Приоритеты как расставить: 16 способов правильно расставить приоритеты

Как научиться правильно расставлять приоритеты в жизни | Новости дня

Дом, работа, хобби или друзья – все это далеко не полный список компонентов, из которых состоит наша жизнь. Казалось бы, что трудного в том, чтобы уделять внимания каждой из этих категорий. Все верно, однако необходимо также уточнить все так просто, ровно до того момента, пока один из этих факторов не выйдет из-под контроля. Что делать тогда? Равновесие то нарушено. В такие моменты волей-неволей начинаешь думать, а правильно ли были расставлены мои жизненные приоритеты? Или все-таки, я где-то допустил оплошность? Да и как правильно расставить приоритеты в жизни. Этой насущной проблеме и посвящён сей небольшой труд.

Без расстановки приоритетов все кажется одинаково значимым. © Сергей Москалев

«Семья, долг, честь» — в таком ли порядке?

Проблема в правильном выборе приоритета актуальна во все времена, вне зависимости от времени года, политических взглядов или религиозных убеждений. Вопросом о том, как расставить приоритеты в жизни – это самый часто задаваемый вопрос самому себе, с начала осознанного возраста. Само понятие приоритет, подразумевает под собой первостепенную важность, первенство ваших стремлений и желаний. Тут главное прислушиваться к самому себе, своим собственным желаниям, на основе которых такая поочередность и выстраивается.

На сегодняшний момент, различают восемь составляющих любой комплексной модели приоритета:

• Духовность и его развитие – это ваш внутренний мир, моральный устрой, а также осознание и принятие человеческих ценностей. Это так называемая моральная сторона человека, его внутренний мир;
• Семья – ваши отношения с родными и близкими: друзья, родственники, любимый человек. Ваше желание им угодить и сделать счастливыми;
• Здоровый образ жизни – ваше отношение к спорту, активному отдыху и разумеется собственному здоровью. Умение следить за собой;
• Финансовый аспект – удовлетворенность своим материальным положением, а также стремление к богатству или роскоши. Ваши амбиции на материальной почве;
• Карьера – самореализация собственных амбиций на профессиональной почве, достижение карьерных высот. Стремление стать лучше, чем остальные в профессиональной, а также трудовой сфере деятельности;
• Отдых – название говорит само за себя – умение расслабиться после трудового дня или же просто от мирской суеты;
• Саморазвитие – умение и стремление развиваться в интересующих направлениях;
• Социум – окружающие вас люди, их отношения и ваша репутация в их глазах. Ваше желание угодить абсолютно незнакомым или малознакомым индивидам.

Каждый человек индивидуален

Как можно увидеть, подобная классификация весьма полна – она задевает все жизненные аспекты любого человека, начиная от работы и семьи, заканчивая отдыхом с хобби. Любой из нас имеет возможность расставить приоритеты в жизни используя такие составляющие. Вопрос будет только в том, что из этого списка окажется на верхушке чарта, а что будет в самом конце. Главное, ни в коем случае не осуждать тех, чья расстановка отличается от вашей. Помните, что каждый человек индивидуален, а значит по умолчанию, не обязан подстраиваться под кого-либо, даже если это семья или же близкие ему друзья.

Как уже говорилось, главные приоритеты жизни будут размещаться в первой тройке, таким образом показывая основное стремление человека – проще говоря его жизненную цель на текущий момент. С возрастом, шкала приоритетов может значительно измениться, например, на первое место уже будет поставлена не карьера, а личная жизнь или семья.

Факторы влияния на главные приоритеты в жизни человека

Как бы не хотелось, но для того, чтобы расставить приоритеты в жизни нужно также учитывать влияния целого ряда факторов, которые незаметно, но тем не менее, сильно влияют на нашу жизненную позицию и взгляды.

• Первым таким фактором, является как бы ни тривиально это звучало – время. Будем откровенны, кто из молодых людей, в возрасте 20-25 лет думает о здоровье, правильном питании или же создании новой ячейки общества? Если наберется 5%, то это будет весьма хорошим показателем. А что касательно людей преклонного возраста? Там уже все совершенно по-иному – здоровье, семья, по сути своей полный переворот мира с ног на голову. Однако не стоит сейчас возмущаться и говорить о том, что-то или иное положение вещей неверно. Наоборот, каждый их них прав в своей расстановке интересов, просто нужно учитывать такое явление как юношеский максимализм, так и стариковская тревога. В этом случае нет ошибочного или не ошибочного мышления.
• Вторым фактором будет все те ключевые события, которые произошли в жизни любого индивида. Именно они дают возможность правильно расставить приоритеты в жизни, исходя уже из собственного опыта. Этот опыт может быть, как радостный, так и печальный, но главная его задача, позволить человеку по-другому смотреть на жизнь в определенных ситуациях, которые он уже проходил или же с чем он уж имел дело. Например, для молодой семьи в приоритете будет забота о своем ребенке и только потом уже будет идти отдых.
• Трудности в одной или нескольких сферах жизни — также помогает расставить приоритеты в жизни. Даже больше, именно этот фактор и является ключевым. Но при этом, возможно два вариант развития событий. Эта сфера становится ведущей, как например, неудачи на работе, заставляют еще сильнее стремиться к требуемому результату, или же наоборот – человек ее ставит на последнюю строчку своего персонального чарта. Такое очень часто наблюдается в личной жизни. Боязнь отказа или предыдущих неудач заставляют резко изменить собственные желания, поскольку человек становится яро убежденным в том, что в этом поприще, он не достигнет желаемого успеха.

Как можно теперь заметить, жизненные приоритеты – это не фиксируемая величина или своего рода аксиома, отнюдь, это нечто непостоянное, движущее и меняющее направлением явление, которое может находиться в мнительном спокойствии не более чем 5-10 лет.

Как определить свои приоритеты?

Для того чтобы научиться расставлять приоритеты в жизни, все что вам необходимо – это уделить время анализу собственных мыслей и собственных желаний.

Секрет весьма прост – найдите для себя время, а затем подумайте о ряде таких вопросов:

• Чего я хочу?
• Каковы мои цели?
• На что я готов(ва) ради их достижения?
• От чего могу я отказаться на ближайшие 5 лет?

Такие простые на первый взгляд вопросы помогут вам, однако, в полной мере понять важность некоторых составляющих, которые приводились ранее. Отвечая на эти вопросы, человек, возможно сам того, не осознавая уже знает, как расставить приоритеты в жизни: что нужно поместить в первую тройку, а от чего можно и вовсе отказаться.

Задавайтесь главными вопросами хотя бы раз в год

Но не стоит проделывать такую процедуру единожды, поскольку жизнь не стоит на месте, а значит то, что было актуально для вас сейчас, может оказаться совсем ненужным уже на следующий день. Возьмите за правило каждые полгода заниматься самоанализом подобного рода, а затем фиксировать результат вашего сеанса по прикладной психологии. После истечении некоторого срока, у вас будет возможность проанализировать возможные изменения, что сыграет вам в будущем только на руку. Поскольку смена приоритетов не проходит просто так, а только под влиянием трех факторов, вышеописанных.

Начните вести свой календарь, планируя его на основе приоритетности задач: сперва самые важные, которые не терпят отлагательств, а затем второстепенные, с выполнением которых можно и повременить. Поддавая свою ежедневную жизнь подобного рода планировке, каждый человек, с легкостью сможет в момент изменения своей жизненной позиции не растеряться, а применить этот же навык и в более глубоких планах на гораздо длительные сроки.

При любой расстановке приоритетов, единственное что должно волновать человека, то главное, чем необходимо руководствоваться в первую очередь – это собственные внутренние помыслы: «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?». Задайте себе несколько вопросов подобного рода – и вы поймете, какую лучше стратегию вам выбрать, каким образом расставить приоритеты в жизни. Главное соблюдать своего рода баланс, а не впадать из крайности в крайность.

Идеальным вариантом, разумеется будет равномерная временная отдача, правда это что-то из области фантастики, достигнуть такого в принципе невозможно. Хорошим советом станет также и то, что можно использовать собственный опыт для реализации собственных желаний, которые несомненно влияют и на приоритеты. Опыт – это то преимущество, которое дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. Не отказывайтесь от желания быть лучшим, просто учитесь действовать тактично и главное не забывайте оставаться человеком в любой сложившейся ситуации.

Оставайтесь при своих интересах несмотря ни на что

Главное, что хотелось бы подчеркнуть, для того, чтобы расставить приоритеты в жизни главное оставаться самим собой, не попадаясь под влияния, так называемых советчиков. Нужно понять, что правильная, а самое главное гармоничный выбор приоритетов – это залог успеха в любом начинании, поскольку вы сами знаете, чего именно желаете достигнуть.

Завершающим штрихом, будет то, что, не смотря на советы друзей или различных тренеров, не пытайтесь примерить на себя маску того, кем вы не являетесь. Если вы трудоголик и мизантроп, то для вас явно не будет в приоритете отношения и социальное общение. Следуйте собственным стремлениям и тогда все что вы для себя спланируете обязательно будет достигнуто.

Как определять приоритет задач и управлять рабочим временем • Asana

Как и большинство людей, вы, наверное, начинаете рабочий день, намереваясь провести его как можно более продуктивно. Но время идёт, и количество срочных запросов и новых задач в вашем списке только увеличивается. Почти всегда это приводит к тому, что вы откладываете то, что собирались делать.

Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Многие не занимаются расстановкой приоритетов задач, и работа превращается в игру в догонялки. Мы рискуем сорвать важные сроки и постоянно беспокоимся о том, как бы остаться в потоке и не растерять концентрацию. Но всему есть предел. С помощью этих простых методов расстановки приоритетов вы сможете чётко управлять загрузкой, чтобы всегда быть на шаг впереди и укладываться в сроки.

Управление работой откуда угодно с помощью Asana

Начав определять приоритет рабочих задач, вы сможете действовать на опережение, что позволит вам повысить продуктивность своего труда, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем. Прочитайте наши советы и сформируйте процесс, который поможет вам расставлять приоритеты в своей работе:

Начните с создания списка всех своих дел

Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать. Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно. Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.

Читать о 15 секретах создания по-настоящему полезного списка дел

Как только ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, например количество времени, которое потребуется для их выполнения, уровень важности или срочности, а также дату выполнения. Собрав все задачи в одном месте, вы сможете увидеть общую картину того, что должно быть сделано, понять общий объём работы для целей тайм-менеджмента, и определить что, скорее всего, требует вашего внимания прямо сейчас.

Не стоит пока беспокоиться об упорядочивании своих задач. Для начала просто соберите их все в одном месте. Собрать всё вместе — важнейший первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.

Совет от Asana: «Мои задачи» — это функция Asana, которая автоматически собирает все назначенные вам задачи в одном месте. Она представляет собой главный список, который позволяет концентрироваться на нужной работе, а также определять приоритет задач и систематизировать их по сроку выполнения.

Выберите метод определения приоритета задач

Как именно вы будете расставлять приоритеты в задачах, зависит от вашего рода занятий и стиля работы. Однако есть несколько распространённых методов определения приоритетов задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим их подробнее:

1. Съешьте лягушку

Метод «Съешьте лягушку» не подразумевает включения в рацион земноводных. Это система, основанная на словах мудрейшего Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». В мире управления работой это означает, что первым делом нужно браться за большие или сложные задачи, и только после них переходить к менее важным и срочным.

Важные задачи, связанные с наиболее значимыми направлениями работы или целями и ключевыми результатами (OKR), должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы приступаете к работе. Как только вы съели свою лягушку на сегодня, можно браться за другие дела, выбирая наиболее срочные из них и испытывая при этом меньше стресса, потому что самое важное вы уже сделали.

Читать о том, как задавать OKR

Метод «Съешьте лягушку» в действии. Доделайте важную презентацию, которую вы будете показывать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на письма, работать над формой оценки, звонить клиентам или доводить до идеала правки в договоре. Если взяться за большой проект в первую очередь, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на посторонние задачи и вопросы. Так вам будет проще выполнить большой объём работы.

2. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра или матрица «Важно/срочно» — это метод, при котором задачи распределяются по четырём секторам на основании того, являются ли они «срочными», «важными», «срочными и важными» или «несрочными и неважными». Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США во время Второй мировой войны, а позже — президент страны, умел быстро принимать решения, для чего он и создал этот метод.

Такой подход позволяет понять, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что нужно спланировать (важно, но несрочно), что можно делегировать (неважно, но срочно) и что можно вообще отбросить (неважно и несрочно). Это отличный метод для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и организации работы.

Матрица Эйзенхауэра в действии. Коллега только что прислал вам письмо с просьбой помочь с презентацией для клиентов. Это срочный запрос, потому что подготовить презентацию надо сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оцените срочность и важность каждой задачи из своего списка на сегодня и определите, сможете ли вы поставить их на паузу, чтобы помочь коллеге, или придётся всё же ему отказать. Понимание своих обязательств также поможет вам говорить «нет», когда это необходимо.

Читать о 7 быстрых и простых шагах по созданию матрицы принятия решений (с примерами)

3. Метод АБВГД

Согласно методу АБВГД вам нужно взять созданный список задач и назначить каждой задаче букву в соответствии с её важностью, а затем начать работать над ними в этом порядке. Это способ быстро оценить важность задач, чтобы определить их приоритет и управлять своим временем. Вы как бы даёте своим задачам оценки от А (очень важно) до Д (можно не принимать во внимание). Начинать работу нужно всегда с задач А и Б, потому что именно от них зависит её успех.

Метод АБВГД также хорошо применять в сочетании с методом «Съешьте лягушку». Если начать день с задач А и Б, то его остаток можно потратить на менее важные задачи — В, Г и Д.

Метод АБВГД в действии. Сегодня у вас восемь часов рабочего времени и список задач, выполнение которых займёт пятнадцать часов. Однако когда вы присвоите каждой задаче букву, окажется, что только две из них относятся к категории А; большинство же являются задачами под буквой Г, которые можно делегировать или выполнить позже. Теперь вы можете всё внимание уделить задачам А и оставить задачи Д на потом или передать коллеге. Вы только что были перегружены, а теперь у вас есть список задач с приоритетами, из которого сразу понятно, что на сегодня важнее всего.

4. Деление на куски

В методе деления на куски под куском подразумевается отрезок времени, в течение которого вы концентрируетесь на определённой задаче. Это может быть отдельная работа (например, чтение почты), часть большего проекта (написание первой черновой версии документа) или подборка мелких несвязанных между собой задач. Самое главное здесь, что это отрезки времени, в течение которых вы не будете делать ничего другого.

Отключите внешние помехи и дайте другим понять, что вы сейчас недоступны, воспользовавшись такой функцией платформы для совместной работы, как «Не беспокоить». Также можно использовать собственный календарь, чтобы выделять время, в течение которого вы можете сфокусироваться на задачах, чтобы никто не назначал вам встречи в эти промежутки. Если вам нравится этот метод, возможно, вам стоит внедрить политику «Среды без встреч» для себя и своей команды, если это возможно. В любом случае важно делать перерывы между периодами сконцентрированной работы, чтобы расслабиться и освежиться.

Читать 7 советов о том, как сосредоточиться и снизить количество цифровых отвлекающих факторов

Деление на куски в действии. Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, а потом сделать перерыв на кофе. Затем у вас два часа запланированных заранее встреч, перерыв на обед и тридцать минут, отведённые ответам на письма. Затем вы один час занимаетесь анализом информации о новом клиенте. Вы отмечаете все свои действия в календаре для самоконтроля, а также, чтобы никто не назначал вам встречи на эти часы. В конце дня вы ненадолго прерываетесь на социальные сети, идёте на собрание команды по статусам и заканчиваете день ещё одним часом работы над дизайном.

Совет от Asana. Если для управления задачами вы используете Asana, то можете создать настраиваемые поля и указывать дополнительную информацию, например оценку в виде буквы (если вы используете метод АБВГД), срочность и важность (если вы предпочитаете матрицу Эйзенхауэра), уровень приоритета (для метода «Съешьте лягушку») или примерное время на выполнение задачи.

Составьте расписание задач с помощью календаря

Независимо от того, тратите вы на задачу несколько минут или несколько дней, у неё есть начало и конец. Поэтому после составления списка задач укажите дату начала и дату завершения каждой из них. Так вы будете уверены в том, что ничего не потеряется при добавлении новых задач и изменении приоритетов.

Если вам назначили задачу без чётких дат начала и завершения, запросите эту информацию, чтобы запланировать время на её выполнение и сформировать ожидания. Имея эти даты, вы сможете даже установить свой личный срок выполнения раньше необходимого, чтобы оставить время на возможные проблемы или закончить работу раньше. Смотрите на работу как на пазл: вам нужно знать, что сойдутся все детали, крайними из которых являются даты начала и завершения.

Читать о том, как управлять своим рабочим процессом с помощью списков, досок, календаря и хронологии

Продолжая метафору, если задачи — это элементы пазла, а даты начала и завершения — это его края, то ваш календарь — это доска, на которой вы собираете пазл с общей картиной. Планируйте работу, упорядочивайте задачи, которые имеют высокий приоритет и требуют много усилий, так, чтобы это не приводило к перегрузке, и вы успевали всё в срок. Если вы выбрали какой-то один или сразу несколько из перечисленных выше методов определения приоритетов, используйте их, чтобы более эффективно создавать расписания и управлять временем.

Совет от Asana. С помощью представления календаря в Asana можно находить дни, когда вы чересчур загружены, а также свободные промежутки времени. Передвигайте задачи по календарю и распределяйте работу равномернее. Превентивное управление календарём позволяет работать организованно и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи нужно выполнить.

Информируйте коллег о ходе работы над задачами

И наконец, не забывайте держать в курсе коллег, которые ждут выполнения вами задач или хотят получить немного вашего времени. Заранее предоставляя им обновления статуса по задаче, а также информацию о том, когда вы планируете её закончить, или о том, что возникли проблемы или задержки, можно сократить количество получаемых вопросов о статусе задачи. Вместо того чтобы постоянно отвечать на эти вопросы, можно продолжать продуктивно работать.

Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

Совет от Asana. С помощью функции комментариев к задачам можно делиться актуальной информацией и задавать вопросы прямо в задаче, чтобы общение было связано с конкретной работой. Кроме того, с помощью обновления статуса в проекте можно информировать всех заинтересованных лиц о ходе работы над всем проектом, а не отдельными задачами.

Работа с приоритетами — продуктивная работа

Чётко расставленные приоритеты позволяют повысить продуктивность, лучше управлять временем и всегда быть уверенным в том, что сроки будут соблюдены. Чтобы ещё больше повысить производительность, пользуйтесь инструментом для управления работой, например Asana, с помощью которого все задачи независимо от их размера можно контролировать в одном месте.

Дополнительные советы приводятся в нашей статье Восемнадцать советов, стратегий и быстрых побед в тайм-менеджменте для наилучшего выполнения работы.

Фокус на главном: как расставить приоритеты

«К сожалению, ситуации, когда мне удается ставить свои приоритеты во главу угла, — скорее норма, чем исключение. Я пытаюсь планировать свои задачи на день, выделяя главное, но в конце дня ощущаю себя совершенно вымотанной, потому что отвлекаюсь на звонки, мелкую текучку и совещания. Самые важные задачи продолжают откладываться, а грандиозные планы на год так и остаются написанными на листках бумаги. Что можно сделать, чтобы себе помочь?» — спрашивает Ольга, 27 лет.

Я часто сталкиваюсь с подобным запросом на тренингах по управленческой эффективности. Клиенты считают, что основная причина их проблемы — отсутствие приоритетов. Но в действительности они есть, просто человек не сильно сконцентрирован на них.

И первый шаг в решении этого вопроса — выбор правильного инструмента для работы над своей концентрацией. Он должен подходить именно под ваши персональные особенности: надо учитывать условия и вашей работы, и места проживания.

Для начала можно воспользоваться несколькими популярными методами, которые давно признаны эффективными. Именно их я стараюсь рекомендовать клиентам, с которыми мы только начинаем работать.

Первый подход: разберитесь с критериями оценки

Для начала ответьте на вопрос: какими критериями вы пользуетесь, когда расставляете приоритеты? Самый распространенный ответ — это критерий «срочности». С помощью него все дела выстраиваются в ряд в зависимости от дедлайна. И только после этого мы встраиваем в получившийся «виртуальный конструктор» новые задачи, смещая далеко назад те, которые можно выполнить позже.

Какие минусы есть у этого подхода? В список приоритетов сегодняшнего дня должно попадать не только то, что завтра потеряет актуальность, то есть срочное, но и то, что мы абстрактно называем «важным». Это то, что продвигает нас к достижению цели, либо то, что устраняет серьезные препятствия на пути к ней.

И здесь многие совершают ошибку, подменяя критерии. Лаконично это можно выразить следующим образом: «Это очень срочно, потому что очень важно!» «Это очень важно, потому что дедлайн уже завтра!» Но если в вашем перечне приоритетов на день нет задач, ведущих к достижению значимых для вас целей, необходимо внимательно проанализировать список ваших дел.

Нужно определиться, какие критерии вы используете для определения «срочности» и «важности» задач и не смешиваете ли два эти понятия.

Расстановка приоритетов с помощью настраиваемых полей — ProjectOnline

• 09/18/2021
• Чтение занимает 2 мин

Были ли сведения на этой странице полезными?

Оцените свои впечатления

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Сводка: Узнайте, как определить и настроить настраиваемые поля, которые поддерживают вычисление приоритетов портфеля в Project веб-приложении.

Применяется к: Project Online, Project Server 2016, Project Server 2013

PWA предоставляет две основные функции для поддержки приоритетов портфеля проектов:

• Приоритеты на основе бизнес-драйверов

• Приоритеты на основе полей, рассчитанных вручную

В этой статье будет рассмотрено, как вручную расставить приоритеты портфеля проектов. Ручная приоритизация является основной особенностью возможностей управления портфелями веб-приложения Project и доступна в Project Online и всех версиях Project Server, выпущенных после 2010 г.

В других статьях будет рассматриваться вопрос о том, как приоритизировать портфель проектов с помощью родных PWA бизнес-драйвера.

Приоритизация вручную

Существует несколько причин вручную приоритизировать портфель проектов:

• В организации уже есть инструмент или процесс, который выполняет приоритеты проекта.

• Процесс приоритизации драйверов бизнеса не соответствует вашим потребностям.

Создание настраиваемого поля предприятия

Вручную приоритеты будут запечатлены в корпоративном настраиваемом поле, созданном PWA администратором. Это поле должно удовлетворять следующим характеристикам:

Затем необходимо назначить значения поля для каждого из проектов, которые рассматриваются.

Создание анализа портфеля

Новые анализы портфеля будут использовать механизм приоритетов бизнес-драйвера по умолчанию. Использование механизма ручного приоритета:

1. Выберите параметр, чтобы при создании нового анализа портфеля при выборе приоритетов использовать настраиваемые поля.

2. Нажмите кнопку Изменить в вкладке Анализ, чтобы открыть экран выбора поля.

Назначение параметров приоритетов

Параметры приоритетов можно назначить каждому из настраиваемых полей на экране вручную.

Назначение определенного взвешивания для каждого из полей. Нажмите кнопку Сохранить и PWA вес каждого из полей будет нормироваться до значения от 1% до 100%.

По умолчанию PWA будут отображаться минимальные и максимальные значения, присвоенные проектам для каждого настраиваемого поля.

Ранжирование для каждого проекта рассчитывается в этом диапазоне. Настройте диапазон, чтобы более точно смоделировать логику приоритетов. Нажмите кнопку Далее, чтобы просмотреть рассчитанные приоритеты.

Обзор приоритетов

Теперь проекты отображаются в порядке расчетного приоритета.

Общая сумма всех проектов будет 100%. Это значение всего портфеля.

Теперь вы готовы проанализировать стоимость портфеля, чтобы определить максимальное значение, которое может быть доставлено в пределах ограничений.

Статьи по теме

Расстановка приоритетов

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

• вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
• на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
• вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

1. Важно
2. Срочно
3. Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

1. Важное и срочное
2. Важное, но не срочное
3. Не важное, но срочное
4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

• А — жизненно важное;
• Б – важное;
• В – приятное.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2,.. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по

«принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

 

Как расставить приоритеты выполнения договоренностей | KanbanDesk

Успех любой компании на рынке очень сильно зависит от того, какой подход использует компания при расстановке приоритетов. Расскажем, как обстоят дела о расстановке приоритетов у нашей компании.

Все задачи нашей компании мы условно разделяем на два типа – важные и срочные. Давайте более точно рассмотрим каждый из них.

Срочные задачи – это задачи, выполнение которых, дает результат уже сегодня, или в ближайшие дни. Это именно те задачи, от выполнения которых зависит получение прибили компанией в ближайший месяц. От них мы никак не можем отказаться (сотрудники не получат зарплату).

Второй тип – важные задачи, от которых зависит развитие и прогресс компании. Такие задачи желательно выполнять каждый день, однако, если есть срочные, то приоритет отдается им. Очень важно установить некое соотношение, например 80% времени – это срочные задачи и 20% – важные. Чем больше мы будем смещаться в сторону важных задач, тем быстрее будет темп развития компании. У нас, например, каждый день 1 час рабочего времени отводится на обучение.

Понятно, что применять такую схему расстановки приоритетов просто для себя и двух или трех подчиненных. А если сотрудников много? Мы решили эту проблему, используя электронную канбан доску. Рассмотрим подробно как это работает.

У каждого сотрудника есть три столбика: “Описание процессов”,“План на неделю”, ”План на день”, “В работе”, “Готово”. В пятницу, в конце дня, формируются задачи, которые будут выполнены на следующей неделе. Это делает сам сотрудник, а так же непосредственно менеджер. В понедельник сотрудник смотрит на задачи столбика “План на неделю” и выбирает из них те, которые он будет выполнять сегодня. И так каждый день. Если на протяжении рабочего дня появляется задача, которую нужно выполнить именно сегодня, то она попадает в столбик ”План на день” и выполняется согласно ее приоритету.

Отдельно поговорим о столбике “Описание процессов”. Этот столбик предназначен для долгосрочного планирования. Он нужен, когда у вас есть повторяющиеся задачи, например, “продать 100 единиц товара в месяц”, “найти 20 новых клиентов”, и т.

д. Исходя из этих задач, будут формироваться недельные планы.

Большим преимуществом такого подхода к организации задач и их приоритетов является возможность оперативно реагировать на изменения и балансировать рабочую нагрузку сотрудников.

Расстановка приоритетов в списке дел

Расстановка приоритетов в списке дел

Итак, вы сидите за рабочим столом, и перед вами список сегодняшних дел. Десятки пунктов. Как вы определите, с чего начать?

Этот раздел посвящен расстановке приоритетов в этом списке. В разных ситуациях приходится использовать разные подходы. В предыдущих главах мы придерживались очень простой схемы: если дело нужно выполнить сегодня, оно имеет приоритет А; если его нужно закончить скоро (но не сегодня), оно получает приоритет В; все остальные дела имеют приоритет С.

«А что делать, если все дела в списке имеют приоритет А?» Прочитать эту главу.

Выполнение дел в порядке их следования в списке

Я часто слышу от системных администраторов, что у них уйма времени уходит на размышления о том, что делать дальше. Я и сам замечал, что могу потратить пять и больше минут только на то, чтобы читать список дел и думать, какой пункт выполнить следующим. Если суммировать все это время, получится не так уж мало.

Если вы теряете время на раздумья о том, что делать дальше, остановитесь. Упростите процедуру принятия решений до предела: просто начните с первого пункта списка и двигайтесь сверху вниз. За то время, что вы сидите и размышляете, вы смогли бы выполнить пару простых дел. Кроме того, в результате переноса невыполненных пунктов на следующий день более старые пункты всплывают к началу списка. Если вы выполните их в первую очередь, это будет хорошим началом дня.

? В детстве моей домашней обязанностью было выносить мусор вечером в понедельник и четверг. Я это ненавидел. Я жаловался на судьбу, откладывал до последнего и всячески пытался избежать этой обязанности. (Думаю, все дети так же относятся к домашним обязанностям.) Хоть это и был большой, трехэтажный викторианский дом, мне хватило бы десяти минут на то, чтобы опорожнить все мусорные корзины. Но вот что занятно! Прежде чем взяться за дело, я изобретал тысячу способов задержаться, теряя при этом полчаса. Есть много ситуаций, когда собственно на дело уходит гораздо меньше времени и усилий, чем на попытки его избежать.

Выполнять дела в том порядке, в каком они идут в вашем списке, гораздо лучше, чем откладывать их на потом. Приведу лозунг фирмы Nike: «Просто сделай это».

Если ваш список настолько короткий, что вы можете переделать все дела за один день, такой подход тем более оправдан. Если неважно, в какое время дня вы выполнили ту или иную задачу, не все ли равно, в каком порядке вы их выполняли?

Здесь уместна аналогия с загруженностью компьютерной сети. Когда нагрузка невелика, службы, связанные с телефонией, не испытывают проблем. Но когда нагрузка в сети возрастает, эти службы работают лучше, если принята одна из более сложных схем расстановки приоритетов или система оценки качества обслуживания (quality of service, QoS). При малой нагрузке годится любая схема. При большой требуется что-то более структурированное. Если список дел невелик, можно расставлять приоритеты как угодно. Если мы завалены делами, нам потребуется схема посложнее.

Развивая аналогию, хочу спросить вас: знаете ли вы, что система оценки качества обслуживания часто сводится не к тому, что какие-то пакеты обслуживаются лучше? Фактически она сводится к тому, что некоторые пакеты обслуживаются хуже! Если разобраться, внутри системы оценки качества обслуживания происходят довольно любопытные вещи. При небольшой загрузке сеть работает так, словно никакой системы оценки качества нет. Пакеты приходят и уходят. Но когда нагрузка возрастает, отсутствие системы оценки качества приводит к отбрасыванию любого пакета, поступившего последним. Иными словами, в буфере нет места для новых пакетов, и они игнорируются. Совсем другое дело, если работает система оценки качества обслуживания. Когда буфер переполнен, последний пакет не отбрасывается; вместо этого из буфера выкидывается пакет с более низким приоритетом. То есть, платя интернет-провайдеру за лучшее обслуживание при определенном трафике, вы платите за то, чтобы вас не выкинули при повышенной нагрузке. Вы буквально даете провайдеру взятку, чтобы, когда нагрузка в сети возрастает, он выкидывал пакет другого клиента!

То же самое происходит при расстановке приоритетов ваших заданий. В вашем распоряжении ограниченные ресурсы и ограниченный запас времени. Если мы завалены работой, то начинаем недовольно ворчать по поводу любого нового запроса. В действительности же нам следует просмотреть список текущих дел и определить, нет ли там пунктов, выполнение которых можно отсрочить. (К сожалению, взятки нам не светят!)

Расстановка приоритетов с учетом ожиданий клиентов

Вот маленький секрет, который я узнал от Ральфа Лоуры (Ralph Loura), когда он был моим начальником в Bell Labs. Если у вас имеется список дел, то при любом порядке их выполнения будет затрачено (примерно) одно и то же время. Однако если вы будете выполнять их в том порядке, какого ждут от вас клиенты, они будут считать, что вы работаете быстро. При том же объеме работы для вас больше понимания у клиентов. Круто, а?!

Чего же ждут от вас клиенты? Разумеется, каждый из них хочет, чтобы его запрос был выполнен немедленно, тем не менее, отдавая себе отчет в том, что на все требуется время. Представление может быть далеким от реальности часто по причине непонимания компьютерных технологий, но все же мы можем разбить ожидания пользователей на несколько категорий:

• Некоторые запросы должны выполняться быстро. В качестве примеров можно привести восстановление пароля, выделение IP-адреса и удаление защищенного файла. У таких запросов есть одна общая особенность. Как правило, это малозначительные дела, которые задерживают выполнение чего-то серьезного (со стороны пользователя). Представьте себе раздражение пользователя, который не может приступить к работе, пока не восстановлен пароль, а вы выполняете его просьбу лишь через несколько часов.

• Срочные задачи, включающие период ожидания («Поспеши и подожди»), должны начинаться как можно раньше. Задачи, выполнение которых предшествует другим задачам, должны, по мнению пользователей, начинаться безотлагательно. Например, заказ какой-нибудь детали включает в себя собственно размещение заказа и долгий период ожидания поставки. Только после этого вышедшую из строя деталь можно заменить на новую. Если ожидание длится две недели, то пользователь рассчитывает, что вы быстро сделаете заказ, и две недели не растянутся на три.

• Некоторые запросы выполняются долго. Сюда относятся установка нового компьютера, создание службы «с нуля» и вообще все, что связано с поставкой товаров. Даже если продавец обещает доставку в течение суток, люди понимают, что их запрос нельзя выполнить немедленно.

• При аварийной ситуации вся остальная работа прекращается. Последняя категория — аварийные ситуации. Пользователи не только считают, что в таких случаях приостанавливается любая другая работа, но и верят в то, что все системные администраторы заняты ликвидацией аварии. Как правило, пользователи не знают, что в группе системных администраторов есть разделение труда.

Теперь, лучше представляя ожидания клиентов, вы можете воспользоваться этим знанием. Как? Предположим, ваш список дел выглядит так, как показано на рис. 8.1.

Выполнив эти дела в том порядке, в каком они перечислены, вы, скорее всего, будете весьма довольны своей производительностью. Вы сделали все в тот день, когда требовалось, и у вас ушло шесть с половиной часов (плюс час на обед). Очень неплохо для вас.

Рис. 8.1. Задачи, не упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Однако ваша деятельность разошлась с представлениями клиентов о том, сколько времени должно уйти на решение их проблем. Сотрудник, сделавший запрос Т7, был вынужден целый день ждать того, на что, по его мнению, требуется пара минут. Если бы этим клиентом был я, то вспылил бы. Из-за отсутствия IP-адреса на целый день задержалась установка нового лабораторного оборудования.

(На самом деле, скорее всего, раздраженный нетерпеливый клиент не стал бы ждать целый день. Он «пинговал» бы IP-адреса до тех пор, пока не нашел свободный на тот момент и не воспользовался бы им. Мог случиться какой-нибудь конфликт, и вся система перестала бы работать, и вы потеряли бы на этом целый день. Впрочем, я отвлекся…).

Давайте изменим порядок выполнения дел с учетом представления клиентов о том, сколько времени требует та или иная задача. Задачи, о которых известно, что они решаются быстро, мы переставим в начало и выполним с утра. Остальные можно выполнить позже. Из этого правила мы сделаем одно исключение, в чем вы вскоре убедитесь. Список с новым порядком задач представлен на рис. 8.2.

Вы начинаете свой день с выполнения задач Т1 и Т7, потому что клиенты ожидают их скорого выполнения, и еще потому, что эти задачи, скорее всего, тормозят крупные проекты. Вы, конечно, уложитесь в предполагаемые сроки выполнения этих задач.

Следующая задача (Т5) относится к категории «Поспеши и подожди». Независимо от того, насколько быстро вы оформите заказ, он будет выполнен только через день-два. Однако если вы не будете тянуть с заказом, то избежите претензий со стороны клиента.

Следующая задача (Т4) выполняется за 30 минут. Можете проверить.

Задача Т2 не требует много времени, но ожидание ее выполнения выражается в сроках, а не в часах и минутах. Если завтра к работе приступает новый сотрудник, ожидается, что к его приходу учетная запись будет создана независимо от того, создадите вы ее за минуту или за день, утром или вечером. Поскольку для задачи установлен крайний срок, важно, чтобы она просто была выполнена.

Рис. 8.2. Задачи, упорядоченные в соответствии с ожиданиями пользователей

Если бы возникла аварийная ситуация (например, из-за того, что два хоста оказались сконфигурированы с одним IP-адресом) и вся работа остановилась, то наше расписание было бы нарушено. Тем не менее я все равно постарался бы создать учетную запись до появления нового сотрудника. Другие дела пришлось бы отложить на день, и это не вызвало бы непонимания клиентов в условиях аварийной ситуации. Но ради создания учетной записи я готов остаться на работе допоздна, чтобы не нарушить срок.

Установку нового сервера (ТЗ) я отношу к категории «черных дыр». По идее, требуется несколько минут на монтаж оборудования, около часа на установку операционной системы и чуть больше часа на ее конфигурирование. По крайней мере, так считают производители. Мы-то, системные администраторы, знаем, что это нереально. В первый раз монтируя незнакомое устройство, вы не один час потратите на то, чтобы разобраться со своеобразной системой монтажа, изобретенной производителем. Процесс установки операционной системы на сервере, как правило, включает в себя ее многократную установку, настройку и последующее удаление, пока не будет достигнута идеальная конфигурация. (Этот ящик будет стоять тут несколько лет, так что имеет смысл потратить время на то, чтобы довести все до ума.) Конфигурирование тоже никогда не укладывается в предполагаемые рамки. Следовательно, браться за задачи типа «черная дыра» следует только после успешного завершения задач, время выполнения которых прогнозируется точнее.

Присваивая приоритет задаче Т6, мы немного отклонились от правил. Учитывая ожидаемое время выполнения этой задачи, можно было ожидать, что я запланирую ее на более раннее время — где-нибудь до задачи ТЗ. Однако на всех сайтах, с которыми я работал, сетевые новости Usenet имеют низкий приоритет, и работа с ними считается очень простой, чем-то вроде подарка для сотрудника. (Я никогда не встречал интернет-провайдера, у которого ситуация была бы иной.) Таким образом, решение низкоприоритетного вопроса переносится в конец списка. Общее правило гласит: если все согласны с низким приоритетом какой-то задачи (или он установлен руководством), то ее следует поместить в конец списка. Задумайтесь: если кто-то пожалуется, что одна из других задач не выполнена, как вы будете смотреть в глаза шефу, объясняя, что отложили клиентский запрос, занимаясь устранением небольшой ошибки в Usenet? Нет, только не это!

Просто? Да. Вам потребуется какая-то практика, но клиенты быстро заметят разницу.

Делегируйте, регистрируйте или действуйте

Когда я излагаю эту систему, основное возражение, выдвигаемое моими слушателями, заключается в том, что их список дел меняется. В начале рабочего дня у них нет фиксированного списка дел, которые надо сделать. Новые дела добавляются в список на протяжении всего дня.

В таком случае следует применять технологию «Делегируйте, регистрируйте или действуйте», описанную в главе 2, где речь шла о прерываниях. Решая, как поступить, вы можете руководствоваться ожиданиями клиентов.

Запрос на восстановление пароля должен быть выполнен быстро, поскольку он задерживает другую работу. Следовательно, лучше сделать это самому, чем делегировать запрос другому сотруднику. И уж, конечно, не стоит регистрировать этот запрос, откладывая его выполнение и расстраивая планы клиента.

Взаимная защита от прерываний

Описанные приемы годятся не только для расстановки приоритетов в вашем личном списке дел, но и для более масштабного планирования. Воспользуйтесь ими для организации работы всего отдела компьютерной поддержки!

Помните технику взаимной защиты от прерываний, описанную в главе 1? По сути, она позволяет вам действовать с учетом ожиданий клиентов. Ваш коллега перехватывает все прерывания в течение половины дня, чтобы вы могли поработать над проектами, а во второй половине дня вы меняетесь ролями. Фактически этот подход обеспечивает постоянное наличие системного администратора, готового снять вопросы, решение которых, по мнению клиентов, не займет много времени.

Большинство служб технической поддержки имеют двухуровневую структуру. Сотрудники первого уровня отвечают на телефонные звонки и переадресуют их на второй уровень, только если не в состоянии решить вопрос самостоятельно. Это не что иное, как вариант взаимной защиты от прерываний для всей команды, который обеспечивает время отклика, соответствующее ожиданиям пользователей!

Расстановка приоритетов, основанная на ожиданиях клиентов, и применение взаимной защиты от прерываний копируют работу службы технической поддержки, что свидетельствует в пользу предложенного мной подхода. А, может, как раз наоборот: двухуровневая структура службы технической поддержки хороша именно потому, что учитывает ожидания пользователей. В любом случае это круто, не так ли?

Пошаговое руководство по расстановке приоритетов задач

Понимание того, как расставить приоритеты в работе, может показаться довольно сложным, когда все кажется одинаково важным. Чтобы управлять своей рабочей нагрузкой и гарантировать, что вы соблюдаете установленные сроки, важно найти метод приоритизации, который вам подходит. Чтобы помочь вам, Fellow создал пошаговое руководство о том, как расставить приоритеты для задач и следить за своей рабочей нагрузкой.

Почему важны приоритеты?

Расстановка приоритетов важна, потому что она влияет на то, насколько эффективно вы выполняете свою работу и соблюдаете сроки.По мере того, как вы и ваша команда вместе работаете над достижением командных целей, определение приоритетных задач даст вам больше времени и снимет стресс, если вы чувствуете себя перегруженным длинным списком дел, которые нужно сделать. Больше времени позволит вам работать более продуктивно и, следовательно, более эффективно выполнять свою роль.

Как расставить приоритеты задач

1 Соберите список всех ваших задач

Этот первый шаг кажется простым, но абсолютно необходим. Составьте общий список всего, что, по вашему мнению, необходимо сделать в обозримом будущем.Как вы создадите свой список задач, зависит от вас, если он легко обновляется и доступен вам в любое время. Это может быть так же просто, как записать все свои задачи как элементы действий в Fellow:

.

Теперь, когда у вас есть список приоритетов, вы можете разделить их по времени. Это означает разделение элементов на месячные, еженедельные и ежедневные крайние сроки.

2 Определите срочные и важные задачи

После того, как вы составили список всех ваших приоритетных задач, пора определить, какие задачи являются срочными, а какие — важными.Пункты, которые требуют немедленного внимания, являются срочными. То, что осталось, может быть важным или что-то, что вы берете на себя излишне.

Будьте осторожны, тратите свое время сначала только на срочные дела, а затем на важные дела. В недавнем сообщении в блоге Rescue Time они определяют эффективный способ организовать то, на что нужно обратить внимание в первую очередь:

“ Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее

Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это

Срочно, но не важно: Передать эти задачи кому-то другому

Ни срочно, ни важно: Исключите их из своего расписания как можно скорее »

Напоминание о необходимости выполнять задачи, которые принесут результаты, а не просто отмечать элементы из списка.

3 Оцените ценность для вашей команды и компании

Теперь, когда вы уделяете приоритетное внимание своим срочным задачам, пора переключиться на важные задачи. Какой элемент имеет наибольшую ценность для вашей команды и компании в целом? Ответ на этот вопрос поможет вам определить, на какой задаче нужно сосредоточиться наиболее важно.

Еще одна вещь, которую вы можете использовать для определения уровня важности пунктов в вашем списке дел, — это подумать о том, на скольких людей этот пункт повлияет.Чем больше людей пострадает, тем скорее вы это сделаете. Оценка ценности также может быть определена с помощью методов управления временем, таких как метод ABCDE.

4 Реорганизуйте задачи в соответствии со сроками

Как мы уже упоминали, очень важно разделить ваш главный список задач на ежемесячные, еженедельные и ежедневные обязанности. Рассмотрение сроков, которые вы согласились уложиться, — это следующая часть головоломки, которая помогает определить уровни приоритета.После того, как вы отделили срочное от важного, назначьте сроки выполнения, чтобы вы могли реорганизоваться, чтобы уложиться в эти сроки.

Наконечник Pro

Назначьте сроки выполнения в Fellow, чтобы оставаться подотчетным и организованным.

Убедитесь, что вы общаетесь со своим менеджером, если у вас есть задачи, которые назначены без крайних сроков, чтобы вы могли выполнять свои обязанности. Отличный способ быть в курсе ваших дедлайнов — это занести их в свой календарь с напоминаниями.

5 Распределение ежедневных задач по смете

Для решения разных задач требуются разные усилия. Если определенные задачи кажутся равноценными по важности, попробуйте подумать о том, какая из них требует больше всего усилий, и сначала приступайте к ней. Как утверждает Джеймс Клир, автор книги «Атомные привычки» в статье для Buffer:

.

«Бихевиористы обнаружили, что один из наиболее эффективных способов создать приятный опыт — это сложить болезненные части опыта на ранних этапах процесса.Психологически мы предпочитаем опыт, который со временем улучшается ».

Выполнение более длительной задачи в первую очередь побудит вас перейти к более мелким задачам, поскольку вы уже сразились с чудовищем.

6 Рассмотрим конечный результат

Еще одна вещь, которую вы можете учитывать при расстановке приоритетов для ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач, — это конечный результат этих действий. Если вы знаете, что выполнение каких-либо действий окажет большое влияние на результаты вашей команды (даже если это в долгосрочной перспективе), подумайте о том, чтобы переместить этот пункт в начало списка дел.⬆️

В конце концов, расстановка приоритетов — это сосредоточение внимания на вещах, которые принесут вам и вашей команде максимальную отдачу от инвестиций (ROI). Если вы рассматриваете конечный результат своей деятельности, вы всегда будете стремиться к достижению максимального потенциала своей команды.

7 Быстрая адаптация

Изменения — это константа, которую мы должны признать и принять. После того, как вы создали свои приоритетные задачи, вы должны знать, что они неизбежно и обязательно изменятся по мере того, как вещи будут продолжать развиваться в этом конкретном проекте.Небольшая перестановка никому не повредит!

При изменении уровня приоритета срочные и важные пункты в вашем списке приоритетов должны оставаться неизменными. Сохраняйте способность адаптироваться к изменениям, которые обязательно произойдут, но сосредоточьтесь на своих главных приоритетах, даже если их порядок немного изменится.

8 Знайте, когда резать

Большинству из нас знакомо чувство написания списка дел только для того, чтобы перенести более 90% пунктов на следующий день, а затем на следующий день, пока мы вдруг не увидим один и тот же пункт. неделями.Это нормально, если вы не можете вычеркнуть все из своего списка приоритетов, так что не волнуйтесь. После того, как вы внимательно (и глубоко вздохнули) на свои важные задачи, вырежьте все, что не может быть выполнено в этот день. Переместите его из ежедневных дел в список приоритетов на неделю или месяц.

Самое важное, что вы можете сделать, — это сосредоточиться на «одной вещи», которая принесет вам и вашей команде наибольшее влияние. Даже если это означает, что вам придется исключить некоторые действия и пункты из своего списка дел.✂️

Как эффективно расставить приоритеты для задач, чтобы сделать больше

Научившись эффективно расставлять приоритеты задач, вы почувствуете, что контролируете свой рабочий день в большей степени. Чем больше времени, тем выше производительность и эффективность. Поиск подходящего для вас метода расстановки приоритетов поможет вам определить срочность из важных задач, оценить их ценность, уложиться в сроки и определить уровень требуемых усилий. Это также научит вас быть более гибким и понимать, где можно сократить задачи, не требующие немедленного внимания.Сохраните и обратитесь к этому руководству всякий раз, когда вы чувствуете себя немного подавленным и вам нужно какое-то руководство.

Наконец, не забудьте проверить частные потоки Fellow’s , чтобы организовать свои ежедневные и еженедельные списки дел!

6 реалистичных идей для определения приоритетов задач и соблюдения сроков проекта в процессе работы

Вы знаете это чувство в начале проекта? Волнение, общее видение, решимость добиться отличного результата, абсолютная уверенность в том, что ваша команда завершит работу вовремя? Это здорово, не правда ли?

Тогда возникает ощущение, что вы не выполняете то, что обещали, когда обещали это.Ваши клиенты расстроены, ваша команда деморализована, и вам остается только гадать, что случилось со всей этой огромной энергией и волнением. Вид облома.

Почему это происходит так часто?

Почему ваша команда не уложилась в срок реализации проекта

Важно соблюдать сроки, и ряд факторов влияет на то, почему команда не соблюдает сроки проекта, что приводит к провалу проекта, но общие причины можно условно разделить на четыре категории:

1. Плохая связь

Это может звучать банально, но эффективное общение в проекте — ключ к успеху.Независимо от того, насколько хорошо спланирован ваш проект или насколько полна энтузиазма ваша команда, при плохом общении у вас будут серьезные проблемы.

Большинство команд могли бы использовать комбинацию улучшенных навыков межличностного общения и новейших технологий, но нет никаких сомнений в том, что плохое общение мешает многим проектам.

2. Проблемы с людьми

Будь то клиенты, высшее руководство или один человек в команде, который всегда сварлив, в каждом проекте есть проблемы с людьми. Иногда улучшение коммуникации может облегчить проблемы людей, а иногда вам нужно найти другие решения.

Что касается членов вашей команды, вы можете предоставить возможности обучения для улучшения навыков управления проектами, повышения уровня навыков и облегчения бесед, которые улучшают отношения.

3. Неисправные процессы

Повторяйте за мной. « Я никогда не начну с предложения« но мы всегда… »! ”

Некоторые процессы в вашей организации работают, потому что они проверены временем и почти безупречны. Но некоторые из ваших процессов устарели, и они сдерживают вас, что приводит к задержкам проекта.Изучите, почему все делается именно таким образом.

Соберите данные из прошлых проектов и используйте эту информацию для обнаружения слабых мест. Тогда проявите смелость и внесите изменения в неисправные процессы.

4. Неясные и неправильные приоритеты

Отсутствие четко определенных целей и мер является одной из основных причин неудач проектов, на которые, согласно одному исследованию Project Management Institute, приходится 37% неудачных проектов. Но что вы, как руководитель проекта, можете с этим поделать? Немного.

Как расставить приоритеты задач проекта и уложиться в сроки

Когда вы не расставляете приоритеты и не управляете своими задачами, команда в конечном итоге работает на разовой основе. Это создает иллюзию того, что все важно и срочно, что является рецептом неудачи. Знание того, что решать в первую очередь, помогает вам и вашей команде по-разному:

Давайте взглянем на некоторые советы о том, как эффективно расставить приоритеты задач проекта на работе:

1. Создайте список задач

Перво-наперво! С помощью управления задачами создайте список приоритетов задач, задействованных в вашем проекте, если есть несколько задач.Вы всегда можете вернуться и добавить больше по мере развития проекта, и вам может потребоваться создать подзадачи позже, если окажется, что некоторые из ваших задач слишком сложны. Не беспокойся об этом сейчас. Просто получите необходимую информацию.

2. Загляните в матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных , — один из популярных методов определения приоритетов в работе. Он помогает определить приоритетность срочных важных задач в зависимости от степени их срочности и важности.

Задачи делятся на четыре категории:

• Срочные и важные — это приоритетные задачи, которые вы должны Сделайте немедленно.
• Не срочно, но важно — это задачи, которые вы должны включить в свой график и взять на себя обязательство выполнить.
• Не важно, но срочно — это задачи, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но кто-то другой может их выполнить так же или лучше. Вы делегат им.
• Несрочные и не важные — это задачи, которые вы, вероятно, могли бы Отменить полностью. Не тратьте время команды на эти задачи.

Вы можете нарисовать диаграмму, подобную приведенной ниже, или просто визуализировать квадранты, когда вы думаете о каждой задаче в вашем списке задач.

В начале проекта вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы оценить, какие задачи выполняет, планирует, делегирует, а и устраняют с точки зрения вашей команды.

По мере того, как вы назначаете задачи разным членам команды, каждый человек должен составлять свои индивидуальные списки задач в матрице Эйзенхауэра, и в этот момент вам может потребоваться переназначить или переназначить некоторые задачи.

3. Определите свой истинный приоритет с помощью метода Айви Ли

Айви Ли был американским экспертом по рекламе, но метод, носящий его имя, связан с производительностью. Его пятиступенчатый подход к достижению большего чрезвычайно прост, но не стоит его сбрасывать со счетов. Он помогает людям вычеркивать пункты из списков дел уже более ста лет.

1. В конце рабочего дня запишите шесть и только шесть самых важных задач, которые вам нужно выполнить на следующий день. (См. Матрицу Эйзенхауэра выше, чтобы узнать, что является как срочным, так и важным).
2. Расположите задачи в порядке важности.
3. Когда вы приступите к работе на следующее утро, уделите все свое внимание задаче №1. Работайте над этой задачей, пока она не будет завершена, прежде чем переходить к задаче №2.
4. Сделайте то же самое для задачи № 2 и так далее по списку.Если вас прервала настоящая чрезвычайная ситуация, вернитесь к своей задаче как можно быстрее.
5. В конце дня составьте список из шести приоритетов на следующий рабочий день, перенося все оставшиеся пункты.

Вот и все. Попробуйте метод Айви Ли в течение недели или двух и посмотрите, чего вы сможете достичь с помощью этого простого упражнения на концентрацию внимания.

4. Упорядочить задачи по смете

Даже с матрицей срочности и важности , иногда трудно понять, какую задачу нужно решать в первую очередь.Что делать, если несколько задач кажутся крайне срочными и чрезвычайно важными? Попробуйте упорядочить свои задачи по предполагаемым усилиям, которые потребуются для их выполнения. Расчетные усилия — это общее количество часов, которое, как ожидается, займет проект.

Преимущества расстановки приоритетов и решения самых сложных (наиболее трудоемких) задач в начале дня, вы оставляете более короткие задачи на конец дня, когда у вас может быть больше энергии. И наоборот, если вы или ваша команда днем ​​работает лучше, чем утром, вы можете отложить выполнение более сложных задач на послеобеденное время.

5. Будьте гибкими

Согласно словарю Merriam-Webster, термин «гибкий»: «отмечен готовностью к быстрому и легкому движению». В управлении проектами Agile — это методология, в которой «итеративный и поэтапный подход к обеспечению требований на протяжении всего жизненного цикла проекта», согласно Ассоциации управления проектами. По сути, проекты управления проектами Agile должны демонстрировать основные ценности и поведение, основанные на доверии, гибкости, расширении возможностей и сотрудничестве.

Что это означает для вашей команды и того, как вы расставляете приоритеты задач на работе? Это означает, что план вашего проекта должен быть гибким. Установите приоритеты и составьте список задач, а затем поищите отзывы — как от вашей команды, так и от ваших данных — и будьте готовы к корректировке.

6. Будьте реалистичны

Нет ничего плохого в высоких целях, но никогда не позволяйте «совершенству» стать врагом «хорошего». Нереалистичные цели могут деморализовать вашу команду и свести на нет ваш проект. Убедитесь, что вы установили реалистичные ожидания и цели достижимы в разумные сроки, и регулярно проверяйте свои показатели и свою команду, чтобы увидеть, нужно ли вам переоценить.

Расставляйте приоритеты задач и соблюдайте сроки выполнения проектов с помощью технологии

Установить приоритеты задач и уложиться в сроки сложно. Вам нужно программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам организовать, общаться, делегировать, собирать данные и многое другое.

Kissflow Project — это больше, чем просто программное обеспечение для управления проектами. Это полноценное цифровое рабочее пространство, где вы и ваша команда можете визуализировать свои проекты и четко определять приоритеты. Так вы успеете сделать больше и уложитесь в сроки. Запустите Kissflow Project бесплатно сегодня.

3 способа расставить приоритеты | Центр академического успеха

Определение того, как вы собираетесь расставить приоритеты для своих обязательств, сроков, проектов, работы — всего, — может стать отличным шагом к повышению вашей эффективности и результативности.

Когда мы говорим со студентами о том, что им нужно делать и что они хотят делать, мы обнаруживаем, что есть много совпадений: ученикам нужно , чтобы есть и спать, ходить в класс, учиться, приходить на работу и уделять время себе, тренировкам и общению.Но студенты хотят, чтобы тоже занимались этими делами, потому что при интенсивности дня / недели / семестра потребности приносятся в жертву. По мере нарастания стресса и переутомления мы можем сократить время сна, забыть поесть, не тратить время на тренировки или встречи с друзьями, чтобы вместо этого удвоить учебу и т. Д. Это сложно, это обычное дело и это тоже может быть нездоровым.

Именно здесь расстановка приоритетов может оказаться весьма полезной. Выделите время не только на то, чтобы спланировать свой день (на основе ваших обязательств / потребностей на неделю (которые, вероятно, будут отражены в вашем долгосрочном календаре)), но и на то, чтобы выяснить, что нужно сделать в первую очередь.То, что вы используете для взвешивания этих вариантов, может варьироваться в зависимости от ситуации и может включать сроки, влияние на ваш статус в школе, то, что вы предпочитаете делать, какое сейчас время дня и вашу способность концентрироваться / сосредотачиваться и т. Д. вы найдете несколько разных способов определения приоритетов. Взгляните на них, подумайте, что вы уже делаете и что хотели бы попробовать, а затем перейдите в режим приоритезации.

ПЕРВЫЙ: Срочность и важность (из книги Стивена Кови «Принципы личного управления» в его книге 7 навыков высокоэффективных людей )

Учитывайте важность (или «вес») пунктов в вашем списке и срочность («нужно ли / когда?»).Стивен Кови разбивает приоритезацию на четыре квадранта и рекомендует проводить большую часть времени в квадрантах 1 и 2 (и как можно меньше времени в квадранте 4). Взгляните:

QUADRANT 1 : Важно + Срочно. Примерами этого могут быть дела, которые должны быть выполнены сегодня или завтра, или требующие решения в чрезвычайных ситуациях или кризисах. Это вещи, о которых невозможно перестать думать или которые имеют большой вес / влияние.

QUADRANT 2 : Важно + не срочно. Примерами этого могут быть долгосрочные проекты, планирование заранее, предварительное обучение (да!) И раннее начало (рад!).

QUADRANT 3 : Не важно + Срочно. Примеры этого квадранта могут состоять из прерываний, отвлекающих факторов, возникающих забавных событий, социальных приглашений и т.д. Что означает, что они происходят! Верно! Теперь!

QUADRANT 4 : Не важно + не срочно. Здесь вы можете заниматься расточительством времени (намеренно или непреднамеренно), занятой работой, прокрастинацией (вам нужно , чтобы готовить / убирать / планировать / и т. Д. В данный момент?), Бесцельным просмотром интернета …

Чтобы использовать этот подход, вы можете создать фактическую сетку на своей бумаге и использовать ее, чтобы назначить задачи из списка дел в соответствующие квадранты.

ВТОРОЙ: Метод ABC (Алан Лейкин)

Метод ABC был первоначально разработан Аланом Лакейном и заключается в присвоении статуса приоритета «A», «B» или «C» каждому пункту в вашем списке дел или списке задач.

«A» Элементы статуса — «Что необходимо сделать» : элементы с высоким приоритетом | очень важные предметы | критические предметы | немедленные или очень близкие сроки и / или высокий уровень важности в противном случае (высокие ставки)

«B» Элементы состояния — «Следует сделать» : элементы со средним приоритетом | может стать очень важным со временем | не так критично, как предметы категории «А», но все же важно тратить время на их выполнение / работу над ними.

«C» Элементы состояния — «Приятно сделать» : элементы с низким приоритетом в настоящее время | несколько негативных последствий, если их не сделать в этот момент (низкие ставки).

Чтобы использовать этот подход, вы должны создать свой список дел, а затем просмотреть и поставить отметки рядом с каждым. Чтобы его было еще легче увидеть, вы можете использовать цветовой код. Если вам не нравятся буквы, создайте серию символов, которые заменяют «A», «B» и «C.»

ТРЕТИЙ: Прочие соображения. . . (адаптировано с веб-сайта и информационного бюллетеня Дэвида Аллена «Getting Things Done»)

Когда вы составляете свой список дел, вы также учитываете следующее, и это повлияет на то, как вы упорядочиваете свои задачи:

• Что я могу делать там, где я ? Подумайте о месте.Что ты можешь делать там, где ты сейчас? Иногда у нас появляются неожиданные карманы времени. Как вы можете использовать их в своих интересах?

• Сколько у меня времени и когда мне нужно заняться чем-нибудь еще ? Будьте реалистичны в том, что можно сделать. Ваш список дел может меняться в зависимости от того, сколько у вас свободного времени.

• Сколько у меня энергии и концентрации ? Что реально можно взять на себя прямо сейчас? Когда вы лучше всего работаете? Как вы можете использовать это в своих интересах?

• Что принесет мне наибольший выигрыш, если я сделаю это ? Еще один способ подумать о важности, весе или приоритетах.

Помните, что ваш выбор приоритетов может отличаться от чужого. Но использование приоритезации как части вашего процесса управления временем может помочь вам повысить эффективность, что, в свою очередь, также может помочь вам повысить эффективность. Получите представление о том, что должно произойти в течение семестра, решите, как это отразится на вашей неделе, а затем углубитесь в детали для каждого дня, уделив время определению приоритетов ваших задач.

Ниже приведены несколько полезных инструментов.Проверь их! А потом зайдите и пообщайтесь с нами в ASC. Вот где вы можете нас найти и когда мы будем работать:

Уолдо Холл 125 | С понедельника по пятницу | С 9:00 до 17:00

Если все это работает, отлично, но если это еще не совсем работает, или если вам нужно продумать адаптацию / корректировку вашего текущего подхода к расстановке приоритетов, или если вы просто хотите кричать о том, насколько радикально все это идет для вас , пожалуйста, приходите и посетите. Мы хотим вас видеть! Нам нравится говорить об этом, и мы здесь, чтобы поддержать вас в вашей работе, чтобы выяснить, какой процесс лучше всего подходит для вас.

4 совета по расстановке приоритетов рабочих задач

Расстановка приоритетов на работе может быть сложной задачей, особенно если приоритеты часто меняются. Эти 4 стратегии помогут вам расставить приоритеты в рабочих задачах.

В некоторые дни ваш список дел может показаться немного перегруженным, но в нем нет ничего такого, что вы не смогли бы разобрать и преодолеть, немного подумав и спланировав.

Вот четыре стратегии, которые помогут вам расставить приоритеты в ваших рабочих задачах.

1. Используйте матрицу срочно-важных действий

Хотя легко увлечься убеждением, что все в вашем списке одинаково важны и чувствительны ко времени, это не так. Пришло время записать все, чтобы вы могли лучше фильтровать это. Матрица приоритетов может показаться причудливым способом сделать это, но в этом не должно быть ничего сложного.

Источник: Здесь

Помните о ежедневных, еженедельных и ежемесячных задачах при распределении задач по категориям.

Попробуйте сами, и вам станет легче дышать.

2. Определите три ключевые задачи

Найти способ сосредоточиться на мясе и картофеле — даже когда ваша тарелка заполнена в течение дня — поможет вам не сбиться с пути.

Начинайте каждое утро с , определяя три ключевые задачи, которые вам нужно выполнить в этот день , а затем бросайте вызов себе, чтобы их преодолеть. Если вы сможете закончить рабочий день и увидеть, что вы выполнили эти три задачи, вы почувствуете (и действительно станете!) Намного более продуктивным.

Три задачи могут показаться небольшим числом. Однако он достаточно большой, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном, но при этом не быть полностью недостижимым. Тем не менее, стоит отметить, что приоритеты могут меняться, и при необходимости важно проявлять гибкость, но это может быть полезным общим правилом, которому нужно следовать.

3. Сначала съешьте лягушку

Согласно высказыванию Марка Твена, поедание лягушки означает, что вы, , сначала решите свою самую сложную задачу . Когда вы сразу сосредоточитесь на этом деле и оставите его позади, вы сможете лучше расставить приоритеты для других задач.

Как это помогает? Что ж, для начала, эту задачу в вашем списке еще нужно выполнить. Если вы откладываете на потом, это никогда не станет приоритетом, и вы будете сталкиваться с этим снова и снова.

Во-вторых, есть что-то мощное в чувстве выполненного долга, которое вы получаете, зная, что самое трудное уже позади.

4. Бюджет, не подлежащий обсуждению

Если вы сделаете шаг назад, сосредоточившись только на ежедневной или еженедельной расстановке приоритетов, и посмотрите на картину в целом, вы сможете понять, как найти время для работы над этими более крупными проектами в течение месяца, запланировав для себя не подлежащее обсуждению время в своем календаре. .

Физически заблокируйте этот тайм-аут в своем календаре, чтобы люди не могли назначать встречи с вами на это время. Это позволит вам сосредоточить безраздельное внимание на ключевых задачах.

Сделайте это приоритетом

Расстановка приоритетов на работе может быть сложной задачей, особенно если приоритеты постоянно меняются. Однако знание того, как правильно ранжировать и расставлять приоритеты для ваших рабочих задач, может повысить вашу продуктивность и дать вам почувствовать, что вы контролируете ситуацию и можете решать все, что встречается на вашем пути.

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

Польза для здоровья от Flex Work

Безопасность | Стеклянная дверь

Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 6b5e3ead080f1640.

Как эффективно расставить приоритеты в работе и сосредоточиться на своих целях

6 мин.Читать

1. Концентратор
2. Производительность
3. Как эффективно расставить приоритеты в работе и сосредоточиться на своих целях

Расстановка приоритетов в работе — важный навык управления временем для малых предприятий и фрилансеров, которые часто работают над несколькими проектами одновременно для разных клиентов. Чтобы эффективно расставить приоритеты для ваших проектов, вам необходимо определить, насколько срочны и важны все ваши различные рабочие задачи, и соответственно их ранжировать. Важная работа должна соответствовать вашим долгосрочным целям и миссии, тогда как срочная работа просто должна быть выполнена как можно скорее.Изучив правильные методы расстановки приоритетов, вы станете более продуктивным в своей рабочей жизни и будете более сосредоточены на своих целях.

В этих разделах показано, как расставить приоритеты в работе и повысить эффективность:

Как расставить приоритеты в работе

Как вы концентрируетесь на своих целях?

Как расставить приоритеты в работе

Расстановка приоритетов в работе предполагает принятие трудных решений о важности вашей текущей работы. Выполните следующие семь шагов, чтобы узнать, как эффективно расставлять приоритеты в работе:

Определите свои цели

Чтобы правильно расставить приоритеты в своей работе, вам сначала необходимо установить цели, чтобы иметь полное представление о том, над чем вы работаете каждый день.Ставьте долгосрочные цели, которые четко демонстрируют, чего вы надеетесь достичь в своей карьере и личной жизни. Вы также можете установить краткосрочные цели, которые вы хотите достигать каждый месяц, которые помогут продвинуться к вашим долгосрочным целям. Записав цели, держите их под рукой, чтобы вы могли легко к ним относиться. Пересматривайте и пересматривайте свои долгосрочные цели всякий раз, когда вам нужно.

Создайте список ваших задач

Следующим шагом в расстановке приоритетов в работе является определение всех задач, стоящих перед вами.Создайте общий список, включающий все ваши текущие и будущие задачи. После того, как вы занесли все свои вакансии в общий список, разбейте их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные задачи. Начните с создания ежемесячного списка из основного списка, который определяет все, что вы надеетесь достичь за месяц. Он может включать личные приоритеты в дополнение к рабочим обязанностям. Из своего ежемесячного списка выделите задачи, которые вы можете выполнять каждую неделю, в недельный список и оттуда создавайте ежедневные списки дел.

Оценить важность и срочность

Теперь, когда вы понимаете все задачи, стоящие перед вами, пора определить, насколько важна и насколько срочна каждая задача.Срочные задачи — это те, которые нужно выполнить быстро, например, отчет, который нужен клиенту к концу дня. Хотя они могут быть не важны; на самом деле многие срочные задачи не важны. Важные задачи — это те, которые приближают вас к вашим долгосрочным целям и миссии. Обычно они отнимают больше времени и могут не иметь четких сроков завершения. Рекомендуется как можно скорее позаботиться о срочных задачах из вашего списка. Тогда вы сможете запланировать более длительные периоды времени в своем календаре, чтобы сосредоточиться на важной работе.

Измерение значения

Если у вас есть список срочных задач и вам нужно решить, какой из них отдать приоритет, это может помочь оценить ценность каждой задачи. Например, если одна из ваших срочных задач — это проект для ваших клиентов, а другая — внутренний отчет, который вам необходимо создать для своего бизнеса, отдайте приоритет клиентскому проекту.

Заказать аналогичные задачи по Effort

Если у вас все еще есть задачи, которые кажутся связанными по приоритету, оцените, сколько времени потребуется каждой задаче, чтобы помочь вам расставить приоритеты.Вы можете почувствовать себя более мотивированным и энергичным, если сначала возьметесь за задачи с равным приоритетом, выполнение которых требует минимального времени.

Будьте открыты для изменений

Важно понимать, что ваши приоритеты не статичны; они могут меняться в течение недели или в середине дня. Возможно, клиент обратится к вам и попросит помощи в новой срочной работе, которую нужно выполнить к концу дня, и вы не хотите отказывать ему. Просто убедитесь, что вы можете сосредоточиться на общей картине и при необходимости изменить порядок своих приоритетов, чтобы быстро вернуться в нужное русло.

Знайте, что уронить

У вас так много времени в день, и вы не всегда сможете добраться до всего сразу. Когда вы установили свои главные приоритеты и распланировали их на день, сократите оставшиеся задачи и сосредоточьтесь на них в другой день, когда они станут более приоритетными. Затем сосредоточьтесь на проектах дня и приступайте к работе, решая свои приоритеты.

Как вы концентрируетесь на своих целях?

Сосредоточение внимания на долгосрочных целях — один из ключей к сохранению мотивации и управлению своим временем.Вот пять советов, которые помогут вам сосредоточиться на своих целях:

Определите всего несколько целей

У вас может возникнуть соблазн составить длинный список целей, которые вы мотивированы достичь, но вам нужно сузить круг своих интересов, чтобы ваша работа была максимально эффективной. Если у вас длинный список целей, следуйте совету Уоррена Баффета: обведите пять главных целей из своего списка и сосредоточьтесь на них. Остальные цели в вашем списке? Избегайте их любой ценой, пока не достигнете пяти главных целей.

Разбейте свои цели

Если у вас есть ряд крупных целей, которые вы пытаетесь достичь, вы легко можете быть ошеломленными и неуверенными в том, как начать работать над ними. Чтобы ваши цели казались более достижимыми, можно разбить их на более мелкие этапы с конкретными задачами. Таким образом, вы будете точно знать, что вам нужно делать для достижения каждой цели.

Измерьте свой прогресс

Каждая из поставленных вами целей должна быть измеримой, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс в их достижении.Регулярно записывайте действия, которые вы предпринимаете для достижения цели, и измеряйте свой прогресс. Например, если одна из ваших целей — заработать 50 000 долларов в год, вы можете установить контрольные точки в течение года и регулярно измерять свой прогресс в достижении конечной цели дохода.

Получить партнера по подотчетности

Мы работаем более продуктивно, когда у нас есть кому отвечать, а у самозанятых работников и фрилансеров не всегда есть кто-то, кто привлекает их к ответственности. Поделитесь своими целями с другом или коллегой и попросите их помочь вам нести ответственность за них.Запланируйте регулярные проверки, чтобы сообщить партнеру о проделанной работе для достижения своей цели и любых проблемах, с которыми вы сталкиваетесь. Дополнительным бонусом является то, что ваш партнер по подотчетности может дать вам идеи и идеи, о которых вы могли не думать, которые могут помочь вам в вашей работе.

Избавьтесь от отвлекающих факторов

Уберите отвлекающие факторы на рабочем месте, чтобы не откладывать на потом. Промедление — это большой отстой, поэтому сделайте все возможное, чтобы его предотвратить. Закрепляйте смартфон в ящике стола в течение рабочего дня, чтобы не возникало соблазна его использовать.Используйте расширение браузера, чтобы заблокировать сайты социальных сетей и другие сайты, которые вас отвлекают. Чем лучше вы отвлекаетесь, тем легче вам сосредоточиться на своих целях.

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как расставить приоритеты для задач (и перестать быть подавленным вашей рабочей нагрузкой)

Если вы перегружены работой, скорее всего, это из-за того, что вам трудно расставить приоритеты.

И все в порядке!

Приоритезация — это совершенно недооцененный навык, которому нас редко учат.

Тем не менее, наличие плана атаки для вашей рабочей нагрузки может разорвать цикл пропущенных дедлайнов и постоянного стресса из-за отставания.

Это особенно актуально, если вы одновременно управляете несколькими проектами и членами команды.

Хорошие новости? Чтобы взять под контроль свои задачи, вам просто нужно переосмыслить свой подход к работе.

Неважно, нравятся ли вам ваши текущие проекты или вы всегда играете в догонялки, мы поможем вам. Ниже приведены восемь шагов, которые помогут вам определить приоритеты задач.

Попрощайтесь с выгоранием

Максимизируйте свои ресурсы, обнаруживая, когда члены команды превышают возможности, чтобы вы могли менять рабочие нагрузки, предотвращать узкие места и избегать выгорания.

Перво-наперво: вам нужно выбросить все ваши задачи из головы и на страницу.

Или в большинстве случаев экран.

Начните с составления буквального списка действий, о которых вам нужно позаботиться, отсортировав их по следующим критериям:

• Ежедневные задачи: Включая повседневные обязанности, такие как встречи, проверки и т. Д. отвечая на общение.

• Еженедельные задачи: Включая элементы действий, связанные с крайними сроками клиента, презентациями или этапами проекта.

• Задачи на месяц плюс: F , связанные с задачами, связанными с долгосрочными проектами и целями.

Если сразу же занести ваши задачи в отдельные элементы, ваша рабочая нагрузка станет менее перегруженной. Очень многое из того, как расставлять приоритеты задач, вращается вокруг знания того, что на самом деле на вашей тарелке.

Вот где действительно пригодится такой инструмент, как командная работа.

Например, наша платформа позволяет легко записывать ваши личные повседневные задачи. Не ломайте голову, просто отметьте свой контрольный список по мере необходимости или пометьте задачи разными уровнями приоритета.

Что делает личные задачи удобными, так это то, что у вас есть задачи по проекту, которые видны всей команде, а также ваши полностью личные личные задачи. В идеале задачи вашей команды должны быть публичными не только для организации, но и для подотчетности.

Используя представление доски (доска Канбан) для ваших задач, вы можете документировать свое расписание и иметь четкое представление о сроках.

2. Определите, какие задачи действительно важны (а какие могут подождать)

Допустим, вы просматриваете подробный список того, что нужно сделать. Что теперь?

Послушайте: не все задачи одинаково важны.

К сожалению, мы склонны тяготеть к менее срочным и низкооплачиваемым, когда не знаем, как расставить приоритеты для задач.

Рассмотрим явление, известное как «, просто эффект срочности ». Короче говоря, исследования показывают, что люди часто работают с соблюдением установленных сроков, не принимая во внимание результаты или , почему они работают над той или иной задачей.

Это приводит к лихорадочной работе без особой рифмы или повода. Вы, наверное, смотрите на кучу дедлайнов, пока мы говорим, не так ли?

Но, скорее всего, ваш список «обязательных» задач в любой день на самом деле довольно короткий.

Сделать шаг назад, чтобы определить, что действительно важно, необходимо, если вы хотите разбить свой график и оставаться продуктивным. Чем важнее что-то, тем важнее.

Ключевые факторы, влияющие на важность задачи, включают:

• «На кого это влияет?» Например, задание только повлияет на вас? Ваши клиенты? Ваш отдел или компания?

• «Какая награда или результат выполнения этой задачи?» Новый клиентский договор? Больше дохода? Проект выполняется с опережением графика?

• «Каков риск того, что не выполнит задачу?» Потерянные клиенты или доход? Потеряли прогресс в проекте?

Помимо вашего личного суждения, эти факторы служат более субъективным способом определения приоритетов задач.Например, завершение презентации для всей команды или подготовка к встрече с новым клиентом должны иметь приоритет над электронным письмом для проверки или исследованиями, не зависящими от времени.

3. Придерживайтесь расписания, которое отражает ваши приоритетные задачи.

Никаких сюрпризов.

Может быть, вы волнуетесь своей рабочей нагрузкой прямо сейчас и хотите избежать выгорания в будущем. Для того, чтобы улучшил вашу работу в долгосрочной перспективе, очень важно составить реальный график.

Если вы распределили задачи и расставили их по приоритетам, значит, вы уже выполнили основную часть работы.

Составление расписания может помочь вам предвидеть потенциально напряженные недели и получить преимущество перед вашими приоритетными задачами, прежде чем они начнут расти снежным комом. Если вы объедините внутренние крайние сроки с внешними сроками выполнения от ваших клиентов или команды, это поможет иметь возможность расставить приоритеты для ваших задач по уровням. Тогда вы сможете лучше ответить: «Над чем мне теперь работать, над ?»

Это снова то, где действительно проявляется командная работа. Наш инструмент позволяет настраивать напоминания и уведомления о предстоящих сроках.В качестве дополнительного бонуса, как и ваши личные задачи, командная работа позволяет вам расставлять приоритеты для всех задач на основе уровня приоритета (подумайте: низкий, средний или высокий).

Виды доски и календаря также позволяют сразу понять, над чем вы работаете в данный момент. Между тем, приоритетные выборы отражаются на каждой карточке проекта.

4. Выполняйте самые сложные задачи, требующие больших усилий.

первый

Некоторые называют это «поеданием лягушки».

Идея здесь проста: вы должны ставить самые сложные и утомительные задачи на первое место.

Это даст вам возможность поддерживать свою продуктивность после того, как вы их выбили. Разобравшись со своими «уродливыми» задачами, вы можете начать работать над более короткими и менее назойливыми. Избегайте дофаминовых ударов от выполнения задачи за задачей, сохраняя импульс.

Этот образ мышления объясняет, почему так много людей откладывают выполнение своих черных или бессмысленных задач на конец дня. Однако возможность сделать это зависит от вашей способности составлять расписание и расставлять приоритеты в зависимости от важности.

Вы даже можете управлять этим как руководитель группы с помощью функций распределения ресурсов. Это дает вам представление о задачах вашей команды с высоты птичьего полета. Теперь вы можете удалять или добавлять предыдущие задачи новым членам команды, которые нуждаются в помощи или имеют соответствующие возможности.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз (подсказка: старайтесь не выполнять одновременно несколько задач)

Многозадачность может показаться разумным шагом, не так ли?

Но попытка выкинуть из своего расписания сразу слишком много дел — это верный путь к выгоранию.

Как отмечает клиника Кливленда, всего около 2.5% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно. Для остальных из нас ежедневное совмещение кучей различных обязанностей и задач приводит к плохим результатам.

И это имеет смысл на рабочем месте. Если вы постоянно переключаетесь между приложениями, документами и электронной почтой, скорее всего, вы выполняете очень мало реальной работы.

Мы понимаем, что продуктивность каждого человека индивидуальна. Однако, чтобы оставался сосредоточенным на работе, мы рекомендуем выполнять одну задачу за раз.

В качестве альтернативы вы можете использовать такие стратегии, как временные фрагменты или метод Pomodoro , чтобы «разбить» те утомительные задачи, которые действительно отнимают у вас нагрузку на мозг.

6. Убедитесь, что у вас достаточно времени для выполнения любой задачи.

Приоритезация задач и управление временем идут рука об руку.

Если вы постоянно сталкиваетесь с жесткими сроками, вы вполне можете быть виновником. С другой стороны, ваш график вполне может быть неуправляемым, потому что ваши менеджеры не понимают масштаб вашей работы.

Спросите себя: задокументировали ли вы, сколько времени занимает выполнение повседневных задач? Вы предполагаете или ваши оценки основаны на реальных данных?

Спешка в срок и выполнение произвольных этапов — это не просто плохой вид для вас: это часто приводит к небрежной работе.

Время, необходимое, например, для написания сообщения в блоге или создания презентации, варьируется от человека к человеку. Точно так же существует масса факторов, таких как глубина и длина, которые влияют на те же самые сроки.

Пока вы на самом деле не поставите задачу под микроскоп, вам будет сложно расставить приоритеты, придерживаться графика и уложиться в сроки. Такие функции командной работы, как учет времени, позволяют отслеживать, сколько времени занимает конкретный проект или отдельная задача.

Со временем вы можете скомпилировать свои данные, чтобы получить средние и оценки, которые отражают вашу фактическую работу.

7. Признайте, что вы реально можете (и не можете) сделать

Это простой совет, но о нем определенно стоит упомянуть.

В сутках не так много часов. Если вы обнаружите, что испытываете стресс из-за черной задачи или что-то создает массивный умственный блок, будьте готовы либо отказаться от этого, либо отложить его на завтра, когда вы освежитесь.

Мы не призываем пренебрегать своей работой, а скорее будем реалистами. Компании и команды сегодня все более чувствительны к выгоранию и это справедливо.

Если вы не влияете на остальную работу своей команды, не теряете клиентов или прямой доход, дайте себе некоторую гибкость.

8. Если возможно, сделайте расстановку приоритетов задачами всей команды

Помните: ваша рабочая нагрузка не происходит в вакууме.

Выяснение того, как расставить приоритеты задач, не должно быть делом в одиночку. Например, сегодня команды должны позволять работникам:

• Сообщать о проблемах или вопросах по срокам и назначенным задачам

• Сотрудничать и согласовывать сроки, объем работы и роли

• Получать «глубокую работу» готово и сосредоточиться на задачах без перерыва

Это говорит о ценности взаимодействия вашей компании с помощью такого инструмента, как командная работа.Между нашим приложением чата и проверкой на доске члены команды могут управлять своим расписанием и оставаться на связи относительно приоритетных задач.

Кроме того, члены команды могут задавать вопросы и при необходимости сотрудничать.

И, с другой стороны, работники должны иметь возможность отключиться от сети и сосредоточиться на том, на чем им нужно сосредоточиться. В режиме «не беспокоить» пользователи могут делать именно это или устанавливать свои часы, что отлично подходит для удаленных команд в разных часовых поясах.

Чем раньше вы научитесь расставлять приоритеты задач, тем быстрее вы сможете обуздать свое расписание.

Прямо сейчас ваше расписание может выглядеть неограниченным, но это не обязательно.

Опять же, способность расставлять приоритеты задач бесценна для сотрудников на современных рабочих местах.

Делать больше и сосредотачиваться на работе становится намного проще, когда вы понимаете, каковы ваши настоящие приоритеты.