Как правильно расставить приоритеты: Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Как грамотно расставить приоритеты и работать эффективнее

У большинства дизайнеров — работающих как на себя, так и в компании — есть список дел, полный всевозможных задач, требующих внимания.

Например, закончить проект для одного клиента, составить смету для другого, ответить на электронные письма, поработать над финансовым отчетом и т.д.

Когда тебя ожидает так много дел, связанных с разными проектами, расстановка приоритетов становится настоящей проблемой. Эта задача может показаться сложной новым фрилансерам, которые только начинают покорять отрасль и опасаются огромной рабочей нагрузки.

Продуктивность важна, однако еще важнее понять, какие задачи требуют особого внимания. Лишь в этом случае вы сможете действительно эффективно использовать свое время.

Фото Envato Elements

Давайте рассмотрим 7 советов о том, как и по каким критериям расставить задачи в приоритетном порядке, если вы столкнулись с трудностями, работая над творческим проектом.

1. Соблюдайте дедлайны

Когда вы работаете с клиентами, наиболее очевидный фактор, определяющий приоритетность и срочность задачи, — дедлайн. Если приближается срок сдачи проекта и вы не успеваете закончить все вовремя, следует сфокусироваться на соответствующей задаче.

Соблюдение сроков — важнейшее условие предоставления клиентам положительного опыта, поэтому большинство дизайнеров понимают, какую значительную роль играют дедлайны при расстановке приоритетов.

Как фрилансер, вы являетесь бизнес-партнером своего клиента и должны нести ответственность за своевременное и качественное выполнение задач. Люди, которые работают много и подходят к организации своего рабочего процесса с умом, считают, что расстановка приоритетов — наиболее эффективный способ получить максимальный результат.

2. Установите промежуточные дедлайны

Если у проекта есть лишь финальный дедлайн, постарайтесь разбить всю работу на несколько этапов или частей. Установите для каждой промежуточной задачи свой срок выполнения. Лишь завершив работу в срок, вы сможете перейти к следующему шагу. Эти дополнительные дедлайны помогут вам грамотно расставить приоритеты.

Таким образом, вместо одного окончательного дедлайна, который кажется далеким, у вас будет четкое представление о том, из каких этапов состоит работа и что необходимо делать прямо сейчас, чтобы завершить ее вовремя.

Вам даже не обязательно сообщать клиенту о тех промежуточных дедлайнах, которые вы для себя определили. Просто используйте их для того, чтобы придерживаться графика и видеть общую картину.

Такой подход скажется и на других проектах, над которыми вы работаете в данный момент. Если в одном из них возникнут непредвиденные обстоятельства, вам может потребоваться дополнительное время, изначально отведенное на выполнение других задач. Придерживаясь графика, вы можете эффективно расставить приоритеты, а не просто бездумно тратить время на то, чтобы наверстать упущенное.

3. Подумайте о последствиях

В жизни каждого дизайнера наступает момент, когда он просто не понимает, как же сделать все вовремя. Если вашего внимания требуют сразу несколько задач, и вы не знаете, как расставить приоритеты, подумайте о последствиях невыполнения работы или несоблюдения сроков. Скорее всего, они будут отличаться от одной задачи к другой.

Например, если вы не успеете закончить проект одного клиента к дедлайну, последствия будут катастрофическими. Может быть, от того, завершите ли вы свою работу к определенной дате, зависят другие важные мероприятия, например, маркетинговая кампания. Однако если вы немного отстанете от графика в другом проекте, никаких серьезных последствий не наступит. 

Еще один фактор, который следует принять во внимание, — отношения с конкретным клиентом. Если вы работаете с клиентом давно и всегда соблюдали сроки, он, скорее всего, войдет в ваше положение (все зависимости от ситуации). Если же вы работаете с новым клиентом и надеетесь продолжить сотрудничество с ним, а также хотите, чтобы он порекомендовал вас своим знакомым, важно наладить отношения и выполнить работу в приоритетном порядке, даже в ущерб другим задачам.

4. Учитывайте порядок расчетов

Важно также учесть, как выполнение задачи скажется на получении оплаты. Может быть, речь о проекте, в котором вознаграждение предусмотрено за выполнение каждого этапа. Если вы всего лишь в нескольких шагах от достижения одной из подобных вех, вам, возможно, стоит уделить больше внимания этой работе, чтобы быстрее получить оплату.

Кроме того, может возникнуть ситуация, когда клиент уже перевел всю сумму, и вам необходимо завершить проект. Такая задача будет приоритетной, ведь клиент уже заплатил за ваше время.

Если вы фрилансер, вы всегда должны помнить о деньгах. Проанализировав свою финансовую ситуацию, а также порядок и сроки перечисления вознаграждения, вы поймете, над чем именно нужно работать, чтобы выстроить по-настоящему эффективный бизнес.

5. Оцените, сколько времени требуется

В некоторых случаях за наше внимание конкурируют две или более одинаково срочных задачи. Однако обычно для их выполнения требуется разное количество времени.

Я предпочитаю отдавать приоритет работе, которая занимает меньше времени, чтобы быстрее вычеркнуть ее из своего списка дел и иметь возможность более эффективно сфокусироваться на оставшихся задачах.

Фото Vecteezy

6. Ставьте цели на месяц и отталкивайтесь от них

Поставив цели, вы сможете определить, какие именно задачи внести в список дел. Этот процесс станет немного проще, если прежде чем составлять список дел на день, вы посмотрите на ситуацию в целом. Попробуйте начать с определения целей на месяц. Затем подумайте, какие конкретные действия или задачи необходимо выполнить, чтобы достичь результатов.

Запланируйте самые срочные дела — те, у которых есть дедлайны, и те, которые являются основополагающими для выполнения других задач — на первую неделю месяца. После этого вы можете составить более подробное расписание, разделив задачи на несколько шагов и определив, какие из них нужно выполнить в тот или иной день.

Такой способ расстановки приоритетов гораздо эффективнее, чем попытки решить, над чем работать сегодня, не задумываясь об общей картине. Когда у вас есть списки дел на недели и месяцы, в дополнение к спискам на день, вы можете увидеть, как каждая задача влияет на другие, и в результате приоритеты становятся очевидными.

Кроме того, устанавливайте конкретные финансовые цели, которые помогут вам сохранить мотивацию.

7. Выделите время для своих личных проектов

Помимо работы над проектами клиентов, в жизни каждого дизайнера есть и другие важные задачи: просмотр обучающих видео, чтение интересных книг, доработка собственного сайта-портфолио, ведение блога и т.д.

Обычно все эти дела уходят на второй план, поскольку они кажутся не такими уж значимыми, по сравнению с другими пунктами в вашем списке. Но в долгосрочной перспективе подобные личные проекты, развитие и совершенствование очень важны для вашей карьеры.

Лучший способ не забывать об этих задачах — выделить для них время в своем расписании. Примите решение, что будете посвящать им минимум 10% своего времени (или другое количество), и запланируйте на каждую неделю проекты и мероприятия, которые помогут вам достичь новых профессиональных высот.

Если вы этого не сделаете, то, скорее всего, вы никогда не займетесь собственным развитием, поскольку новые более важные задачи будут появляться постоянно.

Дополнительные советы

1. Сведите к минимуму перерывы и помехи

Если вы одновременно работаете над несколькими проектами, вы не сможете постоянно отвлекаться на неожиданные телефонные звонки и при этом эффективно выполнять свою работу. Исследования показывают, что даже короткие перерывы могут катастрофически сказаться на вашей продуктивности.

Вы каждый раз теряете ход мысли, и поэтому тратите на работу больше времени, чем планировали. В крайних случаях слишком частые паузы могут привести к срыву сроков.

Как же свести к минимуму подобные перерывы:

• Планируйте звонки. Сообщите своим клиентам, что отвечаете только на запланированные звонки. Попросите их заранее отправить электронное письмо, когда они захотят поговорить с вами. Также отметьте, что вы отвечаете на короткие вопросы письмом.
• Специальные часы. Некоторые фрилансеры выделяют на созвоны с клиентами час или два в день. Если вы решили сделать так же, сообщите, в какое время вы будете свободны. Вы можете работать над менее важными задачами, пока ожидаете звонка.
• Наймите ассистента, который будет фильтровать звонки. Если ваши клиенты привыкли, что вы всегда на связи, это может быть лучшим решением. Они получат возможность сразу поговорить с живым человеком, а помощник быстро сообщит вам, если возникнет какая-то чрезвычайная ситуация.

Если эти варианты не работают, а клиент требует, чтобы вы постоянно были на связи, потребуйте дополнительной оплаты за эту услугу.

2. Устанавливайте сроки с запасом для выполнения важных задач

На самом деле, несмотря на все усилия, большинство фрилансеров недооценивают время, необходимое для реализации проекта, ведь процесс включает множество переменных. Поэтому здесь легко ошибиться.

Лучший способ не пропустить дедлайн из-за неправильной оценки сроков или непредвиденных обстоятельств — попросить немного больше времени для завершения проекта, чем вы запланировали.

Это даст вам возможность поработать над другими приоритетными задачами, если что-то пойдет не так. Если же все хорошо, вы всегда можете сдать проект раньше срока.

3. Поддерживайте связь с клиентами

Еще один важный совет при работе с несколькими клиентами — регулярно поддерживать связь с каждым из них. Это не значит, что вы должны заваливать их электронными письмами или назначать многочисленные встречи. Но когда речь идет о длительных проектах, обязательно связывайтесь с ними, особенно по завершении конкретного этапа, и быстро отвечайте на их письма.

Также важно сообщать о любых проблемах или вопросах, которые у вас возникли. Как можно скорее поставьте клиента в известность, если не успеваете выполнить работу вовремя. Если клиент всегда будет в курсе того, как продвигается работа над его проектом, он сможет более эффективно строить планы на будущее.

4. Выполняя задачу, следуйте инструкциям

Одна из основных причин неудовлетворенности клиентов — фрилансеры, которые не следуют инструкциям. Если вы новичок в этом деле, вы, возможно, думаете: “Я бы никогда так не поступил”. Но когда вы торопитесь, неправильно понять указания клиента или перепутать инструкции разных клиентов очень просто.

Чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, несколько раз просмотрите все свои переписки с клиентом, прежде чем приступить к работе, а также возвращайтесь к ним на разных этапах реализации проекта. Если вам что-то непонятно, сразу же спросите об этом.

5. Дайте клиентам больше, чем они ожидают

Последний совет, который касается работы с несколькими клиентами одновременно, касается их удержания. В отличие от традиционной работы, где работодатель обычно выплачивает сотрудникам при увольнении выходное пособие, ваши клиенты могут прекратить отношения с вами в любой момент без дополнительных компенсаций. Поэтому, естественно, вы заинтересованы в том, чтобы они были довольны.

Один из способов сделать так, чтобы клиенты возвращались к вам снова и снова — превзойти их ожидания. Это можно сделать следующим образом:

• Досрочно закончить проект
• Привлечь внимание клиента к информации, которая может ему помочь
• Прорекламировать проект клиента через свои социальные сети и т.д.

6. Составьте список основных задач и расставьте приоритеты

Такой список поможет вам не упустить важные задачи, которые необходимо выполнить. Конечно, вам все равно нужно будет расставить их в приоритетном порядке, чтобы знать, что делать в первую очередь.

Сначала запишите все, что требуется сделать в рамках проекта, а затем определите наиболее важные и срочные задачи. Приложив совсем немного усилий, вы составите список приоритетных дел, который поможет вам оставаться на верном пути.

7. Поймите, что расстановка приоритетов — не точная наука

Если составить список дел легко, то правильно расставить приоритеты — намного сложнее. Иногда вам придется опираться на свою субъективную оценку. Однако со временем у вас будет получаться все лучше и лучше, а на управление проектом станет уходить меньше времени и усилий.

Приложения для управления проектами, которые подойдут дизайнерам и фрилансерам

Грамотное управление проектами — важный аспект эффективной работы, который определяет, насколько приятным будет опыт клиентов. Вне зависимости от того, фрилансер ли вы, сотрудник маленького агентства или член большой команды, вам придется часто общаться с клиентами и учитывать множество деталей.

Необходимо иметь надежную систему управления проектами. В этом может помочь специальное программное обеспечение. Вот несколько наших любимых приложений с отличным функционалом:

• Basecamp
• Active Collab
• Mavenlink
• Smartsheet

Заключение

Хотя навык расставлять приоритеты нельзя назвать одним из самых эффектных, для фрилансера или дизайнера — это необходимость. Следуя советам из этой статьи, вы сможете надлежащим образом расставить рабочие задачи в порядке приоритетности. Помните о тех факторах, которые необходимо учитывать, и у вас все получится. Сделайте управление проектами своей сильной стороной!

Фокус на главном: как расставлять приоритеты

Стремиться успеть все — одна из основных ошибок тайм-менеджмента. Выполнить все невозможно, однако вполне реально сделать главное. Но и здесь возникают трудности, ведь кажется, что многое имеет значение! Это не так. Делимся советами о том, как расставлять приоритеты.

Исключить лишнее

Прежде чем расставить приоритеты, стоит пересмотреть все долгосрочные и краткосрочные цели, задачи и отказаться от ненужного. Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому», предлагает составить «список того, что нужно прекратить делать». Для этого нужно обдумать каждый пункт в ваших планах и честно ответить на вопросы:

• Актуально ли это до сих пор?

• Что будет, если от этого отказаться?

• Как делать это быстрее?

• Что мне это дает?

• Является ли эта цель или задача подлинной, а не навязанной извне?

Например, вы решили заняться йогой, потому что это популярно, однако на самом деле вам не так интересна эта деятельность и вы бы хотели попробовать другой вид физической активности.

Ответить на главный вопрос

Идея этого способа в том, чтобы тратить минимум ресурсов и получать при этом максимум. Авторы книги «Начни с главного» Гэри Келлер и Джей Папазан рекомендуют периодически задавать себе вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы все остальное стало проще или вообще не нужно?» Выбрать можно только один вариант. Ответ помогает конкретизировать и исключить ненужное.

Матрица Эйзенхауэра

Этот распространенный инструмент помогает расставить приоритеты для рутинных задач, но он не применим для постановки стратегических целей. Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов (A, B, C, D), по которым вы распределяете дела, ориентируясь на две характеристики — важность и срочность:

• Важное и срочное — A

• Важное, но несрочное — B

• Неважное, но срочное — C

• Неважное и несрочное — D

Запишите в каждый квадрат дела в соответствии с параметрами. От того, что поместилось в ячейку D, можно сразу отказаться. Стоит обратить внимание на ячейку C: в ней находятся срочные, но неважные дела. Почему они не имеют значения, однако требуют сиюминутного разрешения? Возможно, некоторые из них стоит перенести в ячейку D. Ваш фокус стоит направить на то, что написано в квадрате A. К остальным делам можно переходить постепенно.

Квадрат Декарта

Когда вы определили, казалось бы, наиболее важные и срочные дела, их может быть по-прежнему много. Проверить значимость помогает квадрат Декарта, о котором говорилось в книге «Бизнесхак 2.0».

Ответьте на четыре вопроса:

• Что будет, если это произойдет? (Плюсы от выполнения)

• Чего не будет, если это произойдет? (Минусы от выполнения)

• Что будет, если этого не произойдет? (Плюсы от невыполнения)

• Чего не будет, если это не произойдет? (Минусы от невыполнения)

Благодаря ответам на эти вопросы вы осознаете последствия как выполнения, так и выполнения, а также сможете оценить степень срочности.

Стратегия ABCDE

Мировой эксперт в области психологии Брайан Трейси не раз рекомендовал метод расставления приоритетов ABCDE в консультациях и книгах. Суть в следующем: составьте список дел, которые нужно выполнить за ближайший месяц. Каждой задаче присвойте статус или же распределите в определенный столбик.

Задачи А — наиболее важные

Это ключевые задачи, невыполнение которых чревато неприятными последствиями. Если же их слишком много, распределите их в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, о которой говорилось выше.

Задачи B — имеют меньшие последствия

К таким задачам относятся те, к которым вы перейдете после блока А. То есть они имеют значение, однако степень срочности и важности ниже. Задайте себе вопрос: «Могу ли я сделать это завтра, на следующей неделе?» Если ответ положительный, смело присваивайте ей статус B.

Задачи С — не имеют последствий

Задачи типа С — это те задачи, которые желательно выполнить для улучшения чего-либо. В то же время, если вы их не выполните, хуже не станет.

Задачи D — можно делегировать

Задачи D можно кому-нибудь поручить. Это помогает высвободить время для всех предыдущих задач. Например, вместо передачи документов коллеге лично отправьте курьера.

Задачи E — то, от чего стоит отказаться

Задачи типа Е не имеют ни положительных, ни негативных последствий как от их выполнения, так и от невыполнения. То есть они совершенно не влияют на вашу жизнь, следовательно, незначительны и их можно исключить.

Дополнительные рекомендации

Планируйте в тишине и спокойствии.

Пусть вас ничто не отвлекает в этот момент, а ваше эмоциональное состояние будет спокойным: так вы не будете принимать необдуманных решений.

Придерживайтесь правила 10/10/10.

Прежде чем принять решение, спросите себя: Как я отнесусь к этому через 10 минут? Через 10 месяцев? Через 10 лет?» Например, если вы отказываетесь от какого-то занятия, будете ли вы об этом жалеть?

Будьте добры к себе.

Можно поставить 100 целей в месяц, запустить несколько проектов, улучшить иностранные языки, научиться лепить горшки и установить беговые рекорды, а потом выгореть. Тогда все окажется бессмысленным, а вкус к жизни будет потерян. Не забывайте о том, что здоровье тоже может быть в приоритете и отдых — не менее необходимый пункт в вашем списке, чем какая-то другая деятельность.

Иллюстрация: Anton Matyukha / Depositphotos.com

Любовь Карась

Теги

#саморазвитие

#эрудиция

Как расставить приоритеты задач, когда все важно

«Занятость» не всегда означает прогресс — изучение того, как расставлять приоритеты задач, поможет вам максимально использовать свой рабочий день к потребностям других или срочность сроков. Это может произойти и в нашей личной жизни, когда мы тратим ограниченное время на действительно важные дела и больше энергии тратим на «занятость». Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, за которую вы беретесь, приносит пользу, и не дает неважным задачам загромождать ваш список дел.

в этой истории

• Семь стратегий для определения приоритетности задач на работе    FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
• 1. Составьте список, содержащий все задачи в одном  FD8B74A2-3372-42BA- 99CD-BCC6C3C6EA13@1x
• 2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
• 3. Выделите то, что срочно FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x 900 10
• 4. Приоритизируйте задачи в зависимости от важности и срочность FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
• 5. Избегайте конкуренции в приоритетах x
• 7. Постоянно пересматривайте и будьте реалистом FD8B74A2 -3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
• Советы по эффективной приоритизации задач FD8B74A2-3372-42BA-99CD-BCC6C3C6EA13@1x
• Расставьте приоритеты в своем времени и будьте реалистами FD8B74A2-3372-42BA-9 9CD-BCC6C3C6EA13@1x

Применяя стратегии расстановки приоритетов, вы можете радикально изменить направление своего рабочего дня, чтобы по-настоящему максимально использовать свое время в офисе и дома. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным владельцем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритизации задач на работе   

Вдумчивая расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы, чтобы принести максимальную пользу за короткий промежуток времени. Расстановка приоритетов должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прерывать задачи с низким приоритетом для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одной

Эффективная расстановка приоритетов основана на понимании всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые обыденные задачи следует записывать и обдумывать. Чтобы получить полную картину, неплохо было бы включить как личные, так и рабочие задачи в один список задач.

Все, от уборки в химчистку до планирования личной встречи с начальником, должно быть зафиксировано в одном месте. После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в соответствии с важностью, срочностью, продолжительностью и вознаграждением за каждую задачу.

Примечание. Для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться сиюминутной стратегией управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей. Понимание того, что вы действительно работа над собой — будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры — поможет вам определить задачи, наиболее важные для этих будущих результатов. Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т. д. 26  в Мехико, постановка долгосрочных целей — это то, как он мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем сроки их достижения», — говорит Сереседо.

Масштабное мышление жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость означает прогресс. Однако заполнять свой день задачами, которые не влияют на конечную цель, — это пустая трата времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что является срочным

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены быстро, и планировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Установление сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы будете продолжать откладывать важные задачи просто потому, что они не срочные. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения производительности и уменьшения прокрастинации.)

4. Приоритизация задач на основе важности и срочности должны быть классифицированы (а затем расставлены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

• Срочно и важно: Эти задачи должны быть выполнены в первую очередь
• Важно, но не срочно: Выделите время в своем календаре, чтобы выполнить это без перерыва
• Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
• Ни срочные, ни важные: удалить из списка дел

Еще одна стратегия обеспечения приоритетности важных задач — даже выше запросов от настойчивых заинтересованных сторон или «срочных» специальных запросов — это методология наиболее важных задач (MIT). . Эта стратегия предполагает создание отдельного списка всего из трех задач, которые нужно сделать в этот день. Эти задачи следует выбирать больше по их важности, чем по срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целеустремленные вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продолжить свое продвижение к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов 

Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, относительно легко управлять ими одновременно. Однако исследования показывают, что по мере увеличения сложности люди, находящиеся во власти, с большей вероятностью будут отдавать приоритет одной цели, тогда как люди, занимающие низкие должности, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта стратегия двойной задачи была связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на самом высоком уровне.

Тактика сосредоточения внимания на одной важной задаче заключается в выявлении возможных отвлекающих факторов — одновременных задач или специальных запросов — и активном их избегании в течение дня. Это означает, что если вам поручено извлекать данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вы должны отдать приоритет одной задаче и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Учитывайте усилия

Глядя на длинный список дел, легко перегрузиться работой, которую необходимо выполнить, — чувство, которое снижает продуктивность и приводит к прокрастинации. Стратегия преодоления этого включает оценку задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, отдайте приоритет тем задачам, которые требуют минимум времени и усилий, и выполняйте их быстро. Это освобождение от задач даст вам передышку и создаст чувство выполненного долга, которое будет мотивировать вас в течение дня.

7. Постоянно анализируйте и будьте реалистами

Один из шагов пятишаговой методологии «Get Things Done» (GTD) от консультанта по продуктивности Дэвида Аллена включает критическое осмысление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов является ключом к «восстановлению контроля и концентрации».

WeWork Coda в Атланте.

Краткие советы по эффективной расстановке приоритетов задач

Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, она может вдруг показаться более сложной и вызывающей стресс, чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам правильно расставить приоритеты.

• Запишите все: Личные и рабочие задачи должны храниться в одном месте.
• Оценить долгосрочные цели: Подумайте о своих больших долгосрочных целях и работе, которую вам нужно проделать для их достижения.
• Разбивка более крупных целей: Чтобы понять, как достичь долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
• Установите четкие сроки: Обеспечьте себе полное представление о сроках и создавайте для себя сроки, когда формально они не требуются.
• Используйте метод «срочно-важно»: Расставьте приоритеты срочных и важных задач; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегируйте или удалите все другие задачи.
• Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые должны быть выполнены в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими большими будущими целями. ТЕСТ
• Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере увеличения сложности задачи.
• Учитывайте усилия: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с трудозатратами и выполняйте более простые задачи быстрее.

Расставьте приоритеты в своем времени и будьте реалистами 

Независимо от того, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь не так много, а некоторых отвлекающих факторов невозможно избежать. Важно реалистично ставить цели и расставлять приоритеты. В противном случае вы создадите у окружающих ложные ожидания и будете постоянно чувствовать, что отстаете.

Помните, что цель расстановки приоритетов состоит в том, чтобы тратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении. Когда расстановка приоритетов осуществляется правильно, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более сосредоточенным и преднамеренным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.

Эта статья была первоначально опубликована 6 февраля 2020 г. и постоянно обновлялась редакторами.

Кейтлин Бишоп была писателем WeWork Ideas by We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .

Была ли эта статья полезной?

Категория

Творчество и культура

Как вы расставляете приоритеты в своей работе? Шаги по приоритизации задач

Все ли задачи в вашем конвейере одинаково срочные?

Вы составляете простой список дел и выполняете каждое задание от начала до конца?

Ну, если так — это большой красный флаг.

Почему?

Если вы на самом деле не устанавливаете приоритеты задач, это просто вопрос времени, когда вы станете хроническим узким местом проекта. Когда вы не знаете, как расставлять приоритеты в проектах на основе вашей продуктивности или продуктивности вашей команды, это может сильно навредить вашей работе в целом.

Без какой-либо иерархии в ваших задачах вы идете вразрез со своими навыками управления командой, что приводит только к нездоровой командной среде. Если ваша команда не может доверить вам решение самых срочных задач, они, скорее всего, не будут просить вас о помощи.

Все, что нужно сделать, это создать хаос в проекте.

Так что, возможно, мы полностью избежим этого сценария и изучим лучшие способы расстановки приоритетов задач. Это руководство поможет вам в первую очередь сосредоточиться на наиболее важных задачах, внушить доверие вашей команде и избежать срыва сроков.

Как более эффективно приоритизировать задачи

8 шагов к приоритезации задач на работе

Знание того, какие задачи можно решить сейчас или позже, повлияет на успех вашего проекта. Неэффективная расстановка приоритетов влияет на большие и сложные проекты, начиная от отвлечения сотрудников и невыходов на работу и заканчивая низкой производительностью и продуктивностью.

И, в конце концов, от этого зависит прибыль вашей компании. Вот почему вы должны понимать, как расставлять приоритеты для задач, чтобы управлять своим временем и определять срочность среди своей команды.

Если ваша команда считает, что вы просто выполняете задачи, потому что вы их менеджер, общение в команде уже начало разрушаться. Приоритизация задач имеет решающее значение для высокоэффективных команд, но что вы можете сделать, чтобы решить эту проблему?

1. Перечислите свои задачи без какой-либо иерархии

Для начала запишите список всех своих задач. Включите текущие и будущие задачи для всех ваших проектов в этот список дел. И ни по какой причине не оставляйте ни одно из них вне списка дел.

Соберите свои задачи в ClickUp, чтобы легко визуализировать работу или настроить список по своему вкусу.

Это может показаться необязательным. Однако эффективное расставление приоритетов и управление задачами в нашей голове — это иллюзия. Конечно, это возможно для небольших проектов с одним человеком, но для большинства проектов это будет сага.

У вас должна быть полная картина всех текущих, запланированных и еще не начатых задач в одном месте вне вашей головы. А для некоторых in должен быть неупорядоченным, чтобы вы не просто спускались по списку или обрабатывали все задачи одинаково.

Вместо этого попробуйте расставить приоритеты задач и сообщить о приоритетах своей команде. Именно так вы включаете управление рабочей нагрузкой и получаете представление о своем списке приоритетов, чтобы при необходимости можно было его перераспределить.

Используйте представление рабочей нагрузки ClickUp, чтобы увидеть, кто впереди или позади, и легко перетаскивайте задачи для перераспределения ресурсов ускорить дело! Это ловушка. И вы не сможете избежать всех высоких издержек, связанных с отсутствием приоритезации задач, о которых мы уже говорили. Разбивайте большие задачи на подзадачи. Это упрощает следующие шаги, а в программном обеспечении для управления задачами, таком как ClickUp, вы даже можете переупорядочивать или редактировать подзадачи массово.

Сейчас нет необходимости упорядочивать задачи в списке. Но это отличное время для их группировки по дням, неделям, месяцам и годам. И то же самое касается добавления продолжительности и срока выполнения для каждой задачи.

Помните, что задачи включают не только работу над результатами проекта. Это также встречи, телефонные и видеозвонки, презентации и ответы на мгновенные сообщения и электронные письма. Но обычно это шаги внутри задач.

Чтобы составить список задач, используйте ручку и бумагу или программу ClickUp. Но позвольте вам кое-что сказать: использование инструмента упрощает бесконечную работу по обновлению списка по мере появления новых задач. И этот метод приоритизации задач и управления временем может сэкономить массу времени.

Организуйте задачи с помощью альтернатив Taskade!

2.

Определите, какие задачи вы должны выполнить в первую очередь

Все мы чувствуем себя обязанными сначала выполнять небольшие, легкие и быстрые задачи, независимо от их приоритета. Это проявляется в нашей склонности к завершению. Кроме того, исследования показывают, что наш мозг выделяет дофамин в кровоток всякий раз, когда мы заканчиваем важные задачи, что заставляет нас продолжать их делать.

Но ты должен дать отпор! А сделать это можно по:

Отличать важные дела от срочных

Какое важное задание? А что за срочная задача?

Несомненно, важная задача, которая не является срочной, должна быть в вашем списке задач. Вы должны запланировать задачу, но вам не нужно выполнять ее сразу. Вы действительно можете отложить задачу.

С другой стороны, вы должны выполнить срочные и важные задачи сегодня или в ближайшие несколько часов. Но это не обязательно важные задачи, поэтому вы можете делегировать их выполнение кому-то другому.

Тогда у вас, вероятно, есть другие важные и срочные задачи. Вы должны сделать это немедленно, чтобы избежать серьезных негативных последствий, таких как нарушение срока клиента, потеря клиентского контракта, невыпуск продукта или невыпуск услуги.

Наконец, некоторые из ваших ежедневных задач не являются ни важными, ни срочными. Это означает, что вы можете удалить их из своего списка задач, не оказывая негативного влияния на команду, отдел или всю компанию.

Установите приоритеты в ClickUp, чтобы лучше различать, что нужно сделать прямо сейчас, а что может подождать.

ClickUp позволяет добавлять пользовательские теги к задачам, чтобы помечать их как важные, срочные, и то, и другое или никакие. Кроме того, всем задачам можно присвоить определенные приоритеты, например , срочные, , 9.0033 высокий , нормальный и низкий .

Упорядочить задачи по их ценности

Какие из ваших задач имеют большую ценность для бизнеса? Эти задачи являются приоритетными, но не все из них являются критическими.

Их приоритет зависит от их значения. Критические задачи являются срочными и дорогостоящими. Высокоприоритетные задачи не являются срочными, но приносят большую пользу бизнесу. Задачи со средним приоритетом срочные, но малоценные. Наконец, задачи с низким приоритетом несрочные и малоценные.

Вот несколько примеров задач, представляющих большую ценность для любого бизнеса:

• Выполнение клиентских проектных работ (вместо внутренних проектных работ) -качественная альтернатива)
• Ответы на запросы в службу поддержки клиентов (вместо редизайна вашего веб-сайта)
• Описание требований к новому продукту, который будет создавать ваша команда (в отличие от задачи, от которой команда не зависит)

Легко просматривать зависимости задач в представлении списка ClickUp и быстро узнавать, что требует вашего внимания в первую очередь.

Создавайте отношения между своими задачами и вашей командой в ClickUp, чтобы легко перемещаться по каждой задаче и проверять ее статус. Кроме того, вы можете использовать ClickUp, чтобы установить зависимости для задач и в конечном итоге установить порядок их выполнения.

Ранжирование важных задач по затраченным усилиям

Если вы хотите настроить свой день на продуктивность, полагайтесь на оценку усилий. Это означает, что вы должны сначала выполнить самую трудоемкую задачу, прежде чем делать что-либо еще каждый день.

Наиболее трудоемкие задачи часто являются более сложными задачами дня или тесно связаны с OKR компании. Если каждый день решать их в первую очередь, это резко снижает уровень стресса, создавая импульс и повышая мотивацию.

Раскрывающийся список точек схватки в ClickUp упрощает для команд отслеживание и мониторинг сложности выполненной работы. задание на числовой основе (т. е. от 1 до 5, где 5 — самое сложное). Этот процесс используется в управлении скрам-проектами, но он может работать и в вашей команде!

Определите приоритеты на день

Вероятно, вы планируете важные задачи на длительный период, например, на недели или даже годы. Но этот метод поможет вам подходить к плану задач на неделю день за днем:

1. Прежде чем закончить день, выберите самые важные задачи, которые вы должны выполнить на следующий день (шесть, максимум)
2. Расставьте приоритеты задач в зависимости от их важности.
3. На следующий день сосредоточьтесь на первой задаче в списке и не переходите к следующей задаче, пока не закончите эту, и так далее
4. В конце дня переместите незавершенную работу в список на следующий день — будь то одна задача или несколько — и повторите весь процесс

3. Продолжайте корректировать свои приоритеты

Если вы хотите научиться обходному пути приоритизация задач, способность адаптироваться — это то, что вам нужно освоить. Потому что вы никогда не знаете, когда появится приказ об изменении или неожиданная проблема с командой, бизнесом или продуктом.

Но вы можете подготовиться к непредсказуемым событиям, которые меняют приоритеты задач. Выработайте привычку пересматривать приоритеты задач и настройте систему, чтобы не забывать делать это достаточно часто.

Перетащите задачи в табличное представление ClickUp для простой организации

Проверяйте приоритеты задач каждый день в начале или в конце дня. Но если вы предпочитаете, делайте это в пятницу днем ​​на следующей неделе и пересматривайте приоритеты к концу каждого дня.

^{ИЗБЕГАЙТЕ ПОСТОЯННЫХ ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ}
Навыки тайм-менеджмента являются важным ключом к расстановке приоритетов ваших задач. Отбросьте задачу, которая внезапно перестала быть приоритетной, даже если вам хочется ее закончить и вы уже вложили в нее много времени и сил. Продолжать выполнять задачу, которая не является приоритетной, было бы пустой тратой времени и могло бы нарушить сроки, особенно когда какая-то другая задача стала приоритетной.

4. Реально оценивайте свои усилия по выполнению задачи

Подкрепляются ли ваши оценки усилий послужным списком времени выполнения задачи? Что ж, если нет, вы должны начать отслеживать это время, потому что они вам понадобятся, даже если вы не расставили приоритеты задач по усилиям.

Отслеживайте время выполнения своих задач с помощью программного обеспечения ClickUp для учета рабочего времени. После этого уточните свои оценки усилий на основе этой записи.

Записывайте время по ходу или вводите его вручную с отслеживанием времени в ClickUp

Вам нужно распределять ресурсы на основе разных критериев, и, скорее всего, одной областью будет время, затрачиваемое на задачи.

Последнее, что вы хотите сделать, это делать нереальные усилия и оценки времени для вашей команды. В конечном итоге вы будете торопиться с выполнением проекта, что приведет к ошибкам.

5. Осознайте пределы своей продуктивности и помните о балансе между работой и личной жизнью

За день или определенное состояние ума вы можете сделать не так много. Типичный рабочий день обычно длится восемь часов. И все мы время от времени сталкиваемся с творческими блоками. Кроме того, большинство из нас не могут работать на высоте, находясь в состоянии стресса.

Иногда продуктивнее отложить задачу на следующий день или просто бросить ее. Но, конечно, это возможно только в том случае, если это не критическая или важная и срочная задача, которую вы не можете делегировать или переназначить.

Используйте журнал рисков ClickUp, чтобы увидеть, какие задачи или подзадачи могут быть выполнены с опозданием или невыполнением

Использование журнала рисков может серьезно помочь вам понять влияние и вероятность задач вашей команды (или ваших личных задач), если они были незавершенными. Понимание ваших потенциальных рисков может помочь вам лучше понять общую производительность ваших команд.

Вопрос на собеседовании Совет профессионала:
Обычный вопрос на собеседовании: Как вы расставляете приоритеты в своей работе? Выбивайте этот вопрос из парка каждый раз, показывая менеджеру по найму свою способность мыслить критически и стратегически. Объясните, как вы оцениваете важность и срочность каждой задачи и как вы расставляете приоритеты в своей рабочей нагрузке на основе этих факторов. Продемонстрируйте свои организаторские способности и способность управлять несколькими приоритетами одновременно, не перегружая себя.

6. Планируйте все свои задачи

Планирование задач должно быть пунктом в вашем контрольном списке управления проектами. Он начинается с определения даты начала и окончания для каждой задачи в списке приоритетных задач. И подходит для нескольких целей, от добавления задач в календарь до управления рабочими нагрузками.

Если вы уже добавили срок выполнения для каждой задачи, не проблема! На самом деле они нужны вам в качестве справки для определения дат начала и окончания.

Возможно, вы захотите завершить одну задачу до установленного срока, чтобы учесть непредвиденные задержки. Но давайте считать, что ваша цель — закончить задачи как минимум к сроку.

Теперь выполнение каждой задачи к сроку зависит от ваших возможностей. И это также зависит от того, есть ли у вас параллельные приоритеты. Но вы можете сделать твердые выводы о своих возможностях и приоритетах только после того, как запланируете свои задачи в своем календаре.

Получите общий обзор того, как продвигаются согласованные инициативы, с помощью виджета «Портфолио» в ClickUp

Распределяя задачи по дням, вы можете отслеживать свой прогресс по срокам. И под «прогрессом» мы подразумеваем продолжительность (количество или процент дней), оставшуюся до даты окончания. Однако, если вы регистрируете работу по каждой из своих задач, вы также можете отслеживать прогресс в зависимости от усилий (оценивается в человеко-часах).

Визуализация календаря очень эффективна для определения того, можете ли вы взять на себя больше задач. И если вы уже достигли максимальной рабочей нагрузки, вам понадобится дополнительная помощь (в сутках не так много часов).

Чтобы эффективно управлять задачами и расставлять приоритеты, планируйте все, включая личные задачи, а также внутренние и внешние задачи проекта.

Организовывайте проекты, планируйте сроки и визуализируйте работу вашей команды в гибком календаре, который держит всех на одной странице

Если вы выберете ClickUp, вы сможете планировать еженедельные встречи (и ежедневные напоминания) с повторяющимися задачами. Но вы можете сделать еще один шаг вперед, используя представление календаря ClickUp для планирования ваших ежедневных задач (еженедельных или ежемесячных). И если вы предпочитаете представление временной шкалы или таблицы (или электронной таблицы), у ClickUp они тоже есть.

Наконец, ClickUp содержит представление рабочей нагрузки, чтобы сбалансировать вашу рабочую нагрузку, как шарм. Отмечайте дни, когда вы уже находитесь на грани перегрузки или находитесь за много миль от нее. Затем действуйте соответственно: запланируйте больше задач в последнем случае и сдвиньте задачи в первом случае.

7. Блокируйте свое время, чтобы выполнять больше работы

Планируйте блоки времени для бесперебойного выполнения задач. Это предотвращает многозадачность, что является противоположностью стратегии приоритизации задач.

Выполнение задачи проекта в течение каждого из этих блоков времени или даже задачи, не принадлежащей ни к одному проекту. Вы также можете работать над несколькими задачами в течение одного периода времени, но они должны быть небольшими и не связанными между собой задачами.

Легко отслеживайте свое время и расписание с помощью шаблона блокировки расписания от ClickUp

Обозначьте блоки времени в вашем общем календаре как «время фокусировки» и отключите уведомления на это время. Это способ для ваших коллег и руководителя не беспокоить вас, пока вы сосредоточены на выполнении своих задач, особенно высокоприоритетных.

Если вы выбираете ClickUp для управления своими задачами, рассмотрите возможность использования наших шаблонов блокировки времени.

8. Общайтесь со своей командой по мере необходимости

Умение расставлять приоритеты задач является одним из краеугольных камней эффективной работы в команде. Или иначе, как вы могли бы зацикливаться на команде, когда они ждут, когда вы начнете или закончите свою работу?

А как бы они себя чувствовали, если бы вы заставили их бесконечно ждать выполнения ваших задач? Вы должны предупреждать своих товарищей по команде всякий раз, когда вы испытываете задержку в выполнении ваших задач. И сообщите им, когда вы планируете выполнить эти задачи.

Вы также должны сообщать своему руководителю обо всех блокировщиках, с которыми вы сталкиваетесь при выполнении своих задач. Их работа состоит в том, чтобы помочь вам преодолеть эти блокираторы.

Преобразуйте комментарии в задачи ClickUp или назначьте их, чтобы мгновенно превращать мысли в действия

ClickUp отлично подходит для обмена обновлениями и последующего комментирования конкретных задач. И эти комментарии могут включать записи экрана, которые вы можете захватить с помощью инструмента. Или вы можете назначать комментарии товарищам по команде, чтобы они знали, что вы ждете от них завершения задачи.

3 экономящих время шаблона приоритизации работы

Следующие шаблоны ClickUp будут использовать теорию, лежащую в основе методов приоритезации, которую вы только что изучили:

1. Шаблон ClickUp «Getting Things Done»

Шаблон Getting Things Done (GTD), основанный на системе GTD Дэвида Аллена, помогает упорядочивать задачи и проекты, записывая их и разбивая на рабочие элементы. отслеживать задачи в одном месте. Он легко настраивается с помощью настраиваемых полей и даже позволяет вам совместно работать над документами с другими членами команды.

Этот шаблон приоритезации задач можно использовать для:

• Разделите задачи на категории или контексты в соответствии с шаблоном, которые можно создать из настраиваемых полей
• Будьте дисциплинированы и расставляйте приоритеты задач по контексту, сроку выполнения, предполагаемой продолжительности и уровню усилий
• Планируйте задачи в представлении календаря
• Организуйте задачи на настраиваемой доске Канбан по приоритету

Загрузить этот шаблон

2. ClickUp Шаблон матрицы трудозатрат

Использование матрицы трудозатрат позволяет создать визуальное представление усилий, необходимых для каждой функции, чтобы лучше расставить приоритеты задач и ресурсов.

Если вам не хватает времени, чтобы тщательно оценить приоритет ваших задач, этот шаблон просто идеален! Шаблон ClickUp Impact Effort Matrix помогает расставлять приоритеты задач в зависимости от количества усилий, необходимых для их выполнения.

Для тех, кому необходимо быстро оценить влияние или стоимость проекта, этот шаблон поможет вам определить, что должно иметь приоритет. Совместите свою команду, чтобы понять, что наиболее важно для успеха вашей коллективной команды с помощью этого визуального шаблона.

Загрузить этот шаблон

3. Шаблон матрицы приоритетов ClickUp

Повысьте эффективность команды и управляйте своими ресурсами, чтобы лучше определять идеи, концепции и задачи, требующие наибольшего внимания

Мы разработали шаблон матрицы приоритетов ClickUp, чтобы расставить приоритеты в вашем списке задач в соответствии с любые два критерия, которые вы выберете. Например, классифицируйте свои задачи по уровням важности и достижимости, от низкого к высокому. Тогда вашими первоочередными задачами будут задачи высокой значимости и достижимости.

Также используйте цвета для классификации задач. Например, выделить разным цветом задачи из разных проектов. Это способ расставить приоритеты для всех ваших задач из нескольких проектов в одном месте.