Ничего не успеваю или как организовать свое время: Ошибка 404. Страница не найдена • Онлайн-школа «Фоксфорд»

«Я ничего не успеваю!» Как с этим бороться?

Очень полезно изучить свои биоритмы, подъемы и спады активности в течение дня. Дело, которое на пике активности может быть сделано за 15 минут, в минимуме активности будет выполняться в несколько раз дольше. Поэтому в активные периоды планируем самые сложные и креативные задачи, а на спаде активности делаем рутинные необходимые дела.

Наши внутренние часы работают по-разному, некоторые ошибаются в оценке прошедшего времени в несколько раз. Можно себя протестировать, замерить ощущение времени на каком-нибудь небольшом деле, а потом сравнить с показаниями часов. Если же мы замечаем, что постоянно делаем все дела несколько дольше, чем предварительно было записано в графике, то при составлении плана стоит внести индивидуальные поправки.

Установить приоритеты

«Никакой продвинутый тайм-менедж­мент, никакие инструменты планирования не сработают, если у нас нет достаточной мотивации», — говорит эксперт. Любое дело делается быстро и азартно, если нами руководит стремление его сделать и получить результат. А когда мы тормозим и отвлекаемся от выполнения дела, это означает, что в глубине души мы не хотим его делать.

Не хотим, но вроде бы должны, а почему должны — непонятно. Это внутреннее противоречие отнимает массу энергии, ломает все планы. Но как разобраться в собственной мотивации? Не задаваться же вопросом «А зачем мне это нужно?» каждый раз перед мытьем посуды. Система обучения тайм-менеджменту Всехсвятской начинается с курса «Порядок в голове».

Сначала нужно определиться с личными ценностями и выяснить, что для нас действительно важно. Отделить и выкинуть чужие ценности, которые навязаны воспитанием и общественным мнением, обнаружить бессмысленные ограничения «никто так не делает, не положено», прилипшие страхи «я не смогу», — и избавиться от них.

По своим правилам

Привычка и навык слушать интуицию поможет выявить настоящие мечты, научиться фантазировать и превращать фантазии в осмысленные цели. Дорогие нашей душе ценности и мечты мы учимся защищать от критики других, а также от «внутреннего критика». Осознание наших стремлений укрепляет внутренний стержень личности, и возникает четкое понимание, куда мы хотим двигаться и зачем все это нужно.

На фундаменте осознанности можно возводить здание тайм-менеджмента — ставить цели, распределять приоритеты… И тогда выбор работы, партнера, хобби, мест отдыха уже будет не случайным или навязанным, а собственным и любимым.

Нет единых «правильных» приемов планирования, подходящих для всех, ведь мы очень отличаемся друг от друга, живем разными жизнями, в разных городах и в разном климате. Но тот, кто научился учитывать свои обстоятельства, может попробовать создать собственную систему тайм-менеджмента. Его планы на день, на месяц и на любой срок будут гармоничными и эффективными, потому что подстроены точно под него, будто бы скроены по его мерке.

Как научиться организовывать свое время?

Как научиться организовывать своё время, чтобы успевать делать важные дела и отдыхать?

И родители¸ и дети сталкиваются в жизни ситуациями, когда очень много задач, а времени на них катастрофически мало. Особенно актуализируется эта тема при смене привычного ритма жизни (ребёнок идёт в детский сад, первый или пятый класс, родитель меняет метро работы или жительства).

Как всё успевать с ребёнком, если кажется, что это невозможно? В психологии есть отдельное направление – тайм-менеджмент. Этот раздел изучает способы организации своего времени, учит людей структурировать своё расписание, ранжировать задачи по приоритетам.

Самые популярные техники тайм-менеджмента, для людей с вопросом «Что делать если ничего не успеваешь?»

1. Матрица управления временем.
   По этой матрицы дела делятся на 4 типа: срочные важные, срочные неважные, несрочные важные, несрочные неважные. Распределив дела по данным квадратам, у вас появляется наглядная картинка, что важно успеть в ближайшее время, а что можно отложить.
2. Техника временных блоков.
   Данная техника делает акцент на том, что необходимо не только выделить задачи, но ещё прописать конкретное время их выполнения. Такое расписание необходимо прописывать поминутно, включая время в пути, отдых, приёмы пищи.
3. Техника «Помидорок»
   Если у вас есть мысль: «ничего не успеваю с ребёнком, особенно домашние задания», то можно предложить ребёнку метод «Помидора». Как только ребёнок садиться делать уроки то 25 минут он ни на что не отвлекается, после этого ровно 5 минут он отдыхает и снова 25 минут занимается уроками.

При организации времени ребёнка, важно помнить аспекты:

• Способен ли мой ребёнок сейчас самостоятельно организовать своё время?
  В начале разных жизненных этапов детям довольно сложно структурировать свою деятельность. Здесь необходима помощь родителя, первым этапом будет составление расписания и контроль его соблюдения, постепенно ребёнок втянется в режим и уже будет действовать самостоятельно.
• Пример родителя.
  Дети копируют поведение близких людей, в окружении которых находится. Помочь успевать выполнять задачи вовремя родитель может собственным примером.
• Достаточно ли сил у ребёнка на выполнение всех дел?
  Часто дети могут не успевать, так как перегружены и у них не хватает физического и психологического ресурса. В данной ситуации необходимо обратиться к специалистам, например, к врачу или психологу.

Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты читать онлайн Елена Погодичева, Ольга Баранова

Ольга Баранова

Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты

От авторов

В книге мы постарались рассказать, что такое тайм-менеджмент для человека XXI века, как самостоятельно определить и осознать свое отношение ко времени и научиться пользоваться эффективными инструментами планирования, при этом оставаясь в балансе, гармонии и экологии с собой и своим окружением. Мы намеренно вплели в эту историю коучинговый подход и инструменты коучинга, так как считаем важным говорить и обучать людей не просто правильному эффективному планированию и поиску скрытых резервов, а еще и развивать, вдохновлять человека на результаты и достижения, на поиск собственных ресурсов и потенциала.

Книга делится на три части:

1. Важная информация о времени, биоритмах человека, об устройстве мозга и влиянии его на качество и баланс жизненных сфер.

2. Практический материал: кейсы, коучинговые упражнения и инструменты, в том числе для самостоятельной работы.

3. Серия вопрос-ответ от реальных участников тренингов по тайм-менеджменту, опыт успешных и вдохновляющих историй.

В книге использованы материалы из личных архивов авторов и опыта работы, полученные в результате проведенных тренингов, мастер-классов, консультаций и сессий в области тайм-менеджмента и навыков эффективного планирования времени.

Введение

«Как все успевать?» — с этого вопроса многие люди начинают знакомство с тайм-менеджментом. Бесконечный стресс от потока задач, нехватки времени и новых обстоятельств, к которым приходится приспосабливаться день за днем, приводит к моральному истощению, подрывает здоровье и влечет ухудшение качества жизни. Мы пытаемся успеть максимум, теряясь в тысяче дел вместо того, чтобы понять, что на самом деле нужно, а что — нет.

Что для меня важно успеть?

Вот главный вопрос человека, поднимающий его над стрессом бесконечной гонки.

Подход к тайм-менеджменту в последние десятилетия резко изменился. Из перечня правил, позволяющих разобраться с потоком дел, он превратился в концепцию распределения времени жизни, позволяющую прожить насыщенную и яркую жизнь, наполненную глубинным смыслом.

…

Знаете ли вы, что тайм-менеджмент зародился в эпоху индустриализма и его цель была в том, чтобы обеспечивать максимальную производительность человека?

На протяжении последних десяти лет мы провели сотни тренингов, посвященных вопросам тайм-менеджмента. Интерес людей к вопросам эффективного планирования времени растет. Мы заметили: человек зачастую ищет быстрые, легкие и шаблонные способы овладения навыками правильного планирования, отдавая предпочтение техникам и правилам самодрессировки, вместо того чтобы выстроить собственную экологичную модель распределения времени жизни.

Важно понять: фокусировка только на шаблонах, инструкциях и правилах планирования вряд ли даст плоды, особенно в долгосрочной перспективе.

Цель этой книги — рассмотреть вопросы тайм-менеджмента под другим углом. Ее задача — помочь определиться, прежде всего с тем, что важно именно для вас и как успевать не все, а только важное в графике, который подходит именно вам. Осмысленность и гармоничная наполненность жизни — вот то, что мы хотим помочь обрести каждому читателю.

В книге использованы практические рекомендации тайм-менеджмента в сочетании с инструментами коучинга. Вместе они позволят не просто успеть сделать максимум дел, но и осознать, с какими вашими ценностями эти дела связаны, какими скрытыми ресурсами вы обладаете и какое именно наполнение дня поможет прожить лучшую версию вашей жизни.

Желаем вам увлекательного чтения и интересных находок!

Раздел 1. Мы все разные

Про восприятие времени и биоритмы

Мы живем в мире, в котором внешние стимулы постоянно подстегивают увеличивать скорость течения внешнего времени и брать на себя все больше задач. Не можешь остаться в строю — ты лузер! Мы боимся, что, если не будем соответствовать бешеному темпу общества и вкалывать как проклятые, задерживаясь на работе по 2–3 часа после окончания рабочего дня, проживем никчемную жизнь и не сможем реализовать свой потенциал. Наши потребности и внутренний ритм времени очень разные. У каждого человека, культуры и коллектива свой темп. Собственное течение времени присуще даже профессиям и целым отраслям.

Вы задумывались, как воспринимаете время? Время течет, тянется, летит, бежит, горит?.. Или все вместе, в зависимости от происходящего?

Чтобы научиться управлять вашим особенным временем, полезно осознавать скорость движения индивидуального времени относительно общепринятых норм и то, насколько вы ассоциируетесь с происходящими событиями.

Скорость движения вашего времени узнать довольно просто: засеките время и закройте глаза ровно на одну минуту. При этом важно, чтобы вы хорошо себя чувствовали, вокруг была тишина, телу было комфортно в занятом положении и ничто не отвлекало от процесса.

Упражнение: почувствовать время

Возьмите секундомер или часы, дождитесь новой минуты и закройте глаза ровно в 0 секунд. Когда, по вашим ощущениям, пройдет минута, посмотрите, сколько секунд прошло.

Готовы?.. Тогда начнем!..

Через сколько секунд вы открыли глаза?

Удивительно, но, если вы соблюдали условия тестирования, длительность ваших «минут» будет похожа в разные дни.

…

За десять лет проведения тренингов по тайм-менеджменту самая короткая «минута» была у Елены, маркетолога телеком-оператора, — 14 секунд. А самая длинная у Вадима, специалиста по качеству, слушателя курса МВА бизнес-школы, — 2 минуты 45 секунд. Позже Елена отмечала, что ее раздражает медлительность окружающих людей и ей нравится параллельно включаться в несколько дел сразу. Вадим же, наоборот, часто опаздывал и задерживал сроки выполнения задач, так как тщательно отслеживал детали в работе и с трудом расставлял приоритеты. Что, если бы этим людям пришлось работать вместе?.. Допустим, Елена стала бы руководителем Вадима или наоборот?.. Что было бы тогда?.. Думаете, в вашем окружении все воспринимают время по-вашему?..

Вы знаете людей, которые могут сами проснуться в нужное время без будильника и практически никогда не ошибаются? А может, вы сами такой человек?..

Оказывается, правильное восприятие интервалов времени — это тоже навык. Вы играли в детстве в такую игру сами с собой — закрыть глаза на определенное время, пытаясь угадать, сколько секунд прошло? Как и со многими детскими забавами — это забава лишь отчасти. Во время игры человек тренируется правильно ощущать время. Некоторое время практики — и вы сможете безошибочно чувствовать интервалы времени.

Многие ученые ставят существование времени как физической величины под сомнение, сходясь в одном:

Время — это система координат, на которую опирается человеческий ум, структурируя последовательность событий.

Восприятие времени многократно различается у детей и взрослых в связи с разной скоростью физиологических процессов. На скорость внутреннего течения времени будут влиять также и внешние факторы — события, в которых вы участвуете.

С точки зрения восприятия времени как последовательности событий есть два распространенных типа времени: включенное и сквозное.

Что мы видим? Две картинки: на первой картинке человек идет по дороге, а на второй — смотрит на нее со стороны.

Включенное время — это ассоциация с происходящим, когда человек воспринимает течение времени как непрекращающееся сейчас, в которое полностью погружен.

Сквозное время — это диссоциация от событий, когда человек смотрит на происходящее как бы со стороны, свободно переключаясь между событиями прошлого или вариантами будущего, и анализирует ситуацию.

Первые несколько лет жизни человек пребывает исключительно во включенном состоянии, все для него происходит здесь и сейчас или никогда. Попробуйте объяснить ребенку, что праздник будет завтра. «Так долго?!» — прозвучит ответ. Мозг ребенка еще не знает, что такое «не сейчас». По мере развития мозга мы учимся представлять прошлое и будущее, анализировать события и выбирать лучший вариант развития событий.

Так называемая «осознанность» — продукт сквозного восприятия времени, когда мы можем посмотреть на происходящее со стороны, диссоциироваться и выбрать для себя наилучшую стратегию поведения. Несмотря на то что взрослый человек умеет быть и во «включенном», и в «сквозном» состоянии, у нас есть личные предпочтения, которые мы подсознательно выбираем в соответствии с темпераментом и родом деятельности.

Еще не поняли, какое время вам присуще больше? Есть простое упражнение, которое позволяет за 15 минут выявить вашу личностную стратегию организации времени.

Тайм-менеджмент для программиста, как успеть все

Опять не выспались, потому что всю ночь кодили, учились, искали баги? Не сходили на обед, потому что дел выши крыши, плюс еще и весь небесный свод усыпан задачами? Забываете сделать обещанное, вспоминаете в последнюю секунду о встрече или запланированном мероприятии? Вы круглые сутки пашете, аки конь, но без результатов? Остановитесь, выдохните, вам надо заняться планированием и освоить азы тайм-менеджмента.

---

Не секрет, что в IT почва для планирования не шибко благодатная. Сколько бы ни придумали систем, все равно всегда есть место форс-мажору, заваленным проектам, испорченным нервам. В большинстве случаев так происходит не потому, что системы плохие, а потому что каждый конкретный человек, принимающий участие, например, в разработке, должен организовываться самостоятельно и уметь распределять дела, а у него не очень то и получается.

В этой статье мы поговорим с вами, как начать с себя, чтобы и у вас все успевалось, и у тех, с кем вы взаимодействуете, тоже. Как говорил кто-то очень умный и просвещенный, работать нужно не 12 часов в сутки, а головой. Ладно, мы знаем, это фраза Стива Джобса. =)

Итак, как же успевать все?

Планирование

Да, это банально, скучно и уныло. Но это работает. Более того, планирование смело можно считать одним из основных столпов грамотного распределения времени. Чтобы планирование было успешным, вам нужно любое место, куда писать:

— милый блокнот и мягкий карандаш,

— любимый девайс с приложением,

— «вездедоступный» онлайн календарь,

— почтовый клиент…

В общем, подойдет абсолютно любое человеческое изобретение, где есть даты и куда можно записать что-то. Выберите время суток, когда вы можете выделить 10 минут и спокойно поразмыслить о делах. Кому-то удобнее этим заниматься утром, перед работой, занятиями и т. д. Кто-то спокойнее отдается планированию вечером перед сном. Поставьте себе на это время напоминание. Сначала вам будет тяжело, обременительно, но с каждый днем привычка планировать будет укореняться, а разгребать завалы дел вы будете быстрее и успешнее.

Сложное и простое

Часто бывает, что одна задача очень большая и необъятная. И она такая страшная, что порой даже не знаешь, как к ней подойти. В таком случае выручает разбивание огромного на что-то маленькое. То есть, одной большой задачи — на подзадачи. Согласитесь, перенести огромный стеллаж с книгами за один раз — это непосильно и нереально. Но если вытащить книги, разложить их на стопки, а шкаф разобрать, то справиться с этим будет намного проще и быстрее.

Составляйте ваш список дел на день так, чтобы в нем было несколько простых, но нужных дел, например, разобрать почту, позвонить маме, заказать книгу и — более сложных.  Выполнение простых задач обычно стимулирует и вы видите, как список сокращается, входите во вкус и завершаете все!

Мультизадачность

Она не работает и ее не существует. Это миф. И Юлий Цезарь со своими умениями не показатель. Наш мозг не умеет делать 2 дела одновременно и параллельно, ну не поддерживает он многопоточность. Даже когда вам кажется, что вы успешно сели на два стула — вы себя обманываете. Вы просто переключаетесь с одной задачи на другую. При этом с каждым переключением вспомнить о том, что вы делали по этой задаче раньше, становится все труднее и труднее и, как следствие, вы быстрее устаете. У вас болит голова, вы больше тратите времени, чтобы завершить начатое. И, в общем-то, либо ничего не успеваете, либо посредственно справляетесь с заданиями. Всегда делайте задачи одна за другой. Поверьте, последовательность — это идеальный помощник в решении сложных дел. Одно дело сделали — вычеркнули, наградили себя вкусным кофе, побежали делать следующее.

Приоритеты

Итак, мы договорились с вами, что будем планировать. Записали, все что нужно сделать, разбили сложные задачи на подзадачи, а как же сделать так, чтобы не перескакивать с одного дела на другое? В этом нам помогут приоритеты.

Как бы это странно ни звучало, но не бывает задач одинаково важных в один и тот же момент времени. Давайте рассмотрим на жизненном примере. Каждый водитель, подъезжающий к перекрестку, где есть светофор, помимо него также видит перед собой знак, который сообщает ему о том, что он на главной дороге, например, и может свободно ехать. Но вот вам ситуация: светофор горит красным, а знак говорит — поезжай. Стоять и ехать одновременно  невозможно. Как решается эта ситуация? Правильно, приоритетами. У светофора он выше, значит, когда горит красный, какой бы знак ни висел, машина — стоит. Если же не работает светофор, то в силу вступает знак. И все.

Видео курсы по схожей тематике:

Так же вы можете поступать со своими делами, решая, какая задача из списка более важная и нужная, а какая может подождать и подняться вверх только после выполнения более важной, а какую можно и вовсе не делать — никто не умрет, заводы и пароходы не остановятся.

Если же вам трудно сразу научиться расставлять приоритеты, почитайте о матрице Эйзенхауэра. Все ваши задачи можно разделить на 4 категории:

Срочные и важные,

Важные, но не срочные,

Срочные, но неважные,

Несрочные и неважные.

С таким подходом выполнять намеченное станет еще проще.

Время

У каждого из нас есть рутинные дела. И обычно мы приблизительно знаем, сколько тратим на них времени. Значит, мы можем четко прописывать, что на чтение почты и ответы на письма мы отводим 30 минут, например. Более того, ограничение по времени можно превратить в игру. Каждый раз пытаться побить рекорд предыдущего дня. Например, сегодня вы работали с почтой 30 минут, а завтра попробуйте справиться за 28. Так становится немного веселее.

Существуют дела без времени, например чтение профессиональной литературы. Тут проще, отведите себе какое-то время, например, час, поставьте таймер и садитесь читать. Время вышло — задача выполнена.

Следите за тем, как вы проводите свое время. Бывает, нам кажется, что мы так много работали, но ничего не сделали, хотя на самом деле, львиную долю рабочего дня мы просидели в социальных сетях. В общем-то, четкое планирование должно вас оградить от зыбучих песков интернета, но если вы уже и решили себя порадовать очередным спором в интернете, то также ограничьте это по времени.

Не делайте этого

Если вы понимаете, что то, что вам предстоит сделать, будет приносить вам страдания — не делайте это. Просто остановитесь и откажитесь, передайте эту задачу другому, забудьте о ней. Поверьте, всегда есть люди, которые сделают это за вас и никто не пострадает. Зато вы спокойно будете заниматься другими важными делами, а не страдать над подходами к выполнению намеченного. Если вся ваша работа причиняет вам боль, значит пора менять либо работу, либо профессию. Серьезно. В общем, старайтесь делать меньше того, что вам не нравится.

Отдыхайте

От работы дохнут кони, ну а я — бессмертный пони? Это про вас? Значит, выдохните. Знаете, если вы сегодня уйдете вовремя, небесная твердь не свалится, планеты не сойдут с орбит. А если вы завтра и вовсе возьмете отгул, то тоже ничего страшного не произойдет. Найдите для себя занятие, которое поможет вам расслабиться. И, да, запланируйте на него время. Это может быть все, что угодно: спорт, чтение, вышивание, прогулки, медитации и прочее, прочее. И спите, обязательно давайте мозгу время  перезагрузиться и восстановиться, тогда вам все будет по плечу!

Бесплатные вебинары по схожей тематике:

А теперь небольшой свод коротких правил, которые дополнят и уточнят все вышесказанное:

1. Планируйте и проставляйте приоритеты.

2. Ставьте на все задачи временные рамки, желательно, чтобы эти рамки не выходили за пределы рабочего времени (если мы говорим о рабочих делах).

3. Перерывы и отдых тоже планируйте.

4. В списке дел должны быть разные задачи: легкие, средние и посложнее.

5. Фиксируйте намеченное и вычеркиваете сделанное.

6. Мотивируйте себя музыкой, перерывом или чем-то еще приятным.

7. Разбивайте большие задачи на маленькие.

8. Суперконцентрация. Если нужно, а никак не получается — отключите все раздражители, уйдите в другую комнату, в общем, сделайте все, чтобы вы остались со своим заданием наедине.

9. Не делайте то, что вам не нравится.

10. Любите себя и берегите!

TimeStep.ru » Blog Archive » Я ничего не успеваю

Меня удивляет фраза «Я ничего не успеваю». Такую фразу приходится слышать достаточно часто, причем от людей самых разных профессий, занятий и статусов.

Это странная фраза. Как можно не успевать ничего вообще? Получается, вы проснулись, но так и не встали с кровати, а тут уже и ночь настала? Не верится.

Я понимаю, что большинство людей, произносящих эту фразу, сильно преувеличивают. Но ведь что-то же они имеют в виду, когда хватаются за голову со стоном «ничего не успеваю!»

Мне кажется, такое ощущение возникает по одной из следующих причин:

1. Вам кажется (именно, кажется), что у вас слишком много дел, и вы ни при каких условиях не справитесь с ними;
2. Вы не успеваете делать те дела, которые действительно важны для вас, например, не успеваете общаться с близкими людьми или заниматься своим хобби.

Рассмотрю оба варианта.

Длинный список дел

Ощущение, что вы ничего не успеваете, зачастую возникает, когда вы просто не контролируете свои дела. То есть пока жизнь течет спокойно, вы легко ведете привычные текущие задачи, не пользуясь никакими списками дел, ежедневниками и прочим. Но как только появляется новое или просто незапланированное дело (например, новые обязанности на работе или внезапный приезд родственников), ощущение перегруженности резко увеличивается.

Пример такого состояния – студенческие сессии. Хорошо помню своё состояние во время таких сессий: после неспешного ритма текущих занятий вдруг всё меняется, и ты в бешенном темпе пытаешься сдать то, что не сдал, пересдать то, что забыл пересдать в прошлом семестре, и выучить то, чего вообще не знал. В какой-то момент нервы сдают, и подкрадывается паника: как можно выучить весь предмет за два дня до экзамена, если ты не можешь вспомнить ничего в своих же лекциях?

Это состояние лечилось на удивление легко. Как только все дела, требующие решения, выписывались на лист бумаги, тревога таяла на глазах: дел оказывалось совсем не так много, как казалось, и выделенного на них времени хватало даже с запасом.

Так что простой список дел — это вполне эффективное средство для первоначального лечения состояния «я ничего не успеваю». Конечно, список дел не избавит от необходимости их выполнить. Но он поможет оценить, действительно ли объем задач так велик, как рисует его неуемное воображение.

Что самое важное в вашей жизни?

Я считаю, что ощущение, что вы ничего не успеваете, возникает не только в режиме цейтнота. Бывает, что дел вроде бы немного, а в конце дня всё равно остается впечатление, что вы чего-то не успели. Это, на мой взгляд, как раз та ситуация, когда, выполняя в течение дня множество важных задач, мы, тем не менее, не делаем того, что очень важно конкретно для нас, для нашей жизни.

Не успеваете общаться с родными? Может, регулярно задерживаетесь на работе и видите родных только спящими? Если это так, и причина этого – тот самый цейтнот, о котором речь шла выше, то когда цейтнот благополучно пройдет, вы сможете восполнить недостаток общения. Ну а если задержи на работе – и есть ваша жизнь, то или меняйте работу, или организуйте наконец свою работу так, чтобы не задерживаться на ней, любимой, больше часа в день. Впрочем, возможно, работа является для вас средством «побега» от… чего-то. Вам виднее, от чего именно.

Не успеваете заниматься любимым хобби или развивать какие-нибудь навыки? Охотно верю. Но если развитие или хобби вам действительно важны, то советую всё-таки распределить время так, чтобы уделять этому хотя бы полчаса в день. Не стремитесь занять любимым делом целый выходной день или свободный вечер. Даже полчаса в день, но регулярно, доставят массу удовольствия.

Не успеваете смотреть любимую передачу по телевизору? А оно вам надо? Телевизор отнимает слишком много времени, чтобы жалеть о том, что не успеваешь его смотреть. Ну а если передача действительно любимая (надеюсь, это полезная передача, а не сериал?), то найдите, наконец, способ записывать ее в ваше отсутствие и просматривайте в удобное для вас время.

Если я начинаю слышать от себя самой эту странную фразу «Я ничего не успеваю!», то начинаю оценивать, что же конкретно я не успеваю делать в течение дня, недели или даже месяца, раз у меня складывается впечатление, что я не успеваю совсем ничего.

Например, если я несколько дней возвращаюсь домой поздно и не успеваю убирать квартиру и готовить еду, то ловлю себя на мысли, что мне чего-то не хватает в этой жизни. Не могу сказать, что я фанат уборки и готовки, но делать это надо и для меня это важно. Отыскав источник своего ощущения «неуспевания», я успокаиваюсь, планирую, когда я смогу восполнить пробел в уборке квартиры или другом несделанном деле, и больше не волнуюсь об этом.

Осознав, какие именно несделанные дела беспокоят вас и создают ощущение «неуспевания», вы почти наверняка сможете выделить время на их выполнение. И тогда сможете вздохнуть более свободно: «Разве я ничего не успеваю? Нет! Это не про меня!»

Потехе час. Как планировать день, чтобы рабочие задачи не перевешивали личные?

Электронный календарь стал одним из наших главных инструментов в работе. Звонки с командой, статусы по проекту, встречи с партнерами – все мероприятия и задачи мы фиксируем в нем. Еще недавно поиски свободного «окна» в расписании напоминали настоящий челлендж: мы могли часами обсуждать, кому, когда и во сколько удобно провести встречу, но так и не договориться. Благодаря появлению сервисов-планировщиков вроде Calendly или Meetingbird смогли оптимизировать этот процесс.

Суть их работы довольна проста: они интегрируются с календарем и формируют ссылку с информацией о свободных «окнах», которую пользователь может отправить своему собеседнику, чтобы тот выбрал удобное ему для встречи время. С одной стороны, мы научились мастерски управлять бизнес-графиком, с другой – рабочие задачи продолжают перевешивать личные (вроде сходить в спортзал или пройти курс иностранного языка).

Например, раньше мой поход в фитнес-клуб часто срывался в последний момент: я планировала провести тренировку вечером, но в это время как назло всегда появлялись важные совещания или задачи. Вместо занятий спортом приходилось «тушить пожары». Но как-то я забронировала время тренировки в календаре, и ситуация изменилась. Случается только то, что запланировано. Чтобы успевать не только работать, но и уделять время своему здоровью, отдыху и саморазвитию, нужно бронировать время под личные цели в календаре. Это реально работает. 

Персональная система планирования

Большая часть бизнес-литературы рассказывает нам, как ничего не забыть, все спланировать и выделить самое главное в списке задач. Но не менее важно определить, что вы не будете делать. Совсем. Стратегический выбор – это не длинный список задач, часть из которых мы берем в приоритет, а другие оставляем на потом. Главное, успеть сделать самое важное, а не все.

Раньше я составляла длинный список задач на день. Рвалась скорее начать, но уже к середине дня понимала, что ничего не успеваю. Сейчас же, прежде чем поставить задачу в свой план, оцениваю не только ее важность, но и количество времени, которое мне понадобится на ее выполнение. Например, вам нужно 4 часа, чтобы разработать концепцию нового проекта. Забронируйте это время в своем календаре и подберите правильные часы для работы.

Дело в том, что у каждого из нас есть предел продуктивности, который в среднем составляет 3-4 часа в день. В течение дня мы испытываем колебания энергии – подъем, спад и снова подъем. Эти колебания связаны с биоритмами и пиком продуктивности. Чаще всего это утро с 9.00 до 12.00 и вечер с 17.00 до 20.00. В связи с чем важные переговоры, подготовки презентаций, мозговые штурмы и стратегические сессии лучше ставить на утренние часы. А вот после обеда организм чувствует сонливость в течение 1–2 часов, поэтому это время лучше посвятить задачам, которые не требуют высокой концентрации. 

Также вы можете составить персональный график продуктивности. Например, американский писатель Сэм Карпентер в книге «Системность во всем» предлагает отмечать свой уровень энергии по 10-балльной шкале каждый час в течение трех недель. Благодаря такому анализу можно узнать, на какое время суток приходится пик вашей продуктивность, в зависимости от которой стоит планировать свой день. Разные типы задач требуют от нас разных мозговых усилий, поэтому распределять надо не только время, но и энергию. 

Шаблонное расписание: внедряйте повторяющиеся события вместо разовых

Кажется, главный секрет планирования – в предсказуемости. Искусство маленьких шагов для непрерывного продвижения к цели требует дисциплины. Иногда наш мозг тратит на решение больше ресурсов, чем на само действие. Поэтому здорово один раз решить, а потом не задумываясь сделать. Например, американский миллиардер, основатель Twitter Джек Дорси каждый день недели посвящает работе над определенной темой задач. Его расписание выглядит следующим образом:

– понедельник – менеджмент и администрирование;

– вторник – продукт;

– среда – маркетинг и коммуникации;

– четверг – связи с партнерами; 

– пятница – культура и наем новых сотрудников.

Я знаю несколько компаний, которые стали проводить совещания по шаблонной модели. Например, каждый понедельник обсуждают продажи и маркетинг, а каждую пятницу – стратегические задачи. Этот же принцип я переложила на решение личных задач. Посвящаю 1–2 часа в день тем сферам, в которых вижу для себя наибольшую ценность. Например, в понедельник выделяю время на красоту и здоровье, во вторник – на новые знания, в пятницу – на нетворкинг и т. д. В момент, когда мне нужно определить время для разговора с новым знакомым, я точно знаю, что на подобные задачи у меня есть двухчасовой слот в пятницу вечером. 

Выделяйте четырехчасовой стратегический слот

Гуру венчурного бизнеса Пол Грэм часто рассказывает, что использует в работе два режима – режим «творца» и режим «менеджера». Последний предполагает решение операционных задач, которые занимают большую часть рабочего времени большинства предпринимателей и топ-менеджеров. Они, как многорукий бог Шива, пытаются решить несколько задач одновременно: кого из кандидатов взять на работу, какой канал лучше всего подойдет для продвижения нового продукта, как увеличить продажи и многое другое. И это нормально, когда важно уследить за всем сразу. В режиме «творца» нужно отложить ежедневную рутину, чтобы, не отвлекаясь, подумать над решением стратегических задач. 

Только представьте: чтобы сконцентрироваться, нам нужно 25 минут. К примеру, вы собираете слайды для инвестиционной презентации, но отвлекаетесь буквально на пять минут, чтобы ответить на сообщение в мессенджере. В итоге пять минут превращаются в полчаса. Ведь, чтобы войти в тот же ритм, вашему мозгу необходимо гораздо больше времени, чем кажется. 

Работать в режиме «творца» – не отвлекаясь – возможно. Для этого нужно внедрить в свой еженедельный календарь «стратегические слоты» по четыре часа. Хотя бы один раз в неделю и желательно в ваш пик продуктивности. Не планируйте в этом промежутке встречи и звонки, иначе ваш день может превратиться в «нарезку» из бесконечных переговоров. Вроде день забит, а поработать некогда. 

Это ваше священное время, когда можно взять одну крупную задачу и сосредоточенно поработать.

Посвящайте время личным ритуалам

Забронируйте в своем расписании один час на ежедневные ритуалы, например, на чтение книг или медитацию. Еще год назад мне не удавалось делать это системно. Это выглядело так: о, сегодня у меня есть 15 минут на чтение. Я смогла внедрить полезные привычки в свою жизнь, когда стала бронировать для них время в своем расписании. Вы точно сможете дойти до спортзала, если зафиксируете время тренировки в календаре. Заложите один час на дорогу, один час на тренировку и 30 минут на душ. Будьте открытыми и попросите своих коллег не ставить на это время рабочих встреч.

Продуманное личное расписание придает не только ощущение контроля над жизнью, но и чувство свободы. Когда вы подумали над ключевыми событиями недели и забронировали для этого свое время и внимание, у вас появляется возможность более качественно проживать жизнь в моменте. Здесь и сейчас смаковать каждую минуту.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора.

Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

Не хватает времени? 10 советов по управлению временем, чтобы каждая минута была на счету

Один из старых методов продуктивности — классический и эффективный список дел, и не зря. Для вас и всех остальных это один из самых продуктивных способов сделать что-либо. Будь то мысленный список или что-то, что вы записываете, список дел — важный инструмент продуктивности.

В то же время это один из самых запутанных инструментов повышения производительности. Многие люди дискредитируют это по разным причинам и не верят, что список дел — это что-то хорошее.Но я считаю, что, возможно, вы и другие люди не составляете эффективный список дел, поэтому здесь мы рассмотрим, как его выполнить правильно.

Почему так важен список дел?

Прежде чем переходить к стратегиям составления эффективного списка дел, стоит знать, почему вы должны его составлять. Первый важный момент заключается в том, что многие люди неправильно составляли списки дел.

Две из наиболее распространенных ошибок:

• Люди используют списки как показатель того, продуктивны они или нет.
• Они внесли слишком много пунктов в список.

Впрочем, понятно, почему вы или другие люди это делаете. Список дел — это инструмент повышения производительности, поэтому имеет смысл накапливать задачи. Однако мозг так не работает. Если в вашем списке много задач, это похоже на пытку, потому что список никогда не заканчивается.

Поначалу может показаться приятным, что у вас всегда есть чем заняться, но имейте в виду, что у вас есть только определенное количество времени в день. Важно, чтобы вы больше ценили качественную работу, а не количество.

В том же самом примечании, если вы тот, кто имеет тенденцию искать подтверждения, список дел может быть трудным. Будут дни, когда из-за жизненных событий не успеешься. Это создает ненужное давление и отправляет вас в вихрь стресса.

Когда вы составляете эффективный список дел, основная цель этих списков — сделать ясными и сфокусированными. Если вы делали их неправильно, вы могли заметить, что сосредотачиваетесь на задаче из вашего списка дел и выполняете ее.

Это может быть омрачено несколькими элементами в вашем списке, но вы сосредоточены на задаче в течение определенного времени. Вы действительно увидите это в действии, если подумайте о том, чтобы иметь более короткий список дел.

Я понимаю, что список дел не для каждого человека, но этот фокус помогает людям, когда они только начинают. Вы все еще не уверены в своих целях или пути, по которому хотите идти. Вам также может быть сложно определить следующий шаг, над которым нужно работать.

Список дел — это руководство, к которому вы можете вернуться, когда вам это понадобится.Кроме того, методы, о которых я расскажу ниже, сделают списки дел более эффективными для вас.

15 стратегий для эффективного списка дел

Итак, что должно быть в списке дел? Какая система списков дел лучшая?

Вы начнете понимать, насколько мощным является список дел, если рассмотрите различные стратегии, которые можно объединить в одну. Это из вашего списка дел на , поэтому выберите одну из приведенных ниже стратегий, чтобы найти то, что вам подходит. Если вы не уверены, не бойтесь экспериментировать и смешивать несколько комбинаций.

Помните, что путь к успеху — это путь со множеством ответвлений, поэтому методы, которые вы используете, — это ваш выбор.

1. Разбейте список на две части

Первая стратегия — разбить список на две части. Эти две части называются ежедневными и делами.

Ежедневные задания — это повседневные задачи, которые вы хотите развивать еще больше. Например, если вы хотите сделать привычкой упражнения по утрам, ежедневной задачей может быть 15-минутная тренировка или часовая прогулка.

Ваши дела — это не повседневные задачи, которые вам нужно выполнить в какой-то момент. Возможно, вам нужно подготовить отчет на работе или сделать презентацию. Вы можете поместить это в свой столбец «Сделать».

Это эффективная стратегия, поскольку она избавляет от беспорядка, к которому тяготеет большинство людей. Как упоминалось ранее, люди заполняют свои списки, и многие из них обычно представляют собой задачи, которые вы бы выполняли в любом случае, например, сходить в магазин за продуктами или отвезти детей к другу.

2.Установите ограничение на элементы

Если вы сочтете, что ваш список слишком разбит на две части, я предлагаю краткость в качестве достоинства при составлении этих списков. Вы можете установить любое количество элементов, но главное в том, что у вас есть установленный лимит. У некоторых людей не больше семи, а у других всего три. Делайте то, что вам удобно.

Идея состоит в том, чтобы сузить круг самых важных задач, которые вам нужно выполнить в этот день. Конечно, есть и другие дела, которыми вы будете заниматься в течение дня, и это нормально, но вы хотите расставить приоритеты в том, что в вашем списке дел до конца дня.

3. Используйте контрольные списки для сложных задач

Если вы уже составляете узкие списки, но ставите перед собой более сложные задачи, я предлагаю разбить эту задачу на части. Вам решать, будут ли это подробные шаги, которые вам нужно предпринять, или записать важные детали, которые должны быть представлены.

В любом случае это позволит вам убедиться, что вы все делаете правильно и не упускаете никаких ключевых деталей или шагов.

4. Первые шаги в MIT

MIT — это «самая важная задача.«Еще один способ взглянуть на это — сначала взяться за самую большую и пугающую задачу. Почему вы хотите это сделать, восходит к тому, как работает наш мозг.

Вы можете почувствовать необходимость сначала выполнить более простые задачи, прежде чем переходить к более крупной задаче, но проблема в том, что эти задачи — даже самые легкие — истощают вашу энергию. Более того, если вам нужно выполнить действительно большую задачу, скорее всего, она будет у вас в голове в течение дня. Это означает, что вы тратите больше энергии, просто думая об этом.

Все это не было бы проблемой, если бы с утра первым делом справились с этой большой пугающей задачей.

5. Создайте список «Готово»

Еще один интересный подход, который следует рассмотреть, — это составить список «Выполнено». Это список задач, которые вы выполнили из своего списка дел. Многим людям приятно просто вычеркнуть элемент из своего списка и покончить с ним, но в зависимости от того, что вы добавляете в эти списки, готовый список может быть вдохновляющим.

Представьте, что вы — человек, который помещает сложные задачи выше среднего в свои списки дел, действия, для правильного выполнения которых требуется час или два.Это может вдохновить вас делать больше, если после рабочего дня вы заметите, как много вы сделали в течение дня, с помощью этого списка.

6. Сделайте свой список легко заметным

От красочной бумаги до развешивания на видном месте — вы хотите, чтобы ваш список находился в таком месте, где вы его легко заметите. Имейте в виду, вам не нужно постоянно держать этот список перед собой, так как это может создать ненужный стресс. Но отложить его в сторону — хорошая идея — взгляните в сторону, и вы точно знаете, что нужно сделать.

7. Добавьте к нему игровые элементы

Если при составлении списков дел вам не нужны ручка и бумага, есть несколько приложений, которые также могут помочь вам. Прелесть приложений со списком дел в том, что здесь больше возможностей для творчества, и некоторые разработчики включают в себя игры.

Например, в Todoist есть система достижений, при которой люди зарабатывают значки по мере выполнения большего количества задач. Также есть Bounty Tasker, который заставляет вас чувствовать, что ваши задачи — это побочные квесты в видеоигре.

8. Дайте себе крайние сроки

Работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время.

Это старая философия, которая все еще актуальна в отношении нашей продуктивности. Например, скажем, вам поручили написать отчет, и вам дается неделя на это. Скорее всего, вы будете постоянно работать над этим в течение недели. Или, если вы откладываете дела на потом, отложите это до ночи и прикончите.

Но что, если вам дали ту же самую задачу и на ее выполнение отведен только час? Скорее всего, отчет будет готов, но вы расставите приоритеты по основным, важным моментам и выделите их, а не наполняете ненужной ерундой.

Все дело в том, что с вашими целями и пунктами в вашем списке дел вы хотите иметь крайние сроки. Когда дело доходит до списков дел, я предлагаю выделить себе день на выполнение этих задач. Этого давления и стимула для вас достаточно, чтобы усердно над ними работать.

9. Добавляйте задачи, когда они еще свежи

Другая стратегия — назначать себе задачи, даже когда вы работаете над чем-то другим. Имейте в виду, что это не то, что вам нужно делать прямо сейчас, но это может помочь людям, которые изо всех сил пытаются подумать, на чем сосредоточиться дальше.

Это похоже на то, когда вы слышите что-то интересное и записываете это. Это мудрый поступок, поскольку он избавляет вас от необходимости зацикливаться на этой идее, а не сосредотачиваться на текущей задаче. Это также избавляет вас от необходимости вспоминать, в чем заключается задача, если вы из тех, кто в конце дня составляет список дел на следующий день.

10. Будьте комфортны, пересматривая свой список дел

В зависимости от вашего общего мышления другой хорошей стратегией является просмотр вашего списка дел и внесение в него изменений.Если вы практикуете предыдущую стратегию, есть вероятность, что ваш список дел становится длинным, и вы устанавливаете нереалистичные ожидания, что сможете все это закончить.

Предоставляя себе возможность пересмотреть свой список дел, вы позволяете себе распределить свои задачи, а не собирать их в кучу. Это поможет вашему мышлению, поскольку список не ошеломляет вас.

11. Пишите задачи, а не цели

У вас должны быть отдельные списки для ваших задач и ваших целей.Идея в том, чтобы вообще не ставить цели в список задач.

Хотя задачи могут помочь вам достичь ваших целей, цели — это большие желания, а не то, чего вы можете достичь в течение дня. Например, цель — «научиться говорить по-французски»; однако вы можете разбить это на задачу, сказав «прочтите материалы на французском в течение 15 минут» или «посмотрите фильм на французском языке».

Это также относится и к целям. Вы можете рассматривать это как вехи. Возвращаясь к примеру разговора по-французски, цель может быть такой: «Обсудить мои любимые блюда с кем-нибудь на французском.«Это желаемый результат, которого вы ждете от своей практики.

12. Сохраняйте краткие списки дел

Здесь краткие означает, что их можно сканировать, так как вы можете быстро просмотреть список и узнать, что нужно сделать. Как вы можете сделать это, сосредоточившись на ключевых словах конкретных задач, а не затягивая их. Например, предположим, что у вас в гараже беспорядок, и вы хотите его навести. Вместо того, чтобы писать длинное предложение, сделайте его коротким и напишите что-нибудь вроде «Чистый гараж в течение 30 минут». или просто «чистый гараж».

С этой стратегией вы тратите меньше времени на запись задачи при составлении списка дел. Кроме того, вы полагаетесь на триггерные слова, чтобы заставить свой разум вспомнить конкретные детали для этой задачи.

13. Составьте несколько списков

Как упоминалось выше, неплохо иметь отдельные списки для разных вещей, например, для целей, задач, повседневных задач и дел. Еще один способ взглянуть на это — иметь систему, в которой вы консультируетесь из трех списков.

Это следующие списки:

Основной список

Здесь находятся любые ваши долгосрочные цели, такие как переезд в новый дом, выплата долгов или создание бизнеса. На это уйдет год или больше.

Еженедельный список проектов

Это вещи, которые вы хотите выполнить к концу недели. Это вещи, которые будут медленно перемещать иглу к некоторым из пунктов вашего основного списка.В предыдущем примере это могло быть исследование получения бизнес-ссуды, поиска жилья или открытия сберегательного счета.

Важный список

Наконец, это задачи, которые необходимо выполнить сегодня. Связаны ли они с двумя предыдущими списками или нет, не имеет значения. Здесь размещаются первоочередные задачи. Примерами могут быть звонки определенным людям, работа над проектом или отчет, который должен быть готов в ближайшее время.

Имея эти списки, вы будете часто обращаться к недельному списку проектов и списку наиболее важных проектов и определять, следует ли переместить еженедельную задачу в этот список.

По мере того, как вы это сделаете, вы начнете замечать, насколько ваша повседневная жизнь влияет на те цели, которые записаны в этом главном списке. Это может вдохновлять, поскольку то, что вы делаете, активно приближает вас к вашим целям.

14. Не увеличивайте сложность, пока не будете готовы

Некоторые из упомянутых стратегий могут показаться простыми на первый взгляд, но они требуют большой силы духа. Мотивация — вещь необычная, и наш мозг настроен на то, чтобы действовать определенным образом.Если вы ищете настоящих изменений и чего-то, что остается неизменным, лучший принцип — сначала делать вещи простыми и легкими.

Это может показаться затруднительным, но вы не часто понимаете, как эти детские шаги могут сыграть решающую роль в том, чтобы вы могли начать бегать и преследовать свои мечты. Не стесняйтесь, если вам нужно начать с простых задач для себя. Даже возвращение к повседневным делам, которые вы все равно делаете, например, к принятию душа, стирке или покупке еды, — хороший способ начать.

Помещение этих пунктов в список сначала заставляет вас чувствовать, что у вас был продуктивный день.Оттуда вы можете бросить себе вызов, решая более сложные задачи. Включите режим упражнений или потратьте полчаса на задачу, которая что-то для вас значит.

Идея состоит в том, чтобы расслабиться и не перегружать себя рутиной.

15. Измерьте свое время

Последняя стратегия, которая может вам помочь, — это измерить свое время. Сколько времени нужно, чтобы выполнить конкретную задачу? Вам не нужно вдаваться в подробности, но постарайтесь рассчитать время в течение недели и получить среднее время, потраченное на эту задачу.

Почему это важно? Эта информация может быть разбита двумя способами.

Первый способ — использовать его как маркер для повышения эффективности. В зависимости от задачи вы можете найти новые способы достижения тех же результатов за более короткое время.

Он также позволяет узнать, что вы можете сделать в данный день. Если вы знаете, что на выполнение всего утреннего распорядка у вас уходит около часа, вы будете более осознанно относиться к его выполнению.

Кроме того, если вы знаете, какие задачи вы будете выполнять на следующий день, вы сможете лучше управлять своим временем, поскольку примерно знаете, сколько времени потребуется, чтобы все сделать.

Последние мысли

Составить эффективный список дел не так просто, как кажется.

Есть множество уникальных стратегий, которые можно опробовать, некоторые из них более сложные, чем другие. Однако, если вы заинтересованы в использовании этого инструмента повышения производительности, чтобы облегчить себе жизнь, это станет еще проще.

Все, что вам нужно сделать, это продолжать прилагать усилия, экспериментировать и пересматривать, когда это необходимо. Так что приступайте к составлению списков дел уже сегодня.

Дополнительные советы по использованию эффективного списка дел

Изображение предоставлено: Emma Matthews Производство цифрового контента с помощью unsplash.com

10 советов по управлению временем на работе

Знаете ли вы, что микробизнес (от одного до девяти сотрудников) тратит 15 часов в неделю на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже, они тратят 31% своего еженедельного времени на сортировку финансов. Если вы владелец или менеджер бизнеса, вы знаете, что административное и финансовое обслуживание — лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнить, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Как лучше управлять своим временем на работе

Управление временем — это планирование того, как эффективно использовать и сознательно контролировать время, которое вы тратите, для максимальной производительности. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие достоинства включают:

• Лучшее качество работы
• Меньше стресса
• Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
• Меньше промедлений
• Больше уверенности в себе

Вот как начать:

1.Знайте, как вы проводите свое время

Если ваша продуктивность измеряется объемом производства за определенный период, потерянное время может означать, что деньги выброшены в окно. Так же, как при создании бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить какие-либо области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут сказать вам, на основе категорий, которые вы настроили, сколько часов вы продуктивны в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на действия, не связанные с работой, такие как просмотр социальных сетей или поход по магазинам.

2. Придерживайтесь ежедневного графика

Выходите за рамки «У меня восемь часов на выполнение XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными временными блоками для разных задач. Придерживаться его — ключ к успеху.

• Создавайте реалистичные временные рамки . Люди переоценивают свою способность выполнять задачи — явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам выполнения. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
• Уделите все внимание . Избегайте красться на сайты, не связанные с работой (или чем-то еще, чем вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его вне досягаемости, пока не наступит запланированный перерыв. Опять же, здесь ваш лучший друг — самодисциплина.

3. Приоритет

Списки дел могут спасти вашу продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать.Инструмент, известный как Матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, что расставить по приоритетам в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список по:

• Выполнять немедленно : Важные задачи с установленными сроками, или задачи, которые вы так долго откладывали, теперь просрочены
• Расписание на более позднее время : Важные задачи без установленных сроков
• Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
• Удалить : задачи, которые вы можете устранить, потому что они не критичны для ваших целей или миссии

4.Беритесь за самую сложную задачу первым

Каждый из нас отвлекается, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, этот день прошел. Пора «съесть эту лягушку».

Метод продуктивности «Съешьте эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо подходит для людей, которые склонны откладывать дела на потом или которым трудно избегать отвлекающих факторов. Он рекомендует в первую очередь заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, вероятно, отложите на потом.Переходите к другим делам только после того, как «съели эту лягушку».

5. Пакетная обработка похожих задач

Пакетная обработка, или пакетная обработка, означает группирование похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

Например:

• Встречи с клиентами по средам и четвергам
• Отвечайте на электронные письма только с 10 до 11 утра
• Первым делом с утра создавайте отчеты и распространяйте

6. Установите разумные сроки

Закон

Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение.
Если у вас есть полный день для выполнения двух задач, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы предоставите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

7. Научитесь говорить «нет»

У нас очень много энергии в день, и она убывает с часами. Чтобы избежать недоработки, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, что у вас хорошо получается, и, если возможно, делегируйте то, что может быть сделано лучше и быстрее другим людям.

8. Избегайте многозадачности

Наука о многозадачности ясно говорит: это снижает эффективность и даже может быть опасно. По данным Американской психологической ассоциации, ментальное жонглирование включает в себя «затраты на переключение», которые снижают продуктивность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на переключение, оно складывается, если вы часто выполняете одновременно несколько задач. Ваш риск ошибки также возрастает.

9. Держите вещи организованными

Вам может потребоваться перестройка организации, если с вами произошло что-либо из перечисленного:

• Поздно на встречу, которую вы ведете
• Забыл распечатать отчет, который нужен начальнику для презентации
• Приходилось запрашивать у ИТ-отдела ваше имя пользователя или пароль более одного раза

Хорошая новость в том, что организация — это навык, которому можно научиться.Начнем с основ.

• Поддерживать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принять решение, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите ненужные вещи и поместите инструменты повседневного использования под рукой.
• Координируйте файлы на вашем компьютере и общие диски .Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
• Используйте календарь . Организуйте свой календарь по жизненным циклам, таким как «личный», «профессиональный» и «обязательный». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочно или несрочно.

10. Используйте инструменты управления временем

Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:

• Slack для хранения командных коммуникаций в едином центральном пространстве, организованном по каналам.Больше не нужно копаться в бесконечных цепочках электронной почты для получения деталей проекта.
• Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
• Календарь Google и календарь Outlook для того, чтобы быть в курсе ежедневных, еженедельных и ежемесячных расписаний. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
• Canva и Lucidchart для дизайнов и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого нет проблем с дизайном, создавать профессиональные шаблоны.

Управление временем для повышения производительности

Самые успешные команды придумали, как максимально эффективно использовать свое время. Верните себе рабочий день с помощью этих передовых методов управления временем, чтобы повысить продуктивность и снизить уровень стресса.

Полное руководство по блокировке времени

«40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени, по моим оценкам, дает такой же объем продукции, как и более 60-часовая рабочая неделя, проводимая без структуры».

— Кэл Ньюпорт, автор книги Deep Work

Если есть что-то, что можно сказать о современном рабочем месте, так это следующее: если вы не контролируете свое расписание, оно будет контролировать вас.

Как вы уравновешиваете необходимое зло встреч, электронной почты, командного чата и «напряженной работы» с уделением времени тому, что вам действительно небезразлично? Поскольку большинство из нас не могут стать цифровыми отшельниками, нам нужны конкретные стратегии, которые помогут сосредоточиться в мире, созданном для того, чтобы нас отвлекать.

Вот тут и приходит на помощь временная блокировка.

Временная блокировка (и ее близкие родственники: временная блокировка, группировка задач и дневная тематика) — это простой, но эффективный способ вернуть контроль над своим рабочим днем.

Попробуйте блокировку времени, если вы …

• Совмещаете множество разных проектов / обязанностей (Джек Дорси использует дневную тематику для одновременного управления двумя крупными компаниями)

• Проводите слишком много времени в «реактивном режиме», ответы на электронную почту и сообщения

• Найдите свой день, прерванный встречами

• Постоянные перерывы в битвах в течение дня

• Борьба за то, чтобы найти время и умственное пространство для мышления в общих чертах

Это руководство поможет дать вам обзор того, что такое временная блокировка, группировка задач и дневная тематика; как сочетание этих стратегий может помочь вам изменить свой график; и лучший способ использовать свой календарь и диспетчер задач, чтобы начать блокировку времени.

Что такое временная блокировка?

Блокировка времени — это метод управления временем, при котором вам предлагается разделить день на блоки времени. Каждый блок предназначен для выполнения определенной задачи или группы задач, и только для этих конкретных задач. Вместо того, чтобы вести открытый список дел, над которыми вы будете работать по мере своих возможностей, вы начнете каждый день с конкретного расписания, в котором будет указано, над чем вы будете работать и когда.

Ключом к этому методу является предварительная расстановка приоритетов для вашего списка задач — необходим специальный еженедельный обзор.Подведите итоги предстоящей недели и сделайте приблизительный набросок своих временных блоков на каждый день. В конце каждого рабочего дня просматривайте все незавершенные задачи, а также поступившие новые задачи и соответствующим образом корректируйте временные блоки на оставшуюся часть недели.

С днями, которые заранее заблокированы по времени, вам не придется постоянно выбирать, на чем сосредоточиться. Все, что вам нужно сделать, это следить за расписанием заблокированного времени. Если вы отвлеклись или отвлеклись, просто посмотрите на свое расписание и вернитесь к той задаче, для которой вы заблокировали время.

Копайте глубже

Мы написали отдельное подробное руководство по еженедельным обзорам, в котором вы узнаете, как создать распорядок, который будет работать на вас.

Варианты блокировки по времени

У блокировки по времени есть несколько близких, но отличных друг от друга родственников, на которые стоит обратить внимание: пакетирование задач, дневная тематика и временная упаковка.

Метод	Что это?	Пример
Блокировка времени	Разделение дня на блоки времени, каждый из которых предназначен для выполнения определенной задачи или действия и только для этой конкретной задачи или действия.	«Я буду писать каждый день с 9 до 11 часов».
Пакетирование задач		«Я отвечу на все свои электронные письма в 15:00».
Дневная тематика		«Каждый понедельник я сосредотачиваюсь на создании контента. Каждый вторник я сосредотачиваюсь на продвижении контента. Каждую среду я сосредотачиваюсь на исследованиях и идеях. И т. Д.»
Время бокса		«Завтра с 9 до 11 часов я напишу 1000 слов.«

Группировка задач

Группировка задач — это когда вы группируете похожие (обычно меньшие) задачи вместе и планируете определенные временные блоки для выполнения всех сразу. Решая аналогичные задачи в группе, вы ограничите количество переключений контекста, которые вам нужно делать в течение дня, что сэкономит драгоценное время и умственную энергию. Например, запланировать два 20-минутных блока для обработки электронной почты в течение дня более эффективно, чем проверять свой почтовый ящик каждые 15 минут.

Блокировка времени хорошо сочетается с пакетной обработкой задач, потому что она избавляет вас от планирования каждой отдельной задачи в вашем календаре.Просто выделяйте отрезки времени каждый день или неделю, когда вы хотите выполнить определенный пакет действий, например, электронная почта, выставление счетов, тренировки, встречи, написание текста, кодирование, глубокая работа, поручения, приготовление еды.

Дневная тематика

Дневная тематика — это более экстремальный вариант группирования задач для людей, у которых много сфер ответственности борются за их внимание. Например, предпринимателю часто приходится уделять внимание маркетингу, продажам, разработке продукта, поддержке клиентов и персоналу одновременно.Вместо того, чтобы выделять временные блоки для каждой области ответственности каждый день, дневная тематика посвящает каждой задаче полный день каждую неделю.

Майк Варди, основатель Productivityist, использует дневную тематику, чтобы установить общий фокус на каждый день. Вот как он планирует свою неделю:

Посвящение каждого дня одной теме создает надежный образец работы и еще больше ограничивает когнитивную нагрузку переключения контекста. Варди объясняет, что тематика дает ясность ума, которая позволяет ему сосредоточиться на своей семье:

«Знание того, что для меня« значит день », позволяет мне получать то, что мне нужно и чего я хочу достичь, не видя неопределенных вещей, которые« должен делать ». в списке дел.В результате я меньше устаю от принятия решений и даже получаю больше энергии, когда провожу время со своими детьми ».

Time boxing

Time blocking и time boxing часто путают как синонимы, но есть важное различие. Блокировка времени просит вас выделить определенные отрезки времени, чтобы сосредоточиться на определенной задаче или действии. Например, «Я буду работать над первым черновиком своего сообщения в блоге с 9 до 11 утра завтра».

Напротив, бокс времени требует от вас установить ограничение на то, сколько времени вы будете посвящать определенной задаче.Вот пример блокировки по времени, приведенный выше: «Я закончу первый черновик своего сообщения в блоге завтра между 9:00 и 11:00».

Этот добровольный «временной интервал» заставляет вас работать эффективно, потому что у вас есть ограниченное количество времени для выполнения задачи. Это может быть интересный способ испытать себя и повысить свою продуктивность.

Почему так эффективна временная блокировка?

Эта техника кажется простой на первый взгляд, но оказывает глубокое влияние на вашу способность выполнять задачи:

Он способствует целенаправленной «глубокой работе»

Кэл Ньюпорт, автор книги «Глубокая работа: правила целенаправленного успеха в отвлеченном мире», является большим сторонником блокировки времени.Каждый вечер он посвящает 20 минут планированию следующего рабочего дня:

«Иногда люди спрашивают, почему я беспокоюсь о таком подробном планировании. Мой ответ прост: это дает огромную продуктивность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени дает такой же результат, как и 60-часовая рабочая неделя, проводимая без структуры ».

Когда вы выделяете часть времени на работу над одним проектом, проблемой или задачей, вы сосредотачиваете все свои умственные ресурсы на одном деле, вместо того, чтобы распылять свое внимание на несколько задач.Чем больше вы «выполняете одно задание», тем больше вы наращиваете умственные мышцы, необходимые для глубокой работы, и тем легче становится оставаться сосредоточенным.

Это поможет вам более эффективно избавиться от «мелкой работы»

Мелкая работа — это напряженная работа, которая срочна, но не важна для достижения ваших долгосрочных целей — подумайте о документах или ответах на (большинство) электронных писем. Когда вы устанавливаете временные рамки для мелкой работы, вы устанавливаете четкие ограничения на то, сколько времени вы ей посвящаете. Кроме того, группирование похожих задач вместе снижает затраты на переключение контекста.Сгруппировав все мелкие задачи вместе в один или два выделенных блока времени, вы сможете выполнять их более эффективно и защитить остаток рабочего дня для более эффективной работы.

Это дает вам представление о том, как вы проводите свое время

Большинство людей плохо умеют управлять своим временем. Мы ужасно умеем оценивать, сколько времени уйдет на выполнение задач, и у нас есть склонность слишком много внимания уделять нашему будущему. Блокировка времени заставляет вас противостоять своим текущим приоритетам и обязательствам и целенаправленно определять, как вы проводите свое конечное время.Для каждого нового обязательства, которое вы вкладываете в свою жизнь, вы вынуждены находить физическое место в своем календаре. В результате упущенная возможность сказать «да» становится более конкретной, и становится намного легче сказать «нет».

Он противодействует перфекционизму

Нечеткие временные рамки — злейший враг перфекционистов. Всегда есть что подправить и улучшить. Может быть трудно узнать, когда закончен бессрочный проект, особенно если вы стремитесь к совершенству. В какой-то момент вам нужно уметь сказать «достаточно хорошо» и двигаться дальше.Бокс времени может помочь, наложив ограничения по времени на ваши проекты. Если вы часто затягиваете задачи, пытаясь сделать все правильно, установите строгие временные рамки для завершения задачи и придерживайтесь их.

Это помогает вам достичь своих целей

В статье «Помимо благих намерений: побуждение людей к составлению планов улучшает выполнение важных задач» исследователи д-р Тодд Роджерс и д-р Кэтрин Л. Милкман рассматривают несколько исследований, подтверждающих идея о том, что «конкретные планы помогают людям реализовать свои намерения.

От соблюдения режима физических упражнений до назначения прививки от гриппа люди с большей вероятностью действовали в соответствии со своими намерениями, когда они записывали конкретное место, дату и время для занятия. Тем не менее, большинство людей полагаются на смутные намерения, а не на конкретные планы:

«Парадоксально, но люди часто занижают план, когда начинают с твердыми намерениями. Они ошибочно полагают, что их сильных намерений достаточно, чтобы побудить их к желаемому поведению, и что эта вера удерживает их от использования стратегий, которые могли бы помочь воплотить намерения в действия.”

Вывод: если вы планируете свои задачи и цели, у вас больше шансов их выполнить. Блокировка времени заставляет вас строить конкретные планы, которые гарантируют, что вы будете работать над достижением своих целей каждый день. Как заметил Уильям Фолкнер:

«Я пишу только тогда, когда приходит вдохновение. К счастью, каждое утро бьет в девять ».

Но будет ли время блокировать мою работу?

Одна из самых серьезных критических замечаний по поводу блокировки времени заключается в том, что она не учитывает реактивные задания, когда невозможно предугадать, что произойдет в любой момент.Действительно ли временная блокировка — это реалистичная стратегия для специалиста службы поддержки, который отвечает на заявки? Или менеджер по работе с клиентами, который должен быть готов ответить на запросы клиентов?

Мы бы поспорили, да — хотя бы небольшой контроль над своим расписанием может быть полезным независимо от того, чем вы занимаетесь. Кэл Ньюпорт выразился так:

«Периоды неограниченной реактивности могут быть заблокированы, как и любой другой вид обязательств. Даже если вы, например, блокируете большую часть своего дня для реактивной работы, тот факт, что вы контролируете свое расписание, позволит вам посвятить некоторые небольшие блоки (возможно, на периферии расписания) более глубоким занятиям.”

Когда ваш рабочий день управляется внешними силами, легко потерять из виду свои собственные цели. Блокировка времени может помочь вам лучше контролировать даже самое непредсказуемое расписание.

Некоторые распространенные ошибки при блокировке времени и как их избежать

Хотя блокировка времени довольно проста в теории, может быть трудно придерживаться ее на практике. Вот несколько советов, которые помогут вам успешно применить метод (и при этом не стать подчиненным своему календарю):

Недооценка вашего времени

Вы научитесь лучше оценивать, сколько времени занимает выполнение задач, но пока вы не получите Оттачивайте свои инстинкты, ошибайтесь в том, чтобы выделять слишком много времени для задач, а не слишком мало.Добавьте в свое расписание дополнительное время для выполнения и перехода между задачами. Вы даже можете создать «условные блоки» времени, которые сможете использовать, если отстанете.

Попробуйте эти инструменты

Улучшите свое представление о том, сколько времени вы на самом деле тратите на выполнение задач, с помощью таких средств отслеживания времени, как RescueTime или Toggl.

Быть слишком жестким

Что-то придет и разрушит ваши планы. Но имейте в виду, что ваш план — это руководство, которое поможет сосредоточить ваше внимание на важном, а не обязательный контракт.

Даже эксперт по производительности Кэл Ньюпорт редактирует свои планы в течение дня, вычеркивая исходные временные блоки и заполняя их обновленными планами по мере необходимости:

Ньюпорт рассматривает изменения в своем расписании как игру:

«Это Тип планирования для меня похож на шахматную игру, где блоки работы распределяются и сортируются таким образом, что кажется, что все проекты, большие и маленькие, завершаются, имея (ровно столько) свободного времени ».

Рассматривайте свои временные блоки как гибкий способ бросить вызов самому себе, а не как строгие инструменты, чтобы наказать себя, когда вы терпите неудачу.

Перепланирование вашего досуга

Хотя Илон Маск и Билл Гейтс, как говорят, планируют свои дни с шагом в 5 минут, перераспределение свободного времени может быть самоубийственным занятием. Исследования показали, что планирование досуга оказывает «уникальное сдерживающее воздействие» на общее удовольствие от занятия.

Вместо этого вы можете выделить время, чтобы отключиться и расслабиться, не имея четкого плана того, как вы это время будете проводить. Это даст вам возможность более спонтанно решать, что вы хотите сделать — позвонить друзьям, чтобы выпить? Зацените эту новую игру для Xbox? Читать? Что бы вы ни решили, просто не забывайте оставлять хотя бы часть своего свободного времени свободной.

Блокировка времени с помощью Todoist

Вы можете реализовать блокировку времени с помощью любого инструмента, но в этом разделе мы сосредоточимся на том, как использовать Todoist вместе с вашим любимым приложением-календарем — или даже с хорошей, старинной ручкой и бумагой. Мы расскажем, как реализовать три различных варианта блокировки по времени: группирование задач, дневное тематическое оформление и планирование отдельных задач.

Вариант пакетной обработки задач

Строгая временная блокировка — выделение временного блока для каждой отдельной задачи — может быть утомительной, и ее трудно поддерживать с течением времени.Мы рекомендуем объединить временную блокировку и группировку задач для более оптимизированной системы. Вместо одного временного блока для отдельной задачи вы назначите временной блок для каждой категории задач, которые вы объединяете вместе. Вот как это выглядит на практике:

Во-первых, решите, какие широкие категории работы должны быть отражены в вашем ежедневном или недельном расписании. Например, у внештатного писателя может быть следующий список категорий:

• Электронная почта

• Администратор работы

• Продажи

• Встречи

• Исследования

• Письмо

• Профессиональное развитие

• Йога

• Приготовление еды

• Персональный администратор

• Чтение

• Свободное время

Теперь сядьте с любимым приложением календаря или бумажным планировщиком и создайте временные блоки для предстоящая неделя, отражающая время, в которое вы будете работать над каждой категорией.Убедитесь, что в вашем календаре достаточно места для всех ваших приоритетов и обязательств. Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь найти место, возможно, вам придется сократить свои обязательства. Конечный результат будет выглядеть примерно так:

Если вам сложно придерживаться своего цифрового графика, мы рекомендуем распланировать свой день на бумаге. Бумажный график заставляет вас начинать каждый день с нуля и позволяет легко набрасывать вещи и приспосабливаться к течению дня. Кроме того, также проще держать свой бумажный график открытым на своем столе в качестве наглядного напоминания о том, на чем вы планировали сосредоточиться.

Если вы работаете в компании с общими календарями, вам может быть полезно публично выделить время для «глубокой работы», чтобы освободить достаточную часть дня для встреч. Хой Винь, главный дизайнер Adobe, использует эту стратегию в своем офисе:

«Я ищу в своем календаре отрезки времени, которые я могу выделить для« глубокой работы ». Иногда я перемещаюсь по собраниям, чтобы создать более длинные непрерывные блоки, а затем я создаю собрание под названием «Не бронировать» или, если я подозреваю, что кто-то проигнорирует это, я назову его как-то вроде «Сеанс совместной работы» или « Обзор исследований.«Вы должны стать хитрыми».

Теперь у вас есть временные блоки для каждой категории, но вам все равно нужно знать, над какой конкретной задачей — или группой задач — работать, когда придет время. Именно здесь на помощь приходит диспетчер задач, такой как Todoist.

Создайте ярлык Todoist для каждой групповой категории, которую вы придумали на первом шаге, затем просмотрите все свои текущие задачи и присвойте каждой из них соответствующий ярлык.

Теперь, когда вы подошли к временному блоку, все, что вам нужно сделать, это открыть соответствующий список меток и выбрать нужную задачу.Задачи с датами будут автоматически отсортированы вверху, поэтому вы будете знать, когда что-то должно быть выполнено в ближайшее время и в первую очередь требует вашего внимания.

Совет Todoist

Вы также можете создать новый фильтр с таким запросом, как «@personal_admin и следующие 7 дней», чтобы видеть только те задачи, которые должны быть выполнены на предстоящей неделе с этим конкретным ярлыком.

Чтобы ничего не проскальзывало сквозь щели, у каждой задачи должна быть этикетка. Однако вы, вероятно, обнаружите, что не все категории нужно отслеживать в Todoist.Например, вы можете отслеживать свои собрания или занятия в календаре, а не в диспетчере задач. И, как мы уже говорили, вы не хотите перегружать свое свободное время. Поэкспериментируйте со своими настройками, чтобы понять, что имеет смысл в ваших конкретных обстоятельствах.

Вариант дневной тематики

Если вы пытаетесь заблокировать время, но по-прежнему чувствуете себя слишком рассеянным и несосредоточенным, вы можете попробовать дневную тематику. Мы рекомендуем этот бесплатный курс Skillshare от Майка Варди. Он проведет вас через настройку дневной системы тем, включая подробные примеры с использованием бумаги и Todoist.

Планирование временных блоков для отдельных задач

Конечно, если вы хотите сохранить более детализированное расписание, вы всегда можете создать отдельные временные блоки для каждой задачи. Самый простой способ сделать это с помощью Todoist — это двусторонняя интеграция с Календарем Google.

При настройке интеграции:

• Создайте новый календарь только для своих задач Todoist, чтобы вы могли включать и выключать их в своем календаре по мере необходимости.

• Выберите синхронизацию всей учетной записи Todoist или создайте отдельные календари для каждого из ваших проектов Todoist.

• Выберите синхронизацию задач только со сроком выполнения в дополнение к задачам с датой и временем выполнения.

Любая задача Todoist с датой и временем будет автоматически отображаться как событие в вашем новом календаре Todoist. Любая задача с датой, но без времени, будет отображаться как дневное событие.

Во время еженедельного обзора дайте каждой задаче, которую вы хотите выполнить, дату и / или время начала, введя что-нибудь вроде «Понедельник в полдень» или «Каждую пятницу в 9 утра» в поле задачи.Todoist автоматически распознает, выделит дату и установит ее при сохранении задачи.

Теперь, когда вы открываете ежедневное или еженедельное представление в календаре, вы видите каждую из ваших задач, запланированных как отдельные события (также известные как временные блоки). Вы можете расширять, сокращать, редактировать и перемещать временные блоки в своем календаре. Любые изменения, которые вы вносите в Календарь Google, автоматически синхронизируются с вашим Todoist (и наоборот).

---

Планирование ваших дней и недель вперед может показаться пустой тратой драгоценного времени, которое вы могли бы потратить на то, чтобы действительно добиться цели.Но когда вы не контролируете свой календарь, легко отвлечься. Принимая заранее решение о том, над чем работать в течение дня или недели, вы сэкономите время и умственную энергию, когда дело доходит до фактического начала работы.

Попробуйте в течение недели блокировку времени и группировку задач и посмотрите, каково это — вернуть контроль над своим временем и вниманием.

Советы по соблюдению сроков

Если вы чувствуете себя измотанным и напряженным на работе из-за того, что не успеваете выполнить свои задачи вовремя, вам необходимо организовать свое время и лучше распорядиться своим временем.Даже если ваши рабочие дни никогда не будут одинаковыми, вы все равно можете организовать свои дни и управлять своими задачами таким образом, чтобы помочь вам выполнить все вовремя — и тщательно. Вот семь советов по тайм-менеджменту, которые значительно повысят вашу продуктивность и помогут уложиться в сроки.

1. Ставьте цели

Составьте список своих целей на неделю. Запишите любую цель, которую вы хотите достичь, независимо от того, связана она с работой или нет. Затем разделите свои рабочие цели на большие и маленькие.Например, «поиск информации для статьи» — это небольшая цель, а «написание окончательного варианта статьи» — большая цель. «Определить тему презентации PowerPoint» — небольшая цель. «Создание PowerPoint» — это большая цель. Как правило, большие цели отнимают у вас больше времени. Затем укажите среднее время выполнения рядом с каждой целью. Это поможет вам организовать вашу неделю.

2. Составьте контрольный список

Создайте ежедневный контрольный список, чтобы вычеркивать достигнутые цели.Контрольный список поможет вам в организации работы и повысит вашу продуктивность. Также будет приятно вычеркнуть цели, которые вы достигли за день, какими бы маленькими они ни были. И это позитивное чувство поможет вам продолжать работать над достижением всех ваших целей.

3. Выделите время без перерывов

Посещение собрания, затем работа над небольшой целью в течение 20 минут, затем работа над большой целью в течение 30 минут, затем переход на другое собрание оставит у вас чувство непродуктивности и стресса. .Вместо этого позвольте себе провести день в непрерывной работе, чтобы решить большую цель или выполнить несколько меньших целей. Как только вы начнете работать над целью, не останавливайтесь, пока она не будет достигнута или пока не истекут ваши временные рамки. Перемещение между целями может помешать вам их достичь. Непрерывное время позволит вам работать более продуктивно.

4. Расставьте приоритеты

Не забудьте расставить приоритеты для своих целей. Вы должны работать в первую очередь над более крупными целями, которые должны быть выполнены раньше.Иногда люди откладывают большие цели, потому что они слишком пугающие. Но чем больше вы их откладываете, тем страшнее они будут. Попробуйте разбить свои более крупные цели на три или более меньших и работайте над ними последовательно. Психологически вы будете меньше нервничать, пытаясь достичь трех меньших целей вместо одной большой.

5. Внесите небольшие изменения

Если полная реорганизация вашего дня кажется слишком сложной задачей, попробуйте вносить пару небольших изменений каждые несколько дней.Если вы склонны пропускать обед, обязательно назначьте перерыв на обед в свой день. Вы не добьетесь больших успехов, если голодны или устали. Даже пара 15-минутных перерывов в работе в течение дня поможет вам сосредоточиться и оставаться на цели.

6. Проверяйте электронную почту только в определенное время

Укажите определенное время два или три раза в день для проверки своей электронной почты. Дайте себе время просмотреть свою электронную почту, но не хватит времени, чтобы сосредоточиться на одном письме или потеряться в электронных письмах, которые не имеют значения.Таким образом вы быстрее рассмотрите электронную почту и у вас будет больше времени для важной работы. Если вы ждете важного письма, вы, конечно же, будете чаще проверять свою электронную почту. Однако, если вы ищете важное письмо, сделайте именно это. Откройте свое электронное письмо и, если важного электронного письма нет, и это не ваше назначенное время электронной почты, закройте его и возвращайтесь к своим целям.

7. Знайте свой производственный период

У людей бывают разные периоды в течение дня, когда они наиболее продуктивны.Одни более продуктивны утром, другие — днем. Узнайте, когда у вас наиболее продуктивное время дня, и тогда запланируйте свои самые важные цели. Это поможет вам сосредоточиться и сосредоточиться на задаче. Это также поможет вам своевременно достичь самых важных целей. Когда вы не так продуктивны, выполните несколько небольших задач, просмотрите электронную почту или проведите какое-нибудь исследование. Это поможет вам работать, когда вы чувствуете себя менее продуктивным. Использование ваших естественных периодов продуктивности в ваших интересах поможет вам меньше нервничать и получить максимальную отдачу от рабочего дня.

Джейн Херст — писательница, редактор и заядлая путешественница из Сан-Франциско, Калифорния. Найдите ее на About.me.

Пятнадцать способов найти больше времени в течение дня

2019 — новый год и начало новой жизни. Хотя вы, вероятно, не испытываете жажды добавить еще один пункт в свой список дел, есть одна вещь, которая поможет вам выполнить свои решения и улучшить свою жизнь в процессе: управление временем. Теоретически это просто, но сложнее реализовать на практике: научившись организовывать свой день и находить время для самого необходимого, вы сможете вести более полноценную жизнь.Сьюзан Перри, специалист по обучению и развитию в Пьемонте, рассказывает о 14 способах найти больше времени в свои 24 часа.

1. Изучите свое отношение

Как и постановка целей, успешное управление временем происходит, когда вы понимаете, что контролируете свою повседневную деятельность.

«Если вы считаете, что не контролируете свое время, вы этого не сделаете», — говорит она.

Как только вы возьмете на себя ответственность за свое расписание, вы можете приступить к его улучшениям. Чего бы вы могли достичь, если бы у вас было свободное время и у вас был лишний час на ночь?

2.Проанализируйте, как вы проводите свое время

Один из важнейших ключей к успешному управлению временем — это анализ того, как вы проводите свой день. Журнал учета рабочего времени поможет вам узнать, сколько времени вы тратите (например, постоянно обновляете свой канал в Instagram). Записывайте свои повседневные действия и время, которое они занимают, в электронную таблицу или записную книжку. Например, вы можете обнаружить, что тратите час на то, чтобы купить еду на вынос, тогда как на приготовление еды дома у вас уйдет всего 30 минут.

«Может быть, есть задачи, которые вы можете комбинировать, переупорядочивать или делегировать», — говорит Перри.

3. Используйте квадрант тайм-менеджмента

Если вид длинного списка дел вызывает у вас головную боль, разделите свои задачи на одну из четырех категорий, чтобы помочь вам расставить приоритеты:

• Квадрант первый: важно, срочно (например, оплата счетов или приход на работу вовремя).

• Квадрант второй: важные, несрочные (например, проводить время с семьей и друзьями).

• Квадрант третий: не важно, срочно (напр.g., отвечая на звонок, когда он звонит.)

• Четвертый квадрант: не важно, не срочно (например, смотрю телевизор или проверяю Facebook).

4. Спланируйте свой день на ночь перед

Составьте список дел перед тем, как уйти с работы вечером, чтобы на следующий день сразу приступить к работе. Начните утро с выполнения одного большого проекта. Вычеркнув крупную задачу из своего списка, вы почувствуете, что выполнены, и побудите выполнить остальные обязанности.

5. Обработка прерываний

Если вы работаете над проектом, который зависит от времени, ограничьте перерывы, отключив звук на телефоне, повесив на двери или кабинке табличку о том, что у вас установлен срок, и выйдите из своей электронной почты. Отвлечение внимания может привести к тому, что работа над проектом займет гораздо больше времени, чем необходимо.

6. Следуйте правилу двух минут

«Если что-то займет меньше двух минут, делайте это, если у вас есть время», — говорит Перри.«Если у вас есть проект, который займет три часа, и электронная почта, которая занимает две минуты, сначала напишите электронное письмо».

7. Не откладывать на потом

«Мы откладываем дела, которые не хотим делать, но это мотивирует убрать что-то с дороги и сделать это первым», — говорит Перри. «Мы создаем вещи в своем уме и делаем их больше, чем они есть на самом деле. Часто на это не уходит столько времени, сколько вы думаете ».

8. Получите максимальную отдачу от вложенных средств

При составлении списка дел ищите важные задачи.Пример, который использует Перри: заправьте кровать. Это не отнимающая много времени работа, но больше всего влияет на внешний вид вашей комнаты. Некоторые задачи занимают всего несколько минут, но при завершении большого проекта они снижают стресс.

9. Будьте реалистичны

«Если проект займет много времени, разделите его», — говорит она. «Быть реалистичным. Большинство людей слишком много загружают и не учитывают время между встречами или проектами. Если вы не планируете интервалы между занятиями, вы испытаете стресс.Что-то всегда будет всплывать ».

10. Прибытие на 15 минут раньше

«Я планирую приехать на 15 минут раньше. Особенно с трафиком важно всегда иметь буфер. Это самая большая ошибка, которую делают люди — они пытаются составить слишком много расписания «.

11. Планируйте заранее

Сделайте как можно больше заранее. Если вы решили лучше питаться и ежедневно заниматься спортом, соберите спортивную сумку и пообедайте накануне вечером. Утро часто бывает беспокойным и может сорвать продуктивный график, поэтому выполняйте эти небольшие задания заранее.

12. Знайте, когда следует выполнять несколько задач одновременно

«Женщины от природы склонны лучше справляться с несколькими задачами», — говорит Перри. В некоторых случаях группировка вещей может быть полезна, другие проекты требуют большего внимания. Это хорошая причина вести ежедневный журнал учета рабочего времени. Вы можете увидеть, заставляют ли перерывы выполнение задачи дольше, чем следовало бы.

13. Знайте, что вам подходит

«Узнай себя и узнай, когда ты наиболее продуктивен», — говорит Перри. «Найдите время дня, которое лучше всего подходит для вас.Некоторые люди более продуктивны в первую очередь утром, другие — вечером ».

Запланируйте более сложные или важные дела на наиболее продуктивные часы.

Также используйте правильные инструменты, которые помогут вам в достижении ваших целей. Если вы предпочитаете хранить все в цифровом формате, настройте календарь на смартфоне, чтобы отправлять напоминания, когда что-то должно быть. Если вы более наглядны, запишите свое расписание в настольном календаре.

«Найдите то, что работает для вас — у вас больше шансов придерживаться этого», — говорит она.

14. Некоторые вещи оставить незавершенными

Наконец, Перри напоминает нам, что не все должно происходить прямо сейчас. Пусть вас вдохновит одна из ее любимых цитат:

«Помимо благородного искусства доводить дело до конца, существует благородное искусство оставлять дела незавершенными. Мудрость жизни заключается в устранении несущественного ». — Линь Юйтан, Важность жизни

Вам нужно записаться на прием к врачу из Пьемонта? Экономьте время, бронируйте онлайн.

12 советов по управлению временем для достижения успеха, как эффективно управлять временем

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько еще вы могли бы достичь, если бы у вас было всего несколько часов в день? Разве не кажется, что если бы у вас было больше времени, вы могли бы добиваться большего с каждым днем ​​и достигать больших целей еще раньше?

По правде говоря, времени больше ни у кого нет — и оно никому не нужно.Вам просто нужно знать, как управлять своим временем. Подумайте о великих новаторах, таких как Ричард Брэнсон, Билл Гейтс или Арианна Хаффингтон — у этих людей нет доступа к лишним часам. У них такое же количество минут в день, как и у вас, но, похоже, они добиваются гораздо большего. Как такое возможно?

Вы могли бы правильно указать, что у этих людей есть много дополнительных ресурсов в их распоряжении, но это не всегда так. Многие ведущие новаторы мира начинали с того же количества ресурсов, что и у вас сейчас.Это потому, что достижение ваших целей зависит от того, насколько изобретательными вы можете быть с помощью доступных вам советов по тайм-менеджменту.

Самый ограниченный ресурс, который у нас есть, — это время. Но когда вы научитесь управлять своим временем, вы не только достигнете большего, но и разовьете в своей жизни большее чувство удовлетворения.

Советы по управлению временем

Освоение этих основных советов по управлению временем поможет вам более эффективно выполнять повседневные задачи и восстановить время, о котором вы, возможно, не догадывались.

1. Используйте метод быстрого планирования

Метод быстрого планирования Тони Роббинса (RPM) — это больше, чем просто эффективная система управления временем — это совершенно новый способ мышления. Это эффективный способ определить, что для вас наиболее важно, и выделить шаги, которые необходимо предпринять для этого. RPM просит вас определить, что вы хотите, определить, почему вы этого хотите, а затем перечислить шаги, необходимые для достижения цели.Связывая ваши задачи с вашими конечными целями, RPM помогает вам максимизировать чувство удовлетворения, помогая вам достичь желаемых результатов.

Когда вы определяете, чего хотите и имеете четкую цель в уме, вы можете сосредоточиться на этой цели, чтобы энергия текла к ней. Затем пришло время сформулировать конкретные цели или показатели того, как вы будете оценивать свои результаты. Например, не ставьте своей целью «Я хочу получить повышение на работе». Вместо этого задайте себе конкретные параметры, которые помогут вам достичь своей цели.Например: «Я хочу управлять четырьмя сотрудниками и получать повышение зарплаты на 10 процентов к третьему кварталу года» — это гораздо более конкретная цель, и ее гораздо легче разбить на шаги, необходимые для ее достижения.

Планирование

RPM позволяет отказаться от списка дел и предлагает создать план действий. Ваш план позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, как эффективно управлять своим временем, а не отмечать пункты из списка.

2.Практика разбиения на части

Ищете лучшие советы по тайм-менеджменту? Чувствуете, что слишком много задач перегружены? Практикуйтесь в разделении на части. Разделение на части — это процесс группирования информации в управляемые фрагменты, чтобы вы могли использовать их для эффективного достижения желаемого результата без стресса. Эти три шага помогут вам переосмыслить способ решения задач:

• Запишите свои идеи — это называется фиксацией.Задокументируйте каждую задачу, которую необходимо выполнить, а также каждую цель, ситуации и идеи, требующие вашего внимания. Запишите все это; вы можете отсеять вещи и отсортировать их позже. Делайте это всю неделю.
• Ищите общие темы среди ваших задач. Разбивайте предметы по разным областям вашей жизни, таким как фитнес, семья и деньги.
• Наконец, решите, какие задачи и элементы действий являются наиболее важными в каждом блоке или категории, исходя из срочности и настроек.Конечным результатом является генеральный план с приоритетными подкатегориями, который поддерживает все сферы вашей жизни актуальными и сбалансированными.

Вы удалили бесконечный список задач в пользу создания блоков задач, которые напрямую связаны с желаемыми результатами.Такое изменение фокуса приводит к значительным изменениям в вашей жизни и позволяет естественным образом включить некоторые из этих советов по управлению временем в свой распорядок дня.

3. Сосредоточьте свою энергию

Баланс работы и личной жизни важен, но не менее важно и ваше время. Сосредоточившись на самом важном для вас, вместо того, чтобы уступать тому, чего, по вашему мнению, от вас ждут, вы освободите больше времени для работы над тем, что действительно приносит пользу вашей жизни. Цели по времени разделены на четыре зоны продуктивности и выполнения, которые помогут вам решить, на чем вам нужно сосредоточить свою энергию, чтобы лучше знать, как управлять своим временем.

Зона 1: Самое важное в жизни . Вы хотите работать в этой зоне, когда это возможно. В Зоне 1 вы тратите время на то, что приносит вам пользу, и работаете над достижением своих целей. В идеале вы можете проводить здесь 100% своего времени, но на самом деле у вас будут другие требования к вашему времени. Старайтесь проводить как минимум 65% своего времени в Зоне 1, чтобы создать полноценные отношения и найти смысл в своей работе.

Зона 2: Вещи в жизни, которые нельзя запланировать на .Вы можете запланировать только определенное количество времени, прежде чем произойдет что-то неожиданное. Неважно, возникла ли у вас чрезвычайная ситуация в семье или на работе, ваш поезд опаздывает или вы получили травму, проводите здесь не более 20% своего времени.

Зона 3: В стрессе вы проводите здесь время . Время от времени жизнь может быть стрессовой, независимо от того, в каком состоянии вы находитесь. Когда вы чувствуете, что вас увлекает напряженная работа или дела, которые могут быть выполнены кем-то другим, оцените ситуацию объективно. Приносит ли эта задача ценность вашей жизни? Если эти задачи не приближают вас к вашим целям или не создают для вас дополнительной ценности, сделайте все возможное, чтобы избежать их в будущем.Вы не хотите проводить здесь больше 10% своего времени.

Зона 4: Когда вы исчерпаны, вы работаете в Зоне 4 . Каждому нужно время, чтобы восстановить связь с самим собой. Это важный способ снять стресс и расслабиться, но только на короткий период времени. Слишком частый уход из других зон приведет к потере импульса, и оттуда вы потеряете контроль над своими целями и начнете чувствовать себя неудовлетворенным. Делайте перерывы, когда это абсолютно необходимо, но не проводите в этой зоне более 5% своего времени.

4. Используйте N.E.T. время

То, чем вы ежедневно питаете свой ум, влияет на ваш образ жизни. Но слишком многие люди считают, что у них «нет времени» дать своему уму информацию, которая может помочь им добиться реальных, конкретных результатов и осуществить свои мечты. Используя свой N.E.T. время — то есть ваше время без лишнего времени — вы можете превратить моменты «простоя» в моменты продуктивности, которые помогут вам узнать, как управлять своим временем.

Каждый день каждый на планете выполняет задачи, которые занимают наше тело, но не разум. Вместо того, чтобы «отключаться» и тратить драгоценные минуты на просмотр телевизора или позволять мыслям блуждать во время поездки на работу, что, если бы вы использовали это время, чтобы накормить свой разум? Слушайте подкаст во время поездки на работу и обратно или нарисуйте несколько идей для своего последнего проекта, сидя в зале ожидания. Собирая вместе несколько минут отсюда и оттуда, вы можете добавить к часам времени, которое вы можете посвятить своим целям.

Если вы стремитесь максимально использовать свое время и добиваться своей мечты, почему бы не заполнить свой N.E.T. время с лучшей информацией, лучшим вдохновением, лучшим коучингом, разработанным специально для ускорения ваших результатов за очень короткое время? Начиная со своего самого первого блокбастера Personal Power System, Тони Роббинс разрабатывал продукты специально для использования мощности N.E.T. время, чтобы превратить эти ранее «потраченные впустую» моменты в короткие, но действенные уроки личных достижений. Содержание разделено на удобные и доступные «блоки» советов по управлению временем для работы и личной жизни, которые каждый может выслушать, усвоить и принять меры примерно за 25 минут или меньше.Лучше всего то, что эти уроки занимают без дополнительного времени в день.

5. Устранение отстойного времени

Как часто вы начинаете свой день с прекрасным настроением по поводу всего, что вы планируете достичь, только для того, чтобы почувствовать, что вы почти ничего не делаете? В этом разница между занятостью и продуктивностью — и это большая разница.Занятые люди чувствуют, что у них нет достаточно времени в течение дня, чтобы все сделать. Люди, которые следуют советам по тайм-менеджменту, имеют стратегию, позволяющую достичь того, что им нужно, и многое другое. Они делают это, устраняя обычную трату времени.

Отстойное время — это вещи, которые в данный момент кажутся «всего лишь секундой», но складываются в течение дня. Прекратите ненужные встречи и не проводите слишком много времени в социальных сетях. Ограничьте количество проверок электронной почты до трех или четырех раз в день.Делегируйте все, что можете, если у вас есть такая возможность. Есть ли задача, которую сотрудник мог бы выполнить вместо вас? Назначьте им это и дайте им шанс проявить себя. Лучше потратить свое время на то, что можете делать только вы.

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Часть того, чтобы избавиться от лишнего времени, включает в себя минимизацию отвлекающих факторов в течение дня.Закройте дверь своего офиса и назначьте только определенное «время работы», когда сотрудники или коллеги могут входить, чтобы поговорить. Переведите телефон в беззвучный режим и вне поля зрения, если вам не нужно им пользоваться или вы не ждете звонка. Продвиньте проверку своей электронной почты еще дальше, выбрав точное время , которое вы проверяете и отвечаете — и придерживайтесь этого. Для многих из нас эти советы по тайм-менеджменту кажутся почти невозможными, но они окажут наибольшее влияние.

Еще один способ свести к минимуму отвлекающие факторы — использовать силу рутины для устранения неважных решений.Разложите одежду накануне вечером, чтобы не тратить время на поиски пары носков. Планируйте свои блюда на неделю и готовьте их заранее. Выбери тот же путь на работу, чтобы не думать об этом. Это позволяет вашему мозгу сосредоточиться на самом важном.

7.Работа с тренером по результатам

Чувствуете, что вам нужна дополнительная помощь в освоении советов по тайм-менеджменту? Даже самые успешные люди в мире не делают это в одиночку; они опираются на других в поисках поддержки. Позвольте профессионалу помочь вам изменить ваши приоритеты и расписание. Работа с тренером по результатам — это наиболее эффективный способ отточить то, чего вы действительно хотите, разработать план для достижения своих целей и выполнить их в соответствии с графиком. Профессиональный тренер возьмет на себя ответственность за достижение конечной цели и поможет усвоить эти полезные советы по управлению временем.Запланируйте бесплатное занятие с тренером сегодня и начните работать над достижением поистине выдающейся жизни.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под свой контроль и составьте план, как управлять своей жизнью, а не только своим временем.Узнайте, как управлять своим временем, не жертвуя радостью и страстью, в этом бесплатном учебном курсе из трех частей.

Съешь лягушку: новые подходы к тайм-менеджменту

Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.И если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую . -Марк Твен

Мы все хотели бы иметь больше времени.

Мы хотим, чтобы все, что для нас важно, было выполнено своевременно. Но иногда кажется, что в сутках недостаточно часов.

К счастью, тайм-менеджмент может помочь сделать ваши дни более продуктивными и эффективными.

Давайте посмотрим, что такое эффективное управление временем и почему это важно.Мы также дадим вам действенные советы по управлению временем, которые повысят вашу продуктивность.

Эти навыки управления временем применимы как в вашей профессиональной, так и в личной жизни. Не бойтесь попробовать их в любой сфере своей жизни, в которой вы хотите найти немного времени.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это осознанный процесс принятия решения о том, как использовать свое время и его распределения между задачами и видами деятельности. Благодаря планированию и контролю эффективное управление временем позволяет вам делать больше того, что важно для вас, одновременно выполняя свои обязанности и обязательства.

Управление временем, безусловно, не новая концепция.

От введения Генри Фордом сборочной линии до производства и современной радуги организационных инструментов и приложений, современная эпоха вращается вокруг времени.

Наше время — ограниченный ресурс. Мы относимся к нему как к валюте. Мы тратим их, охраняем, растрачиваем и обмениваем на ценность. Тем не менее, мы изо всех сил пытаемся это контролировать.

Работодатели и сотрудники постоянно стремятся максимально использовать имеющееся у них время.Мы все хотим, чтобы наша работа выполнялась максимально эффективно и результативно. Звучит не так уж сложно, правда?

И все же мы бы не говорили об управлении временем, если бы существовала проверенная формула или шаблон, ведущий к успеху.

Жизнь и окружающая среда постоянно меняются. Это может подорвать самые лучшие планы. А наши собственные внутренние конфликты и недостаток внимания могут саботировать наш контроль, если у нас нет хороших навыков тайм-менеджмента.

Для многих из нас управление временем — это стремление.

У нас нет простого решения проблемы плохого управления временем. И этому есть множество причин.

Давайте посмотрим, что мы действительно знаем, и познакомимся с некоторыми новыми способами рассмотрения того, как мы (и наши команды) используем время.

Почему так важно эффективное управление временем?

Делать больше с меньшими затратами — это стратегия, которую поощряют многие компании.

Для некоторых это может быть меньшая рабочая сила, меньше ресурсов или более скудный бюджет.

Многие рабочие испытали своего рода «затягивание поясов» за последние несколько лет.

Но делать больше с меньшими затратами также может быть сокращением понимания и выполнения приоритетов. Тайм-менеджмент — это то, как вы демонстрируете свои приоритеты и свою способность действовать в соответствии с ними.

Демонстрация эффективных навыков тайм-менеджмента может быть способом продемонстрировать компании свою ценность — ценность, которая может спасти вашу работу или принести вам повышение по службе.

Какие преимущества дает эффективное управление своим временем?

Когда вы эффективно управляете своим временем, это дает много ключевых преимуществ.Давайте посмотрим на четыре из них.

1. Больше времени

Не зацикливаюсь на очевидном, но если вы используете свое время более эффективно, вы освободите время днем ​​или за неделю. И вот кое-что, что может быть не столь очевидным: вам не нужно тратить это дополнительное время на работу. Тайм-менеджмент позволяет вам делать больше того, что для вас важно.

Постарайтесь создать для себя лучший баланс между работой и личной жизнью. Отправляйтесь на прогулку, запланируйте кофе с другом или коллегой или возьмите занятие, которое вам интересно.Выбор остается за вами!

2. Способность реализовывать цели

Проще говоря, ставить и реализовывать цели — это потрясающе. Сделайте постановку целей частью своей рутины. Тогда вы будете испытывать удовлетворение, которое приходит с их регулярным выполнением.

Кроме того, возможность поделиться поставленными вами целями и их успешным достижением — отличный способ заработать престиж от вашего менеджера и всей команды.

Формулировка личной миссии может действовать как компас, который поможет вам в правильном направлении.

3. Больше возможностей

Хотите получить новый навык на работе? Готовы ли вы расширить свой охват на новую территорию или получить предложение о продвижении по службе?

У вас больше шансов получить эти возможности, если вас будут постоянно считать хорошим распорядителем своего времени.

Чтобы стать великим лидером, нужно время.

4. Снятие напряжения

Возможно, самая большая выгода от более эффективного использования своего времени — это возможность снизить уровень стресса.Это может быть завершение проекта до того, как он перерастет в кризис, сохранение вашего рабочего времени на разумном уровне или даже возможность выкроить время для выполнения действий.

Это все способы, с помощью которых эффективная методика тайм-менеджмента может помочь справиться со стрессом и общим психическим здоровьем.

Что может произойти из-за плохих навыков тайм-менеджмента?

Эффективное управление временем дает свои преимущества, но есть и недостатки, связанные с плохими навыками управления временем.Давайте посмотрим на пять из них.

1. Потраченное время

Если хорошие навыки управления временем могут принести вам больше времени, неудивительно, что верно и обратное.

Если вы не заняты работой — переходите от одного проекта к другому или иным образом неэффективно используете свое время — ваша работа займет больше времени. Меньше времени будет доступно для других рабочих проектов или времени вне работы

2. Отсутствие делегирования

На вашей тарелке часто бывает больше, чем вы можете сделать.И если вы плохо распоряжаетесь своим временем, вероятно, вы тоже не очень организованы. Из-за этого вам может быть трудно использовать помощь, которая может быть легко доступна.

Трудно делегировать полномочия, если вы не знаете, какая задача стоит перед вами, и как именно другие могут помочь. Так что работы неизбежно будут накапливаться.

3. Утрата контроля

Проще говоря, если вы не контролируете свое время, оно контролирует вас.

Плохие навыки управления временем могут помешать вам предсказать, когда вы завершите проект или когда вы будете готовы заняться чем-то другим.Тогда вы не контролируете ни свое время, ни работу.

Что обычно происходит, когда мы не чувствуем себя контролирующими? Мы можем испытывать стресс, разочарование, несчастье и неудовлетворенность своей жизнью. Когда у вас нет контроля, у вас также нет времени и внимания, чтобы полностью посвятить себя другим сферам своей жизни: отношениям, здоровью, целям.

4. Низкое качество работы

Если плохое управление временем заставляет вас завершать проекты в спешке, вполне вероятно, что качество вашей работы также пострадает.

Хотя может показаться, что вы лучше всего работаете в срок, но вот реальность: без возможности окончательно отредактировать свою работу или пропустить ее на глаза коллеге, скорее всего, ошибки будут ускользать. ты.

Надлежащее сотрудничество и общение необходимы для создания лучшего конечного продукта.

5. Плохая репутация

Если вы взглянете на этот список до сих пор, то увидите, что сотрудник, которого он описывает, не будет высоко цениться в компании.

Вы стали сотрудником, на которого не может рассчитывать в спешке? Неэффективно ли управление вашим проектом? Вы хотите, чтобы ваши коллеги смотрели на вас так?

По мере того, как страдает ваша репутация, уменьшаются и ваши шансы на продвижение и рост.

6. Недостижение цели

То, как вы проводите свои часы, — это то, как вы проводите свои дни. В конце концов, это то, как вы проводите свою жизнь.

Конечно, у всех нас бывают дни, которые хаотичны или заняты бесконечными делами, которые мы не любим и не хотели бы выполнять.Но если это норма, а не исключение, полезно посмотреть, как вы проводите время.

Следующий вопрос: под вашим контролем или вне его?

Если это в ваших силах, работа над развитием навыков управления временем может приблизить вас к тому, чтобы жить той жизнью, которой вы хотите жить.

Каковы некоторые ключевые компоненты тайм-менеджмента?

Автор Бинита Бора выделяет пять элементов, которые могут помочь вам улучшить то, как вы управляете временем:

1. Создайте подходящую среду. Иметь организованное, незагроможденное и удобное физическое пространство.

   Это может сэкономить вам ненужное время на поиск файлов или бумаг, перетасовку ненужных материалов или даже поиск скрепки. Потратив некоторое время на совершенствование своих организационных навыков, вы сэкономите больше времени в долгосрочной перспективе.

   Помните о дополнительных проблемах, с которыми вы можете столкнуться при удаленной работе.

2. Расставить приоритеты. Вот где появляется цитата Марка Твена — вы едите лягушку каждый день первым делом? Вы решаете сложные задачи в начале дня и хорошо начинаете свой выходной?

   Удостоверившись, что вы выполняете срочные задачи и проекты, и важны, вы можете значительно продвинуться в правильном управлении временем.

3. Снова расставить приоритеты. С другой стороны, в решении важных задач есть идея, что вам также может потребоваться отказаться от задач или любых отвлекающих факторов, которые не являются ни срочными, ни , ни важными.

   Это нужно делать вам? Это вообще нужно делать? Очистите свои колоды!

4. Ставьте перед собой цели. Забегая вперед к проекту — или к рабочей неделе — без постановки каких-либо целей — все равно что съехать с проезжей части, не зная, куда вы направляетесь.

   Это может показаться нелогичным, но время, потраченное на постановку целей, в конечном итоге, скорее всего, сэкономит ваше время. Это концепция, известная как «медленно, чтобы идти быстро».

   В BetterUp мы стараемся «организовать, чтобы победить», аналогичная концепция, которая означает понимание того, куда вы идете и что будет наиболее важным, чтобы помочь вам достичь этого. Это поможет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

5. Выработайте хорошие привычки. Некоторые люди предпочитают планировать следующий день перед уходом с работы, в то время как другие предпочитают планировать первые 30 минут дня.

   Некоторые считают эффективным блокировать большие отрезки времени для размышлений / написания / разработки, в то время как другие лучше всего работают в коротких спринтах. Важной практикой здесь является тратить 5 минут в конце каждого дня на размышления о том, что сработало, а что нет. Это поможет вам понять, что лучше всего подходит вам и вашей ситуации.

   Как только вы поймете, как вам лучше всего работать, придерживайтесь его. Встраивайте свои привычки в свой рабочий день, чтобы максимально использовать свои навыки самоуправления.

Как управлять временем: дополнительные стратегии

Как мы упоминали ранее, концепция тайм-менеджмента не нова.И действительно велики шансы, что вы подумали (или даже попробовали) многие из этих предложений, чтобы улучшить использование времени. Что еще там?

Давайте рассмотрим четыре дополнительных стратегии тайм-менеджмента.

1. Провести временной аудит

Вы действительно знаете, куда проходит ваш рабочий день? Уверены ли вы в своих знаниях о том, как вы проводите время каждый день и неделю?

Проверка времени может быть полезным мероприятием. Он покажет вам, как вы проводите время.Вы узнаете, на что тратятся ваши дни и где можно вернуть время назад.

Кажется ли это рискованным занятием? Никто, кроме вас, не должен знать, что вы проверяете свою продуктивность.

2. Составьте список того, что нужно прекратить делать

Если список дел не помог вам, возможно, вам стоит перевернуть его набок. Список того, что нужно прекратить делать, — это намеренный взгляд на тех, кого вы хотите остановить.

Это может быть прокрутка в социальных сетях, просмотр видео и даже встречи, не имеющие отношения к вашей работе.Если вы будете более целенаправленно говорить о том, чего нельзя делать, это поможет вам больше сосредоточиться на том, что следует делать.

3. Блокируйте время по-другому

Имея так много предстоит сделать, может возникнуть соблазн разделить ваше ежедневное расписание на четко структурированные отрезки времени. Это может повысить вашу эффективность.

Но было бы более эффективно, если бы вы округлили оценки времени для каждой важной задачи.

Добавьте дополнительное время (10–25%) к тому, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи. Тогда, когда происходит неизбежная задержка или сбой, вы автоматически не отстаете.

Этот метод управления временем может быть особенно полезен для людей, которые хронически переоценивают скорость своей работы или недооценивают возможные задержки.

Создайте еженедельное расписание, чтобы получить общий обзор того, что вам также нужно выполнить.

4. Прекратите многозадачность

Заблуждение, что высокоэффективные люди постоянно решают несколько небольших задач. Исследования показали, что многозадачность вредит нашей производительности и благополучию.

Неэффективная многозадачность может быть связана с электронными письмами при создании слайд-колоды. Или отвечать на рабочие звонки в дороге.

Вы будете намного эффективнее, быстрее продвигаетесь по своим проектам и будете работать намного лучше, если будете концентрироваться на чем-то одном.

Отключите электронную почту и текстовые уведомления, отключите звук в телефоне и погрузитесь в текущую задачу. Это окупится как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.