Как делать все быстрее: Как работать быстрее: топ-7 стратегий для достижения целей

Как работать быстрее: топ-7 стратегий для достижения целей

Разве не было бы замечательно, если бы вы могли каждый день заканчивать работу на час раньше? За неделю вы получили бы 5 дополнительных часов, а за год — более 32 рабочих дней. Это еще полтора месяца оплачиваемого отпуска ежегодно. Время, которое вы можете использовать, чтобы делать все, что хотите: начать побочный бизнес, улучшить свои навыки или быть с семьей и друзьями. Американский предприниматель Дэн Сильвестр поделился 7 способами, как работать быстрее без дополнительного стресса и сложностей.

Для того, чтобы быстро финишировать, важна не только скорость. Пропускная способность — это то, что дает результаты быстро или медленно.

Подумайте о своей работе. Когда вы начинаете проект, он, вероятно, разбивается на части. Для выполнения каждой из них требуются разные навыки и разные задачи. Большинство из них взаимозависимы.

Предположим, что вам нужно выполнить три задачи:

1. Поиск информации.
2. Письмо.
3. Редактирование.

Если вы хотите работать быстрее, вам нужно хорошо выполнять все три. Если у вас нет навыков редактирования, не имеет значения, сколько времени вы сэкономили, когда писали. А, может быть, вы быстрый редактор, но очень плохо ищете информацию. В этом случае из-за плохо проведенного поиска у вас уйдет больше времени, чтобы написать достойный рассказ.

В итоге над некоторыми задачами вы работаете быстро, что заставляет вас чувствовать себя продуктивно. Но потом вы теряете время на одной задаче, и это уводит весь проект назад. Это узкое место.

Когда вы заканчиваете работать, вы задаетесь вопросом: как это могло отнять столько времени, если начиналось так хорошо? Вы можете продвигаться настолько быстро, насколько быстро выполняете самую медленную часть работы. А если вы будете игнорировать проблему, производительность снизится по экспоненте.

Быстро работать — это просто. Речь идет не о том, чтобы быстрее делать то, с чем вы справляетесь хорошо, а о том, что быстрее делать то, что вы выполняете медленно.

Семь следующих стратегий — самые простые способы повысить вашу эффективность.

Одна из причин, по которой вы хотите работать быстрее, — это заниматься разными проектами. Через некоторое время любой проект приедается. Поэтому мы стараемся каждый день поровну распределять время, чтобы добиться прогресса во всем. И это не очень хорошо работает.

Существует ошибочное мнение, что ваша продуктивность распространяется на все проекты, над которыми вы работаете одновременно. На самом деле переключение стоит 20% всей продуктивности за каждый дополнительный проект. Две задачи — это не 50 на 50, а 40 на 40. Три задачи занимают не по 33% каждая, а по 20%.

Но допустим, у вас есть несколько важных проектов. Как не потерять эти 20%?

• Не приступайте ни к каким будущим задачам, пока не закончите текущий проект. До этого считайте эти задачи необязательными.
• Если начальник поручает вам второй проект, спросите, какой из двух вы должны закончить в первую очередь. Если вы столкнетесь с сопротивлением, объясните, как однозадачность помогает вам работать лучше и быстрее и какую пользу это приносит компании.
• Делайте короткие перерывы при переключении между задачами, чтобы не мыслить многозадачно.

Некоторые проекты занимают много времени. Так что, если вы не хотите слишком долго откладывать другие, вы все равно можете работать над ними каждый день, устанавливая временные блоки.

Работая над одним проектом, вы можете обнаружить, что некоторые задачи сложнее других. Может быть, это связано с вашими навыками или с типом работы.

Заманчиво отложить сложные задачи и начать с более легких. Но к тому времени, когда вы сделаете легкие, у вас будет меньше энергии и мотивации для выполнения сложных задач. В таких условиях вам будет нужно больше времени, чтобы что-то произвести.

Универсальное решение — сначала выполнить самое сложное. Так вы организуете свою повседневную деятельность от наиболее энергозатратных до наименее энергозатратных задач.

Более энергозатратной может быть аналитическая работа, требующая от вас сосредоточенности. Менее энергозатратной — творческая работа и мозговой штурм. Они обе важны, но вы сделаете их быстрее при соответствующем уровне энергии.

Вот простое упражнение:

• В течение следующих 3-5 дней спрашивайте себя, насколько энергичным вы чувствуете себя каждые 1-2 часа (исключая сон).
• Отвечайте от 1 до 10, где 1 — отсутствие энергии / хорошего самочувствия, а 10 — оптимальный уровень энергии / хорошего самочувствия.

Вы можете сделать это упражнение всего за день, если вам не терпится, но данные не будут надежными.

Примечание: если вы выпили кофе, потренировались, плохо провели ночь или что-то в этом роде, запишите это.

Собрав данные, вы можете обнаружить, что у вас одинаковый уровень энергии в одно и то же время каждый день (он меняется в зависимости от ультрадианного ритма каждого человека).

• Выполняйте самые сложные задачи в то время, когда у вас больше всего энергии.
• Если это время недоступно, используйте второй наиболее подходящий период.
• Когда у вас мало энергии, используйте ее для выполнения скучных или креативных задач (если они не требуют глубокой работы).

Принято считать, что «практика ведет к совершенству». Но если вы не бросите вызов себе, вы никогда не станете лучше. Поэтому, если вы хотите работать быстрее, вам нужно целенаправленно обращать внимание на скорость работы.

Вот временные челленджи, которое я использую, чтобы каждый раз становиться быстрее:

• Выберите отрезок времени для работы (например, 20 минут). Как долго вы можете чувствовать себя комфортно, работая на полной скорости, не чувствуя усталости?
• Каждый раз, когда вы начинаете сеанс работы, пытайтесь побить свое лучшее время.

Это упражнение предполагает, что у вас есть метрика для измерения того, сколько работы вы выполняете за раз, например слова, звонки или страницы. Если в вашей работе нет таких цифр, вашим показателем может быть любая двухминутная задача, которая двигает стрелку.

Вначале вы будете бить свой рекорд через день. Но по мере накопления опыта побить его будет все труднее. На этом этапе вы можете отказаться от работы и почувствовать, что застряли. Каждый раз, когда это происходит, сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить задачу как можно лучше.

• Если вы чувствуете себя достаточно хорошо, чтобы побить половину своего рекорда, вам следует начать немедленно. Но если ваш уровень концентрации слишком низкий, чтобы делать это, вы будете работать быстрее после перерыва.
• Если ваш рекорд застревает на высоких показателях, пора увеличить продолжительность рабочего сеанса.

Таким образом вы улучшите свою скорость и выносливость.

Вы работаете быстрее всего, когда ваши навыки соответствуют уровню сложности задачи. Когда это происходит, вы настолько увлекаетесь работой, что все остальное не имеет значения. Это то, что мы называем «Зоной» или состоянием потока.

Пребывание в состоянии потока требует большой концентрации. А если у вас нет опыта работы в потоке, каждая мысль может ее нарушить.

Вы будете думать о чем угодно во время сеанса работы. От вещей, которые вы вчера забыли забрать в продуктовом магазине, до проблем, которые у вас возникнут на следующем этапе проекта.

И если вы не найдете способ справиться с этими мыслями, вы почувствуете себя подавленным и потеряете концентрацию.

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не чтобы придерживаться их». Дэвид Аллен

Чтобы максимально увеличить количество часов, в течение которых вы находитесь в потоке, вы должны где-то хранить мысли. Отличный метод для этого — «мозговая свалка».

Вот небольшое упражнение для «мозговой свалки», которое можно выполнить за 10-15 минут:

• Возьмите лист бумаги и 5-10 минут пишите о том, что вас беспокоит в текущем проекте и в вашей жизни.
• Если у вас так много работы, что она кажется бесконечной, составьте список со всеми задачами, которые можете придумать.
• Если задача не важна, удалите или отложите ее.
• Если задачи связаны друг с другом, вы можете сэкономить время, сгруппировав их.
• Составьте список по приоритетам, исходя из того, что наиболее срочно и важно.
• Добавьте эти задачи в список дел или календарь.

Хотя это звучит банально, сила упражнения в том, чтобы перенести мысли на бумагу. Если ваш мозг не будет терять энергию на то, чтобы отслеживать мысли, он сможет выделить больше энергии для сосредоточения. Это позволит вам думать на 20% быстрее.

Как у работника умственного труда, у вас могут быть повторяющиеся задачи, даже если каждый продукт отличается. Например, устранить неполадки, спланировать проект или изучить тему.

Когда мы работаем над чем-то сложным, мы большую часть времени выясняем, что делать и почему. Всякий раз, когда вы начинаете сеанс, вы должны помнить, что вы делали в прошлый раз и что нужно сделать дальше.

Возможно, вы знаете, как сосредоточиться на работе, но вам нужно 40 минут, чтобы понять суть дела и выполнить реальную задачу. Вы можете сократить это время примерно в пять раз, составив контрольный список.

• Определите, для чего нужен ваш чек-лист и каким шагам вы будете следовать.
• Проверьте чек-лист, выполнив эти шаги и ничего больше.
• Если вы не получили нужных результатов, исправьте и дополните чек-лист своими наблюдениями.
• Проверьте еще раз и повторяйте, пока не получите точный результат.

Вы можете сделать много только благодаря тайм-менеджменту. Все сводится к сложности задачи. Если это понять, вы будете работать быстрее.

Я в некоторой степени перфекционист, которому нравится блестяще выполненная работа. Я не терплю посредственного качества. Но если вы попытаетесь построить что-то великолепное из ничего, вы потратите много времени просто на размышление.

Вот что я обнаружил: намного легче сказать, почему что-то не так, чем почему что-то правильно.

Быстрее исправить работу, чем придумывать потрясающие идеи. И вы можете использовать это в своих интересах:

• В следующий раз, когда вы будете работать, поставьте перед собой задачу закончить как можно быстрее, даже если качество работы низкое. Разрешить себе создавать мусор, а редактировать / полировать запретите.
• Установите таймер, чтобы воспрепятствовать перфекционизму. Когда сработает будильник, больше ничего писать нельзя.
• Только когда вы закончите, вы можете исправить то, что вам не понравится.

Может показаться, что вы зря тратите время, работая дважды. Но умственная работа будет намного ниже, поэтому вы сможете закончить задачу на 200% быстрее.

Вопрос в том, хватит ли у вас смирения принимать несовершенство?

Не секрет, что работа выполняется быстрее, если вы сосредоточены. Но попасть в это состояние непросто.

Возможно, вам придется потрудиться в течение получаса, прежде чем вы сможете сосредоточиться, и большинство людей сдаются до того, как это произойдет. Но вы можете использовать некоторые умственные уловки, чтобы это произошло быстрее. Вам просто нужно проявить больше целеустремленности в работе.

Представьте, что до работы вы выполнили все те мелочи, которые делают продуктивные люди: убрали комнату, привели себя в порядок, приняли холодный душ (если вы дома), правильно питались, делали упражнения, медитировали 5 — 10 минут, записали свои цели, подготовили виртуальный рабочий стол.

Делают ли эти вещи вашу работу быстрее? Может быть. Но если вы выполните их все, вы можете обнаружить, что у вас очень сильная мотивация. Потому что, когда вы обустраиваете свое окружение, мозг понимает ваше намерение и адаптируется к нему.

Чем больше вы готовитесь к работе, тем легче вам сосредоточиться вначале.

Если вы этого не сделали, возможно, вы спросите себя: «Зачем мне вообще делать эту работу?». Но если вы правильно настроитесь, вместо этого вы можете подумать: «Как я могу сделать это как можно лучше?»

Нет ничего быстрее подсознания. Оно управляет более 95% нашей жизни. Оно отвечает за наши привычки и выживание. И мы можем использовать эту силу в наших интересах.

Нашему мозгу нравится постоянство. И как только что-то станет предсказуемым, он будет адаптироваться к этому сценарию. Так что, если вы работаете последовательно (в одном месте, в одно время), со временем вы волшебным образом станете работать быстрее.

Если вам нужна скорость, перестаньте все время что-то менять. Если вы найдете новую стратегию, скажите «не сейчас».

Вместо того, чтобы добавлять по одной стратегии каждый день, добавляйте их все сразу в одну неделю или месяц в качестве «обновления системы».

Оригинал публикации
Фото: unsplash.com

Интересно? Поделитесь с друзьями!

У времени в плену. Как научиться работать быстро?::Журнал СА 11.2011

Архив номеров / 2011 / Выпуск №11 (108) / У времени в плену. Как научиться работать быстро?

Рубрика: БИТ. Бизнес & Информационные технологии /  Вектор роста  КОНСТАНТИН КОНДАКОВ, работает старшим директором по ИТ в сан-францисской фирме Certain Software, обеспечивает бесперебойную работу центров данных и руководит системными администраторами в США, Великобритании и Австралии У времени в плену Как научиться работать быстро? Для себя я выработал свод из десяти правил, которые помогают эффективно работать, успевать делать сразу несколько дел и достигать поставленных целей Правило первое. Находим свое призвание Сначала я бы посоветовал познакомиться с уже ставшей легендарной речью перед выпускниками Стэндфордского университета в 2005 году безвременно ушедшего от нас Стива Джобса, основателя и генерального директора Apple [1]. Конечно, пересказывать саму речь нет смысла – ее надо обязательно послушать, но в ней есть несколько очень важных моментов, с которых хотелось бы начать разговор про эффективную работу. Стив говорит, что труду вы будете отдавать довольно много времени, поэтому постарайтесь найти такую работу, которая вам будет действительно интересна, так как эффективно и быстро можно делать только то, что по-настоящему нравится. И информационные технологии тут не являются исключением. Нередко можно встретить людей, которые стали системными администраторами или по принципу «все пошли, и я пошел», или поверив в легенды о заоблачных заработках компьютерщиков, или соблазнившись возможностью что-то там делать на ноутбуке последней модели. Разумеется, как специалисты они, как правило, никудышные – часто просто просиживают штаны с 9. 00 до 18.00 и ничего за пределами прямых должностных обязанностей не знают, да и не особенно стремятся узнать. Понятно, что такие «системные администраторы» (в кавычках, чтобы отделить от Настоящих Системных Администраторов) звезд с неба не хватают, работают медленно и часто крайне неэффективно. Такие горе-специалисты обнаруживаются в организации достаточно быстро, но тормозить работу своего ИТ-отдела они могут долго, при этом возводя громоздкие информационные структуры, которые крайне ненадежны и не выдерживают никакой критики. Бывает, что избавиться от них не так-то просто! Очень важно вовремя понять, на своем ли месте находится человек, и стараться не трудиться в организации, где в ИТ-отделе работают случайные люди. Подобно тому, как «театр начинается с вешалки», эффективность администратора и его управление временем начинаются с того, насколько эффективен его отдел и фирма в целом и насколько высокая там ресурсоемкость. Правило второе. Убираем все мешающие факторы Бывает, что рабочий день пролетает незаметно, но к вечеру выясняется, что почти ничего толком не сделано. Постоянно кто-то отвлекал или что-то отвлекало. Важно как можно быстрее понять, кто эти конкретные «мешающие»: люди или абстрактные факторы, которые замедляют нашу производительность. Причем для каждого человека это, как правило, сугубо индивидуальные вещи. Кто-то может более эффективно работать из дома, а кому-то малолетние дети (если они есть) не дадут сосредоточиться. Кто-то действует более продуктивно, работая в наушниках и слушая какую-нибудь медитативную музыку или «Металлику», а кто-то, наоборот, предпочитает полную тишину. Здесь важно разобраться в себе, чтобы найти те оптимальные условия, при которых можно работать с максимальной эффективностью. Подобно тому, как люди делятся на «жаворонков» и «сов», есть и более тонкие разделители – чем скорее человек очертит для себя периметр своей максимальной эффективности, тем легче ему работать с полной нагрузкой [2]. Правило третье. Составляем план перед началом каждого рабочего дня и проверяем его выполнение Опытные системные администаторы и руководители отделов информационных систем, как правило, всегда составляют себе рабочие планы на квартал, месяц, неделю и день и тщательно проверяют на соответствие фактическое исполнение и начальный план. Особенно в начале каждого рабочего дня должно быть ясное понимание того, чем я буду заниматься сегодня, а в конце дня – что я сделал, а что нет и почему. Это необычайно дисциплинирует и дает представление, как в отделе, так и для «высшего руководства», о том, «чем у нас там занимается ИТ-отдел». Как вариант – план на неделю, а в пятницу, когда после обеда начинает пустеть офис, делать подчистку электронной почты и сверку-корректировку планов. Можно использовать любые планировщики и понравившиеся «органайзеры», лишь бы человек владел всеми проектами, над которыми он работает. Особенно досадно, если что-то забывается по причине «совсем закрутился», а вдвойне досадно, если руководство начинает понимать, что ИТ-специалист не владеет ситуацией, все время что-то забывает или у него что-то откладывается. Любой топ-менеджер похвалит ИТ-директора, который от «реактивого управления» («пожаротушение») перейдет к «про-активному управлению» («предотвращение огня»), что совершенно невозможно без составления планов действий. Конечно, жизнь и часто меняющиеся приоритеты постоянно вносят корректировки в рабочие планы, но нужно успевать адаптироваться и под них. Как писал основоположник теории эволюции Чарльз Дарвин: «Выживают не самые сильные особи и не самые умные, а те, кто быстрее других приспосабливается к меняющимся условиям». Правило четвертое. Не занимаемся ерундой на работе Если выясняется, что постоянно жалующийся на хроническую нехватку времени системный администратор проводит половину рабочего дня, играя в компьютерные игры, то дальше тему можно не продолжать. Но, оказывается, что, кроме всяких компьютерных игр и писем от «одноклассников», находится масса причин, которые съедают драгоценное и ничем не восполнимое рабочее время. За примерами далеко ходить не надо. Постоянно перегруженный работой директор по ИТ попросил своего помощника посмотреть, куда же уходят его столь драгоценные часы? После недели в роли «наблюдаемого» он получил очень любопытную для себя картину. Во-первых, выяснилось, что довольно большой процент времени терялся на разговоры по телефону с различными компьютерными продавцами и «интеграторами», которые всеми правдами и неправдами хотели заполучить еще одного клиента. Они просили доходчиво рассказать, «какие технологии мы используем?», «не хотим ли познакомиться с новой линейкой серверов?», «есть ли проблемы с виртуализацией?» и тому подобное. Все это плохо скрываемое желание что-то продать или навязать какую-то технологию или услугу, в которой фирма не очень-то и нуждается. Самое простое решение – прямо спрашивать: «Вы что хотите нам продать?» Обычно такой вопрос ставит коммивояжера в неловкое положение, и на том конце провода достаточно быстро понимают, что лучше сегодня позвонить кому-то еще. Хотя и тут попадаются дотошные экземпляры, которые нахально пытаются узнать, какие у нас серверы и что мы используем для связи с офисами. Подобная информация как минимум носит конфиденциальный характер. Есть и другой способ сократить назойливые звонки – никому из посторонних не давать свой прямой, а тем более мобильный телефон, а секретаря организации попросить все подобные звонки отправлять сразу на голосовую почту или посылать «предложения о сотрудничестве» на какой-нибудь абстрактный info@company. com, который проверяется дежурным администратором раз в неделю. Идем дальше. Часто по почте приходят всякие на первый взгляд интересные рабочие обзоры, тесты, аналитика. На их изучение и заполнение можно также потратить немало драгоценного времени, которого никогда не хватает на более производительные проекты. Вот, например, известная компания посылает мне вопросник, который предлагает заполнить, так как «эта информация лучше сможет понять проблемы компьютерной безопасности, стоящие перед организациями». Тыкнувшись в письмо, открываю веб-страничку и, заполнив страницу со своей контактной информацией, понимаю, что впереди еще не меньше 10 веб-страниц. Разумеется, на это легко потратить полчаса, а то и час рабочего времени. Неужели такие фирмы в самом деле думают, что человек, который руководит информационным отделом растущей компании, сидит целый день без дела и тоскливо смотрит на почтовый ящик электронной почты?! Есть еще один способ гарантированно потратить впустую время – вступить в «многоуровневую переписку» с коллегами по работе. Что это такое? Я написал – он ответил, я написал опять – он ответил опять, потом кто-то еще ответил, потом мне пришлось что-то уточнить, потом уточнили мой ответ – и пошло-поехало. Поэтому на многих фирмах есть строгое правило – не допускать того, чтобы электронное письмо перебрасывалось между сотрудниками более двух-трех раз. В этом случае надо просто подойти к адресату и на месте разобраться в ситуации или позвонить по телефону, если абонент работает в филиале фирмы, который находится в другом городе. Ну, и рабочие совещания пока еще никто не отменял. Кстати, непродуктивные совещания – это практически самый гарантированный способ потратить время впустую. В уже анонсированной «Системным администратором» книге Томаса Лимочелли «Управление временем для системных администраторов» [3], которая в прошлом году вышла в русском переводе, на эту тему прямо сказано: все собрания должны делиться на две не пересекающиеся группы. Первая группа – совещания типа СТАТУС, на которых просто обсуждают текущие проекты. Вторая группа – совещания типа МОЗГОВОЙ ШТУРМ, на которых обсуждается какая-то проблема и ее возможные решения.            Кстати, эту книгу надо прочитать всем в обязательном порядке! Правило пятое. Ставим приоритеты Про приоритеты мы уже рассказывали на страницах «Системного администратора» [4]. Если нет никакого аврала или ЧП, нередко возникает ситуация, когда требуется принять решение о том, за какой проект браться. Наивысшим приоритетом в этой ситуации считается задача, которая «блокирует» работу фирмы или каких-то ее сотрудников. Выход из строя сервера как раз прямо попадает под определение «блокиратора», но часто возникают системные ошибки или какие-то задания, из-за которых простаивает один или более сотрудников фирмы – разумеется, такие задачи надо выполнять в первую очередь. Далее идут задачи, выполнение которых принесет ощутимый и прямой доход фирме или решит проблему, долгое время бывшую «головной болью». Потом уже идет все остальное. Правило шестое. Стараемся работать под началом хорошего руководителя Несмотря на то что уже написано множество книг и статей [5, 6] по поводу того, как важно заручиться поддержкой руководства и по возможности с первого трудового дня получить все нужные ресурсы для работы, многие системные администраторы, увы, не понимают такой простой истины. Когда руководство идет навстречу, подписываются все необходимые финансовые распоряжения, а в случае неудачи начальник стоит горой за своих подчиненных, а если критикует, то конструктивно, просто хочется горы свернуть на работе. И наоборот. Нет никакого желания что-то делать, ждешь, чтобы поскорее закончился рабочий день, наступила пятница, если любая встреча с руководством (даже в столовой или лифте!) означает внезапное задание, несправедливую критику, упреки, мелочные придирки, а то и зависть. Встречается и такое. Поэтому всегда надо задумываться, почему у всех все получается на их работе, а у меня никак? Понятно, что ни о каком управлении своим временем речь не идет, если начальник списан с героини Мэрил Стрип из фильма «Дьявол носит Прада». Постоянные звонки руководства в неурочное время, непрекращающиеся и непланируемые поручения и, что совершенно недопустимо, беспардонное вторжение в личную жизнь. С такой работы надо увольняться в пожарном порядке. Правило седьмое. Помогаем своему начальнику Часто такие понятия, как субординация, теория управления и корпоративное строительство, ускользают от специалистов, работающих в сфере информационных технологий. Действительно талантливые специалисты могут годами «застревать» на технических должностях, удивляясь, почему их добросовестную работу не ценят и постоянно затирают. Золотое правило теории управления гласит: хорошисты нанимают троечников, а отличники – отличников. Хороший менеджер всегда стремится взять на работу человека умнее себя, по крайней мене не глупее, и хороший менеджер всегда знает, чем занимаются его подчиненные, даже если последним кажется, что он совсем не понимает тонкостей и технических нюансов их работы. Отнюдь. Поэтому очень важно с первого дня понять, как оценивается эффективность труда вашего непосредственного руководителя и что надо сделать, чтобы ему помочь быть более продуктивным. А вместо этого часто системные администраторы впадают в другую крайность. Видя, что они лучше, чем их прямой начальник, разбираются в каких-то технических вопросах, «всезнайки» начинают всячески показывать, что им начальник не нужен, что «сами с усами», демонстративно дистанцируются от него и, что совсем недопустимо, вступают в открытые конфликты и споры во время рабочих совещаний. Вот это прямой путь к разрушению собственной карьеры. Дело даже не в том, что начальник, поняв, что пригрел на груди змея, встанет в оборонительную позицию. Проблема в том, что руководство компании, как и руководители других отделов, начнет настороженно относиться к такому «всезнайке», так как выскочек нигде не любят. Недавний опрос в портале LinkEdin показал, что руководители всегда предпочтут позитивное отношение сотрудника (attitude) его опыту и знаниям (knowledge). Что тут может сделать системный администратор? Во-первых, надо остерегаться заполучить репутацию выскочки, а просто молча, но эффективно делать работу. Те, кому надо, ее заметят. Во-вторых, если все-таки есть устойчивое ощущение, что сработаться на новом месте не получится, то следует быстро, с максимальной эффективностью начать поиск нового места работы или в самом крайнем случае уволиться по собственнному желанию. Все равно эффективно работать не получится, а потерянные в «политической борьбе» месяцы или (что хуже) годы ценности специалисту не прибавят. Правило восьмое. Автоматизируем все, что можно Системные администраторы часто не подозревают о том, сколько драгоценного времени они тратят на рутинные операции, где простые и отработанные процедуры, которые занимают не более получаса, «незаметно» превращаются в один-два часа. Ну, казалось бы, залез на сервер, что-то там поменял – всего на пять минут работы! Выясняется, что ту же самую процедуру надо проделать еще на трех серверах. Или казалось, что процесс установки нового сервера уже отлажен до предела, но почему-то он «растягивается» на несколько часов, плюс еще какая-то непонятная царапина на установочном диске «удлинила» рутинный процесс копирования на часок-другой. Как быть? Ответ простой – автоматизируем все, что можно. Не забываем, что человеку свойственно ошибаться, что системным администраторам надо спать, обедать, отдыхать, иметь, наконец, личную жизнь. А вот если доверить все эту работу умной машине, то появляется масса свободного времени. Какие можно дать практические советы? Если приходится устанавливать один сервер в неделю, то этот процесс надо обязательно автоматизировать, используя FAI (Fully Automated Install) – FAI – Debian/Ubuntu Linux , Kick Start – RedHat/CentOS Linux, JumpStart – Solaris или аналогичные программы в Microsoft Windows 2003/2008. Второй вариант – массово использовать виртуальные машины, благо выбор предлагается неплохой – Xen, VmWare, KVM. Если необходимо администрировать больше десяти серверов, то это надо делать средствами управления конфигурацией типа Puppet, Cfengine [7], Chef . Всякие «случайные» остановки серверов и сервисов должны быть автоматически перестартованы через средства типа daemontools, Nagios event-handler и аналогичные. Чтобы не ковыряться в десятках тысяч строк системных логов, автоматизируем их обработку через регулярные выражения через SEC [8] или через систему кореляции событий типа Splunk [9]. В компании LookSmart, где я работал директором по информационным технологиям в 2010-2011 годах, высоконагруженный массив в 1000 серверов, пропускающий через себя около трех миллиардов запросов в день, обслуживали только три (!) системных администратора. Как нам удавалось это делать? Очень просто – запуск и подготовка нового сервера «из коробки» были полностью автоматизированы. Младший техник, соединив все сетевые провода, просто звонил нам из Центра данных с MAC-адресом сетевой карты и типом процессора, все остальное связка FAI+cfengine брала на себя. Новый сервер был готов через 10-15 минут без единой конфигурационной ошибки. Интересно то, что можно было запускать несколько таких процессов параллельно – только успевай заносить инвентарные номера вновь запущенных серверов в базу данных. Суммируем сказанное. Чем больше времени системные администраторы и ИТ-персонал тратят на проблемы инфраструктуры, а не на работу с инженерами над ключевыми продуктами компании, тем менее они эффективны. И наоборот. Автоматизированная и устойчивая инфраструктура, которая не отнимает «рабочие циклы процессора» у администратора, резко повышает эффективность его работы. Очистка временных файлов, рестарт веб-сервиса, подправление прав доступа к файлам – это замечательные и нужные работы, но, к огромному сожалению, они не развивают фирму. А в условиях глобального экономическогого кризиса и тотальной конкуренции любая потерянная неделя, в течение которой фирма не двигалась вперед семимильными шагами, может оказаться если не последней, то предкризисной. Прошло то время, когда можно было неспешно работать, попивая чай и ловя восторженные взгляды менее подкованных в компьютерном отношении сотрудников. Надежные и отказоустойчивые системы вместе с полной автоматизацией рутинных работ – вот залог высокой эффективности отдела системных администраторов. Правило девятое. Иметь нужную информацию всегда под рукой Системные администраторы не подозревают, какое количество драгоценного времени теряется на поиск нужной информации, которую «забыли» задокументировать несколько месяцев назад после окончания проекта, или нетривиальных параметров в командной строке, которые приходится запускать время от времени. Например, список активных http-соединений: «netstat -plan|grep :80|awk {‘print \$5’} | cut -d: -f 1 | sort | uniq -c | sort -nk 1» Можно ли сходу вспомнить что-то подобное? И не проще ли использовать уже составленную и проверенную команду? Для того чтобы эта информация всегда была под рукой, надо обязательно создать внутренний репозитарий типа CVS, SVN, git или иерархическую структуру в Wiki, Confluence, которую обязательно следует «кормить» всей информацией, которая может потребоваться. Особо ценные и критические материалы надо содержать в распечатанном виде, чтобы при потере соединения с основным провайдером суметь соединиться с серверами через «запасные каналы связи». Мне однажды довелось видеть, как все пароли для аварийного восстановления данных хранились на сервере… который «умер» и никак не хотел перестартовываться. Это как хранить телефон вызова пожарных на бензиновой бочке! Правило десятое. Учимся быстро печатать Как бы иронично и наивно это бы ни звучало – «слепой десятипальцевый» метод работы с клавиатурой оказывает неоценимую услугу, когда надо написать серьезное сообщение, или статью, или просто напечатать много текста. Есть профессионалы, не поленившиеся освоить «слепой десятипальцевый» метод, а особенно эргономические клавиатуры типа Microsoft Natural Keyboard, или более экзотические устройства, научившись работать на которых, можно печатать быстрее и лучше любой выпускницы школы машинописи. Я очень жалею, что системно не научился этому методу, и как-то стараюсь печатать по «собственной школе». Как ни странно, на всякие вариации эпистолярного жанра может уходить много времени и сил, и выигрывают те, у кого с этим нет проблем. *** Я постарался привести краткий перечень простых правил, следуя которым любой системный администратор, на мой взгляд, может научиться работать эффективно, делать сразу несколько дел и повысить свою значимость в организации. Стив Джобс. Речь перед выпускниками Стэндфордского университета. 2005 год – http://www.youtube.com/watch?v=SLBsGIP6NTg. Кондаков К. Как я стал ИТ-менеджером. //«Системный администратор», №4, 2010 г. – http://samag.ru/archive/article/962. Thomas A. Limoncelli. Time Management for System Administrators. – O’Reilly Press, 2005. Кондаков К. Успех на работе. Как его достичь? //«Системный администратор», №7-8, 2011 г. – http://samag.ru/archive/article/1383. Кондаков К. Новая работа. Как к ней присмотреться? //«Системный администратор», №5, 2011 г. – http://samag.ru/archive/article/1277. Кондаков К. Ловушки для ИТ-менеджеров. //«Системный администратор», №7-8, 2010 г. – http://samag.ru/archive/article/993. Кондаков К. Cfengine – как применять? //«Системный администратор», №7-8, 2010 г. – С. 69-75. SEC- simple event correlator – http://www.simple-evcorr.sourceforge.net. Splunk – www.splunk.com.

7 советов, как сделать работу быстрее

Иногда у вас много работы, но вы понимаете, что время играет против вас. Может быть, вы даже так забеспокоились, что уже не знаете, с чего начать. Возможно, вы старались изо всех сил, но вы не были достаточно быстры, чтобы выполнить каждую задачу вовремя, и каждая из них теперь накапливается перед вами. Не беспокойтесь больше. Мы здесь, чтобы дать вам советы о том, как сделать больше работы за короткое время.

Иногда ты думаешь, что все будет хорошо, стоит только потрудиться. Что ж, вы не совсем не правы. Но если вы хотите сделать больше за короткое время, научитесь работать умнее, а не усерднее. Хватит болтать, давайте сразу к советам.

1. Просыпайтесь очень рано

Добавьте больше продуктивных часов в свою жизнь, вставая очень рано утром, чтобы начать дневные дела. Если вы начнете свой день с некоторых задач, у вас останется меньше работы в тот же день. Установите будильник, чтобы будить вас очень рано каждый день. Помимо увеличения количества продуктивных часов в вашей жизни, ваш мозг будет свежим, а ваша концентрация будет чрезвычайно высокой, так что вы сможете проявить себя с лучшей стороны.

2. Составьте список дел

Составьте план действий, записывая задачи, которые вы хотите выполнять каждый день. Список поможет вам двумя основными способами. Ни одна задача не ускользнет от вашего ума, и она также регистрирует некоторую срочность в вашем уме, заставляя вас понять, что у вас еще много дел. Убедитесь, что ваш список дел очень практичен. Не перегружайте список задачами, которые вы точно не сможете выполнить.

3. Начните с сложных задач

Начните с задач, которые кажутся вам наиболее сложными. Вы должны сделать своей привычкой располагать свои задачи в том порядке, в котором вы хотите их выполнять. Многие люди совершают ошибку, начиная с простой задачи. Когда вы начнете с трудных, вы почувствуете облегчение после их завершения, и, следовательно, это сделает вас еще более продуктивным. В следующий раз, когда у вас будет несколько дел, начните с того, что съешьте лягушек, которые есть в вашем списке.

4. Уберите все отвлекающие предметы

Некоторые объекты только замедлят ваше движение, отвлекая вас. К таким объектам относятся; мобильные телефоны, развлекательные журналы и многое другое. Вы не ожидаете, что будете работать быстро, если продолжаете отвлекать себя предметами, которые не помогают вам в работе, которую вы выполняете в данный момент. Когда у вас есть телефон рядом с вами во время серьезной работы, у вас может возникнуть соблазн проверить почту, просмотреть некоторые сообщения в социальных сетях или ответить на сообщение друга. Все это будет замедлять вас.

5. Отклоняйте ненужные предложения, которые могут отвлечь вас от работы

Может быть, у вас есть друг, который всегда приглашает вас поговорить, поиграть или по любому другому поводу. Вы должны научиться отвергать несущественные приглашения и прогулки. Допустим, вам есть на чем писать, и друг приглашает вас на игру, ничего страшного в этом нет; «Извините, я не могу пойти с вами сейчас, мне нужно написать сочинение, и никто не напишет мое сочинение за меня, если я пойду за вами».

6. Сосредоточьте свою энергию на одной задаче

Не переключайтесь с задачи на задачу. Многозадачность замедлит вас и создаст впечатление, что вы двигаетесь быстро, пока вы тщательно не проанализируете ее. Каждый раз, когда вы выполняете многозадачность и ваш мозг переключается на новую задачу, вам придется проследить некоторые вещи в тот момент, когда вы вернетесь к своей предыдущей работе. Можно даже заблудиться и придется начинать задание заново. Вместо того, чтобы делать каждую работу наполовину, почему бы не посвятить свое время одной задаче и не сделать ее хорошо.

7. Всегда устанавливайте крайние сроки для своих задач

Создайте в уме ощущение срочности. Помните, что у вас есть не весь день, поэтому вам нужно установить крайний срок для каждой задачи. Например, служба написания эссе должна применять этот принцип, чтобы преуспеть в отрасли. Однако вы должны это знать; недостаточно просто установить сроки. Вы должны выработать привычку работать строго в соответствии с установленным сроком. Убедитесь, что вы выполняете свои задачи до установленного времени.

Вывод

В стремлении выполнять работу быстрее вам не нужно использовать все 24 часа, которые у вас есть в сутках. Что вам нужно, так это применить советы, которые помогут вам сделать больше за короткое время. У всех нас так много дел в ограниченное время. Секрет успешного решения проблемы заключается в том, чтобы опережать время, а не сокращать задачу.

3 ключевых шага — производство

Жизнь сама по себе иногда может быть сложной задачей с множеством обязанностей во многих местах, и может показаться, что вы не можете работать с той скоростью, на которую рассчитывали. Быть быстрым в жизни с продуктивными днями иногда может показаться далекой мечтой, но не бойтесь. Есть несколько способов стать продуктивнее и быстрее в жизни.

Вы можете быть быстрыми в жизни, приспосабливаясь к трем простым шагам; Расставляйте приоритеты в течение дня в соответствии с вашими ритмами, учитесь делать простые вещи быстрее и будьте дисциплинированными. Эти шаги были получены из различных исследовательских моделей, которые были опробованы и протестированы. Настройка вашей повседневной деятельности в соответствии с этим методом гарантирует вам продуктивность.

Корректировка распорядка дня в течение недели или месяца, чтобы приспособиться к этим шагам, может оказаться геркулесовой задачей. Мы придумали простые, но эффективные руководства и приемы, которые помогут вам быстрее адаптироваться к этим шагам. Следовательно, эта статья расскажет обо всем, что вы должны и не должны делать, чтобы обеспечить продуктивную и быструю жизнь, о которой вы всегда мечтали!

Pexel

Шаг 1.

Расставьте приоритеты дня в соответствии со своими ритмами 

У каждого из нас есть множество встроенных ритмов, которым мы следуем; некоторые люди могут быть ранними пташками, которые делают работу рано утром, а некоторые могут быть полной противоположностью. У каждого есть только 24 часа, чтобы следовать этим ритмам. Придумав способ расставить приоритеты ваших ежедневных задач в соответствии с этими ритмами, вы повысите свою продуктивность.

Согласно исследованиям, проведенным научным писателем Дженнифер Акерман, наш организм вырабатывает гормоны, необходимые для продуктивной работы, через 2,5 часа после пробуждения. Это время, когда функции мозга и тела наиболее активны, что повышает продуктивность.

Корректировка вашей повседневной деятельности таким образом, чтобы после 2,5 часов хорошего ночного сна вы могли работать более продуктивно.

Например, если вы сразу же после пробуждения идете на работу, а после этого выполняете работу по дому, например, готовите и убираете, измените свой распорядок, чтобы выполнять работу по дому сразу после пробуждения. Этот переключатель поместит ваше рабочее время в 2,5-часовое окно после сна, что повысит производительность.

Следуйте приведенным ниже советам, чтобы этот план можно было адаптировать к вашим повседневным делам.

Составьте базовый план на каждый день

Признайтесь, все мы пытались работать по плану и потерпели неудачу. Это не тот план, о котором мы говорим, а базовый план, который будет намечать повестку дня на каждый день. Сформулировав этот план так, чтобы он соответствовал вашему наиболее продуктивному времени, вы сделаете свою жизнь быстрее. Вот пример обычного рабочего дня дома;

9 0066 Мытье непосредственно перед работой освежит ваше тело и разум

Основная задача	Цель	Идеальная продолжительность
Выполняйте повседневные дела сразу после пробуждения	Приготовление пищи и уборка сразу после хорошего ночного сна повышают активность мозга, предоставляя вам идеальную платформу для начала работы	30–60 минут
Освежение	30 минут
Начните день с самой важной задачи	Завершите самую важную рабочую нагрузку дня в это время, когда ваше тело находится на пике концентрации	от 90 до 120 минут
Обеденный перерыв	Используйте это время, чтобы снять стресс и зарядить организм энергией во время еды	30 минут
Продолжайте работать над менее важными задачами	Это время дня может быть самый сложный. Используйте это время для менее важной работы, такой как проверка и ответы на электронные письма	90–120 минут
Перерыв	Подготовьтесь к последнему рабочему сеансу	30 минут
Продолжить работу и составить план на следующий день	Завершить оставшуюся работу на день и подготовить план на следующий день.	90–120 минут
Дестресс	Завершите день пробежкой или примите горячий душ	60–90 минут

900 03

Эта подпрограмма не показывает конкретный период времени, что дает у вас больше свободы для выполнения работы в соответствии с вашим распорядком.

Ставьте более мелкие цели, используя эффект домино       

Одной из основных причин снижения эффективности и продуктивности является масштабность поставленной задачи. Управление большими проектами и заданиями всегда заставляет нас медлить и не выполнять работу до последней минуты. Этого можно избежать, разбив большие задачи на более мелкие. Лучше всего это сделать с помощью эффекта домино.

Эффект домино обозначает последовательность каждого события, которое инициирует другое связанное событие, которое необходимо выполнить. Точно так же завершение второстепенной задачи в отчете по проекту или задании инициирует необходимость выполнения другой задачи, необходимой для завершения проекта.

Достижение небольших целей придаст вам уверенности в завершении всего проекта, точно так же, как одна костяшка домино подбрасывает другую!

Шаг 2. Научитесь делать простые вещи быстрее 

Средний человек теряет значительное количество времени, выполняя простые повседневные задачи медленнее. Увеличение количества таких простых задач, как чтение, набор текста и ответы на электронные письма, значительно повысит вашу скорость и продуктивность. Есть много способов ускорить эти процессы, и мы перечислили лучшие из них;

Научитесь печатать быстрее 

Печатание — это то, чем мы все занимаемся в наши дни. В среднем человек печатает около 40 слов в минуту. При правильной технике и навыках эту скорость можно увеличить до 65–70 слов в минуту, что почти вдвое превышает средний показатель.

Это даст вам значительное преимущество на рабочем месте, а также повысит вашу общую скорость и производительность. Существует множество методов набора текста, таких как методы поиска и клевания и слепой набор. В целом, изучение метода слепой печати повысит вашу продуктивность, так как вы научитесь использовать все 5 пальцев при наборе текста.

Слепая машинистка следует процедуре, в которой определенные пальцы управляют определенным набором букв. Эта техника направлена ​​на создание мышечной памяти пальцев и букв. В этом методе помогают две выпуклости на буквенных клавишах «f» и «j» на современных клавиатурах.

Пройти бесплатные уроки можно по этой ссылке;

https://www.how-to-type.com/touch-typing-lessons/how-to-type-home-keys/

Научитесь читать быстрее

То же, что и набор текста, чтение — это то, чем мы все делать постоянно; будь то чтение книг или электронная почта. Обучение чтению и пониманию быстрее также приведет к повышению производительности.

Существует множество методов быстрого чтения, предназначенных для повышения скорости чтения. Эти методы следует рассматривать как обучение новому навыку, для освоения которого потребуется некоторое время.

Методы сканирования и ручного стимуляции наиболее подходят для новых читателей. Используйте метод сканирования, чтобы просмотреть содержание книги, прочитав введение, прелюдию и примечание автора.

Это даст вам общее представление о том, о чем книга. Затем вы можете начать пропускать некоторые строки, чтобы найти таблицы, текстовые поля и заголовки, где вы найдете нужную информацию.

В качестве альтернативы вы также можете использовать технику ручного шага, чтобы читать быстрее. Используйте свои пальцы, чтобы провести вас через строки, которые вы читали, как вы это делали в школе. Регулярно увеличивайте темп движения пальца, благодаря чему вы читаете быстрее. Как только вы освоите эту технику, вы сможете следовать более продвинутым методам быстрого чтения.

Используйте этот веб-сайт, чтобы проверить свои навыки чтения;

https://www.englishclub.com/reading/test.htm

Избегайте многозадачности 

Это может показаться непопулярным мнением, но многозадачность не способствует продуктивности! Хотя некоторые исследования в прошлом приветствовали многозадачность как продуктивный инструмент, современный предпринимательский мир советует вам избегать этого. Вот почему;

• Многозадачность создает ненужную нагрузку на мозг, что может привести к стрессу и депрессии 
• Отвлекает внимание. Хотя вы можете казаться отличным специалистом по многозадачности, вам может быть трудно сосредоточиться на фиксированной задаче 
• Долгосрочные последствия многозадачности включают частую усталость и неспособность наслаждаться спокойным сном

Шаг 3. Будьте дисциплинированы 

Дисциплина — одна из самых важных черт характера, которая также является последним шагом этой модели. Многим это слово может показаться скучным, но оно также означает быть вдохновленным, верным себе и реалистично относиться к своим краткосрочным и долгосрочным амбициям.

Хотя этот шаг не совсем практичен, как предыдущие шаги, эта философия поможет вам добиться значительного роста и производительности. Следуйте этим нескольким шагам, чтобы убедиться, что вы дисциплинированы каждый день.

Будьте вдохновлены 

Вдохновение, как правило, трудно найти в крысиных бегах, в которых мы все участвуем. Тем не менее, жизненно важно искать нашу истинную цель делать то, что мы делаем, и причины, стоящие за этим. Знание этой причины может просто дать вам дополнительный эмоциональный заряд, чтобы начать напряженный день. Задавайте себе следующие вопросы каждое утро, когда вы просыпаетесь;

• Какое самое важное задание я должен сделать сегодня?
• Что заставляет меня выполнять именно эту задачу?
• Принесет ли выполнение этого задания мне счастье? Если да, то почему?

В качестве альтернативы трижды в неделю задавайте себе следующий вопрос;

• Каковы мои жизненные цели?
• Работаю ли я над этим?
• Если моя жизнь закончится сегодня, я умру довольным?

Возможно, вы не знаете ответов на все эти вопросы. Регулярно задавая эти вопросы, вы поймете, что вам следует делать, чтобы получить вдохновение, что, в свою очередь, повысит продуктивность и сделает вас быстрее в жизни.

Совет от профессионала: Деньги могут быть повторяющимся фактором в приведенных выше ответах, и не относитесь к ним как к негативному аспекту. Скорее задайте себе вопрос, что мне дадут деньги? Это решило бы большую часть финансовых забот о вашей голове, которая является повторяющейся темой низкой производительности.

Будьте добры к себе 

Признайте, мы не чудотворцы и уж точно не можем работать и вести себя как роботы. Мы, люди, нуждаемся в постоянной заботе как о нашем физическом, так и о психическом благополучии. Итак, когда вы планируете свой распорядок дня и ставите перед собой четкие цели, всегда оставляйте время для отдыха. Это может быть достигнуто;

• Небольшие перерывы в работе во время работы
• Найдите новое свободное от стресса хобби, чтобы вернуться к нему после рабочего дня
• Имейте утренний и вечерний распорядок, чтобы придерживаться его
• Поставьте себя на первое место и побудьте в одиночестве время, занимаясь любимым делом
• Создайте сберегательный счет на черный день, чтобы получить дополнительную буферную зону на случай непредвиденных обстоятельств.

Кроме того, вы можете посмотреть это ASMR-видео на YouTube, когда почувствуете стресс;

Будьте реалистичны в отношении своих целей 

Отмечать эти галочки в списке дел может показаться одним из лучших чувств в мире, но могут быть нежелательные цели или действия, которые могут повлиять на вашу общую продуктивность. Наличие четкого набора целей при управлении своим психическим и физическим здоровьем — это прямой путь к тому, чтобы быть быстрее и продуктивнее в жизни. Вы можете достичь этого;

• Не считать повседневные задачи приоритетными. Например, уборка и мытье посуды не обязательно должны быть в списке, поскольку это повседневная задача.
• Использование списка только для важных дел на день. Использование списка дел таким образом сместит ваше внимание на самую важную задачу, необходимую на день
• Не добавляя ненужные задачи, вы можете просто отметить их галочками!

Часто задаваемые вопросы 

1. Как повысить продуктивность работы?

Вы можете быть более продуктивными, если будете делать постоянные перерывы, чтобы не отвлекаться, и научиться делать простые вещи быстрее. Изучение сочетаний клавиш и загрузка некоторых дополнений для проверки правописания, определения приоритетов в работе и отслеживания времени могут дать вам преимущество.

2. Как ускорить скучный день?

Главное здесь — перестать смотреть на часы! Вместо этого постарайтесь сосредоточиться на ключевых задачах на день и наверстать упущенное. Если вы дома, попробуйте принять холодный душ, чтобы повысить стимуляцию мозга и сделать день менее скучным.

3. Как выйти из рабочего блока?

Разбивка ключевых компонентов более крупного проекта и работа над простыми задачами — лучший способ преодолеть рабочий блок. Вы также можете попробовать переключить задачу на другую или сделать перерыв, занимаясь чем-то менее важным, например, отвечая на электронные письма.

 Заключение 

Мы надеемся, что эта статья ответила на большинство ваших вопросов и дала вам несколько полезных советов о том, как стать быстрее и продуктивнее в жизни.