Как научиться все успевать | PSYCHOLOGIES
28 203
Карьера и самореализацияПознать себяАнтистресс
Кажется, что чем больше мы трудимся, тем больше должны успевать. Но почему-то эта формула редко срабатывает. Просто дело в том, что взрослый человек не может заниматься одной и той же работой больше полутора часов.
Через 90 минут, а то и раньше, его мозг устанет, работоспособность упадет, а еще через пару часов он с раздражением заметит: «Выбился из сил, а ничего не успел»… Такое состояние хорошо знакомо тем, кто за один выходной пытается переделать все домашние дела.
При этом совершенно неважно, чем именно мы занимаемся: молодые мамы, отдающие силы семье, устают не меньше, чем генеральные директора крупных компаний. А времени и тем, и другим не хватает одинаково.
Нервной системе нужно переключение с одного вида деятельности на другой
Как считает бизнес-тренер Александр Белановский, у проблемы под названием «делал, делал, и ничего не сделал» есть очень простое решение.
Меняйте вид деятельности каждые полтора часа
Первый шаг к успеху — разбивать трудовой день (неважно, где он проходит — в офисе или в собственной квартире) на двухчасовые «блоки». Полтора часа — работа, полчаса — перерыв. Главное, полностью переключиться, чтобы мозг не перепутал отдых с дополнительной порцией дел.
К примеру, если вы 90 минут просидели за компьютером и собираетесь «восстанавливать силы», общаясь в соцсетях, эффекта не будет. Мозг просто-напросто не поймет, чем «отдых» отличается от ударного труда. Нервной системе нужно переключение с одного вида деятельности на другой.
Отдыхайте правильно
Второе заблуждение: «Не работаешь — значит, отдыхаешь». Если бы этот миф был правдой, не было бы шуток о том, что после выходных нам требуются еще одни выходные, а понедельник — самый трудный день недели.
Если мы «отдыхаем» за компьютером, в магазинах или делая домашние дела, организм продолжает накапливать усталость. И в один прекрасный момент наступает «эмоциональное выгорание» — состояние, когда нет ни времени, ни сил, ни настроения.
Александр Белановский считает, что избежать этого можно, устраивая себя время от времени необычный отдых. К примеру, уехать на один день на экскурсию в другой город и отключить телефон. Скорее всего, после часа, проведенного в уединении, у вас наверняка возникнет сильнейшее желание зайти в интернет или позвонить… кому угодно.
Растратив себя на мелочи, вы вряд ли успеете сделать что-то важное
Перетерпите этот порыв: он говорит лишь о том, что организму действительно нужен отдых. К вечеру вы почувствуете, что всего за день набрались сил и стали более спокойными.
Не пытайтесь сделать несколько дел одновременно
Другие распространенные заблуждения: «Чтобы все успеть, надо делать все и сразу» или «Все нужно делать на «отлично». Что происходит с нашим мозгом, когда мы пытаемся решить несколько задач одновременно?
Вспомните, что происходит с компьютером, когда вы одновременно скачиваете фильм и ищете информацию в интернете: он начинает «тормозить» или «зависать».
Что касается перфекционизма, с таким подходом ни одну задачу нельзя выполнить на отлично, а растратив себя на мелочи, вы вряд ли успеете сделать что-то важное.
На что на самом деле уходит время?
Но перейдем от мифов к реальности. «Проследить, куда убегают ваши драгоценные минуты, не так сложно, — считает Александр Белановский. — Возьмите листок бумаги и напишите на нем все свои дела за день. Даже те, которые не считаете важными. Уточните и время, которое посвятили каждому из дел».
Список будет выглядеть примерно так: сон — 7 часов, завтрак — 20 минут, совещание — 2 часа. Теперь поделите свои занятия на шесть групп:
- работа;
- жизненно необходимое: приготовление пищи, сон, душ, гимнастика, покупка продуктов;
- «ничего»: блуждание в соцсетях, ожидание транспорта, дорога на работу, очереди в государственных учреждениях;
- рутина: проверка электронной почты, оформление документов, мытье посуды, уборка, стирка;
- приятное: отдых и развлечения;
- получение новых знаний: любое занятие, когда вы чему-то учитесь.
Обычно нас не хватает на самое главное из-за «ничего» и рутины
Сгруппировав дела таким способом, вы поймете, на что в действительности тратите время. Обычно нас не хватает на самое главное из-за «ничего» и рутины. Один живет в соцсетях, другой добирается на работу через весь город, у третьего слишком много домашних обязанностей.
«Под маской нехватки времени слишком часто скрывается нехватка сил и здоровья: кто-то играет на компьютере, потому что перенервничал, — а кто-то валяется на диване, чтобы не заболеть от перенапряжения, — подводит итог Александр Белановский.
— Чтобы устранить подлинную причину проблем со временем, потребуются настойчивость и сообразительность. Но если решение не найдется — времени и сил по-прежнему не будет».
Текст:Екатерина АлтайскаяИсточник фотографий:Getty Images
Новое на сайте
«…Тебя несет. И ты не можешь остановиться»: что не так с Красовским и его скандальным заявлением
«Норд-Ост»: 20 лет спустя — как живут близкие жертв теракта
Екатерина Рыбакова: «Я бы законодательно зафиксировала право детей на 2 часа свободной игры»
«Мама обижается, что мы с мужем редко приезжаем и не хотим работать в огороде.
Как быть?»
Учителя, дети или родители: кто несет ответственность за школьный буллинг?
8 запретных тем для разговора
«Муж ушел к беженке из Украины, которая младше его на 20 лет»
«После смерти супруга начала встречаться с новым мужчиной, но боюсь, что свекровь меня осудит»
Как всё успевать? 10 секретов: как от планов перейти к делу
25 августа 2020
16237 просмотров
- Ирина Хмелевская
- Коуч, психолог и путешественник. Любит ромашки, танцевать и замечать три чуда в день. Не любит вареный лук, торопиться и жить без цели.
— Как ты всё успеваешь? — спросила я главного юриста нашей компании. Не выдержала и расплакалась у него в кабинете. Тогда я работала главным бухгалтером и руководила отделом из 25 человек.
— У меня такое количество дел, что я ничего не успеваю! Возникает ощущение бессилия! Я не успеваю выслушать всех людей, которые приходят с вопросами! Документы копятся на утверждение.
А еще собрания. Плюс текучка и стратегические задачи. Как ты умудряешься все успевать и оставаться таким невозмутимым?
Он выслушал меня так спокойно, как будто ничего не происходило:
— Ирин, я делаю по одному делу в один промежуток времени. Это все, что я могу.
— А как же тайм-менеджмент? Может быть, какие-то техники, приемы?
Тогда, 12 лет назад, я принялась читать книги и статьи по управлению временем, но они казались такими сложными, что мне хотелось спать (к тому же на чтение тоже не хватало времени). Тогда я решила, что мой тайм-менеджмент будет простым и легким. Теперь, публикуя ежемесячные отчеты в соцсетях, читаю: «Как?! Как ты успеваешь столько всего сделать за месяц?» Расскажу вам про свою систему, помогающую перейти от планов к делам.
Эта статья:
- Для фрилансеров, которые ушли с офисной работы и не понимают, как организовать свой день.
- Для руководителей, у которых несколько проектов, десятки и сотни подчиненных и голова идет кругом от того, что хочется все успеть
- Для людей, которые не работают, зато у них есть сто тысяч пятьсот миллионов увлечений типа «драмкружок, кружок по фото, мне ещё и петь охота».
Также эта статья для вас:
- Если вы пишете свои планы в блокнотах, на листочках, в специальных приложениях на телефоне и на компьютере.
- Если вам нравится ставить цели, разбивать их на маленькие задачи и вычеркивать, подчеркивать, обводить уже сделанное.
- Если вы любите списки дел или не любите списки дел вовсе.
И самое главное — эта статья для вас, если вы планируете, но не делаете. То есть переписываете и переписываете одни и те же задачи изо дня в день, из года в год. А жизнь идет…
Кстати, с тех пор как я уволилась из компании, я организовала тренинг-центр, продала его, объездила полмира, поучилась в Лондоне. Сейчас живу в Барселоне, говорю по-английски и по-испански, пишу книги и делаю ещё тысячу пятьсот дел, которые меня воодушевляют.
Раньше я тонула в текучке. И плыла, не высовывая головы, не вдыхая воздуха. Куда? Куда-то. Стратегических задач на десять лет, на три года, на год у меня не было. Сейчас мои мечты расписаны и связаны с планами на все периоды моей жизни.
Знаете, как в той истории про английские газоны:
Однажды турист из Америки, решивший посетить Англию, прогуливался по графству Эссекс. Его внимание привлёк англичанин, занимавшейся стрижкой газона в своем дворе. Подойдя к изгороди, американец был сразу по-английски облаян псом хозяина. После того как маленький, но гордый охранник успокоился, спросил:
— Не будете ли вы так любезны раскрыть секрет ваших чудесных английских газонов? Как вы добиваетесь того, чтобы они выглядели столь идеально?
Англичанин молчал целую минуту. Турист подумал, что пожилой джентельмен его не расслышал или попросту проигнорировал. Он уже собирался прокричать свой вопрос повторно, с удвоенной силой голоса. Но тут англичанин в спокойной сдержанной манере ответил:
— Секрет идеальных газонов весьма очевиден. Мы просто поливаем, стрижем и раскатываем наши газоны. Ежедневно. 600 лет подряд.
Так и я планирую свою жизнь уже 12 лет.
Успеваю отдыхать, работать и получать кайф от жизни каждый день.
Секрет первый. Десять «Зачем»
Чтобы радоваться процессу и результату проекта, я рисую майндмэпы.
Английский термин «mind-map» имеет несколько значений в русском языке — диаграмма связей, ментальная карта, интеллект-карта, карта мыслей, ассоциативная карта, майндмэп.
Рисую его на обычном белом листе.
Рисую на окне.
Рисую на флипчарте.
Рисую на стеклянной стене.
Рисую в специальных программах mind-map.
Зачем рисовать майндмэпы?
Больше трех рабочих проектов одновременно я не тяну. Как только появляется ещё один, я решаю — что оставить на какое-то время или отказаться.
Поэтому рисую майндмэпы всех своих проектов. К каждому проекту прописываю десять «Зачем?»
Десять причин: зачем мне это, лично мне, а не всему человечеству? Люблю заниматься проектом, вскакивая в пять утра и придумывая новые идеи.
Танцую, прыгаю и делюсь своими результатами только тогда, когда там есть моя энергия. Поэтому ищу свои десять «Зачем?».
И если не нахожу, не берусь за проект или отказываюсь от тех, за которые взялась эмоционально, из серии: «А давай? — Да, давай!»
Секрет второй. Крупные мазки
Когда все нарисовано, мне легче планировать. Как художник делает набросок картины. Так же и я. Рисую ещё один майндмэп и/или пишу задачи на цветных листах формата А4 по каждому проекту. Сначала крупными мазками. Пишу имена партнеров, основные этапы проекта. И те шаги, которые вижу сейчас.
Все остальное — детали. И они появляются только во время пути.
Вешаю эти листы на стену, на видное место. Как только сделаю какой-то пункт из плана, с удовольствием вычеркиваю его. Вот где оно — детское удовольствие! Сказать себе: «Yes! Да! Я сделала это! Я крута!»
Секрет третий. Арбуз по кусочкам
Многие знают про способ «съесть слона по кусочкам». Есть слона мне кажется негуманным, так что я «ем арбуз»:) Когда большое дело становится прозрачным, понятным и разложено на мелкие задачи, его легче сделать.
Когда арбуз нарезан, сажусь, смотрю на море и ем его маленькими кусочками.
Зачем резать арбуз?
Для ясности! Это главный секрет списков. Когда я четко понимаю, практически вижу картинку — как это сделать — то делаю это легко и быстро. Поэтому в самом начале я представляю, чего и как я хочу, и описываю это в мечтах. Затем перевожу мечты в цели и списки задач. Все просто!
Почему этот способ не у всех срабатывает?
Представьте, у вас есть большой проект. Например, диссертация или книга, которую вы никак мне закончите. У вас есть крупные мазки: введение, первая глава, основная часть, заключение. Чтобы быстрее приступить к выполнению задач я рекомендую писать время их выполнения рядом с каждым пунктом — 3 часа, 1 час, 15 минут. Тогда задача кажется не такой сложной.
Когда вы не можете приступить к выполнению задачи и прокрастинируете, обычно оказывается, что вам вдруг срочно нужно сходить в магазин, или прочитать что-то очень важное в соцсетях.
А потом вы резко устали или захотели поесть. То есть вы делаете всё что угодно, только не пишете диссертацию.
Что делать?
Когда ловлю себя на саботаже, то сажусь переписывать задачи ещё раз — режу ещё мельче, то есть не просто на маленькие шаги, а на совсем малюсенькие. Делаю так, чтобы задача стала совсем прозрачной, промежуток времени составлял не более 10-15 минут. Тогда прокрастинации не возникает.
Секрет четвертый. Время
Рядом с каждой задачей на год или на месяц у меня стоят даты или промежутки дат. Это совершенно не значит, что я выполню задачу в конкретные даты. Однако это дает мне внутренний импульс успеть к намеченному времени.
В планах на день я указываю количество минут, которое я потрачу на каждое запланированное дело. Это легко и не занимает слишком много времени. Задачи, над которыми нужно работать больше одного часа, разбиваю на малюсенькие и ясные шаги.
Подумайте, что проще сделать? Задачу, которая займет у вас 2 дня, 2 часа или 15 минут?
Это всё игры ума, и естественное сопротивление, которое возникает, когда вы видите большое дело и неосознанно его саботируете.
А 15 минут? Любая задача, на которую нужно потратить 15 минут, кажется легкой! И это работает.
Кстати, когда вы научитесь точно оценивать, сколько примерно времени нужно на решение какого-то дела из списка на день, вы перестаете писать в план дела, которые просто физически не успеете сделать. И учитесь разбивать большие задачи на этапы, маленькие шаги. Время, списки, осознанность — всё связано.
Секрет пятый. Берись и делай
Если задача никак не движется, и я переписываю ее из списка в список, что делать в таких случаях?
Когда я понимаю, что это именно мое, и у меня прописаны десять «Зачем?», просто берусь и делаю! Перед этим я встаю посредине комнаты и вслух говорю себе: «Сейчас я пойду в кладовку, возьму землю, горшки, лопатку и пересажу 10 цветов за 40 минут». Встаю и делаю. Это магическое произнесение фразы вслух даёт большой импульс. Не верите?! Проверьте!
— А как же вдохновение? — спросите Вы. Как говорит японский режиссёр-аниматор Хаяо Миядзаки: «Вдохновение можно найти даже в прогнозе погоды».
Секрет шестой. Добавьте в свои списки радость
Во все свои списки я добавляю радостные моменты. Они же моменты празднования. Празднование — это отмечание, подведение итогов, анализ проекта.
Делюсь радостью о том, что сделано, или тем, что никак не получается сделать. Рассказываю всем — родным, близким, друзьям в соцсетях и в жизни о своих проектах. Дарю себе подарки, балую себя мелкими или крупными покупками. Например, еду в маленькое путешествие в горы или на море отдыхать или покупаю курсы по рисованию, которые давно хотела купить.
Тема праздника изучена вдоль и поперек. Своим клиентам я рекомендую составить список из 100 радостей. Затем каждую радость вырезать, завернуть и бросить в стеклянную банку. Как только захотите порадовать себя, достаете бумажку и делаете то, что там написано.
Секрет седьмой. Глаголы
Списки я пишу в том же формате, в котором формулирую цель — от первого лица, с глаголом, ясно, четко, конкретно. Использую маленькую хитрость — пишу в прошедшем или настоящем времени. Например:
- Свободно говорю на испанском с продавцами в. магазинах на своей улице к июлю 2020 года.
- В среду провели планерку на 30 минут в 20-00 по мск.
- В четверг встретилась с Мигелем в 15-00 в Zoom на 1 час.
- Закончила книгу про счастье в июле 2020 года.
Дела, записанные таким образом, а не в формате «To-do list», двигаются гораздо быстрее. Иногда подглядываю в список, который написала в начале месяца и удивляюсь, как работает этот способ. Все происходит как будто бы само собой!
Секрет восьмой. Пиши планы с вечера
Буквально все — планы, идеи, незавершенные дела — отдаю бумаге и ничего не держу в голове. Вообще ничего. Моя голова пуста в буквальном смысле слова. Всё выписываю! Я не думаю о том, что мне делать, я просто беру в руки свои записи и делаю.
Помогает привычка, выработанная за последние 12 лет. Я составляю план всех своих дел на завтра с вечера. Когда просыпаюсь утром, мой день уже расписан по шагам. И, конечно, я могу импровизировать с порядком, со временем, и добавлять праздника! Иначе жизнь по спискам будет слишком скучной и предсказуемой! 🙂
Секрет девятый.
Три задачиЕжедневно в списке дел я пишу всего три задачи. Остальные остаются в общем списке к каждому проекту. И даже в трех задачах одна всегда главная. Как в тройке лошадей — одна коренная и две пристяжные.
Почему именно три?
Во-первых, я пишу в план только те задачи, которые точно сделаю. И никогда не пишу те, что НЕ сделаю! Таким образом, у меня к вечеру есть ощущение, что я «герой, умница и молодец!» Если я напишу список из девяти задач и выполню восемь из них, а девятую перенесу на завтра, останется чувство неудовлетворенности.
И так каждый день. Оба чувства — и чувство «я — супер» и чувство «опять не сделала» имеют особенность накапливаться. С каким из них вы выбираете жить каждый день?
Во-вторых, три задачи на день — это легко! Подумайте, всего три задачи! Вы с легкостью сделаете их, даже если это «слоны» или «арбузы». И тогда можно сделать что-то ещё из остальных списков по проектам. Вы вдвойне умница и молодец!
Секрет десятый.
Два списка на деньПервый список — это общий план на день, то есть те самые три задачи. Я могу использовать для этого и ежедневник, и флипчарт, и обычный лист бумаги.
Второй — это тетрадь, которая почти всегда со мной, когда я работаю. В ней я пишу всего одно дело, которое сейчас собираюсь сделать! И рядом пишу время выполнения. Например:
1. Опубликовала пост в Инстаграм — 15 минут.
Делаю. Чаще всего это занимает более 15 минут. Норм.
Далее выбираю следующую задачу.
2. Сняла 2 видео для Клуба — 30 минут.
Делаю. Опять выбираю следующую задачу:
3. Море. Купалась с Николь — 2 часа.
Пока я не сделаю задачу, которую записала в тетради, не перехожу к следующей, не отвлекаюсь на другие дела. Это закон. Список помогает мне быть в фокусе и даже мысленно не переключаться на другие дела. Если задумалась о чем-то другом, смотрю в тетрадь и возвращаюсь к тому, что надо доделать.
Некоторых пугает такое скрупулезное планирование. Кому-то наоборот, мой подход импонирует, так как порядок в проектах снижает уровень тревоги и позволяет спокойно спать, ни о чем не думая.
А как же отдых? — спросите вы.
В каждом дне у меня есть два часа на утренний ритуал и четыре часа свободного времени для встреч с друзьями, любимыми, для прогулок с собакой, йоги и ничегонеделания.
Так как я работаю на себя, в любой день могу взять и отменить вообще все дела. И перенести все на другой день. Или решить, что больше не хочу этого делать. Такое бывает. Я могу отказаться от проекта, если вдруг понимаю, что не хочу его делать. Могу сообщить всем партнерам, что я передумала. Такое бывает, если я ввязалась в проект и не прописала свои десять «Зачем?» заранее.
Зачем я веду все эти списки?
Ценю своё и чужое время. Практически всегда прихожу на встречи вовремя. В то же время, я позволяю себе гулять, отдыхать, заниматься ничегонеделанием, или устраивать дни без списков и задач. Я живой человек 🙂 Но списки помогают мне быть более сфокусированной, активной, мотивируют меня на действия.
Надеюсь, что моя система вдохновит и вас! И вы найдете в этой статье что-то полезное! Буду благодарна за любую обратную связь.
Всем три чуда в день и ромашек!
Саморазвитие #Планирование #списки #Тайм-менеджмент
Как сделать больше за день — Ink+Volt
Бывало ли так, что вы когда-нибудь доходили до конца рабочего дня и понимали, что едва справились со своими ежедневными целями или списком дел?
Раньше это случалось со мной постоянно. Утром я составлял организованный, умный список дел, а к концу дня выполнял миллион дел, ни одного из которых на самом деле не было в моем списке.
Каждый день что-то мешает вам выполнить самые важные задачи. Наши дни полны перерывов и задач, которые мешают достижению наших целей.
Вместо того, чтобы разочаровываться в себе или пытаться просто «стать более сосредоточенным», вам нужно перестроить всю свою систему, исправив то, как вы проводите свои дни. Тогда дело не в силе воли или в том, какие внешние силы встают на вашем пути — когда у вас есть правильные инструменты и стратегии, вы не можете проиграть.
Вот 8 способов начать выполнять свои ежедневные задачи каждый день.
1. Посмотрите, где вы теряете время
Лучший способ решить проблему — взяться за нее лицом к лицу.
Большинство из нас каждый день тратят буквально часы времени на такие вещи, как социальные сети и работу над задачами, которые на самом деле не имеют значения для наших целей.
Попробуйте отслеживать свое время каждый день с шагом в 15 минут. Установите таймер и, когда он сработает, быстро запишите, что вы делали в течение каждых 15 минут. Это будет утомительно, но поучительно.
Вы увидите, куда на самом деле уходит ваше время. Вы не можете игнорировать это. Здесь вы действительно решите проблему с производительностью.
Как только вы увидите, где ваше время тратится впустую, установите системы, чтобы восстановить это время. Вы можете установить программное обеспечение для блокировки сайтов социальных сетей; вы можете отключить свою электронную почту, за исключением 2-3 раз в день, чтобы отвечать на сообщения.
Каждый тратит время по-разному, но как только вы увидите, как именно вы это делаете, вы сможете начать это исправлять. Это изменит правила игры, как только вы перестанете тратить время; вы не поверите, сколько еще вы сделаете.
2. Касайтесь каждого письма только один раз
Столько времени тратится на электронную почту. Различные исследования показали разные результаты, но сообщалось, что белые воротнички тратят до 17 часов в неделю на электронную почту. Если разбить это на 5-дневную неделю, получится более 3 часов в день.
Вероятно, вы тратите на электронную почту гораздо больше времени, чем думаете.
Эта стратегия — касаться каждого письма только один раз — буквально изменила мою жизнь. Это полностью изменило то, как я работаю с электронной почтой, и сэкономило мне, наверное, сотни часов.
Это работает довольно просто. Больше не нужно сохранять электронные письма в папке «Входящие» в качестве списка дел или напоминаний. Первый раз, когда вы взаимодействуете с электронной почтой, — это последний раз, когда вы взаимодействуете с ней.
Каждое письмо получает действие. Вы можете:
- ответить на сообщение
- сохранить в папку на почте
- заархивировать/удалить
- добавить запрос/действие из него в список дел
Вот и все. Не читайте электронные письма, пока не будете готовы действовать по ним. Пока у вас нет времени и мысленного пространства для обработки каждого сообщения, не трогайте их. А еще лучше просто закройте свою электронную почту и вообще не проверяйте ее, пока не будете готовы.
3. Группируйте похожие задачи, но не делайте их одновременно
Если вы группируете похожие действия, даже если они не являются частью одной и той же задачи или списка дел, вы можете максимизировать свою продуктивность при выполнении этого действия. Это не переключение между задачами (в чем наука снова и снова доказывает, что наш мозг на самом деле не так хорош).
Вместо этого вы планируете свой день, выполняя все задачи одного типа одновременно, а не несколько раз в течение дня.
Электронная почта, опять же, является прекрасным примером для этого. Если бы вы проверяли свою электронную почту только два раза в день, вы бы делали это намного эффективнее, чем если бы вы открывали каждое письмо по мере его поступления.
Вместо:
- остановка того, что вы делаете, когда вы видите уведомление по электронной почте
- в папку «Входящие»
- чтение сообщения
- думаю над ответом
- возможно начинаю отвечать
- поиск информации, необходимой для ответа
- продолжая свой ответ
- вспоминает: «О, блин, я работал над другой задачей!»
- пытается вернуться к этой задаче, пока ваш разум все еще наполовину сосредоточен на электронном письме, которое вы только что написали
- вернитесь в свой почтовый ящик и напишите ответ, так как он у вас на уме
- чувствую себя измотанным, так что иди перекуси
- , наконец, возвращаясь к своей первоначальной задаче и задаваясь вопросом, где вы остановились
…вы можете выделить час утром и час днем *только* для электронной почты.
В течение этого часа вы заходите в свой почтовый ящик и обрабатываете каждое письмо одно за другим, пока не закончите. Остальная часть вашей работы будет сделана в оставшиеся часы дня, когда ее можно будет выполнять непрерывно и более мастерски.
4. Делегируйте все, что возможно
Если вы менеджер, вы уже должны это делать. Делегирование — это часть вашей работы, и если вы хороший лидер, вы должны нанять в свою команду людей, которые могут делать что-то лучше, чем вы.
Работа будет выполняться быстрее и лучше, если вы попросите сделать это квалифицированных людей.
Кроме того, ваша работа заключается в том, чтобы помогать людям в вашей команде развиваться. Если вы будете держать все задачи при себе, ваша команда потеряет интерес к своей работе, потому что у них никогда не будет возможности попробовать себя в новой задаче.
5. Делегируйте задачи и в личной жизни
Делегируйте не только в офисе. Передавая задачи в личной жизни на аутсорсинг, вы высвобождаете больше времени и энергии для действительно важных дел. Это стоит денег, но подумайте о ценности, которую вы получите, убрав вещи с тарелки.
Если вы испытываете стресс, зная, что вам нужно убрать свою квартиру, подумайте о том, чтобы нанять уборщицу, которая будет приходить каждые две недели. Насколько лучше бы вы себя чувствовали, если бы знали, что вам не нужно этого делать? Насколько больше энергии вы могли бы принести на работу в понедельник утром, если бы вам не приходилось убирать все выходные?
Подумайте, сколько стоят ваше время, энергия и продуктивность.
6. Разбивайте большие задачи на маленькие части
Ваш список дел должен быть предельно конкретным. Чем меньше шагов и чем проще их выполнить, тем яснее вы представляете, как и когда вы их выполните. Это действительно важный ключ к суперпродуктивности.
Конечно, вы не можете запустить полноценный веб-сайт или новый продукт за один день, поэтому если вы внесете это в свой список дел, вы не сможете добиться явного прогресса.
Вы начнете день *зная*, что не справитесь с этой задачей. Это слишком много, чтобы сделать это за день. Итак, вы приходите с мыслью, что вы не справитесь с этой задачей, что не очень подходит для достижения больших целей.
Если вместо этого вы каждый день будете перечислять три одно-двухчасовых задачи для проекта, вы сможете серьезно отнестись к каждой задаче и спланировать выполнение каждой из них.
Разбейте каждый проект на мельчайшие этапы. Даже до таких простых вещей, как «погуглите, как ___». Таким образом, каждая задача достижима, и вы можете оценить, сколько времени вам потребуется на ее выполнение. Вы станете намного лучше создавать графики для своих проектов.
Кроме того, вычеркивание дел из вашего списка дел дает вашему мозгу небольшой выброс дофамина, который дает вам чувство счастья и удовлетворения, что мотивирует вас сделать еще один шаг! Чем больше вы сможете достичь этого чувства, тем больше вам захочется сделать.
7. Знайте, над чем вы будете работать — и что будете делать — каждый день
Вы должны приходить на работу каждое утро, зная, что вы будете делать в этот день.
Полет на месте штанов — гарантированный способ потерять время. Если вы можете каждое утро садиться и просто приступать к работе, а не выяснять, где вы находитесь и что вам следует делать, весь ваш день будет более продуктивным.
Единственный способ добиться этого — тщательное планирование, но как только вы войдете в привычку, это планирование не займет много времени. Каждое воскресенье вечером (или в пятницу днем) выделяйте от 30 минут до часа, чтобы посмотреть на свои самые большие цели и определить лучший способ спланировать предстоящую неделю.
Как это сделать эффективно:
- Будьте реалистичны в том, что вы можете сделать. Я действительно могу выполнять только 1-3 больших дела каждый день; это верно для большинства людей. Но если эти 3 вещи действительно имеют значение, то мое время потрачено не зря. Не настраивайте себя на неудачу из-за перебронирования.
- Поймите, где вас прерывают. Если вы менеджер, которого может прервать сотрудник или кризис, который вам нужно решить в любой момент, то не планируйте длительные отрезки времени без перерыва. Вместо этого оставьте в своем расписании немного буферного времени, чтобы поглотить перерывы, и постарайтесь, чтобы ваши задачи были достаточно небольшими, чтобы их можно было выполнять меньшими временными блоками, чтобы вы не оставили слишком много задач незавершенными.
- Подумайте, где ваша работа может оказать наибольшее влияние. Приоритеты меняются от недели к неделе, поэтому взгляните на свои общие цели, а затем посмотрите на задачи в своем списке дел. Поместите дела, которые приблизят вас ближе всего к вашим целям, вверху, а затем запланируйте время для их выполнения в своем еженедельном календаре.
- Оставьте время для перерывов и мелочей. Вы не можете целыми днями работать над крупными проектами. Лучше быть к этому готовым, чем пытаться игнорировать это. Запланируйте перерывы (чтобы поесть, прогуляться и т. д.), а также время для административных задач, таких как проверка электронной почты, в те моменты дня, когда вы немного устали.
У вас будут дни, когда вы почувствуете себя суперзвездой, и вы быстро решите свои 3 главные задачи на день раньше. Это не проблема, если вы распланировали свои большие недельные цели — вы можете просто перейти к завтрашним задачам и изменить свои приоритеты на оставшуюся часть недели.
В те дни, когда вы чувствуете себя более человечным, у вас будет реальный объем работы и все необходимое для ее выполнения.
8. Поймите, что продуктивные дни — это качество, а не количество
Приятно много сделать. Это универсально. Тем не менее, качество того, что вы делаете, — это то, что действительно продвинет вас вперед в жизни и заставит вас чувствовать, что у вас действительно продуктивные дни.
То, что вы заняты, не означает, что вы продуктивны.
Куда бы вы ни пошли, везде есть отвлекающие факторы и «срочные» дела, требующие вашего внимания. Некоторые из этих вещей требуют вашего внимания, но многие — нет.
И вот в чем дело — невозможно заметить разницу, пока вы четко и полностью не поймете свои цели и самые большие приоритеты.
Эти вещи будут разными для всех. Ответить на телефонный звонок клиента и потратить часы на поиск решения может быть действительно ценным использованием времени для кого-то, тогда как для кого-то это может полностью отвлечь от основных приоритетов их роли.
Только вы можете заметить разницу.
Четко расставьте приоритеты. Если непонятно, спросите у своего менеджера. Лучше спросить и знать наверняка, чем гадать и ошибаться. 9или действительно, проекты, которые мы чувствуем, являются нашей целью в жизни. С этой целью вот коллекция из 50 лайфхаков, советов, трюков и мнемонических приемов, которые я собрал, чтобы помочь вам работать лучше.
- Наиболее важные задачи (ВЗ): В начале каждого дня (или накануне вечером) выделите три или четыре самых важных дела, которые вы должны сделать в предстоящий день. Делайте их первыми. Если вы ничего не добились, кроме своих MIT, у вас все равно был довольно продуктивный день.
- Большие камни: Крупные проекты, над которыми вы работаете в любой момент. Выделите время каждый день или неделю, чтобы продвигать свои большие камни вперед.
- Inbox Zero: Решите, что делать с каждым полученным письмом, как только вы его прочитаете. Если есть что-то, что вам нужно сделать, либо сделайте это, либо добавьте это в свой список дел и удалите или отправьте электронное письмо. Если это что-то, что вам нужно для справки, отправьте это. Очищайте свой почтовый ящик каждый день.
- Вставать раньше: Добавьте час продуктивности в свой день, вставая на час раньше — до того, как все начнут отнимать у вас время.
- One In, One Out: Избегайте беспорядка, приняв стандарт только для замены. Каждый раз, когда вы создаете что-то новое, вы выбрасываете или жертвуете что-то старое. Например, вы покупаете новую рубашку, избавляетесь от старой. (Вариант: One in, Two Out — полезно, когда вы начинаете чувствовать себя перегруженным своими вещами.)
- Мозговой штурм: Генерация десятков идей без собственного редактирования или цензуры. Многие люди используют для этого ментальные карты: вставьте то, о чем вы хотите подумать, в середину (проблему, которую вам нужно решить, тему, о которой вы хотите написать и т. д.) и начните писать то, о чем вы думаете. Постройте каждую из подтем и каждую из
- Вездесущий захват: Всегда носите с собой что-нибудь для заметок — ручку и бумагу, КПК, стопку каталожных карточек. Фиксируйте каждую мысль, которая приходит вам в голову, будь то идея для проекта, который вы хотели бы реализовать, назначенная встреча, что-то, что вам нужно забрать в следующий раз, когда вы будете в магазине, что угодно. Регулярно просматривайте его и переносите все туда, где оно должно быть: список задач, систему хранения документов, журнал и т. д.
- Больше сна: Сон необходим для здоровья, обучения и осознания. Исследования показывают, что тело проходит полный цикл сна примерно за 90 минут, поэтому сон меньше этого времени не имеет такого же эффекта, как настоящий сон (хотя и заставляет вас чувствовать себя лучше). Получите 8 часов в сутки, по крайней мере. Научитесь воспринимать сон как удовольствие, а не как необходимое зло или роскошь.
- 10+2*5: Работа короткими рывками по 10 минут с перерывами на 2 минуты. Используйте таймер. Делайте это 5 раз в час, чтобы оставаться на цели, не перенапрягая свои физические и умственные ресурсы. Потратьте эти 2 минуты на то, чтобы выпить, сходить в туалет или посмотреть в окно.
- Цели SMART: Рубрика для создания и достижения целей, помогающая избежать постановки целей, которые просто недостижимы. Обозначает: конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и своевременный.
- УСПЕХ: Из книги Чипа и Дэна Хитов, Made to Stick , УСПЕХ — это набор характеристик, которые делают идеи запоминающимися («прилипчивыми»): прилипчивые идеи — это простые, неожиданные, конкретные, достоверные, эмоциональные истории.
- Съешь лягушку: Сначала выполни самое неприятное задание. Основываясь на поговорке, что если первое, что вы делаете утром, это съедаете лягушку, то с этого дня день может стать только лучше.
- Правило 80/20/Принцип Парето: Вообще говоря, принцип 80/20 гласит, что большинство наших результатов исходит из небольшой части нашей фактической работы, и наоборот, что мы тратим большую часть своей энергии на то, что нам не нужно. т в конечном счете все, что важно. Выясните, какая часть вашей работы приносит наилучшие результаты, и сосредоточьте на ней как можно больше энергии.
- Что дальше?: Не планируйте все, что вам нужно сделать, чтобы закончить проект, просто сосредоточьтесь на следующем, что вам нужно сделать, чтобы продвинуть его вперед. Обычно выполнение следующей небольшой задачи приводит к еще одной и еще одной, пока мы либо не закончим, либо не столкнемся с блокировкой: нам нужно больше информации, нам нужен кто-то еще, чтобы наверстать упущенное и т. д. Будьте как можно конкретнее и дискретнее. : вы не можете «установить кабель», все, что вы можете сделать, это «позвонить в кабельную компанию, чтобы запросить установку кабеля».
- Секрет: Секрета нет.
- Помедленнее: Найдите время для себя. Ешьте медленно. Наслаждайтесь ленивым выходным днем. Не торопитесь делать все правильно и сохраняйте баланс между спешкой на работе и остальной жизнью.
- Time Boxing : Назначьте определенное количество времени в день для работы над задачей или проектом. Сосредоточьтесь полностью на чем-то одном в это время. Не беспокойтесь о том, чтобы закончить его, просто беспокойтесь о том, чтобы уделить столько безраздельного внимания проекту. (Вариант: фиксированные цели. Например, вы не встаете, пока не напишете 1000 слов, не обработаете 10 заказов и т. д.) 9.0040
- Пакетный процесс: Выполняйте все похожие задачи вместе. Например, не работайте с электронными письмами спорадически в течение дня; вместо этого выделите час, чтобы просмотреть свой почтовый ящик и ответить на электронные письма. Сделайте то же самое с голосовой почтой, телефонными звонками, ответами на письма, файлами и т. д. — любыми рутинными, повторяющимися задачами.
- Квадранты Кови: Система определения приоритетов. Две оси, одна для важности, другая для срочности, пересекаются. Задачи распределяются по одному из четырех квадрантов: неважно, несрочно; неважно, срочно; важное, не срочное; и важные и срочные. Очистите задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, отложите неважные, но срочные, постарайтесь не допустить, чтобы важные дела стали срочными, и как можно больше работайте над задачами в квадранте важных, но не срочных.
- Разберись со всем один раз: Не откладывай дела в надежде, что у тебя будет время разобраться с ними позже. Спрашивайте себя: «Что мне нужно сделать с этим?» каждый раз, когда вы берете что-то из своего списка адресов электронной почты, и либо делайте это, либо откладывайте это на потом, откладывайте это кому-то другому или сохраняйте.
- Не разрывайте цепочку: Используйте календарь, чтобы отслеживать свои ежедневные цели. Каждый день вы что-то делаете, например, тренируетесь или пишете 1000 слов, ставите большой красный крестик. С каждым днем цепочка будет становиться длиннее. Не рвите цепь! То есть не позволяйте никаким не-X дням прервать вашу цепочку успешных дней.
- Обзор: Каждую неделю выделяйте время для себя, чтобы обсудить, что вы сделали на этой неделе и что вы хотите сделать на следующей неделе. Спросите себя, есть ли какие-то новые проекты, которые вы должны начать, и приближает ли то, над чем вы работаете, вас к вашим жизненным целям.
- Роли: Каждый играет несколько разных ролей в своей жизни. Например, я учитель, студент, писатель, отчим, партнер, брат, сын, дядя, антрополог и так далее. Понимание своих различных ролей и умение их различать, когда это необходимо, может помочь вам сохранить некоторый баланс между ними. Поставьте цели вокруг различных ролей, которые вы выполняете, и убедитесь, что ваши цели совпадают с вашими целями в других ролях.
- Поток: Состояние потока возникает, когда вы настолько поглощены тем, что делаете, что не замечаете течение времени, и работа происходит автоматически. Это трудно вызвать сознательно, но вы можете создать для этого условия, выделив себе блок непрерывного времени, сводя к минимуму отвлекающие факторы и успокаивая себя.
- Сделай это сейчас: Бороться с прокрастинацией, приняв принцип «сделай это сейчас!» как ваша мантра. Ограничьте себя 60 секундами при принятии решения, решайте, что вы собираетесь делать с каждым входом в свою жизнь, как только столкнетесь с ним, научитесь принимать смелые решения, даже если вы не совсем уверены. Продолжай двигаться вперед.
- Журнал времени: Юристы должны отслеживать все, что они делают в течение дня, и как долго они это делают, чтобы они могли выставлять счета своим клиентам и оставаться подотчетными. Вы должны нести ответственность перед собой, поэтому следите за тем, сколько времени вы на самом деле тратите на важные для вас вещи, отслеживая свое время.
- Структурированная прокрастинация: Стратегия распознавания и использования склонности к прокрастинации для достижения цели. Предметов в верхней части списка избегают, выполняя кажущиеся менее сложными и менее важными задачи дальше по списку, что делает прокрастинатора очень продуктивным. Хитрость заключается в том, чтобы убедиться, что пункты наверху явно срочные — с неотложными сроками и явно большими последствиями. Но, конечно, они не такие уж и срочные. Структурированная прокрастинация требует мастерских навыков самообмана, в чем, к счастью, преуспевают большие прокрастинаторы.
- Заявление о личной миссии: Напишите заявление о личной миссии и используйте его в качестве руководства для постановки целей. Спросите, приближает ли вас каждая цель или деятельность к выполнению вашей миссии. Если это не так, устраните его. Периодически просматривайте и пересматривайте свою миссию.
- Обратное планирование: Стратегия планирования, которая работает от цели до следующего действия. Начните с конечной цели. Что у вас должно быть в наличии, чтобы достичь этого? Хорошо, а теперь, что у вас должно быть в наличии, чтобы выполнить то, что вам нужно для достижения конечной цели? И что нужно иметь для достижения , что ? И так далее, возвращаясь к чему-то, что у вас уже есть и/или вы можете поставить на место немедленно. Это ваше следующее действие.
- Tune Out: Создайте личную зону конфиденциальности, надев наушники. Люди гораздо более неохотно перебивают кого-то в наушниках. Примечание: на самом деле слушать музыку через наушники необязательно — никто, кроме вас, об этом не знает.
- Запишите: Не полагайтесь на свою память как на систему. Записывайте то, что вам нужно сделать, свое расписание, все, на что вам может понадобиться сослаться, и каждую мимолетную мысль, чтобы вы могли расслабиться, зная, что не забудете. Используйте свой мозг для размышлений, используйте бумагу или компьютер для отслеживания вещей.
- Время перерыва: Небольшие отрезки времени, которые у нас есть в течение дня, пока мы ждем автобуса, стоим в очереди, ждем начала встречи и т. д. Составьте список небольших 5-минутных задач, которые вы можете выполнить в течение дня. эти моменты или возьмите с собой что-нибудь для чтения или работы, чтобы максимально использовать эти свободные минуты.
- Однозадачность: Нам нравится думать о себе как о великих многозадачниках, но это не так. Когда мы работаем в режиме многозадачности, мы посвящаем крошечные отрезки времени нескольким задачам в быстрой последовательности. Поскольку для того, чтобы действительно погрузиться в задачу, требуется больше нескольких минут (исследования предполагают, что до 20), в итоге мы работаем хуже и медленнее, чем если бы мы посвящали каждой задаче более длительные блоки времени, работали до тех пор, пока она не была сделана, и перешел к следующему.
- Привычки: Привычки в такой же степени связаны с тем, как мы видим мир и реагируем на него, как и с действиями, которые мы обычно совершаем. Изучите свои собственные привычки и спросите, что они говорят о вашем отношении к миру — и что нужно изменить, чтобы создать мировоззрение, в котором ваши цели были бы достижимы.
- Триггеры: Разместите вокруг себя значимые напоминания, которые помогут вам вспомнить, а также выработают лучшие привычки. Например, книги, которые нужно отнести в библиотеку, положите перед дверью, чтобы вы не могли выйти из дома, не увидев их и не вспомнив, что им нужно вернуться.
- Беспорядок: Беспорядок — это все, что неуместно и мешает. Это не обязательно аккуратность — у кого-то может быть идеально чистое рабочее место, но он не может ничего сделать. Это возможность получить доступ к тому, что вам нужно, когда вам это нужно, не прерывая поток вашей работы, чтобы найти это. Выясните, что является «беспорядком» в вашем рабочем и жилом пространстве, и исправьте это.
- Визуализируйте: Представьте, что вы достигли своих целей. Какова ваша жизнь? Вы тот, кем хотите быть? Если нет, пересмотрите свои цели. Если да, то визуализируйте, как вы делаете шаги, которые вам нужно предпринять, чтобы добраться туда. У вас есть план; напиши и сделай.
- Tickler File: Набор из 43 папок, помеченных как 1–31 и январь–декабрь, используется для напоминания о задачах, которые нам нужно выполнить в определенный день. Например, если у вас запланирована поездка на 23 марта, вы должны поместить свой маршрут, билеты и другие материалы в папку «Март». В начале каждого месяца вы перемещаете папку предыдущего месяца на задний план. 1 марта вы перенесете информацию о поездках в папку «23». Каждый день вы перемещаете папку предыдущего дня на задний план. 23 числа папка «23» будет впереди, и все, что вам нужно в этот день, будет там для вас.
- ToDon’t List: Список того, что нужно делать , а не — полезно для отслеживания привычек, которые приводят к непродуктивности, например, к играм в онлайн-флеш-игры.
- Шаблоны: Создавайте шаблоны для повторяющихся задач, таких как письма, электронные письма с ответами клиентов, сообщения в блогах и т. д.
- Контрольные списки: Планируя какую-либо большую задачу, составьте контрольный список, чтобы не забыть о шагах, когда вы заняты в середине ее выполнения. Сохраните свои контрольные списки, чтобы вы могли использовать их в следующий раз, когда вам нужно будет выполнить ту же задачу.
- No: Научиться говорить «нет» — новым обязательствам, прерываниям, чему угодно — это один из самых ценных навыков, которые вы можете развить, чтобы сосредоточиться на своих собственных обязательствах и дать вам время поработать над ними.
- Вне расписания: Сначала запланируйте все свои развлечения и дела личной жизни (то, что вы хотите, чтобы делал). Заполните оставшееся время непрерывными блоками работы. Запишите их в свое расписание после того, как вы их выполнили. Вознаграждайте себя после каждого блока качественной, целенаправленной работы.
- Очистка: Регулярно пересматривайте свои существующие обязательства и избавляйтесь от всего, что либо не помогает вам в достижении ваших собственных целей, либо является постоянным «поглотителем» времени или энергии.
- Одно ведро: Сведите к минимуму места, где вы собираете новые ресурсы в своей жизни, ваши «ведра». В идеале иметь одно «ведро», куда все идет. Многие люди испытывают невероятное чувство облегчения, когда все, о чем им нужно подумать, собирается перед ними в одном месте, какой бы большой ни была куча.
- 50-30-20: Тратьте 50 % своего рабочего дня на задачи, которые продвигают ваши долгосрочные жизненные цели, тратьте 30 % на задачи, которые продвигают ваши среднесрочные (на 2 года или около того) цели, и оставшиеся 20% на вещи, которые влияют только на следующие 90 дней или около того.
- Таймер: Скажите себе, что вы будете работать над проектом или задачей, и только над этим проектом или задачей в течение установленного периода времени.