Как планировать время чтобы все успевать: Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.

Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.

Все люди делают это

Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.

Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.

Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.

Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.

Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.

Сначала – о приятном

Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?

А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!

Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента

Приехали!

Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!

Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.

Один план хорошо, а два – лучше!

Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.

Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:

• Где мы в данный момент?
• Куда наступать?

Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.

Пожиратели – прочь!

Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.

Приоритеты

Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.

Разделяй и властвуй!

Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.

Учитесь у французов

Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!

Чистота – залог здоровья!

Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?

От звонка до звонка

Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.

Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.

Как спланировать свой день и успевать не менее 80 % от задуманного

8 февраля 2019

68134 просмотра

Дарья Игнатович

Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.

how2plan.ru

facebook.com/daria.ignatovich2

vk.com/dariaignatovich

Наверняка вам знакомо чувство вины и сожаления, когда вы не успеваете выполнить все задуманное, и ваши планы так и остаются только на бумаге.

Сама я не раз пробовала составлять расписание и строго ему следовать. О своих предыдущих попытках планирования я писала здесь, здесь и здесь.

Каждый раз это был новый виток, который позволял мне внедрить полезные привычки, привыкнуть к планированию и перестать воспринимать его как набор ограничений, с которыми нужно считаться. Ведь по большому счету самоорганизация нужна не только ради результатов.

Планирование помогает сэкономить время для себя, жить в удовольствие и получить больше свободы. Именно это всегда было для меня основным мотивом для планирования.

Я любитель систем. Мне нравится внедрять сразу несколько элементов, чтобы все вместе они работали как надо. Например, если это тайм-менеджмент, я использую стратегическое планирование и схемы, которые можно применять не только в работе, но и к разным сторонам жизни.

Однажды я поняла, что основная причина того, что мои планы остаются на бумаге – это нарушение своих ежедневных обещаний. Даже когда прекрасно знаешь, к чему стремиться, и у тебя нет проблемы выбора.

Процитировать в Твиттере

Планирование дня – главный для меня элемент тайм-менеджмента.

Лучший планировщик на неделю и на день, который мне попадался – американский ежедневник Full Focus от Майкла Хайятта. С ним моя жизнь была вполне удачной, но затем мне захотелось переделать его под себя, причем кардинально.

Проблема ежедневников (в моем случае) заключается в следующем: когда привыкаешь к формату, начинаешь вести его на автомате, не задумываясь. Если приходят идеи новых разделов, которых нет в планнере, становится непонятным – что с этим делать.

Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

★ Отсутствие строк. Ничто не должно ограничивать или определять, сколько задач мне нужно выбрать на день.
★ Возможность разделить задачи на дела разного калибра – от значимых и сложных к важным, но более простым.
★ На листе должно оставаться свободное пространство для фиксирования идей и новых, спонтанно возникающих, разделов.
★ Возможность визуализировать свой день и сопоставить его со списком выбранных дел.
★ Разделы для планирования утренних практик, вечерних, обучения и покупок.
★ Возможность заполнять квадратики сделанных дел.
★ Возможность использовать цвета.

Лучшим решением для меня оказался самый простой инструмент – лист белой бумаги. Именно с него теперь начинается мой день.

Планирование «больших камней»

В основу моего метода легла идея Стивена Кови о «больших камнях». Представьте, что у вас есть две банки, в которые нужно поместить набор больших камней, много гальки и песка. Если положить сначала песок, он спрессуется, а галька ляжет сверху. И крупные камни вряд ли войдут, так как все пространство банки уже будет заполнено.

Если вы сначала положите камни, потом засыплете гальку и песок, то все поместится, как на этой картинке. В тот же самый объем вы сможете вместить гораздо больше!

Это базовый принцип, по которому можно планировать дела как на день, так и на неделю.

Люди, которые чувствуют по жизни продвижение и позитивные изменения, как правило, ставят «большие камни» на первое место.

• «Большие камни» – задачи, выполнение которых приведет вас к лучшему будущему. Однако приступать к ним их порой совсем не хочется, поэтому мы чувствуем внутреннее сопротивление, самосаботаж, прокрастинацию.

На камни приходятся высокие затраты энергии, но и отдача соответствует. Завершая большие дела, вы испытываете эмоции в духе: «Победа, ура! Я молодец, я все могу!».

В моем случае большие дела это – написание постов, проведение вебинаров и живых эфиров, новые способы продвижения проекта, внедрение технических решений. Иногда – важная книга, курс или срочная задача.

• «Галька» – понятные задачи. Они важны, но не сильно продвигают нас вперед, зато занимают время. При равных условиях вы всегда выберете «гальку» – ей проще заниматься, и затраты на нее средние. Однако выполняя эти дела с утра до вечера, вы сильно устаете. Общее у этих задач то, что они понятны, поставлены на поток и не требуют сверхусилий.

В моем случае «галька» – это встречи, звонки, проверка заданий курса, написание уроков.

• «Песок» – дела самого мелкого калибра. Например, ответить на сообщение, отреагировать на обновление, сделать какой-то звонок, заказать вещи онлайн. Энергии на такие дела тратится очень мало.

Мой шаблон Листа на день выглядит так

Заполнять свой To Do List я предпочитаю от руки.

Пример одного из моих ежедневных планнеров:

Как я пользуюсь своим Листом на день

1. В начале недели записываю большим списком все задачи, что предстоят на этой неделе. Если некоторые привязаны по времени, я вношу их в соответствующий лист.
   Всего у меня листов пять на каждый будний день.
2. Вечером, после завершения всех задач, я от руки заполняю лист на следующий день.
3. Распределяю предстоящие дела на три группы: «камни», «галька» и «песок». Затем заполняю остальные графы, в зависимости от контекста дня.
4. Проделываю упражнение «мой день» и представляю, в какой части дня я могу выполнить те или иные дела.  
   Особенно это касается задач, которые не привязаны ко времени – выше риск, что они не будут сделаны.
   Эта практика помогает увидеть, нет ли проблемы между ожиданием и реальностью, не планирую ли я невозможного.
5. Утром беру заполненный лист и продумываю порядок действий. Это совсем несложно, когда вы уже проснулись, наметили основные дела и, прежде чем к ним приступить, хотите распределить – что и когда будет сделано.

Почему Лист удобен и работает в моем случае?

• Можно придумывать свои разделы, если какие-то из имеющихся потеряли актуальность.

• Легко подводить итоги – когда смотришь на лист в конце дня, многое становится понятным.

• Просто оценить, какие привычки преобладают и тормозят. Например, привычка делать  «гальку», брать в три раза больше ежедневных задач, чем в силах выполнить, ставить нереалистичные ожидания на день вроде «создать сайт».

• Лист заполняется наглядно, хочется завершить как можно больше пунктов. При этом он не становится исчирканным списком, а просто заполняется аккуратными квадратами.

Совет для тех, кто с трудом оценивает, сколько времени нужно на то или иное дело: приучите себя проставлять часы/минуты, потраченные на уже выполненные задачи.

Мне в этом помогает хронометр, который я веду больше года и прекрасно осознаю, на что уходит время и сколько займет то или иное дело. Хотя порой все равно ошибаюсь в прогнозах, чаще в большую сторону. Поэтому какое-то дело может занять больше отведенного на него времени. Например, на создание этой статьи я запланировала час, но при написании поняла – мне потребуется больше.

Как сделать так, чтобы план заработал

• Упрощать формулировки и следить, чтобы не было задач, занимающих больше часа.
• Делать хотя бы один шаг в намеченной задаче, это все равно продвижение. Например, почитать десять минут вместо получаса. Писать тридцать минут, а не час, и так далее.

Что делать, если не удается выполнить даже половину задуманного, несмотря на все планы и расписания? Все просто – взять чистый лист и с предвкушением нового дня заполнить очередную страницу 🙂

Чтобы применить этот способ планирования в жизни, скачайте «Лист на день». Вместе с листом вы получите инструкцию в виде текста и видео. Напишите мне на email или в личном сообщении ВКонтакте, и я пришлю вам шаблон.

 

Саморазвитие #Инструменты #Планирование 

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

3 простых шага / Блог компании Click.ru / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

• 3 менее важные задачи;

• 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

• карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

• индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

• ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

• ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

• коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

• в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

• если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

• удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

• «Таргет салон красоты»;

• «Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

• перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

• отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

• задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

• нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

• усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

• отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

• соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

• вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;

• автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

• ложиться и вставать в одно и то же время;

• ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

• не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

• записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

• выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

• выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

1. Для планирования задач и проектов:

2. Для контроля времени:

3. Для работы по технике Pomodoro:

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Три способа всё успевать и при этом высыпаться

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

Секрет первый.
Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

Секрет второй.
Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

Секрет третий.
Избегайте «поглотителей времени».

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

• Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить).Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».

• Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.

• Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

Как все успевать школьнику: советы правильного распределения времени

Автор: Наталья Визер

Каким может быть свободное время ребенка?

Прежде, чем узнать, как планировать время школьнику эффективно, чтобы он всё успел, нужно подробнее разобраться в том, что же такое свободное время школьника.

Вы же знаете, чем занимаются современные школьники, когда они свободны? Конечно, знаете, вы же сами такими были.

Наиболее популярные варианты:

• учатся и выполняют домашнее задание
• посещают тренировки, репетиторов, дополнительные занятия
• играют в компьютерные игры
• проводят по несколько часов в день в социальных сетя
• смотрят телевизор

Есть ли в этом списке то, что вы не одобряете? Возможно. Но сейчас мы не будем говорить о том, насколько полезны компьютерные игры и телевизионные программы для развития ребенка, и как было бы здорово, если бы ребёнок больше гулял. Некоторые сильно тревожные родители, у которых нет доверительных отношений со своими детьми, задают вопрос про досуг подростков интернету. Их интересует, что делают современные школьники, когда они не заняты. Отличный способ пощекотать себе нервы! Тем более, что коварный поисковик предлагает им такие запросы, как «чем занимаются подростки в свободное время фото», «чем занимаются школьники в свободное время шок» и тому подобное. Советуем вам все же ориентироваться на своих детей, а не на интернет.

Тайм-менеджмент позволит успеть больше

Итак, как научить ребенка планировать свой день? Самый интересный и эффективный способ — познакомить его с основами тайм-менеджмента, или управления временем.

Тайм-менеджмент – это искусство эффективно управлять своим временем.

Если думать более глобально, тайм-менеджмент – это верное средство для достижения своих целей и качественной жизни в целом. Изучив его основы, ребёнок узнает:

• что такое планирование, и все его плюсы
• как быстро и просто принимать решения, не теряя минуты и часы на долгие раздумья, успевать справиться с делами
• как успевать делать все, что необходимо
• как освободить несколько часов свободного времени в день
• как правильно организовать себя, чтобы всё успеть
• что такое лень, и как ее использовать себе во благо
• как достигать больших результатов, за более короткие сроки
• как определять свои истинные желания и ставить цели в соответствии с ним

Самое главное, что все эти знания пригодятся и в школе, и в университете, и на работе. Умение четко выстраивать свою деятельность необходимо людям любого возраста, и чем раньше ему научиться, тем лучше. Результатом освоения тайм-менеджмента станет получение сразу же нескольких навыков, необходимых каждому современному человеку:

• правильная расстановка приоритетов
• планирование
• определение каналов утечки драгоценных часов и минут, коррекция своей деятельности
• точный расчет времени для решения задач

Важно не только узнать, как научить подростка планировать, его нужно этому обучить.

Эксперимент, который покажет ребенку эффективность тайм –менеджмента.

Как известно, умение ставить себе цели и достигать их, грамотное планирование – ключ к успешной учёбе и счастливой жизни.

У современных детей, да и у взрослых тоже, часто возникают вопросы:

• Почему я ничего не успеваю?
• Как перестать опаздывать в школу, посещать кружки и секции, выполнять домашние задания, отдыхать и общаться с друзьями?
• Что делать с тем, что есть столько дел, которые я совсем не хочу делать?

Предлагаем выполнить домашний эксперимент под названием «Зачем мне нужны цели или как всё успеть»

Суть тайм-менеджмента заключается том, чтобы правильно и эффективно распределять временные ресурсы. А это напрямую зависит от постановки целей. Потому что, когда знаешь, куда идешь, когда есть основная задача, дорога становится ясной и все второстепенные дела даются проще.

Выполняйте задание вместе с ребёнком – это интересно, и есть возможность в итоге обсудить результаты, сделать выводы.

Вам понадобится:
Кастрюля 1 л., упаковка гречки/фасоли/гороха и т.д., 1 апельсин, 3 мандарина.

Что делаем:

1. Возьмите кастрюльку, насыпьте туда крупу. Теперь попробуйте положить туда мандарин, апельсин.
2. Теперь положите сначала мандарины потом апельсин, потом крупу.
3. Теперь — сначала апельсин, потом мандарины, потом крупу.

В каком случае уместилось все? Конечно, В 3!

Теперь обсудите результат- Апельсин — это наши крупные дела, мандарин — средние, крупа — мелочи. Выходит, что можно заполнить свой день мелочами, и больше ничего в него не поместится. А можно ориентироваться на важное, заполировать его, потом выполнить второстепенные дела, портом мелочи. Попробуйте, тут и для воды место останется!

Пообщайтесь с ребенком на тему «чем бы я хотел заполнить свой день, что важно для меня? Расскажите ему о своём дне.

Как научить ребенка планировать день?

Заставить это сделать не получится, школьник должен понимать, что это – интересно и очень полезно для него. Именно поэтому такие практические упражнения – эксперименты максимально подходят для обучения тайм менеджменту. Главный принцип – это наглядность и удобство.

Хотите помочь ребенку всё успеть – научите его планировать и соблюдать расписание, в обучении используйте максимум интерактива.

Как организовать расписание школьника – планирование и дедайны?

Этот вопрос возникает у родителей уже в 1 ом классе. Но чем старше становится школьник, тем больше у него обязанностей и занятий.

Вывод один – стоит начинать как можно раньше. Будем учиться составлять с соблюдать расписание.

Если вы сделали эксперимент, то уже поговорили о том, почему стоит ставить цели и планировать.

Расписание – это ВАЖНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ КОНТРОЛЯ СВОЕГО ВРЕМЕНИ И ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ.

Вот несколько важных моментов — зачем иметь расписание

• Это возможность видеть картину дня — чем на самом деле занят день,
• Тестировать цели на реалистичность, понимать, можно ли добавить ещё что-то в расписание, или на новые задачи просто не хватит времени
• Это возможность контролировать своё время, распоряжаться им самостоятельно.
• С помощью расписания можно определить, подросток занят, он сможет предупредить об этом родителей и предотвратить ненужные конфликты

У ребёнка обязательно должно быть свободное время!

Несколько способов планирования

Расписанный день/неделя/месяц

Наверняка, вы встречали такой метод. В этом случае, каждый день расписывается по часам, когда ты должен что успеть и сделать. Конечно, можно так панировать, но всегда будут возникать НО. Что – то случилось, не успел. Попросил помочь друг – а ты не справился с расписанием, и скорее всего стало грустно. Наверняка, вы или ваш школьник пробовали так планировать день и разочаровались в этом способе.

Пример жесткого расписания

• 8:00 Подъём
• 8:05 Заправить кровать
• 8:10 Умыться
• 8:15 Завтрак и тд
• 8:30 Выйти в школу и т.д.

Уже стало не по себе, правда?…

Гибкое и жесткое планирование – реальный способ всё успеть

Жёсткая часть – это то, что обязательно привязано ко времени + дорога.

Все секции, школа, походы в кино, встречи с друзьями. То есть, если нужно быть в школе в 9:00, а добираться туда 30 минут, значит школа начинается в 8:30

Гибкая часть – дела, которые нужно делать, но они не привязаны к конкретным часам.

Например, нарисовать картину для кружка, выполнить домашнее задание, убраться дома (если не четкой договоренности, когда это должно произойти).

Дедлайн – тот срок, когда должно быть выполнены задания из гибкой части.

ВАЖНО, ЧТОБЫ ДЕДЛАЙНОВ НЕ БЫЛО МНОГО.

Потому что всегда будет люди, которые всё же буду претендовать на ваше время, и непредвиденные обстоятельства. То есть, если нужно подготовить доклад в среде, лучше не ставить дедлайн на вечер вторника.

Для того, чтобы расписание работало, важно познакомить своих близких с ним!!!

Составляем расписание – практическое упражнение для детей

Переложите ребенку выполнить задание, а лучше – сделайте его вместе.

1. Нарисуй таблицу – дни недели.
2. Заполни её сначала жёсткую часть (удобно, что эта часто в течении всего года почти неизменна, и её придётся сделать только раз.
3. Теперь заполни гибкую часть.
4. Выдели СВОБОДНЫЕ ЧАСЫ– не занятые ничем.

Теперь то что получилось – вешаем на видное место и пробуем соблюдать!

Тайм менеджмент для детей и подростков – курсы в центре К.О.Т.

В нашем центре был разработан тренинг «Управляй временем», на котором мы научим вашего ребёнка всему вышеперечисленному. Наши профессиональные тренера умеют увлечь детей, найти индивидуальный подход к каждому.

Программа интересная, содержит много практики и много раз доказала свою эффективность – тренинги по тайм менеджменту проводятся в центре К.О.Т. с 2019 года! Узнать программу и записаться можно на нашем сайте или по телефону +7 495 135 15 45.

Тест – умеет ли Ваш ребенок распределять своё время.

Если Вам интересно, насколько развиты навыки планирования и управления временем у ребенка – просто ответьте на несколько вопросов тест и получите ответ.

Кроме того, в зависимости от результата, вы получите рекомендации психологов по развитию этого навыка и полезные советы на каждый день!

Пройти тест

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой подразумевается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точный M, , достижимый, A, , R, , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

• Важные и срочные: Выполняйте эти задачи сразу.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы сможете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте наперед Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

• Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
• Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
• Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он показывает

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время.Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете полагать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить приложение, такое как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели.Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Перед тем, как уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут оказаться немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это значит, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания глупо легко разделить между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но без причины останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон.
• Вы пробуете новую программу тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда не полностью заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то очевидно, что хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем счастлив помочь вам с этим. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше в выходные и, возможно, сократить время просмотра телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Среднестатистический американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и убедитесь, что все вещи возвращаются на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

10 советов по эффективному управлению временем

Мегги Нахабедян | минута чтения

Время летит — всегда. Это делает время переменной, которую трудно контролировать и отслеживать.И как только время ускользнет, ​​его уже никогда не вернуть. Для компаний потерянное время равняется потерянным долларам.

В деловой среде, где сотрудники и квалифицированные специалисты нанимаются на основе их вклада и производительности в установленное время, это прекрасное время, чтобы научить их навыкам управления временем. Почему? Они не только будут лучше следить за временем, но и будут иметь возможность отслеживать свой прогресс в проектах и ​​вносить свой вклад в успех компании.

Осознание времени приведет к самосовершенствованию и достижению цели.Это верно как для вашей работы, так и для личной жизни. Как лучше всего управлять временем? Применение этих 10 советов — хорошее начало.

1. Проверьте время

Точно знайте, как вы проводите свое время. В офисе вы должны знать задачи, которые крадут ваше время. Тогда ты сможешь что-нибудь с этим поделать. Например, вы можете потратить час на электронную почту, вместо того чтобы выполнять важные проекты. Точное знание того, на что уходит ваше время, может помочь вам принять решение о делегировании задач или покупке программного обеспечения для ускорения некоторых низкоуровневых процессов.

2. Установите ограничение по времени

Установка ограничения по времени для задачи может быть забавным. Фактически, это может быть похоже на игру. Некоторые компании фактически делят сотрудников на группы, и группа, которая первой завершает проект или задачу, получает вознаграждение. Вы можете применить этот принцип к любой задаче. Установите определенный временной лимит, например час или два. Затем попытайтесь завершить задание в отведенное время и почувствуйте волнение, когда вы это сделаете.

3. Использование программных средств для управления временем

Технологии управления временем более сложны.Различные приложения даже помогают отслеживать время сотрудников, чтобы вы могли следить за их приходом и уходом. Интернет предлагает множество приложений и инструментов, некоторые из которых полезны для управления бизнесом, особенно для мониторинга и оценки повседневных процессов. Для многих приложений расширенные функции платных версий также могут дать вам дополнительный контроль и лучший пользовательский интерфейс.

4. Составьте список дел

Составьте список, чтобы сэкономить время. Если у вас есть список, вам никогда не придется гадать, что стоит на повестке дня или что делать дальше.Действительно, список позволяет вам сосредоточиться и мотивировать, сосредоточиться на чувстве сладкого удовлетворения каждый раз, когда вы отмечаете задачу из своего списка. Списки также позволяют вам видеть и отслеживать свой прогресс. Даже если вас окружают отвлекающие факторы, список будет держать вас на правильном пути.

5. Заблаговременное планирование

Заблаговременное планирование — важная часть управления временем. В идеале вы должны планировать заранее на неделю или, по крайней мере, накануне. Когда вы точно знаете, что нужно сделать в течение дня или недели, вы останетесь организованным и сосредоточенным.Вы можете разбить задачи на несколько дней, чтобы заранее узнать, сколько времени потребуется для завершения проекта. Даже если вы потратите всего несколько минут на планирование заранее, это может изменить ваш стиль работы.

6. Начинайте с самых важных дел

Выполняйте самые важные дела утром. Все эти стрессовые задачи, большая часть вашей работы, самые тяжелые задачи — выполняйте их утром. Причина проста. По утрам у вас больше всего энергии, поэтому вы сможете качественно и грамотно решать поставленные задачи.Кроме того, чувство выполненного долга в том, что вы сделаете в первую очередь самое важное, сделает остаток дня намного лучше.

7. Делегирование и аутсорсинг

Вы не можете сделать все в одиночку, поэтому расслабьтесь и делегируйте полномочия. Может быть, вам пора научить кого-то выполнять простые процессы на работе или в офисе. Это позволяет вам сосредоточиться на более крупных проектах или более сложных задачах. Вы даже можете передать работу опытному фрилансеру и сэкономить деньги.

8. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если вы решили выполнить задачу, доведите ее до конца — завершите ее. Избегайте выполнения половинной работы, что означает отказ от текущей задачи и выполнение чего-то совершенно другого. Один из примеров половинной работы — написание отчета, а затем внезапная проверка электронной почты без причины и написание ответов. Это не только плохой тайм-менеджмент, но и плохая концентрация. Вы потеряете импульс. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и избегайте этих ловушек.

9.Внесите некоторые изменения в свое расписание

Если вы чувствуете себя более энергичным в определенное время дня, измените свое расписание, чтобы принять это. Максимально используйте свое время. Некоторые люди более энергичны по утрам, а некоторые — полуночники. Если вы выберете наиболее подходящий для себя график, вы получите возможность делать больше.

10. Избегайте совершенства

Не позволяйте совершенному быть врагом хорошего, как говорится. Избегайте чрезмерного анализа всего, что вы делаете. Однако это не значит, что нужно быть небрежным.Делай все возможное — всегда. Но совершенство может увести вас вниз, так что не думайте об этом. После того, как вы выполнили задачу и приложили все усилия, вам нужно двигаться дальше.

Эффективное управление временем в конечном итоге является результатом правильного отношения и приверженности своим целям. Программные инструменты могут помочь вам в управлении временем, и существует множество календарей и устройств для отслеживания времени, которые помогут вам эффективно управлять временем.

Какие бы советы или инструменты вы ни использовали, используйте свое время с умом, но также выделяйте время для отдыха и релаксации, чтобы вы были счастливы и мотивированы на протяжении всей жизни.

Какие советы и приемы вы используете, чтобы лучше управлять своим временем или своей командой?

Хотите более эффективно распоряжаться своим временем для выполнения работы? Ознакомьтесь с советами по повышению продуктивности при работе из дома.

---

Мегги — писатель, менеджер по социальным сетям и контент-маркетингу, работающая с AMGtime. Она интересовалась маркетингом и менеджментом с юных лет и хочет поделиться своими творческими идеями и необычным подходом к маркетингу с другими.Мегги глубоко убеждена, что маркетинг — это все, и это важная часть нашей жизни. Она регулярно предоставляет концепции о том, как продавать продукты, услуги и мероприятия, как управлять временем, сотрудниками и т. Д.

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

• Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
• Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
• Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
• Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
• У вас достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
• Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — это единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы решили, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2: Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения задач в коучинге и надзоре.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3: Планирование высокоприоритетных действий

Просмотрите свой список дел , а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?» может помочь вам определить лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет сложно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам гибкость, необходимую для перегруппировки задач и реагирования на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Запланировать свободное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели , оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы достигнете пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам второй, третий и четвертый и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы. . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж. Вы можете достичь своего, потратив свое время. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав другим людям, аутсорсинг ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи .Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Следуйте этому шестиэтапному процессу, чтобы подготовить свое расписание:

1. Определите время, которое у вас есть.
2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
4. Заблокируйте соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
5. Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.

Скачать лист

10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

Время чтения: около 8 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все испытали на себе проблемы тайм-менеджмента на работе.Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только соберетесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас есть встречи до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом.У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.

Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по управлению рабочим временем, которые помогут вам начать работу.

1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время.Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. Этот аудит поможет вам:

• Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определите временные отстойники.
• Сосредоточьтесь на деятельности, которая приносит наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем).Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — так вы будете знать, когда работать над проектами, требующими максимальной концентрации и творческого подхода.

2. Составьте распорядок дня и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день.Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если вы все изложите на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая дела, которые крутятся у вас в голове. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

Узнать больше

3. Разумно расставляйте приоритеты.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности.Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей. Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, который можно найти в книге Стивена Кови « Сначала первые дела, ». Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Вот более подробный взгляд на каждый из этих квадрантов:

• Важно и срочно: У этих задач есть важные сроки с высокой срочностью — выполняйте их сразу.
• Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
• Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно.Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
• Срочно и неважно: Эти действия имеют мало, если вообще имеют значение, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время.Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

Меньше откладывайте на потом и будьте более эффективными с Матрицей Эйзенхауэра .

Узнайте, как его использовать

4. Сгруппируйте похожие задачи.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, поскольку это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5. Избегайте тяги к многозадачности.

Это один из простейших советов по тайм-менеджменту на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения.Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

Часть создания вашего расписания должна включать в себя установление временных рамок для задач, а не просто работу до их завершения.Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может показаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени.Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

Пример Timeboxing (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

7. Создайте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть.Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы.Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена.Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными.Ключом к управлению личным временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт, в мгновение ока.

11 советов по управлению временем, которые действительно работают

Вы чувствуете необходимость быть более организованным и / или более продуктивным? Вы проводите свой день в безумной активности, а затем задаетесь вопросом, почему вы не достигли многого? Тогда эти советы по тайм-менеджменту для вас — они помогут вам повысить продуктивность и сохранять хладнокровие и собранность.

1. Осознайте, что тайм-менеджмент — это миф

Это первое, что вам нужно понять о тайм-менеджменте: независимо от того, насколько мы организованы, в сутках всегда всего 24 часа. Время не меняется. Все, что мы на самом деле можем управлять, — это мы сами и то, что мы делаем со временем, которое у нас есть. Цените это. Усвоите это. И как можно скорее переходите к следующему совету.

2. Узнайте, на что вы тратите время

Многие из нас становятся жертвами расточителей времени, которые крадут время, которое мы могли бы использовать гораздо более продуктивно.Какие у вас временные бандиты? Вы проводите слишком много времени в Интернете, читаете электронную почту, отправляете сообщения в Facebook, отправляете текстовые сообщения или совершаете личные звонки?

В опросе, проведенном salary.com, 89 процентов респондентов признались, что каждый день тратят время на работу:

• 31 процент отходов примерно 30 минут ежедневно
• 31 процент отходов примерно один час в день
• 16 процентов отходов примерно два часа в день
• 6 процентов отходов примерно три часа в день
• 2 процента отходов примерно четыре часа в день
• 2 процента тратят пять или более часов ежедневно

Вы расточитель времени? Отслеживание повседневной активности помогает сформировать точную картину того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, что является первым шагом к эффективному управлению временем.

3. Создание целей управления временем

Помните, что управление временем на самом деле направлено на изменение вашего поведения, а не на изменение времени. Хорошее место для начала — это исключить личные траты времени. Например, в течение одной недели поставьте себе цель не отвечать на личные телефонные звонки или отвечать на текстовые сообщения, не связанные с работой, во время работы.

4. Внедрение плана управления временем

Считайте это продолжением третьего совета по тайм-менеджменту.Цель состоит в том, чтобы со временем изменить свое поведение, чтобы достичь любой общей цели, которую вы поставили перед собой, например, повысить свою продуктивность или снизить уровень стресса. Поэтому вам нужно не только ставить конкретные цели, но и отслеживать их с течением времени, чтобы увидеть, достигаете ли вы их.

5. Используйте инструменты управления временем

Будь то планировщик, программа или приложение для телефона, первый шаг к физическому управлению своим временем — это узнать, куда оно идет сейчас, и спланировать, как вы собираетесь проводить свое время в будущем.Например, программное обеспечение, такое как Outlook, позволяет легко планировать события и может быть настроено так, чтобы напоминать вам о событиях заранее, что упрощает управление временем.

6. Безжалостно расставляйте приоритеты

Вы должны начинать каждый день с занятия, расставляя приоритеты задач на этот день и устанавливая контрольный показатель производительности. Если у вас есть 20 задач на день, сколько из них вам действительно нужно выполнить?

7. Научитесь делегировать и / или передавать на аутсорсинг

Делегирование — одна из самых сложных вещей для многих владельцев бизнеса, но независимо от того, насколько мал ваш бизнес, вам не нужно быть представителем одного человека — вам нужно позволить другим людям нести часть бремени. .Делегирование делится задачами, которые лучше передать кому-то другому, чтобы вы могли максимально использовать имеющееся у вас время.

8. Установите распорядки и придерживайтесь их как можно больше

В то время как кризисы будут возникать, вы будете гораздо более продуктивны, если будете большую часть времени следовать распорядку. Для большинства людей создание распорядка и следование ему позволяет сразу приступить к повседневным задачам, а не тратить время на то, чтобы начать работу.

9. Выработайте привычку устанавливать временные рамки для задач

Например, чтение и ответ на электронную почту могут занять весь день, если вы позволите.Вместо этого установите для этой задачи ограничение в один час в день и придерживайтесь его. (Самый простой способ сделать это — выделить для этой задачи твердый отрезок времени, а не отвечать по электронной почте по запросу.)

10. Убедитесь, что ваши системы организованы

Вы тратите много времени на поиск файлов на своем компьютере? Найдите время, чтобы организовать систему управления файлами. Ваша файловая система тормозит вас? Повторите его, чтобы он был организован до такой степени, что вы могли быстро получить то, что вам нужно.

11. Не трать время на ожидание

От встреч с клиентами до визитов к стоматологу невозможно избежать ожидания кого-то или чего-то. Но вам не нужно просто сидеть и вертеть пальцами. Технологии позволяют легко работать, где бы вы ни находились; ваш планшет или смартфон поможет вам оставаться на связи. Вы можете читать отчет, проверять электронную таблицу или планировать свою следующую маркетинговую кампанию.

Бонусный совет: ваше время принадлежит вам

И вот самый важный совет по тайм-менеджменту.Вы можете контролировать и выполнять то, что хотите, — как только вы разберетесь с мифом об управлении временем и возьмете свое время под контроль.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время.Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.

---

Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое время не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете задачи в одну из 4 групп:

1. Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
2. Отложить: важные, но несрочные задачи.
3. Делегат: Срочные, но не важные задачи.
4. Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

---

Совет № 3: Создайте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

---

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

---

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг еще не полностью проснулся. У загруженного мозга меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

---

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получают только 20% его входных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы — владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент для отслеживания времени, поскольку это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

---

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

---

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты либо на более мелкие задачи, либо на временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

---

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Мы все время от времени можем использовать небольшой импульс.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методам повышения производительности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

---

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовлетворение в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

---

Совет №11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.

---

Совет № 12: Не отвечайте сразу.