Организация рационального режима труда и отдыха работающих: Почему важно соблюдать правила режима труда и отдыха работников

Posted on 09.08.202314.07.2023 by alexxlab

Содержание

Институт профессионального кадровика

Институт профессионального кадровика

Летний видео-интенсив. Узнать подробнее 👉

Все статьи

КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом

  • Статьи

Как обеспечить безопасность проведения работ на высоте

Когда заключают дополнительное соглашение к трудовому договору

Как предоставлять отпуск по уходу за ребенком-инвалидом, учитывая изменения в законе

Система учета рабочего времени: как контролировать рабочее время сотрудников

Какие льготы положены ветерану боевых действий и как это касается работодателя

Сотрудница забеременела на испытательном сроке: можно ли уволить

Как установить продолжительность рабочего времени

Как принять работника на полставки

Как продлить срок полномочий генерального директора

Может ли сотрудник отозвать заявление на увольнение и что делать, если это случилось

Как сформировать кадровый резерв компании

Охрана труда офисных работников и дистанционных сотрудников

 

0

Корзина

Итого:

{{#WEIGHT_FORMATED}} Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}} {{#SHOW_VAT}}

{{/SHOW_VAT}} {{/WEIGHT_FORMATED}} {{#SHOW_VAT}} Сумма НДС: {{{VAT_SUM_FORMATED}}} {{/SHOW_VAT}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_FORMATED}}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{#COUPON_LIST}}

{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить

{{/COUPON_LIST}}

Ваша корзина пуста

Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

Институт профессионального кадровика

Институт профессионального кадровика

Летний видео-интенсив. Узнать подробнее 👉

Все статьи

КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом

  • Статьи

Как обеспечить безопасность проведения работ на высоте

Когда заключают дополнительное соглашение к трудовому договору

Как предоставлять отпуск по уходу за ребенком-инвалидом, учитывая изменения в законе

Система учета рабочего времени: как контролировать рабочее время сотрудников

Какие льготы положены ветерану боевых действий и как это касается работодателя

Сотрудница забеременела на испытательном сроке: можно ли уволить

Как установить продолжительность рабочего времени

Как принять работника на полставки

Как продлить срок полномочий генерального директора

Может ли сотрудник отозвать заявление на увольнение и что делать, если это случилось

Как сформировать кадровый резерв компании

Охрана труда офисных работников и дистанционных сотрудников

 

0

Корзина

Итого:

{{#WEIGHT_FORMATED}} Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}} {{#SHOW_VAT}}
{{/SHOW_VAT}} {{/WEIGHT_FORMATED}} {{#SHOW_VAT}} Сумма НДС: {{{VAT_SUM_FORMATED}}} {{/SHOW_VAT}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{{PRICE_FORMATED}}}

{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}

{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}

{{#COUPON_LIST}}

{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить

{{/COUPON_LIST}}

Ваша корзина пуста

Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки

Правила рациональной организации рабочего времени

Удобный и простой сервис учета рабочего времени и заработка

ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО

Категория: Блог о Продуктивности

Создано: 15 июля 2020 г.

, 11:51

Многочисленные исследования организации рабочего времени подтверждают, что подавляющее большинство людей не умеет планировать и распределять рабочее время для выполнения всех профессиональных обязанностей. И даже если они будут много работать, полный объем работы не будет выполнен. В этих ситуациях вам поможет рациональная организация рабочего времени . — Они позволяют не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его.

Внедрив рекомендации успешных людей, проверенные методы и технологии в свой рабочий процесс, вы быстро научитесь выполнять задачи более эффективно, а отслеживать рабочее время и доход поможет простой тайм-трекер Checkiant.

Содержание:

  1.  Наиболее распространенные ошибки
  2.  Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени суток
  3.  Рекомендации к началу рабочего дня
  4.  Правила полудня
  5.  Правила окончания рабочего дня
  6.  Лучшие методы организации рабочего дня
  7.  Личная и командная ответственность

Наиболее распространенные ошибки

Время нельзя изменить. Он ничего не замедляет и не ускоряет. Но его можно правильно распределить. Тот, кто умеет это делать, более успешен в профессиональной сфере и с большей вероятностью достигает поставленных целей, чем тот, кто не научился этому  распределять время   рационально . Чтобы этого не допустить, следует избегать самых распространенных ошибок при планировании рабочего времени:

Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени суток

Организм человека в 8 утра и 8 вечера настроен на совсем другие процессы. Мозг способен на подвиги утром и хочет отдыхать ночью. Но после подзарядки во время ночного сна снова готов ринуться в бой. Биоритмы человека напрямую влияют на его личную и профессиональную жизнь. Вот почему

организация рабочего дня должна управляться этими естественными законами природы.

Итак, деятельность организма и мозга зависит от биологических биоритмов, поэтому можно планировать задачи на весь день по следующей схеме:

  • 3. 00-6.00 — мозговые процессы активизируются. Вставая в 4 или 5 часов утра, при условии, что вы не поздно ложитесь спать, вы почувствуете себя отдохнувшим и полным энергии. У вас будет больше времени утром, что поможет настроиться на продуктивный день и спланировать его. Есть много примеров, когда лучшие решения сложных рабочих и жизненных ситуаций приходили к людям именно в это время, когда их разум был в тишине и покое. Вставая рано, у вас будет больше времени для работы и, соответственно, вы начнете работать раньше на свежую голову.
  • 6.00-9.00 — мозг готов к восприятию и восприятию новой информации. Логическое мышление и долговременная память на высоте. Это самый продуктивный период времени за весь день;

  • 9.00-12.00 — наивысшие показатели мозговой деятельности. Внимание повышено, в игру вступает кратковременная память. Время для решения самых сложных профессиональных задач;
  • 12.00-14.00 — активность падает, мозгу и телу нужен отдых. Пришло время обеденного перерыва;
  • 14.00-18.00 — хорошее время суток для выполнения несложных дел и физических упражнений;
  • 18.00-21.00 — время для творчества. Усталость в конце дня активизирует правое полушарие, отвечающее за творчество;
  • 21.00-24.00 — включен режим отдыха. Не работайте, так как это только навредит вашему психическому и физическому здоровью. Когда вы ложитесь спать в это время, ваш мозг максимально восстанавливается за ночь. Исследования показали, что нервная система отдыхает с 22.00 до 24.00. А если вы в это время не спите, значит, ваша нервная система не восстанавливается, а лишь накапливает со временем усталость, что негативно скажется на общем самочувствии. Кроме того, каждый час сна с 22.00 до 24.00 дает в два раза больше пользы, чем час сна после 24.00.
  • 00.00-03.00 — отдых и восстановление большинства систем организма, подготовка к предстоящему новому дню.

Мы надеемся, что этот почасовой план оптимальной организации рабочего времени и времени отдыха поможет вам лучше спланировать свой распорядок дня.

Теперь рассмотрим правила и рекомендации для начала, середины и конца рабочего дня:

1. Рекомендации к началу рабочего дня:

  • начинайте день одновременно с хорошим настроением и позитивным настроем — от негативных мыслей о работе, нежелания работать и выполнять свои обязанности продуктивность снижается;
  • спрашивать себя утром, приблизит ли вас следующий день к вашей цели — хорошая мотивация;
  • не тратьте время попусту — встав, сразу приступайте к приготовлению завтрака, приготовлению кофе, кормлению домашних животных и сбору детей в школу и т.д., чтобы у вас осталась свободная «минутка» для себя;
  • пересмотрите предстоящий план действий — по дороге на работу можно подумать о том, какие дела самые важные, а какие можно отложить на потом;
  • сначала выполняйте самые важные и сложные задачи — попав на рабочее место, в вашей голове уже будет создан план действий, и вы сможете приступить к работе с основной задачей.

2. Правила середины рабочего дня:

  • не отвлекайтесь на второстепенные задачи при решении основной. Даже если на вас вдруг ложится какая-то «срочная» задача, нужно продолжать выполнять то, что уже определено в качестве приоритетной, а затем решать только что полученную задачу.
  • избегать импульсивных действий, не запланированных на этот день — у вас часто будет возникать желание сделать что-то из списка дел на завтра или на следующую неделю, но всему свое время;
  • делать 5-10-минутные перерывы после каждого часа проделанной работы для восстановления сил и энергетических ресурсов — важно не «сдаваться» раньше времени;
  • можно ставить похожие по смыслу задачи в отдельные группы — например, можно собрать все предстоящие звонки в одну группу и звонить людям сразу, чтобы потом переключиться на другой вид работы;
  • контролировать выполнение и соблюдение плана — приказ должен быть и в голове, и на столе, и в плане работы;
  • доведите задачу до логического завершения — для этого нужно следовать расписанию, и тогда вам не придется выполнять задачу, запланированную на 15:00 в 18:00.

3. Правила окончания рабочего дня:

  • следить за результатами своей работы — нужно проверять, все ли запланированное было выполнено или что-то осталось незавершенным — если вы только учитесь планировать свой день, небольшие отклонения от плана нормальны, со временем их станет меньше, пока они полностью сведены к нулю.
  • составить план на следующий день — нужно сделать это вечером в конце дня;
  • возвращайтесь домой с хорошим настроением — с какими бы трудностями вам ни пришлось столкнуться на работе, важно оставить их в офисе, а домой забрать только с хорошим настроением и положительными эмоциями.

Рациональное использование рабочего времени в соответствии с настоящими правилами помогает ответить на важные вопросы, такие как:

  • зачем мне это?
  • зачем я это делаю?
  • я делаю действительно важную работу?
  • объединить ли отдельные задачи в определенные блоки?
  • совпадает ли порядок выполнения работы с ее приоритетом?
  • Справляюсь ли я с беспорядком и вещами, которые только крадут мое время?

Подводя итог всему этому, можно сделать вывод о проделанной работе, ее объеме, затраченном на нее времени и достигнутых результатах.

Лучшие приемы организации рабочего дня

Рационализация труда – это возможность повысить эффективность рабочего процесса. Как сделать все правильно? Вам необходимо прибегнуть к правилам организации рабочего времени, которые реализованы в методиках тайм-менеджмента. Среди самых известных:

Азбука планирования

Одним из самых эффективных методов организации времени является ABC-планирование. Он заключается в размещении задач, поступающих к решению, по показателю их приоритетности. Этот метод подходит для всех сфер деятельности. Вам нужно разделить все свои дела на три блока:

  1. «А» — самые важные задачи. Они составляют 15 % от общего объема работ, но значимость их результатов будет равна 65 %.
  2. «Б» — задачи среднего приоритета. Они составляют 20% от общего количества дел и дают 20% результатов.
  3. «C» — наименее важные процессы для выполнения. Они составляют 65%, при этом после их выполнения можно получить только 15% результатов.

Метод основан на решении преимущественно случаев из группы «А», когда энергетические резервы еще высоки, а активность мозга находится на пике. После этого, по мере угасания энтузиазма, следует переходить к делам категории «Б». И только в самом конце рабочего дня можно приступить к работе над блоком «С», где можно найти задачи, мало влияющие на рабочий процесс.

Метод Айви Ли

Все элементарно просто. И методология специалиста по продуктивности Айви Ли, добившегося больших успехов в своей области в начале ХХ века, тому подтверждение. Он также является основателем той ниши, которую мы привыкли называть сегодня связями с общественностью.

Этот специалист разработал систему, состоящую всего из 5 пунктов, которая позволяет повысить эффективность работы, а также правильно организовать рабочее время сотрудников. Эта очень простая, но эффективная схема помогает добиться максимальной продуктивности в коллективе. Для этого нужно сделать следующие шаги:

  1. В конце каждого рабочего дня вы должны написать список самых важных задач, которые необходимо решить завтра. Он должен содержать не более 6 пунктов.
  2. важно распределить их по значимости, то есть важно правильно расставить приоритеты.
  3. Утром на рабочем месте важно взяться только за первое дело и не начинать следующее, не выполнив его.
  4. Дальше по той же схеме — не начинать третью задачу, пока не будет выполнена вторая, и так до последней.
  5. Повторяйте все вышеперечисленные пункты каждый рабочий день.

Несмотря на простоту этого плана, он действительно работает. Сегодня предприниматели объясняют это явление важностью последовательности в любом деле, которая дает человеку твердое решение сосредоточиться на конкретной цели.

GTD — Приведение дел в порядок

Рассматривая самые эффективные методов организации рабочего времени е нельзя пройти мимо метода повышения личной эффективности Getting Things Done, создателем которого является Дэвид Аллен.

Суть метода в том, чтобы стать лучше, вырасти над собой, развить свои способности, используя для этого только свой интеллект. Это важно по двум причинам. Во-первых, вы не сможете выполнять сложную работу, если не понимаете ее сути. В то же время размышления о том, что вы сделали и чего не сделали, только мешают общему процессу. Во-вторых, отвлекают мелкие проблемы, которые необходимо решить. Они засели у вас в голове, постоянно напоминая о себе, нарушая душевное равновесие и чувство гармонии.

Суть метода заключается в том, чтобы отметить все задачи, не держать в памяти, разделить на блоки по важности и срочности выполнения, выделить простое в сложном.

Техника помидора

Техника Помидора — это тип планирования, в котором время делится на отрезки по 25-45 минут. Один такой отрезок времени называется «помидор» и этот период посвящен активной работе. В конце можно отдохнуть минут пять. После 4 «помидоров» рекомендуется сделать перерыв на 1 час.

Как планировать работу по системе «помидор» на день-неделю-месяц:
  1. Напишите список задач на весь день.
  2. Возьмите таймер и установите его на периоды времени 25 минут-5 минут-25 минут и так далее. Можно делать это постепенно, но эффективнее сразу установить время на длительный период, чтобы не отвлекаться во время работы и не срывать пятиминутный отдых мелкими задачами.
  3. Проведите время отдыха с пользой. В течение этих пяти минут делайте гимнастику для глаз, разминайте спину или слушайте расслабляющую музыку. Главное – полное расслабление.
  4. Вести статистику. Важно отмечать свои успехи и уметь оценивать их визуально. Для этого поставьте галочку под каждым завершенным сегментом.
  5. , если какой-то период был пропущен, также отметьте его, чтобы проанализировать свою работоспособность, продуктивность и настойчивость.
  6. В конце рабочего дня сделать полный анализ и спланировать свою деятельность на будущее.

Метод «Помидор» не ограничивается 25-5-минутными отрезками. Когда вы привыкнете к этому однодневному режиму, вы сможете переключиться на недельное планирование. Для этого нужно:

  1. Составьте план на предстоящую неделю в виде графика с колонками «Сроки», «План», «Дата» и «Задачи», а в конце оставьте место для галочек для выполненной миссии.
  2. Если вы знаете, что вам нужно сделать в течение недели — расставьте задачи по приоритетам и добавьте их в свой список.
  3. вы можете выделить на каждую задачу столько времени, сколько захотите, если вам удобно. Например, 40 минут на работу и 15 минут на отдых.
  4. Сделайте один «премиальный» день, позволив себе отдыхать больше, чем обычно — например, вы можете работать 40 минут, а отдыхать 25 минут. Лучше сделать это в конце недели, это будет хорошей мотивацией.
  5. Разделите всю неделю на основную часть — 5 рабочих дней и заключительную — 6-й рабочий день, если это шестидневка.

Использование метода Помидора можно продлить и на целый месяц, но это для самых опытных. При этом нужно ориентироваться на следующие «помидорные» правила:

  1. Выбрать приоритетные задачи, поставив их на первые позиции;
  2. Сосредоточьтесь на одной задаче. Если один сегмент был пропущен, с него нужно начинать следующий «помидор», продлевая время работы;
  3. Не нужно пытаться поймать всё-всё-всё! Главное, сделать как можно больше и не отвлекаться, если вы уже приступили к выполнению задания. Остальные невыполненные дела можно перенести на более легкий день. Ничего страшного, потому что время еще впереди.
  4. Последний день есть последний день. Обязательно вознаграждайте себя за успехи хорошим отдыхом.

Персональная и командная ответственность

Ответственность – это инструмент для достижения целей. Это важно и необходимо в процессе выполнения любых рабочих задач и обязанностей. Это касается как подчиненных, так и руководителя. Личная ответственность является составной частью характеристик надежного работника. Такой человек сделает все возможное, чтобы доказать свою причастность и пользу для компании, начальника и коллектива. Именно наличие ответственности является ключевым фактором успеха. Дисциплинированность, умение доводить начатое до конца, самообладание — эти собственные качества должны быть максимально мотивированы в подчиненных.

Хотя каждый должен нести личную ответственность за свои действия, также важно уметь работать в команде. Иногда гораздо проще и быстрее достичь цели вместе. Управление коллективом – это эффективная организация рабочего времени, позволяющая значительно его сократить и облегчить жизнь каждому сотруднику.

Ярким примером совместной работы были Стив Джобс и Pixar. Изначально офис бизнесмена был разделен на три отдела, где отдельно работали группы компьютерщиков, аниматоров и менеджеров. Но Джобс решил поместить их всех в одну комнату, что сыграло ему на руку. Специалисты стали общаться друг с другом, вместе обсуждать проекты и решать проблемы, что значительно повысило производительность производства.

Наиболее распространенные ошибки

Время нельзя изменить. Он ничего не замедляет и не ускоряет. Но его можно правильно распределить. Тот, кто умеет это делать, более успешен в профессиональной сфере и с большей вероятностью достигает поставленных целей, чем тот, кто не научился распределять время   рационально . Чтобы этого не допустить, следует избегать самых распространенных ошибок при планировании рабочего времени:

  1. Нет согласованности.
  2. База отсутствует.
  3. Цели не определены, не разделены на группы по значимости.
  4. Крайние сроки не установлены для каждой задачи.
  5. В расписании нет места для срочных дополнительных работ.
  6. Перерывы на обед и отдых не предусмотрены.

Желаем Вам ценить свое время, отдыхать с удовольствием и наслаждаться плодами своих трудов!

См. также:

15 главных причин, почему нам не хватает времени на все

Крайний срок — друг или враг

Топ 12 программ для удаленной работы

Кто отвечает за счастье на работе?

  • Пред.
  • Следующий

Правила рациональной организации рабочего времени

Удобный и простой сервис учета рабочего времени и заработка

ПОПРОБУЙ БЕСПЛАТНО

Категория: Блог о Продуктивности

Создано: 15 июля 2020 г. , 11:51

Многочисленные исследования организации рабочего времени подтверждают, что подавляющее большинство людей не умеет планировать и распределять рабочее время для выполнения всех профессиональных обязанностей. И даже если они будут много работать, полный объем работы не будет выполнен. В таких случаях Рациональная организация рабочего времени поможет вам. — Они позволяют не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его.

Внедрив рекомендации успешных людей, проверенные методы и технологии в свой рабочий процесс, вы быстро научитесь выполнять задачи более эффективно, а отслеживать рабочее время и доход поможет простой тайм-трекер Checkiant.

Содержание:

  1.  Наиболее распространенные ошибки
  2.  Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени суток
  3.  Рекомендации к началу рабочего дня
  4.  Правила полудня
  5.  Правила окончания рабочего дня
  6.  Лучшие методы организации рабочего дня
  7.  Личная и командная ответственность

Наиболее распространенные ошибки

Время нельзя изменить. Он ничего не замедляет и не ускоряет. Но его можно правильно распределить. Тот, кто умеет это делать, более успешен в профессиональной сфере и с большей вероятностью достигает поставленных целей, чем тот, кто не научился этому  распределять время   рационально . Чтобы этого не допустить, следует избегать самых распространенных ошибок при планировании рабочего времени:

Правила и рекомендации для продуктивной работы в зависимости от времени суток

Организм человека в 8 утра и 8 вечера настроен на совсем другие процессы. Мозг способен на подвиги утром и хочет отдыхать ночью. Но после подзарядки во время ночного сна снова готов ринуться в бой. Биоритмы человека напрямую влияют на его личную и профессиональную жизнь. Вот почему организация рабочего дня должна управляться этими естественными законами природы.

Итак, деятельность организма и мозга зависит от биологических биоритмов, поэтому можно планировать задачи на весь день по следующей схеме:

  • 3. 00-6.00 — мозговые процессы активизируются. Вставая в 4 или 5 часов утра, при условии, что вы не поздно ложитесь спать, вы почувствуете себя отдохнувшим и полным энергии. У вас будет больше времени утром, что поможет настроиться на продуктивный день и спланировать его. Есть много примеров, когда лучшие решения сложных рабочих и жизненных ситуаций приходили к людям именно в это время, когда их разум был в тишине и покое. Вставая рано, у вас будет больше времени для работы и, соответственно, вы начнете работать раньше на свежую голову.
  • 6.00-9.00 — мозг готов к восприятию и восприятию новой информации. Логическое мышление и долговременная память на высоте. Это самый продуктивный период времени за весь день;

  • 9.00-12.00 — наивысшие показатели мозговой деятельности. Внимание повышено, в игру вступает кратковременная память. Время для решения самых сложных профессиональных задач;
  • 12.00-14.00 — активность падает, мозгу и телу нужен отдых. Пришло время обеденного перерыва;
  • 14.00-18.00 — хорошее время суток для выполнения несложных дел и физических упражнений;
  • 18.00-21.00 — время для творчества. Усталость в конце дня активизирует правое полушарие, отвечающее за творчество;
  • 21.00-24.00 — включен режим отдыха. Не работайте, так как это только навредит вашему психическому и физическому здоровью. Когда вы ложитесь спать в это время, ваш мозг максимально восстанавливается за ночь. Исследования показали, что нервная система отдыхает с 22.00 до 24.00. А если вы в это время не спите, значит, ваша нервная система не восстанавливается, а лишь накапливает со временем усталость, что негативно скажется на общем самочувствии. Кроме того, каждый час сна с 22.00 до 24.00 дает в два раза больше пользы, чем час сна после 24.00.
  • 00.00-03.00 — отдых и восстановление большинства систем организма, подготовка к предстоящему новому дню.

Мы надеемся, что этот почасовой план оптимальной организации рабочего времени и времени отдыха поможет вам лучше спланировать свой распорядок дня.

Теперь рассмотрим правила и рекомендации для начала, середины и конца рабочего дня:

1. Рекомендации к началу рабочего дня:

  • начинайте день одновременно с хорошим настроением и позитивным настроем — от негативных мыслей о работе, нежелания работать и выполнять свои обязанности продуктивность снижается;
  • спрашивать себя утром, приблизит ли вас следующий день к вашей цели — хорошая мотивация;
  • не тратьте время попусту — встав, сразу приступайте к приготовлению завтрака, приготовлению кофе, кормлению домашних животных и сбору детей в школу и т.д., чтобы у вас осталась свободная «минутка» для себя;
  • пересмотрите предстоящий план действий — по дороге на работу можно подумать о том, какие дела самые важные, а какие можно отложить на потом;
  • сначала выполняйте самые важные и сложные задачи — попав на рабочее место, в вашей голове уже будет создан план действий, и вы сможете приступить к работе с основной задачей.

2. Правила середины рабочего дня:

  • не отвлекайтесь на второстепенные задачи при решении основной. Даже если на вас вдруг ложится какая-то «срочная» задача, нужно продолжать выполнять то, что уже определено в качестве приоритетной, а затем решать только что полученную задачу.
  • избегать импульсивных действий, не запланированных на этот день — у вас часто будет возникать желание сделать что-то из списка дел на завтра или на следующую неделю, но всему свое время;
  • делать 5-10-минутные перерывы после каждого часа проделанной работы для восстановления сил и энергетических ресурсов — важно не «сдаваться» раньше времени;
  • можно ставить похожие по смыслу задачи в отдельные группы — например, можно собрать все предстоящие звонки в одну группу и звонить людям сразу, чтобы потом переключиться на другой вид работы;
  • контролировать выполнение и соблюдение плана — приказ должен быть и в голове, и на столе, и в плане работы;
  • доведите задачу до логического завершения — для этого нужно следовать расписанию, и тогда вам не придется выполнять задачу, запланированную на 15:00 в 18:00.

3. Правила окончания рабочего дня:

  • следить за результатами своей работы — нужно проверять, все ли запланированное было выполнено или что-то осталось незавершенным — если вы только учитесь планировать свой день, небольшие отклонения от плана нормальны, со временем их станет меньше, пока они полностью сведены к нулю.
  • составить план на следующий день — нужно сделать это вечером в конце дня;
  • возвращайтесь домой с хорошим настроением — с какими бы трудностями вам ни пришлось столкнуться на работе, важно оставить их в офисе, а домой забрать только с хорошим настроением и положительными эмоциями.

Рациональное использование рабочего времени в соответствии с настоящими правилами помогает ответить на важные вопросы, такие как:

  • зачем мне это?
  • зачем я это делаю?
  • я делаю действительно важную работу?
  • объединить ли отдельные задачи в определенные блоки?
  • совпадает ли порядок выполнения работы с ее приоритетом?
  • Справляюсь ли я с беспорядком и вещами, которые только крадут мое время?

Подводя итог всему этому, можно сделать вывод о проделанной работе, ее объеме, затраченном на нее времени и достигнутых результатах.

Лучшие приемы организации рабочего дня

Рационализация труда – это возможность повысить эффективность рабочего процесса. Как сделать все правильно? Вам необходимо прибегнуть к правилам организации рабочего времени, которые реализованы в методиках тайм-менеджмента. Среди самых известных:

Азбука планирования

Одним из самых эффективных методов организации времени является ABC-планирование. Он заключается в размещении задач, поступающих к решению, по показателю их приоритетности. Этот метод подходит для всех сфер деятельности. Вам нужно разделить все свои дела на три блока:

  1. «А» — самые важные задачи. Они составляют 15 % от общего объема работ, но значимость их результатов будет равна 65 %.
  2. «Б» — задачи среднего приоритета. Они составляют 20% от общего количества дел и дают 20% результатов.
  3. «C» — наименее важные процессы для выполнения. Они составляют 65%, при этом после их выполнения можно получить только 15% результатов.

Метод основан на решении преимущественно случаев из группы «А», когда энергетические резервы еще высоки, а активность мозга находится на пике. После этого, по мере угасания энтузиазма, следует переходить к делам категории «Б». И только в самом конце рабочего дня можно приступить к работе над блоком «С», где можно найти задачи, мало влияющие на рабочий процесс.

Метод Айви Ли

Все элементарно просто. И методология специалиста по продуктивности Айви Ли, добившегося больших успехов в своей области в начале ХХ века, тому подтверждение. Он также является основателем той ниши, которую мы привыкли называть сегодня связями с общественностью.

Этот специалист разработал систему, состоящую всего из 5 пунктов, которая позволяет повысить эффективность работы, а также правильно организовать рабочее время сотрудников. Эта очень простая, но эффективная схема помогает добиться максимальной продуктивности в коллективе. Для этого нужно сделать следующие шаги:

  1. В конце каждого рабочего дня вы должны написать список самых важных задач, которые необходимо решить завтра. Он должен содержать не более 6 пунктов.
  2. важно распределить их по значимости, то есть важно правильно расставить приоритеты.
  3. Утром на рабочем месте важно взяться только за первое дело и не начинать следующее, не выполнив его.
  4. Дальше по той же схеме — не начинать третью задачу, пока не будет выполнена вторая, и так до последней.
  5. Повторяйте все вышеперечисленные пункты каждый рабочий день.

Несмотря на простоту этого плана, он действительно работает. Сегодня предприниматели объясняют это явление важностью последовательности в любом деле, которая дает человеку твердое решение сосредоточиться на конкретной цели.

GTD — Приведение дел в порядок

Рассматривая самые эффективные методов организации рабочего времени е нельзя пройти мимо метода повышения личной эффективности Getting Things Done, создателем которого является Дэвид Аллен.

Суть метода в том, чтобы стать лучше, вырасти над собой, развить свои способности, используя для этого только свой интеллект. Это важно по двум причинам. Во-первых, вы не сможете выполнять сложную работу, если не понимаете ее сути. В то же время размышления о том, что вы сделали и чего не сделали, только мешают общему процессу. Во-вторых, отвлекают мелкие проблемы, которые необходимо решить. Они засели у вас в голове, постоянно напоминая о себе, нарушая душевное равновесие и чувство гармонии.

Суть метода заключается в том, чтобы отметить все задачи, не держать в памяти, разделить на блоки по важности и срочности выполнения, выделить простое в сложном.

Техника помидора

Техника Помидора — это тип планирования, в котором время делится на отрезки по 25-45 минут. Один такой отрезок времени называется «помидор» и этот период посвящен активной работе. В конце можно отдохнуть минут пять. После 4 «помидоров» рекомендуется сделать перерыв на 1 час.

Как планировать работу по системе «помидор» на день-неделю-месяц:
  1. Напишите список задач на весь день.
  2. Возьмите таймер и установите его на периоды времени 25 минут-5 минут-25 минут и так далее. Можно делать это постепенно, но эффективнее сразу установить время на длительный период, чтобы не отвлекаться во время работы и не срывать пятиминутный отдых мелкими задачами.
  3. Проведите время отдыха с пользой. В течение этих пяти минут делайте гимнастику для глаз, разминайте спину или слушайте расслабляющую музыку. Главное – полное расслабление.
  4. Вести статистику. Важно отмечать свои успехи и уметь оценивать их визуально. Для этого поставьте галочку под каждым завершенным сегментом.
  5. , если какой-то период был пропущен, также отметьте его, чтобы проанализировать свою работоспособность, продуктивность и настойчивость.
  6. В конце рабочего дня сделать полный анализ и спланировать свою деятельность на будущее.

Метод «Помидор» не ограничивается 25-5-минутными отрезками. Когда вы привыкнете к этому однодневному режиму, вы сможете переключиться на недельное планирование. Для этого нужно:

  1. Составьте план на предстоящую неделю в виде графика с колонками «Сроки», «План», «Дата» и «Задачи», а в конце оставьте место для галочек для выполненной миссии.
  2. Если вы знаете, что вам нужно сделать в течение недели — расставьте задачи по приоритетам и добавьте их в свой список.
  3. вы можете выделить на каждую задачу столько времени, сколько захотите, если вам удобно. Например, 40 минут на работу и 15 минут на отдых.
  4. Сделайте один «премиальный» день, позволив себе отдыхать больше, чем обычно — например, вы можете работать 40 минут, а отдыхать 25 минут. Лучше сделать это в конце недели, это будет хорошей мотивацией.
  5. Разделите всю неделю на основную часть — 5 рабочих дней и заключительную — 6-й рабочий день, если это шестидневка.

Использование метода Помидора можно продлить и на целый месяц, но это для самых опытных. При этом нужно ориентироваться на следующие «помидорные» правила:

  1. Выбрать приоритетные задачи, поставив их на первые позиции;
  2. Сосредоточьтесь на одной задаче. Если один сегмент был пропущен, с него нужно начинать следующий «помидор», продлевая время работы;
  3. Не нужно пытаться поймать всё-всё-всё! Главное, сделать как можно больше и не отвлекаться, если вы уже приступили к выполнению задания. Остальные невыполненные дела можно перенести на более легкий день. Ничего страшного, потому что время еще впереди.
  4. Последний день есть последний день. Обязательно вознаграждайте себя за успехи хорошим отдыхом.

Персональная и командная ответственность

Ответственность – это инструмент для достижения целей. Это важно и необходимо в процессе выполнения любых рабочих задач и обязанностей. Это касается как подчиненных, так и руководителя. Личная ответственность является составной частью характеристик надежного работника. Такой человек сделает все возможное, чтобы доказать свою причастность и пользу для компании, начальника и коллектива. Именно наличие ответственности является ключевым фактором успеха. Дисциплинированность, умение доводить начатое до конца, самообладание — эти собственные качества должны быть максимально мотивированы в подчиненных.

Хотя каждый должен нести личную ответственность за свои действия, также важно уметь работать в команде. Иногда гораздо проще и быстрее достичь цели вместе. Управление коллективом – это эффективная организация рабочего времени, позволяющая значительно его сократить и облегчить жизнь каждому сотруднику.

Ярким примером совместной работы были Стив Джобс и Pixar. Изначально офис бизнесмена был разделен на три отдела, где отдельно работали группы компьютерщиков, аниматоров и менеджеров. Но Джобс решил поместить их всех в одну комнату, что сыграло ему на руку. Специалисты стали общаться друг с другом, вместе обсуждать проекты и решать проблемы, что значительно повысило производительность производства.

Наиболее распространенные ошибки

Время нельзя изменить. Он ничего не замедляет и не ускоряет. Но его можно правильно распределить. Тот, кто умеет это делать, более успешен в профессиональной сфере и с большей вероятностью достигает поставленных целей, чем тот, кто не научился распределять время   рационально . Чтобы этого не допустить, следует избегать самых распространенных ошибок при планировании рабочего времени:

  1. Нет согласованности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *