции;
• наличие опыта в проведении банкетов;
• опыт работы с гостями, которые относятся к вип-клиентам.

Будут ли предъявлены именно эти требования, будет зависеть от руководства и от уровня заведения , в которое требуется работник.

Не существует каких-либо разграничений по половому признаку, но как показывает практика, чаще всего в ресторанах должность администратора занимают женщины, которые обладают приятной внешностью.

Качества, которыми должен обладать данный сотрудник:

Ответственность и права

Помимо обязанностей, администратор ресторана обладает следующими правами:

• ознакомление с решениями начальства, которые относятся к его трудовым функциям;
• выступление с предложениями, которые касаются улучшения и усовершенствования его работы;
• взаимодействие с персоналом заведения, для того чтобы выполнять свои обязанности;
• подписание документов, которые относятся к его компетенции;
• требования в оказании содействия для выполнения своих трудовых функций;
• сообщение о выявленных недостатках в работе персонала и заведения.

В ходе осуществления своих рабочих обязанностей, менеджер кафе может быть привлечен к ответственности . Она может наступить, если:

• обязанности выполняются ненадлежащим образом;
• совершено правонарушение;
• причинен материальный вред;
• несоблюдение трудового распорядка;
• нарушение правил, которые касаются безопасности;
• нарушение противопожарных правил.

Как составить хорошее резюме управляющему ресторана или кафе

При устройстве на работу, многие работодатели требуют от соискателя наличие резюме . Резюме – это документ, который должен составить соискатель, где можно отразить весь свой опыт работы и профессиональные навыки и качества.

При составлении резюме нужно помнить о том, что оно не должно быть большим , напечатанным на нескольких листах. Никакому работодателю не захочется читать большой рассказ о кандидате. Все, что он захочет узнать дополнительно, он сможет спросить при устном собеседовании.

Резюме должно быть кратким и лаконичным , но должно вмещать в себя все ключевые моменты. В данном документе нужно указать свое полное имя, а также возраст. Затем нужно обязательно указать свой возраст.

Обязательно нужно внести информацию о полученном образовании . Далее нужно указать свой опыт работы. Для этого нужно перечислить все места, в которых соискатель работал, а также наименование должностей. Нужно указать, что именно входило в обязанности на предыдущих местах работы. Если имеются какие-то законченные курсы, то это тоже можно отметить.

В самом конце документа, нужно указать свои профессиональные навыки и качества , которые помогут вам осуществлять административную деятельность. Важно отметить тот момент, почему именно вы подходите на данную должность, и почему именно вас должны пригласить на собеседование.

Помните о том, что правильно составленное резюме – это уже половина успеха. Далее на собеседовании нужно будет показать себя с профессиональной стороны, как хорошего специалиста.

Плюсы и минусы профессии

К плюсам работы управляющего можно отнести следующие ключевые моменты:

К минусам работы управляющего можно отнести иные моменты:

• нужно всегда улыбаться и быть приветливым, несмотря на настроение;
• нужно проводить много времени на ногах;
• нужно запоминать много информации;
• гости могут быть разные, в том числе и конфликтные.

Заключение

Администратор, или как его по-другому называют менеджер ресторана – это лицо заведения . Именно поэтому данный работник должен всегда выглядеть опрятно, аккуратно, иметь доброжелательный и привлекательный внешний вид. Данный работник может встречать гостей, показывать им какие имеются свободные места, провожать их за столик, и приглашать официанта.

Управляющий занимается организационной работой, которая сама по себе является нелегкой, поэтому данный труд подойдет не каждому . Нужно всегда быть сосредоточенным, уметь запоминать большое количество информации, уметь находить выход из конфликтных ситуаций. Управляющий должен следить за работой всего персонала , должен следить за обслуживанием посетителей, следить за тем, чтобы в зале была чистота и порядок.

Также управляющий отвечает на все звонки, которые поступают в заведение, принимает заказы на проведение банкетов и торжеств. Еще он следит за тем, чтобы в ресторане имелась вся необходимая продукция. Управляющий должен контактировать с поварами, осуществлять закупку недостающего товара , чтобы не было стоп-листа по блюдам, а клиенты смогли заказать именно то, что желают.

Данное видео позволит глубже ознакомиться с работой администратора ресторана.

ТОП-5 вопросов, которые задают на собеседовании

Хотите узнать, часто задаваемые вопросы на собеседовании и как на них отвечать? Топ-5 вопросов от работодателей. Будьте подготовленными!

Если вы взрослый человек, то рано или поздно столкнетесь с такой ответственной ситуацией, как собеседование…

Одна моя подруга достаточно долго избегала этого, потому что работы ей предлагали, что называется «по блату».

И лишь в 25 лет, заинтересовавшись местом старшего администратора в элитном салоне красоты, она отправилась на собеседование.

Директор салона, беседовавшая с ней, увлекалась психологией и очень серьезно относилась к своей работе, поэтому собеседование длилось больше часа.

Подруга говорит, что ни до, ни после никогда не испытывала стресса, как тогда, отвечая на самые неожиданные вопросы.

Подругу на работу взяли, но она сама сознавалась, что смогла пройти столь сложное тестирование абсолютно случайно и просто по неопытности рискнула прийти устраиваться на работу без подготовки.

Подобным везением обладают далеко не все, поэтому я рекомендуют тщательно готовиться к разговору с потенциальным начальством и начать подготовку нужно с изучения часто задаваемых вопросов на собеседовании!

Времена, когда квалифицированных специалистов было гораздо меньше, чем предложений по трудоустройству давно прошли. Сегодняшняя ситуация на рынке труда, увы, оставляет желать лучшего.

Но не нужно унывать, даже сейчас вы можете получить высокооплачиваемую работу, если произведете хорошее впечатление при первом знакомстве.

Какие вопросы задают на собеседовании? ТОП-5 вопросов, которые задает любой работодатель

Чтобы явиться на разговор с начальником во всеоружии, нужно узнать, часто задаваемые вопросы на собеседовании, и продумать свои ответы.

1. Чем вас привлекла работа в нашей компании?

   Даже если единственное, что вас привлекло, – высокая зарплата, не стоит сразу же спешить заявлять об этом.

   Лучше расскажите о том, что:

   • вы с детства мечтали поработать в сфере рекламы, журналистики, в индустрии красоты и т.д.
   • настолько интересной вам кажется эта работа;
   • вы наслышаны о дружелюбном коллективе, справедливом руководстве (здесь главное – не перегнуть палку).

2. Почему вы ушли с предыдущего места работы?

   Даже если вашим последним начальником был люцифер, коллектив состоял исключительно из чертей и ведьм, а работали вы по 12 часов в день только за гамбургер, рассказывать об этом не нужно.

   Сообщите что-нибудь нейтральное: переросли предыдущую должность, хотите попробовать свои силы в новой сфере, хотите работать в лучшей компании города и т.д.

3. Расскажите немного о себе?

   Этот вопрос часто задают в начале собеседования.

   Растекаться мыслью по древу не стоит, так же, как растягивать свой монолог на несколько часов, если только вы не собираетесь устраиваться артистом разговорного жанра.

   Фактически вам нужно пересказать свое резюме, но в чуть более расширенном и творческом виде: где учились, где работали раньше, какими умениями и навыками обладаете, чем увлекаетесь (опять же, без фанатизма, не стоит тянуть на собеседование альбом с фотографиями своих вышивок крестиком).

4. Почему нам стоит нанять именно вас?

   Этот вопрос работодатель задает, чтобы вы смогли рассказать о своих сильных сторонах и преимуществах перед другими кандидатами.

   Ориентироваться нужно на сферу, в которой вы желаете получить работу: торговля – коммуникабельность, ландшафтный дизайн – творчество и т.д.

   Но все работодатели ценят ответственность, умение быстро учиться, неконфликтность, настойчивость, трудолюбие.

5. Есть ли у вас недостатки и вредные привычки?

   Еще 10 лет назад работодатели крайне редко задавали на собеседованиях этот вопрос, справедливо полагая, что потенциальный сотрудник все равно на него честно не ответит, но сегодня он вышел в топ-5.

   Этот вопрос нельзя игнорировать, нельзя отвечать: «У меня нет недостатков, перед находиться идеал!» и нельзя исповедоваться обо всех грехах.

   Выберите наиболее безобидные или же такие, что добавят вам баллов.

   Например, перфекционизм, излишнюю требовательность и т.д.

Какие вопросы задают на собеседовании соискатели?

Обычно последний вопрос, который вам задает работодатель, звучит так: «Есть ли у вас вопросы».

Отвечать на него нужно достаточно осторожно, чтобы не испортить положительное впечатление от собеседования.

ТОП-5 рекомендаций, как легко найти работу

Вы вправе спросить:

1. О заработной плате.
2. Официальном трудоустройстве и социальных гарантиях.
3. Что будет входить в мои обязанности.
4. График работы, внутренний распорядок.
5. Кто мой непосредственный начальник и к кому я могу обращаться с вопросами, возникшими в ходе испытательного срока?

Какие вопросы не нужно задавать на собеседовании соискателям?

1. Когда я смогу получить повышение, есть ли премии и прочие блага?
2. Почему освободилась эта вакансия?
3. Что я должен сделать, чтобы получить работу после испытательного срока?
4. Ой, а кто это на фото, ваша дочь? А почему у вашей секретарши такая короткая юбка? И прочие глупости.
5. Могу ли я уходить с работы раньше или опаздывать, ведь у меня ребенок/родители/собачка-пикинеска? Это исключительно ваши проблемы.

8 советов от психолога, как удачно пройти собеседование

Как видите, часто задаваемые вопросы на собеседовании не такие уж и сложные.

Есть, конечно, начальники-оригиналы, которые спрашивают о знаке зодиака, домашних животных, первой любви, отношениях с мужем и т.д.

Но подготовиться к такому собеседованию вы просто не сможете.

Будьте всегда уверенны и настойчивы в том,

что место, куда Вы пришли на собеседование – Ваше место!

И дайте это понять работодателю!

Берите пример с этого видео:

Если уж очень хотите получить это место, экспериментируйте!

Главное, позаботиться о своем внешнем виде (никаких рваных джинсов, высоких начесов и разноцветных ногтей) и со спокойной уверенностью отвечать на все вопросы руководителя.

И работа вашей мечты станет реальностью.

Есть Телеграм? Тогда подписывайтесь на самые полезные каналы:

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Примеры и Вопросы + Ответы

Чтобы устроиться на должность администратора, придется пройти дистанционные тесты. От результатов зависит, получит ли человек приглашение на собеседование или нет. Тип и сложность тестирования зависит от направления компании и будущих трудовых обязанностей.

Содержание:

1. О профессии администратора
2. Виды тестирований и собеседований администраторов
3. Тесты оценки способностей администратора 🔥
4. Числовые тесты, Вербальные тесты, Логические тесты
5. Психологические опросники для Администратора
6. Ролевые игры и ситуационные тесты для администраторов
7. Как готовиться к тестированию на администратора
8. Доступ к тренировочным тестам на Администратора 💪

О профессии администратора

Круг обязанностей администратора определяется руководством компании. Работник управляет структурой направления, организует рабочий процесс, консультирует, решает возникающие проблемы.

Поэтому для оценки квалификации придется пройти тесты при приеме на работу администратора. С их помощью определяют уровень знаний и умений, коммуникабельность, организаторские возможности и способности к обучению.

Виды тестирований и собеседований администраторов

Существует большое разнообразие испытаний при приеме на должность администратора. От дистанционных тестов способностей до ролевых деловых игр и ассессмента. Часто претендентам на должность предлагаются многоэтапные интервью, ситуационные и стрессовые собеседования.

Тесты оценки способностей администратора

Большинству будущих администраторов предлагают числовые, вербальные и логические тесты способностей. Крупнейшие российские концерны и государственные корпорации предлагают испытания от разработчиков SHL rus, Talent Q и Экопси Консалтинг для первичного отбора. Как правило, они проходят дистанционно, перед очным собеседованием.

1

Числовые тесты для администраторов

Задачи определяют склонность к точным наукам, необходимую для сотрудников компаний банковской и логистической сферы, IT, бизнеса и консалтинга. У будущих администраторов определяется базовые способности к вычислениям, составлению сводной документации, подготовке графиков и проведению математических расчетов.

Пример Числового теста:

Несмотря на то что числовой тест сводится к решению математических задач, здесь оценивается способность работать с цифрами и графиками, а не математика. Смысл в том, чтобы за 30-60 секунд найти нужную информацию и выполнить несложные вычисления. Как правило, это поиск процентов, долей или составление пропорций.

2

Вербальные тесты для администраторов

Вербальный тест на должность администратора выявляет способности к восприятию текста и работе с ним. По результатам тестов оцениваются навыки по работе со словесной информацией. На один текст дается до минуты времени – соискателю придется прочитать его, понять мысль или сделать логический вывод и выбрать правильное утверждение из вариантов ответов.

Пример Вербального теста:

3

Логический тесты для администраторов

Логические тесты на оценку пространственного и системного мышления представляют собой ряд заданий на продолжение последовательностей геометрических фигур.

Пример Логического теста:

Их прохождение требуется для трудоустройства администратором в аудиторские компании, нефтепром, банковские организации. Смысл в том, чтобы понять логику, по которой меняются последовательность ряда фигур и продолжить ее, выбрав один из ответов.

4

Психологический опросник на администратора

Подобные испытания крайне важны при трудоустройстве на администраторскую должность. Они выявляют коммуникативные навыки сотрудника, определяют склонности и особенности личности. Большинство личностных опросников созданы на основе психологической модели личности Big5.

Пример личностного опросника:

Тестирование представляет собой до 100 заявлений, каждое из которых придется оценить по шкале от 1 до 3 или от 1 до 5, в зависимости от работодателя.

5

Ролевые игры и ситуационные тесты для администраторов

Часто администратор стоматологии или поликлиники проходит более тщательную проверку в форме ролевых деловых игр: придется давать развернутые формулировки и обосновывать каждое заявление. Чем подробнее будет раскрыт вопрос, тем выше он оценивается.

С помощью подобных испытаний (ролевых игр) определяют, насколько сотрудник готов к стрессовым нагрузкам, общению с конфликтными гостями.

Групповая ролевая игра:

А ситуационный тест на администратора отеля и салона красоты важен для определения способности к управлению персоналом и уровня ответственности.

Пример ситуационного теста:

Специфика для отраслей

Испытания для соискателей в разные отрасли специфичны. Например, администратор гостиницы, тесты, как правило, проходит на собеседовании. А в «Пятерочке» тесты на администратора проводятся онлайн.

Тест на администратора магазина в «Пятерочке» или в «Фикс прайсе» проводится после отбора резюме. Как правило, соискатель получает ссылку на сервис с SHL испытаниями по электронной почте. Тестирования проходят на платформе study.x5.ru и состоят из числового, вербального и логического тестирования и 5-6 демонстрационных заданий. После прохождения испытаний проводится собеседование.

Тесты для системного администратора при приеме на работу определяют знания о сетевой структуре, информационной безопасности и навыки в IT. Они раскрывают возможности кандидата по работе с техникой и способности к техническому мышлению. Обязательными к прохождению являются логические и числовые тестирования.

Как готовиться к тестированию на администратора

Чтобы пройти тест на системного администратора, сотрудника сетевого магазина или отеля необходима тщательная подготовка: тренировки на аналогичных онлайн-заданиях. Чем больше подобных задач решит претендент, тем выше будет его результат у работодателя.

Хотя в интернете нередко предлагают пройти тренировочные испытания на бесплатных сервисах, у них, как правило, есть недостатки. В бесплатных примерах содержится устаревшая информация, нет подробных комментариев с решением, они редко обновляются.

Рекомендуется воспользоваться онлайн-тренажерами, с заданиями, аналогичными тем, что встречаются при поступлении на работу в российские и зарубежные компании.

Онлайн тесты с ответами для администратора, неоднократно проходимые претендентом, позволят тщательно подготовиться к испытанию и набрать нужно количество баллов.

Преимущества онлайн тренажеров:

• Интерфейс и наглядность;
• Актуальные задания в конкретные компании
• Тренировка с таймером;
• Автоматический подсчет результатов и сравнение с другими пользователями
• Подробные комментарии с решением
• Руководства по решению и прохождению ассессмента
• Задания разного уровня сложности.

Сервисы для подготовки предлагают пакеты с набором услуг – доступ к личному кабинету, набор тестирований, составление графиков результатов и многое другое. Сервис работает на любом устройстве.

Ошибки и советы

Многие соискатели несерьезно относятся к оценочным испытаниям. Тесты администратора магазина или отеля играют главную роль при трудоустройстве. Провалив тестирование, на собеседование не попасть, да и второго шанса не дают. Систематическая тренировка позволит набрать нужный для прохождения балл и попасть на собеседование.

Рекомендации по подготовке:

• начать подготовку заблаговременно, а не накануне прохождения;
• заниматься регулярно каждый день без пропусков;
• засекать время, затраченное на выполнение заданий и сокращать его;
• накануне прохождения испытания выспаться и не нервничать;
• не пытаться найти готовые ответы на сомнительных ресурсах;
• использовать проверенные сайты, предоставляющие полные версии испытаний.

Советы по прохождению:

1. Перед тем как начать поиск работы, важно понять, в каком формате проходит тестирование и собеседование.
2. Получив задание, рекомендуется внимательно прочитать условие, найти ключевые слова и цифры, определить порядок решения.
3. Если какой-то вопрос кажется сложным, не рекомендуется тратить на наго время – лучше переходить к следующему. Особенно если время ограничено для всего блока, а не для каждого вопроса.
4. Перед тем как приступить к решению, важно рассчитать время для каждой задачи и контролировать его.
5. Работодатели, как правило, дают обратную связь по результатам тестирования. Она пригодится для дальнейшей подготовки и улучшения навыков работы с информацией.

Вывод

Должность администратора востребована во всех отраслях промышленности и сферы услуг. Знания и умения работодатели сегодня предпочитают оценивать при помощи тестирования. От результатов прохождения испытаний будет зависеть, пригласят ли претендента на собеседование, и получит ли он долгожданную вакансию. Поэтому без полноценной подготовки к каждому этапу трудоустройства шансов получить вакансию у кандидата немного.

Оцените статью

средняя оценка 4,50 (16 голосов)

«Найти работу системного администратора проще, чем кажется» | GeekBrains

Вячеслав Шинкин — о своём пути из Ташкента в Россию, собеседованиях сисадминов и курсах GeekBrains

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2380/og_image/0d95b934c6ef4c602c8b18b89dc1560a.png

Привет! Меня зовут Вячеслав, я руковожу IT-отделом компании, которая управляет городским транспортом Саратова. Чтобы получить хорошо оплачиваемую работу в сфере информационных технологий, я набирал опыт в смежных областях, переехал из Узбекистана в Россию, окончил несколько курсов и много практиковался.

В разное время я работал бухгалтером, инженером-электронщиком, дежурным инженером связи, ведущим инженером, начальником участка в сервисном центре, заместителем руководителя, а затем и руководителем предприятия. Моя история не про быстрый успех, а про то, что обычно предшествует счастливому случаю: поиск своего направления, интенсивную работу, трудные решения и исправление ошибок. А ещё про непрерывное развитие, которое в итоге и даёт новые карьерные шансы.

Путешествие в мир IT: начало

Информатикой я увлёкся в школе: писал свои первые программы на Basic, участвовал в олимпиадах по программированию. По итогам районных состязаний разделил с другим участником первое и второе место. На городской олимпиаде стал третьим. Дальше написал программу для тестирования девятиклассников по математике и отобрался на областную олимпиаду, где стал только шестым.

После школы я поступил в колледж и начал изучать популярный в то время Visual Basic. С его помощью создал небольшую аркадную игру, где нужно было управлять мотоциклом и объезжать препятствия. Мне нравилось программировать, но на третий год обучения от этого пришлось отказаться — я устроился расчётным бухгалтером в крупную фирму. Переводил расчёт заработной платы с бумаги на компьютер.

Через год после того, как я получил документ о среднем профессиональном образовании, устроился работать в свой колледж — несколько месяцев вёл там практические занятия по информатике. Преподавательского опыта у меня не было, поэтому я курировал группу только в части выполнения заданий. 

Неподалёку от нашего учебного заведения находился «Региональный сервисный центр», где трудился мой товарищ. Он сказал, что им нужен техник по ремонту компьютерной техники. Я прошёл собеседование и получил должность «техник третьего разряда». В той же компании я дорос до инженера первой категории и осознал, что готов заниматься более амбициозными проектами. Такая возможность представилась месяцев через семь.

Умное освещение в Ташкенте

Я устроился в управление городским уличным освещением и именно там решил, что хочу работать в IT. Начал с позиции инженера-электронщика, затем перешёл в группу, которая разрабатывала системы дистанционного управления наружным освещением города. Тогда умное освещение в Ташкенте было ещё пилотным проектом. 

В группе я некоторое время выполнял обязанности диспетчера — на этом месте впервые начал работать с серверными структурами. А когда наш отдел стал полноценным подразделением, я получил должность инженера.

Умное освещение в Ташкенте сегодня. На фото: парк Международного делового центра Tashkent City

Чтобы развиваться дальше, надо было временно прервать карьерный рост и учиться. Я поступил в Ташкентский автодорожный институт. На втором курсе стал подрабатывать в сервис-центре по ремонту компьютерной и оргтехники, там дорос до ведущего инженера по серверным структурам и стал заместителем директора. 

Когда учился на четвёртом курсе, мне предложили стать директором нового филиала. Я участвовал в его открытии, готовил его к работе, в том числе руководил установкой и наладкой сетей и серверов. Разрабатывал проекты по сетевой топологии предприятия, руководил коллективом из шести сотрудников, обеспечивал поддержку 25 сетевых магазинов, трёх серверов и сети. 

После окончания института мне предложили руководить предприятием, которое занималось установкой и наладкой систем видеонаблюдения, разработкой IT-проектов по автоматизации торговых комплексов, информационно-техническим обслуживанием клиентов. Проработал два года, но почувствовал, что мне ближе системное администрирование. Тем более параллельно новой работе я всё ещё продолжал администрировать две сети розничной торговли. В это время мне дали разрешение на переселение в РФ, чем я и воспользовался.

Из Ташкента в Саратов: адаптация и учёба

Решение о переезде, конечно, было непростым: пришлось оставить все дела, наработки и проекты в Узбекистане. Но всё-таки для меня это был путь в лучшее будущее. В 2015 году я переехал в Россию, в город Саратов. Конечно, на первом этапе пришлось преодолевать сложности: прежде всего — оформлять документы. Ведь всё надо было начинать с начала: оформлять паспорт, ИНН, СНИЛС, водительские права. Плюс предстояло найти подходящее жильё. 

К ноябрю 2015 года почти все основные документы были готовы, и я смог приступить к поиску работы. После нескольких собеседований понял, что попасть в крупную компанию на хорошую зарплату будет сложно — надо было идти туда, куда берут. А брали в сервисный центр ВВК, на должность начальника цеха по заправке картриджей и ремонту оргтехники.

Тут новая проблема — оборудование, с которым я привык работать, в России не применялось или использовалось очень ограниченно — для узкоспециализированных задач. Так же обстояли дела и с программным обеспечением. Например, в Узбекистане я никогда не работал с 1С. Для автоматизации бухгалтерского учёта там использовали разработанную специально для республики программу «БЭМ». Чтоб адаптироваться, пришлось в срочном порядке записаться на курсы. Изучать новый софт было непросто, ведь на тот момент у меня в новом жилье даже не было компьютера.

Из сисадминов — в руководители IT-отдела

В сервисном центре я проработал до июля 2016 года, а дальше решил, что пора подтвердить свой опыт системного администрирования на территории РФ. В сентябре мне удалось устроиться системным инженером к алкогольному ритейлеру «Горилка-Саратов». Но вскоре выяснилось, что компания была на пороге продажи и закрытия, поэтому я ушёл в «Рациональ», где получил свободу действий и много возможностей для практики в качестве системного администратора. 

В целом это был очень полезный опыт! Небольшая компания, где я мог полностью управлять IT-инфраструктурой, стала трамплином для перехода в более престижное и интересное место. Недостаток был один, но очень существенный — заработная плата. Она меня категорически не устраивала, а начальство не собиралось её поднимать. Пришлось искать вариант с более привлекательными условиями. 

В 2018 году я устроился системным администратором в сеть пекарен «Хлебница». Но там нужно было заниматься техподдержкой, без доступа к серверной части — и это было совершенно не моё. Поэтому в сентябре того же года я устроился на свою нынешнюю работу: стал руководителем IT-отдела (а по сути — главным системным администратором) предприятия «Саратовгорэлектротранс».

Откуда у меня были знания и опыт для этой должности? С одной стороны, собеседования — это лотерея. И то, что мне предложили стать руководителем, отчасти было везением. С другой стороны, я к тому времени уже представлял себе процессы в предприятиях разного типа и масштаба, а также имел базовые навыки руководства. Кроме того, параллельно с работой я больше года изучал системное администрирование на разных онлайн-курсах и очень много читал, так что получил необходимую теоретическую базу.

Думаю, чтобы стать руководителем, полезно проработать длительное время в одной компании (в моём случае это был сервис-центр), при этом регулярно вносить рацпредложения и не обижаться, когда кто-то присваивает их себе. Это учит понимать происходящее в организации и самостоятельно находить решения, что очень способствует продвижению по службе.

А ещё, чтобы стать руководителем, надо уметь работать с людьми, доверять им и делегировать задачи. Кстати, лично мне это в первое время давалось с трудом — когда только пришёл в отдел, по неопытности наломал дров. У меня возник конфликт с одним парнем, и теперь понимаю, что это была моя ошибка, которой можно было избежать.

Собеседования с сисадминами: взгляд интервьюера

Один из ключевых моментов, с которыми впервые сталкиваешься на руководящей должности, — подбор людей в команду. Сейчас, когда у меня уже есть такой опыт, в первую очередь смотрю, как человек обучается. Если он много читает по специальности и пробует применить изученное, вносит предложения — это признаки хорошего специалиста. С такими людьми проще добиваться результата. А если сотрудник видит не дальше текущих задач и не вникает, чем одно решение лучше другого, наши взгляды на профессию расходятся. 

Могу привести пример, как я подбирал сотрудника на позицию системного администратора. Ко мне на собеседование пришёл парень, который только окончил институт и не имел опыта по специальности. Зато на все мои вопросы он ответил очень хорошо — выдал 70% правильных ответов. Кроме того, он некоторое время занимался фрилансом в вебе, поэтому знал PHP и представлял себе работу сайтов, то есть обладал полезными дополнительными навыками. Я сделал выбор в его пользу. Считаю, что опыт работы — не всегда показатель. Ко мне приходили люди с профильным опытом более десяти лет, которые не могли ответить на базовые вопросы.

Курсы по системному администрированию: что они дают

Когда я готовился к переезду, решил вникнуть в устройство систем Linux, с которыми тогда был мало знаком. Это было актуально, потому что в ближайшем будущем я рассчитывал больше работать с серверами. Мне важно было учиться у действующих системных администраторов, знакомых с тенденциями отрасли и требованиями российских работодателей.

Я стал искать онлайн-курсы — чтобы можно было заниматься без привязки к городу и не тратить время на поездки. Посмотрел отзывы о нескольких компаниях, обратил внимание на GeekBrains и увидел скидку на курс по системному администрированию. Зашёл посмотреть программу — она была практически вся построена на изучении Linux-систем. Так что я решил воспользоваться случаем.

Учёба на практике. На курсах GeekBrains мы студенческой командой строили высоконагруженную систему для интернет-проекта. Самое приятное, что я сразу мог применять новые знания не только для решения учебных задач, но и у себя на работе! Например, я запустил свой сервер OwnCloud и использовал его, чтобы внедрить на предприятии облачное хранение данных. Также я перевёл часть Windows-серверов компании на Linux, что упростило их обслуживание. Пригодились и полученные на курсах дополнительные знания о работе сетей — с ними было проще строить и контролировать сетевую инфраструктуру предприятия.

Источники знаний. Что касается теории — я читал в основном то, что давали на лекциях и рекомендовали преподаватели. Курс построен неплохо и даёт все базовые навыки. Плюс, конечно, знакомство с любым оборудованием и ПО для меня начинается с мануалов на сайте разработчика. Из книг могу рекомендовать официальное руководство по настройке маршрутизаторов и коммутаторов Cisco, особенно первые пять глав — там подробно расписано, как работают IP-адреса, маски подсети и прохождение пакетов. Ещё полезной оказалась книга Алексея Чекмарёва по Windows Server 2008. 

Что касается профессиональных форумов и сообществ — обращаюсь к ним, только когда ищу конкретную информацию. Системное администрирование — обширная область знаний, так что если изучать всё подряд, то не хватит никакого времени. Считаю, лучше быть специалистом в узкой области, но знать её настолько глубоко, чтобы к вам обращались за экспертизой. 

До GeekBrains я обучался в компании «Первый БИТ» и ещё на нескольких курсах. Предметы были разные, но качество преподавания сравнивать можно. В GeekBrains мне особенно повезло с командой преподавателей. Назову тех, чьи занятия оказались самыми полезными и больше всего запомнились:

• Михаил Величко — мастер подробных объяснений. При этом успевал рассказать больше, чем предусмотрено программой. 
• Ольга Яновская — помогла глубоко вникнуть в устройство сетей, из своего опыта рекомендовала, как поступать в разных ситуациях.
• Андрей Буранов — профессионал, который много знает и с удовольствием отвечает на вопросы. Готов объяснять каждую тему, пока не поймут все в группе.
• Павел Стаценко — умеет преподнести материал новичкам. 

Зачем я стал наставником

Я так увлёкся учёбой, что решил остаться в GeekBrains в качестве наставника — и сейчас помогаю студентам осваивать системное администрирование. Мне нравится поддерживать новичков, давать советы, при этом я сам учусь и набираюсь опыта, причём не только технического! Наставничество учит находить контакт с людьми.

Не скажу, что это легко. Учёба и помощь другим требуют времени, а у меня семья, двое детей! Но при желании всегда можно найти момент: например, я могу посмотреть урок или сделать практическое задание в обеденный перерыв. Вечером тоже стараюсь выделить часик, чтобы разобраться в непонятной теме. Даже на рабочем месте, когда появляется минутка, я захожу на портал GeekBrains, смотрю сообщения от студентов и пытаюсь им помочь. Когда занятие действительно нравится, оно в удовольствие, а не в тягость.

Как пройти собеседование и получить работу

Найти работу системного администратора проще, чем кажется. Есть несколько ключевых тем, в которых желательно разобраться, чтобы начать зарабатывать администрированием:

• основы работы с сетью и сетевыми технологиями;
• антивирусные корпоративные среды;
• работа с сервером, прежде всего — под управлением Linux;
• пользовательские операционные системы.

В резюме указывайте весь релевантный опыт — даже тот, который нечем формально подтвердить. Например, вы поддерживаете интернет-сайт или настроили дома сервер и запустили на нём приложение. Это ведь тоже опыт. Если вы прошли обучение и по ходу реализовали какие-то проекты, тоже смело пишите об этом в резюме. 

На самом деле собеседования — это во многом лотерея. Можно обладать блестящими знаниями и не подойти на должность из-за того, что у команды специфические ожидания. Поэтому я бы советовал прежде всего определиться с конкретной областью администрирования, в которой вы хотите работать и развиваться. Например, если вам нравятся системы мониторинга, углубитесь в их изучение, станьте гуру во всём, что с этим связано, и тогда за вас будут бороться крупные компании.

Ещё один совет — откликайтесь на вакансии, даже если знаете лишь 50–70% того, что заявлено в требованиях. Если видите, что с запасом знаете всё необходимое для работы, значит, эту должность вы уже переросли и пора двигаться дальше. Работа не должна быть скучной, а чтобы она приносила удовольствие, надо расти и учиться. 

Поскольку на прохождение собеседований влияет фактор случайности, есть смысл увеличить количество попыток. Десять-пятнадцать интервью дадут вам больше шансов на успех, чем два-три. Тем более на каждом интервью вы получаете опыт, лучше узнаёте свои сильные стороны и пробелы в подготовке.

Продолжение

Два года назад я решил переехать из Саратова в Самару, где живут мои родители. Я изучил рынок труда и пришёл к выводу, что зарплаты в Самаре несколько выше, при этом хватает интересных предложений. Сейчас переезжаю: физически уже обосновался в Самаре, но удалённо работаю на прежнем месте, в Саратове.

Дальше хочу развиваться в области DevOps — эта тема перспективна и очень мне нравится. Собираюсь пройти курсы подготовки DevOps-инженеров, после чего смогу искать работу по новой специальности. Хорошо, что у меня уже есть навыки системного администратора и руководителя — это должно упростить переход.

Хотите узнать истории других выпускников профессии «Системный администратор» в GeekBrains? Вот они:

10 общих вопросов и ответов на собеседовании с административным помощником (с советами)

Ключевые выводы:

• На следующем собеседовании с административным помощником подготовьтесь к тому, чтобы обсудить свои организационные навыки, навыки общения и управления временем.
• Приготовьте конкретные примеры случаев, когда вы оказывали влияние на предыдущих должностях с помощью техники реагирования STAR.
• Просмотрите описание должности, чтобы включить в свои ответы требования работодателя.

Организации в различных отраслях полагаются на помощников по административным вопросам для поддержки своей команды и помощи в управлении офисом.Знание вопросов, которые следует ожидать во время собеседования с административным помощником, может помочь вам подготовить ответы и помочь вам выделиться как сильный кандидат во время собеседования. В этой статье мы обсуждаем некоторые вопросы, которые могут возникнуть во время собеседования с помощником администратора, и даем советы по ответам на эти вопросы с примерами ответов.

Методика ответов на собеседование STAR

Методика интервью STAR — это метод четких и лаконичных ответов на вопросы поведенческого интервью с использованием реальных примеров, подтверждающих ваш ответ.ЗВЕЗДА означает ситуацию, задачу, действие и результат. При использовании этого метода для ответа на вопрос собеседования вам необходимо четко определить конкретную ситуацию, в которой вы столкнулись, которая имеет отношение к вопросу интервьюера, описать, какова была ваша роль в этой ситуации, объяснить действия, которые вы предприняли для преодоления ситуации, и описать ситуацию. конечный результат. Использование этого метода поможет вам ответить на вопрос на конкретном примере.

Подробнее: Как использовать методику ответа на собеседование STAR

Вопросы на собеседовании с помощником администратора

Вот 10 общих вопросов, которые могут возникнуть на собеседовании при приеме на работу помощника администратора:

1. Какая роль вы чувствуете, что административный помощник работает в офисе?

2. Что вам нравится в работе помощника администратора?

3. Каким программным обеспечением и оргтехникой вы владеете?

4. Опишите проект, над которым вам понравилось работать в качестве помощника администратора.

5. Какие навыки, по вашему мнению, наиболее важны в роли помощника по административным вопросам и почему?

6. Опишите ситуацию, в которой вам потребовалась свобода действий в качестве помощника по административным вопросам, и как вы с ней справились.

7. Как бы вы подошли к ситуации, когда вам дали задание, но не получили полных инструкций?

8. Какой стиль управления вы предпочитаете?

9. Что, по вашему мнению, является наиболее сложной частью роли помощника по административным вопросам?

10. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось поддерживать большую команду.Вы добились успеха?

1. Какую роль, по вашему мнению, выполняет административный помощник в офисе?

Этот вопрос помогает работодателям определить, насколько хорошо вы знаете о роли помощника по административным вопросам в офисе, и помогает им понять, как вы отнесетесь к своим должностным обязанностям. Этот вопрос может помочь работодателю понять, как вы относитесь к себе в иерархии офиса, считаете ли вы себя частью команды и наслаждаетесь ли вы работой помощника по административным вопросам.Отвечая на этот вопрос, постарайтесь выделить наиболее распространенные должностные обязанности административного помощника и обсудить, почему эта роль важна для офиса.

Пример: «Я считаю, что помощник по административным вопросам является ключевым членом офиса. Помимо выполнения повседневных задач, таких как хранение, организация и ведение графиков, они также помогают людям, которых они поддерживают, предоставляя важную информацию, когда это необходимо, и следя за тем, чтобы все работало гладко ».

Связано: Узнайте, как стать помощником администратора

2.Что вам нравится в работе помощником администратора?

Люди, которым нравится то, что они делают, обычно более продуктивны и эффективны в офисе. Этот вопрос помогает интервьюеру определить, что вам нравится в работе помощника по административным вопросам и насколько вам нравится работа, которую вы выполняете. Отвечая на этот вопрос, определите одну или две вещи, которые вам больше всего нравятся в работе помощника администратора, и подкрепите свой ответ описанием предыдущего опыта выполнения того, что вам нравится больше всего.

Пример: «Что мне больше всего нравится в работе помощника администратора, так это то, что я могу знать все, что происходит в офисе, и быть ключевым человеком, который следит за тем, чтобы все в офисе работало гладко. Например, в моей предыдущей роли администратора в приемной мне всегда нравилось помогать своей команде в планировании крупных мероприятий и встреч ».

3. Каким программным обеспечением и оргтехникой вы владеете?

Ваш ответ на этот вопрос важен, потому что он сообщает работодателю, какое программное обеспечение и офисное оборудование у вас уже есть, и дает им уверенность в том, что вы готовы приступить к своим должностным обязанностям с минимальной необходимой подготовкой.Отвечая на этот вопрос, укажите, какие компьютерные программы и офисное оборудование у вас есть опыт использования, и опишите свой уровень комфорта при использовании этого программного обеспечения и оборудования.

Пример: «Я очень хорошо использую продукты Microsoft Office Suite. Я не только прошел в школе компьютерный курс, посвященный этим продуктам, но также ежедневно использовал Word и OneNote, а на предыдущей должности — Excel и PowerPoint еженедельно.Я также очень комфортно использую широкий спектр офисного оборудования, включая компьютер, сканер, принтер, факс, штамповочные машины для почты и многоканальные телефоны ».

4. Опишите проект, над которым вам понравилось работать в качестве помощника администратора.

Это еще один вопрос, который может задать интервьюер, чтобы определить, что вам больше всего нравится в работе помощником по административным вопросам. Этот вопрос также помогает им понять, как вы применяете свои навыки, чтобы внести свой вклад в проекты в офисе.Поскольку он начинается с «Опишите время…», лучше всего решать его, используя технику ЗВЕЗДЫ. Таким образом вы определите конкретный проект, над которым работали, какова была ваша роль в проекте, действия, которые вы предприняли, результат проекта и то, что вам больше всего понравилось в нем.

Пример: «В моей роли административного помощника в юридической фирме среднего размера, я помог офису упростить процесс общения с клиентами, работая над проектом по созданию ежедневного графика, который организовал, когда команда будет общаться с клиентов по электронной почте.Я помог команде понять, что они должны проверять электронные письма и отвечать на них не реже двух раз в день — в начале и в конце смены. Мне понравилось это делать, потому что я смог внести свой вклад в решение проблемы, с которой столкнулась как наша команда, так и наши клиенты ».

5. Какие навыки вы считаете наиболее важными для роли помощника по административным вопросам и почему?

Ваш ответ на этот вопрос поможет интервьюеру определить несколько вещей, включая навыки, которые, по вашему мнению, являются наиболее важными для данной должности, почему эти навыки важны, как вы успешно использовали эти навыки в прошлом и как вы бы их использовали. навыки, необходимые для успеха вашей команды.Отвечая на этот вопрос, важно использовать методику STAR, чтобы описать, как вы использовали ключевые навыки помощника администратора в прошлом и как вы будете использовать их, чтобы внести свой вклад в эту организацию.

Пример: «Я считаю, что роль помощника администратора имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы офиса. Чтобы офис всегда работал бесперебойно, помощник по административным вопросам должен обладать отличными коммуникативными навыками, умением управлять временем и организационными навыками.В моей предыдущей роли помощника руководителя я отвечал за создание и управление расписанием четырех руководителей.

Я сделал это, используя программу индивидуального расписания, чтобы правильно назначать встречи и собрания для каждого руководителя, и сообщал им их расписания по электронной почте еженедельно и лично ежедневно во время нашей утренней встречи. Это помогло сохранить график работы всего офиса. Я могу применить эти же навыки в вашей организации, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего офиса.»

Связано: Вопрос собеседования:« Какие навыки вы бы использовали на работе? »

6. Опишите ситуацию, в которой вам потребовалась свобода действий в качестве помощника по административным вопросам, и как вы с ней справились.

Администраторы часто знают много конфиденциальной информации как об офисе, так и о клиентах компании. Этот вопрос помогает работодателю определить, можете ли вы справиться со сложными или деликатными ситуациями, сохраняя конфиденциальность и осмотрительность.Опять же, отвечая на этот вопрос, важно использовать методику STAR, чтобы определить конкретный сценарий, в котором осмотрительность и конфиденциальность были критическими для ситуации, и описать, как вы смогли справиться с ситуацией.

Пример: «В моей роли помощника по персоналу я поддержал директора отдела кадров и узнал о предстоящем сокращении штата. У меня было много друзей, которые работали в компании, но понимали, что осмотрительность необходима для поддержания структуры и мира в офисе.Хотя я не знал, кого отпустят, я все же знал, что это произойдет и когда. Хотя это было напряженное время для всех в нашем отделе, я сохранял конфиденциальность, и информация была передана остальным сотрудникам по официальным каналам в надлежащее время ».

7. Как бы вы подошли к ситуации, когда вам дали задание, но не получили полных инструкций?

Этот вопрос помогает интервьюеру определить ваш подход к работе со сложными ситуациями, в которых нет четких инструкций.Работодатель будет стремиться выяснить, какие исследовательские навыки вы используете, чтобы узнать, как что-то делать, и удобно ли вам просить разъяснений и помощи, когда это необходимо. Отвечая на этот вопрос, убедитесь, что вы определили свою способность исследовать проблему самостоятельно, а также при необходимости попросите разъяснений.

Пример: «Если бы мне дали задание и я не получил четких инструкций, я бы сначала подумал, смогу ли я получить информацию, необходимую для выполнения задачи, с помощью простого собственного исследования, такого как поиск в Интернете.Если после исследования мне все еще требовались дальнейшие инструкции, я обращался к человеку, который поручил мне задание, и просил у него разъяснений. Я хотел бы убедиться, что полностью понимаю, что нужно сделать и когда наступит крайний срок выполнения задачи, прежде чем я начну работать над проектом ».

8. Какой стиль управления вы предпочитаете?

Этот вопрос помогает интервьюеру определить ваш уровень независимости на рабочем месте и помогает им решить, соответствует ли его стиль управления вашим рабочим предпочтениям.Важно, чтобы помощники по административным вопросам были достаточно независимыми, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса при ограниченном надзоре, но также важно, чтобы рабочие предпочтения помощника по административным вопросам и стиль управления их руководителя совпадали. Отвечая на этот вопрос, важно честно сказать о своих предпочтениях, чтобы убедиться, что эта работа подходит как вам, так и работодателю.

Пример: «Я предпочитаю руководителя, который дает мне информацию, необходимую для выполнения моих задач, и который устанавливает четкие ожидания, но также доверяет мне выполнять эти задачи без какого-либо микроуправления.Поскольку я организован и эффективно распоряжаюсь своим временем, мне не нужно, чтобы кто-то регулярно проверял, чтобы я не отвлекался от задачи и был продуктивен. Я также ценю время от времени обратную связь, которая позволяет мне знать, как у меня дела, и дает мне предложения по улучшению, если таковые имеются ».

Подробнее: Стили управления: обзор и примеры

9. Что, по вашему мнению, является наиболее сложной частью роли помощника администратора?

Этот вопрос — еще один способ узнать о ваших слабостях.То, как вы ответите на этот вопрос, говорит интервьюеру, можете ли вы определить и конкретно развить свои области для улучшения. Отвечая на этот вопрос, используйте методику ответа STAR, чтобы определить конкретный сценарий, который вам показался трудным, и опишите, что вы сделали, чтобы преодолеть эту проблему с успешным результатом.

Пример: «На моей предыдущей должности я обнаружил, что иногда мне сложно определить приоритеты задач, если я не использую четкое расписание для управления своим временем.Я хочу, чтобы все было сделано сразу же, и мне трудно откладывать дела в сторону или заставлять кого-то ждать, пока я выполню задание. Я смог преодолеть это, создав для себя организованный график, в котором рабочие задачи расставляются по приоритетам в зависимости от их крайнего срока. Использование электронного календаря, который позволяет мне четко планировать свои дни, помогло мне не отставать от задачи и завершить мои проекты к установленному сроку ».

10. Расскажите мне о случае, когда вам приходилось поддерживать большую команду. Вы добились успеха?

Этот вопрос помогает интервьюеру определить, насколько хорошо вы можете расставить приоритеты в работе, выполнить несколько задач одновременно, уложиться в сроки и поддержать большую команду таким образом, чтобы добиться успешных результатов.Этот вопрос отлично подходит для кандидатов, не имеющих опыта работы в качестве помощника по административным вопросам, потому что он позволяет вам описать свою способность выполнять основные обязанности по работе и подкрепить свой ответ доказательствами из командного проекта, над которым вы работали. Как и другие вопросы, этот вопрос следует решать с помощью метода STAR, чтобы показать конкретный соответствующий пример из вашего прошлого опыта.

Пример: «Я отлично умею работать в больших командах и поддерживать команду таким образом, чтобы помочь им достичь своих целей.Я был членом группы поддержки в старшей школе все четыре года, пока учился в школе, и меня избирали капитаном команды в младших и старших классах. Как капитан команды, я отвечал за хореографию, планирование тренировок и мероприятий и следил за тем, чтобы все в команде присутствовали на тренировках и были готовы к ним. Когда я учился в старших классах, наша команда поехала на чемпионат штата и заняла второе место под моим руководством ».

10 лучших вопросов на собеседовании с помощником администратора

Помощник администратора работает, чтобы сделать свою команду, группу руководителей или группу других администраторов успешными, одновременно выполняя задачи наиболее эффективным способом.Хотя зачастую они остаются за кадром, они лежат в основе бизнеса.

«Помощники занимают уникальное положение в центре организации», — сказала Пегги Васкес, автор книги Not, «Just An Admin!» «Они контактируют с большим количеством людей, систем, предприятий, [и] клиентов, чем кто-либо другой в компании. Они обладают огромным влиянием и пониманием, которые могут сделать компанию чрезвычайно успешной или нет ». Ищете ли вы роль административного помощника в качестве стартовой площадки для продвижения на различные должности, чтобы стать надежным партнером генерального директора или другого руководителя или стать бесценным членом команды в центре компании, вы в первую очередь нужно произвести впечатление во время собеседования.

Чтобы получить желанное предложение о работе помощника по административным вопросам, приходите подготовленными, исследуйте компанию и будьте готовы ответить на общие вопросы собеседования, а также на вопросы ниже, которые часто возникают в роли администратора, прежде чем поговорить с рекрутером или менеджер по найму.

Для помощников по административным вопросам начального и среднего уровня компании ищут кандидатов с отличными навыками межличностного общения, превышающими заранее определенный опыт или техническое образование.

В общем, менеджеры по найму ищут кандидатов, которые эффективно общаются, творчески решают проблемы и всегда в курсе множества деталей, чтобы поддержать команду и помочь каждому продвинуть бизнес вперед.

Главное, что ищут менеджеры по найму:

• Коммуникационные навыки: В качестве помощника по административным вопросам вы будете взаимодействовать с сотрудниками на всех уровнях компании. Общение в духе сотрудничества, профессионализма и эффективности является ключевым моментом. Менеджеры по найму ищут кандидата с этими сильными коммуникативными навыками, прежде всего, потому что они знают, что то, насколько хорошо общается административный помощник, может оказать огромное влияние на организацию.
• Организационные навыки: В этой роли вы будете отвечать за управление календарями, планирование мероприятий, управление проектами и соблюдение сроков. Мелкие детали жизненно важны. Когда ваш руководитель пропускает встречу, на кону могут быть деньги. Организованный администратор помогает бизнесу достигать поставленных целей.
• Навыки совместной работы: В качестве помощника по административным вопросам вы будете работать со своим менеджером или менеджерами, а также с людьми из других отделов, чтобы все работало бесперебойно и выполняло проекты.Вы должны уметь делать это эффективно.
• Компьютерные навыки: Большая часть роли помощника по административным вопросам связана с компьютером, будь то просмотр или написание электронных писем, управление календарями или создание презентаций PowerPoint. Тем не менее, вы можете получить навыки работы с компьютером на работе, тогда как коммуникативным навыкам научить гораздо труднее. Так что, если это ваше слабое место, не паникуйте! Вы по-прежнему можете занять отличную позицию, если покажете, что готовы и способны учиться.

Помните об этих навыках, когда готовитесь отвечать на вопросы на собеседовании с помощником администратора.Работа с ними там, где это имеет смысл, может помочь вам стать лучшим кандидатом в глазах рекрутера или менеджера по найму.

1. Какие инструменты вы используете, чтобы оставаться организованным?
2. Опишите ситуацию, в которой вы допустили ошибку. Как вы взяли на себя ответственность за эту ошибку и чему научились?
3. Как вы управляете конкурирующими высокоприоритетными проектами?
4. Какие компьютерные программы и программное обеспечение вам удобно использовать?
5. Как бы вы справились с проектом, в котором вы чувствуете себя застрявшим?
6. Что было вашим самым значительным вкладом в команду, с которой вы работали в прошлом?
7. Расскажите мне о времени, когда вам нужно было проявить осмотрительность.
8. Расскажите мне о случае, когда у вас возник конфликт с руководителем или коллегой. Что произошло и как вы с этим справились?
9. Что отличает вас от других кандидатов?
10. Какая офисная среда вам больше нравится?

Менеджеры по найму считают, что помощники по административным вопросам являются наиболее организованным человеком в офисе. Будь то планирование встреч, соблюдение сроков или подготовка документов в любой момент, организованность имеет важное значение для хорошего выполнения роли.Организационные инструменты — от Календаря Google до Asana и другого программного обеспечения для управления проектами — могут помочь вам преуспеть в этой роли, поэтому не бойтесь рекламировать, что у вас есть опыт работы с ними.

Организованность — это не только уверенность в том, что вы знаете, где находится каждый файл. «Управление календарями может показаться простым, но это оказывает огромное влияние на организацию и может быть сложным. Администратор должен проявлять здравый смысл и определять правильные приоритеты », — говорит Трина Диболт, вице-президент Peloton по привлечению талантов.

Перед собеседованием подумайте, какие инструменты управления проектами, организации и календаря вы использовали на прошлых должностях или в своей личной жизни. Будьте готовы объяснить, какие функции вы используете в инструментах, чтобы поддерживать свою организованность, например, ежедневная электронная почта Asana, которая предупреждает всех о приближающемся крайнем сроке проекта.

Вот пример того, как может звучать ответ на этот вопрос:

«Я синхронизирую свой контрольный список через G Suite, поэтому я могу легко переходить от календаря к электронной почте и списку дел.В моей последней роли я также делал заметки во время своих еженедельных индивидуальных встреч с менеджером, которому я подчинялся. Я бы отправил ему по электронной почте резюме и список любых действий для нас обоих позже. Затем я обновлял любые детали проекта и сроки в Asana, чтобы наш список дел был ясен. Эта система помогла нам обоим оставаться организованными и заставила нас обоих быть ответственными за наши цели ».

Никто не идеален, и ошибки неизбежно случаются даже с лучшими помощниками администратора. Менеджеры по найму понимают это и хотят знать, как вы справитесь с ошибкой, быстро найдете решение и извлечете уроки из него, чтобы избежать подобных ошибок в будущем.

Вы должны подготовить реальный пример сценария, в котором вы допустили ошибку. Найдите время, чтобы обдумать эту ошибку, почему она произошла и что вы сделали, чтобы исправить ситуацию. Наконец, обсудите, что вы узнали и что вы делаете по-другому, чтобы не повторить ту же ошибку снова.

Используйте метод ЗВЕЗДЫ, чтобы сформулировать свой ответ (на этот и другие поведенческие вопросы), чтобы лучше всего объяснить свою историю и убедиться, что вы передаете все ключевые моменты.STAR — это аббревиатура, обозначающая:

• Ситуация: Установите сцену и укажите все необходимые детали.
• Задача: Опишите, за что вы были ответственны в этой ситуации.
• Действие: Опишите, какие шаги вы предприняли для решения этой проблемы.
• Результат: Поделитесь результатами своих действий.

Например:

«Прошлым летом в мои обязанности входило составление расписания автосервиса для моего начальника даже во время его отпуска.Я забыл, что у него была 24-часовая остановка в Чикаго в субботу, и он не смог запланировать трансфер на машине из аэропорта в его отель. Я был в кино с отключенным телефоном, поэтому я пропустил его звонки более двух часов. Когда я понял, что случилось, я понял, что должен это исправить.

« Я позвонил ему, признал свою ошибку и извинился без оправдания. После этой ошибки я изменил свое расписание, чтобы каждую пятницу выделять 30 минут на то, чтобы просматривать расписание поездок моего босса и подтверждать, что я принял все необходимые меры, и перепроверил их.Я даже начал указывать запланированное время встречи, номера подтверждений и лучшее контактное лицо, с которым можно связаться прямо в его календаре, если он не сможет меня связаться.

«Я больше не совершал эту ошибку с тех пор, как он вошел в отпуск в Чикаго, и другие стажеры в компании также начали следовать моей системе».

Некоторые помощники по административным вопросам подчиняются нескольким руководителям; у других может быть широкий круг обязанностей, что означает, что они контролируют множество высокоприоритетных задач.Менеджеры используют этот вопрос, чтобы узнать, как кандидат распоряжается своим временем и использует свои навыки суждения для определения приоритетов задач.

Вы должны продемонстрировать, как вы можете совмещать несколько проектов — будь то рабочие проекты или школьные задания — объяснив, как вы распределяете свое время и расставляете приоритеты между различными проектами. Это также отличный шанс продемонстрировать свои навыки суждения.

Это может звучать примерно так:

«В колледже всегда казалось, что все большие доклады должны сдаваться на одной неделе.Прежде чем приступить к работе, я бы нашел время, чтобы вкратце обозначить крайние сроки в своем планировщике. Затем я предсказывал, сколько времени займет каждый из них, и заранее составлял план, как все сделать вовремя, создавая некоторый буфер для учета любых задержек или препятствий. Я тот, кто любит отмечать список, поэтому я сначала завершаю некоторые из более коротких проектов, или те, которые, как я знал, мне легче приходить, чтобы помочь набрать обороты. Я бы уделил приоритетное внимание работам, сдаваемым в начале недели, но также обязательно выделил бы проектам, которые стоят большей части моей оценки, больше запланированного времени.

«В этой роли я обязательно попросил своего менеджера указать четкие сроки и убедиться, что я понимаю влияние каждого проекта на бизнес. Например, я хотел бы знать, хотят ли они, чтобы я уделял приоритетное внимание определенному проекту, если у меня не хватает времени. Что касается проектов с аналогичными сроками, я обязательно должен четко сформулировать ожидания со своими менеджерами в отношении того, что и когда будет сделано в первую очередь. Я набросал план на своей стороне, как я всегда делаю в течение выпускных недель, чтобы быть уверенным в том, что я выполняю все задания.”

Менеджеры по найму обычно не возражают против компьютерного обучения, но они хотят, чтобы у вас был или опыт использования различного программного обеспечения, и они готовы изучить любые другие программы, необходимые в работе.

Люди, нанимающие помощников администратора, часто ищут опыт работы с Microsoft Office Suite, особенно с PowerPoint, чтобы помочь в создании внутренних или внешних презентаций для группы. В зависимости от должности менеджерам по найму может понадобиться кандидат, который хорошо разбирается в социальных сетях, умеет управлять онлайн-конференциями, умеет создавать документы или имеет опыт использования программного обеспечения для совместной работы, говорит Стефани Назницки, исполнительный директор OfficeTeam, подразделения Robert Половина из них специализируется на размещении высококвалифицированных офисных и административных специалистов.

Вы должны быть готовы перечислить, какие программы вы использовали в прошлом, и объяснить свой уровень понимания каждой из них. В зависимости от компании они будут использовать разное программное обеспечение, поэтому проверьте описание должности, чтобы узнать, что они ищут. Если в списке нет конкретных программ, сделайте приоритетным упоминание известных программ, таких как Salesforce, Slack, G Suite или Microsoft Teams. Вы также можете обратить внимание на то, какие программы вы выучили быстрее всего — чтобы показать, что даже если вы не использовали какую-то конкретную программу, на которую полагается эта команда, вы быстро и усердно учитесь, и легко ее усвоите.

Например:

«Лично я использую продукты G Suite для электронной почты, создания резюме и дизайна презентаций. В школе мы использовали Microsoft Teams для виртуального обучения во время пандемии. Раньше я никогда не использовал Microsoft Teams, но мне нужно было быстро научиться. Я использовал веб-сайт Microsoft, чтобы научиться основам, и просмотрел несколько видео на YouTube, чтобы найти ярлыки и полезные советы. Я обнаружил, что очень быстро освоился с программой и даже смог помочь одному из моих преподавателей устранять неполадки в реальном времени, когда он не совсем понимал, как работать с новой функцией.Я знаю, что компания ABC использует Zoom, Slack и Trello, и я уверен, что смогу изучить их так же быстро. Я потратил несколько часов до своего первого дня на просмотр видео, чтобы узнать советы и уловки и быстро освоиться ».

Напряженный или занятый менеджер может делегировать проект помощнику по административным вопросам без полного объяснения целей или ожидаемого процесса. Здесь менеджеры по найму ищут помощника по административным вопросам, который проявит инициативу и попросит о помощи вместо того, чтобы закончить проект бессистемно.

Опишите шаги, которые вы предпримете, и свою точку зрения на обращение за помощью. Сначала вы должны объяснить, как вы будете исследовать и искать способы решения проблем самостоятельно. Вы также можете поговорить о том, чтобы обратиться к другим ресурсам и связям в компании — найти примеры аналогичных проектов, завершенных в прошлом, или обратиться к тем, кто, как вы знаете, выполнял аналогичную работу раньше. Затем опишите, как вы могли бы получить разъяснения от своего руководителя, если это необходимо.

Вы должны сказать, что как администратор, вы знаете график своего менеджера и знаете, когда он занят, говорит Назницкий.Затем вы можете сказать, что «либо воспользуетесь встречей один на один, либо выделите время, чтобы попросить разъяснений. Забронировав 10 минут сейчас, вы сэкономите часы бесполезной работы или потраченного впустую времени ».

Например, вы могли бы сказать что-то вроде:

«Если я застрял в проекте, сначала я потратил немного времени, пытаясь решить проблему самостоятельно, ссылаясь на свои заметки из развертывания проекта. Затем, если бы я все еще боролся, я бы подумал о том, чтобы обратиться к коллеге, который также присутствовал на встрече или у которого мог быть опыт работы с аналогичными проектами в прошлом.В конечном счете, даже если мой менеджер занят, я знаю, что потратив несколько минут его времени сейчас, вы сэкономите больше времени и сделаете проект сильнее. Так что я обязательно буду использовать еженедельные индивидуальные встречи или обращаться к их календарю, чтобы найти небольшое место для меня, чтобы быстро наверстать упущенное. Перед встречей с моим руководителем я готовил конкретные вопросы по существу, чтобы эффективно использовать ограниченное время, которое у нас могло быть вместе, и получить необходимые мне разъяснения. ”

Административные помощники могут проявить себя в планировании мероприятий, управлении проектами или организационными проектами, которые помогают команде работать более эффективно.Хотя у административных помощников есть определенные роли, их часто также просят взяться за новые проекты или «заполнить пустоту», если что-то нужно завершить, а никто другой сделать это не может. Менеджеры по найму ищут кандидатов, которые будут хорошо работать с другими и могут помочь своей команде работать на более высоком уровне.

Как ответить

Приготовьтесь рассказать о важном проекте или своем вкладе в прошлые команды, над которыми вы работали. Если вы начальный уровень, подумайте о любом крупном групповом проекте, который вы выполняли в классе или в рамках внеклассной группы.

Выбирая проект для описания, выберите то, чем вы увлечены, чтобы на первый план вышли ваши интересы, лучшие качества и личность. «Подумайте о том, что вам больше всего понравилось, [затем] создайте упрощенные списки, чтобы описать, что это было, о чем вас просили и какие творческие решения у вас были, а затем опишите результат», — говорит Назницкий. Будьте готовы объяснить, как вы возглавили проект или внесли в него свой вклад, как взяли на себя ответственность и как выполняли его вовремя.Затем расскажите, как это помогло команде преуспеть или достичь поставленных целей.

Вот как это может звучать:

«На моей последней работе я курировал графики двух вице-президентов в небольшой некоммерческой организации. Культура там была очень тяжелой, и у этих вице-президентов часто бывали шестичасовые встречи в день. Я видел, что они утомляются, переходя от встречи к встрече весь день, и у них почти не остается времени на перерыв в ванной! Я прочитал статью о том, как встречи заполняют время, которое вы им уделяете.

Я поделился этим со своими менеджерами и рекомендовал сократить все внутренние встречи до 50 минут вместо 60, чтобы у всех было время, чтобы наверстать упущенное по электронной почте или в Slack или просто сделать небольшой перерыв. Мне пришлось работать с технической командой, чтобы создать план развертывания для настройки всех календарей на 50 минут по умолчанию при создании мероприятия, улучшить обмен сообщениями, чтобы вся компания поняла настройку, а также исследовать и делиться советами, как быть такими же продуктивно, работая на десять минут меньше. В конце концов, весь персонал был доволен этим значительным сдвигом в культуре и чувствовал себя более продуктивным, хотя на собрания уходило меньше времени ».

Помощники по административным вопросам часто помогают управлять коммуникациями, планированием и другими проектами для управления компанией без утечки информации для всего персонала.Между тем, остальной персонал часто рассматривает помощников по административным вопросам как коллег, которым можно доверять, что может помочь организации лучше функционировать, но также требует, чтобы помощники по административным вопросам использовали свои суждения о различных ситуациях.

Отвечая на вопрос о осмотрительности, используйте осмотрительность. Раскрытие всех подробностей ситуации причинит вам боль и покажет, что вы не знаете, когда пропускать информацию, чтобы защитить свою компанию или своих коллег.

«Подумайте об этом заранее, потому что объяснение слишком большого количества деталей — не проявление осмотрительности!» говорит Джули Перрин, основатель и генеральный директор All Things Admin, компании по обучению административных работников. Если говорить о ситуации неопределенно, но при этом давать достаточно подробностей, чтобы изложить свою точку зрения, нужна практика.

Если вы кандидат начального уровня, менеджеры по найму могут пропустить этот вопрос, но если он возникнет у вас, подумайте о клубе, в котором вы участвовали во время учебы в колледже, и воспользуйтесь примером из этого.Вы также можете использовать метод STAR, чтобы структурировать этот ответ.

«Моим последним менеджером был руководитель, который рассчитывал на то, что я буду осведомлен об отношении к изменениям и общем моральном состоянии команды. Я начал слышать ворчание о том, что люди недовольны несколькими проблемами, которые, как я знал, могут ее расстроить. Мои коллеги знали, что я близок с руководителем, но они также доверяли мне и доверяли мне, чтобы я мог лучше помогать всему офису. Я решил пойти к своему руководителю и рассказать ей, что я слышу в целом, но не называть имен или каких-либо других деталей, которые позволили бы ей понять, откуда поступает обратная связь.Отсутствие имен помогло моему руководителю лучше обработать информацию. Это позволило ей решить проблему для персонала, не зная ни на кого в отдельности. Используя осмотрительность в отношении личностей недовольных сотрудников, я завоевал доверие с обеих сторон, и мы смогли улучшить качество работы каждого в офисе ».

Разногласия и конфликты на рабочем месте естественны. Как помощник по административным вопросам вы взаимодействуете с большим количеством сотрудников, поэтому вероятность возникновения спора выше.Менеджеры по найму используют этот вопрос, чтобы оценить, обладаете ли вы способностью рефлексировать, анализировать и извлекать уроки из прошлого опыта.

«Не отвечайте словами:« У меня никогда не бывает конфликтов, я ладю со всеми ». Это чушь. У всех есть конфликт. Расскажи историю. Как вы ее решили? » — говорит Васкес. Если менеджеры по найму задают этот вопрос, их не волнует, что конфликт произошел, они хотят знать, что вы сделали, чтобы исправить это, и продолжать работать, не повторяя тот же конфликт.

Для кандидатов начального уровня Васкес говорит, что вы можете использовать конфликты из-за внешней работы, такие как разногласия во время процесса набора в женское общество или неспособность одноклассника нести свой вес во время группового проекта. Будьте готовы кратко объяснить, что произошло, где возник конфликт и как вы пришли к решению или, если его не удалось решить, как вы решили двигаться вперед. Никогда не оскорбляйте коллегу или бывшего начальника. Вместо этого сосредоточьтесь на том, как вы мыслили творчески, чтобы прийти к этому решению, и что вы узнали.

Васкес рекомендует попрактиковаться в ответах, чтобы избавиться от некоторых эмоций, рассказывая историю о напряженной или неприятной ситуации.

Ваш ответ может звучать так:

«Во время группового проекта в классе мы должны были спланировать фальшивое мероприятие, управлять бюджетом и зарисовывать все детали того, как оно будет выглядеть. У моего партнера по заданию были совершенно разные мнения о том, как тратить деньги в фальшивом бюджете. Он хотел потратить деньги на большой хедлайнер, чтобы привлечь больше толпы, а я хотел убедиться, что там достаточно киосков с закусками, детских горшков и персонала для мероприятий, чтобы всем было комфортно и о них заботились.Мы оба были заинтересованы в получении хорошей оценки, так как это повлияло на наш итоговый средний балл. Это разногласие остановило нашу работу почти на три дня.

«Я знал, что продвижение проекта и принятие решения — независимо от того, придерживались мы моего подхода или нет — было для нас обоих единственным способом достичь нашей конечной цели — спланировать сильное мероприятие и получить хорошая оценка. Так что я обратился к нему со своим планом компромисса, при котором мы оба сократили наши бюджеты на то, что мы хотели.Я предложил договориться о гонораре с относительно крупным хедлайнером, чтобы мы могли найти кого-нибудь примечательного, но у нас оставались деньги на буфет. Он согласился, и мы смогли продвинуться вперед и получить пятерку за задание.

«Я узнал, что когда вы попадаете в затруднительное положение, творческое мышление может помочь вам найти новый способ воплотить несколько хороших идей без ущерба для качества, денег или установленных сроков. ”

Задавая этот вопрос, менеджеры по найму хотят услышать, в чем, по вашему мнению, заключаются ваши главные активы и навыки, и насколько они уникальны для вас.

Перед собеседованием вам следует подумать о своих сильных сторонах. Для начала внимательно изучите описание должности и проанализируйте, какие навыки или навыки ищет менеджер по найму, которые вы лучше всего воплощаете. Приведите наглядный пример того, как эти сильные стороны помогли команде, частью которой вы были в прошлом.

Можно сказать:

«Я выделяюсь своей способностью решать проблемы творчески. В прошлом году я был на последнем курсе колледжа и запланировал мероприятие для газеты колледжа.Выпускники должны были посетить кампус, провести дискуссии со студентами факультета журналистики по вопросам развития карьеры, а также принять участие в часе общения. Из-за COVID-19 нам пришлось отменить личное мероприятие. Многие сотрудники газеты были готовы вообще отменить мероприятие, но я увидел возможность перенести мероприятие в онлайн. Поскольку никому больше не приходилось путешествовать, мы могли расширить панель, включив в нее других высокопоставленных выпускников, которые ранее отклонили приглашение. Мы получили вдвое большую явку, чем ожидалось, и получили отзывы от студентов и выпускников о том, насколько они благодарны за возможность общаться в такое неспокойное время.Я бы применил то же творческое мышление и применил его к моей роли здесь ».

На собеседовании менеджерам по найму необходимо не только оценить, обладает ли кандидат навыками, необходимыми для преуспевания в качестве помощника по административным вопросам, но им также необходимо проверить, будет ли кандидат хорошо работать с существующей командой. То, что ищет менеджер, будет зависеть от офисной среды в конкретной компании.

Изучите компанию, с которой вы собираетесь интервью, заранее, чтобы понять ее ценности и культуру.Если в ходе исследования вы поймете, что ваши цели совпадают с их целями, вы сможете ответить более страстно. Убедитесь, что вы ответили здесь честно. Если вы любите сотрудничество, так и скажите. С другой стороны, если вы рабочий, который любит опускать голову и большую часть времени работать самостоятельно, опишите это. Как бы сильно вы ни хотели получить работу, но если культура не подходит, вам не понравится работать на ней в долгосрочной перспективе.

Вот как это может звучать:

«Я люблю работать в среде для совместной работы и преуспеваю в быстро меняющейся обстановке.Моя любимая работа была в колледже, когда я работала регистратором в приемной комиссии моей школы. Сроки были ключевой частью культуры, и сотрудники всегда ценили мой вклад в любые системы, которые могли бы помочь лучше организовать входящие заявки или почту, чтобы ускорить работу. Мне нравится работать с другими людьми, у которых есть стремление добиваться результатов и которые готовы работать вместе, чтобы опробовать новые решения ».

Менеджерам по найму нужны кандидаты, которые хорошо общаются, поэтому практика ответов на эти типичные вопросы собеседования поможет вам почувствовать себя подготовленным, уверенным и готовым объяснить, почему вы лучший кандидат на эту роль помощника администратора.

После того, как менеджер по найму задаст вам вопросы, у вас почти всегда будет возможность задать свои вопросы. Не забудьте подготовиться! Например, вы можете попросить менеджера по найму «описать мощное партнерство между руководителем и административным помощником», — говорит Васкес, — потому что «это многое расскажет вам о том, как они видят эту роль».

В конечном счете, «самое важное, что кто-то может сделать при приеме на работу, — это осознать, что это решение в той же степени, что и работодатель», — говорит Диболт.Поэтому используйте свое собеседование, чтобы понять, подходит ли вам эта работа, а также чтобы доказать, что вы лучший человек для этой работы.

Мередит Галанте — писатель-фрилансер, живущий в Нью-Йорке. Последние 10 лет она писала о недвижимости, бизнесе, воспитании детей, вине и спиртных напитках и многом другом. Во время творческого отпуска в журналистике она работала в некоммерческих организациях, занималась политикой и консалтингом, помогая нанять более 1000 человек за три года. Мередит окончила Школу общественных коммуникаций им. С.И. Ньюхауса при Сиракузском университете по специальности журнальная журналистика и политология.Когда она не пишет, вы можете найти Мередит на ее велосипеде Peloton или приготовить свежую пасту на кухне.

30 самых популярных вопросов на собеседовании с помощником администратора

Говорят, за каждым успешным руководителем бизнеса стоит хороший административный помощник, тайно ведущий шоу.

Хотя это утверждение должно быть забавным, в нем есть довольно прочная суть правды.

Компетентный, квалифицированный и увлеченный административный помощник на вес золота, и менеджеры по найму используют точные вопросы собеседования с административным помощником, чтобы отсеять неквалифицированных кандидатов в их поисках лучших из лучших.

Хорошо, поэтому, прежде чем мы начнем, мы хотели сообщить вам, что существует более 100 других сложных традиционных вопросов на собеседовании , которые вам могут задать на собеседовании при приеме на работу. Звучит напряженно, правда? Что ж, не волнуйтесь, потому что мы создали — бесплатный PDF-файл, в котором описаны наиболее часто задаваемые вопросы и дословно даны примеры ответов, которые вы можете использовать на следующем собеседовании. Щелкните ссылку ниже, чтобы получить копию прямо сейчас!

Получите нашу шпаргалку с вопросами и ответами на собеседование!

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС PDF-ЧИТ-ЛИСТ: Получите наш « Вопросы и ответы на собеседовании в PDF-формате », который дает вам « словесных примеров ответов на наиболее распространенные вопросы собеседования, с которыми вы столкнетесь на следующем собеседовании .

НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ, ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ ВОПРОСЫ О РАБОТЕ ИНТЕРВЬЮ ЧИТ-ЛИСТ

Что такое помощники по административным вопросам?

Современные помощники по административным вопросам подобны швейцарскому армейскому ножу служащих: от них требуется знать огромное количество информации и обладать множеством навыков.Прошли те времена, когда хорошим помощником по административным вопросам был человек, который лучше всего готовил кофе и обладал лучшим голосом для ответа на телефонные звонки.

Сегодняшние административные помощники часто являются правой рукой генерального директора, помогая выполнять повседневные задачи по ведению бизнеса. Помощники по административным вопросам координируют календари, планируют встречи, управляют основными офисными потребностями и часто выступают в качестве связующего звена между генеральным директором и другими отделами.

Им также можно поручить более традиционные задания, такие как отвечать на телефонные звонки и электронные письма, готовить отчеты и поддерживать информационные базы данных и файловые системы. И да, время от времени заваривание кофе также может относиться к сфере задач, которые должен будет выполнить помощник администратора.

Поскольку роль хорошего административного помощника очень широка и разнообразна, менеджеры по найму будут искать кандидатов, обладающих множеством навыков. Это означает, что если вы собираетесь на собеседование с помощником администратора, вы должны быть готовы ответить на столь же обширные и разнообразные вопросы, которые охватывают как твердые, так и мягкие навыки.

Вы также должны убедиться, что, отвечая на вопросы, которые задает интервьюер, вы также демонстрируете эти навыки.

Непонятный звук ?!

Мы не будем лгать вам … пройти собеседование с помощником администратора может быть сложно … но это возможно … и мы здесь, чтобы помочь вам!

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вам нужна дополнительная информация, ознакомьтесь с нашей статьей с описанием должности административного помощника.

Как подготовиться к собеседованию с помощником администратора: наши 4 лучших совета

Вот 5 наших лучших советов, которые помогут вам подготовиться к следующему собеседованию с помощником администратора:

Важно, чтобы вы начали думать как помощник по административным вопросам задолго до того, как ступите в комнату для собеседований. Как мы упоминали выше, надежный административный помощник — это тот, кто может помочь управлять повседневными делами занятых руководителей, и если вы сможете продемонстрировать это умение менеджеру по найму через свое приложение, ваши шансы на прохождение собеседования уменьшатся. значительно!

Это означает, что вы должны адаптировать сопроводительное письмо, заявку и резюме как для работы, на которую вы претендуете, так и для компании, которая нанимает вас.Убедитесь, что ваши навыки и способности, которые соответствуют тому, что ищет компания, четко указаны в сопроводительном письме и резюме.

Менеджер по найму с гораздо большей вероятностью пригласит вас на собеседование, если он сразу увидит, что вы идеально подходите для этой работы. Облегчение их работы поможет вам получить должность, на которую вы претендуете!

Опять же, одним из ключевых компонентов хорошего помощника по административным вопросам является способность облегчить работу менеджера или руководителя, которому вы помогаете.Убедитесь, что вы дали менеджеру по найму убедительные примеры того, как вы помогли облегчить работу своему начальству как в сопроводительном письме, так и лично во время собеседования.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы готовитесь к собеседованию с помощником руководителя, а не к должности помощника по административным вопросам (есть разница!), Перейдите к нашей статье с вопросами об интервью с помощником руководителя.

В этом блоге мы уже рассказывали о soft skills.Обязательно ознакомьтесь с этим списком и действительно сосредоточьтесь на мягких навыках, которые требуются для работы, и на том, насколько они соответствуют вашим мягким навыкам. Быть технически грамотным помощником по административным вопросам — это только половина дела. Твердое понимание мягких навыков, необходимых для должности, на которую вы собираетесь пройти собеседование, и их демонстрация в сопроводительном письме, резюме и собеседовании поможет превратить вас из соискателя в работу!

Одна из задач, с которыми вы, вероятно, столкнетесь при работе в качестве помощника администратора, будет связана с работой с обычным офисным оборудованием. Убедиться, что вы знаете, как работают компьютеры, копировальные аппараты, факсы и другое стандартное офисное оборудование (да, даже кофейник), даже на базовом уровне, — это навык, который любой менеджер по найму оценит для кандидата на работу.

Хотя вы, вероятно, не будете знать, как выполнять любой критический ремонт или капитальный ремонт оборудования, имея практические знания о том, как использовать оборудование и как выполнять базовое обслуживание (замена чернил, бумаги, тонера, фильтров и т. Д. И т. Д.) когда вызывать специалиста) поможет подчеркнуть вашу способность управлять бесперебойной офисной средой.

Топ 5 вопросов на собеседовании с помощником администратора

Теперь, когда у нас есть советы, давайте рассмотрим 5 распространенных вопросов на собеседовании с помощником администратора и почему эти вопросы задают, чтобы помочь вам подготовиться.

Помните, читая их, подумайте, как бы вы на них ответили и как лучше всего выделить свои конкретные навыки и знания, поскольку они связаны как с потребностями компании, так и с должностью, на которую вы претендуете.

Не забудьте указать и успехи на прошлых работах!

1.«Почему вы подали заявление на эту работу и почему вы думаете, что станете хорошим помощником по административным вопросам?»

В этом нет ничего сложного. Ни один менеджер по найму не привлечет к работе кого-то, кто не готов быть хорошим помощником по административным вопросам, и лучший способ доказать, что вы готовы к работе, — это конкретные примеры из вашего прошлого опыта работы.

Будьте открыты и честны, отвечая на этот вопрос, и сосредоточьтесь на аспектах работы административного помощника, которые вам действительно нравятся.

Это нестандартное мышление? Хотите увидеть, как работает компания изнутри? Может дело в постоянном разнообразии задач и умении работать с разными отделами?

Как бы то ни было, сосредоточьтесь на этом и обязательно укажите, как вы использовали то, что вам нравится, и использовали их для создания побед для себя и своего работодателя в прошлом.

2. «Эта работа требует от вас ответа на телефонные звонки. Насколько комфортно вам пользоваться несколькими линиями и большим количеством входящих звонков? »

Да, я знаю, мы говорили, что перед современными помощниками по административным вопросам часто стоит гораздо больше, чем просто отвечать на телефонные звонки, но на самом деле вам, вероятно, придется время от времени работать за столом, зная не только, как это делать, но и как справиться с потенциально стрессовой ситуацией с изяществом и спокойствием только пойдет вам на пользу.

Несмотря на то, что реальный опыт обработки большого количества звонков был бы лучшим примером для использования при ответе на этот вопрос, вы все равно можете ответить на этот вопрос даже без этого опыта, подчеркнув свою эффективность, вежливые манеры по телефону и вашу способность быстро расставлять приоритеты и организовывать .

3. «Вы бы считали себя командным игроком? Вы хорошо работаете с другими? »

Ни один мужчина или женщина, если на то пошло, не является островом… по крайней мере, в том, что касается административных помощников.Быть хорошим помощником по административным вопросам означает комфортно работать с самыми разными людьми и командами внутри организации.

Умение руководить и руководить сотрудниками — ключевые навыки хорошего помощника по административным вопросам.

Вопросы, подобные этому, — прекрасная возможность использовать метод ЗВЕЗДЫ для ответа!

4. «Как вы работаете, когда сталкиваетесь со стрессом или давлением?»

Этот вопрос может быть немного сложным.(У нас есть пост, посвященный вопросам интервью в общем контексте). Когда менеджер по найму спрашивает об этом, он хочет получить честный ответ … но понять, как найти баланс между честностью и излишней честностью, может быть непросто.

Во-первых, не лгите и не говорите им, что им не о чем беспокоиться, потому что вы никогда не испытываете стресса.

Никто тебе не поверит. Нет, правда. Никто.

Быть помощником по административным вопросам означает, что вам почти наверняка придется время от времени справляться с некоторыми стрессовыми ситуациями, и менеджер по найму хочет знать, что у вас хватит настойчивости и способности взломать его, не рассыпаясь, как сахарное печенье на прошлой неделе.

Говоря о сахарном печенье на прошлой неделе, ни один менеджер по найму не захочет нанять кого-то, у кого нет навыков совладания с трудностями, когда дело доходит до небольшого дополнительного рабочего давления, поэтому, хотя мы сказали, честно … не переусердствуйте.

Сложная часть — найти способ найти баланс между признанием того, что вы действительно испытываете стресс, и при этом подчеркнуть, как вы справляетесь с трудными моментами, не сворачиваясь, как карточный стол. При ответах на такие вопросы стоит сосредоточиться на организационных навыках, перенаправлении энергии стресса в творческую энергию и на том, какие шаги вы предпримете, столкнувшись с кризисом, чтобы расставить приоритеты над тем, что нужно сделать, а не тем, что просто вызовет еще больший стресс.

5. «Расскажите мне о прошлой работе, которая вам действительно нравилась, и почему она вам нравилась».

Хотя технически это не вопрос, менеджер по найму использует его как способ лучше узнать вас и понять, что вас движет. Поскольку быть помощником по административным вопросам означает носить множество головных уборов и решать разнообразные проблемы, менеджер по найму, вероятно, будет избегать любого соискателя, который рассказывает о прошлом опыте, когда он сидел без дела и выполнял однообразную работу.

Ключевые моменты, на которых следует сосредоточиться при ответе на этот вопрос, включают решение проблем, мышление на ногах, решение проблем, расстановку приоритетов задач, командную работу, опыт лидерства, организацию, предвидение проблем и придумывание решений.

Еще 25 вопросов к помощнику администратора, к которым вы должны подготовиться

1. 1. Вы раньше работали помощником по административным вопросам? Каков ваш опыт?
   2. Что вам больше всего нравится / не нравится в работе помощника администратора?
   3. Почему вы оставили свою последнюю роль?
   4. Какое ваше самое большое достижение на этой должности на сегодняшний день?
   5. На вашей предыдущей должности, какие задачи вы считали наиболее трудными? Что вы сделали, чтобы обеспечить выполнение поставленных задач на высоком уровне?
   6. Как вы думаете, какой вклад помощник администратора вносит в команду больше всего?
   7. Какова ваша скорость набора текста и уровень ошибок?
   8. Опишите свой уровень владения компьютерами.С какими операционными системами вы работали?
   9. Какие традиционные программы вы использовали? Вам комфортно работать с Office, Excel и другими подобными программами?
   10. Есть ли у вас какие-то специальные инструменты для управления временем?
   11. Какой руководитель раскрывает в вас все самое лучшее? С какими людьми вам лучше всего работать?
   12. Вам нравится работать самостоятельно или в составе команды?
   13. Какой график работы вы себе представляете в этой роли? Вы готовы работать сверхурочно?
   14. Опишите случай, когда вы не ладили с кем-то в офисе, и что вы сделали, чтобы урегулировать ситуацию.
   15. Вы когда-нибудь сталкивались с прямым начальником, с которым было трудно работать? Как у вас складывались отношения?
   16. Как вы думаете, какую роль помощник администратора играет в корпоративной культуре?
   17. Какие стратегии вы используете при расстановке приоритетов?
   18. Можете ли вы вспомнить конкретный проект, над которым вам больше всего понравилось работать? Что в этом вам понравилось, и ожидаете ли вы, что снова столкнетесь с этим, если вас возьмут на работу?
   19. Считаете ли вы себя хорошим коммуникатором? Согласны ли / не согласны ли ваши предыдущие коллеги или руководители?
   20. Вы когда-нибудь помогали более чем одному руководителю одновременно? Как вы справлялись с задачами, которые они вам ставили, и расставляли их по приоритетам?
   21. Опишите время, когда вам нужно было соблюдать осторожность по отношению к своему начальнику, и как вы конкретно с этим справились.
   22. Предполагаете ли вы, что роль помощника администратора изменится в краткосрочной / среднесрочной / долгосрочной перспективе? Если да, то как? А вы думали о том, как будете адаптироваться?
   23. Вы когда-нибудь управляли другими людьми? Было бы удобно, если бы один или несколько человек отчитывались перед вами?
   24. Считаете себя карьерным помощником? Если нет, то каковы ваши амбиции по поводу роста в вашей нынешней карьерной вертикали?
   25. Помимо ваших основных обязанностей, какие еще обязанности вы выполняли в качестве помощника администратора, которые выходили за рамки того, что от вас ожидалось?

15 хороших вопросов на собеседовании с помощником администратора

Перед завершением собеседования ваш менеджер по найму, скорее всего, спросит вас, есть ли у вас к нему какие-либо вопросы.

Несмотря на то, что заманчиво выпустить залог как можно быстрее (мы это понимаем, интервью обычно попадают в довольно низкий список вещей, которые вы бы предпочли делать), сопротивляйтесь побуждению сбежать и вместо этого найдите время, чтобы спросить свое собственное. вопросов. Это не только покажет интервьюеру, что вы искренне заинтересованы в должности, но и сможете узнать что-то о работе, о которой раньше не знали.

Перед собеседованием обязательно изучите компанию и подготовьте вопросы на основе этого исследования.

Хорошие вопросы:

• Можете ли вы описать типичный день в этой роли / отделе?
• Если бы я был принят на работу, что бы включали в себя мои обязанности и ответственность?
• Каким вы видите развитие этой компании в ближайшие пять лет?
• Есть ли возможности для роста на этой должности?
• Как устроены отделы? Кому я конкретно отвечаю?
• Если бы я поговорил с вашим бывшим помощником, что бы они сказали, что вам больше всего нравится работать на вас? Что хуже?
• Опишите своего идеального помощника.Какие качества вам нужны?
• Расскажите о своем худшем помощнике. Что они сделали, что сделало их хуже всех?
• Можете ли вы описать мне процесс проверки эффективности? Как часто проводятся обзоры? Кто их проводит?
• Награждает ли эта компания сотрудников или поощряет их?
• Вы или компания поощряете и / или поддерживаете текущие образовательные программы? Поощряют ли сотрудников посещать программы дальнейшего образования или возвращаться в школу?
• Есть ли какие-либо профессиональные организации, в которые вы поощряете вступать своих сотрудников?
• Каковы ожидания сверхурочных и / или выходных?
• Каковы правила отпуска? Что такое политика больничного листа?
• Что вам больше всего нравится в работе здесь? Что тебе нравится меньше всего?

Конечно, этот список является лишь нашим списком предложений.Основываясь на ваших исследованиях и личных опасениях, не стесняйтесь придумывать собственные вопросы, которые вы хотели бы задать менеджеру по найму.

Собираем все вместе

Убедиться, что вы готовы к должности административного помощника на собеседовании, означает заранее провести исследование, настроиться на правильное мышление, сосредоточиться на своем прошлом опыте работы, чтобы вы могли найти релевантные, целевые примеры для вопросов на собеседовании, и убедиться, что вы ‘ Вы готовы не только к собеседованию, но и к самой работе.

Конечно, для студентов The Interview Guys это должно быть несложно!

Удачи!

—-

Загрузите наш « Вопросы и ответы на собеседовании в формате PDF «, в котором дословно дается примеров ответов на некоторые из наиболее распространенных вопросов собеседований , включая:

• Какая ваша самая большая слабость?
• В чем ваша самая большая сила?
• Расскажи мне о себе
• Почему мы должны вас нанять?
• И многое другое!
  

Часто задаваемые вопросы

Какими навыками должен обладать помощник администратора?

Вот некоторые общие навыки, которые ищут менеджеры по найму: Мягкие навыки : общение , ориентированность на детали , находчивость , навыки межличностного общения . Высокие навыки : Хорошие телефонные навыки, календарей , график встреч , управление основными офисными потребностями , хорошее владение технологиями , набор текста .

Какие общие вопросы собеседования с помощником администратора?

Вот несколько вопросов, к которым вы должны быть готовы:

1. «Почему вы подали заявление на эту работу и почему вы думаете, что станете хорошим помощником по административным вопросам?»
2. «Эта работа требует от вас ответа на телефонные звонки. Насколько комфортно вам пользоваться несколькими линиями и большим количеством входящих звонков? »
3. «Считаете ли вы себя командным игроком? Вы хорошо работаете с другими? »
4. «Как вы работаете, когда сталкиваетесь со стрессом или давлением?»
5. «Расскажите мне о прошлой работе, которая вам действительно нравилась, и почему она вам понравилась».

Помощник по административным вопросам — это то же самое, что и секретарь?

Хотя это часто путают, помощник по административным вопросам обычно имеет больше обязанностей, чем секретарь.Хотя работа секретаря обычно носит строго канцелярский характер (ответ на телефонный звонок, диктовка, копирование и т. Д.), В обязанности административного помощника также может входить (помимо того, что делает секретарь) , ведение календаря своего работодателя , создание организация проезда , оформление документов . Они также часто управляют обслуживанием офисного оборудования и работают с поставщиками для закупки расходных материалов и более. Их роль в компаниях значительно расширилась по сравнению с секретарями.

Какие вопросы я могу задать менеджеру по найму?

Вот 3 хороших вопроса, которые вы можете задать на собеседовании с помощником администратора:
1. “ Опишите своего идеального помощника. Какие качества вам нужны? “
2. “ Что вам лично больше всего нравится в работе здесь? Что тебе нравится меньше всего? “
3. “ Можете ли вы описать типичный день в этой роли / отделе? “

Прочтите нашу статью, чтобы узнать еще 12 вопросов, которые вы можете задать интервьюеру!

Соучредитель и Генеральный директор TheInterviewGuys.com. Майк — специалист по собеседованию и карьере, а также главный писатель TheInterviewGuys.com.

Его советы и идеи были представлены в таких публикациях, как Forbes , Entrepreneur , CNBC и других, а также в образовательных учреждениях, таких как University of Michigan , Penn State , Northeastern и другие.

Узнайте больше о The Interview Guys на нашей странице О нас .

5 основных шагов при подготовке к административному собеседованию

Есть много специалистов по административной и исполнительной поддержке, которые могут рассказать о своих навыках без промедления, но важно помнить, что на некоторых собеседованиях от вас может потребоваться больше.Уникальность карьеры в офисной поддержке заключается в том, что, хотя почти в каждой отрасли есть потребность в помощниках, должностные обязанности администратора / исполнительного помощника могут сильно отличаться от отрасли к отрасли. С каждым опытом можно развить разные навыки. Имея это в виду, подготовка является ключом к любому собеседованию. Вот несколько экспертных советов по собеседованию для административных и исполнительных помощников от Эрин Маккарти, директора нашего отдела поддержки офиса / отдела кадров, которая специализируется на размещении офисной поддержки в широком спектре отраслей.

Изучите компанию и человека / команду, с которой вы встречаетесь, с помощью

Административные и исполнительные помощники часто считаются основой организаций, в которых они работают, поскольку они несут ответственность за обеспечение эффективного выполнения всех операций. Поэтому во время собеседования кандидаты должны продемонстрировать свое знание миссии, ценностей и услуг / продуктов, которые они предлагают. Если вы сможете показать своему интервьюеру, что понимаете цели компании и можете объяснить, почему и как вы можете помочь организации в достижении ее целей, вы обязательно произведете впечатление.Эрин также советует своим кандидатам быстро найти человека / команду, с которой они ожидают встретиться. «Знание того, с кем вы проводите собеседование, может дать вам лучшее представление о том, чего ожидать, а также поможет вам подготовить собственные обоснованные вопросы об организации, отделе и роли».

Ознакомьтесь с должностной инструкцией

«За день или два до собеседования вам следует потратить некоторое время, чтобы заново ознакомиться с описанием должности», — предлагает Эрин. Описание каждой административной должности может варьироваться в зависимости от отрасли, и если вы подали заявку на достаточное количество вакансий, легко потерять из виду все особенности, к которым вам нужно подготовиться.Важно иметь полное представление о должностной инструкции, чтобы вы могли предвидеть вопросы и знать, какие навыки вам нужно будет выделить.

Хорошо понимать свои соответствующие навыки, опыт и сильные стороны

После того, как вы ознакомились с описанием должности и провели тщательное исследование компании, вы должны знать, какие из ваших навыков и опыта будут наиболее подходящими для этой должности. Ответьте на любые вопросы о вашей способности выполнять работу, подчеркнув свои сильные стороны и приведя им пример опыта, в котором вы смогли научиться и вырасти из проблемы.Помимо вашей квалификации, Эрин часто советует кандидатам быть готовыми к обсуждению любых слабых мест, потому что многие работодатели видят в этом признак честности кандидата и его способности принимать конструктивную критику.

Выполнение некоторых действий по вводу данных

Как правило, большинство ролей административного и исполнительного уровней поддержки требуют некоторых обязанностей по вводу данных. Чтобы проверить свои навыки ввода данных, вас могут попросить пройти тест на набор текста и / или десять ключей.Подготовьтесь к этим оценкам, освежив свои компьютерные навыки, уделяя первоочередное внимание точности и эффективности.

Ожидайте ответов на вопросы о…

• Ваши коммуникативные навыки. Способность четко и профессионально общаться и внимательно слушать — это сильные качества, которые большинство работодателей ищут в новых сотрудниках. Это особенно важно для административных и / или исполнительных функций поддержки, когда профессионалы обычно работают со всеми уровнями организации и могут отвечать за ответы на телефонные звонки, письменную корреспонденцию и принятие различных мер.
• Технические навыки — Как административный / исполнительный помощник вам, скорее всего, придется управлять некоторым офисным оборудованием и работать с различными компьютерными программами. Подготовьте список всех ваших применимых компьютерных и технических навыков.
• Ваши навыки планирования и организации — Во время собеседования будьте готовы обсудить свой опыт планирования и расстановки приоритетов. Способность выполнять несколько задач является неотъемлемой частью успеха в большинстве административных и исполнительных вспомогательных ролей.Поэтому важно подготовить несколько примеров из опыта, когда вам приходилось совмещать несколько обязанностей, а также того, как вы расставляли приоритеты и соблюдали сроки.
• Работа в команде — Большинство профессионалов в области администрирования работают в команде. В результате вам могут задать вопросы о вашей способности хорошо работать с другими. Приготовьте несколько примеров ситуаций, в которых вы смогли внести свой вклад как часть команды и работали над построением отношений.

7 вопросов на собеседовании с помощником администратора (и примеры ответов)

Изучение типов вопросов на собеседовании с административным помощником может помочь вам успешно пройти собеседование.Узнайте больше об общих вопросах и ответах.

Если вы готовитесь к собеседованию на работу в качестве помощника администратора, приготовьтесь к , найдите способы продемонстрировать широкий спектр навыков .

Менеджер по найму, вероятно, будет искать связи с вами в качестве кандидата на работу способами, выходящими за рамки вашего резюме и сопроводительного письма.

Будьте готовы, вспомнив вопросы собеседования с помощником администратора, которые могут возникнуть у вас на пути.

Во время собеседования ваш потенциальный работодатель может захотеть оценить квалификацию и качества, которые выделяют вас, от ваших навыков работы с компьютером до вашей способности хорошо работать с другими. Заранее изучив вопросы, которые могут возникнуть, вы сможете добиться успеха на собеседовании с административным помощником.

FlexJobs — это услуга подписки для соискателей , которая предлагает гибкие и удаленные задания. Имея рейтинг A + от Better Business Bureau , ежемесячная стоимость подписки позволяет нам полностью проверять и проверять все вакансии на нашем сайте , обеспечивая клиентам безопасный и положительный опыт поиска работы.

7 вопросов на собеседовании с помощником администратора (и примеры ответов)

— Каковы ваши самые сильные области знаний?

Учитывая широкий спектр задач, которые часто просят выполнять помощники по административным вопросам, сейчас самое время поднять свой собственный рог. Ваш ответ на этот вопрос должен раскрыть ваши сильные стороны во всех отношениях.

Возможный ответ: Будьте конкретны. Вместо того, чтобы говорить: «Я хорошо разбираюсь в компьютерах», расскажите о своем обучении, сертификатах и ​​опыте.Например, обсудите любые пройденные вами бизнес-курсы или такие особенности, как сертификация специалиста Microsoft. Упомяните любые обязанности, которые вам давали на прошлой работе из-за ваших сильных сторон в конкретной области, например, письменное общение или общение с общественностью.

— Какие инструменты вы используете для управления временем?

Выполнять дела по графику и помогать руководителю или членам команды не сбиваться с пути — это общие требования для помощников по административным вопросам. Работодатели ценят профессионалов в области администрирования, которые не только хорошо распоряжаются своим временем, но и помогают другим уложиться в сроки и уложиться в приоритеты.Очень важно четко заявить об этом на собеседовании с помощником администратора.

Возможный ответ: Если у вас есть опыт или знакомство с инструментами управления временем, которые помогали вам в прошлом, опишите свой опыт сейчас. У ваших помощников по тайм-менеджменту не должно быть приложений или других технических инструментов; вы также можете поговорить о таких стратегиях, как постановка целей (и достижение целей), организационные навыки и соблюдение или превышение сроков.

— Как вы выполняете конкурирующие задания?

Этот вопрос связан с вопросами об управлении временем, но он больше зависит от вашего мнения, когда речь идет о расстановке приоритетов в работе.Если вы проходите собеседование на должность помощника администратора, которая требует, чтобы вы работали на нескольких человек или в команде, многозадачность будет иметь центральное значение в вашей работе.

Возможный ответ: Конкретно расскажите о том, как вы в прошлом общались с руководителями и членами команды, чтобы расставить приоритеты и определить, какие задачи являются наиболее важными. Вы также можете предложить конкретный пример, связанный с работой, который иллюстрирует правильное принятие решений при расстановке приоритетов в длинном списке дел.

— Расскажите о ситуации, когда вам пришлось иметь дело с трудным начальником, коллегой или клиентом.

Этот личный вопрос для собеседования предназначен для оценки вашей способности общаться с людьми в сложных ситуациях. Помощники по административным вопросам могут быть лучшими решателями проблем и «мастерами по ремонту». Это может означать сохранение спокойствия и сосредоточенности и достижение хорошего результата.

Возможный ответ: Вы могли бы снова сосредоточиться на конкретных сценариях из вашей прошлой работы (не называя имен трудных людей), где вы сохраняли хладнокровие под огнем. Вы будете впереди всех, если сможете сослаться на свой тип личности из теста Майерса-Бриггса или аналогичной оценки, чтобы рассказать о том, как это помогает сохранять хладнокровие, когда работа становится тяжелой.

— Опишите свои сильные и слабые стороны в общении.

Хорошее общение означает взаимные уступки: передача информации клиентам и коллегам и получение входящей информации с полным пониманием того, что необходимо или ожидается. Наем руководителей, которые задают такие вопросы, хотят знать о вашей ясности мысли как в письменной, так и в устной беседе.

Возможный ответ: Избегайте ответа, который гласит: «У меня хорошо получается, но плохо.Вместо этого расскажите фактам о задаче, связанной с коммуникацией, которую вы выполнили хорошо — например, об отчете или презентации перед группой. Что касается обсуждения «слабых мест на собеседовании», используйте вопросы как возможность сосредоточиться на реальных сильных сторонах («Я неравнодушен к деталям») или упомянуть о вашей административной слабости и о том, как вы ее преодолели (« Раньше я сосредотачивался на одном проекте за раз, но теперь я научился многозадачности »).

— Какой график работы вы ищете?

Это один из вопросов собеседования с помощником администратора, который дает вам возможность выразить свое желание гибкости в работе.Всегда лучше заранее прояснить ситуацию, если вы ищете график с частичной занятостью, гибкий график работы на дому, альтернативный вариант графика или какой-либо другой вариант гибкой работы.

Возможный ответ: Хотя в описании вакансии может быть прописан требуемый график, будьте конкретны в своем ответе и сосредоточьтесь на том типе гибкости работы, который вам нужен. Чем конкретнее вы можете указать часы и дни, в которые вы хотите работать, тем лучше.

— Какие еще у вас есть навыки, которые можно перенести на работу помощника администратора?

Работодатели рады узнать, что у вас есть навыки, которые могут выходить за рамки той работы, которую вы ищете.Если менеджер по найму спрашивает о ваших передаваемых навыках, воспользуйтесь этим как отличным поводом для обсуждения того, что вы можете привнести в работу помимо того, что может быть указано в вашем резюме.

Возможный ответ: Должность помощника администратора может быть должностью мастера на все руки. Таким образом, помимо разговора о конкретных профессиональных навыках, о которых работодатель, возможно, уже знает, этот вопрос предлагает возможность поговорить о мягких или нематериальных навыках, таких как оптимизм, уверенность в себе и обучаемость.

Собеседование с вашим помощником администратора

Теперь, когда вы знаете, как отвечать на вопросы собеседования с помощником администратора, позвольте нам рассказать вам о возможностях. Мы предлагаем гибкие должности в более чем 50 категориях должностей, включая должности помощника администратора. Просмотрите наши вакансии сегодня!

Подключение к вакансиям помощника администратора >>>

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

Лучшие 14 вопросов на собеседовании с помощником администратора

Если вам интересно, какие вопросы задают на собеседовании с помощником администратора, то эта статья для вас.

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, вам нужно будет задать около общих вопросов на собеседовании с административным помощником, и они могут стать решающим фактором при поиске работы. Итак, мы посмотрим, как ответить на эти вопросы, если ошибки могут стоить вам вашей роли!

Затем мы также рассмотрим , как подготовиться к собеседованию с административным помощником. в целом, в том числе: что вам следует ожидать, что вам следует надеть, какие вопросы им задать и многое другое.Так что не забудьте прочитать до конца!

Давайте начнем …

Общие вопросы на собеседовании с помощником администратора

Опишите свой административный опыт

Это первое, о чем интервьюер захочет услышать (помимо, возможно, вопроса «Расскажите мне о себе» в качестве ледяного… выключатель). Так что будьте готовы предоставить подробную информацию о том, чем вы недавно занимались в качестве администратора.

Или, если у вас нет такого опыта, приготовьтесь рассказать о том, что вы сделали, что наиболее похоже.В этом случае вы должны сказать: «У меня нет этого точного опыта, но…», а затем поделиться соответствующим опытом, который у вас есть (например, работа с клиентами, управление проектами и т. Д.)

Почему вам удалось добиться успеха в эта позиция?

Затем работодатель, скорее всего, задаст пару вопросов о том, почему вы уверены, что преуспеете в этой должности.

Они могут спросить очень прямо, например: «Почему я должен вас нанять?» или они могут сформулировать это иначе.

Будьте уверены и отвечайте прямо.Сейчас не время быть застенчивым или скромным. Ваш ответ должен звучать так:

«Вам следует нанять меня, потому что у меня есть опыт работы в ___ и ___, и я занимаюсь этим X лет. На моей последней работе я выполнил ___, и, судя по описанию вашей должности, похоже, что вам здесь нужна аналогичная работа. Вот почему я уверен, что смогу преуспеть в этой роли ».

Какое ваше самое большое профессиональное достижение?

Чтобы ответить на этот вопрос, выберите одно достижение, в идеале за последние 3-4 года, и объясните, как вы много работали и использовали свои сильные стороны для достижения цели.Также поговорите о том, каков был результат или какой результат вы получили.

Это один из тех вопросов на собеседовании с администраторами, которые они не всегда задают, но если и задают, то действительно звучит плохо, если вы скажете: «Я не уверен». Так что не пропускайте это при подготовке!

Здесь можно найти несколько примеров ответов.

На какого начальника вы предпочитаете работать?

Большинство работодателей захотят узнать, на какого менеджера вы хотите работать. Они не будут чувствовать себя комфортно, нанимая вас, если вы не будете ладить с командой менеджеров.

Итак, один из лучших советов, который я могу предложить: будьте готовы объяснить, как вы можете хорошо работать при различных стилях управления. Ничего страшного, если есть какой-то один стиль управления, который вам больше всего нравится, но не забудьте показать, что вы можете хорошо работать со всеми типами людей, когда описываете своего идеального менеджера.

Какую рабочую среду вы предпочитаете?

Существует большая вероятность того, что компания, в которой вы проходите собеседование, захочет убедиться, что их помощники по административным вопросам будут вписываться в общую офисную среду.Так что на собеседовании ожидайте вопроса об этом.

Лучше всего звучать так, будто вы умеете хорошо работать в различных рабочих средах. Например, вы можете сказать: «Я работал в компаниях с очень разной средой. Например, на моей последней работе я работал в небольшой среде стартапа, отвечая за расписание нескольких руководителей, и получал удовольствие от этой задачи. До этого я работал в гораздо более крупной корпорации и был административным помощником одного руководителя. Так работала вся административная команда в нашем отделе, и мне это тоже нравилось.”

В этой статье есть более подробная информация и примеры того, как ответить.

Как вы остаетесь организованным?

Затем вы можете ожидать пару вопросов об организации и навыках управления временем. Это , а не , вы хотите сказать, что пытаетесь улучшить; попробуйте походить на эксперта или кого-то, кто уже хорошо разбирается в организации и тайм-менеджменте.

Если они спрашивают, как вы справляетесь со сложными проектами, сжатыми сроками, графиками и т. Д., Лучше всего звучать так, будто у вас есть система или план, которым вы следуете для каждого нового проекта.Это даст им уверенность в том, что вы добьетесь успеха.

Это один из моих любимых советов: звучать так, будто у вас есть система, которой вы следуете, чтобы преодолевать сложные ситуации и задачи. Это также верно, если они спрашивают: «Как вы принимаете решения?»

За что вы отвечали на последней должности?

Работодатели всегда больше всего ценят недавнюю работу, поэтому будьте готовы рассказать о том, чем вы занимались на последней работе.

Даже если это не на 100% связано с административной работой (например, с обслуживанием / поддержкой клиентов), вам все равно нужно быть готовым показать, как вы добились успеха и как эти навыки позволят вам добиться успеха на следующей работе.

Убедитесь, что вы изучили информацию о компании и прочитали описание должности, чтобы знать, что включает в себя следующая работа. Вы не сможете выделить наиболее важные моменты из своего прошлого, если не понимаете следующую работу!

Что вас интересовало в этой роли?

Далее… вы также должны ожидать, что вас спросят, почему эта работа привлекла ваше внимание или почему вы решили подать заявку. Сказать: «Я безработный, мне просто нужна работа» — недостаточно. Так что имейте конкретную или две причины, по которым вы решили подать заявку, в зависимости от должностной инструкции.

Примеры ответов на вопрос, почему вы подаете заявление, можно найти здесь.

Они также могут спросить: «Зачем вам эта работа?» — это та же идея, но даже более прямая. Так что приготовьтесь и к этому.

Какими навыками, по вашему мнению, должен обладать помощник администратора?

Это еще один из наиболее распространенных вопросов на собеседовании с администрацией, и работодатели задают его, чтобы убедиться, что вы понимаете роль и ее цель.

Будьте готовы назвать два или три навыка, которые, по вашему мнению, необходимы.И самое главное объясните почему.

Итак, вам следует отформатировать свой ответ следующим образом: «Я считаю, что наиболее важными навыками для помощника по административным вопросам являются общение, внимание к деталям и способность точно работать в плотном графике. Я верю в это, потому что ___ ».

(Обязательно объясните почему. Последняя часть является ключевой).

Также подготовьтесь к таким вопросам, как «Как вы думаете, какова цель помощников по административным вопросам в такой компании, как наша?»

На этот вопрос будет гораздо легче ответить, если вы внимательно прочитаете описание должности, поэтому обязательно делайте это перед каждым собеседованием.

С какими программными системами у вас есть опыт?

Это еще один вопрос, который необходимо знать помощнику администратора на собеседовании, к которому нужно подготовиться. Большинство административных сотрудников должны использовать определенное программное обеспечение, они захотят знать, что вы использовали в прошлом.

Не расстраивайтесь, если вы не использовали именно то программное обеспечение, которое они используют. Просто объясните, с чем у вас работал . Не забудьте включить программное обеспечение для ПК (например, Excel), а также онлайн-программное обеспечение (например, Google Calendar).

Если инструменты, которые вы использовали, отличаются от того, что использует этот работодатель, объясните, как вы подойдете к изучению нового программного обеспечения (например, просмотр руководств, изучение руководств пользователя и т. Д.). Таким образом вы успокоите их мысли. что вы сможете использовать окружающие вас ресурсы, чтобы быстро учиться.

Поведенческие вопросы на собеседовании с административным помощником

Теперь давайте рассмотрим некоторые основанные на сценарии вопросы собеседования для административных помощников (также известные как поведенческие вопросы).Это вопросы, которые начинаются с таких фраз, как «Расскажите мне о ситуации, когда вам пришлось…» и требуют конкретной истории или примера.

Скажите мне, когда у вас были сжатые сроки.

Первый тип вопросов поведенческого собеседования, который следует ожидать в качестве помощника по административным вопросам, связан со сроками / графиками.

Будьте готовы продемонстрировать, что вы прошли испытания в боевых условиях и в прошлом работали в сложных ситуациях. Это может помочь вашей команде завершить проект в последнюю минуту для клиента или клиента, помочь вашей команде улучшить область, которая вызвала проблемы, и т. Д.

Необязательно звучать так, будто вам нравятся подобные сценарии, но вам нужно говорить так, будто вы прошли через них и готовы к ним.

Вам когда-нибудь приходилось выполнять несколько задач? Расскажите мне, как вы остаетесь организованным

Затем компания захочет узнать о вашей способности выполнять несколько задач и организовывать несколько проектов.

Так что будьте готовы поделиться с вами примером. Им будет намного удобнее нанять вас на работу, если вы сможете рассказать историю о том, как вы добились успеха, справляясь с большим количеством задач.Покажите, что у вас отличные коммуникативные навыки, что вы умеете управлять и организовывать множество «движущихся частей» и т. Д.

Расскажите мне о случае, когда вы допустили ошибку на работе. Как ты с этим справился?

Компания также захочет узнать, что она нанимает кандидата, который может признать свои ошибки и исправиться, когда ошибки действительно случаются. Никто не идеален, поэтому не пытайтесь вести себя так, как будто вы сделали безошибочную карьеру.

Вместо этого покажите им, что вы являетесь честным, искренним и ответственным кандидатом.Расскажите о случае, когда вы допустили ошибку, о том, как вы оправились от нее с помощью общения, решения проблем и т. Д. А затем, как вы извлекли уроки из ошибки и убедились, что она больше не повторится. Вот что ищут менеджеры по найму, задавая этот вопрос.

Скажите мне, когда вам приходилось мыслить нестандартно, чтобы решить трудную проблему на работе.

Работодатели также ценят творческое мышление, поэтому каждый раз, когда вы можете продемонстрировать это в поиске работы, вы выиграете. Иногда вас спросят прямо об этом, поэтому будьте готовы назвать конкретный случай, когда вам пришлось действовать нестандартно, чтобы преодолеть проблему.

Покажите им, что вы кандидат, который умеет адаптироваться, и они с большей уверенностью будут доверять вам работу в качестве администратора в своей организации.

Вопросы, которые следует задать на собеседовании с помощником администратора

Наряду с вопросами, которые мы рассмотрели для помощников по административным вопросам, вам также следует ожидать, что у вас будет возможность задать свои собственные вопросы. Вот хорошие вопросы, которые вы можете задать:

• «Как вы надеетесь, что новый человек сможет принести эту роль?»
• «Кто-нибудь потерпел неудачу в этой должности и почему?»
• «Как выглядит обычный день?»
• «Можете ли вы показать мне примеры проектов, над которыми я буду работать?»
• «Сколько у меня будет взаимодействия с клиентами или покупателями?»
• «Какие способности наиболее важны для нового человека на этой работе?»
• «Каким будет успех в первые три месяца на этой должности?»
• «Какие самые большие проблемы для нового человека в этой роли?»
• «Чем занимались в компании люди, занимающиеся этой работой?»
• «Когда я могу ожидать услышать отзывы о следующих шагах в процессе найма?»
• «Когда вы планируете принять решение о приеме на работу?»

В этой статье вы найдете список дополнительных вопросов, которые следует задать работодателям.

И если вы разговариваете с рекрутером, вот 9 хороших вопросов, которые нужно задать рекрутерам.

Что вы должны носить на собеседовании с помощником администратора

На собеседовании с администратором вам следует носить профессиональную одежду или повседневную деловую одежду. Если сомневаетесь, оденьтесь немного более формально, чем вы считаете необходимым. Немного переодетый не повредит вашим шансам получить работу, тогда как слегка недодетый — наверняка.

Резюме: Как подготовиться к собеседованию с помощником администратора

Теперь вы должны знать, чего ожидать от собеседования с администратором.Если вы последуете приведенным выше советам, вы будете хорошо подготовлены, чтобы занять следующую административную должность.

Подводя итоги, убедитесь, что вы выполнили ВСЕ следующие действия:

Во-первых, обязательно изучите описание должности и узнайте об их работе, прежде чем приступать к работе.

Затем обязательно отработайте все вопросы собеседования с помощником администратора, которые мы посмотрел, так что вы говорите уверенно. Это особенно важно для рассмотренных нами поведенческих вопросов, потому что вам нужно быть готовым назвать конкретные ситуации и сценарии и подробно рассказать интервьюеру о том, что произошло.

И в качестве последнего шага — оденьтесь для успеха, попрактикуйтесь в рукопожатии и приходите на 5–10 минут раньше, чтобы не нервничать в начале собеседования.

Мы не рассматривали эти последние второстепенные шаги подробно, поэтому, если вам нужна дополнительная помощь с общими подготовительными шагами, у нас есть полный контрольный список для подготовки к собеседованию.

Вопросы на собеседовании с помощником администратора | Роберт Халф

Говорят, за каждой успешной компанией стоит команда трудолюбивых администраторов.Несомненно, незамеченные герои офиса, помощники по административным вопросам работают, чтобы обеспечить эффективную работу рабочего места — часто за кулисами.

Если вы ищете работу в администрации, будьте готовы выполнять широкий круг обязанностей. Получение такой важной ответственности — выполнение и координация повседневных административных обязанностей в организации — означает, что компании ищут сотрудников с сильными организационными и коммуникативными навыками, а также тех, кто способен выполнять несколько задач одновременно или управлять конкурирующими сроками. .

Если это ваши сильные стороны, и вы прошли собеседование, поздравляем! Однако, прежде чем прийти на собеседование, убедитесь, что вы готовы.

Какие основные навыки работодатели хотят получить от помощника по административным вопросам?

Административные помощники часто выступают в качестве профессионального лица команды или организации, оказывая поддержку в приеме, приветствуя клиентов, клиентов и гостей, а также отвечая на телефонные звонки или электронные письма.

Итак, само собой разумеется, что профессионализм особенно важен как человек, который будет представлять компанию.

Конечно, административному персоналу также необходимы сильные организационные навыки, навыки общения и межличностного общения.

Другие важные навыки включают:

• Знание отрасли
• Владение программным обеспечением и социальными сетями
• Бюджетная смекалка
• Способность повышать эффективность процессов и процедур
• Способность работать под давлением

Как подготовиться к собеседованию с помощником администратора

Прежде чем вы даже начнете готовить ответы на вопросы собеседования с помощником администратора, примите следующие меры:

1.Исследование компании

Что касается подготовки к собеседованию, изучение компании, в которую вы подали заявку, является стандартным первым шагом к успеху на собеседовании, но административный персонал часто является основой организации.

Это означает, что вы должны будете продемонстрировать больше, чем мимолетное знакомство с компанией, в большей степени, чем другие профессиональные роли: например, их формулировку миссии и ценности, а также их бизнес-цели, их продукты или услуги и то, как вы роль в нее вписывается.

2. Ознакомьтесь с описанием должности

По сути, чего компания хочет от кого-то в роли помощника по административным вопросам? Каждая роль индивидуальна, поэтому убедитесь, что вы знаете, что отличает эту работу от других, и убедитесь, что ваш ответ адаптирован к ней.

3. Просмотрите ваше заявление о приеме на работу

Ваше заявление о приеме на работу должно быть уникальным, как и каждая работа. Это означает, что если вы подали заявку на множество разных должностей, можно легко забыть, каким навыкам вы, возможно, уделяли особое внимание, или как вы, возможно, описали свой опыт менеджеру по найму.

Познакомьтесь с вашим собственным приложением.

4. Подготовьте презентацию для лифта

Большинство интервью начинается с вопроса в той или иной форме: «Расскажите мне о себе?» Вот почему полезно придумать презентацию в лифте: 30-секундное краткое изложение того, кто вы, чего вы достигли и почему вы идеальный кандидат на должность, на которую вы проходите собеседование.

Если вы хотите репетировать короткую речь или просто основные моменты, у вас должна быть возможность переосмыслить свою презентацию в лифте в зависимости от того, как задается вопрос.

5. Узнайте, как вы будете отвечать на наиболее распространенные вопросы собеседования

Конечно, презентация в лифте отвечает только на этот первый вопрос. Может быть полезно обсудить некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов на собеседовании и то, как вы на них ответите.

Вопросы на собеседовании с главным административным помощником

Наш кадровый персонал специализируется на найме профессионалов в области администрирования из самых разных отраслей. Это одни из наиболее распространенных вопросов на собеседовании с административным помощником, которые они задают в процессе отбора.

1. Какой у вас опыт администрирования?

Будьте честны. Это широкий вопрос, поэтому не стоит просто выпаливать первое, что приходит в голову. Найдите минутку, чтобы подумать обо всех событиях, которые привели вас к этому интервью.

Хорошее место для начала — это ваш первый, наиболее актуальный опыт, связанный с вашей текущей работой. Убедитесь, что вы сообщаете всю информацию, но будьте кратки.

Не забудьте указать технические / жесткие навыки, любую соответствующую квалификацию и эти важные навыки межличностного общения.

2. В каком аппаратном и программном обеспечении вы разбираетесь?

Опишите программное обеспечение, которое вы использовали в прошлом или на котором проходили обучение. Если у вас не было возможности ни того, ни другого, не лгите и не преувеличивайте; ваш менеджер сможет довольно быстро разобраться в вашем обмане, если вы получите работу.

Не забудьте включить более обычное офисное оборудование: принтер, сканер, факс и даже многолинейные телефоны.

3. Как вы справляетесь со стрессом и стрессовыми ситуациями?

Лучший способ ответить на этот вопрос — привести пример.Используйте метод STAR здесь:

• Ситуация : опишите ситуацию
• Задача : опишите задачу, за которую вы отвечали в этой ситуации
• Действие : объясните шаги, которые вы предприняли для решения задачи
• Результат : поделитесь достигнутым результатом

4. Какие инструменты вы используете, чтобы оставаться организованным?

Как административный помощник, вы должны не только организовывать себя, но и организовывать людей вокруг себя.И вам часто придется делать это, балансируя между множеством разных задач и дедлайнов. Таким образом, этот вопрос не только многое говорит мне о ваших организационных навыках, но также немного говорит мне о том, насколько уверенно вы используете технологии и понимаете, какую пользу они могут принести вашей работе.

Это также дает мне больше информации о заданном ранее вопросе о ситуациях высокого давления и о том, что вы делаете, чтобы такие ситуации вообще не возникали.

Рассмотрите некоторые инструменты, которые вы используете во время работы, например, Google Docs, чтобы легко обмениваться документами при управлении версией, или такие инструменты, как Asana, для просмотра проектов, управления задачами и установки сроков.

Не забудьте объяснить, почему вы используете каждый из инструментов и как, по вашему мнению, они могут помочь вам в этой новой роли.

5. Были ли времена, когда вы делали все возможное?

Подумайте, проявляете ли вы инициативу в своей работе, выделяете ли вы дополнительное время, когда это необходимо, или привносите в работу дополнительные навыки, помимо администрирования. Это еще один пример того, когда использовать метод STAR для структурирования вашего ответа: описание ситуации, объяснение, почему вы решили пойти дальше и дальше, наметить свои действия, а затем обсудить результат.

6. Каковы ваши самые большие профессиональные сильные и / или слабые стороны?

Обсуждая свои сильные стороны, большинство людей склонны быть слишком скромными или выбирают силу, не имеющую отношения к работе. Вы не хотите показаться хвастовством, но и не хотите недооценивать себя. Тогда лучший способ обсудить это — привести убедительный пример вашей силы в действии.

Однако говорить о ваших слабостях может быть сложнее, поэтому для борьбы с этим мы рекомендуем:

• Говоря о слабости, которая не является неотъемлемой частью выполнения работы, и
• Это пример того, как вы работаете над устранением своих слабостей.

Сохраняйте позитивный настрой и отвечайте уверенно.

7. Опишите время, когда вам приходилось проявлять осмотрительность в работе, и как вы справились с этим.

Это еще один вопрос, в котором следует использовать метод STAR. Обрисуйте ситуацию, опишите свои действия и результат.

8. Опишите ситуацию, в которой вы допустили ошибку. Что ты сделал?

Вы должны будете привести пример ошибки, но не настолько большой, чтобы исключить вас из списка предпочтительных кандидатов.

Сформулируйте свой ответ, используя метод STAR, и четко укажите, что вы извлекли из своей ошибки, чтобы избежать ее в будущем.